DESAIN,IMPLEMENTASI DAN OPERASI

SISTEM

LATAR BELAKANG

Sistem Informasi adalah suatu sistem dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan

pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan menyediakan kepada pihak luar

tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.Suatu sistem informasi yang baik tidak terlepas dari

teknik dan langkah dalam membangunnya agar mampu memberikan kepuasan optimal kepada para

penggunanya.Banyak teknik dan cara yang digunakan untuk membuat suatu sistem informasi. Untuk

memahami dan mengetahui teknik dan langkah-langkah dalam membangun sebuah sistem informasi,

diperlukan penjelesan lebih lanjut terhadap hal tersebut.

Siklus Hidup Informasi adalah salah satu metode yang digunakan untuk membangun sebuah

sistem informasi dari tahap awal sampai pada akhirnya pada tahap penyelesaian serta pengaplikasiannya

pada kehidupan nyata. Beberapa diantaranya dikenal dengan istilah Rapid Application Development, join

application development, dan sistem development life cycle. Hal tersebut akan dipahami lebih lanjut pada

paparan materi dibawah sehingga mampu memberikan pengetahuan bagi para pembaca dan memberikan

sedikit gambaran dalam hal teknik atau langkah pembangunan sebuah sistem.

1
    PENGEMBANGAN SISTEM

1.       Tujuan Pengembangan sistem

a.    Menciptakan system yang dapat menghasilkan informasi yang cermat dan tepat

waktu

b.    Diselesaikan dalam jangka waktu yang layak

c.    Memenuhi kebutuhan informasi organisasi

d.   Memberikan kepuasan kepada para penggunanya

2.       Sistem informasi dalam situasi yang cepat berubah

Dalam suatu system yang cepat berubah, resiko obsolensi system menjadi semakin besar

dan keunggulan daya saing dengan cepat akan menurun karena pesaing bisa memperoleh system

yang lebih andal.

Situasi yang memerlukan perubahan system antara lain:

a. Perubahan kebutuhan pengguna      

           

b.        Perubahan teknologi                                         

c.          Penyempurnaan proses bisnis              

2
 d.         Keunggulan kompetitif       

e.         Manfaat Produktifitas

f.         Pertumbuhan usaha

g.        Penciutan usaha

h.        Peningkatan Kualitas

3.      Daur pengembangan sistem

Daur pengembangan sistem adalah daur mulai dari konsepsi yang berwujud gagasan

proses pengembangan hingga implementasi dan pengoperasiannya.

Tahapan dalam daur pengembangan system adalah

a.      Perencanaan system

b.      Analisis system

c.       Desain system

d.      Implementasi system

e.      Operasionalisasi system

Analisis, desain dan implementasi merupakan tahap pengembangan system yang sesungguhnya

dan memerlukan waktu bulanan hingga tahunan. Sedangkan operasionalisasi system bisa mencapai waktu

puluhan tahun tergantung pada obsolensi system tersebut. Pengembangan sistem dilaksanakan dalam sutu

kerangka rencana induk system yang mengkoordinasikan proyek-proyek pengembangan system ke dalam

rencana strategis perusahaan.

3
 Analisis sistem adalah proses untuk menguji system informasi yang ada berikut lingkungannya

dengan tujuan untuk memperoleh petunjuk mengenai berbagai kemungkinan perbaikan yang dapat

dilakukan untuk meningkatkan kemampuan system itu sendiri.

Analisis sistem diperlukan karena system yang sudah ada tidak memadai kebutuhan, diperlukan informasi

baru dan munculnya teknologi baru. Analisis system dapat dilakukan dua tahap yaitu:

a)    Analisis pendahuluan terhadap system yang ada

b)    Analisis mendalam dengan tujuan untuk menyusun studi kelayakan.

Hasil ananilisis sitem dituangkan ke dalam suatu laporan analisis dan diserahkan kepada manajemen.

