BAB 5

PENYELENGGARAAN KEARSIPAN
Arsip yang dimiliki oleh suatu perusahaan, lembaga, ataupun badan hokum yang berisi
data-data penitng yang sewaktu-waktu diperlukan kembali. Penataan dan penyimpanan arsip
yang baik akan memudahkan penemuan kembali dokumen atau warkat yang dibutuhkan.
Penyimpanan dan penemuan kembali dokumen menjadi bagian penting dalam pengelolaan
arsip. Oleh karena itu, kemampuan petugas arsip dan penggunaan sistem arsip yang tepat
menjadi kebutuhan dalam penyelenggaraan kearsipan.
Arsip-arsip yang memuat data dan informasi penting, perlu dijaga kualitas dan
kuantitasnya. Banyaknya arsip yang terus memadati lemari atau rak-rak arsip yang
dihadapkan pada keterbatasan ruang, mendorong dilakukannya pemilahan antara arsip yang
masih perlu disimpan dan arsip yang dimusnahkan.
Menurut UU RI No. 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan, penyelenggaraan kearsipan adalah
keseluruhan kegiatan meliputi kebijakan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip dalam
suatu sistem kearsipan nasional yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan
sarana, serta sumber daya lainnya.
Penyimpanan arsip dan penemuan kembali adalah sesuatu kegiatan yang sangat penting
dalam pengelolaan surat atau dokumen. Dokumen yang ditata dengan baik akan
mempermudah dan mempercepat penemuan kembali apabila diperlukan. Kunci sukses
penataan suatu dokumen tergantung dari banyak faktor, antara lain: kemampuan petugas arsip
dan pemilihan sistem penyimpanan arsip yang tepat.
A. Penyimpanan dan Penggunaan Arsip
Penyimpanan dan penggunaan arsip memiliki keterkaitan yang sangat erat. Ketepatan
dalam penyimpanan arsip yang berkesinambungan akan memudahkan bagi penemuan
kembali arsip bila sewaktu-waktu arsip tersebut diperlukan oleh pengguna arsip.
1. Penyimpanan Arsip
Langkah-langkah atau prosedur penyimpanan arsip dapat dijelaskan sebagai berikut.
a. Pemeriksaan arsip
Langkah ini adalah langkah persiapan menyimpan arsip dengan cara memeriksa setiap
lembar arsip untuk memperoleh kepastian bahwa arsip-arsip tersebut sudah siap untuk
disimpan, maka surat tersebut harus dimintakan dahulu kejelasannya kepada yang berhak.
Jika terjadi surat yang belum ditandai sudah disimpan, maka pada kasus ini dapat disebut
bahwa arsip tersebut dinyatakan hilang.
b. Mengindeks arsip
Mengindeks adalah pekerjaan yang menentukan pada nama atau subjek apa, atau kata
tangkap lainnya surat akan disimpan. Pada sistem abjad kata tangkapnya adalah nama
pengirim yaitu nama badan pada kepala surat untuk jenis surat masuk dan nama individu
untuk jenis surat keluar. Dengan demikian, surat masuk dan surat keluar akan tersimpan pada
satu map dengan kata tangkap yang sama.
c. Memberi tanda
Langkah ini lazim juga disebut pengkodean, dilakukan secara sederhana yaitu dengan
memberi tanda garis atau lingkaran dengan warna yang mencolok pada kata lengkap yang
sudah ditentukan pada langkah pekerjaan mengindeks. Dengan adanya tanda ini, maka surat
akan disortir dan disimpan. Selain bila nanti surat ini dipinjam atau keluar file, petugas akan
mudah menyimpan kembali surat tersebut berdasarkan tanda (kode) penyimpanan yang ada.
d. Menyortir arsip
Menyortir adalah mengelompokkan warkat-warkat untuk persiapan ke langkah terakhir
yaitu penyimpanan. Langkah ini diadakan khusus untuk jumlah volume warkat yang banyak,
sehingga untuk memudahkan penyimpanan perlu dikelompokkan terlebih dahulu sesuai
dengan pengelompokkan sistem penyimpanan yang dipergunakan. Tanpa pengelompokan,
petugas niscaya akan selalu bolak-balik dari laci ke laci pada waktu penyimpanan dokumen.
