SIMARDI

MANUAL BOOK

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

ARSIP DIGITAL
KABUPATEN PESISIR SELATAN

DINAS KOMUNIKASI DAN INFORMATIKA

KABUPATEN PESISIR SELATAN

2019
 KATA PENGANTAR

Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Arsip Digital merupakan sebuah aplikasi yang
digunakan untuk mengarsipkan dokumen kepegawaian yang ada pada Pemerintah Daerah
Kabupaten Pesisir Selatan. Penggunaan aplikasi ini adalah upaya untuk peningkatan dan
percepatan proses kepegawaian pada Organisasi Perangkat Daerah yang ada pada Pemerintah
Daerah Kabupaten Pesisir Selatan

Pembuatan buku panduan ini tentunya masih jauh dari sempurna, baik secara konteks
maupun konten, untuk itu kami membuka diri untuk saran dan kritik demi perbaikan ke depan.
Terima kasih kami ucapkan kepada semua pihak yang telah memberikan kontribusi dalam
penyusunan buku panduan ini.

Painan, Oktober 2019

Diskominfo Pessel

2|Manual Book Sistem Informasi Manajemen Arsip Digital

 DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ........................................................................................................................ 2
DAFTAR ISI ....................................................................................................................................... 3
PENDAHULUAN............................................................................................................................... 4
1.1 Latar Belakang .................................................................................................................... 4
1.2 Manfaat ................................................................................................................................ 4
1.3 Tujuan .................................................................................................................................. 4
1.4 Struktur Aplikasi ................................................................................................................. 5
MEMULAI SIMARDI ...................................................................................................................... 9
2.1 Manajemen Program Simpeg............................................................................................. 6
2.1 DATABASE ......................................................................................................................... 6
MEMULAI SIMARDI ....................................................................................................................... 9
3.1 Menu Login Operator ......................................................................................................... 9
3.2 Beranda Operator ............................................................................................................... 9
3.3 Akun Pegawai .................................................................................................................... 10
3.4 Data Pegawai...................................................................................................................... 11
3.5 Menu Operator .................................................................................................................. 12
3.6 Menu Login Pegawai ......................................................................................................... 17
3.7 Beranda Pegawai ............................................................................................................... 18
3.8 Menu Pegawai .................................................................................................................... 18

3|Manual Book Sistem Informasi Manajemen Arsip Digital

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Salah satu dasar atau referensi penting dalam penetapan sebuah kebijakan di
bidang kepegawaian adalah data pegawai, berupa data individu masing-masing pegawai
lengkap dengan riwayatnya. Kegiatan administrasi kepegawaian akan berpengaruh pada
keadaan data perorangan pegawai maupun secara keseluruhan. Namun seringkali
perubahan – perubahan yang terjadi tidak segera diketahui para pelaksana administrasi
yang lain. Keberadaan perangkat komputer tidak terlalu banyak membantu, karena data
disimpan dan dikelola oleh masing-masing pelaksana dan tidak dalam satu kesatuan
platform. Akibatnya dalam hal data pokok atau data induk sekalipun, bisa perlu waktu
lama untuk menemukannya, bahkan memungkinkan terjadi kesalahan.

Sistem Informasi Manajemen Arsip Digital (SIMARDI) merupakan sebuah

aplikasi yang dapat digunakan untuk menyimpan arsip secara digital di bidang
kepegawaian di Pemerintah Daerah Kabupaten Pesisir Selatan yang mana aplikasi ini
akan mempermudah Pegawai Negeri Sipil di Kab. Pesisir Selatan untuk proses kenaikan
pangkat secara otomatis, kenaikan gaji berkala otomatis, dan menjadi back up arsip
kepegawaian tersebut secara digital apabila terjadi kecelakaan yang disebabkan manusia
atau pun alam.

