ARTIKEL SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

“MEMBANGUN SISTEM INFORMASI UNTUK PERUBAHAN MODEL

BISNIS DAN DIGITALISASI PERUSAHAAN
PADA PEMPROV DKI JAKARTA”

Nama : Lilis Rokhmawati

NIM : 43220120032
Mata Kuliah : Sistem Informasi Manajemen
Dosen : Yananto Mihadi Putra, SE, M.Si.

PROGRAM STUDI AKUNTANSI

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS MERCU BUANA
JAKARTA
2021
ABSTRAK
Membangun system informasi baru adalah salah satu jenis perubahan yang direncanakan dalam
organisasi. Pengenalan system informasi yang baru tidak hanya sekedar melibatkan perangkat
keras dan perangkat lunak, tetapi juga termasuk perubahan di dalam pekerjaan, keahlian,
manajemen, dan organisasi. Ketika kita merancang system informasi baru, kita dapat dikatakan
juga sedang merancang ulang organisasi tersebut. Pembuat system harus mengerti bagaimana
sebuah system akan mempengaruhi proses bisnis tertentu dan organisasinya secara
keseluruhan.

Kata kunci: Membangun Sistem Informasi

PENDAHULUAN
Membangun suatu sistem informasi yang baru merupakan salah satu jenis dari perubahan
organisasional yang direncanakan. Pengenalan dari suatu sistem informasi yang baru
melibatkan jauh lebih banyak daripada perangkat keras dan perangkat lunak yang baru. Ini juga
meliputi perubahan dalam pekerjaan, keahlian, manajemen, dan organisasi. Ketika kita
merancang suatu sistem informasi yang baru, maka kita akan merancang ulang organisasi. Para
pembangun sistem harus memahami bagaimana suatu sistem akan memengaruhi proses bisnis
yang spesifik dan organisasi sebagai suatu keseluruhan.

Perkembangan teknologi informasi (komputer dan telekomunikasi) sangat dirasakan

manfaatnya dalam berbagai bidang pekerjaan, terutama dalam hal ketepatan dan kecepatan
proses. Berbagai bidang pekerjaan telah banyak memanfaatkan teknologi informasi untuk
menangani pekerjaanpekerjaan rutin, seperti pekerjaan administrasi dan keuangan, pengelolaan
database, pengolahan data, dan lain sebagainya.

LITERATUR TEORI
PENGEMBANGAN SISTEM DAN PERUBAHAN ORGANISASIONAL
Teknologi informasi dapat mempromosikan variasi dari derajat perubahan organisasional, yang
berkisar dari penambahan bertahap hingga pencapaian lebih jauh. Gambar di bawah
menunjukkan 4 jenis dari perubahan struktural organisasional yang dimungkinkan dengan
teknologi informasi: (l) otomatisasi, (2) rasionalisasi, (3) merancang ulang proses bisnis, dan
(4) pergeseran paradigma. Masing-masing membawa risiko dan imbalan yang berbeda.

Bentuk yang paling umum dari perubahan organisasional yang dimungkinkan dengan Tl adalah
otomatisasi (automation). Suatu bentuk yang lebih mendalam dari perubahan organisasional -
salah satu yang mengikuti dengan cepat dari otomatisasi awal-adalah rasionalisasi prosedur
(rationalization of producers). Manajemen kualitas total (total quality management-TQM)
membuat pencapaian kualitas tujuan itu sendiri dan tanggung jawab dari semua orang dan
fungsi-fungsi dalam suatu organisasi. Tipe perubahan organisasional yang lebih ampuh adalah
merancang ulang proses bisnis (Business Process Redesign) yang mana proses bisnis akan
dianalisis, disederhanakan, dan dirancang ulang. Merancang ulang proses bisnis akan
mengorganisasi kembali alur kerja, menggabungkan langkah-langkah untuk memangkas tugas
yang sia-sia, dan menghilangkan pengulangan, tugas yang lebih memerlukan banyak kertas.
Bentuk yang radikal dari perubahan bisnis ini disebut dengan pergeseran paradigma
(paradigma shift). Pergeseran paradigma melibatkan pemikiran kembali sifat bisnis dan sifat
dari organisasi.

