PENDEKATAN SISTEM DAN ANALISIS SISTEM

Menurut Laksamana Pertama TNI Soewarno bahwa

dalam, pendekatan kesisteman itu terdapat tiga
konsepsi penting sbb :
1. Falsafah kesisteman yaitu cara berfikir mengenai
fenomena menurut totalitas yang terdiri daripada
bagian-bagian yang saling mengadakan interaksi.
2. Pembinaan kesisteman yaitu cara mendesain dan
mengimplementasikan organisasi sebagai sistem
dengan cara menggambarkan sebagai hubungan
input – proses – ouput.
3. Analisis kesisteman yaitu teknik dalam pemecahan
persoalan untuk memperoleh efisiensi dan ekonomi.
Pendekatan kesisteman mempunyai ciri-
ciri pokok
 Output yang terbaik setiap bagian daripada suatu
sistem, yang diukur relatif terhadap tujuan sistem
tersebut, apabila dijumlahkan jarang memberikan
output yang terbaik daripada sistem itu.
 Hal tersebut diatas adalah akibat daripada kenyataan
bahwa jumlah output bagian-bagian pada umumnya
tidak sama dengan output sistem keseluruhan.
 Jadi secara korelatif, apabila suatu sistem bekerja secara
sebaik mungkin, pada umumnya bagian-bagiannya
masing-masing tidak memberikan output yang
maksimum.
 Output sistem keseluruhan bergantung pada posisi
bagian-bagiannya dan bagaimana bagian-bagian
tersebut saling mengadakan interaksi.

Pengertian Analisis Sistem

Analisis Sistem dalam pengertian secara luas merupakan :
 Suatu pendekatan sistematis
 Untuk membantu pimpinan dalam mengambil
keputusan untuk memilih suatu langkah tindak.
 Dengan cara mengkaji seluruh persoalan, menemukan
tujuan-tujuan dan alternatif-alternatif pencapaian
tujuan-tujuan tersebut dan membandingkan alternatif-
alternatif dengan konsekuensinya.
 Dengan mempergunakan kerangka yang baik, yang
sejauh mungkin bersifat analitis serta memasukkan
pertimbangan dan intuisi para ahli dalam bidang
substantif yang dikaji.

Pendekatan Sistem
Pendekatan sistem merupakan suatu filsafat atau
penglihatan ( persepsi ) tentang struktur yang
mengoordinasikan kegiatan-kegiatan dan operasi-
operasi dalam suatu organisasi atau sistem dengan cara
yang efisien dan yang paling baik. Suatu sistem dapat
dirumuskan sebagai setiap kumpulan komponen atau
subsistem yang dirancang untuk mencapai suatu tujuan.
Salah satu kecendrungan organisasi sekarang adalah
meningkatkan spesialisasi. Komponen-komponen suatu
organisasi cenderung berkembang menjadi kelompok-
kelompok yang secara relatif mempunyai kekuasaan.
Tiap kelompok mempunyai tujuan dan sistem nilainya
sendiri, dan dengan demikian dapat tidak
mengindahkan bagaimana kegiatan dan tujuan mereka
saling berhubungan dengan kegiatan dan tujuan
organisasi sebagai suatu keseluruhan. Penerapan
pendekatan sistem mengabaikan garis-garis fungsional
organisasi secara tradisional untuk memperoleh apa
yang terbaik bagi keseluruhan organisasi. Dalam
kebanyakan organisasi biasanya ada pertentangan
antara fungsi-fungsi yang berlainan.
Secara ideal, masalah setiap bidang fungsional harus
dipecahkan sesuai dengan tujuan organisasi secara
keseluruhan. Persyaratan optimalisasi tujuan
sepenuhnya mencakup :
 Pertimbangan mengenai semua alternatif
 Pertimbangan mengenai semua peristiwa yang terjadi
diluar organisasi.
 Maksimalisasi fungsi-fungsi tujuan seluruh organisasi.

