ARSIP INAKTIF
adalah arsip dinamis yang frekuensi
penggunaannya telah menurun.
Betty R. Ricks ; penggunaan arsip kurang dari
10 kali setahun bisa disebut inaktif.
Standar ICA dan ARMA ; 1 tahun dirujuk
kurang dari 5 atau 6 kali termasuk arsip
inaktif.
4. Sistem Pengelolaan
Arsip Inaktif
Cara atau metode
menerima, menyimpan,
mengaktualisasikan dan
menemukan kembali arsip
inaktif yang disimpan yang
didasarkan pada prinsip
efektivitas, efisiensi dan
keamanan, yang didukung
oleh SDM yang berkualitas,
kelembagaan yang
mantap, dan sarana serta
prasarana yang memadai.
Prinsip - Prinsip
Pengelolaan Arsip Inaktif
Agar tujuan pengelolaan arsip inaktif dan Pusat
Arsip dapat tercapai maka harus memperhatikan
prinsip-prinsip :
a. Pengelolaan arsip inaktif harus MURAH
( ratio antara input dan output )
DASAR HUKUM
Kearsipan
SE KA. ANRI No . 01 tahun 1981,
tanggal 5 Agustus 1981 tentang
Penanganan Arsip Dinamis Inaktif
SE Ka. ANRI No .02 tahun 1983 tanggal
16 Mei 1983 tentang Nilai Guna Arsip
Keputusan Kepala ANRI Nomor 07 Tahun
2001 tentang Pedoman Penilaian Arsip
Bagi Instansi Pemerintah, Badan Usaha
Dan Swasta
Prosedur Layanan
a.
b.
c.
Permintaan
Lisan, tertulis, pertelpon. FORMULIR
peminjaman sangat baik disiapkan.
Pencarian, melalui DAFTAR PERTELAAN
ARSIP ( D P A Inaktif ).
Pengambilan arsip, siapkan OUT INDICATOR
( berupa guide/folder dan atau box ) yang juga
memuat FORMULIR.
d.
e.
f.
D. Pemusnahan
2. Berdasarkan Kepemilikan
a. Milik Sendiri
b. Pusat Arsip Komersial
1) Self Service
2) Full Service, beberapa faktor
dalam memilih pusat komersial
yang paling tepat :
- Lokasi
- Keamanan
- Kenyamanan
- Konstruksi bangunan
- Fasilitas yang ditawarkan
- Tingkat profesionalisme
B. KUALIFIKASI GEDUNG
DAN PENGGUNAAN RUANG
1. Kualifikasi Gedung
- Perlu ciri khusus sebagai gedung pusat arsip
- Bahan bangunan tahan rayap atau semut,
tidak mudah terbakar
- Sirkulasi udara baik dan lancar
- Pengaman teralis
- Posisi gedung/jendela tidak langsung terkena
sinar matahari, angin atau debu
- Gedung dibuat lebih tinggi, agar ruangan
optimal. Sebaiknya tidak bertingkat, namun
rak arsipnya yang bertingkat
- Tidak perlu desain full AC. Bila tersimpan
arsip vital bisa dilengkapi dengan AC.
2.Ruangan
Perlu diatur dan didesain sedemikian rupa
sehingga kekuatan lantai, dinding, atap atau
langitlangit dalam kondisi yang baik.
Perhitungan
secara
masak
terhadap
penggunaan
ruang
untuk
peralatan
penyimpanan arsip baik rak vertikal dan rak
horisontal
3. Ruang Bawah Tanah
Tingkat pengamanan lebih tinggi, namun
konsekuensi biaya jauh lebih tinggi.
Sebaiknya untuk arsip vital saja
D. PERALATAN
Peralatan dalam penyimpanan arsip inaktif
1. Rak arsip terbuat dari baja, hampir
setinggi ruangan ( Penggunaan ruang
optimal secara vertikal ). Ada ikatan tali
baja antar rak.
2. Pengaturan
rak arsip
tidak makan
tempat ( secara horisontal ) , tidak di
bawah lampu, kabel-kabel listrik dan pipa
air. Jarak antar rak cukup untuk lalu lalang
pengambilan arsip ( 1 meter )
karton
gelombang
ukuran
37x9x27 cm (box kecil) dan
37x19x27 cm (box besar).
4. Alat
pengukur
kelembaban
udara.
5. AC khusus ruang arsip vital.
6. Peralatan lain : alat pemadam
kebakaran, hydrant, penghancur
kertas, lori, telepon, facsimile,
mesin fotocopy dan lain-lain
sesuai
kebutuhan
dan
kemampuan organisasi.
