Modul Manajemen Arsip Modern

DIKLAT ADMINISTRASI
PERKANTORAN MODERN
TINGKAT DASAR
MODUL MANAJEMEN ARSIP MODERN
Penulis: C. ANDREY. I. NAPITUPULU.,M.Si
Badan Pengembangan Sumber Daya Manusia

Hukum dan HAM
2014
Hak Cipta Pada : (isi dengan lembaga)

Edisi Tahun (isi dengan tahun)
Badan Pengembangan Sumber Daya Manusia

Jl. Gandul Raya No. 4. Depok 16512
Manajemen Arsip Modern
KATA PENGANTAR
iii
iv
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ..
iii
DAFTAR ISI .
BAB I
PENDAHULUAN ...........................................................................
A. Deskripsi Singkat ....................................................................
B. Hasil Belajar ...........................................................................
C. Indikator Hasil Belajar .............................................................
D. Pokok Bahasan .......................................................................
E. Manfaat ..................................................................................
TATA NASKAH DINAS ................................................................
A. Asas dan Tujuan Pengurusan Surat .......................................
B. Prosedur Pengurusan Surat ....................................................
11
C. Latihan ..................................................................................
23
D. Rangkuman .............................................................................
24
BAB III PENGERTIAN DAN JENIS ARSIP................................................
25
A. Pengertian Arsip dan Tipologi Arsip ........................................
25
B. Signifikansi dan Fungsi Arsip Dinamis ....................................
27
C. Sistem Arsip ..........................................................................
29
D. Latihan ...................................................................................
31
E. Rangkuman .............................................................................
32
BAB IV PENATAAN BERKAS (FILING) ..................................................
33
A. Organisasi dan Filing...............................................................
33
B. Penataan Berkas (Filing) ........................................................
34
C. Peralatan Filing .......................................................................
43
D. Penyimpanan (filing) dan Temu Balik Arsip ............................
47
E. Latihan ..................................................................................
50
F. Rangkuman ............................................................................
50
PENGAMANAN DAN PEMELIHARAAN ARSIP VITAL ..............
52
A. Pengertian Arsip Vital ............................................................
53
B. Identifikasi Arsip Vital ............................................................
53
BAB II
BAB V
C. Bencana Alam dan Bencana Disebabkan oleh Manusia .......
55
D. Pemeiiharaan Arsip Vital .........................................................
56
E. Metode Perlindungan ..............................................................
58
F. Perlengkapan Tempat Penyimpanan Arsip Vital .....................
59
G. Pencegahan terhadap Bencana ..............................................
60
H. Latihan ...................................................................................
61
I.
Ringkasan .............................................................................
62
BAB VI PENYUSUTAN ARSIP ..................................................................
63
A. Konsep Penyusutan Arsip ......................................................
63
B. Jadwal Retensi dan Inventarisasi Arsip ..................................
65
C. Penilaian dan Nilai Guna Arsip ................................................
66
D. Penetapan Jangka Simpan ....................................................
67
E. Latihan ...................................................................................
67
F. Rangkuman ............................................................................
68
BAB V ARSIP ELEKTRONIK

..
A. Pengertian Arsip Elektronik .....................................................
69
69
B. Jenis Arsip Elektronik ..............................................................
71
C. Mengelola Arsip Elektronik.. ..
74
D. Pengantar Tata Naskah Dinas Elektronik................................
76
E. Latihan .
77
F. Rangkuman ... .
78
Daftar Pustaka...
79
vi
vii
BAB I
PENDAHULUAN
A. Deskripsi Singkat
Ketatalaksanaan pemerintah merupakan pengaturan cara melaksanakan
tugas danfungsi berbagai bidang kegiatan pemerintahan dan
pembangunan di lingkunganinstansi pemerintah, seperti sekretariat
lembaga tinggi negara, kementerian, danlembaga pemerintah
nondepartemen serta lembaga pemerintah lainnya di pusatdan daerah
khususnya di lingkungan Kementerian Hukum dan HAM.
Salah satu komponen penting dalam ketatalaksanaan pemeritnah
adalahUndang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, Ruang
lingkup administrasi umum berdasarkan surat Menteri Pendayagunaan
Aparatur Negara Nomor 80 Tahun 2012 tentang Pedoman Tata Naskah
Dinas Instansi Pemerintah. Juga terdapat dalam Permenkumham NOMOR
: 5 tahun 2012 meliputi jenis dan format, penyusunan naskah dinas, tata
surat dinas, penggunaan lambing Negara, logo dan cap dinas dan
perubahan, pencabutan, pembatalan dan ralat naskah dinas. Kedua,
Permenkumham Nomor 6 Tahun 2012 tentang Pola Klasifikasi Arsip,
meliputi Kode unit Utama, Kode Unit Kerjas, Kode Unit Kerja Kantor
Wilayah, Kode masalah fasilitatif, Kode masalah substantive, Masalah
Fasilitatif dan Masalah Substantif. Dalam hal teknis pelaksanaan Tata
Naskah Dinas Elektronik terdapat pada buku panduan TNDE Kemkumham
RI Tahun 2013 yangberisi tampilan awal TNDE, Tampilan Beranda dan
Link Kerja, Prosedur Penerimaan Surat Dinas, Dasar-dasar
Pengklasifikasian penomoran surat, contoh pembuatan naskah surat dinas
dan Fitur Pencarian.
Pada masa sekarang ini, informasi telah menjadi kebutuhan mutlak bagi
setiaporganisasi, baik itu organisasi pemerintah pusat, daerah maupun
bisnis.Keseluruhan organisiasi pada dasarnya membutuhkan informasi.
Informasimenjadi bagian sangat penting untuk mendukung proses kerja
administratif danpelaksnanaan fungsi-fungsi manajemen birokrasi dalam
menghadapi perubahansituasi dan kondisi yang berkembang dengan
cepat.
Menurut Schwartz dan Hemon (1993), informasi pada saat sekarang
merupakansumber ekonomi yang memiliki nilai dan biaya produksi (value
and a cost ofproduction).Nilai ekonomi dapat dilihat dari semakin
komersialnya informasi,sehingga mempunyai nilai signifikan dan memberi
peluang untuk dapatdiperjualbelikan.Di samping itu, proses pengolahan
yang tepat, dan penemuankembali informasi dengan cepat, akurat dan
lengkap memiliki kuantitatif yangdapat dikukur secara ekonomi.
Arsip (records) sebagai salah satu sumber informasi terekam

(recordedinformation) memiliki multi fungsi yang sangat penting untuk
menunjang proseskegiatan administrasi negara dan manajemen, arsip
akan terus tumbuh danberkembang secara akumulatif, sesuai dengan
semakin kompleksnya fungsi dantugas organisasi. Masalah yang
kemudian timbul dari kondisi dan keadaan iniadalah semakin
menumpuknya arsip-arsip secara tidak terkontrol. Arsip-arsipcenderung
diabaikan cara pengelolaannya, karena dipandang tidak perlu disimpandi
dalam suatu sistem. Akibatnya, apabila organisasi membutuhkan
informasi arsipuntuk kebutuhan pelaksanaan tugas ataupun untuk
pengambilan keputusan(decision making), arsip jadi sulit atau memerlukan
waktu relatif lama untukmenemukan kembali (retrival).Dalam konteks
inilah sesungguhnya arsip sebagaisalah satu sumber informasi
membutuhkan suatu sistem pengelolaan(management) yang tepat,
sehingga dapat menciptakan efektifitas, efisiensi danproduktivitas bagi
organisiasi.Untuk itu, diperlukan suatu Manajemen kearsipan.
SuratMenteri Pendayagunaan Aparatur Negara Republik Indonesia
Nomor36/M.PAN/02/2002, tanggal 8 Februari 2002, tentang Tata Laksana
AdministrasiUmum di Lingkungan Aparatur Negara, menegaskan bahwa
dalam rangkamenunjang kelancaran penyelenggaraan tugas umum
pemerintahan danpembangunan secara berdayaguna dan berhasilguna,
serta kelancaran komunikasitertulis antarinstansi pemerintah, maka
ditetapkan Pokok-pokok Materi TataLaksana Administrasi Umum di
Lingkungan aparatur Negara. Pada butir 4menyatakan bahwa Manajemen
kearsipan adalah pengelolaan naskah/catatan yang dibuatdan diterima
dalam bentuk corak apapun oleh Aparatur Negara dalam
pelaksanaankegiatan administrasi, bukti transaksi, serta penyelenggaraan
kehidupan bangsadan negara. Surat Mmenpan tersebut mengimperasikan
bahwa pengololaan arsip(arsip dinamis aktif, arsip dinamis inaktif, arsip
statis) di lingkungnan InstansiPemerintah, baik pusat maupun daerah,
Lembaga Tertinggi/Tinggi Negara, danlembaga negara lainnya mengacu
pada peraturan perundang-undangan yangberlaku.
Selama ini, penyelenggaraan manajemen kearsipan, di lingkungan
instansi pemerintahbaik di pusat maupun di daerah kurang ditata dengan
baik dan benar.Keterpaduanmanajemen kearsipan di berbagai instansi
pemerintah sangat diperlukan, dalammenyelenggarakan tugas umum
pemerintahan
dan
pembangunan
secaraberdayaguna
dan
berhasilguna.Untuk itu, mengingat pentingnya peranan arsipuntuk
meningkatkan kapasitas jabatan fungsional umum, dalam angka
C. Andrey. I. Napitupulu.,M.Si
peningkatan efisiensi danperwujudan administrasi penyelenggaraan

pemerintahan dan pembangunan, sertapelayanan publik inilah yang
menjadi dasar pertimbangan diselenggarakannya.
B. Deskripsi Singkat
Diklat manajemen perkantoran modern ditujukan bagi jabatan fungsional
umum, khususnya mata Diklat Manajemen arsip modern ini, dimaksudkan
untuk meningkatkan pengetahuan, keterampilan, dansikap para jabatan
fungsional umum tentang manajemen kearsipan modern, yang ruang
lingkupnyaterdiri atas pengurusan surat baik surat masuk mapun surat
keluar; pengertian,tipologi dan fungsi arsip, penataan arsip (filing),
pengamanan dan pemeliharaan,sera penyusutan arsip.
C. Hasil Belajar
Setelah mempelajari Modul Manajemen kearsipan modern ini, peserta
diharapkan mampu untukmenata arsip sesuai peraturan perundangan
yang berlaku.
D. Indikator Hasil Belajar
Setelah pembelajaran selesai, peserta dapat:
1. Mengurus atau menangani surat masuk maupun surat keluar
2. Menjelaskan pengertian arsip, tipologi, dan fungsi arsip dinamis, dan
siklusarsip.
3. Menjelaskan hubungan antara organisasi dan filing;
4. Menjelaskan bebagai macam sistem filing,
5. Melaksanakan prosedur filing,
6. Menjelaskan serta menggunakan peralatan filing,
7. Mem-file dan temu balik arsip secara efisien dan efektip,
8. Mengamankan dan memelihara arsip
9. Menyusutkan arsip
E. Pokok Bahasan
Setelah mempelajari Manajemen kearsipan ini, peserta diharapkan dapat:
1. Proses surat masuk maupun keluar ; dan siklus (daur hidup) arsip;
2. Pengertian arsip, tipologi, dan fungsi arsip dinamis, dan siklus arsip.
3. Hubungan antara organisasi dan filing;
4. Bebagai macam sistem filing,
5. Prosedur filing,
6. Peralatan filing dan penggunaannya
7. Mem-file dan temu balik arsip secara efisien dan efektip,
8. Penangamanan dan pemeliharaan arsip,
9. Penyusutan arsip
F. Manfaat
Peserta diklat dan pembaca dapat memperoleh pengetahuan
mengenai manajemen arsip modern dan pengenalan tentang arsip
elektronik,
BAB II
TATA NASKAH DINAS
Setelah Anda mempelajari pengertian tata naskah dinas instansi

pemerintah, Anda diharapkan dapat : menjelaskan pengertian tata naskah
dinas instansi pemerintah dan pengurusan surat, menjelaskan tujuan
pengurusan surat, permasalahandalam pengurusan surat, pertimbangan
asas dalam pengurusan surat, dan menjelaskanprosedur pengurusan surat
masuk dan surat keluar
Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi

RI Nomor 80 Tahun 2012 tentang Pedoman Umum Tata Naskah
Dinasdisebutkan bahwayang disebut dengan surat dinas adalah sebagai acuan
penyelenggaraan tata naskah dinas pada instansi pemerintahdengan tujuan
menciptakan kelancaran komunikasi tulis yang efektif dan efisien dalam
penyelenggaraan pemerintahan.Tata Naskah Dinas Instansi Pemerintah
mempunyai sasaran tercapainya kesamaan pengertian dan pemahaman dalam
penyelenggaraan tata naskah dinas di seluruh instansi pemerintah; terwujudnya
keterpaduan penyelenggaraan tata naskah dinas dengan
unsur lainnya dalam lingkup administrasi umum;terwujudnya kemudahan dan
kelancaran dalam komunikasi tulis;tercapainya efektivitas dan efisiensi
penyelenggaraan tata naskah dinas;berkurangnya tumpang-tindih dan
pemborosan penyelenggaraan tatanaskah dinas.
A. Asas Tata Naskah Dinas Instansi Pemerintah

Tata Naskah Dinas Instansi Pemerintah ini disusun berdasarkanasas sebagai
berikut.
1. Efektif dan Efisien
Penyelenggaraan tata naskah dinas perlu dilakukan secara efektif danefisien
dalam penulisan, penggunaan ruang atau lembar naskah dinas,spesifikasi
informasi, serta dalam penggunaan bahasa Indonesia yangbaik, benar, dan
lugas.
2. Pembakuan
Naskah dinas diproses dan disusun menurut tata cara dan bentuk yangtelah
dibakukan.
3. Pertanggungjawaban
Penyelenggaraan tata naskah dinas dapat dipertanggungjawabkan darisegi
isi, format, prosedur, kewenangan, dan keabsahan.
4. Keterkaitan
Kegiatan penyelenggaraan tata naskah dinas dilakukan dalam satukesatuan
sistem administrasi umum.
5. Kecepatan dan Ketepatan
Naskah dinas harus dapat diselesaikan secara cepat, tepat waktu, dantepat
sasaran dalam redaksional, prosedural, dan distribusi.
6. Keamanan
Tata naskah dinas harus aman dalam penyusunan, klasifikasi,penyampaian
kepada yang berhak, pemberkasan, kearsipan, dandistribusi.
Tata Naskah Dinas Instansi Pemerintah Mempunyai Ruang lingkup meliputi
pengaturan tentang jenis dan format naskah dinas; penyusunannaskah
dinas; pengurusan naskah dinas korespondensi; pejabat penanda
Pengertian umum dalam tata naskah dinas antara lain.
1. Administrasi umum adalah rangkaian kegiatan administrasi yangmeliputi
tata
naskah
dinas,
penamaan
lembaga,
singkatan
dan
akronim,kearsipan, serta tata ruang perkantoran.
2. Naskah dinas adalah komunikasi tulis sebagai alat komunikasikedinasan
yang dibuat dan/atau dikeluarkan oleh pejabat yangberwenang di
lingkungan instansi pemerintah dalam rangkapenyelenggaraan tugas
pemerintahan.
3. Tata naskah dinas adalah penyelenggaraan komunikasi tulis
yangmeliputi
pengaturan
jenis,
format,
penyiapan,
pengamanan,pengabsahan, distribusi dan penyimpanan naskah dinas,
serta mediayang digunakan dalam komunikasi kedinasan.
4. Format adalah susunan dan bentuk naskah yang menggambarkan
tataletak dan redaksional, serta penggunaan lambang negara, logo, dan
capdinas.
5. Penanda
tangan
naskah
dinas
adalah
pejabat
yang
menandatanganinaskah dinas sesuai dengan tugas dan tanggung jawab
kedinasan padajabatannya.
6. Instansi
pemerintah
adalah
kementerian,
lembaga
pemerintahnonkementerian, sekretariat lembaga negara, lembaga
setingkat menteridan lembaga lain, lembaga nonstruktural, serta
pemerintah provinsi dankabupaten/kota.
7. Lambang Negara adalah Garuda Pancasila dengan semboyan
BhinnekaTunggal Ika.
8. Logo
adalah
gambar
dan/atau
huruf
sebagai
identitas
instansipemerintah.
Jenis naskah dinas terdiri atas dua macam, yaitu naskah dinas arahan dan
naskah dinas korespondensi. Kedua jenis naskah dinas tersebut dijelaskan
sebagai berikut.
A. Naskah Dinas ArahanNaskah dinas arahan merupakan naskah
dinas yang memuatkebijakan pokok atau kebijakan pelaksanaan
yang harus dipedomani dandilaksanakan dalam penyelenggaraan
tugas dan kegiatan setiap instansipemerintah yang berupa produk
hukum yang bersifat pengaturan,penetapan, dan penugasan.
B. Naskah Dinas PengaturanNaskah dinas yang bersifat pengaturan

terdiri atas peraturan, pedoman,petunjuk pelaksanaan, Standar
Operasional Prosedur (SOP), dan suratedaran.
a. PeraturanKetentuan lebih lanjut tentang pengertian,
kewenangan, format, dantata cara penulisan peraturan diatur
dengan peraturan perundangundangan.
b. Pedoman
1) Pengertian
Pedoman adalah naskah dinas yang memuat acuan yang
bersifatumum di lingkungan instansi pemerintah yang
perlu dijabarkanke dalam petunjuk operasional dan
penerapannya
disesuaikandengan
karakteristik
instansi/organisasi yang bersangkutan.
2) Wewenang Penetapan dan Penandatanganan Pedoman
dibuat dalam rangka menindaklanjuti kebijakan yanglebih
tinggi
dan
pengabsahannya
ditetapkan
dengan
peraturanpejabat yang berwenang.
1. Pengorganisasian dalam pengurusan surat
Agar kegiatan pengurusan surat dapat berjalan efektif dan efisien, perlu
diatursistem pengendalian yang tepat. Untuk itu, mengingat bahwa
pada dasarnyakegiatan pengurusan surat tidak dapat sama
dilaksanakan pada semua instansi,ada beberapa asas pengurusan
surat yang dapat dipertimbangkan untukditerapkan pada organisasi
yang bersangkutan. Penentuan asas tersebut, tentusaja harus
mempertimbangkan hal-hal sebagai berikut :
a. Ruang lingkup dan fungsi organisasi yang bersangkutan
b. Beban kerja serta volume surat
c. Jumlah pegawai
d. Bangunan fisik (satu atap/terpencar)
Yang dimaksud dengan asas pengurusan surat adalah penentuan
kebijakanpengorganisasian kegiatan pengurusan surat secara baku
pada suatu instansi.Pada prinsipnya, ada dua asas dalam
pengendalian surat, yaitu :
a.
Asas Sentralisasi
Yaitu apabila pengendalian kegiatan pengurusan surat, baik surat
masukmaupun
surat
keluar,
sepenuhnya
dibebankan
dandipertanggungjawabkan secara terpusat pada suatu unit
organisasi.
Keuntungan dari asas ini adalah :
1) Dimungkinkan adanya keseragaman sistem dan prosedur
sertaperalatannya;
2) Pengendalian terhadap pelaksanaannya lebih mudah karena

kegiatanpengurusan surat dilaksanakan serta diawasi oleh
satu unit kerja.
Dengan asas sentralisasi ini maka :
1) Penerimaan dan pengiriman surat, penggolongan serta
pengendaliandan
penyimpanan
surat
dilaksanakan
sepenuhnya oleh unitkearsipan;
2) Surat masuk yang diterima oleh unit pengolah harus
disampaikanterlebih dahulu kepada unit kearsipan dan baru
boleh diterima olehunit pengolah setelah dilakukan pencatatan
oleh unit kearsipansesuai dengan tugasnya;
3) Penggunaan sarana pencatatan surat lebih efisien, baik kartu
kendalimaupun lembar pengantar karena cukup dengan
rangkap dua.
Pengendalian surat dengan asas sentralisasi hanya akan tepat
apabiladilaksanakan oleh suatu organisasi yang lingkup kerjanya
sempit danunit-unit kerjanya ada pada satu lokasi (satu atap), dan
volume suratnyarelatif kecil. Mengapa?karena kecenderungan
bahwa organisasi kecilmemiliki struktur organisasi yang
sederhana, jumlah pegawainya sedikit,serta volume suratnya
sedikit. Organisasi semacam ini cocok untukmenerapkan asas
sentralisasi dalam pengendalian surat-suratnya.
Organisasi yang ruang lingkupnya luas, dan struktur
organisasinyakompleks, asas tersebut kurang tepat untuk
diterapkan. Penerapan asassentralisasi pada organisasi yang
besar akan menimbulkan berbagaimasalah, di antaranya adalah
surat akan lambat sampai ke unit kerja sertakesulitan dalam
pengendalian pekerjaan.
b.
Asas Desentralisasi
Asas desentraliasi yaitu apabila pengendalian kegiatan
pengurusan surat,baik surat masuk, maupun surat keluar
sepenuhnya dilaksanakan olehmasing-masing unit kerja dalam
suatu organisasi. Masing-masing unitkerja dalam organisasi
melaksanakan
dan
mempertanggungjawabkanpengelolaan
suratnya masing-masing, dari penerimaan, pencatatansampai
dengan
pengiriman
surat
keluar.
Asas
desentralisasi
dapatdilaksanakan pada instansi yang mempunyai ruang lingkup
dan volumekerja yang besar.
Dengan asas desentralisasi ini, maka:
1) Pengelolaan,
pengarahan
dan
pengendalian
surat
dilaksanakansepenuhnya oleh unit pengolah;
2) Fungsi dan wewenang unit kearsipan terbatas pada
penerimaan danpengiriman surat keluar dan pengelolaan,
serta penyimpanan arsipinaktif;
3) Penggunaan sarana pencatatan surat, baik kartu kendali
maupunlembar pengantar surat, cukup dengan rangkap dua.
Keuntungan dari diterapkannya asas ini adalah, penyampaian
surat kemeja-meja kerja semakin cepat, dan kecepatan
pemrosesan surat jugaakan semakin meningkat. Kekurangan dari
asas ini adalah kemungkinanterjadinya ketidak seragaman sistem
dan prosedur, termasukperalatannya, akan semakin besar.
Dengan demikian, asas desentralisasi hanya akan dapat berjalan
secarabaik, apabila terdapat satu kebijakan pengelolaan surat
yang tunggal.Dengan cara demikian, keseragaman dapat
diusahakan/
dimungkinkandengan
pengawasan
yang
dilaksanakan secara terpusat. Untukmelaksanakan hal tersebut,
perlu
adanya
unit
kerja
yang
diberi
tugasuntuk
melaksanakannya.Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa
untuk menetapkan asaskebijakaan tersebut sangat bergantung
pada kondisi dan karakteristikorganisasi yang bersangkutan.
Faktor-faktor yang harus dipertimbangkandalam pemilihan asas ini
adalah :
1) Besar kecilnya rentang tugas organisasi yang bersangkutan;
2) Kompleksitas tugas dan fungsi organisasi;
3) Lokasi gedung kantor, satu atap atau terpencar;
4) Jumlah pegawai yang ada dalam suatu organisasi;
5) Jumlah surat yang dikelola.
Karena kedua asas tersebut memiliki kelebihan dan
kekurangannyamasing-masing, maka sebuah organisasi yang
besar dapat menerapkanasas desentralisasi terkendali. Asas ini
merupakan gabungan dari asassentralisasi dan desentralisasi, di
mana masing-masing unit kerja dapatmelaksanakan pengurusan
suratnya sendiri-sendiri, namunpengendaliannya dilakukan secara
terpusat. Dengan cara demikian,sungguh pun masing-masing unit
kerja melaksanakan pengurusansuratnya sendiri, namun masih
dimungkinkan adanya keseragamanprosedur dan tata kerja, serta
lebih mudah dalam pengendalian danpembinaannya.
10
2. Prosedur Kerja dan Tata Kerja