PERANCANGAN ULANG PROSES BISNIS

Perusahaan yang menjalankan manajemen proses bisnis harus melalui langkah-langkah berikut
ini:
1. Mengidentifikasi proses untuk perubahan: Salah satu dari strategi keputusan yang
paling penting yang dapat dilakukan oleh suatu perusahaan adalah bukan memutuskan
bagaimana menggunakan komputer-komputer untuk meningkatkan proses bisnis, tetapi
memahami proses bisnis apakah yang memerlukan peningkatan. Ketika sistem-sistem
digunakan untuk memperkuat model bisnis atau proses bisnis yang salah, maka bisnis
dapat menjadi lebih efisien ketika melakukan apa yang seharusnya tidak dilakukan.
Sebagai hasilnya, perusahaan menjadi rentan terhadap para pesaingnya yang telah
menemukan model bisnis yang tepat. Biaya dan waktu yang cukup besar juga dapat
dikeluarkan untuk meningkatkan proses bisnis yang memiliki dampak yang kecil terhadap
keseluruhan kinerja dan pendapatan perusahaan. Para manajer perlu menentukan proses
bisnis apakah yang paling penting dan bagaimana meningkatkan proses ini akan membantu
kinerja bisnis.
2. Menganalisis proses-proses yang telah ada: Proses bisnis yang telah ada akan dibuat
model dan didokumentasikan, mencatat input, output, sumber daya, dan urutan aktivitas.
Tim yang merancang proses akun mengidentifikasi langkah-langkah yang redundan,
tugas-tugas yang memerlukan banyak kertas, kemacetan, dan ketidakefeksienan lainnya.
3. Merancang proses yang baru: Ketika proses yang ada dipetakan dan diukur dalam hal
waktu dan biaya, maka tim yang merancang proses akan berusaha untuk rneningkatkan
proses dengan merancang yang baru. Proses baru yang "menjadi" lebih efisien akan
didokumentasikan dan dibuat model untuk perbandingan dengan proses yang lama.
4. Mengimplementasikan proses yang baru: Ketika proses yang baru telah seluruhnya
dimodelkan dan dianalisis, maka harus diterjemahkan ke dalam suatu rangkaian prosedur
yang baru dan aturan kerja. Sistem informasi yang barn atau peningkatan dari sistem yang
telah ada harus diimplementasikan untuk mendukung proses perancangan ulang. Proses
yang baru dan sistem pendukung akan diluncurkan ke dalam organisasi bisnis.
Sebagaimana bisnis mulai menggunakan proses tersebut, maka permasalahan menjadi
terselesaikan dan teratasi. Para karyawan bekerja dengan proses yang merekomendasikan
peningkatan.
5. Pengukuran yang terus-menerus: Ketika suatu proses telah diimplementasikan dan
dioptimalkan, maka perlu diukur secara terus-menerus. Mengapa? Karena proses dapat
memburuk dari waktu ke waktu seiring dengan para karyawan menerapkan metode yang
lama, atau mereka akan kehilangan keefektifan ketika bisnis mengalami perubahan
lainnya.
ANALISIS SISTEM
Analisis sistem (systems analysis) adalah analisis suatu permasalahan yang mana suatu
perusahaan berusaha untuk memecahkannya dengan sistem informasi. Analis sistem terdiri
atas menentukan permasalahan, mengidentifikasi penyebab-penyebabnya, menentukan solusi,
dan mengidentifikasi kebutuhan informasi yang harus dipenuhi oleh suatu solusi sistem.
Analis sistem menciptakan sebuah peta penunjuk jalan dari organisasi yang telah ada dan
sistem, mengidentifikasi para pemilik dan para pengguna data yang utama sejalan dengan
perangkat keras dan perangkat lunak yang dimiliki. Analis sistem kemudian memerinci
permasalahan dari sistem yang telah ada. Dengan memeriksa dokumen-dokumen, kertas kerja,
dan prosedur, mengamati operasional sistem, dan mewawancarai para pengguna sistem yang
utama, maka analis dapat mengidentifikasi area permasalahan dan tujuan solusi yang akan
dicapai. Sering kali, solusi tersebut memerlukan pembangunan suatu sistem informasi yang
baru atau meningkatkan sistem yang telah ada.
Analisis sistem juga meliputi studi kelayakan (feasibility study) untuk menentukan apakah
suatu solusi layak & ataukah tidak, atau dapat dicapai, dari sudut pandang finansial, teknikal,
dan organisasional. Studi kelayakan menentukan apakah sistem yang diusulkan diharapkan
dapat menjadi suatu investasi yang tepat atau tidak, apakah teknologi yang diperlukan bagi
sistem tersebut tersedia atau tidak dan dapat ditangani oleh para spesialis sistem informasi
perusahaan atau tidak, dan apakah organisasi dapat menangani perubahan yang diperkenalkan
oleh sistem atau tidak.

