Anda di halaman 1dari 54

A.

ARSIP INAKTIF
adalah arsip dinamis yang frekuensi
penggunaannya telah menurun.
Betty R. Ricks ; penggunaan arsip kurang dari
10 kali setahun bisa disebut inaktif.
Standar ICA dan ARMA ; 1 tahun dirujuk
kurang dari 5 atau 6 kali termasuk arsip
inaktif.

Penentuan arsip inaktif dapat pula


dengan
ketentuan
yang
diberlakukan
dalam JRA ( Jadwal Retensi Arsip )
Komposisi volume arsip ;
jumlah arsip inaktif = 35 % s.d. 40
%,
arsip permanen = 1 % s.d. 5 %
arsip aktif = 30 %, arsip musnah =
30 %

2. Pusat Arsip ( Record Center )


Tempat dan semua fasilitas yang dirancang
untuk menyimpan arsip-arsip inaktif
dengan tujuan agar efektif dalam penemuan
kembali dan efisien dalam pembiayaan.
Keberadaan Record Center harus bisa
menjamin keamanan penyimpanan arsip
inaktif, baik aman fisik maupun aman
informasi .

Aman fisik artinya arsip terhindar


dari bahaya pengrusakan baik yang
ditimbulkan oleh serangga, binatang
pengerat, suhu, kelembaban, ulah
manusia, bencana dan lain-lain.

Aman informasi artinya ; arsip tidak


dibuka, dibaca kepada orang yang
tidak berhak.

Tujuan diadakannya Record Center


adalah mengurangi volume arsip di
Unit Kerja, mengendalikan arsip,
memudahkan retrieval (penemuan
kembali), menjaga keamanan arsip.

4. Sistem Pengelolaan
Arsip Inaktif
Cara atau metode
menerima, menyimpan,
mengaktualisasikan dan
menemukan kembali arsip
inaktif yang disimpan yang
didasarkan pada prinsip
efektivitas, efisiensi dan
keamanan, yang didukung
oleh SDM yang berkualitas,
kelembagaan yang
mantap, dan sarana serta
prasarana yang memadai.

B. Tujuan dan Prinsip


Pengelolaan Arsip Inaktif
Tujuan :

Mampu menyediakan arsip yang benar


sehingga penemuan kembali arsip dengan
cepat, tepat dan benar ; cepat berkaitan
waktu penemuan, tepat berarti arsip yang
tersedia sesuai dengan yang diminta,
benar adalah arsip harus diberikan kepada
orang yang berhak, serta dengan biaya
yang seefisien mungkin.

Terkait hal tersebut, perlu penciptaan Pusat


Arsip yang memiliki sasaran :
a. Pengurangan volume arsip organisasi dan
implikasinya terjadi pengurangan biaya ruang
simpan, alat dan sumber daya manusia.
b.
Penciptaan kontrol yang tepat untuk
menjamin aliran arsip dari tempat yang mahal
ke tempat yang lebih murah.
c. Pembebasan ruang kerja atau kantor dari
tumpukan arsip.

d. Penciptaan sistem penyimpanan dan


penemuan kembali yang efektif dan
efisien. Penemuan kembali dengan cepat.
e. Pengamanan arsip seluruh organisasi
sebagai bahan bukti pertanggungjawaban
Nasional

Prinsip - Prinsip
Pengelolaan Arsip Inaktif
Agar tujuan pengelolaan arsip inaktif dan Pusat
Arsip dapat tercapai maka harus memperhatikan
prinsip-prinsip :
a. Pengelolaan arsip inaktif harus MURAH
( ratio antara input dan output )

b. Pengelolaan arsip inaktif harus ACCESIBLE


(dapat ditemukan)

c. Pengelolaan arsip inaktif harus menjamin


Keamanan ( SAFETY GUARANTEE )
Keamanan terjamin ( bencana maupun kerusakan

BAGAIMANA ARSIP YANG BAIK

Asli atau otentik


Dapat dipercaya
Utuh atau lengkap
Dapat digunakan
UNTUK APA ARSIP DIKELOLA ?
Sumber Informasi
Bukti Pertanggunggjawabab Nasional
Memori Organisasi
Memori kolektif

