PENGELOLAAN ARSIP INAKTIF

Arsip Inaktif
Arsip yang frekwensi penggunaannya telah
menurun (Undang-Undang Nomor 43 Tahun
2009)

 Arsip inaktif :
- jarang digunakan
- berfungsi sebagai referensi atau rujukan

Prinsip-prinsip pengelolaan arsip inaktif
a. murah, rasio/perbandingan antara
input yg lbh kecil daripada output
mis. Ruang simpan arsip terletak di
daerah yg murah, alat murah, mampu
menampung banyak arsip dan biaya
operasional murah
b. accessible, dapat ditemukan kembali
setiap dibutuhkan.
c. aman, menyangkut fisik dan informasi
arsip. Harus diupayakan pemeliharaan,
pencegahan dan penanggulangan
kerusakan arsip, kebocoran informasi
arsip, atau bencana lainnya
 Tujuan PENGELOLAAN arsip inaktif

1. Pengurangan volume arsip

2. Penciptaan sistem kontrol
3. Penyelamatan
4. Pengamanan arsip
5. dll
Dasar Hukum :
UU no 43 tahun 2009
PP 28 tahun 2012
PROSEDURE PENGELOLAAN
ARSIP INAKTIF
1. Pemindahan Arsip
 Menentukan kapan arsip dipindah
 Penilaian arsip berdasarkan JRA +

 frekwensi penggunaan

 Biasanya dilakukan secara periodik

 Menentukan arsip yang dipindah

 Menyeleksi arsip berdasarkan JRA/Frekwensi
penggunaan
Membuat daftar arsip yang akan dipindahkan

 Dimintakan persetujuan pimpinan

 Menyiapkan arsip yang akan dipindah
 Menyiapkan daftar arsip yang dipindah, memuat :

nama series arsip, deskripsi, tahun, retensi dan

nomor boks
 Memasukan arsip yang akan dipindah ke dalam
boks dengan tetapmempertahankan penataan asli
 Memberi label pada bok yang telah diisi arsip
sesuai daftar
 Penyiapan ruang simpan
 Kegiatan menyiapkan ruang dan alat simpan
dipusat arsip

 Penerimaan arsip (di Pusat Arsip)

 Meneliti kelengkapan dan kondisi arsip

 Mencocokan antara daftar arsip + fisik arsip

 Biasanya dibuat berita acara pindah yang

dilampiri daftarnya
 BERITA ACARA PEMINDAHAN ARSIP INAKTIF

Pada hari ini ……..... tanggal……........ bulan….…......... tahun………………….…

dilaksanakan pemindahan arsip inaktif dari unit kerja ………. ke Pusat Arsip, yang
melibatkan :
Nama :
Jabatan :
NIP :
Unit Kerja :
Dalam hal ini bertindak atas nama unit …..................................sebagai pihak I
Nama :
Jabatan :
NIP :
Unit Keja : Pusat Arsip
Dalam hal ini bertindak atas nama unit Kearsipan, sebagai pihak II
Pihak I menyerahkan tanggung jawab dan wewenang pengelolaan arsip yang dimaksud dalam
daftar lampiran kepada pihak II. Pihak II akan memberikan layanan arsip kepada pihak I.
.……,
……………..
Pihak II Pihak I
 DAFTAR ARSIP YANG DIPINDAHKAN

UNIT KERJA :
PELAKSANA :
PENANGGUNG JAWAB :

NO. SERIES/JENIS TAHUN JUMLAH PENATAAN KETERANGAN

ARSIP
2.Penataan & Penyimpanan Arsip
Pemeriksaan
Meneliti apakah arsip benar
telah inaktif
Meneliti kelengkapan series
arsip, bila belum lengkap
ditanyakan ke unit asal. Bila arsip
benar-benar tdk lengkap, minta
arsip pengganti kpd pejabat
berwenang
 Meneliti kondisi fisik arsip dan memperbaiki
apabila ada arsip rusak