Menentukan Kebutuhan lnformasi

Barangkali tugas yang paling menantang dari analis sistem adalah menentukan kebutuhan
informasi secara spesifik yang harus dipenuhi oleh pemecahan sistem yang dipilih. Pada tingkat
yang paling dasar, kebutuhan informasi (information requirements) dari suatu sistem yang baru
melibatkan mengidentifikasi siapa yang memerlukan informasi, di mana, kapan, dan
bagaimana. Analisis kebutuhan secara hati-hati menentukan sasaran dari sistem yang baru atau
sistem yang dimodifikasi dan mengembangkan gambaran fungsi secara terperinci yang mana
sistem yang baru harus mengerjakannya. Analisis kebutuhan yang gagal merupakan sumber
penyebab dari kegagalan sistem dan biaya pengembangan sistem yang besar. Suatu sistem yang
dirancang di sekitar penetapan kebutuhan yang salah maka harus dibuang karena kinerja yang
buruk atau yang memerlukan untuk menjalani modifikasi yang besar.

DESAIN SISTEM
Analisis sistem menggambarkan apakah yang harus dilakukan oleh suatu sistem untuk
memenuhi kebutuhan informasi, dan desain sistem (systems design) memperlihatkan
bagaimana sistem akan memenuhi sasaran ini. Desain dari suatu sistem adalah keseluruhan
rencana atau model bagi sistem tersebut. Seperti denah gedung atau rumah, ini terdiri atas
semua spesifikasi yang memberikan bentuk dan struktur dari sistem tersebut.
Perancang sistem memerincikan spesifikasi sistem yang akan menjalankan fungsi yang
diidentifikasikan dalam analisis sistem. Spesifikasi-spesifikasi tersebut akan menangani semua
komponen manajerial, organisasional, dan teknologikal dari solusi sistem.
Seperti rumah atau gedung, maka sistem informasi memiliki banyak kemungkinan desain.
Masing-masing desain merepresentasikan campuran yang unik dari seluruh komponen teknikal
dan organisasional. Apa yang membuat salah satu desain menjadi lebih unggul dibandingkan
yang lainnya adalah kemudahan dan efisiensi yang mana memenuhi kebutuhan dari
penggunanya di dalam suatu rangkaian kendala teknikal, organisasional, finansial, dan waktu
yang spesifik.

Peran dari Para Pengguna Akhir

Kebutuhan informasi pengguna mendorong upaya untuk membangun sistem secara
keseluruhan. Para pengguna harus memiliki kendali yang memadai atas proses desain untuk
memastikan bahwa sistem akan mencerminkan prioritas bisnis mereka dan kebutuhan
informasi, bukan bias dari staf teknikal. Dalam mengerjakan desain akan meningkatkan
pemahanan dari para pengguna dan penerimaan sistem. Keterlibatan pengguna yang tidak
memadai alam upaya desain merupakan penyebab utama dari kegagalan sistem. Namun,
beberapa sistem memerlukan lebih banyak peran serta pengguna, alam desain dibandingkan
yang lainnya.