DASAR HUKUM

UU No 43 Tahun 2009 tentang

Kearsipan
SE KA. ANRI No . 01 tahun 1981,
tanggal 5 Agustus 1981 tentang
Penanganan Arsip Dinamis Inaktif
SE Ka. ANRI No .02 tahun 1983 tanggal
16 Mei 1983 tentang Nilai Guna Arsip
Keputusan Kepala ANRI Nomor 07 Tahun
2001 tentang Pedoman Penilaian Arsip
Bagi Instansi Pemerintah, Badan Usaha
Dan Swasta

Menyangkut teknik dan tahap-tahap :


A. Pemindahan Arsip Inaktif dari Central File di
Unit-Unit Kerja ke Pusat Arsip, dengan langkahlangkah :
1. Menentukan kapan suatu arsip dapat dipindah
2. Menentukan arsip yang akan dipindah
3. Menyiapkan arsip yang akan dipindah
4. Penyiapan ruang simpan
5. Penerimaan arsip

B. Penataan dan Penyimpanan


1. Pemeriksaan
2. Pendeskripsian
3. Sortir
4. Penataan Arsip dan Box
5. Pembuatan Daftar Pertelaan Arsip
C. Pelayanan Arsip
Dapat berupa peminjaman arsip atau pemberian
servis informasi yang terkandung dalam arsip
yang disimpan. Pelayanan arsip mengatur
kewenangan penggunaan arsip ( berdasarkan
jenjang jabatan ) dan prosedur penggunannya.

Prosedur Layanan
a.

b.

c.

Permintaan
Lisan, tertulis, pertelpon. FORMULIR
peminjaman sangat baik disiapkan.
Pencarian, melalui DAFTAR PERTELAAN
ARSIP ( D P A Inaktif ).
Pengambilan arsip, siapkan OUT INDICATOR
( berupa guide/folder dan atau box ) yang juga
memuat FORMULIR.

d.

e.

f.

Pencatatan dalam sarana peminjaman


BUKU/FORMULIR
Pengendalian ( memonitor peredaran arsip dan
kapan kembali ke penyimpanan). Kelalaian
pengembalian arsip ; perlu formulir pengingat, surat
peringatan, Berita Acara kehilangan arsip dan
sanksi hukum. Kegiatan ini untuk mengamankan
fisik dan informasi arsip
Penyimpanan kembali
Arsip yang dipinjam kembali, penandaan pada
formulir agar tidak terjadi kesalahpahaman, out
indicator diambil dan diberi catatan, arsip
ditempatkan kembali dengan posisi yang benar.

D. Pemusnahan

Dilaksanakan ketika masa penyimpanan arsip


inaktif telah selesai, dengan tahap-tahap :

1. Penyeleksian, berdasarkan Jadwal Retensi


Arsip. Selesai diseleksi, dibuatkan DPA Usul
Musnah diajukan ke Panitia Pemusnahan untuk
diadakan Penilaian terhadap arsip yang akan
dimusnahkan yang kemungkinan
menghasilkan keputusan :
- Arsip tersebut disimpan kembali untuk waktu
tertentu
- Arsip tersebut dimusnahkan
- Arsip tersebut diserahkan ke ANRI karena
ternyata bernilai guna sekunder ( misal
memiliki kandungan informasi bersejarah )

2. Pelaksanaan Pemusnahan, setelah


ditentukan musnah oleh pimpinan, segera
dilaksanakan pemusnahan bisa dengan cara
dibakar, dicacah, dijadikan bubur kertas atau
dengan larutan kimia lainnya sehingga fisik
dan informasi arsip sudah tidak dapat
dikenali lagi. Disaksikan oleh minimal 2
pejabat hukum.
3. Dokumentasi Pemusnahan, menurut PP
No. 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip,
pemusnahan arsip berdasar kebijaksanaan
pimpinan berarti harus ada SK tentang arsip
yang dimusnahkan, kemudian dibuat Berita
Acara Pemusnahan dan Daftar Arsip yang
dimusnahkan.

