Sistem

Perkantoran
Pertemuan ke 5

Pengertian Sistem Perkantoran

Menurut JC Denyer (dalam Sayuti, 2013)

Sistem perkantoran adalah urutan-urutan baku

operasi
dalam
suatu
kegiatan
perusahaan
(pembayaran upah, pembuatan faktur penjualan, dll)
dan berkenaan dengan bagaimana operasi-operasi itu
dilaksanakan (metoda)
maupun dimana dan
bilamana kegiatan itu diselesaikan.
Sistem perkantoran adalah segenap rangkaian
prosedur yang telah menjadi pola kebulatan,
tatakerja, dan tatatertib dalam penyelesaian suatu
bidang kerja atau fungsi pokok suatu organisasi.

lanjutan
Organisasi dipandang sebagai suatu sistem

yang terdiri dari sub sistem

yaitu
prosedur dan metode dalam menyelesaikan
atau melaksanakan pekerjaan.
Metode

berisi tentang aktivitas

operasional
Prosedur
merupakan suatu proses
pekerjaan
dalam
rangka
penyelesaian
pekerjaan tersebut.

Unsur-Unsur Sistem Perkantoran

Terselenggaranya suatu proses kerja dalam
suatu organisasi (kantor) memerlukan
berbagai unsur, secara umum unsur-unsur
sistem itu adalah:
Input
manusia dan non manusia
(peralatan, perbekalan, dan perlengkapan)
Processing
kegiatan untuk mencapai
tujuan memerlukan perbahan input menjadi
output.
Output
adalah hasil kerja yang
mungkin berupa informasi atau dokumen

lanjutan
Feedback

adalah tanggapan sebagai

bentuk evaluasi dari berbagai pihak
Controlling
tindakan konstruktif yang
sangat berpengaruh terhadap perbaikan
sebagai tindak lanjut dari tanggapan yang
disampaikan kepada pimpinan atau manajer
kantor,

Karakteristik Sistem Perkantoran

1. Fleksibel, mudah disesuaikan dengan
2.
3.
4.
5.
6.

keadaan yang sering berubah

Mudah diadaptasikan dengan kondisi yang
baru
Sistematis, tidak mempersulit aktivitas
pekerjaan yang telah ada.
Fungsional, dapat membantu mencapai
tujuan yang telah ditentukan
Sederhana, mudah dipahami dan
dilaksanakan
Pemanfaatan sumber daya yang optimal.

Manfaat Sistem Perkantoran yang

Baik
Kelancaran pekerjaan perkantoran dan

mencegah kemungkinan kesalahan dalam

pekerjaan
Pengurangan keterlambatan dan hambatan
Kontrol yang lebih baik terhadap pekerjaan
Penghematan tenaga kerja dan biaya tata
usaha
Koordinasi berbagai seksi dan bagian dalam
organisasi
Kemudahan dalam melatih para pegawai tata
usaha

Prinsip Sistem Perkantoran

Suatu sistem perkantoran yang baik akan diperoleh
jika memenuhi prinsip-prinsip:
Arus kerja berjalan tanpa hambatan
Terhindar dari pekerjaan rangkap atau warkat
rangkap
Menjaga/terhindar dari gerak karyawan yang
berlebihan (mondar mandir)
Terhindar dari tulis menulis yang tidajk perlu
Manfaatkan sebaik mungkin kelebihan spesialisasi
Terhindar dari pengecekan dan pencatatan yang
tidak perlu

lanjutan
Menjaga jumlah pekerjaan dengan perbekalan

pada tingkat yang minimum

Memanfaatkan sebaik mungkin semua
peralatan perkantoran
Menggunakan asas kesederhanaan

lanjutan
Cara menjaga sistem perkantoran yang baik:
1. Panduan tertulis (office manual) yang memuat: apa
yang harus dilakukan, mengapa, kapan, dan di mana
pekerjaan itu harus dilaksanakan;
2. Panduan tersebut dijilid dengan bentuk yang mudah
dibaca atau dibuka
3. Menuliskan semua prosedur dan mekanisme pekerja
untuk mendapatkan : kemudahan dalam pengawasan, hubungan antar bagian yang berkaitan dengan
pelaksanaan, prosedur mudah diketahui, kekuasaan
dan tanggung jawab masing-masing

SOP(Standard Operating Procedure)

Sistem perkantoran yang baik perlu ditindaklanjuti
dalam bentuk SOP (Standar Operating Procedure)
untuk memudahkan dan meningkatkan pelayanan
terhadap pelanggan
meningkatkan kinerja karyawan karena akan dapat
melakukan pekerjaan secara fokus dan terarah
bertujuan untuk memberikan panduan atau pedoman
kerja agar kegiatan perkantoran dapat terkontrol

Tahap Penyusunan SOP

Tahap-tahap penting dalam penyusunan SOP
menurut Atmoko (Sayuti, 2013):
1. Analisis sistem dan prosedur kerja
kegiatan mengidentifikasikan fungsifungsi utama dalam suatu pekerjaan, dan
langkah-langkah yang duperlukan dalam
melaksanakan fungsi sisdur kerja.
2. Analisis Tugas
penelaahan yang mendalam dan
teratur terhadap suatu pekerjaan.

lanjutan
Analisis tugas diharapkan dapat memberikan
keterangan mengenai pekerjaan, sifat
pekerjaan, syarat pejabat, dan tanggung
jawab pejabatnya.
Ada 5 aspek yang berkaitan dengan analisis
tugas:
- analisis tugas
-deskripsi tugas
- spesifikasi tugas
- penilaian tugas
- pengukuran kerja dan penentuan standar

lanjutan
3. Analisis prosedur kerja

adalah kegiatan untuk mengidentifikasi urutan

langkah-langkah pekerjaan yang berhubungan
dengan: apa yang dilakukan, bagaimana dilakukan,
dimana dan siapa yang melakukan.
Prosedur kerja diperoleh dengan merencanakan
terlebih dahulu bermacam-macam langkah yang
dianggap perlu untuk melaksanakan pekerjaan.
Prosedur kerja
dpt dirumuskan sebagai
serangkaian langkah pekerjaan yang berhubungan,
biasanya dilaksanakan oleh lebih dari satu orang.

lanjutan
Analisis terhadap suatu prosedur kerja

akan
menghasilkan suatu diagram alur (flow chart) dari
aktivitas organisasi.
Keuntungan prosedur kerja:
memberikan pengawasan yang lebih baik
mengenai apa yang dilakukan dan bagaimana hal
tersebut dilakukan.
- penghematan dalam biaya tetap dan
biayatambahan
- membuat koordinasi yg lebih baik di antara
bagian- bagian yang berlainan

Tugas Kelompok untuk dipresentasikan dalam

Diskusi Kelompok

Membuat SOP sederhana

Terima Kasih