1.2. Manfaat
1. Mempermudah pengumpulan arsip secara digital
2. Mempercepat proses kenaikan pangkat secara berkala
3. Mempercepat kenaikan gaji secara berkala
4. Arsip yang dibutuh kan dapat diakses dimana saja
5. Mengurangi penggunaan kertas
6. Antisipasi terhadap arsip keegawaian apabila terjadinya bencana alam

1.3. Tujuan
1. Meningkatkan aksesibilitas data yang tersaji secara tepat waktu dan akurat
2. Mewujudkan data kepegawaian yang mutakhir dan terintegrasi.
3. Menyediakan Informasi Pegawai yang akurat untuk keperluan perencanaan,
pengembangan, kesejahteraan dan pengendalian pegawai
4. Membantu kelancaran pekerjaan di bidang kepegawaian, terutama dalam proses

4|Manual Book Sistem Informasi Manajemen Arsip Digital

 kenaikan pangkat dan gaji berkala
1.4. Struktur Aplikasi SIMARDI

Aplikasi SIMARDI terdiri dari 2 bagian halaman yang terintegrasi, diantaranya:

1.1 Halaman Operator (Admin Kepegawaian)

1.2 Halaman User (Pegawai Negeri Sipil)
Selanjutnya, akan diberikan panduan kepada user admin dalam mengatur dan
mengelola Aplikasi SIMARDI.

ADMIN
APLIKASI
SIMARDI

USER

Gambar struktur aplikasi Simardi

1. Halaman User (Pegawai Negeri Sipil)

Pada menu ini user (Pegawai Negeri Sipil) dapat mengakses dan melihat data
pribadi,data kepangkatan, data jabatan, data pendidikan, data seminar, data diklat
kepemimpinan, data keluaga, dll. User dapat mengunduh dan mencetak arsip – arsip
digital mereka kapanpun dan dimanapun untuk keperluan pribadi, akan tetapi user
tidak dapat merubah dan mengganti arsip yang telah di unggah oleh admin
kepegawaian.

2. Halaman Operator (Admin Kepegawaian)

Pada menu ini operator hanya dapat mengakses seluruh data kepegawaian Pegawai
Negeri Sipil yang bertugas di OPD operator bertugas, satu operator hanya dapat
mengakses satu OPD saja, yang mana operator bertugas untuk mengupload dokumen
kepegawaian setiap Pegawai Negeri Sipil yang bertugas di OPD tersebut sesuai
dengan data yang ada pada aplikasi SIMARDI. Operator dapat melakukan unggah,
unduh, hapus, cetak pada semua data yang ada pada OPD ditempat ia bertugas.

5|Manual Book Sistem Informasi Manajemen Arsip Digital

 2.1 Manajemen Program SIMARDI

Seluruh rangkaian bangunan program SIMARDI yang berbasis Web

menggunakan metoda server side (berjalan di sisi server), yang akan mewajibkan semua
pengguna untuk terhubung ke server ketika akan mengakses SIMARDI ini. Karena
menggunakan metoda server side maka SIMARDI sangat bergantung pada keadaan
jaringan komputer dan server tempat SIMARDI ini diletakkan, meskipun tidak
terpengaruh dengan sistem operasi yang digunakan oleh server tersebut. Pada sisi
pengguna SIMARDI juga sangat bergantung pada adanya Browser yang digunakan untuk
mengakses SIMARDI yang dapat berjalan pada sistem operasi yang dipakai oleh
pengguna SIMARDI.

2.2 DATABASE

Database merupakan sekumpulan informasi mengenai suatu subjek tertentu

secara lengkap, tidak terduplikasi, dan terstruktur. Lengkap maksudnya adalah bahwa
database berisi seluruh data mengenai subjek tertentu. Sebagai contoh, database
kepegawaian berisi data semua pegawai dan semua data mengenai setiap pegawai.
Kelengkapan diperlukan untuk dapat menjawab semua pertanyaan (kebutuhan informasi)
ketika diperlukan. Tidak terduplikasi maksudnya tidak ada data yang tersimpan lebih dari
satu kali. Jika informasi hanya tersimpan satu kali, maka hanya ada dua kemungkinan
informasi tersebut benar atau salah. Ini diperlukan untuk menjamin konsistensi jika data
tersimpan lebih dari satu kali maka akan ada kemungkinan data yang satu berbeda
(bertentangan) dengan yang lainnya. Namun demikian, konsistensi data sangat sulit
untuk diperoleh bahkan kadang‐kadang harus dikompromikan. Penyimpanan data secara
secara terstruktur maksudnya adalah mengorganisasikan data dalam struktur tertentu
sehingga mengefisiensikan pemrosesan data.

a. STRUKTUR DATABASE

Database merupakan kumpulan data dari objek‐objek yang saling berkaitan.