A. JENIS PUSAT ARSIP


1. Berdasarkan Lokasi
a. ON SITE ( lokasi di dalam )
b. OFF SITE ( lokasi di luar )
Faktor-faktor
pemilihan lokasi :
1)
Biaya
2) Jalan Masuk
3) Transportasi
4) Keselamatan
dan Keamanan

2. Berdasarkan Kepemilikan
a. Milik Sendiri
b. Pusat Arsip Komersial
1) Self Service
2) Full Service, beberapa faktor
dalam memilih pusat komersial
yang paling tepat :
- Lokasi
- Keamanan
- Kenyamanan
- Konstruksi bangunan
- Fasilitas yang ditawarkan
- Tingkat profesionalisme

3. Berdasarkan Tipe Pengelolaan


a. Tipe Minimal
Merupakan pusat arsip yang paling
sederhana. Hanya untuk arsip yang jarang
dipakai atau menunggu saat dimusnahkan.
Tidak ada Daftar Arsip, box hanya ditandai
dengan isi dan tgl pemusnahan, ditata
dalam rak secara berkelompok.
b. Tipe Standar
Memenuhi kriteria tertentu : standar
minimal
gedung,
standar
sistem
pengelolaan, standar pelayanan, standar
pemeliharaan dan perawatan serta standar
pengamanan arsip.

B. KUALIFIKASI GEDUNG
DAN PENGGUNAAN RUANG
1. Kualifikasi Gedung
- Perlu ciri khusus sebagai gedung pusat arsip
- Bahan bangunan tahan rayap atau semut,
tidak mudah terbakar
- Sirkulasi udara baik dan lancar
- Pengaman teralis
- Posisi gedung/jendela tidak langsung terkena
sinar matahari, angin atau debu
- Gedung dibuat lebih tinggi, agar ruangan
optimal. Sebaiknya tidak bertingkat, namun
rak arsipnya yang bertingkat
- Tidak perlu desain full AC. Bila tersimpan
arsip vital bisa dilengkapi dengan AC.

2.Ruangan
Perlu diatur dan didesain sedemikian rupa
sehingga kekuatan lantai, dinding, atap atau
langitlangit dalam kondisi yang baik.
Perhitungan
secara
masak
terhadap
penggunaan
ruang
untuk
peralatan
penyimpanan arsip baik rak vertikal dan rak
horisontal
3. Ruang Bawah Tanah
Tingkat pengamanan lebih tinggi, namun
konsekuensi biaya jauh lebih tinggi.
Sebaiknya untuk arsip vital saja

C. LAY OUT RUANGAN


Pengaturan
ruang
seefisien
mungkin
baik
horisontal
maupun
vertikal,
namun
penyimpanan tetap efektif.
Pembagian 4 ruangan pusat
arsip berdasarkan fungsi :
1. Ruang Kantor
2. Ruang Referensi
3. Ruang Proses
4. Ruang Penyimpanan

D. PERALATAN
Peralatan dalam penyimpanan arsip inaktif
1. Rak arsip terbuat dari baja, hampir
setinggi ruangan ( Penggunaan ruang
optimal secara vertikal ). Ada ikatan tali
baja antar rak.
2. Pengaturan
rak arsip
tidak makan
tempat ( secara horisontal ) , tidak di
bawah lampu, kabel-kabel listrik dan pipa
air. Jarak antar rak cukup untuk lalu lalang
pengambilan arsip ( 1 meter )

3. Box arsip standar, terbuat dari

karton
gelombang
ukuran
37x9x27 cm (box kecil) dan
37x19x27 cm (box besar).
4. Alat
pengukur
kelembaban
udara.
5. AC khusus ruang arsip vital.
6. Peralatan lain : alat pemadam
kebakaran, hydrant, penghancur
kertas, lori, telepon, facsimile,
mesin fotocopy dan lain-lain
sesuai
kebutuhan
dan
kemampuan organisasi.

PEMBENAHAN/PENATAAN ARSIP INAKT IF


Hal ini mengingat di
umumnya arsip inaktif
belum teratur.
1.

Persiapan

Indonesia pada
dalam keadaan

a. Pengumpulan data melalui survei arsip


b. Pembuatan daftar ikhtisar arsip
c. Perencanaan, melalui daftar ikhtisar
arsip
tersebut
dapat
dibuat
suatu
perencanaan
untuk menangani arsiparsip
inaktif,
termasuk
perencanaan
bahan/ peralatan seperti rak arsip,boks
arsip, kertas pembungkus, kartu deskripsi
dan tali rafia, serta perencanaan anggaran
d. Pembersihan arsip

Pembersihan ada 2 macam cara


1). Fumigasi ( adalah pemberian bahan
kimia
untuk mematikan bakteri dan
serangga yang ada pada arsip ).
2). Membersihkan debu yang menempel
pada arsip, prinsip tidak merusak fisik
arsip.
2. Pemilahan arsip (adalah kegiatan
pemisahkan antara arsip dan non arsip
serta
duplikasinya.
Selanjutnya
dikelompokan sesuai dengan
series
arsipnya.

