KONSEP DASAR ADMINISTRASI PERKANTORAN /

MANAJEMEN PERKANTORAN

DISUSUN OLEH :
DRA TJUTJU SUNARTI, M.AP
Pembahasan :

• Definisi Administrasi
1
• Unsur-unsur ,Tujuan,karakteristik dan jenis-jenis
2 administrasi

• Pengertian Administrasi
3 Perkantoran/Manajemen perkantoran

• Akar Manajemen Perkantoran

4
Pembahasan :

• Unsur Unsur Manajemen

5
• Pengertian Kantor
6
• Pengertian Manajer Kantor
7
• Fungsi Kantor
8
 Perhatikan aktivitas di kampus ?
Sebutkan aktivitas apa saja yang
ada di kampus yang ada kaitannya
dengan pekerjaan administrasi?
Manakah Yang termasuk kegiatan administrasi?

(B)
(A)
 Apa yang dimaksud
dengan administrasi ?
 Asal Kata Bahasa “Ad” Intensif
Latin
Melayani/
“ministrate” membantu/
memenuhi

KBBI Usaha/kegiatan yang meliputi penetapan tujuan dan cara-cara

- Penyelenggaraan pembinaan organisasi
- Penyelenggaraan kebijakan untuk mencapai tujuan
- Penyelenggaraan pemerintahan

1.A - Kegiatan kantor dan tata usaha

Pengertian
Kegiatan
Administrasi Sempit Ketatausahaan

Luas Kegiatan kerjasama yang dilakukan oleh dua

orang/lebih di dasarkan kepada pembagian kerja

Buat Kesimpulan dari Pengertian

di atas
Apa saja unsur unsur
yang terdapat dalam
administrasi ?
2.A Unsur-Unsur Administrasi, menurut The Liang Gie

pengorganisasian Manajemen Komunikasi

Kepegawaian Keuangan Perbekalan

Hubungan
Tata usaha
masyarakat
Apa Tujuan administrasi
?
2.B TUJUAN ADMINISTRASI

Efektivitas Kerja

Efisiensi Kerja
Tujuan
Administrasi
Kemampuan Adaptasi (Harus
bersikap)

Menciptakan kepuasan kerja

Menurut pendapat anda agar
administrasi dapat berjalan
dengan baik, karakteristik apa
saja yang dibutuhkan?
2.C Karakteristik administrasi

Adanya
Adanya
Adanya kerja sama proses/usaha yang
sekelompok orang
berkesinambungan

Adanya bimbingan,
Adanya pembagian
kepemimpinan dan Adanya tujuan
tugas
pengawasan
Apa saja jenis jenis
administrasi?
 2.D Jenis-Jenis Administrasi

Adm. Sipil
Administrasi
pemerintahan
negara
Administrasi Administrasi
Adm. Militer
Publik negara
Administrasi
perusahaan
negara
Administrasi
Pembangunan
Adm. Niaga
Administrasi Administrasi
Lingkungan swasta
Adm. nonniaga

Adm. Niaga
internasional
Administrasi
internasional
Adm. Nonniaga
internasional
3.Pengertian administrasi Perkantoran
/Manajemen Perkantoran :
Sebagian besar literatur menggunakan istilah
administrasi perkantoran dan manajemen
perkantoran dengan pengertian yang sama. Hal
ini dipertegas oleh pernyataan PBB
(1969),bahwa keduanya sama,walaupun istilah
administrasi lebih banyak digunakan untuk hal
hal yang berhubungan dengan
negara,sedangkan manajemen lebih banyak
berhubungan dengan perusahaan. Sedangkan
definisi manajemen perkantoran (Gie,2000)
Menurut beberapa ahli antara lain adalah:
 George Terry • Office management can be defined as the
planning, controlling, and organizing of office
(Office work, and actuating those performing it so as
to achieve the pretermined objectives
Management ( perencanaan,pengendalian,dan
and pengorganisasian pekerjaan prrkantoran,serta
penggerakan mereka yang melaksanakannya
Control(1966) agar mencapai tujuan yang ditetapkan.

