Bab 13 Membangun Sistem Informasi

13.1 Sistem Sebagai Perubahan Yang Direncanakan Dalam Perusahaan

Membangun sebuah sistem informasi yang baru merupakan salah satu jenis dari perubahan
organisasi yang terencana. Pengenalan dari suatu sistem informasi yang baru melibatkan jauh
lebih banyak dari pada perangkat keras dan perangkat lunak yang baru.

Pengembangan Sistem dan Perubahan Organisasi

Teknologi informasi dapat mendorong perubahan organisasi. Gambar 13-1 menunjukan 4

macam perubahan struktur organisasi yang dapat dipengaruhi oleh teknologi informasi: 1)
automation, 2) rationalization, 3) business process redesign, dan 4) paradigm shifts. Masing-
masing mempunyai resiko dan penghargaan yang berbeda.

Yang paling umum dari teknologi informasi yang dapat mempengaruhi perubahan organisasi
adalah automation (otomatisasi). Penerapan pertama dari teknologi informasi yaitu membantu
pekerja dalam menjalankan tugas mereka agar lebih efektif dan efisien.

Gambar 13.1 PERUBAHAN ORGANISASIONAL YANG MEMBAWA RISIKO DAN IMBALAN

Bentuk paling umum dari perubahan dalam perusahaan adalah otomatis dan rasionalisasi.
Strategi yang jalannya dan perubahannya relatif lamban ini menghadirkan suatu tingkat
pengembalian yang tidak terlalu besar tetapi risikonya kecil.perubahab yang lebih cepat dan
lebih komprehensif seperti perancangan ulang dan pergeseran paradigma menghasilkan
imbalan yang tinggi ,tetapi mengandung kemungkinan gagal yang cukup besar.
 Suatu bentuk yang lebih mendalam dari perubahan organisasional salah satu yang mengikuti
dengan cepat dari otomatis awal adalah rasionalisasi prosedur ( rationalization of producers).

Prosedur Rasionalisasi adalah pelurusan prosedur standar operasi. Prosedur Rasionalisasi

biasanya ditemukan dalam program untuk pembuatan seri perbaikan kualitas yang berkelanjutan
dalam produk.
Tipe yang lebih kuat dari perubahan organisasi adalah business process redesign (rancangan
ulang proses bisnis), dimana proses bisnis adalah menganalisis, menyederhanakan, dan
merancang ulang. Prosedur rasionalisasi dan rancangan ulang proses bisnis terbatas pada bagian
spesifik dari sebuah bisnis. Sistem informasi yang baru pada akhirnya dapat meempengaruhi
rancangan dari sebuah organisasi dengan merubah bagaimana organisasi tersebut keluar dari
bisnis tersebut atau bahkan sifat dari bisnis itu sendiri.
Bentuk perubahan bisnis yang lebih radikal ini disebut sebagai paradigm shift (pergeseran
paradigma). Sebuah pergeseran paradigma melibatkan pemikiran ulang sifat dari bisnis dan
organisasi tersebut. Pergeseran paradigma dan rekayasa ulang biasanya gagal karena perubahan
organisasi secara luas itu sangat sulit.

PERANCANGAN ULANG PROSES BISNIS

Manajemen proses bisnis menyediakan berbagai alat dan metodologi untuk menganalisis proses
yang ada, merancang proses yang baru dan mengoptimalkan proses tersebut. Perusahaan
melakukan manajemen proses bisnis melalui langkah-langkah berikut:
1)      Mengidentifikasi proses untuk perubahan
Salah satu penetapan strategi yang paling penting dimana sebuah perusahaan dapat membuat
untuk tidak memutuskan bagaimana menggunakan komputer untuk memperbaiki proses bisnis,
tapi memahami bisnis apa yang butuh untuk diperbaiki.
2)      Menganalisis proses yang ada
Proses bisnis yang ada harus termodel dan terdokumentasi, memperhatikan input, output, sumber
daya, dan urutan aktivitas.
Gambar 13.2 menggambarkan proses “as-is” untuk membeli sebuah buku dari sebuah toko.
Bayangkan yang terjadi ketika seseorang pelanggan mengunjungi sebuah toko dan mencari
sebuah buku sendiri. Jika ia menemukannya maka ia kemudian memberikan kepada petugas
kasir dan membayarnya dengan kartu kredit,uang tunai dan cek. Jika buku tidak tersedia di toko
buku tersebut maka petugas akan bertanya mengenai memesan buku tersebut untuk konsumen
dari gudang buku atau dari distributor atau penerbit.ketika buku yang dipesan telah sampai di
toko buku maka karyawan toko buku akan menelpon konsumen untuk memberitahu informasi
tersebut. Kemudia konsemen tersebut akan datang ke toko buku lagi untuk mengambil buku dan
membayarnya.
3)      Merancang proses yang baru
Suatu proses yang ada dipetakan dan diukur dalam kurun waktu dan biaya, tim perancang proses
akan mencoba memperbaiki proses yang ada dengan merancang yang baru.