Sesuai dengan tujuan pengurusan surat, yaitu agar surat sampai ke
alamatyang dituju dengan cepat, tepat dan aman, maka harus dibuat
suatu rencanaprosedur kerja yang baku, sehingga apabila terjadi
pergantian pimpinan ataustaf, tidak terjadi perubahan prosedur dalam
pengurusan surat.Untuk menyusun prosedur kerja yang baik, perlu
dipertimbangkan beberapafaktor sebagai berikut :
a.
Pengelompokan surat
Merupakan cara seleksi surat guna memperoleh surat-surat
penting sajayang perlu dicatat dan dikendalikan. Surat yang
bersifat rutin hanyasekedar untuk diketahui, tidak perlu dicatat
b. Pencatatan surat
Maksud dilakukan pencatatan surat adalah dalam rangka
pengendalianinformasi. Dengan demikian, surat yang perlu dicatat
adalah surat yangdikategorikan sebagai surat penting saja,
sedangkan surat yanginformasinya tidak penting dan bersifat rutin,
tidak perlu dicatat. Halyang demikian dengan pertimbangan
bahwa surat yang informasinyatidak penting, jika terlambat atau
hilang tidak akan mengganggu aktivitasorganisasi. Dengan cara
demikian, efisiensi dapat dicapai.
c.
Penanganan surat keluar
Di muka telah diuraikan, bahwa pemilihan asas pengurusan surat
dapatdilakukan dengan mempertimbangkan kondisi dan
karakteristik masing-masingorganisasi.
Dengan pertimbangan bahwa jumlah surat keluar relatif banyak,
makasuatu organisasi besar dapat juga menerapkan asas
desentralisasi dalampengelolaan dan pencatatan surat keluarnya.
Dengan demikian,pencatatan surat keluar dan penyiapan
kelengkapan lain, dapat dilakukanoleh masing-masing unit kerja
sedang untuk pengiriman dapat dilakukanbersama-sama (satu
pintu). Dengan asas desentralisasi dalam pengelolaansurat
keluar, suatu organisasi yang besar dengan volume surat
keluaryang relatif banyak, dapat mengurangi kemungkinan
terjadiketerlambatan dalam pemrosesannya.
Dalam pengurusan surat keluar, penyiapan kelengkapan seperti
misalnya: penggunaan sampul, penggunaan stempel, wewenang
penandatanganandan sebagainya dilakukan sesuai dengan
standar Tata Persuratan Dinas(Correspondence Management)
d. Pendisposisian
Adakalanya, sebuah surat harus disampaikan kepada lebih d satu
unitkerja atau pejabat. Dalam keadaan demikian, perlu
dipertimbangkanprosedur pendisposisian yang akan digunakan.
11
Apakah semua suratbeserta disposisi perlu difotokopi atau tidak.

Pertimbangan
yangdemikian
perlu
dilakukan
mengingat
penggandaan melalui fotokopi akanberakibat bertambahnya
duplikasi serta kurang terjaminnya keamananinformasi yang
terdapat dalam surat tersebut.
3. Pedoman Kerja
Agar semua yang diuraikan tersebut di atas dapat terlaksana dengan
baik,maka suatu organisasi memerlukan suatu pedoman kerja yang di
dalamnyamemuat penjelasan mengenai prosedur kerja dan tata kerja
yang diterapkanpada instansi/ organisasi tersebut.
Pedoman kerja tersebut akan memuat hal-hal sebagai berikut :
a.
Kebijaksanaan pengurusan surat yang berlaku bagi organisasi
Penjelasanyang lengkap dan tererinci, mengenai asas
pengorganisasian, prosedurkerja dan tata kerja.
b.
Tugas dan tanggung jawab pengorganisasain suratSesuai dengan
asas yang telah ditetapkan untuk dipergunakan padaorganisasi
yang bersangkutan, maka tanggung jawab pengorganisasiandan
tanggung jawab dan tugas dari unit kerja harus jelas.
Keterangan yang terperinci mengenai prosedur pengurusan
surat,termasuk didalamnya mengenai tata cara pencatatan,
pengarahan dansebagainya.
4. Sumber Daya Manusia
Peningkatan kualitas Sumber Daya Manusia dalam upaya
meningkatkankemampuan
kerja
dapat
dilakukan
dengan
mengikutsertakan
pegawai
yangbertugas
dalam
Diklat-diklat
Kerasipan.Hal ini perlu dilakukan untukmendudkung efektifitas dan
keberhasilan pekerjaan.
B. Prosedur Pengurusan Surat
1. Prosedur Surat Masuk
Sebelumnya telah dibahas bahwa tujuan pengurusan surat masuk
adalah agarsurat masuk dapat sampai pada alamat yang dituju dengan
cepat, tepat, amandan lengkap.
Untuk mencapai tujuan tersebut, maka perlu disusun perencanaan
rancangansurat masuk, dengan mempertimbangkan hal-hal sebagai
berikut:
a. Asas yang akan dianut dalam prosedur surat masuk
b. Cara/prosedur apa yang akan diterapkan untuk meningkatkan
efisiensikerja dan penghematan
12
c. Jenis surat-surat apa saja yang harus dikendalikan dan prosedur

apa yangharus ditempuh untuk mengendalikannya
d. Cara apa yang akan ditempuh untuk mengurangi resiko hilangnya
suratketika sedang diproses
Perencanaan yang tepat, khususnya yang berkaitan dengan arus surat
masuk;yang mencakup penetapan penyaluran surat masuk dan
pengarahan suratmasuk pada unit kerja yang tepat, akan mewujudkan
tujuan pengurusan surat.
Untuk
mewujudkan
tujuan
tersebut,
beberapa
prinsip
dasar
dapatdipergunakan sebagai pedoman dalam merencanakan prosedur
pengurusansurat masuk.
Prinsip-prinsip tersebut adalah sebagai berikut :
a. Penerimaan surat masuk
Telah diuraikan pada pembahasan sebelumnya, bahwa pemilihan
asaspengurusan surat harus mempertimbangkan kondisi dan
karateristikorganisasi yang bersangkutan. Hal ini penting dilakukan,
mengingatmasing-masing organisasi memiliki fungsi dan tugas serta
kompleksitasmasing-masing.
Dengan pertimbangan di atas, sebuah organisasi kecil dengan
strukturorganisasi yang sederhana, beban kerja dan volume surat relatif
sedikit,dan pada umumnya hanya memiliki sejumlah kecil pegawai,
bisamenerapkan asas sentralisasi. Dengan pertimbangan yang sama,
sebuahorganisasi besar dapat menerapkan asas desentralisasi dalam
pengelolaansurat masuknya. Hal ini dilakukan mengingat organisasi
yang besar, padaumumnya memiliki beban kerja dan volume surat
yang cukup banyak,serta kemungkinan unit kerjanya juga tidak berada
dalam satu lokasi.
b. Penyampaian surat secara langsung
Yang dimaksud dengan penyampaian surat secara langsung adalah
suratdisampaiakan kepada alamat yang dituju dalam keadaan masih
terutup(belum dibuka lebih dahulu). Surat yang dapat disampaikan
secaralangsung kepada unit-unit kerja tersebut adalah surat yang
tidakmemerlukan pengendalian (pencatatan) dan tidak memerlukan
proseslebih lanjut. Surat-surat semacam ini, bisa dlihat dari sampulnya.
Suratyang dapat digolongkan dalam jenis ini antara lain adalah suratsurat pribadi yang tidak mengatasnamakan jabatan dan surat-surat
rutin. Suratyang bersifat rutin biasanya informasinya sekedar untuk
13
diketahui danresiko keterlambatan penyampaian, atau apabila surat

hilang,
tidakmengganggu
jalannya
organisasi
atau
pribadi
pejabat.Pengecualian dilakukan atas surat yang bersifat terbatas dan
rahasia.Surat jenis ini, disampaikan dalam keadaan tertutup, tetapi
perlupengendalian.
c. Penyampaian surat secara terkendali
Apabila
surat-surat
rutin
dan
surat-surat
pribadi
dapat
disampaikanlangsung kepada alamat yang dituju tanpa perlu
dikendalikan, hal initidak dapat dilakukan terhadap surat-surat yang
informasinya penting ,serta memerlukan tindak lanjut. Surat semacam
ini, misalnya: surat-suratyang menyangkut masalah keuangan, hukum
atau kebijakan organisasiperlu dilakukan pengendalian.
Ada dua jenis surat yang dapat dikendalikan, yaitu :
1) Surat yang langsung disampaikan kepada pimpinanMeskipun tidak
semua surat harus disampaikan kepada pimpinansecara langsung,
namun ada beberapa surat yang harus secaralangsung
disampaikan kepada pimpinan. Surat semacam ini biasanyaadalah
surat-surat yang menyangkut tentang kebijakan dan memilikiresiko
tinggi, serta berpengaruh terhadap pejabat atau organisasi.
2) Surat yang langsung ke unit kerjaSurat yang secara langsung
diserahkan ke unit kerja adalah suratyang informasinya
menyangkut teknik operasional, Surat semacamini diproses oleh
unit kerja sesuai dengan tugas dan fungsinyamasing-masing serta
informasinya disampaikan kepada pimpinandalam keadaan sudah
diolah.
d. Penyampaian surat atas dasar derajat pengiriman dan sifatnya
Berdasarkan pada derajat pengirimannya, surat dapat dibagi dalam
tigakelompok, yaitu : surat biasa, surat yang bersifat segera dan kilat.
SuratSegera dan Kilat harus lebih diutamakan dalam pengirimannya
daripadasurat biasa. Surat yang dikelompokkan rahasia dan
terbatas,pengirimannya dalam kondisi tertutup, dan sesegera mungkin.
e. Pendisposisian Surat
Pendisposisian
dilakukan
oleh
pimpinan
dengan
maksud
memberikanwewenang dan tugas kepada bawahannya sesuai dengan
instruksi yangsimuat di dalamnya.Instruksi dari atasan tersebut dapat
berupa perintahuntuk melaksanakan suatu kegiatan, untuk menjadi
perhatian, dansebagainya.Untuk itu, agar tugas dan wewenang yang
diberikan kepadabawahannya dapat diterima dengan jelas, diperlukan
14
formulir (lembar)disposisi. Tujuan lain adanya lembar disposisi adalah

untuk menjagaagar surat terhindar dari corat-coret.
Surat yang memerlukan koordinasi dengan unit kerja lain tidak
harusselalu menggunakan lembar disposisi, tetapi cukup dengan
mengkopisurat tersebut, dan memberikan stempel disposisi. Yang
perludiperhatikan dalam pembuatan fotokopi, harus ada pembatasan
jumlahfotokopi, sebab akan terjadi penggandaan yang cukup banyak,
biayafotokopi cukup mahal dan juga kemungkinan kebocoran informasi
akanlebih besar. Contoh Format Lembar Disposisi dapat dilihat pada
halamanselanjutnya.
15
Gambar 2-1. Lembar Disposisi
16
Kolom masalah disisi dengan masalah pokok isi surat sesuaidengan

kode klasifikasiKolom kode diisi dengan kode klasifikasi masalah dari
suratSifat rahasia, penting, biasa diisi dengan tanda cek (v)
sesuaidengan klasifikasi surat.Tanggal/Nomor, diberi tanggal dan
nomor yang terdapat dalamsuratAsal diisi dengan instansi/pengirim
surat.Isi Ringkas diisi sesuai dengan maksud dalam suratKolom tanggal
penyelesaian diisi dengan tanggal yangmerupakan batas waktu
pelaksanaan disposisi.
Lampiran-lampiran dari surat yang didisposisi.Kolom instruksi/informasi
diisi dengan disposisi itu sendiriKolom diteruskan kepada, diisi dengan
nama pejabat (danjabatannya) yang ditugasi melaksanakan
disposisiSelanjutnya, lembar disposisi yang kedua disimpan ke dalam
kotaklembar disposisi sesuai dengan batas waktu penyelesaiannya.
Gambar 2-2. Kotak Lembar Disposisi
f.
Mildex
Untuk menghindari kemungkinan kesalahan dalam menetapkan
arahsurat serta kesalahan dalam penggolongan surat, perlu disusun
Mildex.Mildex merupakan pedoman yang dipakai oleh petugas
untukmenetapkan surat mana yang perlu dikendalikan, surat yang
perluformulir/lembar disposisi, dan sebagainya. Sebuah Mildex
yangsederhana dapat dibuat dengan mencantumkan sebuah daftar
subjek yangdisusun secara abjad. Subjek tersebut akan memberikan
gambaran fungsiunit kerja masing-masing organisasi. Daftar subjek
tersebut sekurangkurangnyaberisi nama subjek, nama unit kerja yang
mengelola sertaperlu atau tidaknya surat tersebut dikendalikan.
17
Contoh Mildex
Dari uraian yang telah disampaikan di atas, maka dapat

disimpulkansecara singkat bahwa Prosedur surat masuk dilakukan
sebagai berikut :
1) Penerimaan surat masuk melalui pos atau kurir
2) Memeriksa kemungkinan surat salah alamat.
3) Menyortir surat. Kegiatan ini dilakukan untuk membedakan
suratdinas dengan bahan penerbitan, majalah, leaflet, dan
sebagainya.
4) Menggolongkan surat menjadi surat tertutup (rahasia,terbatas)
dansurat terbuka (surat yang dapat dibuka).
5) Surat
terbuka
penggolongannya
didasarkan
atas
derajatpengirimannya, seperti kilat, segera, biasa.
2. Prosedur Surat Keluar
Agar surat keluar dapat disampaikan kepada yang dituju dengan cepat,
perludisusun sebuah prosedur surat keluar yang harus dirancang
secara cermat.Untuk keperluan itu, maka perlu dipertimbangkan hal-hal
sebagai berikut
a. Asas yang akan diterapkan
Untuk sebuah organisasi kecil, asas satu pintu yang relatif
lebihsederhana untuk dapat diterapkan. Dengan perrtimbangan
volume suratyang lebih banyak, sebuah organisasi besar sebaiknya
menggunakan asasdesentralisasi untuk menghindari keterlambatan
dalam pengurusan suratkeluar. Untuk mencapai hasil yang
maksimal, perlu diatur kewenanganmasing-masing terminal surat
yang berada di unit kerja maupun terminalpusat.Pembagian tugas
tersebut dapat dilakukan sebagai berikut
1) Terminal surat di unit kerja
2) Menyiapkan surat, yaitu sejak dari konsep sampai surat itu
diketik,pemberian nomor dan tanda tangan
18
3) Pencatatan surat dan penyampulan

4) Terminal Pusat
a) Menerima surat dari unit kerja
b) Memeriksa kelengkapan surat seperti tanggal dan tanda
tangan
c) Menggolongkan surat berdasarkan sifat clan deraja
pengirimannya. Misalnya Surat rahasia, terbatas, biasa,
segera,kilat clan sebagainya.
d) Menstempel surat clan mengirimkannya.
b. Batas waktu dalam menjawab surat
Penetapan batas waktu dalam menjawab surat sangat mebantu
dalamkecepatan proses surat keluar. Unsur-unsur yang terkait
langsung dengankegiatan ini adalah :
1) Keterlibatan unit kerja yang meproses surat.
2) Sifat surat : kilat, biasa
3) Tingkat penting tidaknya informasi yang ada
c. Pendelegasian wewenang
Pendelegasian wewenang penandatanganan surat selayaknya
dilakukanpimpinan kepada bawahannya. Dengan cara demikian
pimpinan tidakperlu menandatangani semua surat keluar. Suratsurat keluar yangbersifat tehnis operasional, penandatanganannya
dapat didelegasikankepada bawahannya. Pimpinan dapat
menandatangani surat-surat yanginformasinya berisi kebijaksanaan
an hal-hal penting lainnya. Dengancara demikian, kesibukan
pimpinan untuk menandatangani surat-suratkeluar dapat dikurangi.
d. Penulisan tanggal surat
Yang harus diperhatikan dalam penulisan tanggal surat adalah
janganmenuliskan
tanggal
surat
lebih
awal
daripada
tanggalpenandatanganannya. Tanggal surat harus ditentukan
sesuai dengantanggal penandatanganannya. Hal ini dimaksudkan,
agar ketika surattersebut sampai kepada alamat yang dituju, waktu
yang ditempuh surattersebut dari saat pengiriman sampai dengan
yang berhak adalah "waktuyang sebenarnya". Cara yang demikian
untuk menghindarikesalahpahaman, bahwa surat tersebut sampai
kepada alamat yang ditujujauh lebih lama daripada waktu yang
seharusnya.
e. Faktor pengamanan
Faktor pengamanan perlu diperhatikan mengingat sering
terjadikebocoran informasi karena kurangnya kehati-hatian
19
petugas. Untukmengatasi masalah tersebut maka pengamanan

surat, sejak daripembuatan kosep sampai pengetikannya harus
diperlakukan denganhati-hati. Perlakuan khusus diperlukan bagi
surat-surat yang bersifatrahasia dan terbatas. Untuk keperluan
tersebut , pimpinan dapatmemproses surat itu sendiri atau
mempercayakan kepada seorang sta`yang dapat dipercaya.
f.
Pengiriman Surat
Dalam merancang pengelolaan surat keluar, pengiriman surat
perlumendapat perhatian yang besar. Masalah- masalah dalam
pengirimansurat yang memerlukan pertimbangan adalah yang
berkaitan denganvolume surat keluar, tenaga yang harus
disediakan dan sarana sertaprasarana yang diperlukan.
Untuk organisasi yang lokasinya satu atap, pengiriman surat
dapatdilakukan secara terpusat. Hal ini akan lebih efisien dan
efektif karena
3. Sarana Dan Prasarana

Dalam kegiatan pengurusan surat ada beberapa sarana yang
digunakan dalampencatatan, yaitu buku agenda, formulir (takah) dan
kartu (kartu kendali).Ketiga bentuk sarana pencatatan ini satu sama lain
ada keuntungan dankerugiannya serta dapat digunakan sesuai dengan
kepentingan instansi yangbersangkutan.
a. Buku Agenda
Buku Agenda adalah suatu daftar yang berisi keluar masuknya
suratsecara urut nomor. Pencatatan yang pertama baik surat
masuk atau punsurat keluar ada di dalam buku ini.
Keuntungan clan kekurangan mengguna~fan buku agenda adalah :
1) Dengan penggunaan buku agenda akan terjadi pencatatan
yangberulang-ulang.
2) Buku agenda sukar untuk dilakukan penataan.
3) Buku agenda tidak dapat membantu da'am penelusuran
lokasipenyimpanan dan penemuan kembali.
4) Buku agenda tidak dapat digunakan untuk instansi yang
volumesurat serta organisasinya besar.
5) Buku agenda dapat digunakan untuk instansi yang volume
surat sertaorganisasinya kecil.
20
b. Formulir (Takah)
Pengurusan surat yang prasarana dan sarananya menggunakan
formulirtakah, adalah bila organisasi tersebut menggunakan sistem
tata naskah(takah) di dalam kegiatan administrasinya. Sistem ini
dipakai oleh MabesTNI.
Sarana takah adalah :
1) Map Takah
Dipakai untuk memberkaskan dan memproses suatu
persoalantertentu. Map takah memiliki dua penjepit naskah. Di
bagian kananuntuk menjepit naskah, sedangkan di bagian kiri
dipakai untuklembar catatan.
2) Buku Indeks Persoalan
Bentuk buku ini adalah semacam pola klasifikasi dan
disusunberdasarkan fungsi-fungsi organisasi, tidak berdaarkan
strukturorganisasi.
3) Buku Takah
Digunakan sebagai tempat untuk mencatat tulisan dinas yang
sedangdiproses dengan takah, baik untuk tulisan dinas yang
masuk maupunkeluar.
4) Lembar Catatan
Dipakai
untuk
mencatat
disposisi,
pengarahan
pimpinan,tanggapan/saran dari staf, mencatat pembicaraan
mengenaipenyetesaian suatu tulisan dinas.
5) Buku Harian Takah
Digunakan untuk membuat catatan harian atas semua takah
yangdibuka,
diedarkan
dan
dikendalikan
oleh
sekretaris/tatausaha/pembuka
takah
serta
tanggal
pengembaliannya. Oleh sebabitu, jumlah buku harian takah
disesuaikan dengan hari kerja yangada
6) Kartu Pemeriksaan Peredaran Takah (KPPT)
Digunakan untuk mencatat dan mengenda(ikan peredaran
takah.
7) Buku Ekspedisi Takah
Dipakai sebagai sarana untuk mengirimkan takah
8) Buku Daftar Pembukaan Takah
Digunakan untuk mencatat pembukaan takah setiap harinya.
9) Sampul Takah Rahasia
Dipakai ssebagai sampul pertama pengiriman takah
rahasia.Selanjutnya sampul takah rahasia dimasukkan lagi
kedalam suatumap, sehingga ciri-ciri rahasia tidak terlihat lagi.
21
Keuntungan dan kekurangan menggunakan