Hal ini sangat menyita energy dan tidak sistematis. Apalagi jika dikerjakan dengan berdiri
yang sangat melelahkan. Untuk sistem abjad, pengelompokkan di dalam sortir dilakukan
menurut abjad, untuk sistem numerik dikelompokan menuruk kelompok angka, untuk sistem
geografis dikelompokan menurut nama tempat, dan untuk sistem subjek surat-surat
dikelompokan menurut kelompok subjek atau masalah.
e. Menyimpan arsip
Langkah terakhir adalah penyimpanan, yaitu menempatkan dokumen atau arsip sesuai
dengan sistem penyimpanan dan peralatan yang dipergunakan. Sistem penyimpanan akan
menjadi efektif dan efisien bilamana didukung oleh peralatan dan perlengkapan yang
memadai. Hal di atas akan sangat sesuai bilamana mempergunakan lemari arsip. Bila
menggunakan ordner, map surat tersebut harus dilubangi terlebih dahulu dengan
mempergunakan perforator dan jika akan menyimpan atau mengambil surat tersebut diikuti
melalui lubang-lubang perforatornya. Guna memudahkan penemuan kembali surat masuk
yang diterima dan surat balasan dalam bentuk arsip dan surat keluar maka menggunakan
penyimpanan modern. Surat masuk dan surat keluar dari dan untuk satu koresponen disimpan
jadi satu dalam map yang sama dan letaknya berdampingan.
2. Penggunaan Arsip
Secara umum arsip memiliki kegunaan sebagai berikut.
a. Kegunaan bagi instansi pencipta arsip
Kegunaan ini meliputi antara lain sebagai pendukung kesiapan informasi bagi pembuat
keputusan, memenuhi ketentuan hukum yang berlaku, dan bukti eksistensi suatu instansi.
b. Kegunaan bagi kehidupan kebangsaan
Dalam hal ini arsip digunakan sebagai bukti pertanggungjawaban, rekaman budaya
nasional, “memori kolektif” dan prestasi intelektual bangsa, dan sebagai bukti sejarah.
Dalam PP No. 28 Tahun 2012 menyebutkan bahwa yang dimaksud dengan penggunaan
arsip adalah kegiatan pemanfaatan dan penyediaan arsip bagi kepentingan pengguna arsip
yang berhak. Dari pengertian ini dapat dipahami bahwa penggunaan arsip bertujuan untuk
menyediakan berbagai arsip bagi pengguna arsip yang berhak sesuai dengan kepentingan dan
kebutuhannya.
Kegiatan-kegiatan yang terkait dengan penggunaan arsip antara lain sebagai berikut.
a. Pencipta arsip wajib menyediakan arsip bagi kepentingan pengguna arsip yang berhak.
b. Pencipta arsip wajib menjada keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip dinamis yang
masuk kategori terjaga.
c. Pencipta arsip wajib menentukan prosedur berdasarkan standar pelayanan minimal serta
menyediakan fasilitas untuk kepentingan pengguna arsip.
Dalam kegiatan layanan dan pemanfaatan arsip terdapat pengguna, yaitu orang atau
lembaga yang akan menggunakan arsip dan petugas layanan, yaitu orang yang diberi tugas
untuk melayani orang atau lembaga yang akan memanfaatkan arsip. Agar penyediaan dan
pemanfaatan arsip bagi pengguna berjalan dengan lancar dan baik, maka diperlukan prosedur
atau tahapan layanan. Prosedur dan teknis layanan arsip diperlukan untuk menghindari hal-
hal yang tidak diinginkan, seperti hilang atau rusaknya arsip. Dengan demikian, di satu sisi
arsip dapat terjaga di sisi lain layanan dan pemanfaatan arsip tetap dapat dilaksanakan secara
maksimal.