• Office manajement as a function,is that

William branch of the art and science of managemen
Leffingwel & which is concerned with the efficient efficient
Edwin Robinson performance of office work,whenever and
wherever that work is to be done (cabang
(Textbook office ilmu manajemen yang berkenaaan dengan
Management) pelaksanaan pekerjaan perkantoran secara
efisien,kapan,dan dimana pekerjaan itu harus
(1950) dilakukan;
 • Manajemen kantor adalah memimpin dan
Denyer mengendalikan kantor untuk mencapai tujuan
yang telah ditentukan dengan cara cara yang
paling ekonomis

• Manajemen kantor adalah aplikasi yang

efektif dari semua keterampilan manajerial
untuk mencapai tujuan yang berhubungan
P.W Betts dengan fungsi kantor dalam menyediakan
informasi yang tepat dan jaringan komunikasi
untuk semua bidang dalam organisasi
Dari definisi tersebut dapat disimpulkan bahwa manajemen
perkantoran merupakan rangkaian aktivitas merencanakan,
mengorganisasikan, mengarahkan, mengawasi, dan
mengendalikan hingga menyelenggarakan secara tertib
pekerjaan administrasi perkantoran (Quible, 2001) untuk
menunjang percapaian tujuan organisasi.

Office Support Functions

Ada 5 jenis office support functions:
1. Fungsi Rutin, yaitu fungsi administrasi perkantoran yang
membutuhkan pemikiran minimal mencakup
pengarsipan, penggandaan, dan lain-lain. Biasanya
fungsi ini dilaksanakan oleh staf administasi yang
bertanggung jawab atas kegiatan administrasi sehari-
hari.
2. Fungsi Teknis, yaitu fungsi yang membutuhkan pendapat,
keputusan, dan keterampilan perkantoran yang memadai,
seperti familieritas dengan beberapa software. Fungsi ini
biasanya dilakukan oleh staf administrasi yang tergabung
dalam departemen IT suatu organisasi.

3. Fungsi Analisis, yaitu fungsi yang membutuhkan pemikiran

yang kritis dan kreatif disertai kemampuan untuk mengambil
keputusan pembelian. Fungsi ini biasanya dilakukan oleh
seorang asisten manajer yang bertanggung jawab men-
support keputusan yang akan dibuat oleh atasannya.
4. Fungsi Interpersonal, yaitu fungsi yang membutuhkan
penilaian dan analisis sebagai dasar pengambilan keputusan
serta keterampilan berhubungan dengan orang lain, seperti
mengoordinasikan tim proyek. Fungsi ini biasanya dilakukan
oleh staf administrasi sebagai jenjang karier sebelum naik
menjadi manajer pada suatu organisasi.

5. Fungsi Manajerial, yaitu fungsi yang membutuhkan

perencanaan, pengorganisasian, pengukuran, dan
pemotivasian, seperti pembuatan anggaran, staffing, dan
mengevaluasi karyawan. Biasanya fungsi ini dilakukan oleh
staf setingkat manajer yang bertanggung jawab terhadap
pelaksanaan system prosedur administrasi suatu organisasi.
 4. AKAR ILMU MANAJEMEN
PERKANTORAN

• Manajemen kantor adalah cabang dari ilmu

Leffingwell dan seni manajemen yang berkaitan dengan
kinerja yang efisien dari pekerjaan
and Robinson kantor,kapanpun dan dimanapun pekerjaan
tersaebut dilakukan

• Mendefinisikan manajemen
perkantoran sebagai salah satu cabang
The Institute of ilmu manajemen yang menfokuskan
pada layanan untuk medapatkan,
Adminisstrative mencatat, dan menganalisis informasi,
baik itu merencanakan maupun
(Anonymous,2002) mengomunikasikannya guna
Pertengahan Tahun mengamankan asset organisasi serta
mempromosikan layanan administrasi
1990-an itu sendiri untuk mencapai tujuan
organisasi.
 Pendapat pertama dan kedua sepakat bahwa
manajemen perkantoran merupakan cabang dari
ilmu manajemen.Hanya saja kedua pendapat tersebut
berbeda pandangan mengenai fokus kajian dari
manajemen perkantoran
1.Leffingwell • Fokus kajian manajemen
and Robinson perkantoran adalah efisiensi
pekerjaan kantor.