MENYELESAIKAN PROSES PENGEMBANGAN SISTEM

Langkah-langkah yang tersisa dalam proses pengembangan sistem akan menerjemahkan
spesifikasi solusi yang ditetapkan dalam analisis sistem dan merancangnya ke dalam sistem
informasi yang dapat beroperasional dengan sepenuhnya. Hal ini mencakup langkah-langkah
yang terdiri atas pemrogaman, pengujian, konversi, produksi, dan pemeliharaan.
Pemrograman
Dalam tahap pemrograman (programming) spesifikasi sistem dipersiapkan, selama tahap
perancangan diterjemahkan ke dalam perangkat lunak kode program. Saat ini, banyak
organisasi yang tidak lagi mengerjakan pemrogaman mereka sendiri untuk sistem-sistem yang
baru. Malahan, mereka membeli perangkat lunak yang memenuhi kebutuhan akan suatu sistem
yang baru dari sumber-sumber eksternal seperti misalnya paket perangkat lunak dari pemasok
perangkat lunak komersial, layanan perangkat lunak dari penyedia layanan aplikasi, atau
melakukan perusahaan alih daya yang mengembangkan aplikasi perangkat lunak khusus bagi
para klien mereka.
Pengujian
Pengujian (testing) yang mendalam dan teliti harus dilaksanakan untuk memastikan apakah
sistem memberikan hasil yang tepat atau tidak. Pengujian akan menjawab pertanyaan-
pertanyaan, "Akankah sistem memberikan hasil yang diinginkan berdasarkan kondisi-kondisi
yang diketahui"? Beberapa perubahan mulai menggunakan layanan cloud computing untuk
pekerjaan ini.
Konversi
Konversi (conversion) merupakan suatu proses perubahan dari sistem yang lama menuju sistem
yang baru. Empat strategi utama konversi yang dapat dilakukan: strategi paralel, strategi
pemangkasan langsung, strategi penelitian percobaan, dan strategi pendekatan secara bertahap.
Produksi dan Pemeliharaan
Setelah sistem yang baru dipasang dan konversi telah terselesaikan, maka sistem dikatakan
berada dalam produksi (production). Dalam tahap ini, sistem akan dikaji ulang oleh para
pengguna dan para spesialis teknikal untuk menentukan seberapa baik ini telah memenuhi
tujuan awalnya dan untuk memutuskan apakah terdapat perbaikan atau modifikasi yang
diperintahkan. Dalam beberapa contoh, dokumen audit pasca-implementasi (post
implementation audit) yang formal dipersiapkan. Setelah sistem telah terpasang dengan baik,
maka harus dipelihara sementara itu berada dalam produksi untuk memperbaiki kesalahan,
memenuhi persyaratan, atau meningkatkan efisiensi pemrosesan. Perubahan dalam perangkat
keras, perangkat lunak, dokumentasi, atau prosedur pada sistem produksi untuk memperbaiki-
kesalahan, memenuhi persyaratan yang baru, atau meningkatkan efisiensi pemrosesan,
diistilahkan dengan pemeliharaan (maintenance).

PEMBAHASAN
Pengembangan Sistem Informasi Pada Pemprov DKI Jakarta
Terkait pengembangan sistem informasi di Pemprov DKI Jakarta, terdapat Bidang Sistem
Informasi Manajemen dan Standarisasi Layanan eGoverment yang merupakan unit kerja lini
Dinas Komunikasi, Informatika dan Statistik dalam pelaksanaan pembangunan,
pengembangan, pengelolaan teknis, pembinaan, evaluasi sistem informasi, standarisasi layanan
eGoverment Pemerintah Provinsi DKI Jakarta dengan salah satu rincian fungsinya adalah
melakukan pemantauan, evaluasi, dan pelaporan di bidang layanan pembangunan,
pengembangan dan pengelolaan teknis sistem informasi yang terintegrasi.
Dalam era globalisasi saat ini Pemprov DKI Jakarta harus dapat mengatasi masalah dan
perubahan yang terjadi secara cepat dan tepat sasaran. Oleh karena itu, faktor yang harus
diperhatikan tidak hanya berfokus pada pengelolaan informasi semata, melainkan juga harus
fokus untuk menjaga dan meningkatkan mutu informasi Pemprov DKI Jakarta.
Dalam era transparansi sekarang ini, setiap orang berhak memperoleh informasi atas kinerja
pemerintah dan dengan diundangkannya Undang-undangan No 14 tahun 2008 tentang
keterbukaan informasi publik yang mewajibkan setiap badan publik, termasuk pula
Diskominfotik Pemprov DKI Jakarta untuk menyediakan informasi diminta atau tidak kecuali
informasi tertentu, secara cepat, tepat waktu, sederhana dengan biaya ringan bagi seluruh warga
masyarakat maka dalam hal ini pemanfaatan teknologi komunikasi dalam penyebaran
informasi publik saat ini dalam tahap yang sudah menjadi kelumrahan.

