Tugas Sistem Informasi Akuntansi

Perencanaan dan Analisis Sistem

Oleh :

Gede Bagus Dika Pradana

1106305010

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

UNIVERSITAS UDAYANA
2014

PERENCANAAN SISTEM DAN ANALISIS KELAYAKAN

Perencanaan system meliputi proses identifikasi subsistem-subsistem yang ada pada
system informasi yang penembangannya membutuhkan bantuan khusus. Tujuan perencanaan
system ialah untuk mengidentifikasi berbagai bidang permasalahan yang perlu segera
dipecahkan maupun yang nantinya akan diselesaikan. Analisis system dimulai setelah
perencanaan system telah mengidentifikasi subsistem yang dikembangkan. Tujuan utama
analisis system adalah untuk memahami sitem dan permasalahan yang ada, memberikan gamran
informasi yang dibutuhkan ,dan untuk menetapkan prioritas untuk kerja system berikutnya.
Pendekatan system yang secara total berbasis atas bawah sangat penting digunakan
ketika mengembangkan sistem. Oleh karena itu perlu adanya perhatian yang seksama ketika
mengembangkan sebuah rencana dan strategi system secara keseluruhan. Rencana tersebut harus
memasukkan dukungan dan persetujuan total dari manajemen puncak. Tanpa rencana
keseluruhan system informasi yang akan dikembangkan hanya akan seperti berupa motif abstract
dalam jahitan kain perca. Rencana keseluruhan perlu mendapat kepastian untuk mencapai tujuan
berikut ini;

Sumber daya yang dimiliki akan ditujukan untuk subsistem yang paling membutuhkan sumbe
daya tersebut.

Proses duplikasi dan upaya yang sia-sia akan diminimalkan.

Pengembangan strategi dalam organisasi akan konsisten dengan keseluruhan rencana strategis
organisasi.
Perencanaan sistem dan analisis kelayakan meliputi beberapa tahap yaitu;

1.

mendiskusikan dan merencanakannya bersama-sama dengan manajemen puncak.

2.

menetapkan sebuah dewan penasehat (steering commitee) bagi perencanaan sistem.

3.

menetapkan keseluruhan tujuan dan kendala yang dihadapi.

4.

mengenbangkan sebuah rencana sistem informasi strategis.

5.

mengidentifikasi dan menetapkan prioritas bagi wilaya-wilayah tertentu dalam organisasi

untuk menjadi fokus pengembangan sistem.

6.

membuat sebuah proposal sistem yang akan berperan sebagai landasan analisis dan desain awal
bagi subsistem tertentu yang akan dikembangkan.

7.

membentuk sebuah tim yang terdiri dari berbagai inividu yang akan bekerja dalam proses
analisis dan desain awal.

Hal paling utama dalam seluruh upaya pengembangan sistem adalah mendapatkan dukungan dari
manajemen puncak. Tugas pengembang sistem adalah mengamati dengan cermat rencana
strategis, faktor kunci sukses, dan tujuan keseluruhan manajemen puncak.
Pengembang sistem harus mampu melakukan lebih banyak aktivitas dan inisiatif dari pada
sekadar bertanya kepada manajemen puncak tentang masalah yang ada. Peran pengenbang
sistem seperti layaknya seorang dokter yang memerikasa pasiennya. Paien hanya mampu
mengungkapkan gejala-gejala yang timbul dari permasalahan yang dihadapinya dan tugas
dokterlah yang menentukan masalah sebenarnya dan penyebab sesungguhnya.

Mengenbangkan rencana sistem srategis. Output utama yang dihasilkan dewan penasihat
atau individu yang bertanggung jawab atas pengembangan sistem adalah sebuah rencana sistem
strategis. Rencana ini haruslah berupa dokumen tertulis yang menggabungkan tujuanjangka
pendek dan tujuan jangka panjang dari upaya pengembangan sistem sebuah perusahaan. Elemen
kunci dalam sebuah rencana sistem strategis ialah:

keseluruhan pernyataan yang terkait ddengan faktor sukses kunci dari perusahaan dan
tujuan-tujuan yang ingin dicapai.

Deskripsi sistem dalam perusahaam yang membutuhkan upaya pengembangan.

