Pendekatan Sistem

Pendekatan sistem adalah proses langkah demi langkah yang digunakan dalam memecahkan
masalah bisnis atau upaya untuk melakukan pemecahan masalah yang dilakukan dengan melihat
masalah yang ada secara menyeluruh dan melakukan analisis secara sistem. Pendekatan sistem
adalah cara pandang atau cara berfikir menggunakan konsep-konsep sistem dalam memecahkan
suatu masalah.
Keuntungan pendekatan sistem:
 Jenis dan jumlah masukan dapat diatur dan disesuaikan dengan kebutuhan
 Proses yang dilaksanakan untuk mencapai keluaran
 Keluaran yang dihasilkan dapat lebih optimal serta dapat diukur secara lebih cepat dan
objektif
 Umpan balik dapat diperoleh pada setiap tahap pelaksanaan program
Kelemahan pendekatan sistam:
 Dapat terjebak dalam perhitungan yang terlalu rinci, sehingga meyulitkan pengambilan
keputusan dan masalah yang dihadapi tidak akan dapat diselesaikan
Pemecahan masalah berarti tindakan memberikan respon terhadap masalah untuk menekan
akibat buruknya atau memanfaatkan peluang keuntungannya. Salah satu kunci pemecahan
masalah adalah identifikasi berbagai alternatif keputusan dan selanjutnya manajer harus memiliki
informasi yang terkini.
Pemecahan maslaah menurut Gerald V. Post (2000: 99) dilakukan dengan langkah-langkah:
1. Menganalisis sistem
Sistem terdiri dari subsistem yang lebih kecil, yang saling berkaitan. Setiap subsistem dapat
dipecahkan ke dalam bentuk yang lebih kecil dengan lebih rinci. Metode yang dapat
digunakan adalah unified modelling language (UML). UML dirancang untuk membantu
menciptakan sistem informasi yang berorientasi pada objek.
2. Menanyakan pertanyaan
Kunci untuk memecahkan masalah adalah menanyakan pertanyaan yang tepat. Seorang
manajer harus mengerti dan memahami apa arti sebuah pertanyaan meskipun sudah
mengetahui jawabannya. Pertanyaan mendorong orang untuk berpirkir mengenai cara
melihat masalah.
3. Memilih alat yang pas/sesuai
Kadang latihan/uji coba lebih mudah dilakukan dengan menggunakan sistem manajemen
basis data atau bahkan menggunakan pengolah data (word processor). Ketika menghadapi
masalah baru kita harus dapat menetukan alat manakah yang paling baik untuk pekerjaan
tersebut.
4. Mempertimbangkan konsekuensi
Sekalipun perusahaan secara teratur mengubah suatu pekerjaan dan kadang-kadang
mengurangi tenaga kerja, perencanaan yang bagus berarti melatih kembali pekerja untuk
jabatan baru dalam peruasahaan kapan pun waktunya. Akan tetapi berakibat pada pihak luar
yaitu lebih sulit mengidentifikasi/mengenali perubahan dan lebih sulit dalam memutuskan.
5. Memahami diagram atau sketsa aliran data
DFD atau aliran data diagram adalah suatu diagram yang menggunakan notasi-notasi untuk
menggambarkan arus dari data sistem, yang penggunaannya sangat membantu untuk
memahami sistem secara logika, terstruktur, dan jelas.
6. Memisahkan dan mengatasinya
Langkah dalam menganalisa sebuah sistem adalah secara hati-hati memilahnya ke dalam
bentuk yang lebih kecil atau menjadi sebuah kumpulan subsistem, tetapi mereka terhubung
melalui data yang dikumpulkan.
7. Menyarankan
Dengan pelatihan maka seorang manajer dapat belajar memahami sistem dan menentukan
penyebab terjadinya, pemecahan maslaah itu membutuhkan suatu kreativitas. Seorang
manaer dalam berpendapat dan menyarankan sebuah pemecahan masalah juga perlu
menambah alasan yang lebih rinci.
8. Melakukan penerapan
Ide yang kreatif selalu berguna, tetapi tanpa rincian penerapan rencana ide tersebut tidak
akan berguna. Ide akan sangat berharga dan pekerjaan lebih berpeluang berhasil jika anda
memasukkan rencana penerapan yang rinci.