1) Digunakan untuk surat-surat yang mempunyai informasi tinggi
sertaberkesinambungan
2) Terlalu banyak formulir pengendalian yang meliputi buku
takah,lembar pengendalian takah sampai dengan lembar
catatan takah.
c. Kartu Kendali
Sistem kartu kendali diperkenalkan oleh Arsip Nas;onal RI (ANRI)
dan Lembaga Administrasi Negara (LAN). Sarana yang digunakan
adalah :
1) Kartu kendali rangkap 3 (tiga)
Dipakai untuk mencatat surat-surat penting.baik saat masuk
maupunkeluar. Kartu ini berfungsi sebagai pengganti buku
agenda atau kartukorespondensi, pengganti surat yang sedang
diproses di unitpengolah, sehingga ada pengendalian di unit
kearsipan. Kartu
Kendali dapat berfungsi sebagai pengganti buku ekspedisi,
sebagaisarana kontrol untuk unit kearsipan dimana surat
sedang diproses.
Gambar 2-3. Kartu Kendali
Keuntungan dan kekurangan menggunakan kartu kendali

a) Mudah ditata sesuai dengan tipe dan kegunaan
karenabentuknya kecil dan luwes
b) Pemberkasan tidak tergantung pada nomor agenda
22
c)
d)
e)
f)
Mengurangi pencatatan yang berulang-ulang

Membantu dalam penelusuran lokasi penyimpanan surat
Dapat berfungsi sebagai arsip pengganti
Apabila kurang hati-hati, bisa hilang.
2) Lembar Pengantar
Surat biasa dan rahasia dicatat pada lembar pengantar surat
biasa danrahasia rangkap dua, baik untuk surat masuk maupun
surat keluar.
Gambar 2-4 Lembar Pengantar Surat Biasa
Pengurusan surat tertutup (surat rahasia) berbeda dengan

penanganansurat penting terbuka. Surat tertutup harus tetap
tertutup sampai padayang berhak menerimanya. Dengan demikian,
juga tidak meungkinmencatat berdasarkan informasi yang
terkandung di dalam surat. Yangpaling utama ialah agar surat-surat
tertutup
tersebut
penyampaiannyadapat
dipertanggungjawabkanSurat tertutup pad aumumnya surat-surat
rahasia, dan biasanya teridriatasdua sampul (amplop). Yang
pertama ( di luar) tidak terdapat tanda-tandakerahasiannya. Tandatanda tersebut lazimnya terdapapt pada sampulyang kedua
(dalam), yang dibubuhi stempel dengan tulisian Rahasia(RHS)
yang dibubuhkan pada ujung kiri atas sampul dalam.
Pengurusansekanjutnya seperti pdalam pengurusan surat biasa.
23
Contoh Lembar Pengantar Surat Rahasia sebagai berikut:

Gambar 2-5 Lembar Pengantar Surat Rahasia.
C. Latihan
1. Surat dinas adalah informasi kedinasan berupa pemberitahuan,
pernyataan,permintaan, penyampaian naskah dinas atau barang kepada
pihak lain di luarinstansi/ organisasi yang bersangkutan. Pengertian surat
di atas tertuang/terdapat dalam :
a. UU No. 43 Tahun 2009
b. Keputusan Menpan No. 72 Tahun 2013
c. Keputusan Ka. ANRI No. 26 Tahun 2007
d. Peraturan Pemerintah RI No. 34 Tahun 2008
e. Surat Edaran No. SE/01/Tahun 2012
2. Kegiatan-kegiatan dalam pengurusan surat, kecuali :
a. Menerima surat
b. Menyortir surat
c. Menetapkan dan menentukan arah surat
d. Mencatat surat keluar
e. Memberkaskan surat
3. Dalam daur hidup arsip pengurusan surat termasuk mengelola :
a. Penciptaan (Creation)
b. Penggunaan dan Pemeliharaan (Maintenance & Use)
c. Penyusutan (Disposal)
d. Referensi
e. a dan b. benar
24
4. Pada umumny,a ada dua asas dalam pengendalian surat, yaitu :

a. Asas Sentralisasi
b. Asas Dekosenralisasi
c. Asas Desen:ralisasi
d. Asas Otomatisasi
e. a dan c. benar
5. Penerimaan. pengarahan, pencatatan serta pengelolaan adalah
merupakankegiatan prosedur pengurusan surat :
a. Surat masuk
b. Surat penting
c. Surat keluar
d. Surat biasa
e. Surat rahasia
D. Rangkuman
1. Surat merupakan pernyataan tertulis dalam berbagai bentuk yang dibuat
olehorganisasi sebagai sarana komunikasi untuk menyampaikan
infomrasikedinasan kepada pihak lain.
2. Surat-surat yang berisi informasi kedinasan ini harus dikelola secara
efektifdan tepat.
3. Pengurusan surat adalah merupakan kegiatan menerima dan
mengirimkansurat masuk dan surat keluar serta juga mengarahkan serta
menyalurkan suratke unit-unit dalam lingkungan suatu organisasi.
4. Asas Sentralisasi yaitu asas pengendalian kegiatan pengurusan surat,
baiksurat masuk maupun surat keluar sepenuhnya dibebankan
dandipertanggungjawabkan secara terpusat pada suatu unit organisasi.
5. Asas Desentralisasi yaitu suatu asas pengendalian pengurusan surat,
baik suratmasuk maupun surat keluar sepenuhnya dilaksanakan oleh
masing-masingunit kerja dalam suatu organisasi.
6. Selain itu, pengurusan surat harus dirancang sedemikian rupa
sehinggamemberi
kemungkinan
untuk
mempercepat
proses
pendistribusian informasi.
Hal yang penting dalam proses ini adalah memperhatikan bobot
informasiyang ada dalam surat dinas, sehingga kegiatan pengurusan surat
juga meliputipengarahan serta menyalurkan surat ke unit-unit kerja dalam
lingkungan suatuorganisasi.
25
BAB III
PENGERTIAN DAN JENIS
ARSIP
Setelah Membacabab ini, peserta diklat dapat
menjelaskan pengertian, tipologi, fungsi arsip dinamis dan
siklus arsip
Penyimpanan informasi dalam (bentuk) arsip sering kurang begitu diperhatikan,

danmenjadi pekerjaan yang kurang menarik di kantor. Padahal, arsip tersebut
fungsinyasangat penting bagi kelancaran kegiatan, karena sebagai bahan bagi
pimpinan dalammelaksanakan fungsinya yaitu perencanaan, pengorganisasian,
penggerakan, danpengawasan.
Hal ini tidak lepas kaitannya dengan peran kantor sebagai unit penunjang
dalam suatuorganisasi, baik organisasi pemerintah maupun swasta, yang
fungsinya mengelolainformasi. Peranannya semakin terasa penting dengan
meningkatnya kebutuhanpenyediaan informasi yang tepat waktu, lengkap,
cepat, dan akurat untuk kepentinganorganisasi tersebut.Hal ini yang menjadi
salah satu sebab perlunya sistem penyediaandan penyimpanan informasi yang
efektif.Sistem penyimpanan dan penyimpananinformasi tersebut disebut pula
filing.
A. Pengertian Arsip dan Tipologi Arsip
Banyak konsep dasar diberikan tentang arsip atau records. Dalam subbab
ini akandikemukakan tiga pendapat tentang pengetian arsip (records) ialh
dari Lundgrendan Lundgren dan Milburn D. Smith III, serta Undang-undang
No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
Baiklah kita bahan terlebih dahulu pengertian arsip menurut Ludgren
danLundgren (1989), dalam bukunya Record Management in The
Computer Age,arsip merupakan buti dari suatu kejadian atau kegiatan yang
direkam dalam bentuknyata atau bersifat tangible , sehingga
memungkinkan untuk ditemukan kembali.
Dari pengertian ini dapat diambil beberapa kesimpulan dasar.Pertama,
arsip itu merupakan bukti (evidence) dari suatu kejadian, tetapi
buktitersebut merupakan bukti bagi lebih dari satu orang. Dengan kata lain,
suatu arsipharus berisi data yang mempunyai arti sesara sosial. Dalam
konteks ini, arsipseringkali diartikan sebagai dasar untuk pegambilan
26
keputusan, pengukuran danpenghitungan.Data yang telah

sehingga lebih bermakna dapat diartikansebagai informasi.
diproses
Kedua, arsip harus disimpan dalam bentuk yang nyata.Tiga bentuk atau
mediasecara umum terdiri atas kertas (paper), film dan media magnetik
(magneticmedia).Arsip berbasis kertas berupa data, gambar atau teks yang
disimpan dalamsesuatu yang tekomposisi kimiawi tanpa melihat ukuran,
warna atau beerat kertas.Arsip film merupakan data, gambar atau teks
yang disimpan dalam film, termasukSetelah Anda mempelajari Bab III ini,
Anda diharapkan dapat menjelaskan pengertian arsip,tipologi, dan fungsi
arsip dinamis, dan siklus arsippula bentuk khusus film, seperti microfilm.
Sementara arsip media magnetic merupakan data, gambar atau teks yang
disimpan dan ditemubalikkan (retrival)melalui penulisan kode secara
magnetik dan khusus berkaitan dengan komputer.
Ketiga, adalah bahwa arsip dapat ditemubalikkan (retrievable).Setiap
bentuk arsipbaikapakah berbasis kertas, film, maupun media magnetik
harus dapatditemubalikkan secara fisik maupun informasinya.Arsip dapat
dibedakan dengannonarsip (nonrecord), karena nonarsip merupakan
keseluruhan informasi dalambentuk yang tidak nyata.Salah satu contoh
nonarsip adalah percakapan biasa.
Nonarsip ini dalam kondisi lingkungan tertentu dapat menjadi arsipMilburn
D. Smith III (1986) memberikan pengertian arsip hampir sama
sepertiLundgren, dia menyatakan bahwa arsip (record) merupakan
keseluruhan bentukinformamsi terekam. Media arsip yang menurut Smith III
dapat berupa kertas,mikrofilm, media magnetik atau disk optic. Pendapat
Smith III ini agak berbedadengan Lundgern dan Lundgern,
mengapa?Karena media optik telah dimasukkansebagai salah satu media
arsip.
Lebih lanjut, Smith III membagi media arsip ke dalam beberapa
kategori.Pertama, arsip-arsip dengan media elektronik (electronic media)
yang meliputidisk magnetik, diskettes, pita magnetik dan disk
optik.Umumnya, mediaelektronik digunakan untuk meyimpan informasi
arsip dalam jenis dan jumlahyang besar.Kedua, media mikrofotografik
(microphotographic media) yangmeliputi mikrofilm atau microfiche dan
computer output microforms (COM).
Media ini digunakan untuk menyimpan informasi yang membutuhkan akses
cepatatau penyimpanan yang sangat lama.Bentuk media yang ketiga,
adalah arsip-arsip dengan basis kertas. Arsip iniUmumnya berbentuk hard-
27
copy seperti memo-memo, surat, kontrak-kontrak danberkas projek.

Keuntungan bentuk ini adalah dapat menyediakan informasi untukreferensi
jangka pendek dan sering digunakan untuk arsip vital (vital records).Bentuk
media terakhir adalah media video dan suara atau biasa dikenal
sebagaiaudio-visual media.Media ini digunakan untuk menyimpan arsiparsip gambarbergerak dan suara seperti kaset, audio kaset, dan video
tape.Kecenderunganterakhir mengarah kea media digital seperti laser disk,
video compact disk (VCD)yang menyimpan arsip-arsip multi data, teks,
gambar, grafik dan suara.
Berdasarkan pada dua pengertian di atas, dapat ditarik kesimpulan bahwa
apapunjenis arsip harus memiliki unsur-unsur (1), arsip merupakan
informasi terekam,(2), memiliki bentuk media yang nyata dalam arti dapat
dilihat dan dibaca, dirabadan didengar, dan yang terakhir (3) arsip memiliki
fungsi dan kegunaan. Kegunaanini dapat merupakan evidence atau
memiliki suatu legalitas tertentu yang dapatdigunakan dalam rangka
menunjang proses pelaksanaan kegiatan administrative dan fungsi-fungsi
manajemen birokrasi pemerintahan dan juga bisnis.
Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Pokok-pokok
Kearsipanmemberikan batasan : Arsip ialah naskah-naskah yang dibuat
dan diterima olehlembaga-lembaga negara dan badan-badan pemerintah,
swasta ataupun perorangandalam bentuk corak apapun dalam keadaan
tunggal maupun kelompok, yangdigunakan untuk kegiatan administrasi
sehari-hari.(Pasal 1 , UU No. 43 Tahun 2009).
Secara lebih sederhana, arsip dapat diartikan sebagai segala bentuk
naskah yangmengandung berbagai macam informasi/fakta yang relevan
bagi organisasi, dandiputuskan untuk disimpan karena kemungkinan ada
kegunaan pada masa yangakan datang.
B. Signifikansi dan Fungsi Arsip Dinamis
Informasi yang terekam pada dasarnya merupakan darah kehidupan
bagiorganisasi (Smith III, 1986).Karena keseluruhan aktivitas di dalam
organisasi,baik itu pemerintahan atau bisnis, membutuhkan informasi.
Tanpa informasisebagai masukan, suatu oorganisasi tidak dapat
beradaptasi dengan lingkungan,maka pada gilirannya organisasi tersebut
akan cenderung menuju ke negativeentrophy atau kematian, atau tidak
akan berfungsi secara optimal.
Di Indonesia, dilihat dari segi fungsinya, arsip sebagai informasi
terekam,mempunyai pengertian peranan yang dapat dibedakan atas dua
28
yaitu arsip dinamisdan arsip statis (Ndang-undang No. 43 Tahun

2009tentang Pokok-pokokKearsipan). Hal ini agak berbeda dengan
pengertian arsip dinamis di Amerikayang disebut sebagai records,
sedangkan arsip statis merupakan pengalihan artidari archives. Arsip
dinamis adalah arsip yang dapat dipergunakan secara langsung di dalam
perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan
danpemerintahan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung di
dalampenyelenggaraan administrasi negara. Sementara itu, arsip statis
tidak lagidipergunakan dalam fungsi-fungsi manajemen organisasi pencipta,
tetapi dapatdimanfaatkan untuk kepentingan pendidikan dan penelitian.
Arsip dinamis, berdasarkan pada kepentingan penggunaannya dapat
dibedakanmenjadi dua, yaitu arsip dinamis aktif (active records) dan inaktif
(inactiverecords).Arsip dinamis aktif merupakan arsip yang secara
langsung dan terusmenerus dibutuhkan dan dipergunakan dalam
penyelenggaraan administrasi.Sedangkan, arsip dinamis inaktif merupakan
arsip-arsip di mana frekuensipenggunaannya untuk penyelenggaraan
administrasi sudah semakin berkurangatau berkurang.
Menurut Betty R. Ricks (1992), suatu arsip dapat dipertimbangkan menjadi
arsipinaktif jika dipergunakan kurang dari 10 kali dalam satu tahun.
Frekuensi
penggunaan ini sebenarnya bergantung pada kebutuhan organisasi
masing-masing.Setiap organisasi dapat memiliki tingkat frekuensi
penggunaan terhadap arsipberbeda-beda meskipun mungkin jenis arsipnya
sama.
Serara umum, setiap organisasi baik itu pemerintahan maupun
perusahaanmemiliki arsip aktif dan inaktif. Persentase kuantitas arsip
dinamis yang disimpanatau dimusnahkan, secara umum terdiri atas:
1. 25% arsip dinamis disimpan dalam bentuk arsip aktif.28
2. 30% arsip disimpan dalam berkas arsip inaktif.
3. 35% arsip dinamis dapat dimusnahkan.
4. Hanya 10% arsip dinamis yang memiliki nilai permanen dan dapat
disimpandi Arsip Nasional sebagai arsip statis.
Kehadiran arsip pada dasarnya karena adanya kegiatan organisasi,
kelompok atauindividu. Tanpa adanya suatu kegiatan atau aktifitas, maka
arsip tidak akantercipta. Arsip dinamis dengan demikian dapat merupakan
informasi keseluruhanproses dalam organisasi. Oleh karenanya arsip
dinamis ini memiliki beberapafungsi yang dapat dimanfaatkan sebagai
sumber informasi bagi organisasi.
29
Fungsiarsip ialah:
1. Mendukung proses pengambilan keputusan
Dalam proses pengambilan keputusan, pimpinan dalam tingkat
manajerialmanapun pasti membutuhkan informasi. Informasi yang
dibutuhkanmerupakan rekaman proses kegiatan yang telah dilakukan.
1nformasi inisesungguhnya berasal dari arsip dinamis.
2. Menunjang proses perencanaan
Perencanaan merupakan suatu proses kegiatan untuk memperkirakan
kondisiyang akan datang yang akan dicapai. Upaya pencapaian ini akan
dilaksanakanmelalui serangkaian kegiatan yang telah ditentukan dalam
rencana-rencana.
Untuk menyusun perencanaan dibutuhkan banyak informasi yang
mendukungperkiraan yang akan dicapai. Informasi ini dapat diperoleh dari
arsip dinamis.
3. Mendukung pengawasan
Dalam melakukan pengawasan, dibutuhkan informasi terekam
tentangrencana yang telah disusun, apa yang telah dilakukan, dan apa
yang belumdilaksanakan. Kesemua ini dapat direkam dalam bentuk arsip
dinamis.
4. Sebagai alat pembuktian
Dalam proses pengadilan, banyak dibutuhkan informasi yang
mendukungpembuktian. Kegiatan di dalam pengadilan itu sendiri akan
banyakmenghasilkan informasi terekam, yang nantinya dapat digunakan
kembalioleh pengadilan. Seluruh informasi ini merupakan arsip dinamis
yang dapatdigunakan dalam proses pembuktian.
5. Memori organisasi/perusahaan
Keseluruhan kegiatan organisasi atau perusahaan, baik itu berupa
transaksi,aktifitas internal organisiasi/perusahaan atau keluaran yang dibuat
olehorganisiasi/perusahaan dapat direkam dalam bentuk arsip dinamis.
Informasiterekam ini nantinya dapat digunakan oleh organisasi/ perusahaan
dalammenjalankan kegiatannya di masa yang akan datang.
6. Arsip untuk kepentingan Politik dan Ekonomi
Kegiatan politik dan ekonomi akan banyak menghasilkan dan
membutuhkaninformasi. Beragam informasi ini dapat diperoleh dari
berbagai sumber, dansalah satunya adalah berasal dari arsip dinamis.
C. Sistem Arsip
1. Tujuan Kearsipan
Tujuan kearsipan ialah menyelamatkan bahan pertangungjawaban
nasionaltentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan
kehidupankebangsaan.
30
Jika dikaitkan dengan tujuan arsip, maka secara umum suatu sistem
kearsipanmempunyai sasaran : Memberikan pelayanan dalam
penyimpanan arsip danmampu menyediakan informasi yang tepat,
lengkap, akurat, relevan, dan tepatwaktu secara efisien.
2. Siklus Hidup Arsip
Untuk mencapai sasaran sistem kearsipan di atas, tidak dapat lepas
kaitannyadengan siklus hidup arsip. Umumnya, setiap jenis arsip akan
melewati siklushidup sebagai berikut:
a.
Tahap Penciptaan
Pada tahap ini, arsip diciptakan/dibuat, kemudian digunakan
sebagaimedia
penyampai
informasi,
sebagai
dasar
perencanaan,pengeorganisaisan,
pengambilan
keputusan,
pengawasan dan lainsebagainya.
Ada dua cara arsip diciptakan. Pertama, diterima dari organisasi
atauseseorang yang berasal luar organisasi.Kedua, dapat
diciptakan secarainternal oleh satu orang atau lebih. Penciptaan
arsip eksternal sepertisurat, laporan, formulir, tidak dalam kontrol
dan kendali suatuorganisasi/perusahaan, karena arsip diciptakan
oleh orang lain. Namundemikian, penciptaan arsip dari dalam
dapat dikontrol dan dikendalikanberdasarkan pada kebutuhan
organisasi/perusahaan
c.
Tahap Pemanfaatan Arsip (Filing)
Pada tahap ini, arsip dapat dikategorikan sebagai arsip dinamis,
yaituarsip yang masih digunakan secara langsung dalam
penyelenggaraanadministrasi
sehari-hari.Selanjutnya,
arsip
dinamis dapat dikategorikanlagi menjadi arsip dinamis aktif, yaitu
arsip yang frekuensipenggunaannya masih sangat tinggi dalam
penyelenggaraan administrasi sehari-hari (terus-menerus).
Sedangkan arsip dinamis inaktif ialah arsip dinamis yang
frekuensi
penggunaannya
sudah
menurun
(jarang)
dalampenyelenggaran administrasi sehari-hari.
d. Tahap penyimpanan dan penemuan kembali
Arsip disimpan untuk tujuan digunakan kembali sewaktuwaktudibutuhkan di kemudian hari.Ingat to file and to find.
e.
Tahap pemindahan
Dalam kurun waktu penyimpanan selembar arsip mungkin saja
arsipdicari dan digunakan secara terus-menerus.Dalam hal ini
arsipdinamakan dinamis aktif.Namun demikian, arsip tidak selalu
secaraterus-menerus digunakan, maka perlu dimusnahkan atau
dipindahkan.Perlu dipertimbangkan pertama, arsip dapat
dipindahkan dari status aktifmenjadi inaktif, tetapi masih dalam
ruang lingkup kantor
31
f.
Tahap pemusnahan
Tahap terakhir dari lingkaran adalah penghapusan. Beraneka
ragam caradapat digunakan untuk menghilangkan arsip, dari yang
sederhana yaitudengan menghancurkan arsip dan melemparkan
ke dalam tempat sampahsampai dengan cara yang kompleks
dengan menggunakan mesin yangmahal.
Gambar 3.1. Siklus Hidup Arsip