Pernyataan prioritas yang menunjukan bidang-bidang mana saja yang akan mendapatkan
prioritas paling tinggi.

Garis besar sumberdaya yang dibutuhkan termasuk didalamnya biaya, orang,dan

peralatan.

Rencana waktu pengembangan sistem tertentu

TAHAP-TAHAP ANALISIS SISTEM

Tahap 1: Survei Terhadap Sistem Saat Ini

Tujuan survei
Ada empat tujuan survei sistem:

Memperoleh pemahaman mendasar mengenai aspek operasional dari sistem.

Menetapkan sebuah hubungan kerja dengan pengguna sistem.

Mengumpulkan data-data penting yang berguna untuk pengembangan desain sistem.

Meniddentifikasi permasalahan-permasalahan khusus yang membutuhkan lebih banyak

perhatian dalam upaya desain subskuen.

Pertimbangan perilaku
Elemen manusia merupakan faktor kunci untuk melakukan survei sistem. Fakta
menunjukan bahwapengembangan sistem meliputi perubahan sistem yang ada saat ini beserta
permasalahan yang ada di dalamnya, dan kebanyakan orang tidak menyukai perubahan. Dalam
banyak situasi seorang individu dapat saja memiliki pekerjaan dan rutinitas yang tidak berubah
selama beberapa tahun.
Menjadi tanggung jawab analisis sitem bukan pihak manajemen untuk mampu
menjembatani kesenjangan komunikasi. Oleh karena itu tugas utama seorang analisis sistem
adalah adalaha mengarahkan sebuah survei sistem yang mampu membangun hubungan kerja

yang baik antara tim proyek dan pihak manajmemen. Beberapa pendekatan tertentu yang dapat
digunakan untuk menjembatani kesenjangan komunikasi ini adalah:

Mengetahui sebanyak mungkin orang-orang yang terlibat dalam sistem,secepat mungkin.

Mengomunikasikan manfaat yang diperoleh dari sistem kepada orang-orang yang terlibat
didalamnya.

Memberikan jaminan sebesar mungkin pada seluruh individu bahwa mereka tidak akan
kehilangan pekerjaan mereka atau tidak ada perubahan besar dalam tanggung jawab
pekerjaan mereka.

Memberikan jaminan bahwa Anda benar-benar peduli dengan upaya membuat kehidupan
yang lebih baik bagi setiap orang yang terlibat dalam sistem tersebut.

Sumber-sumber untuk mendapatkan beragam fakta.

Beragam teknik dapat digunakan guna mendapatkan data tentang subsistem informasi
yang akan diteliti. Teknik tersebut berupa wawancara, kuisioner, observasi, dan kajian beragam
jenis dokumen seperti catatan rapat, catatan rekening perusahaan, struktur organisasi, laporan
keuangan, prosedur manual, kebijakan perusahaan, deskripsi pekerjaan, dan sebagainya.

Menganalisis hasil survei.

Penilaian terhadap efektivitas kemampuan sistem untuk mencapai keseluruhan tujuan
yang telah direncanakan haruslah berfokus pada sumbatan( botlleneck). Sumbatan
mencerminkan kelemahan dalam sistem yang bila dilakukan perubahan kecil akan mampu
memberikan peningkatan besar.

Tahap 2: Mengidentifikasi Kebutuhan Informasi

Tahap kedua dalam analisis sistem adalah proses mengidentifikasi informasi yang
dibutuhkan bagi pengambilan keputusam manajerial. Analisis , ketika mengidentifikasi
innformasi yang dibutuhkan,akan memelajari keputusan-keputusan tertentuyang diambil manajer
dalam hal input informasi yang dibutuhkan dan digunakan. Proses ini disebut analisis kebutuhan
informasi dan hal ini merupakan dasar dilakukannya analisis terhadap pengambilan keputusan.
Beberapa teknik sistematis dapat digunakan untuk memahami pengambilankeputusan dan
informasi yang dibutuhkan. Pendekatan tersebut adalah:

Mengidentifikasi tanggung jawab utama seorang manajer.

Mengidentifikasi perangkat apa saja yang digunakan untuk menilai seorang manajer.