9. Membuat keputusan
Pilihan harus jelas didefinisikan atau digambarkan dan keuntungan serta kerugian yang
relatif diuraikan dalam perincian. Perlu juga memasukkan rencana tindakan yang kokoh
yang menggambarkan setiap tahap usulan anda.
10. Mebuat rancangan yang berorientasi pada objek
Pokok pada perencanaan yang berorientasi pada objek adalah memusatkan pola pengenalan
apakah itu dan apa yang dapat dilakukannya. Objek dapat apa saja, mulai dari manusia,
bahan mentah, arsip data, atau daftar jadwal. Objek umumnya berhubungan dengan objek
lainnya melalui sebuah hierarki objek.
11. Melakukan analisis proses
Sebuah gambaran aliran data adalah teknik yang berorientasi pada proses yang digunakan
untuk menyelidiki sistem informasi. Mengenai proses utama pada sebuah sistem akan
membantu memahami bagaimana sistem bekerja. Sistem menerima masukan yang diolah
atau diproses untuk menghasilkan keluaran.
Tahap-tahap pendekatan sistem
Menurut James A. O’Brien (1999: 80), sebuah pemecahan masalah meliputi hubungan yang
saling ketergantungan sebagai berikut:
1. Kenali dan definisikan sebuah masalah atau kesempatan menggunakan pemikiran sistem.
2. Kembangkan dan tinjau pemecahan alternative sistem
3. Pilih pemecahan yang sangat memenuhi persyaratan anda
4. Rancang pemecahan sistem yang sudah dipilih
5. Terapkan dan tinjau keberhasilan sistem rancangan
1. Upaya persiapan
Langkah-langkahnya adalah memandang perusahaan sebagai suatu sistem, mengenal sistem
lingkungan (pemegang saham, pelanggan, masyarakat keuangan, masyarakat global,
pemerintah, pesaing, pemasok, serikat kerja), mengidentifikasi subsistem-subsistem
perusahaan.
2. Upayaa definisi
1. Suatu masalah ada atau akan ada (identifikasi masalah).
2. Mempelajari masalah untuk mencari solusi (pemahaman masalah).
 3. Mencari pemicu masalah (problem trigger) yang dapat berasal dari lingkungan atau dari
dalam perusahaan.
4.  Bergerak dari tingkat sistem ke subsistem. Caranya adalah menganalisis sisem menurut
subsistem-subsistemnya. Kemudian apakah susbsistem itu terintegrasi menjadi satu unit
yang berfungsi lancar? Lalu apakah semua subsistem bekerja untuk mencapai tujuan
sistem? Setelah itu analisa top-down untuk mengidentifikasi tingkat sistem dimana
penyebab persoalan berada.
5.  Menganalisis bagian-bagian sistem dalam suatu urutan tertentu.Elemen-elemen sistem
dapat dianalisis secara berurutan, yaitu:
 Mengevaluasi standar (standar harus sah/valid, standar harus realistis, standar harus
dimengerti oleh mereka yang akan mencapainya, dan standar harus terukur).
  Membandingkan sistem output dengan standar.
  Mengevaluasi manajemen.
  Mengevaluasi pengolah informasi.
  Mengevaluasi input dan sumber daya input.
  Mengevaluasi proses transformasi.
  Mengevaluasi sumber daya output
3. Upaya solusi
 Mengidentifikasi berbagai alternatif solusi. Dengan cara mencari jalan yang berbeda
untuk memecahkan masalah yang sama. Seperti Brainstorming (tukar pikiran), dan Joint
Application Design (rancangan aplikasi bersama)
 Mengevaluasi berbagai alternatif solusi. Contohnya dengan menggunakan kriteria
evaluasi yang sama, untuk mengukur seberapa baik suatu alternatif dapat memecahkan
masalah.
 Memilih solusi terbaik. Dengan cara menganalisis suatu evaluasi sistematis atas pilihan-
pilihan dan mempertimbangkan konsekuensi pilihan tersebut pada tujuan organisasi.
Kemudian memberi penilaian atas proses mental manajer. Setelah itu melakukan tawar-
menawar atau negosiasi antara beberapa manajer.
 Menerapkan solusi. Masalah tidak terpecahkan hanya dengan memilih solusi terbaik tapi
perlu diterapkan.
 Menindaklanjuti untuk memastikan bahwa solusi itu efektif