Keempat tahap tersebut seyogyanya dilalui oleh setiap jenis
arsip.Jikasalah satu atau beberapa tahap kurang ditangani secara
serius/tidakefektif, maka sistem kearsipan secara keseluruhan
menjadi tidak efektif.Gejala kurang efektifnya sistem kearsipan
dapat dilihat antara lainberupa:
1) Sulitnya mencari kembali arsip pada saat diperlukan;
2) Hilangnya arsip yang penting;
3) Banjir arsip, arsip-arsip yang sama disimpan di
beberpalokasi/tempat penyimpanan, atau arsip yang
sebenarnya sudah tidakberguna tetapi masih disimpan;
4) Ruang kantor tersita untuk tempat penyimpanan arsip.
Dari uraian di atas, dapat disimpulkan bahwa sistem kearsipan
dalampengertian luas tidak dapat lagi diartikan hanya
menyangkut carapenyimpanan arsip, tetapi mencakup hal-hal
mulai dari penciptaan, carapenyimpanan sampai dengan
pemusnahan arsip.
D. Latihan
Petunjuk : Pilihlah salah satu jawaban yang menurut pendapat Anda paling
benardengan cara melingkari huruf a, b, c, atau d.
32
1.
2.
3.
4.
5.
Arsip yang masih digunakan dengan frekuuensi tinggi untuk

kebutuhanperencanaan pengambilan keputusan dan pengawasan
disebut arsip...
a. Aktif
b. Inaktif
c. Vital
d. Statis
Salah satu sifsat arsip dinamis adalah
a. Intangible
b. Tangeble
c. Invisible
d. Imposible
Arsip dapat dibedakan dengan perlustakaan, karena arsip
memilikikarakteristik, kecuali:
a. Bersifat unit
b. Tidak dapat ditemukan di tempat lain
c. Bersifat akumulatif
d. Tercetak
Sekitar 25% keseluruhan arsip yang ada dalam suautu organisasii
merupakanarsip..
a. Aktif
b. Inaktif
c. Yang dapat dimusnahkan
d. Semi aktif
Pada dasarnya, manajemen arsip dinamis merupakan pengelolaan
terhadapkeseluruhan daur hidup arsip yang dapat disederhanakan
dalam tigatahap/fase, yakni..
a. Penciptaaan,dan pendistribusian, penyimpanan dan penyusutan
b. Penciptaan, pendistribusian, penyimpanan dan pemindahan
c. Penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, dan penyusutan
d. Penciptaan, penggunaan dan penyimpnan dan penyusutan
E. Rangkuman
Arsip adalah salah satu sumber informasi terekam, pada dasarnya memiliki
fungsidan kegunaan yang signifikan dalam menunjang kegiatan
administrasi negara danpelaksanaan fungsi-fungsi manajemen.Karena
pentingnya informamsinya, arsipharus dikelola di dalam suatu sistem yang
disebut dengan manajemen arsipdinamis.Manajemen arsip dinamis
merupakan pengelolaan tehadap keseluruhandaur hidup (life cycle) arsip.
33
BAB IV
PENATAAN BERKAS (FILING)
Setelah membaca bab ini peserta diklat diharapkan
mengerti tentang Organisasi dan filing, Penataan berkas,
Peralatan filing dan Penyimpanan filing
A. Organisasi dan Filing

Sangat diperlukan adalah kata yang cermat untuk menggambarkan
fungsifiling
baik
dalam
organisasi
pemerintah
maupun
swasta.Organisasi/perusahaanbanyak mengalami kegagalan, karena
organisasi/perusahaan tersebut tidakmengakui adanya kenyataan tersebut.
Di sisi lain, organisasi/perusahaan banyakdipuji keberhasilannya, karena
menghargai adanya kenyataan bahwa komunikasidan pengambilan
keputusan organisasi/perusahaan yang penting dapat dibuatdengan mudah
dan cepat, sebab informasi yang penting serta merta tersedia padasaat
dibutuhkan.
Banyak kegiatan dalam suatu organisasi/perusahaan tergantung pada
filing.Pentingya filing secara visualisasi dapat digambarkan, yaitu jika
seorang pimpinanyang sangat sibuk, sedang berbicara melalui pesawat
telepon, dan tiba-tibamemerlukan informasi tentang sebuah kontrak yang
datang beberapa hari yanglalu dalam suatu surat. Ia mengingat-ingat
kembali bahwa perjanjian penawaranlebih dari 3 milyard rupiah, tetapi
jumlah yang pasti ada dalam file-nya. Beberapakalimat dilontarkan kepada
sekretarisnya memintanya untuk menemukan surattersebut, sementara ia
melanjutkan terus percakapannya melaui pesawat telepon.
Dapat dibayangkan bagaimana jadinya, jika surat tersebut tidak dapat
ditemukanoleh sekretaris tersebut, paling tidak untuk digunakan selama
percakapan melaluitelepon tersebut.Oleh karena suatu filing yang tepat
merupakan suatu tempat penyimpanan bahanbahandengan aman, maka
filing dapat dianggap sebagai pusat ingatanorganisasi.Dan oleh karena
orang biasanya tidak selalu mungkin mengingatsegala sesuatu tentang
kejadian-kejadian, peristiwa-peristiwa, maka filingmerupakan bagian yang
sangat penting, dan oleh karenanya filing harus disusundengan sempurna
dalam suatu organisasi.
34
Mengingat sangat pentingnya tugas filing dalam suatu organisasi, maka

seorangSekretaris yang berperan sebagai pembantu pimpinan harus
memiliki sifat-sifattertentu agar dalam melaksanakan tugas filing dengan
efisien dan efektif. Sifatsifattersebut anatara lain :ketelitian, kerapihan,
serta menguasi bidangnya.Mengingat hal tersebut, seorang Sekretaris
harus mempunyai pengetahuandasar filing, yaitu di mana dia harus
menyimpan semua catatan, menyiapkansemua catatan setiap kali
diperlukan, serta mengumpulkan atau menyatukan semua
Organisasi dalam segala bentuk dan jenisnya, baik pemerintah, swasta
atau punprofesional, besar atau kecil pasti perlu untuk menyimpan arsip
untuk acuan dimasa yang akan datang. Kenyataan penting mengenai
produk; data statistik,informasi tentang pegawai, pelanggan dan pemasok;
dan tidak terbilang rincianlain harus dengan cepat tersedia melalui prosedur
filing yang sistematis. Arsip iniharus disimpan tidak hanya untuk disimpan
dengan aman, tetapi juga harus dapatditemukan dengan segera.
Pentingnya filing dapat diilustrasikan oleh suatu studi di Amerika Serikat
yangmenunjukkan bahwa 43 persen organisasi/perusahaan yang arsipnya
musnah olehkebakaran atau oleh sebab yang lain, tidak mampu untuk
melakukan kegiatannya.Penyimpnan arsip harus dapat mencegah dari
kehilangan adalah sangat penting,dan merupakan bagian dari proses filing.
Dalam beberapa kasus, arsip memerlukan perlindungan yang khusus
terhadapkebakaran, pencurian, kerusakan, dan terhadap keadaan
cuaca.Namun demikian,dalam semua kasus tersebut, semua arsip yang
disimpan harus dicegah terhadapresiko salah menempatkan.Salah memfile
arsip dapat menyebabkan kerugianorganisasi/ perusahaan beratus-ratus
ribu rupiah.Kesempatan untuk memperolehkeuntungan dapat saja lenyap,
karena arsip tidak dapat ditemukan; penjualanbesar tidak dapat diperoleh
jika spesifikasi yang perlu, dokumen, atau kontraktidak siap sedia.Waktu
terbuang, karena tidak dapat mencari arsip yang disimpansecara tepat
dapat bernilai beratus-ratus ribu rupiah.
B. Penataan Berkas (Filing)
1. Definisi Filing
Filing dapat diberikan definisi sebagai berikut:
Filing adalah proses mengklasifikasi, mengatur, dan menyimpan arsip,
agararsip tersebut dapat secara cepat ditemukan pada saat dibutuhkan.
Kemudian, dapat dikatakan bahwa yang menjadi fungsi dasar
filing:menyimpan arsip dalam suatu tempat yang aman, dan dengan
suatu cara yangmemungkinkan penemuan arsip dengan cepat.
35
Organisasi yang sistematis harus mengkarateristikkan file tersebut.

File tofind, adalah suatu ungkapan klise, yang paling tepat.
Tanpapengorganisasian yang cermat, filing dapat menjadi sesuatu
kegiatanpencarian terhadap sesuatu yang tersembunyi , yang tidak ada
tempat lagidalam dunia organisasi/ perusahaan yang modern.
Pencarian materi yangdisimpan secara tidak baik dan ceroboh dapat
merupakan suatu pemborosanyang jumlahnya dapat mencapai
beratus-ratus juta rupiah.Apa yang lebihbermakna penting bahwa
organisasi/perusahaan dapat berhasil atau gagal,tergantung pada
derajad efisiensi yang dicapai dalam kegiatan filing.
Kegiatan dan perlengkapan filing memang cukup mahal. Untuk
biayamemelihara filing pada tingkat minimal, keputusan yang baik
harus dilakukandalam memilih arsip yang akan disimpan. Tidak semua
harus
di-file,
hanyaarsip
yang
penting
untuk
kegiatan
organisiasi/perusahaan yang efisien. Materiyang akan disimpan dalam
file berasal dari dua sumber : (1) arsip yangberasal dari luar
organisasi/perusahaan, seperti surat masuk, laporan, kontrak,katalog,
pernyataan,
tagiahan;
dan
(2)arsip
yang
berasal
dalamorganisasi/perusahaan, seperti surat keluar, laporan, kontrak,
tagihan dansemacamnya. Materi/bahan dari luar organisasi/perusahaan
biasanya kopiyang asli, arsip tersebut dalam organisasi/perusahaan
biasanya kopikarbon/tembusan atau foto kopi dari yang asli.
2. Kantor dan Filing
Oleh karena arsip sangat penting dalam setiap organisasi/ perusahaan,
arsiptersebut mempunyai pengaruh dengan berbagai macam cara
terhadap kegiatansetiap pegawai dalam organisasi/perusahaan
tersebut. Pekerjaan dalamkantor khususnya berkepentingan dengan
arsip
menciptakannya
dankemudian
menemukan
dan
menggunakannya.
Seorang Sekretaris misalnya, tanpa pemahaman tentang filing dan
sistemfiling akan menemui hambatan yang sangat besar pada dirinya
sendiri. Lebihsering kemudian ia tidak bertanggung jawab dalam
menyimpan file-filepribadi pegawai. Sering ia diminta untuk
menciptakan sistem filing yanglengkap untuk organisasi/perusahaan
atau untuk memahami sistem yangsudah ada.
Saudari Gaharani, berikan saya selembar kopi surat yang kami tulis
kepadaDepartemen Pekerjaan Umum tentang barang-barang marterial
GedungPerpustakaan yang baru., adalah permintaan yang biasanya
diminta dariseorang Sekretaris. Tidak hanya ia diharapkan untuk
36
mengetahui bagaimanauntuk menemukan, tetapi juga diharapkan untuk

menemukannya dengancepat. Tidak ada seorangpun Sekretaris yang
telah menyelesaikan DiklatSekretaris tanpa pengetahuan yang
mendalam tentang prosedur filing, teknik,dan manajemen arsip.
Banyak pegawai dalam suatu organisasi/perusahaan, filing adalah
kegiatanpurna waktu.Karena organisasi/perusahaan tumbuh, fungsi
filing menjadilebih kompleks dan menuntut.File sering disimpan dalam
lokasi sentral,terutama dalam organisasi/perusahaan yang lebih besar,
sebab adakeuntungan-keuntungan tertentu. Dari lokasi sentral ini, arsip
dapat lebihmudah dicari oleh berbagai macam bagian/bidang yang
membutuhkan merekauntuk tujuan referensi/acuan. Pegawai yang
spesialis dalam filing menjadiorang yang penting dalam kegiatan dalam
kantor. Supervisor file, tentu saja.diperlukan untuk mengawasi file
pegawai.
Sebelum Anda mulai dengan belajar sistem filing secara resmi, Anda
telahmulai mengenal konsep dasar filing. Setiap saat Anda mencari
sebuah namadalam Direktori Telepon, atau sering kita kenal dengan
buku telepon, Andasedang memilih informasi dalam suatu buku yang
terorganinisir yangmenerapkan prinsip-prinsip filing. Nama-nama
tersebut diatur secaraalpabetis, dan pengetahuan Anda tentang abjad
membantu Anda untukmenemukan suatu nama yang Anda inginkan.
Buku telepon adalah sebuahcontoh salah satu dari dua konsep dasar
mengatur arsip agar dengan mudahdisimpan berdasarkan nama.
Metode lain berdasarkan pada nomor. Sebuahcontoh adalah suatu
sistem filing di sebuah rumah sakit di mana arsip dimintaberdasarkan
nomor.
3. Sistem Filing
Sebagai kesimpulan, arsip dapat disimpan berdasarkan 1) nama , 2)
angka 3)nama tempat, 4) masalah, 5) kronologis. Namun demikian,
alpabet adalahdasar dari semua sistem filing, bahkan walaupun arsip
disimpan berdasarkannomor.
Ada lima dasar pokok sistem untuk menyelenggarakan filing , yaitu
a.
Sistem Alphabetis
Sistem abjad adalah dasar dari sistem-sistem yang lain.
Dinamakansistem abjad, karena dasar pengaturan arsip
berdasarkan abjad. Arsipdiklasifikasikan berdasarkan nama
perusahaan, nama orang, namainstansi, nama tempat atau nama
barang.
37
Sistem abjad adalah sistem yang tertua, langsung, dan yang

palingbanyak digunakan. Sistem ini langsung, karena tidak
menggunakanrelatif indeks yang digunakan sebagai petunjuk jika
akan menyimpandan menemukan selembar arsip. Manfaat utama
adalah langsung dansederhana, sesederhana kita mengucapkan
a, b, dan c.
Walaupun
ada
kecenderungan
menggunakan
sistem
nomor/angka,karena adanya prosesing melalui komputer, tetapi
jenis-jenis arsipdiklasifikasikan secara abjad , misalnya suratsurat, formulir-formulir,laporan, daftar alamat, arsip kepegawaian,
arsip kesehatan, hal-hal yangberkaitan dengan segi hukum dan
masih banyak lagi yang lain. Melaluisistem abjad, arsip-arsip ini
dapat diberkaskan baik secara tunggalmaupun berkelompok,
sehingga arsip tersebut dapat ditemukan dengancepat bilamana
dibutuhkan.
1) Mengabjadkan
Dengan
tidak
memperhatikan
jenis
arsip,
agar
pelaksanaannyasistem abjad dapat berjalan dengan lancar,
maka harus dibakukanperaturan untuk diikuti oleh setiap
pegawai dalam organisasitersebut. Susunan dalam sistem
penataan berkas berdasarkan abjaddengan mengikuti urutan
huruf latin a sampai z, tetapi dibutuhkanaturan yang standar
dalam menangani berbagai jenis nama, sepertinama orang,
perusahaan,
departemen
dan
lembaga
pemerintahnondepartemen.
Unit adalah setiap bagian nama yang digunakan dalam
mengindeks.Seperti tyang akan diuraikan bahwa mengindeks
ialah memilih judul(caption) di bawah mana arsip akan
diberkaskan.
2) Kata Tangkap (Caption) dan Aturan mengindeksIstilah
mengindeks, yang digunakan dalam filing, mencakup
duakegiatan pertama, memilih kata tangkap (Captions) di
mana arsipharus difile; dan kedua, menentukan urutan yang
sesuai kata-katadalam kata tangkap itu. Jelas, aturan standar
harus diamati olehsetiap siapa saja dalam menyeleksi dan
mengatur kata tangkap.
Jikasetiap orang yang melaksanakan filing membuat sendiri
aturan,mengakibatkan kekacauan; hanya orang yang
melaksanakan benarbenarfiling dapat menemukan arsip
tersebut.
38
Kata tangkap (Caption) adalah suatu nama atau nomor

yangdigunakan untuk mengidentifikasi dokumen /arsip untuk
tujuanFiling, jika ditentukan bahwa suatu surat disimpan
dalam file PTSemen Batu Raja, nama perusahaan adalah kata
tangkap.
Dalam Sistem Abjad, kata tangkap adalah nama-nama orang
danorganisasi, dalam sistem geografis, nama-nama tempat.
Dalamsistem subyek, kata tangkap adalah nama-nama
subyek/masalah,sedangkan sistem kronologis kata tangkap
ialah tanggal.Paling tidak, ada 20 standar aturan mengindeks
yang digunakan.Dalam Bab ini akan dibicarakan beberapa
saya yang dianggappenting.
3) Istilah Mengindeks
Dalam aturan mengindeks menggunkan dua istilah yang Anda
harusmemahami alphabet dan unit.Mengabjad adalah
pengaturan nama-nama sesuai urutan alpabetisdari surat,
Nama Achmad, Chairuddin, dan Damayanti diatur
dalamurutan alpabetis yang benar, karena dalam albabet, A
mendahului C,dan C mendahului D. Darmanto, Dewayanti,
Dimyati diatur dalamurutan alpabetis yang benar; meskipun
huruf yang pertama dalammasing-masing nama adalah sama,
huruf yang kedua, yang berbedadalam masing-masing nama,
adalah urutan alpebetis yang benar,huruf a dalam Darmanto
mendahului e dalam Dewayanti, dan edalam Dewayanti
mendahului i dalam Dimyati. Dan seterusnya,untuk huruf yang
ketiga, keempat, dan kelima .
Masing-masing bagian nama orang atau organisasi
digunakandalam mengindeks adalah suatu unit. Nama
Sondang P. Siagianteridiri dari tiga unit: (1) Sondang; (2)
P.dan (3) Siagian. Namainstansi: Lembaga Administrasi
Negara, tiga unit. PerusahaanBatubara Bukit Asam, empat
unit.
39
b.
Aturan Mengindeks
Urutan Alpabetis
Nama-nama diurutkan abjad dengan membandingkan unit
pertamadalam setiap nama, huruf demi huruf. Unit kedua
dipertimbangkanhanya jika unit pertama sama. Unit yang ketiga
dipertimbangkanhanya jika huruf pertama dan kedua sama, dan
sebagainya.
Nama Orang
Balikkan dan kemudian abjadkan nama-nama orang dalam
urutanini: nama keluarga, marga atau nama akhir , pertama; nama
pertama,dan nama tengah; kedua, kalau ada ;yang ketiga.Contoh
: Lisa Nurena, SE ? Nurena, Lisa, SE
Nama yang menggunakan nama keluarga, marga
Suatu nama yang menggunakan nama keluarga, marga, maka
namamarga sebagai urutan pertama.
Contoh : Risson P. Sihotang ? Sihotang, Risson, P.
Nama Instansi/Perusahaan
Nama perusahaan instansi lembaga yang menggunakan nama
orangdisusun dalam urutan sama seperti pada waktu mengindeks
namaperorangan yang lengkap. Di samping itu ada pula nama
bukannama orang.
Contoh : Adnan Buyung Nasution & Ass ? Nasution,
Adnan,Buyung (&), AssociatesPT. PUSRI Jakarta ? PUSRI,
Jakarta, Perseroan TerbatasMasih banyak aturan yang lain, yang
tidak sempat dibahas di sini,misalnya nama orang yang bergelar,
mempunyai nama suci, wanitayang sudah menikah dan lain
sebagainya.
Sistem Filing Subjek/Perihal
Jika Anda menerapkan sistem lain selain sistem abjad, karena
organisasiAnda melaksanakan kegiatan yang berkenaan dengan
masalah-masalahyang berkenaan dengan organisasi Anda, maka
Anda dapat menerapkanfiling sistem subjek dalam menyimpan
arsip-arsipnya.
Untuk menerapkan sistem subyek ini, Anda harus menentukan
terlebihdahulu masalah-masalah apa yang pada umumnya
dipermasalahkandalam surat-surat setiap hari. Masalah-masalah
tersebut kemudiandikelompokkan menjadi satu subjek. Misalnya,
masalah yang berkenaandengan kepegawaian dikelompokkan
dalam satu subyek di bawahkepegawaian, masalah-masalah
yang berkenaan dengan keuangankeuangan dikelompokkan
dalam satu subyek keuangan. Selanjutnya,masalah--masalah itu
dijadikan subyek dari pokok masalah (subjek)misalnya:
40
Kepegawaian
Cuti
Kenaikan pangkat
Lamaran
dsb.
Keuangan
Gaji
Hadiah Lembaran
Lembur
dsb.
c.
Demikian seterusnya, semua pokok masalah dijadikan subyek,

dansemua masalah yang berkenaan dengan pokok masalah
dijadikansubsubyek. Seandainya di kemudian hari Anda
memperkirakan bahwamasalah-masalah berkembang, maka Anda
dapat
mengembangkanmasalah-masalah
yang
dijadikan
subsubyek itu menjadi sub-subsubyek,misalnya untuk subsubyek
kenaikan pangkat dapat dikembangkanlebih lanjut menjadi subsubsubyek Kenaikan pangkat golongan I,sub-subsubyek
kenaikan pangkat golongan II, dan seterusnya.
Sistem Filing Nomor (Numeric)
Sistem filing surat/arsip berdasarkan pada kode nomor sebagai
penggantinama orang atau instansi, sehingga disebut sistem
nomor (numeric filingsystem). Pada prinsipnya, sistem
penyimpanan surat/arsip sama dengansistem abjad, hanya saja
nama-nama orang atau isntansi digantidengan kode nomor.
Misalnya, surat-surat dari dan kepada ArsipNasional Republik
Indonesia akan disimpan pada map bernomor 2000,atau Kartu
Nama Nilasari diberi nomor 27451. Nomor tersebut akanberlaku
selamanya, tidak diubah.
Banyak instansi pemerintah yang menerapkan sistem filing
nomor,seperti di rumah sakit, puskesmas, asuransi, bank, dan
lain-lain, karenasudah memahami tata caranya, serta keuntungan
dan kerugiannya dalampenerapannya. Tetapi, masih banyak juga
instansi yang menerapkansistem filing nomor hanya beranggapan
bahwa sistem nomor lebihmudah dibandingkan dengan sistem
abjad.
Namun demikian, sebenarnya sistem nomor lebih sukar
diingatdibandingkan dengan nama. Misalnya nasabah Tabanas,
pasien sebuahPuskesmas atau Trumah Sakit, pasti akan lebih
ingat namanya dasripadanomor Tabanas atau nomor pasien
Rumah Sakit. Oleh karena itu, untukmengingat kode nomornya
41
digunakan alat bantu yang disebut denganindeks, yaitu kartu kecil