Desain system mencakup kegiatan menerjemahkan saran-saran yang dihasilkan dari analisis

system ke dalam bentuk yang dapat diimplementasikan. Desain system dapat dilakukan dalam dua tahap

yaitu: desain konseptual atau desain pendahuluan dan desain fisik.

Kegiatan yang paling banyak menyita waktu dalam implementasi system adalah proses pengujian

program computer yang disebut proses pengujian persetujuan. Sedangkan proses akhir dalam tahap

implementasi adalah proses konversi, dimana semua data yang disimpan dalam file system lama harus

dipindahkan ke file dengan format sesuai system baru.

Dalam operasionalisasi system harus dilakukan pemeliharaan dengan tujuan untuk memperbaiki

kelemahan-kelemahan yang ditemukan dalam desain system atau untuk melakukan perubahan-perubahan

kecil dalam system karena adanya perubahan lingkungan yang baru terjadi.

4.      Pengembangan aplikasi secara cepat

4
 Aplikasi dapat dilakukan lebih cepat dengan menggunakan metode RAD. Tahapan yang tercakup

dalam metode RAD sama dengan tahapan yang dilakukan dalam oengembangan system, tetapi pada

umumnya dilaksanakan dengan melibatkan pengguna dengan lebih intensif dan memanfaatkan teknik

prototype secara berulang-ulang sampai kebutuhan pengguna terpenuhi.

5.      Peran auditor dalam pengembangan system

Auditor perlu dilibatkan dalam pengembangan system agar system tersebut auditable dan

memiliki pengendalian intern yang memadai. Auditor yang dilibatkan bisa auditor kestern ataupun satuan

pengawas intern, ataupun keduanya. Auditor menkaji setiap tahap pengembangan system yang diusulkan

tim. Dua yang perlu diperhatikan oleh auditor dalam pengembangan system adalah audit trail dan

pengendalian intern. Bilamana system memiliki audit trail yang baik, berarti system itu audtable.

      ANALISIS SISTEM

1.      Pengertian analisis system

Analisis sitem adalah proses pengujian system informasi yang ada dan lingkungannya dengan

tujuan untuk menentukan berbagai perbaikan yang diperlukan. Pemicu analisis system adalah usulan

(proposal) yang diajukan oleh manajer yang menghadapi persoalan dalam system yang digunakan.

Persoalan ini antara lain adalah system yang ada sudah tidak mampu lagi menangani data, sering terjadi

kesalahan, system tidak berfungsi, system tidak efisien atau masih dapat ditingkatkan efisinesinya,

memerlukan informasi baru dan memerlukan teknologi baru.

2.      Analisis pendahuluan

Analisis pendahuluan bertujuan untuk memperoleh peragaan mengenai permasalahan, mencari

alternatif solusi dan memberikan rekomendasi. Metode pengumpulan data yang dapat dilakukan dalam

survey pendahuluan adalah dokumentasi system, wawancara, kuisioner dan observasi.

5
Jenis dokumentasi ada 3 yaitu organisasi dan prosedur, individu karyawan dan pengolahan data.

Data yang harus dihimpun dalam analisis pendahuluan adalah aliran data dalam system maupun antar

system, efektifitas system yang ada, cara-cara yang dipelukan dalam memperbaiki efisiensi dan

pengendalian intern.

3.      Analisis mendalam dan studi kelayakan

Dalam tahap analisis mendalam, tim kerja harus melakukan penelaahan terhadap berbagai

alternative yang dapat digunakan untuk menyempurnakan system yang ada. Dalam tahap ini tim kerja

harus merumuskan sasaran dan lingkup system baru yang harus dikembangkan. Selanjutnya masing-

masing alternative tersebut harus diuji untuk memilih yang paling cocok dan layak diterapkan. Penentuan

ruang lingkup system dilakukan dengan jalan hanya memasukkan komponen-komponen yang relevan

dengan setiap langkah yang diperlukan untuk mencapai sasaran system.