Secara umum, prosedur atau teknis layanan arsip terkait dengan penemuan kembali
dokumen/warkat yang dibutuhkan pengguna antara lain sebagai berikut.
a. Menentukan jenis dokumen/warkat yang dibutuhkan.
b. Menetapkan kode berdasarkan nama/judul yang telah diindeks.
c. Mengambil arsip dari tempat penyimpanan dan menggantinya dengan bon pinjaman (out
slip) bila yang dipinjam satu lembar arsip. Jika yang dipinjam satu folder, maka harus
dibuatkan out folder-nya.
d. Menyerahkan arsip kepada peminjam/pengguna arsip.
Peminjam arsip memerlukan waktu dan penemuan kembali arsip yang dibutuhkan
pengguna arsip. Penemuan kembali arsip atau dokumen adalah cara pencarian suatu dokumen
atau arsip dapat dengan mudah ditemukan dalam waktu yang cepat dan tepat. Penemuan
kembali dokumen atau arsip bukan hanya sekedar menemukan berkas-berkas dari tempat
penyimpanannya, tetapi yang lebih penting ialah informasi yang terkandung dalam dokumen
itu dapat diketemukan sesuai dengan kepentingan atau kebutuhan pengguna arsip.
Penemuan kembali dokumen merupakan sistem yang berfungsi untuk menemukan
informasi dalam dokumen yang relevan dengan kebutuhan pengguna arsip. Salah satu hal
yang perlu diingat adalah informasi yang diproses terkandung dalam sebuah dokumen yang
bersifat tekstual. Dalam konteks ini, penemuan kembali informasi berkaitan dengan
representasi, penyimpanan, dan akses terhadap refresentasi dokumen.
B. Pemeliharaan Arsip
Pemeliharaan arsip merupakan upaya untuk melindungi, mengawasi, dan mengambil
langkah-langkah untuk menyelamatkan arsip, serta menjamin keamanan arsip dari
pemusnahan dan kehilangan yang tidak diinginkan.
1. Perawatan Arsip
Pemeliharaan arsip secara fisik dapat dilakukan dengan cara-cara sebagai berikut.
a. Pengaturan ruangan
Ruangan penyimpanan arsip harus terjaga agar tetap kering (tidak terlalu lembab), terang
(sinar matahari tidak terkena langsung). Ruangan harus kuat dan mempunyai ventilasi yang
memadai, sehingga sirkulasi udara dapat terjaga dan dapat terhindar dari serangan api, air
maupun serangga pemakan kertas.
b. Pemeliharaan tempat penyimpanan
Sebaiknya arsip disimpan di tempat-tempat yang terbuka, misalnya dengan
menggunakan rak-rak arsip. Apabila harus disimpan ditempat tertutup (seperti lemari), maka
lemari tersebut harus sering dibuka untuk menjaga tingkat kelembaban. Penataan arsip
dilemari harus renggang agar ada udara di antara arsip-arsip tersebut. Tingkap kelembapan
yang terlalu tinggi dapat menyebabkan timbulnya jamur dan sejenisnya yang akan merusak
arsip yang disimpan.
c. Penggunaan bahan-bahan pencegah
Guna menjaga keutuhan arsip agar tetap baik, dapat dilakukan secara preventif, yaitu
dengan cara memberikan bahan pencegah kerusakan seperti confen (kapur barus) untuk
mencegah serangga-serangga maupun kemungkinan-kemungkinan yang lain.
d. Larangan-larangan yang tidak boleh dilanggar
Tempat penyimpanan arsip harus dijaga sedemikian rupa, supaya tetap terjamin
keutuhan, keamanan, kebersihan, kerapian, dan sebagainya. Untuk itu, perlu dibuat peraturan
untuk menjaganya, misalnya petugas atau siapapun dilarang membawa arsip pulang ke
rumah. Jika hal itu dilakukan oleh petugas atau siapapun orangnya akan dikenakan sanksi
walaupun dilakukan hanya sekali saja.
e. Kebersihan
Ruangan arsip hendaknya senantiasa bersih dari segala macam debu untuk
membersihkan debu dari ruangan maupun debu yang melekat diarsip sebaiknya digunakan
alat penyedot debu (vacuum cleaner). Arsip juga harus dibersihkan/dijaga dari noda karat
yang ditimbulkan oleh penggunaan klip dari logam dalam pemberkasan arsip. Sebaiknya
digunakan klip dari bahan plastic yang tidak dapat meninmbulkan karat untuk mencegah hal
tersebut.