yang memuat nomor dan nama nasabah, ataupasien yang dalam
penyusunannya berdasarkan urut abjad. Karena itu,sistem nomor
disebut sistem penyimpanan tidak langsung (indirect filingsystem),
lain dengan sistem abjad disebut sistem filing langsung (directfiling
system).
Jika kita cermati, masih banyak instansi yang menerapkan sistem
filingnomor yang tidak melengkapi dengan indeks. Oleh kasrena
itu, hal iniakan menimbulkan masalah jika pada suatu saat
nasabah atau si pasienlupa nomor kodenya, sebagai akibatnya
dokumennya sangat susah dicaridengan cepat. Sehingga yang
dilayani dapat dirugikan, baik dari segiwaktu, tenaga, bahkan
uang.Pelayanan mengecewakan, hanya karenasistem nomor tidak
diterapkan secara benar.
Dalam filing sistem nomor ada tiga unsur, yaitu file utama, indeks,
danbuku nomor dapat berupa buku register/buku induk/buku
besar.
1) Buku Besar
Untuk memfile surat/arsip diperlukan dua map, yaitu
mapcampuran dan map perorangan. Pengunaan map
campuran inibertujuan untuk menghemat pemakaian map.
Surat masuk dankeluar dari dan kepada koresponden yang
belum lebih dari dari limaakan dicampur menjadi satu
dengan surat-surat yang berasal darikoresponden lain di
dalam satu file. File ini disebut file campuran.
Surat masuk dan surat keluar satu koresponden yang
juml;ah sudahmencapai lima surat akan dipindah ke dalam
map perorangan, dandisimpan dalam file nomor (file utama)
2) Indeks
Yang dimaksud dengan indeks di sini adalah alat bantu
untukmengetahui nomor file yang diberikan kepada
suatukoresponden atau nama, jika nomor yang
bersangkutanbelum/tidak diketahui. Indeks tersebut disusun
secara urut abjad,agar mudah dicari. Indeks dibuat dalam
bentuk kartu ( dibuat darikertas karton manila dengan
panjang 12,5,cm dan lebar 7,5 cm) dandilengkapi dengan
kotak untuk menyimpan kartu, sehingga dapatluwes dalam
menambah, maupun dalam mengurutkan abjadnya.
3) Buku Nomor
Buku nomor adalah buku yang memuat nomor-nomor yang
sudahdigunakan sebagai nomor koresponden (nama)
dalam file nomor.
42
d.
e.
Koresponden yang suratnya belum mencapai lima, tentu saja

belumdicantumkan pada buku nomor ini. Untuk memfile
kartu, makasetiap kartu dari setiap nama langsung diberi
nomor.Setiap koresponden (nama) mempunyai sebuah kartu
indeks. Jadisetiap nama dibuatkan kartu indeksnya.
Sedangkan untuk file surat,kartu indeksnya ada dua macam,
yaitu kartu indeks campuran dankartu indeks nomor. Untuk
koresponden yang suratnya baru sedikit(kurang dari 5),
maka kartu indeksnya belum diberi nomor, tetapidiberi tanda
berupa huruf C, singkatan dari Campuran. Selanjutnya,jika
suratnya sudah mencapai lima. maka karti indeks C
digantidengan nomor yang diambil dari buku nomor
(register).
Dalam sistem filing nomor, ada tiga cara untuk
menyimpanarsip/dokumen, dengan susunan penyimpangan
sebagai berikut :
1) Nomor Berurutan (Consecutive)
2) Nomor Tengah ( Middle Digit)
3) Nomor Akhir (Terminal Digit)
Sistem Geografis
Jika Anda menghendaki menyimpan arsip atau surat menurut
daerahwilayah atau geografis, maka Anda dapat menggunakan
sistem georafis.Kegiatan-kegiatan yang dilakukan dalam
organisasi di mana sistemgeografis dapat digunakan, biasanya
adalah kegiatan yang mencakupdaerah-daerah wilayah lebih dari
satu tempat. Organisasi-organisasi yangmempunyai beberapa
kantor cabang juga dapat menggunakann sistemgeografis.
Dalam pelaksanaan filing sistem geografis ini Anda dapat
menggunakannama daerah wilayan sebagai kata tangkap
(caption), kemudian katatangkap tersebut dapat dikembangkan
menjadi daerah-daerah yaitu kotakota(kalau perlu sampai ke
kelurahan) yang ada dalam daerah tersebut,dan selanjutnya baru
dapat mengembangkannya lebih jauh dengan namanamainstansi,
perusahaan atau orang yang ada dalam setiap kota didaerah
wilayah tersebut.
Sistem Filing Kronologis
Sistem filing ini digunakan untuk filing arsip yang disusun
menuruturutan tanggal masuk dan keluarnya arsip atau surat itu.
Surat-surat atauarsip yang masuk lebih akhir ditempatkan dalam
filing yang palingdepan, sekretaris tanpa melihat masalah atau
perihal surat/arsip.
43
Selanjutnya Anda hanya mengelompokkan surat-surat atau arsip

yangdifile itu dalam bulan-bulan setiap tahun.Sekretaris dapat
menggunakan sistem ini untuk menyederhanakan filing,jika
kegiatan surat-menyurat dalam organisasi jumlahnya belum
banyak,sehingga masih dapat disatukan segala macam masalah
dalam satu filedalam setiap bulan. Tetapi, jika kegiatan atau
aktivitas pimpinan ituberkembang demikian cepat, sehingga
menyangkut
banyak
masalah,maka
sebaiknya
Anda
menggunakan sistem lain yang lebih memadai.
Di antara sistem yang telah diuraikan, maka sistem abjad
selaludigunakan sebagai pelengkap sistem yang lain yang dipilih.
Artinya,meskipun Anda memilih sistem subyek, sistem angka
maupun sistemgeografis, Anda harus selalu menyusunnya
kembali menurut urutanabjad. Mencermati hal tersebut, Anda
harus memahami secaramendalam, jka karena sistem ini akan
banyak membantu Anda dalammelaksanakan tugasnya dalam
filing. Sistem abjad merupakan dasar darisemua sistem filing.
Karakteristik
Sistem
FilingMasing-masing
sistem
filing
mempunyai ciri/karakteristiktertentu. Sistem filing yang terbaik
untuk suatu kantor adalah sistemyang benar-benar disesuaikan
dengan kebutuhan kantor tersebut,tergantung dari :
a) Ukuran
organisasi/perusahaan,
aktivitas
kantor
danperkembangannya
b) Jumlah catatan kantor/arsip
c) Jenis/tipe arsip
d) Cara penggunaan arsip
e) Sifat kerahasiaan arsip
C. Peralatan Filing
Sebelum memfile asrsip
dahuluperalatannnya, yaitu :
dilaksanakan,
perlu
disiapkan
lebih
1. Filing Cabinet (Almari Arsip)

Banyak orang menamakan file cabinet dengan filing cabinet atau almari
arsip.Dinamakan demikian karena cabinet ini dibuat untuk menyimpan
file/berkasdengan cara tertentu. Filing cabinet terdiri atas laci-laci yang
tersusun.Umumnya terdiri atas empat laci tersusun ke atas, tetapi ada
yang tiga, duabahkan ada yang hanya satu laci saja. Laci-laci pada filing
cabinet biasanyatersusun empat laci, yang masing-masing lacinya
mempunyai daya tamping 5000 lembar kertas yang disusun berdiri
vertikal berderet ke belakang.
44
Tetapi, karena berkas-berkas yanng disimpan dalam laci-laci tersebut

kecualiteridi atas kertas-kertas arsipnya sendiri, juga folder-folder dan
guide-guide,yang diatur tidak ketat padat, maka jumlahnya berkurang
menjadi kuranglebih 3.500 - 4,000 lembar kertas. Penyimpanan dalam
laci ini tidak ketatpadat, karena diperlukan ruang longgar untuk
memudahkan memasukkan danmengeluarkan arsip ke dan dari laci
Memasukkan dan mengeluarkan yangcukup sering, sehingga jika
terlalu padat di samping pekerjaan menjadi sulit,juga dapat merusak
arsip yang ada di dalamnya. Di dalam filing cabinet,arsip/berkas
ditempatkan secara berdiri (tegak lurus) atau disebut juga verticalfiling,
bukan terlentang mendatar dan ditumpuk seperti yang sering kita
temuidi kantor-kantor.Sususnan arsip/berkas yang menumpuk secara
horosontaldisebut horizontal filing.Susunan arsip/berkas yang
menyamping dinamakanlateral filing.
Dalam laci filing cabinet dilengkapi dengan dengan sepasang gawang
yangdipasang di kiri dan kanan bagian atas memanjang ke belaknng
sepanjanglacinya.Gawang tersebut digunakan untuk menyangkutkan
folder gantung.Lihat gambar di bawah ini.
Gambar 4.1. Filing Cabinet
45
2. Guide
Guide ini merupakan penujuk dan sekaligus sebagai pemisah. Bentuk
guidesebagi berikut:
Gambar 4.2. Sekat Petunjuk (Guide)

Guide mempunyai bagian yang menonjol di atas (lihat A pada gambar),
yangdisebut dengnan tab. Tab gunanya untuk menempatkan atau
mencantumkanheading/titel/atau kode. Badan (B) adalah badan guide
itu sendiri.
Kedudukan tab bermacam-macam sesuai dengan keperluannya.
Tabkedudukan ke 1 berada di ujung paling depan (lihat dari depan)
sepertigambar di bawah. Tab ke 2 berada lebih ke kanan, tab ke 3 lebih
ke kananlagi, tab ke 4 makin ke kanan, dan tab ke 5 dan ke 6 dan
seterusnya makin kekanan. Satu guide mempunyai satu tab. Dalam
gambar dapat dilihatkedudukan masing-masing tab.
Untuk memudahkan pembicaraan selanjutnya, guide yang mempunyai
tabkedudukan ke 1 disebut guide pertama, guide ke 2, dan seterusnya
guide ke 3,ke 4 dan ke 5. Tentu saja makin banyak tab, tentu saja
ukuran tab makinkecil.
Guide tersebut dapat dibeli di toko-toko peralatan kantor, atau dapat
dibuatsendiri dengan bahan lembaran karton yang kuat tetapi halus.
Sebaiknyakarton tersebut tebalnya tidak lebih dari 1 mm. Dapat juga
bahannya dariplastik. Setiap ujung guide sebaiknya bentuknya
melengkung, agar tidakmelukai tangan. Demikian pula tabnya dapat
dibeli, kemudian dipasangdengan mencepitkan pada badan guide.
46
Gambar 4.3. Susunan Guide

3. Folder
Folder adalah tempat untuk menempatkan arsip/berkas di dalam file.
Folderini berujud lembaran berlipat seperti map pada umumnya, tetapi
tanpa daundaunpenutup, atau seperti map snelhechter, tetapi tanpa
penjepit, Bahanyapunsama, dibuat dari kertas karton manila. Folder
juga mempunyai tap. Lihatgambar di bawah ini.
Gambar 4.4. Folder

Tap folder mempunyai kegunaan yang sama seperti tap pada guide,
yaituuntuk menempatkan indeks atau tanda-tanda file yang
menunjukkan isi filenya.
Gambar 4. 5. Susunan Guide, Folder dalam Filing Cabinet
47
Gbr.4.6. File Vertikal , File Lateral, Shelf-Filing Unit

D. Penyimpanan (filing) dan Temu Balik Arsip
1. Prosedur Filing (Penyimpanan Arsip/Dokumen)
Prosedur penyimpanan arsip cukup sederhana, tetapi sering kurang
mendapatperhatian, yang mengakibatkan srsip sulit ditemukan, karena
salahpenemnpatan. Prosedur tersebut mencakup langkah-langkah:
a. Pemeriksaan arsip, untuk memastikan apak arsip siap
untukdisimpan.Pertama-tama semua dokumen/arsip yang akan
disimpandiperiksa secara cermat, apakah memang benar-benar
sudah seharusnyadisimpan. Perhatikan apakah sudah ada tanda
instruksi untuk disimpan(release mark, file, simpan) atau perintahperintah lain yang berlaku dikantor Anda. Hal ini perlu dilakukan
untuk menghindari agar surat-surtatyang masih dalam proses atau
yang masih harus diedarkan ke unit-unitkerja/unit pengoleh lain,
jangan sampai masuk dalam trempatpenyimpanan. Kalau hal itu
terjadi surat tersebut akan hilang, dan padagilirannya dapat
menimbulkan kekacauan surat-mennyurat dan prosespenanganan
masalah yang menjadi masalah surat yang bersangkutan.
b. Mengindeks (nama, subyek, geografis, kronologis, nomor),
sesuaidengan
sistem
filing
yang
telah
ditetapkan
sebelumnya.Menginndeks seperti yang telah kita bicarakan adalah
pekerjaanmenentukan pada nama apa, atau subyek apa, atau kata
tangkap lainnnya,surat akan disimpan. Pada sistem abjad kata
tangkapnya adalah namapengirim, yaitu nama badan-badan
pemerintah, lembaga-lembaga negara,badan-badan swasta,
maupun nama-nama individu-individu penandatangan surat untuk
jenis surat masuk, ataupun nama alamat yang ditujuuntuk surat
keluar (pertinggal) akan disimpan dalam map dalam katatangkap
yang sama.
48
Kata tangkap pada sistem numerik adalah angka, pada sistem

geografisadalah nama tempat asal surat untuk surat masuk, dan
nama tempat yangdituju untuk surat keluar (pertinggal). Sedangkan
kata tangkap padasistem subyek adalah perihal atau isi surat.
Jika sebuah dokumen/arsip dapat diminta melalui beberapa kata
tangkap,maka dokumen/arsip tersebut disimpan menurut kata
tangkap yang terpenting, sedangkan untuk kata tangkap-kata
tangkap yang lain jikaperlu dibuatkan tunjuk silang. Perhatikan
bahwa memang ini benarbenardiperlukann, karena dengan
membuat tunjuk silang akanmenambah pekerjaan
c. Memberi Tanda, langkah ini lazim disebut juga pengkodean.
Kegiatanini dilakukan secara sederhana, yaitu dengan memberi
tanda garis ataulingkaran dengan warna mencolok pada kata
tangkap
yang
sudahditentukan
pada
langkah
kegiatan
mengindeks.Tanda yang dicantumkanmenunjukkan juga nomor unit
masing-masing kata tangkap.
Dengan ada tanda ini, maka surat akan mudah disortir dan
disimpan. Disamping itu, jika surat nanti pada suatu saat surat ini
dipinjam atau keluardari file, Anda akan mudah menyimpan kembali
surat tersebutberdasarkan tanda (kode) penyimpanan yanng sudah
ada.
d.Mensortir arsip yang sudah diindeks, dikelompokkan berdasar
apakahabjad,
nomor
yang
sama.
Menyortir
adalah
mengelompokkan surat-suratuntuk disiapkan ke langkah terakhir
yaitu penyimpanan. Langkah inidiperlukan secara khusus jika
jumlah atau volume surat banyak,sehingga memudahkan
penyimpanan
e. Menyimpan arsip pada tempat penyimpanannya (filing cabinet),
sesuaidengan sistem filing yang dipilih.
2. Penemuan Arsip (Retrieval)
Setelah disimpan, pada suatu saat ada arsip yang diperlukan kembali
untuktujuan tertentu.Oleh karena itu, arsip yang diperlukan tersebut
harus dapatditemukan kembali oleh seorang sekretaris dengan cepat,
tepat, dan lengkap.Untuk itu, ada hal-hal yang perlu diperhatikan agar
di kemudian hari tidakakan terjadi kesulitan:
a. Dalam prosedur peminjaman arsip, para peminjam diharuskan
mengisidaftar/formulir peminaman yang berisi informasi antara lain:
1) Nama peminjam
2) Nomor dan jenis arsip yang dipinjam
3) Tanggal harus kembali
49
4) Pengesahan oleh petugas yang bertanggung jawab

terhadappenyimpanan
Dalam hal ini hendaknya berlalku prinsip : siapa pun yang
meminjamdan untuk berapa lamapun tanpa kecuali, harus mengisi
daftarpeminjaman dan waktu/lamanya peminjaman dibatasi.
b. Menaruh kartu substitusi (Out Guide atau Out Folder) di
tempat dimana arsip disimpan tersebut diambil, atau disimpan
dalam kotakpeminjaman sesuai dengan tanggal pengembaliannya.
Tujuannyaadalah:
1) Sebagai identifikasi bahwa arsip yang bersangkutan sedang
dipinjam
2)
Memudahkan
penyimpanan
selama
arsip
yang
bersangkutandipinjam.
c. Hanya sekretaris atau orang yang diserahi tanggung jawab
terhadaparsip-arsip dan diberi wewenang dalam penyimpanan arsip
yang dapatmengambil arsip.
d. Adanya tindak lanjut terhadap arsip-arsip yang dipinjam, seperti
menagihdan mengingatkan kepada peminjam.
Gambar 4.9. Penemuan Kembali Arsip

Untuk mengetahui apakah arsip yang disimpan efektif, artinya
dapatditemukan dengan cepat dan tepat sewaktu-waktu dibutuhkan,
dapat diukurdari Ratio Penemuan :
Jumlah arsip yang ditemukan
Rasio penemuan = ------------------------------------- x 100%
Jumlah arsip
Misalnya, dari dari 60 arsip yang dicari, dan kemudian ditemukan 56
arsip,maka rasio penemuan = 97,7%
a. Jika rasio > 99,5% berarti arsip disimpan dengan baik
b. Jika rasio penemuan 97% - 99,5% ? yang disimpan dalam
kondisimemuaskan.
c. Jika rasio ,< 97% ? tehnik penimpanan perlu dibenahi, mungkin :
1) Pemberian kata tangkap, indek, dan klasifikasi kurang tepat
2) Prosedur penyimpanan tidak/kurang efektif
50
3) Prosedur pengambilan/peminjaman tidak/kurang efektif

4) Arsip-arsip menumpuk banyak dalam 1 map/folder
E. Latihan
1. Berikan alasan mengapa filing sebagai suatu pusat ingatan organisiasi?
2. Menurut Anda, syarat-syarat apa saja yang harus dimiliki oleh
seorangpetugas filing?
3. Berikan batasan atau difinisi filing!
4. Sistem filing apa saja yang anda ketahui? Dan Sistem filing apa
yangdigunakan di kabupaten/kota Anda? Berikan penjelasan
secukupnya.
5. Anda diminta untuk mem-file sebuah surat/arsip, bagaimana prosedur
yangharus dilaksanakan?
6. Siapkan sebuah filing cabinet, guide, dan map, dan surat-surat atau
arsip yangakan Anda file. Kemudian, aturlah peralatan tersebut dalam
laci filing cabinet,beri tanda-tanda penunjuk.
7. Bagaimana langka-langkah yang harus Anda tempuh jika ada
seseorangmeminjam selembar arsip dari Anda, di mana arsip tersebut
menjaditanggung jawab anda?
F. Rangkuman
1. Suatu filing yang tepat merupakan suatu tempat penyimpanan bahanbahandengan aman, maka filing dapat dianggap sebagai pusat
ingatanorganisasi .
2. Orang biasanya tidak selalu mungkin mengingat segala sesuatu
tentangkejadian-kejadian, peristiwa-peristiwa, maka filing merupakan
bagian yangsangat penting, dan oleh karenanya filing harus disusun
dengan sempurnadalam suatu organisasi.
3. Mengingat sangat pentingnya tugas filing dalam suatu organisasi,
makaseorang yang berperan sebagai pembantu pimpinan harus
memiliki sifat-sifattertentu agar dalam melaksanakan tugas filing
dengan efisien dan efektif.
Sifat-sifat tersebut anatara lain : ketelitian, kerapihan, serta
menguasibidangnya. Petugas harus mempunyai pengetahuan dasar
filing, yaitu dimana dia harus menyimpan semua catatan, menyiapkan
semua catatan setiapkali diperlukan, serta mengumpulkan atau
menyatukan semua catatan yangmempunyai kaitan satu dengan yang
lain, sehingga menjadi suatu riwayatyang lengkap, agar pimpinan
organisasi dapat mengambil keputusan dengancepat dan tepat.
4. Filing
dapat
diberikan
definisi
:Filing
adalah
proses
mengklasifikasi,mengatur, dan menyimpan arsip, agar arsip tersebut
dapat secara cepatditemukan pada saat dibutuhkan.
51
5. Pengendalian surat sudah dimulai sejak pengurusan atau penangan

suratmasuk maupun surat keluar agar surat dapat ditelusuri dan
ditemukan balikapabila sewaktu-waktu dibutuhkan.
6. Arsip dapat disimpan (di-file) berdasarkan 1) nama atau alphabitis, 2)
angka3) nama tempat, 4) masalah, 5) kronologis. Namun demikian,
alpabet adalahdasar dari semua sistem filing, bahkan walaupun arsip
disimpan berdasarkannomor sekalipun.
7. Peralatan filing terdiri atas antara lain : filing cabinet, sekat penunjuk
(guide),folder (map).
8. Prosedur menyimpan arsip terdiri atas memeriksa, mengindek,
memberitanda, mensortir arsip, dan kahirnya menyimpan arsip.
9. Arsip yang telah disimpan harus dapat ditemukan kembali (retrievel).
52
BAB V
PENGAMANAN DAN PEMELIHARAAN ARSIP VITAL
Setelah membaca bab ini peserta diklat diharapkan mampu
memahami tentang pengertian arsip vital, identifikasi arsip vital,
bencana alam, metode perlindungan, perlengkapan tempat
penyimpanan arsip vital, pencegahan terhadap bencana
Dalam pemeliharaan arsip terkandung dua pengertian yaitu (1)

Pemeliharaan,perawatan dan penjagaan (pengamana terhadap arsip. (2)
Pemeliharaan, perawatan danpenjagaan (pengamanan terhadap lingkungan,
ruangan kerja, peralatan, tempetur, dankelembaban).
Kenyataannya memang kita jarang memperhatikan pemeliharaan arsip dan
pengamananarsip ini, dan dalam pelaksanaan banyak kita jumpai, bahwa
terutama sekali arsipinaktif: ditumpuk-tumpuk di gudang-gudang be:rsamaan
dengan kursi-kursi bekas, banbekas dan sebagainva. Sedangkan
pengamannya pun jarang pula diperhatikan, sehinggaakibatnya banyak arsiparsip yang dicuri clan dijualbelikan untuk kertas bung, kus.Akibatnya, dari hal ini
tentunya kelestarian informasi yang terkandung dalam arsiptersebut tidak akan
dapat terjamin, akan lenyap pula, sehingga kehilangan jejak untukmelanjutkan
pekerjaan selanjutnya. Maka, berdasarkan pada kejadian tersebut di
atas,pemeliharaan, perawatan dan pengamanan arsip mutlak harus
dilaksanakan untukmenjamin kelestarian informasi yang terkandung dalam
arsip tersebut.
Apalagi kalau kita memperhatikan Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009,
tujuan
kearsipan,
ialah
untuk
menjamin
keselamatan
bahan
pertanggungjawaban nasionaltentang perencanaan, pelaksanaan dan
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan sertauntuk menyediakan bahan
pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan Pemerintah.
Lebih lanjut, ditegaskan, bahwa setiap Lembaga-lembaga Negara dan BadanbadanPemerintah baik di Pusat maupun Daerah wajib pula mengatur,
menyimpan, memeliharadan menyelamatkan arsip Pada dewasa ini wujud arsip
sudah beraneka ragam misalnya arsip film, rekaman (pitatape), peta, foto-foto,
gambar, gambar, sehingga pemeliharaan dan pengamanan puntidak sama
dengan pemeliharaan arsip yang berbentuk kertas, suhu penyimpanan
kertasdan film, foto, akan berbeda sekali, maka sebab itu pula ruang
penyimpanan film,gambar, foto tidak dapat dicampur dengan ruangan
penyimpanan arsip yang berbentukkertas.
53
A. Pengertian Arsip Vital