Pengujian kelayakan dapat dilakukan dengan menganalisis 4 kelayakan yaitu:

a.       Tehnik analisis

b.      Kelayakan operasional

c.       Kelayakan waktu

d.      Kelayakan ekonomis

Kebutuhan informasi ditentukan dengan memperhatikan kebutuhan untuk proses pengendalian

dan kebutuhan proses perencanaan. Yang dimaksud dengan persyaratan system adalah apa yang harus

dihasilkan sebagai output, dan input apa yang diperlukan untuk menhasilkan output tersebut.

4.      Laporan analisis sistem

6
 Laporan analisis sistem pada umumnya membahas tentang solusi-solusi alternative dari

permasalahan yang dihadapi. Dalam uraiannya, tim mengajukan beberapa solusi yang memiliki peluang

untuk diterapkan. Solusi bisa berbentuk suatu perubahan kecil, perubahan besar dan penggantian total dari

system yang ada. Solusi juga harus memuat ikhtisar berbagai asumsi yang digunakan dalam mengevaluasi

berbagai alternative.

Yang terpenting dalam laporan analisis adalah bahwa laporan analisis itu harus memuat rekomendasi

akhir dari tim kerja yang mungkin bisa berbentuk suatu usulan untuk menerapkan salah satu alternative,

tidak melakukan apa pun atau pun menunda perubahan system.

5.      Rekayasa ulang proses bisnis

Rekayasa ulang adalah analisis yang bersifat menyeluruh dan lengkap dari proses bisnis dan system

informasi guna mencapai peningkatan kinerja secara dramatis. Rekayasa ulang merupakan proses

revolusioner yang berupaya melonggarkan praktik-praktik tradisional yang berlaku kaku.

6.      Aspek perilaku

Penyebab munculnya masalah perilaku yaitu karakteristik dan latar belakang pribadi yang tidak

mendukung, cara pengenalan perubahan, pengalaman dengan berbagai perubahan yang dilakukan,

kurangnya dukungan dari manajemen puncak, komunikasi yang kurang ideal, resistensi alamiah terhadap

perubahan, sifat perubahan yang membingungkan dan kecemasan.

Cara-cara yang biasanya dilakukan karyawan untuk menolak perubahan adalah dengan

melakukan agresi, menuduh perubahan sebagai kambing hitam dalam setiap kejadian yang merugikan dan

menunda atau mengelak untuk menyetujui perubahan.

Upaya mencegah timbulnya masalah perilaku yaitu dengan cara memenuhi kebutuhan pengguna,

buka hubungan komunikasi seluas-luasnya, memelihara suasana yang aman, mencari dukungan

7
manajemen, mengupayakan agar pengguna ikut berpartisipasi, berikan umpan balik secara bijak, pastikan

bahwa pengguna benar-benar memahami system yang baru, mengupayakan agar sistem yang baru

memeiliki citra yang baik, berikan peragaan mengenai tantangan dan peluang yang baru, lakukan

peninjauan ulang terhadap evaluasi kinerja, lakukan pengujian terhadap intregitas system, hindarkan

emosionalitas, sajikan

system dalam konteks yang tepat, kendalikan harapan-harapan pengguna dan usahakan untuk

menciptakan system yang sederhana.

DESAIN SISTEM

Desain konseptual system

Di dalam tahap konseptual sistem, pengembangan membuat sebuah kerangka kerja umum untuk

mengimplementasikan kebutuhan pemakai dan masalah yang diidentifikasi dalam tahap analisis.