2. Sistem Pengamanan Arsip
Pengamanan arsip adalah upaya menjaga arsip dari kehilangan maupun dari kerusakan.
Pengamanan arsip menyangkut pengamanan arsip dari segi isi dan fisiknya (Mulyono dkk,
1985 : 46 – 48)
a. Pengamanan arsip dari segi informasi
Pengamanan arsip dari segi informasinya terdapat dalam Pasal 11 Undang-Undang No. 7
tahun 1971 tentang “Ketentuan Pokok Kearsipan” yang berbunyi sebagai berikut.
1) Barang siapa yang sengaja dan melawan hukum, memiliki arsip sebagaimana dimaksud
Pasal 1 UU No. 7 Tahun 1971 ini dapat dipidana dengan pidana penjara selama-lamanya
10 tahun.
2) Barang siapa yang menyimpan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 1 huruf a UU
No. 7 tahun 1971 ini dengan memberitahukan hal-hal tentang isi naskah itu kepada pihak
ketiga yang tidak berhak mengetahuinya, sedangkan ia diwajibkan merahasiakan hal-hal
tersebut dapat dipidana seumur hidup.
b. Pengamanan arsip dari segi fisiknya
Pengamanan arsip dari fisiknya adalah pengamanan arsip dari kerusakan. kerusakan arsip
dapat terjadi karena faktor internal (kerusakan arsip yang disebabkan dari dalam) dan faktor
eksternal (kerusakan arsip yang disebabkan dari luar).
C. Retensi Arsip
Retensi arsip adalah penentuan jangka waktu simpan suatu arsip, berdasarkan kepada
nilai guna yang terkandung di dalamnya. Retensi ini diperlukan agar banyaknya arsip dapat
berkurang tanpa menghilangkan informasi yang ada pada arsip sebelumnya. pelaksanaan
retensi arsip dilakukan berdasarkan jadwal retensi.
Menurut UU RI No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, jadwal retensi arsip yang
selanjutnya adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau
retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis
arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai
pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.
Tujuan ditetapkannya jadwal retensi adalah sebagai berikut.
1. Memberi pedoman tentang lamanya penyimpanan arsip pada unit pengolah, pada unit
kearsipan, dan arsip-arsip yang dapat dimusnahkan serta diserahkan arsip nasional.
2. Memisahkan penyimpanan arsip aktif dengan inaktif sehingga mempermudah
pengawasan dan penemuan kembali arsip yang diperlukan.
3. Melancarkan kegiatan penyusutan arsip yang mengacu kearah efisiensi pengelolaan
kearsipan berkaitan dengan pertimbangan keterbatasan sarana, prasarana, tenaga, dan
biaya.
4. Meningkatkan bobot dan kualitas arsip-arsip yang disimpan kendati dalam jumlah yang
sedikit.
Kriteria umum yang digunakan untuk menentukan sebuah arsip yang akan diretensi
adalah sebagai berikut.
“ALFRED”
Administrativ Legal Financial Research Educational Documentary
e Value Value Value Value Value Value
(Nilai (Nilai (Nilai (Nilai (Nilai (Nilai
Administrasi) Hukum) Ekonomi/Uang) Penelitian) Pendidikan) Dokumentasi)

Nilai ALFRED yang diperoleh berkisar antara 0 sampai dengan 100, dihitung
berdasarkan jumlah presentase dari keenam komponennya. Klasifikasi presentase arsip dapat
diketahui dari penggolongan berikut.
1. Arsip Vital (presentase nilai 90-100)
Arsip vital yaitu arsip yang penting bagi kehidupan bisnis dan tidak dapat digantikan
kembali bilamana dimusnahkan. Arsip ini tidak boleh dipindahkan atau dimusnahkan
dan disimpan selamanya. Contoh: akta pendirian perusahaan.
