SISTEM

PERKANTORAN
Noor Hidayati, S.Sos,
M.AB

Pendahuluan
Manajemen
adalah
segenap
perbuatan
menggerakkan sekelompok petugas/karyawan dan
mengerahkan segenap sarana dalam suatu organisasi
untuk mencapai tujuan tertentu. Tugas menggerakkan
pegawai/karyawan dan mengerahkan sarana itu dilakukan
oleh manajer.
Tugas manajemen (manajer) diperinci dalam 6
aktivitas seperti perencanaan, pembuatan keputusan,
pembimbingan, pengorganisasian, pengontrolan, dan
penyempurnaan. Karena salah satu tugas manajer
perkantoran melakukan aktivitas perencanaan maka yang
direncanakan
adalah
seluruh
tatausaha
dalam
organisasinya sebagai sistem perkantoran.

Pengertian Sistem Perkantoran

Menurut The Liang Gie, sistem perkantoran adalah
segenap rangkaian prosedur yang telah menjadi pola
kebulatan, tata kerja, dan tata tertib dalam penyelesaian
sesuatu bidang kerja atau fungsi pokok dalam suatu
organisasi.
J.C. Denyer (Office Management, 1975) sistem
perkantoran adalah urutan baku operasi-operasi dalam
suatu kegiatan perusahaan khusus (pembayaran upah,
pembikinan faktur penjualan, dan sebagainya) dan
berkenaan dengan bagaimana operasi-operasi itu
dilaksanakan (metode) maupun dengan dimana dan
bilamana dilaksanakan).

Dalam melakukan perencanaan

terhadap sistem perkantoran, manajer
perkantoran harus berpegang pada
haluan perkantoran (office policy)
tertentu dan tidak boleh semau-maunya
sendiri atau mengikuti kesukaan pribadi.

Perencanaan Sistem Perkantoran

Prof. George Terry (Office Management and Control,
1966) menyebut perencanaan sebagai office planning
(perencanaan perkantoran) yang berwujud aktivitasaktivitas mengenai pekerjaan perkantoran apa yang akan
dilaksanakannya, bilamana, dimana, dan bagaimana cara
melaksanakannya. Secara lebih terperinci aktivitas
perencanaan itu menyangkut penetapan tujuan, haluan,
sistem, prosedur, dan metode yang perlu dilaksanakan
dalam kaitannya dengan :
Pekerjaan rutin dan arus lalu lintas pekerjaan perkantoran.
Rancangan dan pemakaian formulir perkantoran.
Pengunaan mesin dan perlengkapan perkantoran.

Menurut J.C. Denyer sistem perkantoran yang

direncanakan dengan baik akan memberikan manfaat
yaitu:
1)Kelancaran pekerjaan perkantoran dan mencegah

kemungkinan kesalahan dalam pekerjaan.

2)Pengurangan keterlambatan dan hambatan.
3)Kontrol yang lebih baik terhadap pekerjaan.
4)Penghematan tenaga kerja dan biaya tatausaha.
5)Kordinasi berbagai seksi dan bagian dalam organisasi.
6)Kemudahan dalam melatih para pegawai tatausaha

Sistem perkantoran yang baik juga berpegang pada

sejumlah asas atau prinsip tertentu. Menurut J.C. Denyer
11 general principles of office systems (asas-asas umum
sistem perkantoran) yaitu:
1)Sistem perkantoran yang baik mempunyai suatu arus
kerja yang lancar tanpa terjadi hambatan-hambatan.
2)Sistem perkantoran yang baik menghindari terjadinya
kekembaran kerja dan warkat.
3)Sistem itu menjaga sehingga perjalanan mondar-mandir
para petugas terjadi secara minimum.
4)Sistem itu menghindari pula tulis-menulis yang tidak perlu.

Sistem
perkantoran
memanfaatkan
sebaik-baiknya
kelebihan spesialisasi dalam pelaksanaan kerja.
6) Sistem perkantoran yang baik menjaga sehingga jumlah
pekerjaan dengan perbekalan kertas adalah minimum.
7) Untuk mencegah berlangsungnya banyak pencatatan dan
pengecekan yang tak perlu, sistem perkantoran perlu
menerapkan prinsip manajemen berdasarkan pengecualian
(the principle of management by exception). Prinsip ini
berarti bahwa bilamana prosedur rutin telah ditetapkan dan
dijadwalkan, maka tidak perlu semua urusan dilakukan
pencatatan melainkan hanya hal-hal khusus yang
merupakan pengecualian.
8) Untuk terciptanya prosedur rutin yang tetap, pengecualian
terhadap aturan perlu diusahakan sesedikit mungkin.
5)

9) Sistem

perkantoran yang baik menghindarkan

pengecekan yang tidak perlu.
10) Sistem perkantoran yang baik memanfaatkan sebaikbaiknya mesin-mesin, tetapi tidak mempergunakan
secara berlebihan.
11) Setiap sistem perkantoran harus berdasarkan asas
kesederhanaan.
Sistem
yang
rumit
biasanya
mendorong terjadinya kesalahan-kesalahan dalam
pelaksanaan kerja. Oleh karena itu, untuk mencapai
efisiensi yang maksimum, prosedur perkantoran harus
dibuat sesederhana mungkin, yakni sederhana untuk
dimengerti dan sederhana untuk dijalankan.

Sistem Informasi Manajemen

Suatu jenis sistem perkantoran yang pada akhir-akhir
banyak direncanakan oleh manajer perkantoran yang
berubah kedudukannya menjadi manajer administratif ialah
sistem informasi manajemen (MIS).
Secara sederhana sistem informasi manajemen dapat
dirumuskan sebagai kebulatan jalinan hubungan dan jaring
lalulintas informasi dalam sesuatu organisasi mulai dari
sumber yang melahirkan bahan keterangan melalui proses
pengumpulan,
pengolahan,
penahanan
sampai
penyebarannya kepada para petugas yang berkepentingan
agar dapat melaksanakan semua tugas dengan sebaikbaiknya dan terakhir tiba pada pucuk pimpinan organisasi
untuk keperluan membuat berbagai keputusan yang tepat.

Menurut Hershner Cross, sistem informasi manajemen

yang terpadu merupakan suatu gabungan yang amat teratur
dari pegawai, perlengkapan, dan fasilitas-fasilitas yang
melakukan
penyimpanan,
pengambilan
pengolahan,
pengiriman, dan peragaan data, semuanya sebagai tanggapan
terhadap kebutuhan-kebutuhan para pembuat keputusan pada
semua tingkat organisasi dalam perusahaan.
Sedangkan Haynes & Massie, Robert Anthony dan para
ahli lainnya membagi pengertian management information
dalam 3 kategori yang berikut:
Strategic
planning
information
(informasi
untuk
perencanaan yang strategis).
Management control information (informasi untuk control
oleh pimpinan).
Operational information (informasi pengerjaan).

Secara sistematik dapatlah ditegaskan

bahwa setiap sistem informasi manajemen
meliputi 4 unsur pokok yaitu :
1)Sumber daya
2)Hampiran
3)Aktivitas
4)Perlengkapan