• Fokus kajian
manajemen
2.The Institute of perkantoran adalah
Adminisstrative pelayanan informasi dan
komunikasi
 Pendapat kedua (The Institut of
administrative) lebih luas daripada fokus kajian
pendapat pertama(leffvingwell).Pendapat
kedua inilah yang selanjutnya dijadikan
rujukan dalam pembahasan mengenai
manajemen perkantoran.
 Secara spesifik,manajemen perkantoran berakar dari
manajemen ilmiah atau dalam bahasa inggris disebut
scientific management. Pertama kali dipopulerkan oleh
Federick Winslow Taylor ( Principle of scientific
Management . Manajemen ilmiah merupakan cara
pandang filosofis terhadap masalah
masalah ,manajemen,dengan menggunakan
metode ilmiah untuk menentukan cara terbaik dalam
menyelesaikan suatu masalah pekerjaan.Prinsip - prinsip
dan teknik manajemen ilmiah telah diterapkan
dalam bidang lain termasuk Manajemen Perkantoran.
 Penerapan manajemen ilmiah dalam bidang
manajemen perkantoran telah memunculkan kajian
baru yang disebut dengan Manajemen perkantoran
ilmiah (Scientific office
Management ).Leffingwell adalah orang pertama
yang menunjukkan bahwa prinsip prinsip
manajemen ilmiah dapat diterapkan dalam
manajemen kantor untuk meningkatkan effisiensi
pekerjaan kantor.
 Kajian ilmiah Leffingwell yang menunjukkan
effisiensi dapat melalui standarisasi pekerjaan
kantor yang disusun melalui metode ilmiah yaitu :
1. Tata ruang kantor ,pencahayaan ,ventilasi dan
sejenisnya.
2. Penyimpanan alat tulis yang tepat
3. Ukuran yang tepat dari kartu untuk mengajukan
informasi kredit
4. Studi gerak terhadap juru ketik terkait dengan
latihan otot yang tepat untukjari jari ,waktu yang
hilang dalam menghapus dan kesesuaian ketinggian
meja untuk mengetik
5 Membakukan singkatan stenografi .

Kantor dapat berfungsi sebagai penyedian layanan

informasi dan komunikasi apabila ditopang oleh 3
pilar utama yaitu :
Berkualitas:
a.Manajemen informasi yang berkualitas
b.Sistem komunikasi yang efektif serta
c.Teknologi informasi dan komunikasi yang relevan.
 Dari uraian diatas apa yang
dapat anda simpulkan tentang
fokus kajian dalam manajemen
perkantoran?
 Fokus manajemen perkantoran
merupakan cabangng ilmu
manajemen yang memiliki fokus
kajian terhadap penyedia
layanan informasi dan komunikasi
Apa saja unsur unsur
yang terdapat dalam
Manajemen ?
5. Unsur-unsur Manajemen, Menurut Geroge R.
Terry

Man Money Material Machine

Metodh Market
6. Pengertian Kantor

Robert ,C (Office Organization and Management)

Kantor adalah Sekumpulan departemen yang
melaksanakan pekerjaan administratif.

Denyer (Office Management)

Kantor adalah tempat dilaksanakannya berbagai
kegiatan administratif
 L. Hall
Kantor menggambarkan tempat dilaksanakannya
pekerjaan yang bersifat administratif dengan sebutan
yang

Oliverio,M.E,Pasewark ,W.R ,White(Office Procedure

and Technology)
Kantor adalah tempat melakukan kegiatan kegiatan
bisnis atau organisasi.
7. Pengertian Manajemen Kantor

Berdasarkan pengertian Kantor dari berbagai ahli

maka mananajemen kantor sebagai penyedia layanan
informasi dan komunikasi.
8. Fungsi Kantor
8.1 Fungsi Utama
Menurut Mills dan Standingfoard,bahwa Fungsi utama
kantor sebagai penyedia layanan informasi dan komunikasi .
Menurut Denyer fungsi utama kantor meliputi
menerima,mencatat,menyusun dan memberikan informasi.
Menurut Rao,M.E.T merinci fungsi utama kantor
Yaitu:menerima informasi,mencatat informasi,memproses
informasi,pengambikan informasi,melindungi aset dan
pengaturan dana.
 Menurut Arora ,S.P fungsi utama kantor adalah
menerima,mengumpulkan,mengolah,menyimpan,me
ngambil dan mendistribusikan informasi.

