SIM 6

Pendekatan Sistem dan Analisis Sistem

Menurut Laksamana Pertama TNI Soewarno bahwa dalam, pendekatan kesisteman itu
terdapat tiga konsepsi penting sbb :
1. Falsafah kesisteman yaitu cara berfikir mengenai fenomena menurut totalitas yang
terdiri daripada bagian-bagian yang saling mengadakan interaksi.
2. Pembinaan kesisteman yaitu cara mendesain dan mengimplementasikan organisasi
sebagai sistem dengan cara menggambarkan sebagai hubungan input – proses – ouput.
3. Analisis kesisteman yaitu teknik dalam pemecahan persoalan untuk memperoleh
efisiensi dan ekonomi.

Pendekatan kesisteman mempunyai ciri-ciri pokok

 Output yang terbaik setiap bagian daripada suatu sistem, yang diukur relatif terhadap
tujuan sistem tersebut, apabila dijumlahkan jarang memberikan output yang terbaik
daripada sistem itu.
 Hal tersebut diatas adalah akibat daripada kenyataan bahwa jumlah output bagian-bagian
pada umumnya tidak sama dengan output sistem keseluruhan.
 Jadi secara korelatif, apabila suatu sistem bekerja secara sebaik mungkin, pada umumnya
bagian-bagiannya masing-masing tidak memberikan output yang maksimum.
 Output sistem keseluruhan bergantung pada posisi bagian-bagiannya dan bagaimana
bagian-bagian tersebut saling mengadakan interaksi.

Pengertian Analisis Sistem

Analisis Sistem dalam pengertian secara luas merupakan :
 Suatu pendekatan sistematis
 Untuk membantu pimpinan dalam mengambil keputusan untuk memilih suatu langkah
tindak.
 Dengan cara mengkaji seluruh persoalan, menemukan tujuan-tujuan dan alternatif-
alternatif pencapaian tujuan-tujuan tersebut dan membandingkan alternatif-alternatif
dengan konsekuensinya.
 Dengan mempergunakan kerangka yang baik, yang sejauh mungkin bersifat analitis serta
memasukkan pertimbangan dan intuisi para ahli dalam bidang substantif yang dikaji.

Pendekatan Sistem
Pendekatan sistem merupakan suatu filsafat atau penglihatan ( persepsi ) tentang
struktur yang mengoordinasikan kegiatan-kegiatan dan operasi-operasi dalam suatu
organisasi atau sistem dengan cara yang efisien dan yang paling baik. Suatu sistem dapat
dirumuskan sebagai setiap kumpulan komponen atau subsistem yang dirancang untuk
mencapai suatu tujuan.
 Salah satu kecendrungan organisasi sekarang adalah meningkatkan spesialisasi.
Komponen-komponen suatu organisasi cenderung berkembang menjadi kelompok-kelompok
yang secara relatif mempunyai kekuasaan. Tiap kelompok mempunyai tujuan dan sistem
nilainya sendiri, dan dengan demikian dapat tidak mengindahkan bagaimana kegiatan dan
tujuan mereka saling berhubungan dengan kegiatan dan tujuan organisasi sebagai suatu
keseluruhan. Penerapan pendekatan sistem mengabaikan garis-garis fungsional organisasi
secara tradisional untuk memperoleh apa yang terbaik bagi keseluruhan organisasi. Dalam
kebanyakan organisasi biasanya ada pertentangan antara fungsi-fungsi yang berlainan.

Secara ideal, masalah setiap bidang fungsional harus dipecahkan sesuai dengan tujuan
organisasi secara keseluruhan. Persyaratan optimalisasi tujuan sepenuhnya mencakup :
 Pertimbangan mengenai semua alternatif
 Pertimbangan mengenai semua peristiwa yang terjadi diluar organisasi.
 Maksimalisasi fungsi-fungsi tujuan seluruh organisasi.

Fungsi manajemen dalam organisasi yang besar dan kompleks masa kini adalah
mengoordinasikan dan menghubungkan satu sama lain kegiatan dari bermacam-macam
bidang fungsi dan mengoptimalkan tujuan organisasi secara keseluruhan.

Oleh karen itu, filsafat pendekatan sistem merupakan cara manajemen memandang antar
hubungan subsistem-subsistem organisasi. Manajer yang sukses harus mengusahakan agar
masing-masing subsistem yang sering bertentangan ini menjadi suatu sistem yang
tersatupadukan dengan semua subsistem yang bekerjasama untuk mencapai tujuan organisasi.
Dengan meningkatnya luas, spesiaisasi, kompleksitas dan perubahan yang cepat dalam
kebanyakan organisasi, masalah menyatukan subsistem-subsistem organisasi menjadi suatu
keseluruhan yang aktif ini akan menjadi lebih penting pada masa mendatang.