Fungsi manajemen dalam organisasi yang besar dan

kompleks masa kini adalah mengoordinasikan dan
menghubungkan satu sama lain kegiatan dari
bermacam-macam bidang fungsi dan mengoptimalkan
tujuan organisasi secara keseluruhan.
Oleh karen itu, filsafat pendekatan sistem merupakan cara
manajemen memandang antar hubungan subsistem-
subsistem organisasi. Manajer yang sukses harus
mengusahakan agar masing-masing subsistem yang
sering bertentangan ini menjadi suatu sistem yang
tersatupadukan dengan semua subsistem yang
bekerjasama untuk mencapai tujuan organisasi. Dengan
meningkatnya luas, spesialisasi, kompleksitas dan
perubahan yang cepat dalam kebanyakan organisasi,
masalah menyatukan subsistem-subsistem organisasi
menjadi suatu keseluruhan yang aktif ini akan menjadi
lebih penting pada masa mendatang.
Meskipun kita akan membicarakan bagaimana pendekatan
sistem itu digunakan, baik untuk pemecahan masalah
maupun untuk pengembangan sistem informasi, ada
beberapa petunjuk yang dapat diterapkan secara umum
untuk memanfaatkan paham ini :
1. Integrasi, yakni bermacam-macam subsistem dari suatu
sistem harus diintegrasikan dengan cara sedemikian rupa
untuk mendapatkan keuntungan dari antar hubungan dan
hal saling bergantung antara masing-masing unsur.
2. Komunikasi, yakni saluran komunikasi harus selalu
terbuka diantara subsistem-subsistem.
3. Metode Ilmiah yakni harus diterapkan metode ilmiah
dengan menggunakan bermacam-macam teknik ilmu
manajemen.
4. Berorientasi kepada keputusan, yakni untuk menjadikan
fungsi perencanaan dan pengawasan lebih efektif maka
mana mungkin dikembangkan pengambilan keputusan
yang diprogramkan. Tujuannya adalah untuk
memprogram sistem keputusan yang dirumuskan
dengan baik, seperti penentuan waktu dan logistik,
sampai suatu titik dimana sistem keputusan tersebut
mengatur sendiri. Pendekatan ini akan membebaskan
manajemen dari banyak acuh tak acuh, kegiatan-
kegiatan yang tidak jelas, yang apabila tidak, ia akan
dituntut untuk melaksanakannya. Waktu tambahan
yang diakibatkan akan memungkinkan manajemen
menaruh lebih banyak perhatian terhadap pengambilan
keputusan yang tidak tersusun dan tidak terprogram.
5. Teknologi, yakni dimanapun mungkin penganalisis harus
menggunakan teknlogi modern untuk membantu
melaksanakan teknik-teknik yang timbul dari keempat
petunjuk tersebut diatas. Misalnya komputer sangat
meningkatkan integrasi, komunikasi, metode ilmiah
dan pengambilan keputusan yang di programkan.

Inti analisis sistem adalah untuk berusaha melihat

keseluruhan masalah dalam hubungannya, dengan
secara sistematis menyelidiki tujuan sistem dan kriteria
untuk berhasilnya sistem tersebut dan untuk menilai
alternatif-alternatif dipandang dari sudut keberhasilan
dan biaya.
 Pendekatan sistem terhadap analisis dan
perancangan sistem informasi
Suatu sistem informasi cukup tersatupadukan dan
saling berhubungan sehingga sistem informasi tersebut
harus dipandang sebagai suatu sistem tunggal, tetapi
juga cukup kompleks sehingga perlu diuraikan menjadi
subsistem-subsistem untuk perencanaan dan
pengendalian operasinya. Hakikat proyek sistem dari
penerapan pengolahan informasi berarti bahwa
pendekatan sistem terhadap pengendalian proyek pada
umumnya tepat. Hal ini menunjukkan penerapan
paham sistem dalam pengembangan proyek sistem
informasi berikut :
1. Sistem informasi dirumuskan dan tanggung jawab
sepenuhnya dibebankan pada satu orang.
2. Subsistem-subsistem pengolahan informasi yang
penting dirumuskan.
3. Suatu penjadwalan pengembangan dipersiapkan
4. Setiap subsistem, apabila telah siap untuk
dikembangkan, diserahkan kepada suatu proyek.
Pemimpin proyek menguraikan pekerjaan menjadi
subsistem-subsistem dan membebankan tanggung
jawab untuk masing-masing.
5. Sistem kontrol dipergunakan untuk memantau proses
pengembangannya.
Analisis Sistem dan Pemecahan Masalah

Dalam rangka pendekatan pemecahan masalah, ada 6

langkah penting yang digunakan untuk menerapkan
analisis sistem, yakni :
1. Perumusan masalah.
2. Pengembangan dan pemecahan-pemecahan alternatif
3. Pembuatan model-model yang membentuk alternatif-
alternatif
4. Penentuan biaya / keberhasilan alternatif-alternatif.
5. Pengajuan saran-saran
6. Pelaksanaan alternatif yang dipilih.
Tugas penting dalam melaksanakan analisis sistem adalah
memaksimumkan keberhasilan pemecahan dengan
biaya yang minimum. Untuk mencapai biaya
keberhasilan ini, arah-arah tindakan alternatif harus
diambil dan dibandingkan. Setiap arah tindakan
memerlukan pemberian sumber daya dan
menghasilkan keluaran pada suatu tingkat keberhasilan.