 Pendeskripsian
Deskripsi arsip berdasar series untuk
menguji kebenaran deskripsi yang telah
dibuat di unit kerja (central file)
Memperhatikan hubungan arsip yang
berasal lebih dari satu unit kerja (tunjuk
silang). Tunjuk silang bisa dalam bentuk
lembaran, guide, atau folder yang diletakkan
dlm boks. Juga dpt dituangkan dalam daftar
arsip
 Penyortiran
 Menyortir arsip dan non arsip
 Menyortir kelompok series arsip yang satu dengan
lainnya berdasar urut kode nomor dll
 Penataan arsip dan bok
 Menempatkan arsip pada boks dgn memperhatikan
penataan arsip pada masa aktif
 Memberi nomor boks sesuai nomor urut atau lokasi
simpan. Penomoran boks harus konsisten
Contoh : A.01.05 (ruang A, rak 1, boks nomor 5)
 Penataan boks pada rak
 Pembuatan daftar arsip
 Pembuatan daftar arsip berdasarkan deskripsi
arsip yang disusun kronologis perkelompok
berkas
 Daftar memuat kolom : Pencipta Arsip, Unit
Pengolah, Nomor, Kode, Uraian Informasi
Arsip, kurun waktu, jumlh, dan keterangan.
PP 28/2012, pasal 44 (3)
PE NG ERT IAN
Tempat menyimpan ars ip-a rsi p inak tif y angbera sal da ri Unit-unit Kerja da lam lingk ung an suatu org anisa si.

TU JU AN
• Mengurang i v olume ars ip di U ni t Kerja
• Menciptak an sis tem peny impanan dan penemuan kemba li a rs ip y ang efektif dan efis ien
• Menya jika n a rsip ina ktif

• Menga manka n a rsip orga nisa si

• Bi ay a operasi ona l mura h
• Menjamin kel anc ara n penyus uta n a rsip
PRINSIP
• Murah, mampu menekan biaya
serendah mungkin
• Luas, dapat menampung arsip inaktif
banyak
• Aman, fisik dan informasi arsip
• Accessible, mudah ditemukan kembali
KRITERIA RECORDS CENTRE
 Bebas banjir dan polusi
 Keamanan fisik dan pencurian

 Komunikasi dan transportasi lancar

 Bangunan sederhana tapi fungsional dan kuat

 Pemilihan lokasi mudah dijangkau, daerah

murah
 Jauh dari Pusat Industri

Q2
PERALATAN

 Tidak mudah terbakar

 Peralatan harus efisien sesuai media arsip

Arsip Kartografi Roll Cabinet

Arsip Kertas Folder, Box, Rak
Arsip Floppy Disk Rak anti magnet, AC
Arsip Microfish, Micro Film Lemari khusus
PERENCANAAN RECORD CENTRE

1. Perencanaan Fasilitasi Record Centre

 Fasilitas Penyimpanan Arsip
 Volume arsip yang akan disimpan
 Tipe arsip yang disimpan
 Kondisi Ruangan
 Seberapa sering arsip dirujuk
 Kecepatan penemuan kembali
 Keamanan arsip/kerahasiaan yang berbeda
 Penafsiran Biaya Operasional
 Persyaratan akses : seberapa sering dan seberapa
cepat arsip diperlukan Lokasi Record
Centre
 Volume Arsip & perkiraan rasio pertumbuhan
perlima tahun ruangan
 Timngkat Pelayanan yang diberikan
penetapan tipe fasilitas & peralatan
 Tipe Arsip yang disimpan lingkungan yang
dikehendaki
2. Standar Gedung Record Centre
 Lokasi
 On site storage dan off site storage
 Mudah terjangkau, transportasi lancar
 Tidak rawan banjir

 Kontruksi
 Tahan api, tahan serangga perusak
 Gedung bertingkat tinggi tiap lantai 26 –
280Cm
 Gedung tidak bertingkat standar gudang
 Fondasi dan dinding mampu menahan
terpaan angin dan hujan deras
 Perlengkapan gedung
 Gedung bertingkat (lift)
 Gedung tidak bertingkat (tangga pengambil
arsip)
 Tabung pemadam kebakaran
 Hydrant
 Termohogrometer

 Kemananan
 Dijaga fisik arsip
 Dijaga informasi arsip
3. Lay Out

Ruang Penyimpanan

Beban Muatan
 Berat Rak
(Rak Konvensional) 1200 g Per M2, (Roll O-Pack) 2.400 Kg
Per M2

 Berat Arsip
(1 ml = 35-80Kg, rata-rata 50Kg, 1 Meter Kubik Arsip =
400-800Kg, Rata-rata 600 Kg)
(1 Meter Kubik = 12 meter linier)
Sisrkulasi Udara dan AC
 Arsip Kertas tidak perlu AC, cukup ventilasi
 Arsip Media Baru, Arsip Vital per AC
 Letak pintu dan jendela menghadap arah
berlawanan dengan sinar matahari