Mengidentifikasi beberapa permasalahan utama yang dihadapi manajer.

Mengidentifikasi perangkat apa saja yang dapat digunakan manajer untuk mengevaluasi
output personal.

Tahap 3: Mengidentifikasi Kebutuhan Sistem

Tahap ketiga dalam proyek analisis sistem meliputi proses menentukan kebutuhan sistem.
Kebutuhan-kebutuhan tersebut dapat ditentukan dalam dua hal yaitu, input dan output.
Kebutuhan input bagi sebuah subsistem tertentu menentukan kebutuhan kusus apa saja yang
harus dipenuhi agar subsistem tersebut mampu mencapai tujuannya. Sebagai contoh, kebutuhan
informasi akan sistem kendali produksi akan memasukkan peramalan penjualan dalam jangka
pendek, laporan ketersediaan bahan baku, spesifikasi kendali mutu dan standar biaya, dan
informasi yang dibuthkan untuk menentukan prioritas kerja bagi pekerjaan tiap individu. Hal
berikut ini dapat dipertimbangkan sebagai kebutuhan output:

Laporan kemajuan harian

Laporan keuangan harian

Laporan unit yang rusak

Laporan permasalahan bahan baku

Tahap 4: Mengembangkan Laporan Analisis Sistem

Beberapa elemen kunci dalam laporan analisis sistem adalah:

Ringkasan lingkup dan tujuan proyek analisis

Penegasan kembali hubungan antara proyek dengan rencana keseluruhan sistem

informasi strategis.

Deskripsi keseluruhan permasalahan dalam subsistem tertentu yang sedang dianalisis.

Ringkasan keputusan-keputusan yang dibuat dan informasi tertentu yang dibiutuhkan

untuk mendukung keputusan tersebut.

Spesifiksi kinerja sistem yang dibutuhkan.

Keseluruhan anggaran biaya dan rencana waktu pelaksanaan proyek.

Rekomendasi bagi peningkatan sistem yang ada saat ini atau bagi perenanaan sistem
baru.

Rekomendasi yang terkait dengan perubahan tujuan bagi subsistem yang sedang
dipelajari.

DESAIN SISTEM
Sebuah desain sistem sangat mirip dengan layout arsitek sebuah rumah. Dalam tahap
perencanaan, sang arsitek akan menentukan fungsi-fungsi dasar yang harus dimiliki oleh rumah
tersebut dan merumuskan rencana umum yang berhubungan dengan layout keseluruhan. Dalam
tahap desain sang arsitek akan menyiapkan sebuah cetak biru dari rumah tersebut yang akan oleh
ahli listrik, tukang ledeng, dan tukang kayu. Sama halnya dengan perancang sistem ia perlu
menyiapkan sebuah cetak biru yang dapat diimplementasikan oleh akuntan, programer komputer
dan pihak manajemen.

Kesalahan kecil yang dibuat dalam tahap ini akan berakibat besar terhadap sejumlah uang
dan pengeluaran di tahap berikutnya. Hal yang sama juga sering terjadi ketika mendesain sistem
informasi akuntansi. Sebagai contoh, sebuah perusahaan berniat mengimplementasikan sebuah
rencana desain sistem yang membutuhkan pembelian komputer tertentu dan paket perangkat
lunak akuntansi tertentu. Setelah menggunakan sistem selama setahun atau dua tahun,
perusahaan kemudian menemukan bahwa paket itu tidak lagi sesuai dengan informasi yang
dibutuhkan oleh pihakmanajemen. Dan ternyata mustahil memodifikasi perangkat lunak
tersebutkarena seluruh sistem harus diganti setelah hanya digunakan dalam waktu pendek.
Perangkap lainya yang sering ditemukan adalah penolakan pengguan terhadap sistem itu
sendiri. Dikarenakan minimnya keterlibatan pengguan dalam rencana desain,implementasi
sistem dapat tidak populer dan pada akhirnya ditolak oleh para individu yang menjadi target di
mana sistem tersebut didesain.

TAHAP-TAHAP DESAIN SISTEM

Desain sistem dapat didefinisikan sebagai perumusan cetak biru untuk sebuah sistem
yang lengkap. Langkah langkah pokok dalam desain sistem ialah, pertama dilakukan adalah
melakukan evaluasi terhadap berbagai alternatif desain, kedua persiapan spesifikasi desain,
ketiga persiapan spesifikasi desain sistem.