Persiapan
Indonesia pada
dalam keadaan
Rekonstruksi ;
Kegiatan mengembalikan penataan arsip
sesuai
dengan
konteks
penataan
aslinya. Rekonstruksi dilaksanakan untuk
mengatur susunan arsip dalam setiap file,
susunan file dalam setiap series dan
pengaturan antar series
4. Pendeskripsian Arsip
Kegiatan perekaman / pencatatan informasi
setiap series arsip berdasarkan ciri-ciri
arsipnya. Secara umum standar minimalnya
memuat 5 hal : informasi series, tanggal/tahun
series, tingkat keaslian/perkembangan, bentuk
redaksi dan bentuk luar/kondisi fisik arsip.
Pendiskripsian Arsip dilakukan dan senantiasa
harus memperhatikan hubungan antar arsip
yang berasal dari unit kerja satu dengan unit
kerja lainnya.
Sedangkan sarana yang dipergunakan untuk
pendiskripsian adalah kartu diskripsi/ fisis.
d.
e.
Format Deskripsi
6. Manuver Fiches/Penataan/Pengelompokan
kartu deskripsi ( fisis ) & Penomoran Definitif
Kartu fisis dikelompokkan dan diurutkan secara sistematis berdasarkan
skema pengaturan arsip, setelah termanuver diganti menjadi nomor definitif
secara berurutan.
8. Penilaian Arsip
Proses menentukan nilaiguna arsip berikut
jangka waktu simpan ( berapa tahun arsip
disimpan pada waktu aktifnya dan berapa
tahun arsip disimpan pada masa inaktifnya )
serta nasib akhirnya disimpan sebagai arsip
permanen ataukah dimusnahkan karena
masuk kriteria arsip musnah.
Memahami
sejarah
perkembangan
organisasi
untuk
mengetahui
setiap
perubahan
sistem
administrasi
dan
management organisasi
( prinsip
provenance/ prinsip asal usul )
Mengetahui sistem penataan arsip yang
dipergunakan dalam satu Instansi
( prinsip original order / aturan asli )
JUMLAH PERKIRAAN
PERHITUNGAN ARSIP
1 M
= 12 Meter Lari ( ML )
5 boks = 1 ML
1 boks = 15/20 bendel
1 filing kabinet
= 2,4 ML
1 karung
= 1 ML
1 peti
= 1 ML
20 snelhecter = 1 ML
12 ordner
= 1 ML
1 lemari = 4 ML
75/100 berkas
= 1 ML
TUJUAN
1. Memberdayakan
arsip
sbg
tulang
punggung
manajemen pemerintahan dan pembangunan
2. Memberdayakan arsip sebagai bukti akuntabilitas
kinerja aparatur
3. Memberdayakan arsip sebagai bukti sah di
pengadilan
4. Meningkatkan daya guna dan hasil guna arsip
sebagai sumber informasi dan bahan bukti
pertanggungjawaban nasional
5. Menyediakan arsip dan memberikan akses kepada
publik
untuk
kepentingan
pemerintahan,
pembangunan, penelitian, ilmu pengetahuan demi
kemaslahatan bangsa.
3.
4.
PROYEKSI KE DEPAN
-
ANGGOTA JARINGAN
( Pengelola Arsip Inaktif )
Internet
Penyusunan
Informasi SKD
Administrator/
Operator SKD
Anggota
Jaringan
Administrator/
Operator SKD
Provinsi
PORTAL SKD
Badan ARPUS JATENG
Arsip
Inaktif/Stati
s
Digitasi
untuk akses
MODUL
PENGHIMPUN
DATA SKD
PENGGUNA
SISTEM
PENGELOLAAN
ARSIP DINAMIS
PUSAT
JARINGAN
KAB /
KOTA
PUSAT
JARINGAN
PROVINSI
PUSAT
JARINGAN
NASIONAL
PENGGUNA
Pendeskripsian
Arsip Aktif
Unit Pengelola
Arsip Aktif
(Instansi)
Record Center
Informasi
Arsip InAktif
Pangkalan
Data
Informasi
Arsip Statis
Pangkalan
Data
Informasi
Arsip Statis
Penyimpanan
Kopi Digital
Untuk Arsip
Vital
Penyimpanan
Kopi Digital
Untuk
Akses
Penyimpanan
Kopi Digital
Untuk
Akses
Penyimpanan
Kopi Digital
Untuk
Akses
Arsip Aktif
PUSAT
JARINGAN
PROVINSI
(Badan ARPUS)