Arsip vital adalah arsip yang diperlukan untuk kelangsungan kegiatan
operasionalsuatu organisasi. Untuk mengetahui lebih jelas kategori arsip
vital, makaSetelah selesai mempelajari modul VI ini, peserta dapat
mendefinisikan arsipvital, menemukenali arsip
vital organisasi,
merencanakan program arsip vital,memilih metode yang tepat di tempat
penyimpanan data vital, danmenulis manual arsip vitaldiperlukan kegiatan
identifikasi yang menyangkut pada pengertian arsip vital, ciriciriarsip vital,
dan keberadaannya dalam suatu organisasi. Hal lain yang akanterkait
dengan
arsip
vital
yaitu
perencanaan,
perlindungan,
dan
pencegahanterhadap bencana. Seluruh kegiatan tersebut merupakan satu
kesatuan yang disebutdengan Program Arsip vital.
Arsip vital adalah arsip dalam media apa pun yang isinya berkaitan
dengankelangsungan hidup organisasi, yang keberadaannya dapat di
central file karenabersifat aktif , dan di record centre karena bersifat inaktif.
Definisi tersebutmengandung pengertian bahwa arsip vital merupakan
bagian dari arsip dinamis,yang harus mendapat perlakuan khusus
dibandingkan arsip-arsip lainnya.Betty R. Ricks (1992:245) mengatakan
bahwa jumlah arsip vital hanya 35 persendari seluruh arsip yang tercipta di
suatu organisasi; sedangkan Susan Diamond(1983:63) dan Patricia
Wallace (1992:280) menyebutkan bahwa hanya 2 persendari arsip
perusahaan yang dapat digolongkan sebagai arsip vital. Jika ditelitidengan
cermat maka akan diketahui bahwa arsip vital milik organisasi
berkisarantara 2- 5 persen, tergantung pada besar kecilnya organisasi.
Pengelolaan arsip vital harus dilakukan tersendiri untuk menjamin hanya
orangatau instansi tertentu yang memiliki akses, terjaga kelestariannya di
saat terjadimusibah, dan terdapat rincian tanggung jawab yang jelas pada
waktu terjadikebocoran informasi atau terjadi musibah. Selain itu, ada halhal lain yangmendasar mengenai arsip vital, yaitu bahwa arsip vital :
1.
Harus ada demi kelanjutan operasional instansi
2.
Tetap dijaga kelestariannya dari bencana yang akan mengancam
3.
Diperlukan bagi setiap organisasi atau perusahaan peninjauan status
hukumatau keuangan organisasi
4.
Untuk menjamin keabsahan hak clan kewajiban terhadap pemegang
sahamatau pekerja saat terjadi musibah
5.
Biasa disebut arsip tingkat satu.
B. Identifikasi Arsip Vital
Bagaimana jika sebuah kantor rusak akibat bencana alam atau disebabkan
olehkecerobohan pegawainya, dan di sana terdapat arsip-arsip esensial
54
(sangatmendasar) bagi kelangsungan organisasi. Pertanyaan tersebut

perlu dipikirkansecara serius.Arsip-arsip yang bersifat esensial bagi
kelanjutan operasional bisnisperusahaan diidentifikasi sebagai arsip vital.
Arsip vital organisasi di antaranyaadalah hak cipta, perjanjian sewa,
rekening tanda terima, formulir pajak, dokumendokumenlegal, formulir ,
anggaran rumah tangga, monopoli, arsip perorangan,lisensi , dan polis
asuransi.
Di setiap organisasi, selain ada arsip vital biasanya ada arsip-arsip lainnya
yangtergolong ke dalam arsip penting, arsip bernilai guna, clan arsip kurang
penting.
1.
Arsip penting, seperti data bank pada komputer. Bertambahnya arsip
pentingadalah
untuk
memperlancar
operasional
organisasi/perusahaan, dan dapatdiduplikasi sebagai cadangan jika
hilang atau rusak karena suatu bencana.
Arsip-arsip tersebut meliputi dokumen yang dapat dibutuhkan guna
menunjang atau menjaga kepentingan bisnis legal, laporan-laporan
untukdiserahkan kepada pemerintah.
2.
Arsip bernilai guna, adalah arsip yang dapat dengan mudah diambil;
dan jikahilang maka tidak akan menghalangi kelanjutan kegiatan
operasional suatuorganisasi. Arsip-arsip jenis ini tidak dianggap
esensial karena datanya dapatdiperoleh atau dibuktikan dari sumbersumber
lain,
baik
dari
dalam
atau
pundari
luar
organiisiasi/perusahaan. Contohnya adalah permintaan untuk
alatalatdan daftar pesanan atau daftar penjualan.
3.
Arsip kurang penting, adalah arsip yang tidak esensial untuk
operasionalorganisasi; kalau rusak atau hilang maka tidak
mengganggu organisasi.
Contohnya adalah memorandum, korespondensi, keterangan
nasabah, daftarsurat, surat-surat pesanan, buku perjanjian, brosur dan
buku katalog.Kegiatan identifikasi arsip menjadi awal kegiatan dalam
program arsip vital.Adabeberapa upaya yang dapat dilakukan untuk
mengetahui arsip vital.
1.
Analisis Institusional
a. Analisis dilakukan dengan menyeleksi fungsi-fungsi vital
organisasi.
Selanjutnya analisis tersebut dituangkan dalam bentuk bagan
mengenaibagian-bagiannya sehingga tergambar secara jelas
fungsi vital tersebu,dan akan terlihat fungsi-fungsi vital tugas
organisasi.
b. Analisis yang sama juga dapat dilakukan terhadap aspek
operasionalorganisasi swasta maupun instansi pemerintah.
55
c. Gabungan dari analisis tersebut harus dapat diperoleh jawaban

mengenaiinformasi atau arsip, jenis arsip yang diperlukan untuk
menjaminkelangsungan hidup instansi segera setelah terjadi
musibah.
2.
Analisis Untung Rugi
Untuk menentukan jenis arsip vital juga dapat dilakukan dengan
analisisuntung rugi yang meliputi :
a. Aspek Fisik, seberapa jauh pengaruh keberadaan arsip vital
tersebutterhadap keamanan sarana / prasarana dan materi
instansi.
b. Aspek Pemasaran, seberapa jauh berpengaruh terhadap
penyusutannasabah.
c. Aspek Hukum, seberapa jauh akibatnya terhadap jaminan hak/
kewajibanInstansi.
3.
Analisis Ciri-ciri Arsip Vital
Selain kedua analisis yang sudah disebutkan di atas, maka upaya
yang dapatdilakukan sebagai pegangan untuk mengidentifikasi arsip
vital adalah denganmempelajari ciri-ciri sebagai berikut:
a. Bila terjadi kesalahan dalam pemanfaatannya akan membuat
setiapkegiatan mendapat hambatan dan tidak lancar.
b. Bila terjadi kesalahan dalam pengelolaannya akan mengakibatkan
setiapkegiatan mengalami kemacetan.
c. Kerusakan dan kehilangan arsip vital dapat mengakibatkan
organisasi/perusahaan akan menghentikan kegiatannya.
C. Bencana Alam dan Bencana Disebabkan oleh Manusia
1.
Penyebab Terjadinya Bencana
Arsip perlu dilindungi dari ancaman banjir, angin topan, gempa bumi,
api dannuklir. Selain adanya ancaman dari alam, arsip juga perlu
dilindungi dariresiko bahaya yang dibuat oleh manusia seperti
pencurian, kebocoran,keamanan, atau karena salah simpan.Dalam
kegiatan sehari-hari, arsip perludijaga dari bahaya air, serangga,
binatang pengerat, jamur, lumut, bahankimia, cahaya, debu,
temperatur clan kelembaban harus tepat.
2.
Perlindungan terhadap Arsip Vital
Ada beberapa alasan penting untuk melakukan perlindungan terhadap
arsipvital, yaitu :
a. Melanjutkan operasional bisnis setepat mungkin
b. Untuk menghidupkan kembali status hukum dan keuangan
dalamkegiatan/bisnis
c. Untuk menyelesaikan obligasi karyawan, pelanggan, pemegang
saham,agen pemerintah, clan lainnya.
3.
Langkah-langkah dalam Program Arsip Vital
56
Di dalam melakukan program arsip vital, ada langkah-langkah yang

perludiperhatikan demi kelancaran pelaksanaannya, yaitu :
a. Menjamin adanya persetujuan dan dukungan dari pimpinan
tertinggi.Pimpinan unit kearsipan harus menyertakan pimpinan
tertinggi lebihtepat dalam memberikan dukungan terhadap
perubahan-perubahantersebut sesuai dengan prosedur-prosedur
yang telah ditetapkan.Dukungan pimpinan tertinggi terutama
penting pada saat unit kearsipanmembutuhkan anggaran untuk
melaksanakan perubahanperubahan dalamprogram arsip.
b. Memilih satu orang dari setiap unit kerja untuk bertanggung jawab
dalammengidentifikasi arsip vital yang dihasilkan oleh unit kerja
tersebut.
c. Menentukan lokasi untuk penyimpanan arsip vital. Arsip vital
dapatdisimpan di dalam atau di luar tempat penyimpanan arsip
dinamis aktif.
d. Apabila hendak menyimpan arsip vital di luar lokasi, maka
diperlukanpertimbangan yang seksama dalam hal pemilihan
fasilitas dan lokasiyang disesuaikan dengan kebutuhan bisnis
organisasi.
e. Menentukan metode penyimpanan data. Setelah menetapkan
metodepenyimpanan data, maka program arsip vital sudah dapat
dilaksanakan.
Dengan berjalannya sistem yang digunakan untuk mengatur arsip
aktifmaka dapat sekaligus mengontrol arsip vital.Dokumen
yangdiklasifikasikan vital tidak perlu dibedakan sistemnya dengan
arsip aktif,kecuali rahasia. Kode rahasia digunakan untuk
melindungi arsip vitalseperti blueprints, formula, clan arsip
perorangan.
f. Jadwal Retensi Arsip Vital Arsip vital suatu organisasi
hendaknyadiuraikan dan dicatat dalam formulir yang biasa disebut
jadwal retensiarsip vital. Formulir tersebut meliputi hal-hal sebagai
berikut:
1) Kode arsip vital
2) Judul arsip vital
3) Tujuan arsip vital
4) Distribusi arsip vital
5) Metode perlindungan atau petunjuk-petunjuk arsip vital
6) Ketentuan frekuensi pemakaian arsip vital
7) Periode Retensi
D. Pemeiiharaan Arsip Vital
Di dalam pemeliharaan dan pengamanan arsip vital terdapat dua aspek
penting,yaitu :
57
1.
Pemeliharaan terhadap bahan arsip yang secara langsung

bersentuhan denganberbagai faktor perusak.
2.
Pemeliharaan dan pengamanan terhadap lingkungan penyimpanan
arsip.
3.
Pemeliharaan dan pengamanan merupakan suatu kegiatan untuk
melindungidan mengawasi agar arsip tetap terjamin keselamatan fisik
mau pun informasinya. Dengan menjamin kondisi fisik arsip serta
lingkunganpenyimpanannya,
berarti
menjamin
kelestarian
arsip.Menjamin keselamatanberarti menjamin arsip dari kerusakan,
kemusnahan mau pun kebocoranterhadap informasinya, terutama
bagi arsip vital.Untuk melindungi danmengamankan informasi yang
terkandung di dalam arsip, setiap organisasiperlu melakukan tindakan
agar arsip yang menjadi khasanahnya selamat darisegala faktor
bahaya.Perlindungan terhadap arsip tersebut sangat eratkaitannya
dengan kepentingan organisasi atau perusahaan yang bersangkutan.
4.
Perlindungan terhadap instansi pemerintah, dilakukan untuk
melindungirahasia negara, mengingat arsip yang diciptakannya
merupakan dokumennegara. Dengan demikian, diperlukan adanya
upaya untuk melindungi rahasianegara dari segala pencurian clan
kebocoran.Sedangkan, organisasi swasta,agar perusahaan dapat
melaksanakan tugas dan fungsinya, serta untukmelindungi
kepentingan
usahanya,
terutama
yang
menyangkut
kepentingankeuangan.
Bagaimana pun bentuk organisasi tidak ada yang luput dari ancaman
bahayaseperti kebocoran rahasia negara bagi instansi pemerintah; maupun
rahasiaperusahaan bagi organisasi swasta. Kebocoran rahasia perusahaan
dapat terjadikarena adanya persaingan dengan perusahaan lain, seperti
pencurian desain (mobil,kapal terbang, bangunan) atau formula suatu
produk tertentu (parfum, obat-obatan,makanan dan minuman). Semuanya
merupakan aset yang paling berharga bagiperusahaan yang harus
di'lindungi.
Di rumah sakit, arsip yang termasuk vital adaiah rekam medik (arsip
pasien). Jikarekam medik rusak atau hilang, maka rumah sakit tersebut
tidak akan marnpumelakukan perawatan medis secara efektif. Di lembaga
pendidikan jika berkaspeserta, mahasiswa, murid atau berkas penting
iainnya yang berkaitan denganproses belajar mengajar hilang, maka akan
menimbulkan hambatan yang sangatberarti terhadap proses belajar
mengajar.
Program perlindungan terhadap arsip vital meliputi sebagai berikut :
1. Mengidentifikasi dan menetapkan arsip vital
2. Menganalisis resiko untuk menetapkan arsip vital yang terancam
olehberbagai bahaya.
58
3. Menetapkan metode perlindungan

Agar dapat melindungi arsip vital secara tepat perlu melakukan analisis
resikoyaitu untuk menentukan dan mengevaluasi resiko yang dapat
menyebabkankerusakan, kehancuran atau kehilangan arsip.Hasil analisis
tersebut dapatdigunakan sebagai dasar perlindungan terhadap arsip vital
serta penetapanpengelolaan arsip lainnya.Analisis resiko diawali dengan
mengidentifikasiterhadap ancaman yang sangat peka. Ancaman terhadap
arsip vital dapat dibagidalam enam kelompok, yaitu :
1. Kerusakan
Kerusakan terhadap arsip elektronik atau konvensional (kertas)
dapatdisebabkan karena perang, atau kerusuhan; bencana alam
seperti banjir dangempa bumi; atau karena kecerobohan manusia yang
menyebabkan terjadinyakebakaran, ledakan, dan sebagainya.
2. Hilang
Media magnetik atau optik dan tipe arsip lainnya dapat hilang karena
dicuri,salah meletakkan dalam menyimpan atau karena sebab lain.
3. Pemalsuan
Disket magnetik, optikal disk, magnetic tape, sangat mudah
dipalsukan.Pemalsuan dapat dilakukan dengan merubah informasi.
4. Penyingkapan
Penyingkapan arsip elektronik dan konvensional yang vital dapat
disebabkankarena aktivitas spionase, penyadapan elektronik atau
dengan cara menyuap.
E. Metode Perlindungan
Untuk melindungi arsip vital pada umumnya terdapat beberapa cara yang
dapatdilakukan, di antaranya adalah :
1. Memencarkan salinan arsip vital baik di dalam mau pun di
luarorgansasi/perusahaan. Ada dua alasan utama melakukan ini
pertama, untukkelancaran kegiatan organisasi.Setiap bagian atau
divisiorganisiasi/perusahaan yang memerlukan informasi tersebut tidak
perludatang ke lokasi penyimpanan arsip vital.Mereka cukup
memanfaatkaninformasi yang terkandung di dalam salinannya yang
berada di unit kerja.
Kedua, adalah untuk keamanan.Adanya
penyebaran arsip
memungkinkanuntuk meminimalkan resiko kerusakan. Jika terjadi
musibah pada satu lokasiyang mengakibatkan seluruh arsipnya
musnah, maka pada lokasi lain yangtidak terjadi musibah masih
memiliki arsip vital serupa.
2. Membuat duplikasi sebagai bahan rujukan untuk organisasi tanpa
haruskhawatir akan kehilangan arsip aslinya. Pertimbangan untuk
melakukanduplikasi arsip vital adalah bahwa informasi yang ada di
59
dalam arsip tersebutsangat penting bagi kelancaran kegiatan

operasional organisasi. Jika arsiptersebut sering digunakan sebagai
pedoman kegiatan, maka dikhawatirkanakan mudah rusak atau hilang,
yang akhirnya akan mengganggu kegiatanorganisasi. Dengan
demikian, penduplikasian ini merupakan salah satu carauntuk
melindungi arsip vital yang asli.
3. Menyimpan pada ruang khusus. Perlindungan terhadap bencana alam
seperti gempa bumi, kebakaran, banjir, dan sebagainya dapat
dilakukan denganmenyimpan pada ruangan khusus sepelti lemari besi
tahan api . Khusus untukarsip vital dalam bentuk mikrofilm berbahaya
disimpan dalam lemari besi,sebab jika terjadi kebakaran, maka uap
akan menaikkan suhu dalam ruangan, sehingga sama dengan suhu di
luar ruangan. Dengan demikian, akanmelemahkan (melumerkan )
mikrofilm, dan memisahkan emulsi dari dasarmikrofilm selulosa asetat,
sehingga menyebabkan mikrofilm rusak. Untukmencegah kemungkinan
tersebut perlu dibuatkan salinannya dan disimpanpada tempat lain.
4. Menyimpan arsip asli pada pusat penyimpanan arsip vital. Penggunaan
untukbahan kerja dapat memakai salinannya.Arsip vital dalam bentuk
mediaelektronik seperti disket, film, rekaman video, sangat peka
terhadaplingkungan.Media magnetik dan sinar optik merupakan bahan
kimia yangdapat menurun jika terkena panas dan lembab.Oleh karena
itu, penangananarsip vital media elektronik harus dilakukan secara hatihati.Penggunaanperangkat lunak yang kurang tepat merupakan
penyebab yang potensialterhadap jenis arsip tersebut.
5. Arsip vital pada saat tertentu akan menurun kadarnya. Dalam
kaitannyadengan penyusutan, jika sudah tidak diperlukan lagi maka
perlu dinilai untukditetapkan simpan permanen atau musnah. Pada
dasarnya tidak semua arsipvital akan disimpan secara permanen.
Sebagai contoh arsip pasien ataunasabah bank, tidak semua arsip jenis
tersebut akan mencapai masa statis.
Oleh karena itu perlu penilaian terhadap arsip vital jenis tertentu.
F. Perlengkapan Tempat Penyimpanan Arsip Vital
Filing cabinetyang biasa tidak dapat menjamin keselamatan arsip vital. Oleh
karena itu, diperlukan filing cabinet berlapis baja tahan api guna melindungi
arsipvital jika terjadi kebakaran: Ada beberapa model dari filing cabinet
yangdigunakan dalam perkantoran, seperti filing cabinet berlaci 2, 3, atau 4.
Arsip vital dapat disimpan di dalam mau pun di luar organisasi.Penempatan
dalamlokasi-lokasi tersebut tentu dengan memperhatikan beberapa
pertimbangan.
1. Penyimpanan arsip vital di dalam lingkungan organisasiPenyimpanan
arsip vital dapat dilakukan di ruang arsip tersendiri, di ruangbawah
60
tanah, atau di lemari besi. Organisasi kecil dengan jumlah arsip

sedikit,maka penyimpanan arsip vitalnya cukup pada lemari besi yang
biasadigunakan untuk menyimpan uang. Organisasi besar dengan
volume arsipvital cukup banyak, maka disarankan untuk membuat
tempat penyimpanankhusus, misalnya di bawah tanah dengan
konstruksi bangunan dan peralatanyang tahan api.
2. Penyimpanan di luar Organisasi
Penyimpanan semacam ini dilakukan berdasarkan beberapa
pertimbangan :
a. Lokasi yang digunakan memakan biaya yang lebih murah
jikadibandingkan dengan menggunakan lokasi di kantornya;
b. Fasilitas keamanan biasanya lebih terjamin;
c. Tanggung jawab perawatan dan pengawasan perorangan akan
jelas.
G. Pencegahan terhadap Bencana
Pencegahan terhadap kerusakan arsip memiliki tujuan sebagai berikut :
1. Mencegah Kerusakan Arsip Vital secara Efektif dan Efisien
Media arsip vital terdiri dari kertas, film, pita, atau disket.Adanya media
yangberaneka-ragam tersebut menyebabkan adanya perbedaan
perlakuan dalampemeliharaannya.Pengetahuan tentang karakteristik
setiap media arsip vitalharus dimiliki oleh pegawai arsip tingkat
manajer. Keterbatasan sumbersumberseperti dana, waktu, dan tenaga
pelaksana merupakan alasan daripentingnya kegiatan tersebut
dilaksanakan secara efektif dan efisien.
2. Mempermudah Koordinasi dalam Pelaksanaan Tugas
Organisasi adalah suatu wadah untuk melaksanakan kegiatan yang
telah ditetapkan sebelumnya guna mencapai tujuan.Pada umumnya
organisasaibesar mempunyai unit kerja yang bertugas sesuai dengan
kekhususannya.
Untuk mencapai tujuan organisasi seperti yang diharapkan, perlu
adanya koordinasi di antara unit kerja satu dengan unit kerja lainnya
gunamenghindari adanya tumpang tindih kegiatan.Selain itu, untuk
mencegahadanya kesenjangan komunikasi yang dapat menyebabkan
inefisiensi daninefektivitas.
3. Memperkecil Gangguan terhadap Kegiatan Organisasi
Kehilangan arsip vital dapat mengganggu pelaksanaan kerja
organisasi. Salahsatu cara menghindari hal tersebut adalah duplikasi
arsip vital.
4. Mencegah Terjadinya Bencana
Siapa pun tidak dapat mencegah terjadinya gempa bumi, gunung
meletus ataukebakaran.Pengadaan alat pemadam kebakaran,
61
pemasangan water sprinklerpada ruang tempat penyimpanan arsip vital