Suhu dan Kelembagaan

 Arsip photo hitam putih = 12 o C Kelembaban
35%
 Arsip photo berwarna = 5 o C Kelembaban
35%
 Arsip Magnetic = 18 o C Kelembaban
40%
Ruang Administrasi
Ruang Referensi dilengkapi foto kopy, alat mikro
film, telepon, facsmile, internet, finding aids
Ruang kantor dilengkapi dengan perlengkapan
kantor

Ruang Penerimaan
Biasanya disusun rak-rak namun hanya sedikit

Pintu keluar masuk harus lebar untuk lalu lintas

arsip
Ruang Pengelolaan Arsip
Tempat penyimpanan arsip

Tempat pengolahan arsip/jika arsip kacau

Ruang Pemusnahan
Harus terpisah dengan ruang penerimaan

Arsip usul musnah sebaiknya ditempatkan ini

JENIS RECORDS CENTRE

1. LOKASI
a. On Site Storage
Records Centre menyatu dengan pusat perkantoran
(satu komplek)
 Untuk organisasi kecil;
 Jumlah Arsip sedikit.
Keuntungan
Mudah dijangkau, diawasi secara langsung, dan
pelayanan arsip lebih cepat
Kerugian
Bagi instansi yang berada di kawasan bisnis boros biaya
b. Off Site Storage
Record Centre berada diluar gedung kompleks
perkantoran
 Untuk Organisasi besar
 Jumlah Arsip banyak
Keuntungan
Biaya lebih murah dan bebas polusi
Kerugian
Sulit pengawasan dan pelayanan arsip kurang cepat
2.KEPEMILIKAN

a. Milik sendiri
Records Centre yang dikelola oleh
organisasi yang bersangkutan.
b. Comersial Records Centre
Records Centre yang pengelolaannya
diserahkan oleh perusahaan jasa pengelola
arsip inaktif.
1. Self Service
Pemilik/pihak pengelola hanya menyediakan gedung
penyimpanan, rak arsip, perawatan dan pemeliharaan
ruang;
2. Full Service
Pihak pengelola memberikan pelayanan secara
menyeluruh yang meliputi :
 Gedung
 Peralatan Kearsipan
 Pengangkutan dan Pengantaran
 Inventarisasi dan pembuatan finding aids
(penemuan kembali)
 Konsultasi
3. TIPE PENGELOLAAN

a. Records Centre Tipe Minimal

 Hanya untuk penyimpanan arsip yang jarang
dipakai/menunggu saat dumusnahkan;
 Tidak disertai daftar arsip;
 Pada boks arsip ditandai dengan isi arsip dan tanggal
pemusnahan.
Records Centre Tipe Standar
Harus memiliki / memenuhi kriteria tertentu :
 Standar minimal gedung (kuat anti rayap);
 Standar Sistem Pengelolaan;
 Standar Pelayanan;
 Standar Pemeliharaan dan Perawatan;
 Standar Pengamanan
Cahaya / Penerangan

 Tidak menyilaukan

 Tidak terbayang

 Tidak Kontras

Keamanan Arsip

 Tertutup bagi yang tidak berkepentingan

 Dibuat kunci kombinasi

 PENGELOLAAN COMMERCIAL RECORD CENTRE

1.Ruang penerimaan / penampungan (Receiving space)

Menampung arsip-arsip yang baru datang dari
pemiliknya disebut juga ruang transit
2.Ruang fumigasi (Fumigation Room)
Sebelum disimpan sebaiknya arsip difumigasi dulu

3.Ruang pengelolaan (Preparation Room)

Besarnya 2 X dari ruang penerimaan
Sortir, memberkaskan, menata, menyimpan
4. Ruang Penyimpanan (Storage Area)
Menyimpan arsip
Diperhatikan jenis arsip

5.Ruang Pemusnahan (Disposal Room)

Memusnahkan arsip yang sudah tidak bernilai

6.Ruang peminjaman Arsip (Reference Service)

Melayani peminjam (Instansi pemilik arsip)

7.Ruang Kantor (Office Area)

Melakukan kegiatan administrasi
KRITERIA RECORD CENTRE
Pemilihan lokasi mudah dijangkau, daerah murah
Bebas banjir dan polusi
Keamanan fisik dan informasinya
Komunikasi dan transportasi lancar
Bangunan sederhana tetapi fungsional & kuat
Jauh dari jangkauan industri
 PEMBENAHAN ARSIP INAKTIF
• Permasalahan
 Belum adanya sistem & prosedur dalam pengelolaan arsip
 SDM belum memadai
 Terbatasnya sarana & peralatan (anggaran kurang memadai
 Kurang perhatian dari atasan