Menurut Sumathy ,V. et al fungsi utama kantor

menerima,mencatat,menyusun,menganalisis dan
mendistribusikan informasi.
8.2 Fungsi Pendukung
Kantor tidak bisa berharap untuk bekerja dengan
efektif dan efisien kecuali fungsi pendukung dilakukan.
Fungsi pendukung kantor menurut Rao, M.E.T., meliputi:

1. komunikasi;
2. Komputerisasi;
3. Pekerjaan statistik;
4. Perencanaan dan penjadwalan;
5. Koordinasi dan pengarahan;
6. Pengawasan dan pengendalian;
7. fungsi yang berkaitan dengan hubungan masyarakat.
Arora, S.P. merinci fungsi pendukung kantor menjadi
delapan fungsi, yaitu:

1. Menjamin keamanan dan catatan tentang aset;

2. Melaksanakan fungsi manajemen;
3. Mengembangkan sistem dan prosedur kantor;
4. Merancang dan mengendalikan formulir;
5. Mengendalikan alat tulis dan perlengkapan kantor;
6. Memilih dan membeli mesin, peralatan dan furnitur
kantor;
7. Merekrut, melatih, menempatkan dan penggajian
karyawan kantor;
8. Melaksanakan hubungan masyarakat yang efektif,
Senada dengan pendapat ini, Sumathy, V., et al.
mengemukakan fungsi pendukung kantor terdiri atas:

1. Pelaksanaan fungsi manajemen;

2. Pengembangan sistem dan prosedur kantor;
3. Merancang formulir yang diperlukan;
4. Pengadaan furnitur, peralatan dan mesin kantor
pengadaan alat tulis kantor dan perlengkapan
5. Kinerja fungsi karyawan;
6. Memastikan keamanan aset;
7. Menjamin pelaksanaan hubungan masyarakat,
Berdasarkan telaah terhadap fungsi pendukung kantor
sebagaimana dikemukakan terdahulu, dapat diketahui
terdapat delapan fungsi pendukung dari kantor, yaitu:
1. melaksanakan fungsi-fungsi manajemen;
2. merancang sistem dan prosedur kantor;
3. mengendalikan formulir kantor;
4. mengendalikan karyawan kantor;
5. menjamin ketersediaan alat tulis kantor;
6. menjamin ketersediaan peralatan, furnitur dan mesin-
mesin kantor;
7. menjamin keamanan aset;
8. melaksanakan hubungan masyarakat.
8.2.1 Melaksanakan Fungsi Manajemen

Secara garis besar fungsi manajemen terdiri atas

perencanaan,pelaksanaan, dan evaluasi. Pelaksanaan dari
fungsi-fungsi ini dalam kaitannya dengan aktivitas kantor,
akan memfasilitasi kinerja fungsi utama kantor.
8.2.2 Mengendalikan Formulir Kantor

Penggunaan formulir yang terstandar akan

menyederhanakan operasional kantor, meningkatkan
output kerjadan mengurangi biaya. Formulir adalah
catatan standar yang digunakan untuk mengumpulkan
dan mengirimkan informasiuntuk tujuan referensi. Dengan
demikian formulir merupakan "astore-house of
information". Sebuah formulir harus dirancang
denganbaik atas dasar kebutuhan organisasi. Selain itu,
formulir perludidesain ulang atas dasar perubahan
kebutuhan organisasi.
8.2.3 Mengendalikan Karyawan Kantor