merupakan salah satu upayapengamanan.
5. Mencegah Kerugian bagi Pegawai dan Masyarakat
Musnahnya
arsip
vital
milik
suatu
organisasi/peprusahaan
dapatmengakibatkan kerugian, baik bagi pegawai organisasi itu sendiri,
mau punmasyarakat atau orang yang memiliki ikatan dengan
organisiasi/perusahaantersebut.Misalnya,
arsip
milik
organisiasi/perusahaan asuransi. Hal ini akanmengakibatkan kerugiaan
organisasi mau pun nasabahnya. Perencanaan yangbaik dalam
menyelamatkan arsip vital dapat mencegah terjadinya bencanayang
akan menimpa.
6. Melindungi Hak Milik Organisiasi/Perusahaan
Sertifikat tanah, surat izin usaha, polis asuransi, bukkti-bukti
kemelikan,merupakan sebagian dari kekayaan yang dimiliki
perusahaan. Jika tidakdilakukan pemeliharaan terhadap aset
perusahaan dengan baik, maka akanmengalami kerugian yang besar.
Penyediaan lemari besi tahan api ataupenyediaan tempat penyimpanan
arsip yang aman dapat mencegah terjadinyamusibah yang akan
menimpa perusahaan atau organisasi.
H. Latihan
1. Pengertian dari arsip vital adalah :
a. Penting
b. Bernilai guna
c. Esensial
d. Kurang Penting
2. Di bawah ini yang termasuk salah satu dari arsip vital yaitu :
a. Undangan
b. Memo
c. Anggaran rumah tangga
d. Brosur
3. Arsip Vital perlu dilindungi dari bencana yang disebabkan oleh :
a. Manusia
b. Alam
c. Hewan
d. Manusia, alam, dan hewan/binatang
4. Program Arsip Vital perlu diketahui dan disetujui oleh :
a. Pegawai
b. Pelanggan
c. Pimpinan tertinggi
d. Petugas kebersihan
5. Tempat khusus penyimpanan arsip vital adalah :
62
a. Lemari kayu
b. Lemari besi
c. Filing kabinet
d. Lemari plastik
I.
Ringkasan
1. Arsip vital adalah arsip yang bersifat esensial untuk kelangsungan
operasionalorganisasi, dan dapat masuk ke dalam kategori arsip aktif
atau inaktif.Duplikasi atau copy dibuat bagi pengguna arsip vital.
2. Mikroformulir adalah media yang baik untuk retensi jangka panjang
datavital, dan ruang penyimpanannya pun tidak memakan banyak
tempat.
3. Semua arsip vital organisasi hendaknya didaftar dan disebutkan,
termasukperlindungan pada jadwal retensi arsip vital. Program arsip
vital
hendaknyadievaluasi
setiap
tahun
untuk
memastikan
keefektifannya dalam keadaankrisis.
4. Arsip vital perlu dilindungi sebaik-baiknya dari kecerobohan yang dibuat
olehmanusia clan bahaya alam. Metode perlindungan untuk arsip vital
terhadappencemaran, duplikasi, maka diperlukan ruang khusus dan
pusatpenyimpanan arsip vital.
63
BAB VI
PENYUSUTAN ARSIP
Setelah membaca bab ini, peserta diklat diharapkan memahami konsep
penyusunan arsip, Jadwal retensi dan inventarisasi arsip, Penilaian dan nilai
guna arsip dan Penetapan jangka simpan
Penyusutan arsip (records disposal) merupakan upaya untuk mengurangi

volume ataujumlah arsip yang tercipta. Selama organisasi melaksanakan
fungsinya, selama itu pulaarsip akan senantiasa tercipta. Dengan demikian,
Anda dapat memastikan bahwa setiapsaat arsip meningkat volumenya. Tentu
saja dapat Anda pastikan, bahwameningkatnya volume arsip akan
menimbulkan pula permasalahan jika tidak dibarengidengnan kebijakan
pengurangan volume arsip. Masalah yang dihadapi antaranya ialahruang
penyimpanan, pemborosan biaya, khususnya untuk pengadaan peralatan untuk
penyimpanan, tenaga yang mengelolanya, serta biaya untuk pemeliharaan
danperawatannya. Hal yang tidak kalah pentingnya ialah temu balik arsip jika
sewaktuwaktudiperlukan.Mngapa?Karena
mengalami
kesulitan.Dengan
mencermatipermasalahan tersebut, maka program penyusutan harus
dilaksnakan.
A. Konsep Penyusutan Arsip
Peraturan Pemerintah No. 43 Tahun 2009 tentang Penyusutan Arsip dalam
pasal 47 menyebutkan bahwa penyusutan arsip adalah kegiatan
pengurangan arsipdengan cara :
1. Memindahkan arsip inaktip dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan
dalamlingkungan Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan
pemerintah masingmasing;
a.
Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintah masingmasingmenyelenggarakan pemindahan arsip inaktip dari Unit
Pengolah ke UnitKearsipan, sesuai dengan Jadwal Retensi Arsip
secaa teratur dan tetap.
b.
Pelaksanaan pemindahan arsip inaktip diatur oleh masingmasingLembaga Negara dan Badan Pemerintah
2. Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan yang berlaku;
a.
Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintah
dapatmelakukan pemusnahan arsip yang tidak mempunyai nilai
kegunaan, dantelah melampaui jangka waktu penyimpanan
64
b.
c.
d.
e.
sebagaimana tercantumdalam Jadwal Retensi Arsip mmasingmasing.

Pelaksanaan pemusnahan arsip mempunyai jangka retensi 10
tahun ataulebih diteapkan oleh Pimpinan Lembaga-lembaga
Negara atau badanbadanPemerinta setelah mendengar
pertimbangan Panitian Penilai Arsip yang dbentuk olehnya dengan
terlebih dahulu mempeprhatikan pendapatdari Ketua Badan
Pemeriksa Kkeuangan sepanjang menyangkut arsipkeuangan,
dan Kepala Badan Administrasi Kepegawaian Negara sepanjang
menyangkut arsipkepegawaian.
Pimpinan Lembaga negara atau Badan Pemmerintah
menetapkankeputusan setelah mendapat persetujuan Kepala
Arsip Nasional.
Pemusnahan arsip dilakukan secara total, sehingga tidak dapat
lagidikenal baik isi maupun bentuknya, dan disaksian oleh dua
pejabat daribidang hukum/perundang-undangan dan atau bidang
pengawasan dariLembaga-lembaga Negara dan Badan-badan
Pemerintah yangbersangkutan.
Untuk melaksnakan pemusnahan dibuat Daftar Pertelaan Arsiparsipyang dimusnahkan dan Berita acara Pemusnahan Arsip.
3. Menyerahkan arsip statis oleh unit kearsipan ke Arsip Nasional

Republikindonesia.
a. Arsip
yang
mempunyai
nilai
kegunaan
sebagai
bahanpertanggungjawaban nasional, tetapi sudah tidak diperlukan
lagi untukpenyelenggaraan administrasi sehari-hari, setelah
melampaui jangkawaktu penyimpannya, ditetapkan sebagai berikut:
1) Arsip yang disimpan oleh Lembaga-lembaga Negara atau
BadanbadanPemerintah di tingkat pusat harus diserahkan
kepada Arsipnnasional Pusat.
2) Arsip yang disimpan oleh Badan-badan Pemerintah tingkat
Daerahharus diserahkan kepada Arsip Nasional Daerah
sekarang BadanKearsipan Daerah)
b. Penyerahan arsip sebagaimana dimaksud (di atas) dilakukan
sekurangkurangnyasatru kali dalam 10 tahun, serta dilaksnakan
dengan membuatBerita Acara Penyerahan Arsip yang disertai
Daftar Pertelaan Arsip dariarsip-arsip yang diserahkan.
Dengan demikian, Anda dapat mengambil kesimpulan dari
pengertianpenyusutan arsip sebagaimana diatur dalam Pertaturan
Pemerinah No. 34Tahun 1979 ialah bahwa upaya pengurangan
arsip yang tercipta dengan carabaik melalui pemindahan,
pemusnahan maupun penyerahan arsip.
65
B. Jadwal Retensi dan Inventarisasi Arsip

Penyusutan arsip menyangkut penilaian yang sifatnya subjektif, dan
berbeda padasetiap organisiasi yang disebakan karena tugas dan
fungsinya berlainan.Untukmenjaga objektivitas dalam menentukan nilai
kegunaan tersebut, maka JadwalRetensi Arsip (JRA) disusun oleh suatu
panitia/tim yang terdiri atas para pejabatyang benar-benar memahami
kearsipan, fungsi dan kegiatan organisasinya masingmasing.
Jadwal Retensi Arsip (JRA) berupa suatu daftar yang berisi tentang
kebijakanjangka penyimpanan arsip serta penetapan simpan permanen dan
musnah. DalamJRA terkandung unsur-unsur:
1.
Judul subyek utama yang merupakan gambaran dari seluruh seri
berkas yangdimiliki organisasi.
2.
Jangka simpan atau usia arsip baik aktif maupun inaktif
3.
Penetapan simpan permanen dan musnah.
Jadwal retensi arsip tersebut diperlukan sebagai pedoman untuk
penyelenggaraanpenyusutan arsip, dan sebagai sarana pengendalian arsip
yang tercipta.Untukmenyusun JRA diperlukan data dan informasi tentang
seluruh berkas yang dimilikiorganisasi.Data yang diperlukan tidak hanya isi
(nonfisik), tetapi juga fisikarsipnya.Secara keseluruhan kegiatan yang
dilakukan untuk menyusun JRAadalah inventarisasi dan penjadwalan.
Inventarisasi arsip adalah upaya pendataan atau pencatatan fisik arsip
maupunnonfisik yang ada dalam organisasi.Data fisik arsip berkaitan
dengan jenis fisikarsip (seperti foto, film, rekaman), sedangkan nonfisik
meliputi isi arsip, kurunwaktu, jumlah atau volume arsip, kegunaan dan
frekuensinya, tingkat akumulasi,sistem penataan berkas, sarana penemuan
kembali, persyaratan hukum yangberlaku.Dalam melakukan inventarisasi
diperlukan formulir untuk mempermudahanalisis data.
Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan agar inventarisasi berhasil baik
danlengkap sebagai berikut:
1. Perlu mendapat dukungan dari atasan
2. Lebih baik dilakukan di lapangan daripada menggunakan kuesioner.
3. Petugasnya memiliki pengetahuan dan keterampilan tentang
manajemenkearsipan.
4. Dilakukan terhadap seluruh unit kerja. Jika organisasi mempunyai
sejumlahcabang dengan fungsi dan menyimpan arsip yang sama, maka
inventarisasihanya dilakukan pada satu atau dua cabang saja.
5. Pendataan atas rangkaian berkas atau seri berkas.
6. Membuat jadwal kegiatan dan urutan kerja, clan penanggung jawab
arsip diunit-unit kerja harus ada di tempat ketika akan didata.
66
C. Penilaian dan Nilai Guna Arsip

Penilaian adalah tindakan analisis seri berkas berdasarkan nilai
gunanya.Penilaiandilakukan dalam rangka penetapan jangka simpan, serta
menentukan simpanpermanen clan musnah.Menilai arsip selain untuk
kepentingan organisasi, jugauntuk penelitian di masa mendatang.
Penentuan nilai guna dan jangka waktu penyimpanan arsip berdasarkan
padakajian terhadap arsip, penataannya dan hubungnannya dengnan arsiparsip lainnya.Isi arsip atau informasi yang terkandung di dalam arsip
merupakan unsur yangpaling menentukan dalam penilaian arsip,
sedangkan
penataan
arsip
dapatmemudahkan/membantu
dalam
menentukan jangka waktu simpan arsip.Menurut Betty R Rick ( 1992),
penilaian srsip (records appraisal) adalah suatupengujian terhadap
sekelompok dat melalui daftar arsip dalam menentukannilaiguna setiap
series arsip organisasi. Sedangkan penilaian menurut F. Gerald Ham
(1993), mengartikan penilaian ialah suatu proses yang dilakukan
oleharsiparis untuk mengevaluasi seberapa jauh arsip tertentu dapam
memberikontribusi kepada tujuan kebijakan akuisisi.
Mengingat bahwa penilaian arsip merupakan suatu hang yang sangat
esensial danmutlak dalam menjamin penyelamatan onformasi yang
tertuang dalam arsip. Olehkarena itu, dalam penilaian arsip hal-hal berikut
ini perlu diperhatikan :
1. Memperhatikan hubungan antara seri berkas yang satu dengan yang
lain.
2. Atas dasar pengetahuan seluruh dokumentasi organisasi yang
bersangkutan.
3. Memperhatikan arti dari sumber arsip yang menciptakan, clan
memperhatikankedudukan masing-masing unit organisasi, struktur
pemerintahan clankegiatannya.
4. Memperhitungkan biaya pemeliharaannya.
Arsip memiliki dua nilai, yaitu nilai primer dan sekunder.Nilai Primer
adalahnilai kegunaan arsip bagi organisasi yang bersangkutan dalam
rangka pelaksanaanfungsinya.Arsip disimpan dan dipelihara selama
diperlukan untuk penggunaanadministratif, hukum, fiskal, pengendalian,
teknologi, dan sebagainya.
1. Nilai Administratif, yaitu kebijakan dan prosedur yang diperlukan
untukmenyelesaikan kegiatan organisasi. Contoh arsip struktur
organisasi, fungsidan kebijakan organisasi, kepegawaian, pedoman
kerja.
2. Nilai Hukum, yaitu arsip yang mengandung informasi tentang hal
dankewajiban pemerintah atau warganegara dan merupakan hasil
67
3.
4.
5.
6.
7.
8.
prosespengadilan. Contoh arsip hak patent, kontrak, keputusan hukurn,

klaim.
Nilai Fiskal, adalah arsip yang memiliki informasi tentang bagaimana
uangdiperoleh, dibagikan, diawasi, dan dibelanjakan.
Nilai Ilmiah dan Teknologi , adalah arsip yang mengandung data
teknissebagai hasil penelitian terapan atau murni. Seri berkas ini akan
disimpansampai dipublikasikan.
Nilai Perseorangan, arsip yang mengandung informasi tentang
seseorang.
Contoh : arsip kelahiran, perkawinan, perceraian, kematian, adopsi,
rekammedik, tuntutan ganti rugi.
Nilai Sekunder, adalah nilai kegunaan arsip di luar kepentingan
organisasi.Informasi yang terkandung di dalamnya diperlukan untuk
berbagaikepentingan
masyarakat
di
luar
organisasi
yang
menciptakannya, sepertisumber penelitian, bahan bukti mengenai asal
usul seseorang, legitimasi. Nilaisekunder memiliki dua tipe yakni :Nilai
kebuktian, dan nilai informasional.
Nilai Kebuktian, arsip yang menjelaskan tentang bukti keberadaan
suatuorganisasi beserta fungsinya, asal usul, struktur organisasi dan
perananoperasionalnya, keputusan kebijakan, clan prosedur.
Nilai Informasional, adalah nilai guna yang berkaitan dengan informasi
yangterkandung di dalam seri berkas yang tercipta sebagai hasil dari
programsuatu organisasi. Informasi yang terkandung di dalam arsipnya
tentang orang,tempat, badan usaha, gejala, peristiwa, tempat atau
kondisi lain di dalamorganisasi atau perusahaan.
D. Penetapan Jangka Simpan

Penetapan jangka simpan berkaitan erat dengan penetapan simpan
permanen ataumusnah terhadap seri berkas yang merupakan khasanah
organisasi. Penetapanjangka simpan arsip perlu memperhatikan hal-hal
berikut
1. Penetapan jangka simpan berdasarkan seri berkas
2. Faktor yang mempengaruhi penetapan jangka simpan seperti biaya,
kegunaan,akumulasi berkas yang tercipta, jenis fisik arsip, peraturan
perundangundangan.
3. Menyatakan jangka simpan, seperti tigapululuh tahun untuk seri
berkaspersonal, enam tahun untuk berkas pasien.
4. Penetapan musnah clan simpan permanen.
E. Latihan
Jawablah pertanyaan ini secara singkat, namun jelas!
1. Berikan pengertian apa yang disebut dengan penyusutan arsip?
68
2. Diskusikan secara berkelompok yang beranggotakan lima orang

tentangpelaksanaan penyusutan, dengan memperhatian instansi Anda :
Unit Arsip, kemudian secara bergilirtiap=tiap kelompok menyajikan hasil
diskusi, dan kelompok lain memberikantanggapan.
3. Mengapa perlu dibuat Jadwal Retensi Arsip? Apakah di instansi Anda
sudahada JRA? Kalau belum Ada apa saran Anda. Kalau sudah ada
bagaimanapelaksanaannya?
4. Apa saja persyaratan agar inventarisasi arsip dapat berjalan dengan
baik?Sebutkan! Dan Mengapa? Berikan alasan Anda!
5. Apa saja nilai guna arsip dan berikan contoh-contohnya!
6. Rancanglah sebuah JRA yang memenuhi syarat!
F. Rangkuman
1. Penyusutan arsip adalah pemindahan arsip inaktip dari unit pengolah
ke unitkearsipan dalam lingkungan Lembaga-lembaga Negara dan
Badan-badanPemerintah masing-masing, memusnahkan arsip sesuai
dengan ketentuanyang berlaku, dan menyerahkan arsip statis dari unit
kearsipan ke ANRI
2. Jadwal Retensi Arsip (JRA) adalah daftar yang berupa tabel yang terdiri
atasjalur-jalur yang digunakan untuk menuliskan subjek utama, nomor
urut, judulseri berkas, deskripsi singkat atas seri berkas, keterangan.
3. Penilaian arsip adalah menganalisis seri berkas berdasarkan nilai
gunanya.Penilaian dilakukan dalam rngka penetapan jangka simpan
serta menentukansempan permanen dan musnah.
4. Arsip primer adalah arsip yang hanya memiliki nilai guna bagi
organisasiyang bersangkutan, sedangkan arsip sekunder adalah arsip
yang memilikinilai guna bagi orang banyak di luar organisasi yang
menciptakannya.
69
BAB VII
ARSIP ELEKTRONIK
Setelah membaca bab ini peserta diklat diharapkan memahami
pengertian arsip elektronik, jenis arsip elektronik, mengelola arsip
elektronik, pengantar tata naskah dinas elektronik
Kepemerintahan yang baik (good governance), telah menjadi wacana yang

paling mengemuka dalam pengelolaan administrasi pemerintahan sekarang ini.
Hal
tersebut
sejalan
dengan
tuntutan
akan
modernisasi
administrasi
pemerintahan guna mempercepat dan mempermudah penyelesaian dokumen

dan surat dinas instansi pemerintah.
Untuk dapat menjalankan tugas-tugasnya dengan baik, maka setiap instansi
pemerintah pusat dan daerah sudah seharusnya didukung oleh sistem
administrasi yang memadai, karena kesempurnaan dan kelengkapan sistem
administrasi merupakan salah satu kebutuhan yang penting disetiap organisasi
atau instansi pemerintah, dengan mengubah sistem manual ke sistem
komputerisasi dalam era teknologi informasi penyelesaian dokumen dan suratsurat dinas pemerintah sudah merupakan keharusan dalam upaya untuk
melakukan reformasi birokrasi dan untuk mewujudkan kepemerintahan yang
baik (good governance). Salah satu diantaranya adalah dengan melaksanakan
implementasi aplikasi tata naskah dinas elektronis di lingkungan instansi
pemerintah.
A. Pengertian Arsip Elektronik
Ahli kearsipan dari belahan benua Eropa, Patricia E. Wallace, Jo Ann Lee dan
Dexter
R.
Schumbert,
dalam
buku
Records
Management
:Integrateg
Information System, 1992 telah membuat satu definisi tentang file elektronik.
Electronic file generally consist of any collection of informationthat is recorded in
a code that can bestored by computer and stored on somemedium for retrieval
viewing and use.Apabila diterjemahkan, file elektronikpada umumnya terbagi
dalam beberapakumpulan informasi yang direkamdalam kode yang dapat
70
disimpan padakomputer dan dalam beberapa media untuk dilihat kembali

dandipergunakan.Menurut Undang-UndangNomor 11 Tahun 2008 tentang
Informasi Transaksi InformasiElektronik, menerangkan informasielektronik
adalah adalah satu atausekumpulan data elektronik, termasuktetapi tidak
terbatas pada tulisan, suara,gambar, peta, rancangan, foto, elektronik data
interchange (EDI), suratelektronik (electronic mail), telegram,teleks, telecopy
atau sejenisnya, huruf,tanda, angka, kode akses, simbol atau perforasi yang
telah diolah yangmemiliki arti atau dapat dipahami oleh orang yang mampu
memahami.Kemudian Dokumen Elektronik adalah setiap informasi elektronik
yang dibuat, diteruskan, dikirimkan, diterima,atau disimpan dalam bentuk
analog,digital,
elektro
magnetik,
optikal,
atausejenisnya,
yang
dapat
dilihat,ditampilkan, dan/atau didengar melaluikomputer atau sistem elektronik,

termasuk
tetapi
tidak
terbatas
padatulisan,
suara,
gambar,
peta,
rancangan,foto, elektronik data interchange (EDI),surat elektronik (electronic

mail),telegram,
teleks,
telecopy
atausejenisnya,
huruf,
tanda,
angka,
kodeakses, simbol atau perforasi yang telahdiolah yang memiliki arti atau
dapatdipahami oleh orang yang mampumemahami. Menurut undang-Undang
Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, menerangkan arsip adalah rekaman
kegiatan
atau
peristiwa
dalam
berbagai
bentuk
media
sesuai
denganperkembangan teknologi informasi dankomunikasi yang dibuat dan

diterima
oleh
lembaga
pendidikan,perusahaan,
negara,
organisasi
pemerintahan
daerah,
politik,organisasi
lembaga
kemasyarakatan
danperorangan dalam pelaksanaankehidupan bermasyarakat, berbangsadan

bernegara. Dari keempat pengertian diatas,dapat ditarik suatu kesimpulan
bahwa,arsip elektronik memiliki konotasi samadengan file elektronik maupun
dokumen elektronik. Oleh karena itu arsip elektronik memiliki kesamaan
pengertian dengan file elektronik maupun dokumen elektronik.
Pengertian
arsip
elektronik
adalah
kumpulan
informasi
yang
direkammenggunakan teknologi computer sebagai dokumen elektronik agar

dapatdilihat dan dipergunakan kembali.Berdasarkan pengertian arsip elektronik
seperti dikemukan diatas,dapat dirinci lagi mengenai unsur-unsurdidalamnya
yaitu :
71
1. Kumpulan informasi arsip

2. Teknologi komputer
3. Data yang diolah dan disimpansebagai dokumen elektronik
4. Kepentingan digunakan kembali
Terhadap keempat unsur diatas,dapat dilakukan identifikasi untuk mengetahui
apa saja yang akan menjadiobjek utama dalam mengelola arsip elektronik,
sehingga denganmengetahui objek utamanya maka dapat ditentukan system
operasionalnya, sertaalokasi sumber daya yang diperlukan.
B. Jenis Arsip Elektonik

Kumpulan informasi arsiptersebut, apabila disangkut pautkandengan ilmu
kearsipan (archievologi)seperti yang dijelaskan oleh Drs. HadiAbubakar2,
terdapat 3 istilah dalamilmu kearsipan yang dapat dijadikaninisial dari kumpulan
informasi arsipseperti yang telah diterangkan yaitu :
1. File
2. Records
3. Archives
File adalah arsip aktif yangmasih terdapat di unit kerja dan masih diperlukan
dalam
proses
administrasisecara
aktif,
masih
secara
langsungdigunakan.Record adalah arsip in aktifyang oleh unit kerja setelah

diadakan
seleksi
diserahkan
instansibersangkutan
arsip
in
penyimpanannya
aktif
keunit
sudahmenurun
kersipan
nilai
pada
kegunaannya
dalamproses administrasi sehari-hari.Archive adalah arsip statis yangterdapat

di Arsip Nasional RepublikIndonesia, Lembaga KearsipanProvinsi, Lembaga
Kearsipan
Kabupaten/Kota,
Lembaga
KearsipanUniversitas.File,
record,
archive, sebagai kumpulan informasi arsip yang akandiolah menggunakan

teknologikomputer dengan hasil yang dapatdilihat, ditampilkan dan atau
didengarmelalui komputer.Disamping ketiga inisialkumpulan informasi arsip
yangdikemukakan
diatas,
penulisberpendapat
bahwa
masih
terdapat
satukumpulan informasi yang sangatpenting dan integratif dengan file,records,

dan archives yaitu letter atausurat. Dengan demikian sesungguhnyaterdapat 4
(empat) kumpulan informasi
72
arsip yang terhubung secara integrative melalui teknologi komputer, dan model
integratif kumpulan informasi arsipbersifat leveling yaitu :
1. Level letter
2. Level file
3. Level records
4. Level archives
Keempat level diatas, apabiladikonversikan dengan teknologi komputer maka
dapat menghasilkanmodul-modul arsip elektronik sebagaiberikut :
1. e-letter
2. e-file
3. e-record
4. e-archives
Untuk mengintegarsikanmasing-masing modul-modul diatas, maka setiap
modul
tersebut
harusdilengkapi
dengan
metadata
sertafasilitas
menu
pendukung lainnya, danyang penting diperhatikan adalahsusunan masingmasing metadata harusdidesign dengan tepat dan akurat yaitumetadata yang
wajib diisi (mandatori)dan metadata pendukung(unmandatori). Dengan design
metadatayang akurat, maka akan terjadi aliranaktivasi elektronik terhadap
kumpulaninformasi
arsip
dari
masing-masinglevel
yang
pada
akhirnya
bermuarapada sistem pengelolaan arsipelektronik sesuai dengan diharapkan.