3. Penelitian dan Rekonstruksi


Penelitian terhadap sejarah organisasi
pencipta arsip dan sejarah sistem
penataan yang pernah ada. Jadi berdasar
penelitian tersebut penataan arsip akan
dapat
dilaksanakan
berdasar
azas
Provenance dan azas Original Order.
Identifikasi dapat diketahui melalui
pemahaman tugas dan fungsi organisasi
dan dapat tercermin dalam struktur dan
tata laksana suatu lembaga atau instansi

Azas Provenance (asal usul) terkait dengan


sejarah organisasai pencipta arsip. Misal,
suatu organisasi berumur 10 tahun mungkin
telah berubah tiga kali keorganisasiannya,
maka
penataannya
arsipnya
harus
dikelompokkan atas tiga periode itu, tidak
boleh dicampur.
Azas Original Order terkait dengan sistem
penataan/aturan asli. Misalnya jika pada suatu
periode arsip ( dahulunya ketika arsip masih
hidup) diatur dengan Sistem Takah maka
penataannya harus dikembalikan ke Sistem
Takah, jika dengan sistem Geografis juga
harus dikembalikan ke sistem Geografis dan
jika dengan pola klasifikasi arsip sistem
alfanumerik maka gunakan pola tersebut.

Rekonstruksi ;
Kegiatan mengembalikan penataan arsip
sesuai
dengan
konteks
penataan
aslinya. Rekonstruksi dilaksanakan untuk
mengatur susunan arsip dalam setiap file,
susunan file dalam setiap series dan
pengaturan antar series

4. Pendeskripsian Arsip
Kegiatan perekaman / pencatatan informasi
setiap series arsip berdasarkan ciri-ciri
arsipnya. Secara umum standar minimalnya
memuat 5 hal : informasi series, tanggal/tahun
series, tingkat keaslian/perkembangan, bentuk
redaksi dan bentuk luar/kondisi fisik arsip.
Pendiskripsian Arsip dilakukan dan senantiasa
harus memperhatikan hubungan antar arsip
yang berasal dari unit kerja satu dengan unit
kerja lainnya.
Sedangkan sarana yang dipergunakan untuk
pendiskripsian adalah kartu diskripsi/ fisis.

Secara sederhana memuat 5 (lima)


unsur :
a.
Informasi series arsip
Generalisasi yang terkandung dalam
series
arsip.
Harus
dapat
menggambarkan
informasiARSIP
arsip
KEGIATAN
PENDESKRIPAN
:
secara lengkap dan jelas Contohnya :
perencanaan pegawai, pengangkatan
pegawai
b.
Periode Arsip
Periode arsip diciptakan yaitu dalam
bentuk waktu
tahun , bulan dan
tanggal.
c.
Bentuk redaksi
Berkaitan dengan bentuk informasi

d.

e.

Tingkat keaslian adalah berkaitan


dengan
keotentikan
arsip yang
bersangkutan . Contoh : Asli, salinan,
tembusan, copy.
Bentuk luar adalah keterangan tentang
kondisi arsip, untuk memberitahukan
keadaan arsip yang berkaitan dengan
karakteristik fisik dan volume arsip
Karakteristik fisik contoh : Kertas
berlubang, arsip rusak, arsip sobek.
Volume arsip menjelaskan jumlah arsip
yang dideskripsi.
Contoh : lembar,
berkas, sampul atau bungkus dll.

Format Deskripsi

Kartu deskripsi dapat dibuat dari


kertas HVS folio dan dipotong
menjadi 4 (empat ) bagian. Dalam
pendeskripsian arsip selain
memperhatikan unsur-unsur
tersebut di atas juga perlu
ditambah keterangan mengenai
kode inisial pendeskripsi dan unit
kerja asal arsip.