Dalam prakteknya, data setiap objek tersebut disimpan dalam file‐file atau dianggap
sebagai tabel‐tabel. Tabel‐tabel berisi record‐record data dari masing‐masing objek yang
direkam datanya. Setiap record data terdiri dari field‐field data yang terbentuk dari
kolom‐kolom tabel yang bersangkutan, misalnya field NIP, Nama, Tempat/Tanggal
kelahiran, dan sebagainya. Field‐field tersebut merupakan tempat disimpannya nilai‐nilai

6|Manual Book Sistem Informasi Manajemen Arsip Digital

 atribut data dari objek yang bersangkutan. Kadang Mendefinisikan data atau database
berarti mendefinisikan struktur tabel‐tabel database. Hal‐hal yang perlu didifinisikan
antara lain tabel apa saja yang perlu ada, kolom‐kolom dari setiap tabel, nilai‐nilai data
yang boleh direkam kedalam table dan lain‐lain.
Dalam Sistem Informasi Manajemen Arsip Digital (SIMARDI) terdapat data‐data
yang secara umum dapat diklasifikasikan atas 3 klasifikasi, yaitu :
a. Data master merupakan data utama kepegawaian, seperti identitas
pegawai, pangkat pegawai, jabatan pegawai.
b. Data Riwayat berisi, catatan mengenai riwayat pegawai seperti pangkat,
jabatan, pendidikan umum, diklat, dan sebagainya.
Data master atau data riwayat mungkin mengandung item‐item data yang merujuk
pada data lain. Data yang diacu atau dirujuk oleh data master atau data riwayat disebut
data rujukan atau data acuan. Jika suatu item data merujuk atau mengacu kepada data
rujukan tertentu, maka data rujukan tersebut harus dijamin ada. Ketiadaan data
rujukan menyebabkan item data yang merujuk atau mengacu kepadanya tidak
bermakna apa‐apa.

c. Data rujukan mengandung 2 bagian, yaitu item kode dan item‐item yang dikodekan.
Item yang dikodekan dapat lebih dari satu item.
Telah dijelaskan diawal bahwa dalam data rujukan, data dikodekan. Upaya untuk
mengkodekan data disebut kodefikasi. Kodefikasi merupakan langkah sulit dalam
membuat data rujukan. Kodefikasi dilakukan dengan aturan tertentu. Kodefikasi juga
menggambarkan pengelompokan tertentu dari data‐data yang ada. Kesulitan
kodefikasi muncul apabila terdapat perubahan terhadap aturan kodefikasi yang telah
ditetapkan. Apabila hal ini terjadi, maka kode khusus diberikan kepadanya. Sebuah
kode berisi satu atau lebih digit angka atau karakter, setiap digit atau sekumpulan digit
melambangkan satu pengertian informasi. Posisi digit juga melambangkan pengertian
tertentu. Kegunaan data rujukan secara umum, ada 3 manfaat yang dapat ditarik dari
penerapan data rujukan, yaitu :
a. Standarisasi penamaan item data
b. Kemudahan akses data
c. Minimasi/efisiensi penyimpanan data.

7|Manual Book Sistem Informasi Manajemen Arsip Digital

 b. TRANSPORTASI DATABASE
Database yang digunakan oleh SIMARDI adalah MySQL server, yaitu sebuah
database server tanpa transaksi dengan kecepatan tinggi. MySQL memfilter pengguna
yang akan mengakses database sesuai dengan hak yang diberikan kepada pengguna
tesebut. Struktur database MySQL, seolah‐ olah sebagai sebuah direktori tempat
menyimpan berkas pada umumnya, jadi MySQL terdiri dari database‐database dan
tiap‐tiap database terdiri dari table‐table. Secara teknis terdapat dua transportasi database
yang dilakukan oleh SIMARDI, yaitu Transportasi Internal dan Transportasi External.
Transportasi Internal, meliputi normalisasi database yaitu server. Saat ini karena belum
on‐line 100%, maka perlu dilakukan transportasi database dari satu unit kerja ke unit
kerja lainnya, transportasi ini diusahakan agar kondisi data selalu up‐to‐date.