Mengevaluasi berbagai alternatif desain.

Daolam setiap kasus yang ditemui, proyek desain sistem berkembang dari munculnya
sebuah kebutuhan tertentu, seperti yang telah ditentukan oleh tahap perencanaan dan analisis
sistem dalam siklus pengembangan. Desain sistem harus menyediakan solusi untuk sebuah
masalah khusus.

Enumerasi alternatif desain. Ada dua pendekatan yang dapat digunakan untuk mendesain
sebuah sitem baru yang lengkap. Pendekatan yang pertama adalah mendesain sistem

secara lengkap mulai dari awal. Pendekatan lainya adalah memaksa ahli desain untuk
memilih dan merekomendasisistem yang belum dibuat(premade sistem).

Menggambarkan berbagai alternatif. Setelah daftar utama dibuat, tiap alternatif dapat
didokumentasikan dan digambarkan. Sebagai contoh sebuah jaringan komputer untuk
pengumpulan data dan distribusi laporan dapat dilakukan entah sentralisasi atau
desentralisasi. Dalam alternatif desai sentralisasi tiap divisi memasok data akuntansi ke
pusat sistem komputer. Pusat komputer kemudian memproses dan mendistribusikan
laporan ke setiap divisi. Dalam sebuah desain sistem desentralisasi setiap divisi memiliki
komputer dan mengumpulkan datanya sendiri. Laporan yang telah selesai dikirim ke
kantor pusat perusahaan.

Mengevaluasi alternatif. Setelah tiap alternatif telah dikumpulkan dan didokumentasikan

langkah berikutnya adalah membandingkan tiap alternatif tersebut. Kriyeria penting
untuk memilih sebuah alternatif untuk diimplementasikan adalah membandingkan biaya
dan manfaatnya. Selain itu alternatif yang terpilih seharusnya memuaskan semua sasaran
sistem.

Menyiapkan spesifikasi desain.

Peraturan penting yang mengembangkan spesifikasi desain adalah ahli desain harus
bekerja secara terbalik yaitu, daro output ke input. Perancang sistem manakala bekerja dengan
tujuan sistem, harus mendesain seluruh laporan manajemen dan dokumen output operasional
sebagai langkah pertama dalam proses. Sekali seluruh output telah dispesifikasikan, input data
dan langkah-langkah pemrosesannya ditentukan secara otomatis. Setelah keputusan diambil
perancang sistem kemudian membangun kontrol yang sesuai dengan spesifikasi tersebut.

Mempersiapkan dan menyerahkan spesifikasi desain sistem

Spesifikasi desain yang telah selesai harus dibuat dalam bentuk sebuah proposal. Jika
proyek bersekala besar proposalnya harus dikaji terlebih dahulu oleh manajemen puncak
sebelum disetujui. Namun demikian proposal-proposal bersekala kecil dan tidak mahal dapat

disetujui oleh manajer devisi atau departemen. Rincian proposal desain harus memasukkan
semua yang dibutuhkan untuk mengimplementasikan desai proyek. Secara umum proposal akan
terdiri dari jadwal waktu khusus penyelesaian proyek, anggaran, dan deskripsi tenaga kerja yang
dibutuhkan , juga flowchart dan diagram yang menggambarkan bagaimana sistem tersebut akan
diimplementasikan.

Cetak biru proses bisnis

Saat ini menjadi populer untuk menggunakan seperangkat prapaket cetak biru untuk
seluruh proses bisnis perusahaan. Sebagai contoh, perusahaan-perusahaan yang menggunakan
SAP Enterprise Resource Planing System memulai upaya desai mereka dengan menggunakan
seperangkat lengkap cetak biru yang disediakan SAP untuk seluruh proses bisnis perusahaan
yang ada. Tim desain kemudian tinggal fokus pada penyesuaian seperangkat awal cetak biru ini
dengan kebutuhannya sendiri, yakni dengan fokus pada proses-proses yang penting dan unik
bagi tujuan dan strategi perusahaan.