Analisis sistem dan pengembangan sistem

informasi
Penerapan analisis sistem untuk pengembangan sistem
informasi biasanya memerlukan jangka waktu yang
lebih lama daripada dihubungkan dengan pemecahan
masalah pada umumnya.
Dengan sendirinya hal ini tidak benar untuk semua
kejadian. Lagipula, pengembangan sistem informasi
dari sudut pandangan dapat disebut suatu pemecahan
terhadap suatu masalah, artinya kebutuhan untuk
mengetahui. Akan tetapi, untuk dapat dengan lebih baik
menggambarkan kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan
selama pengembangan suatu sistem, kita dapat
memperkenalkan tiga tahap :
1. Analisis sistem
2. Perancangan sistem
3. Pelaksanaan sistem
Prinsip – prinsip Perancangan Sistem
Suatu perusahaan menggunakan uang untuk memperoleh
tenaga kerja dan sumber daya bahan yang diperlukan
untuk menghasilkan barang dan jasa yang dipasarkan
oleh organisasi penjualan. Penjualan barang atau jasa
menghasilkan modal tambahan yang menambah siklus
( masa ) perusahaan. Fungsi-fungsi perusahaan
menuntut sistem-sistem yang penting sbb :
1. Sistem Penjualan untuk menjual barang atau jasa yang
dihasilkan oleh perusahaan kepada para pelanggan.
2. Sistem Material (bahan) untuk menyediakan dan
memberikan bahan baku dan bagian-bagian yang
diperlukan untuk menghasilkan produk.
3. Sistem Produksi untuk merencanakan dan menentukan
waktu pembuatan produk-produk perusahaan.
4. Sistem Kepegawaian untuk menarik dan memberi
motivasi kepada para manajer, penjual, insinyur, operator
mesin dan tenaga kerja lainnya.
5. Sistem Keuangan untuk mengatur dan mengendalikan
hak-hak yang akan diterima berhubung dengan adanya
penjualan barang-barang secara kredit, arus uang tunai,
perkiraan-perkiraan yang dapat dibayar, buku besar
umum, dan operasi-operasi keuangan perusahaan lainnya.

Sistem informasi membantu pengendalian perencanaan dan

fungsi-fungsi operasional korporasi dengan memberikan
informasi dalam jangka waktu yang tepat untuk
menunjang proses pengambilan keputusan manajemen.
Peran perencanaan strategis manajemen mengandung
pemilihan tujuan-tujuan bersama dan kebijaksanaan-
kebijaksanaan serta sumber-sumber yang diperlukan
untuk mencapai tujuan tersebut. Intuisi dan kreativitas
manajer mempunyai peranan yang penting dalam
perencanaan strategis dan dengan demikian luasnya
sistem data yang dapat menunjang perencanaan
strategis manajemen agak terbatas. Akan tetapi, para
manajer berdasarkan intuisi ini dapat dibantu oleh
komputer dengan menggunakannya untuk simulasi dan
pembuatan model. Pengetahuan yang meningkat dan
pengalaman dalam penggunaan gabungan sistem
komputer dan teknik ilmu manajemen akan
memberikan metode yang lebih tepat untuk menilai
arah tindakan alternatif kepada manajemen strategis.
Peran pengendalian manajemen menuntut penyebaran dan
penggunaan sumber-sumber yang efektif untuk mencapai
tujuan. Sistem data dapat menunjang fungsi manajemen
ini dengan memberikan kepada para manajer informasi
yang lebih cepat dan lebih cermat yang dapat diterapkan
pada keputusan-keputusan demikian seperti penugasan
orang-orang pada pekerjaan dan penilaian pelaksanaan
pekerjaan.
Fungsi pengendalian operasional manajemen berusaha
meyakinkan bahwa tugas-tugas khusus telah diselesaikan
dengan efektif dan efisien. Penyatuan dan khususnya
standarisasi sistem, pengembangan peraturan dan
prosedur yang seragam dan peningkatan mutu informasi
yang dihasilkan oleh sistem data akan mempunyai
pengaruh yang sangat besar terhadap tingkat pengambilan
keputusan manajemen ini.
Banyak fungsi pengambilan keputusan sehari-hari dari
manajemen bawah dan tengah dan akan banyak
ditunjang oleh sistem data yang diotomatiskan.
Suatu sistem manajemen data memungkinkan
bermacam-macam penerapan untuk bekerja dengan
suatu pusat data umum apabila pusat data merupakan
suatu rangkaian file organisasi yang saling
berhubungan. Ada tiga tingkat dalam pengambilan
keputusan dan hierarki persyaratan data, yakni :
 Perencanaan strategis, disamakan dengan manajemen
kebijaksanaan dan diterapkan untuk menentukan
tujuan jangka panjang.
 Pengendalian manajamen, yang dihubungkan dengan
manajemen tengah dan administrasi organisasi yang
sedang berlangsung.
 Pengendalian operasional, yang biasanya dihubungkan
dengan para supervisor dan para mandor pada tingkat
pekerjaan dan berkenaan dengan pelaksanaan tugas.