5. Pembuatan Skema Pengaturan Arsip


Penyusunan Skema Arsip bertujuan untuk
menyusun kartu-kartu deskripsi / fisis yang
telah dihasilkan dari kegiatan pendeskripsian.
Penyusunan Skema merupakan pengurutan
secara sistematis berdasarkan filling plan yang
didasarkan pada pokok-pokok masalah atau
urusan yang terkandung dalam koleksi arsip ,
juga perhatikan klasifikasi arsip, fungsi dan
struktur
organisasi
pencipta
arsip,
perkembangan lembaga ( TUPOKSI / Tugas Pokok
Fungsi ) dan Pola Klasifikasi Arsip.
Skema ini dijadikan dasar pengelompokan
kartu deskripsi yang kemudian dituangkan
dalam bentuk Daftar Arsip.

6. Manuver Fiches/Penataan/Pengelompokan
kartu deskripsi ( fisis ) & Penomoran Definitif
Kartu fisis dikelompokkan dan diurutkan secara sistematis berdasarkan
skema pengaturan arsip, setelah termanuver diganti menjadi nomor definitif
secara berurutan.

Kegiatan manuver fisis berupa menyusun kartu fisis yang sudah


dikelompokkan berdasarkan masalah yang ada dalam skema penyusunan
arsip kemudian diurutkan sesuai dengan urutan kode klasifikasi arsip dan
kurun waktunya bulan -tahunnya ( dari yang tertua hingga termuda ),
kemudian diberi nomor definitif
( nomor berurutan dari 1, 2, 3, 4, dst.
karena kartu fisis sudah teridentifikasi secara urut )

7. Pembuatan Daftar Arsip Sementara


Pembuatan Daftar Arsip berdasarkan kartukartu
deskripsi
yang
dikelompokkan
berdasarkan sistem penataan aslinya.
Fiches-fiches/kartu-kartu
deskripsi
dimanuver sesuai skema dan diberi nomor
defintif, kemudian di-entry data sehingga
tersusunlah Daftar Arsip Sementara .
Disebut
Daftar Arsip Sementara karena
masih perlu tahapan berikutnya untuk
menjadi Daftar Arsip dengan terlebih
dahulu dilakukan Seleksi dan Penilaian Arsip
sebagai suatu tahapan penyusutan arsip.

8. Penilaian Arsip
Proses menentukan nilaiguna arsip berikut
jangka waktu simpan ( berapa tahun arsip
disimpan pada waktu aktifnya dan berapa
tahun arsip disimpan pada masa inaktifnya )
serta nasib akhirnya disimpan sebagai arsip
permanen ataukah dimusnahkan karena
masuk kriteria arsip musnah.

9. Pembuatan Daftar Arsip


Pembuatan
daftar
dengan
menuangkan ciri-ciri dari hasil
pendiskripsian arsip. Daftar Arsip
diperlukan sebagai sarana untuk
melakukan temu kembali arsip
inaktif
yang
telah
ditata.
Pembuatan Daftar Arsip ( simpan,
serah, musnah )

10. Penataan fisik arsip


Adalah kegiatan pengaturan fisik arsip
berdasarkan urutan nomer definitif yang
telah diberikan pada kartu fisis tersebut,
dapat dipandu dengan Daftar Arsip yang
telah tersusun.
11. Penataan arsip dalam boks
Adalah tahap penempatan arsip dalam
boks yang dipergunakan adalah sesuai
dengan
standart.
Yang
disesuaikan
dengan ukuran arsipnya.
Dilakukan pelabelan pada boks untuk
menerangkan isi arsip secara keseluruhan
yang terdapat dalam boks tersebut

12. Penataan boks arsip kedalam


rak/roll o pack
Rak yang digunakan dapat berupa
rak statis ataupun rak yang dapat
bergerak (roll o pack).
Boks arsip ditempatkan samping
menyamping sesuai dengan urusan
urutan nomer definitif atau nomer
berkas, berurutan dari sebelah kiri
ke kanan.