TEKNIK-TEKNIK DESAIN
Mendesain sebuah sistem merupakan suatu aktivitas yang kreatif. Hal tersebut tidaklah
sama dengan anggapan bahwa dua tim desain aka menghasilkan solusi yang sama untuk suatu
permasalahan. Oleh karena itu desain sistem dapat dipandang sebagai sesuatu yang punya nilai
seni walaupun banyak teknik telah dikembangkan.

Desain formulir. Proses mendesain formulir disebut desain formulir. Bagian ini harus
mendapat perhatian penuh oleh tim desain sistem karena merupakan perantara antara
pengguna dan sistem itu sendiri. Oleh karena itu desain formulir harus berfokus pada
proses produksi dokumen-dokumen yangmenyediakan perantara yang efektif antara
manajer dab sistem informasi.

Desain database. Sejumlah teknik yang berguna dapat dimanfaatkan untuk mendesain
database: diagram struktur data, layout record, lembar analisis file, dan matriks yang
terkait dengan file. Diagram struktur data menunjukan hubungan antara beragam jenis

record. Diagram layout record akan menunjukan beragam tempat ( field) data dalam
sebuah record. Lembar analisis file menyediakan bagi perancang system sejumlah poin
penting yang berkaitan dengan isi dari sebuah file tertentu. Informasi tersebut akan berisi
layout record, tujuan file, perkiraan jumlah record,dan lainsebagainya.

Paket desain system. Sejumlah metodelogi prapaket desain tersedia untuk membantu
siklus pengembangan sistem. Tujuan dari paket-paket ini adalah untuk membantu
perancang sistem melakukan pendekatan secara sistematis terhadap suatu permasalahan.
Paket-paket ini membantu perancang untuk menyusun struktur permasalahan desain dan
menghasilkannya dalam waktu singkat.

Memilih perangkat lunak dan perangkat keras. Membeli perangkat lunak mempunyai
beberapa keunggulan:

1.

paket perangkat lunak tersebut lebih murah. Biaya pengembangan lebih bayak akan ditanggung
oleh pembeli daripada si pembuat.

2.

paket-paket peragkat lunak telah siap digunakan. Jika beberapa organisasi telah menggunakan
paket tersebut selama beberapa bulan, maka dapat diasumsikan aman dan segala gangguan yang
muncul akibat kesalahan telah dihilangkan.

3.

perusahaan dapat mencoba produk tersebut sebelum menginvestasikan sejumlah uang. Dengan
menggunakan perangkat lunak in-house dimungkinkan untuk menempatkan lama waktu
pengembangan ke dalam program, hanya untuk menemukan apakah program tersebut tidak
mampu memberikan hasil yang diinginkan bila sistem tersebut dijalankan.

Kelemahan utama canned software package adalah jarangnya perangkat lunak tersebut persis
sesuai dengan yang dibutuhkan oleh perusahaan. Paket perangkat lunak tersebut biasanya perlu
dimodifikasi ( biasanya menelan biaya yang cukup besar) atau sebaliknya perusahaan
memodifikasi prosedur yang dimilikinya sesuai dengan paket tersebut.
Dedicated software package ditujukan pada pelanggan tertentu seperti toko eceran atau kantor
akuntan publik. Untuk menemukan sebuah dedicated software package perlu menanyakannya
pada orang-orang yang bekerja di perusahaan lain dalam industri yang sama. Suatu catatan

penting yang harus diperhatikan ketika membeli paket perangkat lunak ataupun perangkat keras
adalah: suatu kesalahan untuk menganggap bahwa harga akan turun dengan cepat atau sebuah
versi baru akan segera tersedia. Dalam banyak kasus turunya harga adalah sesuatu yang tidak
dapat dibandingkan dengan ketidaknyamanan akibat tidak memiliki komputer pada saat
tersebut. Dan metode yang canggih dari versi yang lebih baru tidaklah selalu perlu karena
kesesuaianlah yang menjadi tolok ukurnya. Akan lebih baik bila membeli sebuah sistem
sekarang ketika benar-benar dibutuhkan daripada mencoba menebak pasar komputer yang
demikian tidak terdeteksi, yang tidak seorang pun mampu meramalkannya dengan tepat.