• Mengapa perlu di benahi

 Arsip terus bertambah
 Arsip kacau timbul masalah
 Arsip perlu dikelola & dimanfaatkan
 Memudahkan penyusutan
 Manfaat pembenahan
 Penyelamatan & pemanfaatan informasi arsip
 Pendayagunaan ruangan
 Pendayagunaan tenaga pelaksana
 Penghematan biaya pengelolaan

 Dasar hukum pembenahan

 UU no 43 Tahun 2009
 PP no 29 Tahun 2012 (43, 44)
Prinsip pembenahan
Principle of Provenance (asas asal usul)
Principle of Original order (asas aturan asli)
Mendaftar/mendeskripsi bukan per
lembar namun per berkas
Arsip tidak boleh ditulis apapun
 TAHAPAN KEGIATAN PEMBENAHAN

A. Perencanaan
1. Survey Arsip/Pendataan
 Pengumpulan data * informasi secara langsung terhadap
arsip dengan segala kelengkapannya
 Survey Kelembagaan
 Survey mengenai sejarah perkembangan organisasi,
struktur organisasi, tugas & fungsi organisasi unit kearsipan
 Survey Fisik Arsip
 Survey mengenai lokasi/tempat penyimpanan, volume,
asal arsip/unit kerja pencipta, kondisi fisik, jenis, kurun
waktu, jalan masuk dll
 FORMULIR PENDATAAN ARSIP

NAMA INSTANSI :
ALAMAT :
UNIT KERJA :
LOKASI ARSIP :
ASAL ARSIP :
KONDISI RUANGAN :
KONDISI ARSIP :

MEDIA :
VOLUME :
TAHUN :
SISTEM PENATAAN :

JALAN MASUK :
PELAKSANAAN SURVEI :
TANGGAL :
2. Pembuatan Daftar Ikhtisar Arsip
Rekapitulasi hasil survey sebagai dasar penyusunan rencana/proposal pembenahan
arsip
DAFTAR IKHTISAR ARSIP

NAMA INSTANSI
ALAMAT

NO ASAL ARSIP TAHUN JUMLAH MEDIA PENATAAN LOKASI KETERANGAN

B. Persiapan
1. Membersihkan Arsip
(Fumigasi,pengasapan, pengisapan debu)
2. Mempersiapkan perangkat keras kearsipan
(Box,folder, rak dll.)
3. Mempersiapkan alat pengaman bagi
petugas (Masker, jas laborat, sarung tangan)
C. Pelaksanaan
Tahapan kegiatan pengelolaan arsip inaktif yang kacau
1. Pemilahan
 Memilah arsip dan non-arsip/duplikasi
 Pemilahan
 Fisik Arsip
Non-arsip – Duplikasi
Sampul (amplop, map)
Formulir, blangko
Barang-barang tertentu

 Informasi Unit kerja

Masalah
Jenis
2. Identifikasi/Pengindentifikasian
Mengkaji untuk menentukan bagaimana arsip
itu diberkaskan, termasuk kelompok mana,
berdasarkan urutan masalah atau nomor
alpabet.

3. Pemberkasan
Mengelompokkan arsip sebagai kesatuan
informasi sesuai hasil identifikasi

4. Pendeskripsian
Menuangkan informasi yang ada pada arsip
kedalam kartu fisis, unsur deskripsi, bentuk
redaksi, isi pokok, unit kerja, jumlah, tahun,
tingkat perkembangan, catatan lain yang
dianggap perlu
• Contoh Kartu Deskripsi

1 2
3

5 6

8 7

Keterangan :

1. Unit Kerja
5. Kurun Waktu/tahun
2. Kode pelaksana
6. Tingkat perkembangan
3. Bentuk redaksi
7. Jumlah
4. Isi pokok
8. Catatan khusus/keterangan
Contoh Deskripsi
Diklat Sulis/1
1 2

Surat
3

Permohonan tenaga pengajar kearsipan

4

Tahun 2006
5 Pertinggal
6

1 Lembar
7
8
5. Pembuatan Skema
 Membuat skema/format untuk
mengelompokkan penempatan kartu fisis yang
telah dibuat.
 Dasar pembuatan skema adalah struktur
organisasi, atau identifikasi kartu deskripsi.
 Pola klasifikasi sangat membantu dalam
pembuatan skema
 Contoh Skema
Kepegawaian
 Formasi & Pengadaan Pegawai

 Mutasi

 Jabatan

 Kenaikan pangkat

 Analisis jabatan

 Waskat

 DP3

 Absensi

 Kesejahteraan

 Perumahan

 Kesehatan

 OR & Rekreasi dll.