HAL-HAL YANG PERLU


DIPERHATIKAN DALAM
PENATAAN ARSIP

Memahami
sejarah
perkembangan
organisasi
untuk
mengetahui
setiap
perubahan
sistem
administrasi
dan
management organisasi
( prinsip
provenance/ prinsip asal usul )
Mengetahui sistem penataan arsip yang
dipergunakan dalam satu Instansi
( prinsip original order / aturan asli )

JUMLAH PERKIRAAN
PERHITUNGAN ARSIP

1 M
= 12 Meter Lari ( ML )
5 boks = 1 ML
1 boks = 15/20 bendel
1 filing kabinet
= 2,4 ML
1 karung
= 1 ML
1 peti
= 1 ML
20 snelhecter = 1 ML
12 ordner
= 1 ML
1 lemari = 4 ML
75/100 berkas
= 1 ML

SISTEM KEARSIPAN DINAMIS (SKD)


PROVINSI JAWA TENGAH

Sistem pengelolaan arsip dinamis


dengan menggunakan teknologi
informasi berbasis web dan mengacu
pada elemen-elemen data kearsipan

TUJUAN
1. Memberdayakan
arsip
sbg
tulang
punggung
manajemen pemerintahan dan pembangunan
2. Memberdayakan arsip sebagai bukti akuntabilitas
kinerja aparatur
3. Memberdayakan arsip sebagai bukti sah di
pengadilan
4. Meningkatkan daya guna dan hasil guna arsip
sebagai sumber informasi dan bahan bukti
pertanggungjawaban nasional
5. Menyediakan arsip dan memberikan akses kepada
publik
untuk
kepentingan
pemerintahan,
pembangunan, penelitian, ilmu pengetahuan demi
kemaslahatan bangsa.

Sasaran yang ingin dicapai :


1.
2.

3.

4.

Terkelolanya arsip secara efektif dan efisien


Tersedianya akses arsip secara cepat, tepat dan
mudah
Terwujudnya khasanah arsip yang lengkap,
otentik dan reliabel
Terwujudnya pelayanan publik dan meningkatnya
apresiasi terhadap manfaat dan pentingnya arsip

PENGELOLAAN ARSIP SECARA ELEKTRONIK


DI PROVINSI JAWA TENGAH

Mengembangkan program dan


menyusun manual pengelolaan arsip
secara elektronik (dari SJIK
SKD
Prov. Jateng)
Menyiapkan database web server sebagai
portal informasi kearsipan provinsi Jawa
Tengah
Mensinkronisasikan elemen data dari
unit pencipta arsip hingga kepada
lembaga kearsipan (Badan Arpus)

PROYEKSI KE DEPAN
-

Terkoneksinya jaringan kearsipan dengan seluruh


SKPD Provinsi Jawa Tengah
Menciptakan struktur data yang sama sejak arsip
aktif sampai dengan inaktif
Penambahan sarpras TI untuk mendukung
pengelolaan arsip
Meningkatkan SDM melalui pelatihan pengelola
arsip berbasis TI
Meningkatkan pengelolaan dan layanan arsip
secara otomasi / komputerisasi

ANGGOTA JARINGAN
( Pengelola Arsip Inaktif )

PUSAT JARINGAN PROVINSI

Internet

Penyusunan
Informasi SKD

Administrator/
Operator SKD
Anggota
Jaringan

Administrator/
Operator SKD
Provinsi

PORTAL SKD
Badan ARPUS JATENG
Arsip
Inaktif/Stati
s

Digitasi
untuk akses

MODUL
PENGHIMPUN
DATA SKD

PENGGUNA

SISTEM
PENGELOLAAN
ARSIP DINAMIS

PUSAT
JARINGAN
KAB /
KOTA

PUSAT
JARINGAN
PROVINSI

PUSAT
JARINGAN
NASIONAL

PENGGUNA

Pendeskripsian
Arsip Aktif

Unit Pengelola
Arsip Aktif
(Instansi)

Record Center
Informasi
Arsip InAktif

Pangkalan
Data
Informasi
Arsip Statis

Pangkalan
Data
Informasi
Arsip Statis

Penyimpanan
Kopi Digital
Untuk Arsip
Vital

Penyimpanan
Kopi Digital
Untuk
Akses

Penyimpanan
Kopi Digital
Untuk
Akses

Penyimpanan
Kopi Digital
Untuk
Akses

Arsip Aktif

PUSAT
JARINGAN
PROVINSI
(Badan ARPUS)

SISTEM KEARSIPAN DINAMIS ( S K D )


Digitasi