Dengan mengunakan teknologi internet maka memungkinkan untuk merancang ulang proses
dalam membeli buku sehinggga memerlukan waktu yang lebih sulit dan menghabiskan sumber
daya yang jauh lebih sedikit.
4)      Mengimplementasikan proses yang baru
Suatu proses yang telah termodel dan dianalisis, harus diterjemahkan ke dalam sebuah kesatuan
prosedur dan aturan kerja yang baru.
5)      Pengukuran yang berlanjut
Suatu proses yang telah diimplementasikan dan dioptimalkan, membutuhkan pengukuran yang
berlanjut. Karena proses mungkin akan memburuk.
 Alat Bantu bagi Manajemen Proses Bisnis
Lebih dari 100 perusahaan software menyediakan perlatan untuk menunjang berbagai aspek dari
manajemen proses bisnis, termasuk IBM, Oracle, dan TIBCO. Peralatan ini membantu
mengidentifikasi bisnis dan memproses dokumen yang memerlukan perbaikan, menciptakan
model perbaikan proses, menangkap dan melaksanakan aturan bisnis untuk melakukan proses,
dan mengintegrasikan sistem yang ada untuk mendukung proses yang baru. Peralatan software
manajemen proses bisnis juga menyediakan analitik untuk memverifikasi pelaksanaan proses
yang telah diperbaiki dan untuk mengukur akibat dari perubahan proses terhadap indikator
pelaksanaan bisnis.
Beberapa peralatan dokumen dan monitor proses bisnis untuk membantu perusahaan
mengidentifikasi ketidakefisienan, menggunakan software untuk menghubungkan dengan sistem
yang lain yang digunakan oleh perusahaan tersebut untuk proses tertentu untuk mengidentifikasi
titik kesalahan. Selain itu peralatan juga mengotomatisasi beberapa bagian dari proses bisnis dan
melaksanakan aturan bisnis sehingga kinerja pekerja dalam proses lebih efektif dan efisien.
Fungsi ketiga yaitu peralatan membantu bisnis mengintegrasikan sistem mereka yang ada untuk
mendukung proses perbaikan.

13.2 Ikhtisar dari Pengembangan Sistem

Sistem informasi yang baru merupakan suatu hasil proses pemecahan permasalahan
organisasional. Suatu sistem informasi yang baru dibangun sebagai suatu pemecahan bagi
beberapa tipe permasalahan atau serangkaian permasalahan yang organisasi pandang sedang
mereka hadapi. Permasalahan dapat merupakan salah satu yang mana manajer dan para
karyawan meyadari.

ANALISIS SISTEM
Analisis system adalah analisis masalah yang diselesaikan oleh perusahaan menggunakan system
informasi. Pada tahap ini terdiri dari pendefinisian masalah, identifikasi penyebab, pencarian
solusi, dan indentifikasi kebutuhan informasi yang harus dipenuhi oleh suatuu system pemecahan
masalah.
 
Analisis sistem juga meliputi studi kelayakan untuk menentukan apakah solusi tersebut layak
atau dapat dicapai secara keuangan, teknis, dan sudut padang organisasi, dapat dijadikan sebagai
investasi bagi perusahaan, serta apakah teknologi yang dibutuhkan dan para ahli yang dapat
menangani sistem ini tersedia.

Menentukan kebutuhan informasi meliputi identifikasi mengenai siapa yang membutuhkan

informasi tersebut, dimana, kapan, dan bagaimana cara mengakses informasi tersebut. Analisis
kebutuhan harus dilakukan secara hati-hati dalam menentukan sistem baru atau merubah sistem,
serta mengembangkan penjelasan detail tentang fungsi yang harus dilakukan oleh system baru.
Jika terjadi kesalahan dalam menganalisis, maka akan menimbulkan kegagalan system biaya dan
pengembangan.

Menentukan Kebutuhan Informasi

Kebutuhan informasi (information requirements) dari suatu sistem yang baru melibatkan
mengidentifikasi siapa yang memerlukan informasi,dimana ,kapan, dan bagaimana. Analis
kebutuhan secara hati hati menetukan sasaran dari sistem yang baru atau sistem yang
dimodifikasi dan mengembangkan gambar fungsi secara terperinci yang mana sistem yang baru
harus mngerjakan.

Desain Sistem
Analis seistem menggambarkan apakah yang harus dilakukan oleh suatu sistem untuk
memenuhi kebutuhan informasi,dan desain sitem memperlihatkan bgaimana sistem akan
memenuhi sasaran ini. Desain dari suatu sistem adalah keseluruhan rencana atau model bagi
sistem tersebut.

Peranan dari para Pengguna Akhir

Kebutuhan informasi penggunaan mendorong upaya untuk membangun sitem secara
keseluruhan. Para pengguna harus memiliki kendali yang memadai atas proses desain untuk
memastikan bahwa sistem akan mencerminkan prioritas bisnis merekan dan kebutuhan
informasi,bukan bias dan staf teknikal.

MENYELESAIKAN PROSES PENGEMBANGAN SISTEM

Langkah langkah yang tersisah dalam proses pengembangan sistem akan menerjemahkan
spesifikasi solusi yang ditetapkan dalam analisis sistem dan merancangnya ke dalam sistem
informasi yangdapat beroprasional dengan sepenuhnya. Hal ini mencangkup langkah langkah
yang terdiri pemrograman,pengujian,konversi,produksi,dan pemeliharaan.
pemrograman