6. Manuver
 Mengelompokan kartu-kartu deskripsi sesuai dengan skema yang
telah dibuat dan disusun kronologis dalam masing-masing berkas
manuver fisik arsip disesuaikan dengan kartu deskripsi

7. Penomoran defenitif
 Memberikan nomor tetap pada kartu deskripsi dan dilanjutkan pada
fisik arsip

8. Penomoran Bok & Label

 Arsip yang telah diberi nomor defenitif dimasukkan ke dalam bok dan
kemudian diberi nomor bok (label) secara berurutan sesuai dengan
arsip yang ada dalam bok

Pelabelan - Nomor
- Jenis/Masalah
 Nomor :
 Tertata lebih rapi

 Terjaga kerahasiaannya

 Prosedur lebih rumit (harus melihat daftar)

Masalah :

 Cepat diketahui isinya

 Rahasia kurang terjaga

9.Pembuatan Daftar Arsip Inaktif

 Membuat daftar arsip berdasar skema dan diurut berdasar
nomor defenitif yang ada
 NAMA INSTANSI
Unit pengolah

NO KODE URAIAN/ISI KURUN JUMLAH KETERANGAN

KLASSIFIKASI WAKTU

Mutasi 20005 1 folder asli

i
PROSEDUR TEMU BALIK LAYANAN INFORMASI

 Penetapan Kewenangan Penggunaan

 Penentuan batas kewenangan peminjam
 Hirarki jabatan menentukan kewenangan penggunaan

 Prosedur Pencarian & Pengambilan Arsip

 Permintaan / pemesanan arsip

(lisan, telepon, tertulis) formulir peminjam

 Pencarian Arsip

(melihat Daftar Pertelaan Arsip /DPA)

 Pengambilan Arsip

(Kelokasi dengan berdasar DPA, Out Guid/ Out

 Prosedur Pengendalian Peminjaman

 Pencatatan
(Buku pengendalian / formulir)
 Penggunaan carrier folder
(Folder / box khusus sebagai tempat pembawa arsip yang
dipinjam)
 Waktu peminjaman
(Penentuan waktu peminjaman menjadi kebijakan masing-
masing instansi)
 Pengambilan & Penyimpanan kembali Kembali
(Dikembalikan ketempat semula dengan diteliti kelengkapannya)
 Tindak Lanjut
(Dibuat aturan jika ada arsip yang hilang, dibuat arsip
pengganti/ sanksi hukum)
SARANA

A. Kartu Peminjam
Dibuat rangkap 2 = Peminjam, disimpan di tickler file / sarana pengendalian

Judul berkas : Jumlah : Tgl. Kembali :

Media : Keaslian : Tgl. Perpanjangan :

Nama peminjam/Unit Kerja : Tgl. Permintaan :

Diambil oleh : Tgl. Ambil :

Paraf Tanda Simpan :

Pengambil Pengguna
B. OUT Indikator
Adalah alat penunjuk keluarnya/ dipinjamnya arsip
dari tempatnya.

Fungsi : sebagai pengganti arsip yang sedang keluar /

dipinjam
Out Guide : Jika arsip yang dipinjam 1 Folder (1 map)
Out Sheet : Jika arsip yang dipinjam lembaran
 OUT
Tanggal Peminjam Uraian tanda tangan Keterangan
pinjam kembali
 RUMUS

FOLDER : VA X 100 X 1 FOLDER

TA

BOKS : VA X 100 X 1 BOX

TA

RAK : VA X 1 RAK
IS

Lama Hari : VA x 1 hari

Kemampuan rata-rata / orang

Keterangan :
VA : Volume Arsip
TA : Tebal Arsip
TB : Tebal Boks ( Box Besar = 20 CM, Box Kecil = 10 CM )
IS : Isi shelv/trap
1 ml : 5 boks besar atau 10 bok kecil = 13 ORDNER (tebal : 10 cm)
1 m3 : 12 ml (m3 = p x l x t)
SOAL

Sebuah instansi akan mengadakan penataan arsip inaktif yang berlokasi

di gudang instansinya dengan volume arsip, Panjang : 7
m
Volume : 5 m
Tinggi : 2m

Buatlah proposal untuk kegiatan tersebut (meliputi biaya yang akan di

keluarkan, SDM yang akan mengerjakan dan waktu yang dibutuhkan
untuk menyelesaikannya).

*********Selamat Mengerjakan************