8|Manual Book Sistem Informasi Manajemen Arsip Digital

 MEMULAI SIMARDI
3.1. Menu Login Operator

Gambar form login aplikasi Simardi

3.2. Beranda Operator

Gambar beranda operator aplikasi Simardi

9|Manual Book Sistem Informasi Manajemen Arsip Digital

 3.3. Akun Pegawai

Gambar daftar akun pengguna (user) aplikasi Simardi

Gambar form tambah akun pegawai (user) aplikasi Simardi

Pada form ini operator diminta untuk membuatkan akun untuk pegawai OPD
terkait agar dapat melakukan akses pada aplikasi ini, isian yang ada pada form di atas
berupa nama, username berupa NIP pegawai, dan password standar yang nanti nya harus
diganti saat login pertama dan OPD yang hanya bisa dipilih sesuai dengan operator OPD
yang login.

10 | M a n u a l B o o k S i s t e m I n f o r m a s i M a n a j e m e n A r s i p D i g i t a l
 Gambar form edit akun pegawai (user) aplikasi Simardi

Pada form ini operator dapat melakukan perubahan pada akun untuk pegawai
OPD terkait apabila lupa password, atau ada kesalahan pada penulisan nama pada
pegawai yang bersangkutan.
3.4. Data Pegawai

Gambar pencarian data pegawai (user) aplikasi Simardi

Pemilihan/ pencarian data pegawai merupakan suatu proses penarikan data dari
database sehingga dapat menampilkan data pegawai yang dipilih secara keseluruhan. fungsi
ini untuk mempermudah operator di dalam pencarian data berdasarkan nama pegawai.

11 | M a n u a l B o o k S i s t e m I n f o r m a s i M a n a j e m e n A r s i p D i g i t a l
 3.5. Menu Operator

Gambar menu data pribadi pegawai (user) aplikasi Simardi

Gambar menu data pribadi pegawai (user) aplikasi Simardi

Menu Data Pribadi merupakan halaman default tampilan setelah dilakukan nya
proses pencarian pegawai, dimana pada modul ini dijelaskan secara lengkap informasi
tentang pegawai yang bersangkutan seperti lokasi kerja, identitas, pengangkatan CPNS,
Pengangkatan PNS, pangkat dan golongan terakhir, dll.

12 | M a n u a l B o o k S i s t e m I n f o r m a s i M a n a j e m e n A r s i p D i g i t a l
 Gambar menu data pribadi pegawai (user) aplikasi Simardi

Menu Kepangkatan merupakan menu yang menampilkan Riwayat Kepangkatan

Golongan dan Ruang pegawai yang bersangkutan, pada menu ini disediakan 3 tombol aksi
untuk bukti file, yaitu tombol unggah, lihat dan hapus.

Gambar menu upload dokumen pegawai (user) aplikasi Simardi

Tombol tambah/ unggah akan menampilkan untuk memilih dokumen yang ingin di
upload, file yang dapat di upload hanya berupa file dengan format pdf dan ukuran maksimal
file yaitu 1MB.

13 | M a n u a l B o o k S i s t e m I n f o r m a s i M a n a j e m e n A r s i p D i g i t a l
 Gambar menu lihat dokumen pegawai (user) aplikasi Simardi

Tombol mata/ lihat akan menampilkan dokumen yang telah diupload, pada menu ini
ada pilihan untuk putar dokumen, download dokumen, cetak dokumen serta ada tombol
zoom in dan zoom out dokumen dan tombol kembali untuk kembali ke halaman sebelumnya.

Gambar tombol hapus dokumen pegawai (user) aplikasi Simardi

Tombol kotak sampah/ hapus merupakan tombol untuk menghapus dokumen yang
telah di unggah apabila terjadi kesalahan saat melakukan proses unggah, tombol ini akan
menghapus dokumen dari database dan dari direktori penyimpanan dokumen.

14 | M a n u a l B o o k S i s t e m I n f o r m a s i M a n a j e m e n A r s i p D i g i t a l
 Gambar menu riwayat jabatan pegawai (user) aplikasi Simardi

Menu Jabatan merupakan menu yang menampilkan Riwayat Jabatan pegawai yang
bersangkutan, pada menu ini disediakan 3 tombol aksi untuk bukti file, yaitu tombol
unggah, lihat dan hapus. Untuk kegunaan tombol aksi sama dengan penjelasan tombol aksi
di menu kepangkatan dan golongan.