Keberadaan teknologi computer dikaitkan arsip elektronik yaitu berfungsi
sebagai perangkat kerjautama (main utilities resouces) bagioperasionalisasi
sistem pengelolaanarsip elektronik, dan hampir seluruhproses bisnis atau
aktifitas secaramanual dalam pengelolaan arsip dapatdilakukan oleh sistem
kerja
teknologikomputer
menyimpanarsip
hingga
seperti
mencatat,mengindeks,
menyusun
danmenampilkan
mengolah
daftar
dan
arsip,
menemukankembali arsip mampu dilakukan olehteknologi komputer dengan

cepat,akurat dan menarik. Sedangkan untukmelakukan penilaian (appraisal)
arsip,teknologi komputer masih tergantungdengan sumber daya manusia
kearsipan.
Sebagai perangkat kerja utamasistem pengelolaan arsip elektronik, teknologi
komputer dapat dimanfaatkanuntuk 2 (dua) proses kerja yaitu :
73
1. Proses digitalisasi arsip yaitu proseskerja teknologi komputer yangberoperasi

terbatas hanya merubahbentuk (transformer) dari arsip berbentuk analog
menjadi arsipberformat digital, elektromagnetik,optikal.
2.
Proses
elektronikisasi
arsip
yaitu
proseskerja
teknologi
komputer
yangberoperasi secara total mengikuti alurbisnis atau aktifitas pengelolaan

arsip,mulai dari hulu, hilir hingga sampaimuaranya. Proses elektronikisasi
arsipini yang akan melahirkan modelpapperless office yang sudah tidak asing
lagi terdengar oleh kita.
Secara sistemik computer beroperasi sesuai dengan proses kerjasecara
standar elektronik meliputi :
1. Proses input data
2. Proses pengolahan data
3. Proses output data
4. Jaringan dan distribusi data
Berdasarkan proses kerjatersebut, dapat didesign aplikasipenginputan meliputi
seluruh modulsistem pengelolaan arsip elektronikyaitu keempat modul seperti
yang
telahdiuraikan
memenuhi
criteria
menghasilkan
diatas,
seluruh
apabila
level
aktivasielektronik
design
kumpulan
yang
aplikasipenginputan
informasi
integratif
dari
arsipmaka
dapat
akan
masingmasinglevel
tersebut. Selanjutnyakumpulan informasi arsip dari seluruhlevel yang sudah

diinput, akan diolah dicentral prossesing unit computer menggunakan
seperangkat
program
danaplikasi
yang
sudah
didesign
sesuaidengan
kebutuhan alur kerjapengolahan arsip untuk semua level.

Kemudian output dari sistem kerjakomputer tersebut terdiri dari 2 (dua)unjuk
kerja yaitu :
1. Informasi arsip elektronik untukkepentingan bahan perencanaan,pelaporan
dan pengawasan sertapengambilan keputusan.
2. Daftar dari masing-masing levelkumpulan informasi arsip untukkepentingan
penilaian arsip, layananketerbukaan informasi publik,kontrol dan pengendalian
arsip.
Berkenaan
dengan
elektronikpemahamannya
data
yangdisimpan
berkaitan
erat
sebagai
dengantempat
dokumen
menyimpan
74
dokumenelektronik.
records,archives
Apabila
maka
darisentralisasi,
menggunakananalogi
dapat
desentralisasi,
pengorganisasian
analogipengorganisasian
pengorganisasian
ataudesentralisasi
records
terakhirpengorganisasian
dipahami
hanyameliputi
archives
file,
archival
file,
file
terkendali,
records
hanyameliputi
records,
pengorganisasi
terdiri
sedangkan
centre,
dan
building.
Jika
danarchivesdiatas
diaplikasi
kedalamsistem komputer maka tempatnya hanya satu yaitu data centre atau
bank data.Pada dasarnya arsip yangdisimpan itu karena memiliki nilaiguna,
oleh sebab itu arsip akan dicari,untuk dipergunakan kembali olehpangguna
arsip
sesuai
dengankepentingan
dari
masing-masingpengguna
arsip.
Berdasarkankepentingan pengguna arsip dapatdibagi menjadi 4 (empat)

kelompokpengguna arsip yaitu :
1. Masyarakat
2. Pelajar
3. Mahasiswa
4. Aparatur Pemerintah
Kepentingan untukmenggunakan kembali arsip terhadapempat kelompok
diatas, harusmemperhatikan prinsip keterbukaan danketertutupan arsip sesuai
denganketentuan
denganketerbukaan
AccesLimited
peraturan
dan
perundangundanganyang
ketertutupan
Exception
(MALE)
arsipmaupun
yaituprinsip
prinsip
yang
terkait
Maximum
menghendaki
semuainformasi pada dasarnya terbuka tetapimenghendaki pula keterbatasan

danpengecualian untuk arsip dengankriteria tertentu. Keberadaan system
pengelolaan arsip diandalkan akan memberikankeuntungan yang besar bagi
penggunaarsip karena penemuan kembali arsipdikaitkan penggunaan kembali
arsipsangat cepat, akurat serta murah.
C. Mengelola Arsip Elektronik

Seperti diketahui bahwakehadiran arsip elektronik dapat dikatakan masih baru
atau jenis baru(new genre) dalam tipologi bidangkearsipan, dan arsip elektronik
mulaidikenal
pada
dekade
1980
1990
dibelahan
benua
Eropa.
Dibandingkandengan jenis arsip yang sudah ada yaituarsip kertas memang
75
sudah sejak lamadiakui sebagai salah satu alat buktihukum yang sah sesuai
dengan hokum acara di Indonesia, sedangkan arsipelektronik, baru diakui
sebagai alatbukti hukum yang sah, sejakdiberlakukannya Undang-Undang
Nomor 11 Tahun 2008 tentangInformasi Transaksi Elektronik. DalamUndangUndang tersebut diterangkanbahwa Informasi Elektronik dan/atau Dokumen
Elektronik dan/atau hasilcetaknya merupakan alat bukti hokum yang sah bunyi
pasal 5 ayat (1),selanjutnya Informasi Elektronikdan/atau Dokumen Elektronik
dan/atauhasil
cetakannya
sebagaimanadimaksud
pada
pasal
ayat
(1)merupakan perluasan dan alat buktiyang sah sesuai dengan hukum

acarayang berlaku di Indonesia bunyi pasal 5ayat (2).
Dengan latar belakang sepertiitu, arsip elektronik belum terlaludiperhatikan
dalam kegiatanadministrasi oleh berbagai instansi, baikdi instanasi pemerintah
maupun instansiswasta, sehingga produk administrasisebagian besar adalah
berupa arsip jeniskertas. Dengan tingginya volume arsipkertas yang dihasilkan
dari
kegiatanadministrasi
masalahberkaitan
tersebut
dengan
tempat
seringmenimbulkan
penyimpananarsip
berbagai
kertas,
biaya
pemeliharaannya,tenaga pengelolanya, fasilitas peralatanyang diperlukan

seperti rak, roll opack,boks arsip, proteksi dari bahayakebakaran atau faktor
yang bias menyebabkan kerusakan arsip kertasseperti cahaya, serangga,
kimiawi, suhu dan kelembaban udara. Sehingga untukmemanage atau
menghandle arsip kertas dibutuhkan sumber daya yangbesar dan budget yang
relatif
tinggi,
terutama
untuk
tempat
penyimpanandan
maintenancenya.Kehadiran arsip elektroniksebagai akibat dari kemajuan

IPTEK,merupakan
peluang
diversifikasi(penambahan
yang
ragam)
sangat
pengelolaan
besarterhadap
arsipberbasis
upaya
teknologi
komputer.
Bagaimana melaksanakansistem pengelolaan arsip elektronikdengan tetap
mengikuti atau sesuaidengan norma-norma atau kaidahkearsipan yaitu :
1)
Mempersiapkan
berkaitandengan
pranata
program
teknologikomputer.
organisasiserta
sistem
diversikasipengelolaan
dan
arsip
prosedur
berbasis
76
2) Menyusun dan menata alokasisumber daya untuk implementasi system

pengelolaan arsip elektronik.
3) Menyusun Detail EngineringDesign (DED) untuk empat modularsip elekronik
oleh arsiparis danprogramer komputer.
4) Melaksanakan implementasi system pengelolaan arsip elektronik sesuai
kelayakan atau kemampuan sumberdaya organisasi, seperti penerapanempat
modul arsip elektronik secaramodular.
Berdasarkan keempat hal diatas,secara garis besar operasional system
pengelolaan arsip elektronikdilaksanakan sebagai berikut :
1.
Melakukan
input
data,
scanning
danrecognation
terhadap
surat
menyuratpada mail processing centre, denganmenggunakan modul e-letter.
D. Pengantar Tata Naskah Dinas Elektronik

Tata Naskah Dinas Elektronis selanjutnya di singkat TNDE- yang merupakan
bagian
dari
e-goverment
melaksanakan
kegiatan
akan
menyebabkan
administrasinya
dengan
suatu
instansi
dapat
lebih
mudah,
cepat,
transparan, tertib, terpadu, produktif, akurat, aman, dan efisien.

Dengan diimplementasikannya Aplikasi TNDE, diperoleh manfaat sebagai
berikut :
1.
Mendukung
kebijakan
perkantoran
elektronis
guna
menuju
e-
GovernmentDengan melaksanakan implementasi aplikasi tata naskah dinas,

yang sebagian besar fungsi perkantoran elektronis sudah terakomodasi.
Fungsi-fungsi yang disediakan antara lain :
2. Aplikasi dan sistem berbasis web
3. Penyajian informasi secara mudah dan tepat guna
4. Surat elektronis
5. Folder elektronis
6. Aliran dinas secara otomatis dalam lingkungan intranet
7. Agenda harian elektronis
8. Pencatatan aliran naskah dinas secara otomatis
9. Pengelolaan dokumen secara elektronis
77
E. LATIHAN
1. Pengertian arsip elektronik menurut Patricisa E. Wallace ialah?
a) Kumpulan informasi
b) Perekaman dalam kode
c) Penyimpanan pada computer
d) Dapat dilihat dalam beberapa media
e) a, b, c, d benar
2. Undang-undang yang mengatur tentang informasi transaksi elektronik
ialah?
a) UU No. 11 Tahun 2007
b) UU No. 12 Tahun 2008
c) UU No. 20 Tahun 2013
d) UU No. 11 Tahun 2008
e) UU No. 8 Tahun 2013
3. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk
media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi
yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara, pemda, lembaga
perorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa
dan bernegara. Pengertian diatas adalah sesuai dengan Peraturan
Perundang-undangan sebagai berikut?
a) UU No. 43 Tahun 2009
b) UU No. 43 Tahun 2010
c) UU No. 45 Tahun 2009
d) UU No. 45 Tahun 2009
e) UU No. 43 Tahun 2003
4. Unsur-unsur yang terdapat dalam arsip elektronik ialah?
a) Kumpulan informasi arsip
b) Teknologi computer
c) Data yang diolah dan disimpan kembali sebagai dokumen elektronik
d) A, b, c, d benar
5. Pengorganisasian records jika menggunakan analogi pengorganisasi file
meliputi?
78
a) Records center
b) Pengorganisasian archives
c) A,b benar
d) Archival building
e) B, d benar
F. RANGKUMAN
1. Arsip elektronik adalahj beberapa kumpulan informasi yang direkam
dalam kode yang dapat disimpan pada komputer dan dalam
beberapa media untuk dilihat kembali dan dipergunakan.
2. Dokumen Elektronik adalah setiap informasi elektronik yang dibuat,
diteruskan,
dikirimkan,
diterima,atau
disimpan
dalam
bentuk
analog,digital, elektro magnetik, optikal, atausejenisnya, yang dapat

dilihat,ditampilkan, dan/atau didengar melaluikomputer atau sistem
elektronik, termasuk tetapi tidak terbatas padatulisan, suara, gambar,
peta,
rancangan,foto,
elektronik
data
interchange
(EDI),surat
elektronik (electronic mail),telegram, teleks, telecopy atausejenisnya,

huruf, tanda, angka, kodeakses, simbol atau perforasi yang
telahdiolah yang memiliki arti atau dapatdipahami oleh orang yang
mampumemahami.
79
DAFTAR PUSTAKA
A. Buku
Amansyah,
Zulkifli.
(1990),
Manajemen
Kearsipan,
Jakarta:
PT
Gramedia:Jakarta
Bassett, Ernest D. And David G. Goodman, (1974), Business Filing and
Records
Control, Cincinnati, Ohio : South-Western Publising and Co.
Basuki, Sulistyono, (2003) Manajemen Arsip Dinamis, Jakarta: PT Gramedia
Pustaka Utama
Diamond, Susan Z, (1983), Records Management, A Practical Guide New York
:Amacom
Gunarto, Imam."Sekilas tentang Pengelolaan Arsip Vital," dalam BeritaArsip
Nasional Rl.
Ham, F Gerald, Selecting and Appraising Archives and Manuscripts, Chicago :
The Society of American Archivist.
Komaruddin, (1981) Manajemen Kantor, Teori dan Praktek, Bandung: Sinar
Baru.
Leffingwell, William H., and Edwin M. Robinson,(1985), Texbook of Office
Management, New York : McGraw-Hill Book Company Inc.
Lundgren, Terry D and Carol A. Lundgren, (1989), Record Management in The
Computer Age, Boston: Kent Publishing.
Mamoeri, Endar, (2000) Administrasi Perkantoran, Jakarta: Lembaga
Administrasi Negara.
Martono, Boedi. (1997), Arsip Korespondensi, Penciptaan dan Penyiapan,;
Jakarta, Sinar Harapam
Martono, Boedi. , (1994) Penyusutan dan Pengamanan Arsip Vital, Dalam
Manajemen Kearsipan. Jakarta: Pustaka Sinar Harapan.
Penn, Ira A et.all (1992), Record Management Hand Book, London: British
Library Cataloging in Publication Data.
Ramelan, Latar Belakang Lahirnya Sistem Kartu Kendali. Berita Arsip Nasional
RI No. 11 Juni 1982.
Ricks, Betty R, Swafford, Ann, J., and Gow, Kay E. (1992), Information and
Image Management, Ohio: South-Western Publishing.
Schwartz, Candy and Peter Hernon, (1993) Records Management and Library :
Issues and Practices, New-Jersey : Ablex Publish.
Scott, George, M., (1986), Principles of Management Information Systems,
McGraw-Hill Book Co.
Smith III, Milburn D., (1986) Information and Record Management, New-York:
Greenwood Press Inc.
Soetrisno, (2005) ,Administrasi Perkantoran, Prajabatan Golongan III, Jakarta:
Lembaga Administrasi Negara
80
The Liang Gie, (1995) Administrasi Perkantoran Modern, Yogyakarta: Penerbit

Liberty dan Yayasan Studi Ilmu dan Teknologi.
Wallace, Patricia E. dkk (1992), Records Management, Integrated Information
System.Englewood Cliffs, New Jersey : Prentice Hall,
B. Dokumen
Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan
Permenpan Nomor 80 Tahun 2012
Permenkumham Nomor 5 Tahun 2012
Permenkumham Nomor 6 Tahun 2012 Tentang Pola Klasifikasi Arsip
Pedoman TNDE Kemenkumham RI Tahun 2013
Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 Tentang Pokok-pokok Kearsipan
Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor 105 Tahun 2004 Tentang
Pengelolaan Arsip Statis.
Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 34 Tahun 1979 Tentang
Penyusutan arsip
SE Kepala ANRI Nomor : SE/02/1983 Tentang Pedoman Umum untuk
Menentukan Nilaiguna Arsip

Modul Manajemen Arsip Modern

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Modul Manajemen Arsip Modern

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

DIKLAT ADMINISTRASI

MODUL MANAJEMEN ARSIP MODERN

Penulis: C. ANDREY. I. NAPITUPULU.,M.Si

Badan Pengembangan Sumber Daya Manusia

Hak Cipta Pada : (isi dengan lembaga)

Badan Pengembangan Sumber Daya Manusia

Manajemen Arsip Modern

A. Deskripsi Singkat ....................................................................

B. Hasil Belajar ...........................................................................

C. Indikator Hasil Belajar .............................................................

D. Pokok Bahasan .......................................................................

TATA NASKAH DINAS ................................................................

A. Asas dan Tujuan Pengurusan Surat .......................................

B. Prosedur Pengurusan Surat ....................................................

BAB III PENGERTIAN DAN JENIS ARSIP................................................

A. Pengertian Arsip dan Tipologi Arsip ........................................

B. Signifikansi dan Fungsi Arsip Dinamis ....................................

C. Sistem Arsip ..........................................................................

BAB IV PENATAAN BERKAS (FILING) ..................................................

A. Organisasi dan Filing...............................................................

B. Penataan Berkas (Filing) ........................................................

C. Peralatan Filing .......................................................................

D. Penyimpanan (filing) dan Temu Balik Arsip ............................

PENGAMANAN DAN PEMELIHARAAN ARSIP VITAL ..............

A. Pengertian Arsip Vital ............................................................

B. Identifikasi Arsip Vital ............................................................

C. Bencana Alam dan Bencana Disebabkan oleh Manusia .......

D. Pemeiiharaan Arsip Vital .........................................................

E. Metode Perlindungan ..............................................................

F. Perlengkapan Tempat Penyimpanan Arsip Vital .....................

G. Pencegahan terhadap Bencana ..............................................

BAB VI PENYUSUTAN ARSIP ..................................................................

A. Konsep Penyusutan Arsip ......................................................

B. Jadwal Retensi dan Inventarisasi Arsip ..................................

C. Penilaian dan Nilai Guna Arsip ................................................

D. Penetapan Jangka Simpan ....................................................

BAB V ARSIP ELEKTRONIK

B. Jenis Arsip Elektronik ..............................................................

C. Mengelola Arsip Elektronik.. ..

D. Pengantar Tata Naskah Dinas Elektronik................................

Arsip (records) sebagai salah satu sumber informasi terekam

peningkatan efisiensi danperwujudan administrasi penyelenggaraan

Setelah Anda mempelajari pengertian tata naskah dinas instansi

Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi

A. Asas Tata Naskah Dinas Instansi Pemerintah

B. Naskah Dinas PengaturanNaskah dinas yang bersifat pengaturan

2) Pengendalian terhadap pelaksanaannya lebih mudah karena

2. Prosedur Kerja dan Tata Kerja

Apakah semua suratbeserta disposisi perlu difotokopi atau tidak.

c. Jenis surat-surat apa saja yang harus dikendalikan dan prosedur

diketahui danresiko keterlambatan penyampaian, atau apabila surat

formulir (lembar)disposisi. Tujuan lain adanya lembar disposisi adalah

Gambar 2-1. Lembar Disposisi

Kolom masalah disisi dengan masalah pokok isi surat sesuaidengan

Dari uraian yang telah disampaikan di atas, maka dapat

3) Pencatatan surat dan penyampulan

petugas. Untukmengatasi masalah tersebut maka pengamanan

3. Sarana Dan Prasarana

Keuntungan dan kekurangan menggunakan

Keuntungan dan kekurangan menggunakan kartu kendali

Mengurangi pencatatan yang berulang-ulang

Pengurusan surat tertutup (surat rahasia) berbeda dengan

Contoh Lembar Pengantar Surat Rahasia sebagai berikut:

4. Pada umumny,a ada dua asas dalam pengendalian surat, yaitu :