Langkah-langkah dalam membuatdesain konseptual sistem:

 Mengevaluasi berbagai alternatif desain

•Membuat spesifikasi desain

 Membuat laporan desain konseptual sistem

Merupakan tahap akhir dari rancangan konseptual, tujuannya:

1.      Sebagai penunjuk awal dalam aktivitas rancangan sistem fisik

2.      Untuk mengkomunikasikan kebutuhan manajemen dan pemakai informasi

3.      Untuk membantu menaksir apa yang mungkin akan terjadi dalam sistem.

IMPLEMENTASI DAN OPERASIONALISASI SISTEM

8
 Implementasi Sistem (system implementation) adalah tahap meletakkan sistem supaya

siap dioperasikan. Dalam menjalankan kegiatan implementasi perlu dilakukan beberapa hal yaitu:

menerapkan rencana implementasi, implementation plan merupakan kegiatan awal dari tahap

implementasi sistem, rencana implementasi dimaksudkan terutama untuk mengatur biaya dan

waktu yang dibutuhkan, melakukan kegiatan implementasi kegiatan implementasi dilakukan

dengan dasar kegiatan yang telah direncanakan dalam rencana implementasi, tindak lanjuti

implementasi dilakukan dengan pengetesan penerimaan sistem (systems acceptable test) terhadap

data yang sesungguhnya dalam jangka waktu tertentu yang dilakukan bersama-sama dengan

user     

       Perencanaan implementasi system

Proses implementsi system pada umumnya terdiri dari perencanaan implementasi,

pengembangan dan pengujian program, persiapan lokasi perangkat keras, seleksi dan pelatihan

karyawan, pengembangan dokumentasi, pengujian system dan konversi sistem.

Rencana implementasi meliputi perencanaan mengenai:

a.       Tugas-tugas yang harus dilakukan dalam proses implementasi.

b.      Estimasi batas waktu penyelesaian proses implementasi.

c.       Estimasi biaya yang diperlukan untuk implementasi.

d.      Pihak-pihak yang bertanggung jawab atas masing-masing tugas implementasi.

KESIMPULAN

Hal penting untuk sukses implementasi sistem adalah kebutuhan untuk menetapkan sebuah

rencana implementasi sistem.  Rencana ini harus meliputi jadwal waktu yang terperinci dan anggaran

9
yang menunjukkan keseluruhan aktivitas kunci dalam rencana implementasi.  Rencana implementasi

harus dimonitor secara berkelanjutan, dan setiap perbedaan yang muncul dan berkaitan dengan jadwal

waktu atau anggaran harus segera dilaporkan.

Banyak aktivitas implementsi yang diperlukan, meliputi pelatihan personel, persiapan fisik,

desain rinci sistem, pengujian program, standart pemrograman, dokumentansi, konversi file.  Selanjutnya,

sistem yang diimplementasikan harus dievaluasi demi tujuan pengendalian berkelanjutan.

Konsep-konsep kunci dalam manajemen proyek sistem meliputi penetapan sebuah tim proyek,

membagi tanggungjawab (dan tugas), membagi proyek kedalam tahap-tahapan, menentukan jadwal

waktu, dan melakukan proses akuntansi terhadap biaya proyek dan kesesuaian dengan waktu jadwal yang

telah ditentukan sebelumnya.  Kemudian secara bersama-sama langkah-langkah tersebut berjalan untuk

memastikan bahwa keseluruhan upaya pengembangan menghasilkan sistem yang efektif biaya dan

memenuhi kebutuhan organisasi.  Sejumlah faktor terkait dengan informasi merupakan faktor-faktor

penting bagi manajemen dilihat dari sisi pengendalian, namun faktor-faktor tersebut tidak diukur dalam

satuan moneter.  Faktor-faktor tersebut meliputi pengukuran kinerja perangkat keras, perangkat lunak dan

personel.  Untuk hal itulah prosedur-prosedur formal harus dikembangkan untuk memelihara dan

memodifikasi sistem yang telah ada saat ini

.DAFTAR PUSTAKA

http://timdfd.blogspot.co.id/2010/12/implementasi-operasi-dan-pengendalian.html

http://kacongfachri.blogspot.co.id/2014/06/makalah-sia.html

http://jejakparabrandals.blogspot.co.id/

http://layla-najwa.blogspot.co.id/2013/12/pengembangan-desain-analisis-sistem-dan.html

10
11