2. Arsip Penting (presentase nilai 50-89)
Arsip ini melengkapi bisnis rutin dan dapat digantikan dengan biaya tinggi dan lama.
Arsip ini disimpan di file aktif selama 5 tahun dan file in-aktif selama 20 tahun. Contoh:
arsip bukti-bukti keuangan.
3. Arsip Berguna (presentase nilai 10-49)
Arsip ini berguna sementara dan dapat diganti dengan biaya rendah. Disimpan dalam file
aktif 2 tahun dan file in-aktif selama 10 tahyn. Contoh: surat pesanan.
4. Arsip tidak berguna (presentase nilai 0-9)
Arsip ini dapat dimusnahkan sesudah dipakai sementara. Paling lama arsip ini disimpan
3 bulan di file aktif. Contoh: arsip undangan rapat.
D. Penyusutan Arsip
Menurut UU RI No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, penyusutan arsip adalah kegiatan
pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit
kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis
kepada lembaga kearsipan.
Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip melalui pemindahan arsip inaktif di
unit kerja pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak bernilai guna dan atau
habis jangka simpannya dan penyerahan arsip statis ke ANRI, Lembaga Kearsipan Daerah,
atau Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi.
Benda-benda dan dokumen arsip yang sudah tidak dapat dipergunakan lagi, akan
dipindahkan dari tempat penyimpanan arsip yang aktif ke tempat penyimpanan yang lain.
Kegunaan dari penyusutan arsip yakni memudahkan mencari kembali arsip yang diperlukan
serta dapat menghemat biaya. Proses penyusutan arsip meliputi tahapan sebagai berikut.
1. Pembuatan Daftar Pertelaan Arsip (DPA)
Daftar pertelaan arsip adalah suatu daftar berupa catatan susunan berkas yang akan
dipindahkan atau dimusnahkan atau diserahkan kepada ANRI lembaga kearsipan daerah atau
lembaga kearsipan perguruan tinggi.
Pembuatan daftar pertelaan arsip berdasarkan kartu-kartu deskripsi. Daftar Pertelaan
Arsip adalah suatu daftar berupa catatan susunan berkas yang akan dipindahkan/dimusnahkan
ataupun diserahkan kepada Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), lembaga kearsipan
daerah atau lembaga kearsipan perguruan tinggi.
Pendeskripsian arsip adalah kegiatan pencatatan isi informasi yang ada pada setiap
berkas arsip. Secara standar pendeskripsian arsip berisi hal-hal antara lain: nama unit
pencipta, nomor sementara, nomor defenitif, kode, indeks, isi, keterangan, tahun. Hal-hal
tersebut dicantumkan dalam kartu deskripsi yang disesuaikan dengan kebutuhan atau arsip
yang sedang dikerjakan.
Contoh format kartu deskripsi yaitu sebagai berikut.
Pencipta Arsip: Inisial Petugas/Nomor sementara Nomor Definitif:

Kode: Indeks:

Isi Masalah Arsip:

Keterangan Jumlah: Tahun:

Keterangan kartu deskripsi:

1) Pencipta Arsip: Nama lembaga/unit pencipta arsip.
2) Kode Petugas: Kode nama petugas yang menangani arsip.
3) Nomor Sementara: Nomor yang bersifat sementara karena setelah semua arsip dibuatkan
daftarnya maka nomor ini akan diganti dengan nomor definitif/nomor berkas yang tetap.
4) Nomor Definitif: Nomor berkas yang tetap setelah dilakukan penggabungan berkas yang
sama dan dibuat daftarnya.
5) Kode: Kode klasifikasi yang ada pada arsip.
6) Indeks: Kata tangkap yang bisa mewakili isi arsip.
Kartu deskripsi tersebut kemudian dikelompokkan berdasarkan seri arsip di instansi yang
bersangkutan. Seri arsip tersebut disusun dalam sebuah skema dijadikan dasar
pengelompokan kartu, yang kemudian dituangkan ke dalam bentuk daftar.