KESIMPULAN
Bentuk perubahan organisasi TI yang paling umum adalah otomasi. Penerapan teknologi
informasi pertama melibatkan membantu karyawan dalam menjalankan tugasnya secara lebih
efisien dan efektif.
Bentuk perubahan organisasi yang lebih dalam – yang mengikuti dengan cepat dari otomasi
awal – adalah rasionalisasi prosedur. Otomatisasi sering mengungkapkan kemacetan baru
dalam produksi dan membuat pengaturan prosedur dan struktur yang ada sangat tidak praktis.
Rasionalisasi prosedur sering ditemukan dalam program untuk membuat serangkaian
peningkatan kualitas produk, layanan, dan operasi berkelanjutan, seperti manajemen kualitas
total (TQM) dan six sigma. Total quality management (TQM) membuat pencapaian kualitas
menjadi tujuan itu sendiri dan tanggung jawab semua orang dan fungsi dalam suatu organisasi.
DAFTAR PUSTAKA
Anggraini, D., Hamiza, A., Doktoralina, C. M., & Anah, S. (2018). Application of Supply
Chain Management Practices in Banks: Evidence from Indonesia. International Journal of
Supply Chain Management, 7(5), 418-427.
Anggraini, D., & Tanjung, P. R. S. (2020). Company Value: Disclosure Implications of
Sustainable Supply Chain, Profitability and Industrial Profile. International Journal of Supply
Chain Management, 9(2), 648-655.
Ardianto, A., & Fitrianah, D. (2019). Penerapan Algoritma FP-Growth Rekomendasi Trend
Penjualan ATK pada CV. Fajar Sukses Abadi. InComTech, 9(1), 49-60.
Damayanti, K., Fardinal., (2019). The Effect of Information Technology Utilization,
Management Support, Internal Control, and User Competence on Accounting Information
System Quality. Schollars Bulletin, 5(12), 751-758.
Doktoralina, C., & Apollo, A. (2019). The contribution of strategic management accounting in
supply chain outcomes and logistic firm profitability. Uncertain Supply Chain Management,
7(2), 145-156.
Hanifah, S., Sarpingah, S., & Putra, Y. M., (2020). The Effect of Level of Education,
Accounting Knowledge, and Utilization Of Information Technology Toward Quality The
Quality of MSME’s Financial Reports. (3). doi:https://doi.org/10.4108/eai.3-2-2020.163573.
Herliansyah, Y., Nugroho, L., Ardilla, D., & Putra, Y. M., (2020). The Determinants of Micro,
Small and Medium Entrepreneur (MSME) Become Customer of Islamic Banks (Religion,
Religiosity, and Location of Islamic Banks). The 1st Annual Conference Economics, Business,
and Social Sciences, (2). doi:https://doi.org/10.4108/eai.26-3-2019.2290775.
Putra, Y. M. (2019). Membangun Sistem Informasi. Modul Kuliah Sistem Informasi
Manajemen. FEB-Universitas Mercu Buana: Jakarta
Putra, Y. M., (2019). Analysis of Factors Affecting the Interests of SMEs Using Accounting
Applications. Journal of Economics and Business, 2(3), 818-826.
doi:https://doi.org/10.31014/aior.1992.02.03.129.
Rekarti, E., & Doktoralina, C. M. (2017). Improving Business Performance: A Proposed Model
for SMEs. European Research Studies Journal, 20(3A), 613-623.
Rekarti, E., Doktoralina, C. M., & Saluy, A. B. (2018). Development model of marketing
capabilities and export performance of SMEs: A proposed study. European Journal of Business
and Management, 10(22).
Zamzami, A.H., & Putra, Y. M., (2019). Intensity of Taxpayers Using E-Filing (Empirical
Testing of Taxpayers in Jakarta, Bogor, Depok, Tangerang, and Bekasi). EPRA International
Journal of Multidisciplinary Research (IJMR) 5(7), 154-161.