Hampir seluruh menu yang ada memiliki kesamaan konsep, semua data ditarik dari
database dan akan bertambah, bertukar secara otomatis sesuai dengan keadaan yang ada
pada aplikasi Sistem Informasi Manajemen Pegawai (SIMPEG) Kabupaten Pesisir Selatan.
Menu yang berbeda hanya pada Menu Dll, yang mana pada menu ini operator harus
mengentri nama dokumen tambahan yang belum terdaftar di aplikasi SIMPEG, dokumen
tersebut diantaranya seperti : Kartu Taspen, Kartu BPJS, Kartu Tanda Penduduk, dan
dokumen lainya yang dirasa perlu untuk dilakukan digitalisasi.

15 | M a n u a l B o o k S i s t e m I n f o r m a s i M a n a j e m e n A r s i p D i g i t a l
 Gambar menu dll pegawai (user) aplikasi Simardi

Menu dll merupakan menu yang menampilkan dokumen tambahan yang jenis
dokumen nya belum terdaftar di aplikasi SIMPEG pegawai yang bersangkutan, pada menu
ini disediakan 1 Tombol Tambah dokumen berfungsi untuk menambahkan jenis dokumen
yang akan di unggah.

Gambar form tambah dokumen pegawai (user) aplikasi Simardi

16 | M a n u a l B o o k S i s t e m I n f o r m a s i M a n a j e m e n A r s i p D i g i t a l
 Gambar form dll setelah penambahan jenis dokumen baru pada aplikasi Simardi

Menu Dll setelah menambah kan 1 jenis dokumen yang ada akan kembali
menyediakan 3 tombol aksi untuk bukti file, yaitu tombol unggah, lihat dan hapus serta 1
buah tombol tambah dokumen untuk penambahan dokumen lainnya. Untuk kegunaan tombol
aksi sama dengan penjelasan tombol aksi di menu kepangkatan dan golongan.

3.6. Menu Login Pegawai

Gambar form login aplikasi Simardi

Untuk pegawai (user) yang akan menggunakan aplikasi SIMARDI, user

menggunakan Nomor Induk Pegawai (NIP) dan password standar yang diberikan oleh

17 | M a n u a l B o o k S i s t e m I n f o r m a s i M a n a j e m e n A r s i p D i g i t a l
 operator, nanti nya untuk login pertama pegawai di haruskan untuk melakukan penukaran
password . setelah login nantinya pegawai akan diarahkan ke dashboard pegawai.

3.7. Beranda Pegawai

Gambar beranda pegawai aplikasi Simardi

Beranda pada akun pegawai akan menampilkan pilihan atau ikon berupa Data Pribadi,
Kepangkatan, Jabatan, Tanda Jasa, dll yang mana setiap ikon akan mengarahkan ke halaman
sesuai dengan pilihan yang ada.

3.8. Menu Pegawai

Gambar kepangkatan pegawai aplikasi Simardi

18 | M a n u a l B o o k S i s t e m I n f o r m a s i M a n a j e m e n A r s i p D i g i t a l
 Menu Kepangkatan merupakan menu yang menampilkan Riwayat Kepangkatan
Golongan dan Ruang pegawai yang bersangkutan, pada menu pegawai ini hanya disediakan 1
tombol aksi untuk bukti file, yaitu tombol lihat.

Gambar menu lihat file pegawai aplikasi Simardi

Tombol mata/ lihat akan menampilkan dokumen yang telah diupload, pada menu ini
ada pilihan umtuk putar dokumen, download dokumen, cetak dokumen serta ada tombol
zoom in dan zoom out dokumen dan tombol kembali untuk kembali ke halaman sebelumnya.

Hampir seluruh Menu pada menu pegawai memiliki kesamaan konsep, semua data
ditarik dari database dan akan bertambah, bertukar secara otomatis sesuai dengan keadaan
yang ada pada aplikasi Sistem Informasi Manajemen Pegawai (SIMPEG) Kabupaten Pesisir
Selatan. Menu yang berbeda hanya pada Menu Dll, yang mana pada menu ini operator harus
mengentri nama dokumen tambahan yang belum terdaftar di aplikasi SIMPEG, dokumen
tersebut diantaranya seperti : Kartu Taspen, Kartu BPJS, Kartu Tanda Penduduk, dan
dokumen lainya yang dirasa perlu untuk dilakukan digitalisasi, dan pada Menu Dll pegawai,
pegawai hanya bisa melihat data yang telah diinput oleh operator.

19 | M a n u a l B o o k S i s t e m I n f o r m a s i M a n a j e m e n A r s i p D i g i t a l