Meskipun kita akan membicarakan bagaimana pendekatan sistem itu digunakan, baik
untuk pemecahan masalah maupun untuk pengembangan sistem informasi, ada beberapa
petunjuk yang dapat diterapkan secara umum untuk memanfaatkan paham ini :
1. Integrasi, yakni bermacam-macam subsistem dari suatu sistem harus diintegrasikan
dengan cara sedemikian rupa untuk mendapatkan keuntungan dari antar hubungan dan
hal saling bergantung antara masing-masing unsur.
2. Komunikasi, yakni saluran komunikasi harus selalu terbuka diantara subsistem-
subsistem.
3. Metode Ilmiah yakni harus diterapkan metode ilmiah dengan menggunakan bermacam-
macam teknik ilmu manajemen.
4. Berorientasi kepada keputusan, yakni untuk menjadikan fungsi perencanaan dan
pengawasan lebih efektif maka mana mungkin dikembangkan pengambilan keputusan
yang diprogramkan. Tujuannya adalah untuk memprogram sistem keputusan yang
dirumuskan dengan baik, seperti penentuan waktu dan logistik, sampai suatu titik
dimana sistem keputusan tersebut mengatur sendiri. Pendekatan ini akan membebaskan
manajemen dari banyak acuh tak acuh, kegiatan-kegiatan yang tidak jelas, yang apabila
tidak, ia akan dituntut untuk melaksanakannya. Waktu tambahan yang diakibatkan akan
 memungkinkan manajemen menaruh lebih banyak perhatian terhadap pengambilan
keputusan yang tidak tersusun dan tidak terprogram.
5. Teknologi, yakni dimanapun mungkin penganalisis harus menggunakan teknlogi
modern untuk membantu melaksanakan teknik-teknik yang timbul dari keempat
petunjuk tersebut diatas. Misalnya komputer sangat meningkatkan integrasi,
komunikasi, metode ilmiah dan pengambilan keputusan yang di programkan.

Inti analisis sistem adalah untuk berusaha melihat keseluruhan masalah dalam
hubungannya, dengan secara sistematis menyelidiki tujuan sistem dan kriteria untuk
berhasilnya sistem tersebut dan untuk menilai alternatif-alternatif dipandang dari sudut
keberhasilan dan biaya.

Pendekatan sistem terhadap analisis dan perancangan sistem informasi

Suatu sistem informasi cukup tersatupadukan dan saling berhubungan sehingga sistem
informasi tersebut harus dipandang sebagai suatu sistem tunggal, tetapi juga cukup kompleks
sehingga perlu diuraikan menjadi subsistem-subsistem untuk perencanaan dan pengendalian
operasinya. Hakikat proyek sistem dari penerapan pengolahan informasi berarti bahwa
pendekatan sistem terhadap pengendalian proyek pada umumnya tepat. Hal ini menunjukkan
penerapan paham sistem dalam pengembangan proyek sistem informasi berikut :
1. Sistem informasi dirumuskan dan tanggung jawab sepenuhnya dibebankan pada satu
orang.
2. Subsistem-subsistem pengolahan informasi yang penting dirumuskan.
3. Suatu penjadwalan pengembangan dipersiapkan
4. Setiap subsistem, apabila telah siap untuk dikembangkan, diserahkan kepada suatu
proyek. Pemimpin proyek menguraikan pekerjaan menjadi subsistem-subsistem dan
membebankan tanggung jawab untuk masing-masing.
5. Sistem kontrol dipergunakan untuk memantau proses pengembangannya.

Analisis Sistem dan Pemecahan Masalah

Dalam rangka pendekatan pemecahan masalah, ada 6 langkah penting yang
digunakan untuk menerapkan analisis sistem, yakni :
1. Perumusan masalah.
2. Pengembangan dan pemecahan-pemecahan alternatif
3. Pembuatan model-model yang membentuk alternatif-alternatif
4. Penentuan biaya / keberhasilan alternatif-alternatif.
5. Pengajuan saran-saran
6. Pelaksanaan alternatif yang dipilih.

Tugas penting dalam melaksanakan analisis sistem adalah memaksimumkan keberhasilan

pemecahan dengan biaya yang minimum. Untuk mencapai biaya keberhasilan ini, arah-arah
tindakan alternatif harus diambil dan dibandingkan. Setiap arah tindakan memerlukan
pemberian sumber daya dan menghasilkan keluaran pada suatu tingkat keberhasilan.
Analisis sistem dan pengembangan sistem informasi
Penerapan analisis sistem untuk pengembangan sistem informasi biasanya
memerlukan jangka waktu yang lebih lama daripada dihubungkan dengan pemecahan
masalah pada umumnya.