Efisiensi kantor sangat tergantung pada karyawan. Oleh

karena itu, karyawan harus dipilih, dilatih dan ditugaskan
melalui penilaian yang tepat. Untuk itu penting melakukan
evaluasi terhadap kinerja karyawan dari waktu kewaktu,
sehingga termotivasi untuk mencapai kinerja puncak.
Kesempatan untuk perbaikan dan promosi harus
disediakan. Semua ini adalah tugas dari manajemen
kantor.
2.2.5 Menjamin Ketersediaan Peralatan, Furnitur, dan
Mesin Kantor
Pengadaan mesin perlu memperhatikan beberapa
prinsip berikut ini:

1. Mesin harus dimanfaatkan secara penuh;

2. Sesuai dengan tujuan pembelian;
3. Tahan lama;
4. Mudah dioperasikan;
5. Mudah perawatan;
6. Dibeli sesuai dengan kemampuan perusahaan.
8.2.4 Menjamin ketersediaan alat tulis dan Perlengkapan
Kantor
Kantor harus mengendalikan ketersediaan alat tulis
kantor agar:
1. Dibeli dengan harga ekonomis,
2. Tersedia setiap saat;
3. Dikeluarkan berdasarkan permintaan resmi;
4. Disimpan dengan baik.
8.2.5 Menjamin Ketersediaan Peralatan, Furnitur, dan
Mesin Kantor
Pengadaan mesin perlu memperhatikan beberapa
prinsip berikut ini:

1. Mesin harus dimanfaatkan secara penuh;

2. Sesuai dengan tujuan pembelian;
3. Tahan lama;
4. Mudah dioperasikan;
5. Mudah perawatan;
6. Dibeli sesuai dengan kemampuan perusahaan.
2.2.6 Menjamin Keamanan Aset

Kantor harus senantiasa menjaga keamanan aset

perusahaan. Selain itu, kantor juga bertanggung jawab
atas pemeliharaan dan keselamatan aset tersebut. Aset
perusahaan terdiri atas aset bergerak dan aset tidak
bergerak. Pengaturan harus dibuat untuk pemeliharaan
aset tersebut terhadap kehilangan atau kerusakan akibat
pencurian, kebakaran atau cara lain, karena dapat
mempengaruhi produktivitas karyawan kantor.
8.2.7 Melaksanakan Hubungan Masyarakat
Hubungan masyarakat (public relations) adalah aspek yang
sangat penting dari fungsi kantor modern. Dengan demikian
hubungan masyarakat diarahkan untuk:
1. Memperoleh informasi mengenai perubahan opini publik;
2. Mengkomunikasikan kebijakan,tujuan dan
sasaranorganisasi, kepada publik;
3. Mengantisipasi reaksi dari publik terkait tindakan
organisasi.
Ketiga hal tersebut harus dicapai oleh kantor, yang pada
gilirannya akan meningkatkan citra organisasi di mata publik.
Berdasarkan pendapat para ahli
tersebut diatas maka dapat
dipahami bahwa fungsi utama
kantor afdalah
menerima,merekam,mengolah
dan mendistribusikan informasi.
8.1.1 Penerimaan Informasi
• Informasi dari sumber
Internal Diterima dari unit

1 –unit kerja yang ada dalam

perusahaan ditransmisikan
melaui surat,laporan dan
pusat telepon.

• Informasi sunber eksternal

yaitu berasal dari luar

2 organisasi.Informasi diterima
dari
pelanggan,pemasok,pemerint
ah,investor dan perusahaan
8.1.2 Merekam Informasi
• menyortir informasi ke
dalam kategori atau

1 kelompok - kelompok
tertentu.

• Mencatat informasi tersebut

baik secara manual maupun

2 secara elektronik.
8.1.3 Mengolah Informasi
• melibatkan staf yang
terlatih untuk mengolah

1 dan memproses informasi

tęrsebut secara sistematis.

• melibatkan perhitungan dan

penyederhanaan, sesuai

2 dengan kebutuhan
manajemen.
8.1.4 Mendistribusikan Informasi
• Menerima informasi

1
• Mengirimkan informasi
tersebut ke pihak lain untuk

2 mereka gunakan
Sekian dan Terima Kasih

56