Dengan sendirinya hal ini tidak benar untuk semua kejadian. Lagipula, pengembangan
sistem informasi dari sudut pandangan dapat disebut suatu pemecahan terhadap suatu
masalah, artinya kebutuhan untuk mengetahui. Akan tetapi, untuk dapat dengan lebih baik
menggambarkan kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan selama pengembangan suatu sistem,
kita dapat memperkenalkan tiga tahap :
1. Analisis sistem
2. Perancangan sistem
3. Pelaksanaan sistem

Prinsip – prinsip Perancangan Sistem

Suatu perusahaan menggunakan uang untuk memperoleh tenaga kerja dan sumber daya
bahan yang diperlukan untuk menghasilkan barang dan jasa yang dipasarkan oleh organisasi
penjualan. Penjualan barang atau jasa menghasilkan modal tambahan yang menambah siklus
( masa ) perusahaan. Fungsi-fungsi perusahaan menuntut sistem-sistem yang penting sbb :
1. Sistem Penjualan untuk menjual barang atau jasa yang dihasilkan oleh perusahaan
kepada para pelanggan.
2. Sistem Material (bahan) untuk mneyediakan dan memberikan bahan baku dan bagian-
bagian yang diperlukan untuk menghasilkan produk.
3. Sistem Produksi untuk merencanakan dan menentukan waktu pembuatan produk-
produk perusahaan.
4. Sistem Kepegawaian untuk menarik dan memberi motivasi kepada para manajer,
penjual, insinyur, operator mesin dan tenaga kerja lainnya.
5. Sistem Keuangan untuk mengatur dan mengendalikan hak-hak yang akan diterima
berhubung dengan adanya penjualan barang-barang secara kredit, arus uang tunai,
perkiraan-perkiraan yang dapat dibayar, buku besar umum, dan operasi-operasi
keuangan perusahaan lainnya.

Sistem informasi membantu pengendalian perencanaan dan fungsi-fungsi operasional

korporasi dengan memberikan informasi dalam jangka waktu yang tepat untuk menunjang
proses pengambilan keputusan manajemen.

Peran perencanaan strategis manajemen mengandung pemilihan tujuan-tujuan bersama

dan kebijaksanaan-kebijaksanaan serta sumber-sumber yang diperlukan untuk mencapai
tujuan tersebut. Intuisi dan kreativitas manajer mempunyai peranan yang penting dalam
perencanaan strategis dan dengan demikian luasnya sistem data yang dapat menunjang
perencanaan strategis manajemen agak terbatas. Akan tetapi, para manajer berdasarkan intuisi
ini dapat dibantu oleh komputer dengan menggunakannya untuk simulasi dan pembuatan
model. Pengetahuan yang meningkat dan pengalaman dalam penggunaan gabungan sistem
komputer dan teknik ilmu manajemen akan memberikan metode yang lebih tepat untuk
menilai arah tindakan alternatif kepada manajemen strategis.

Peran pengendalian manajemen menuntut penyebaran dan penggunaan sumber-sumber

yang efektif untuk mencapai tujuan. Sistem data dapat menunjang fungsi manajemen ini
dengan memberikan kepada para manajer informasi yang lebih cepat dan lebih cermat yang
dapat diterapkan pada keputusan-keputusan demikian seperti penugasan orang-orang pada
pekerjaan dan penilaian pelaksanaan pekerjaan.

Fungsi pengendalian operasional manajemen berusaha meyakinkan bahwa tugas-tugas

khusus telah diselesaikan dengan efektif dan efisien. Penyatuan dan khususnya standarisasi
sistem, pengembangan peraturan dan prosedur yang seragam dan peningkatan mutu informasi
yang dihasilkan oleh sistem data akan mempunyai pengaruh yang sangat besar terhadap
tingkat pengambilan keputusan manajemen ini.

Banyak fungsi pengambilan keputusan sehari-hari dari manajemen bawah dan tengah
dan akan banyak ditunjang oleh sistem data yang diotomatiskan.

Suatu sistem manajemen data memungkinkan bermacam-macam penerapan untuk

bekerja dengan suatu pusat data umum apabila pusat data merupakan suatu rangkaian file
organisasi yang saling berhubungan. Ada tiga tingkat dalam pengambilan keputusan dan
hierarki persyaratan data, yakni :
 Perencanaan strategis, disamakan dengan manajemen kebijaksanaan dan diterapkan untuk
menentukan tujuan jangka panjang.
 Pengendalian manajamen, yang dihubungkan dengan manajemen tengah dan administrasi
organisasi yang sedang berlangsung.
 Pengendalian operasional, yang biasanya dihubungkan dengan para supervisor dan para
mandor pada tingkat pekerjaan dan berkenaan dengan pelaksanaan tugas.