2. Pemindahan Arsip Inaktif ke Unit Kearsipan
Arsip-arsip inaktif dari unit-unit kerja pengolah (central file) dipindahkan ke pusat arsip
atau record center. Di dalam melaksanakan pemindahan arsip, perlu melakukan hal-hal
seperti berikut.
a. Pemeriksaan
Pemeriksaan dilakukan pada Daftar Pertelaan Arsip (DPA) dan arsipnya untuk
mengetahui apakah arsip-arsip yang akan dipindahkan sudah benar-benar aktif atau belum. Di
dalam kegiatan pemeriksaan ini dilaksanakan juga kegiatan penyatuan file-file menjadi seri
arsip, tanpa merubah penataan semula. Contoh: berkas tentang cuti tahunan, cuti bersalin, dan
cuti besar dapat digabungkan menjadi satu seri arsip cuti.
b. Pemindahan Arsip
Hasil pemeriksaan dituangkan dalam laporan pemeriksaan yang kemudian menjadi dasar
pembuatan berita acara pemindahan arsip. Pemindahan arsip harus dilakukan dengan
perangkat khusus, yang menjamin keamanan informasi dan fisik arsip, baik dalam perjalanan
maupun dalam proses penyerahan.
c. Penataan Arsip
Arsip yang dipindahkan dari unit pengolah ke unit kearsipan harus ditata dan dikelola
sesuai ketentuan teknis yang berlaku. Arsip harus ditata sesuai dengan jalan masuk/Daftar
Pertelaan Arsip yang terlampir dalam Berita Acara Pemindahan Arsip sehingga arsip dapat
dirujuk baik oleh unit kearsipan maupun oleh unit pengolah yang bersangkutan.
d. Pembuatan Berita Acara Pemindahan Arsip
Mengingat pemindahan arsip ini menyangkut pengalihan wewenang dan tanggung jawab
dari satu unit organisasi yang lain, atau pengalihan wewenang dan tanggung jawab, maka
diperlukan suatu bukti pemindahan arsip. Bukti ini biasanya diwujudkan dalam bentuk Berita
Acara Pemindahan Arsip.
e. Pelaksanaan Pemindahan
Pemindahan arsip inaktif dapat dilaksanakan sesuai dengan kondisi organisasi. Bila suatu
instansi memiliki unit kerja yang terpisah cukup jauh atau lokasi kantor berjauhan dengan
pusat arsip, misalnya dipinggir kota, maka diperlukan sarana transportasi yang dipersiapkan
dengan baik, sehingga proses pengangkutan arsip tidak menimbulkan kerusakan arsip baik
dari segi fisik maupun informasinya unit kerja yang ditunjuk untuk itu.
3. Penyerahan Arsip
Arsip yang bernilai guna sekunder atau arsip statis, wajib diserahkan kepada Arsip
Nasional Republik Indonesia. Pelaksanaannya dilakukan dengan pengaturan teknis yang
disepakati kedua belah pihak, dan haru memenuhi ketentuan teknis kearsipan.
Arsip yang bernilai guna sekunder atau arsip statis yang tercipta pada instansi vertical di
Daerah dan arsip Pemerintah Daerah Otonom diserahkan kepada Badan Kearsipan Provinsi
untuk Daerah Tingkat I yang bersangkutan dan kepada kantor kearsipan kota/kabupaten
untuk masing-masing Daerah Tingkat II yang bersangkutan.
Pelaksanaannya dilakukan dengan pengaturah teknis yang dikonsultasikan dengan Badan
Kearsipan Provinsi, dan dalam hal belum memungkinkan atau menyangkut kasus yang
penyelesaiannya ditangani oleh Pemerintah Pusat wajib dikonsultasikan dengan Arsip
Nasional Republik Indonesia.
 Arsip statis perguruan tinggi wajib diserahkan ke lembaga kearsipan perguruan tinggi.
Pelaksanaannya dilakukan dengan pengaturan teknis yang dikonsultasikan dengan arsip
perguruan tinggi yang bersangkutan.
4. Pemusnahan Arsip
Pemusnahan arsip adalah kegiatan menghancurkan atau meniadakan fisik dan informasi
arsip melalui cara-cara tertentu, sehingga fisik dan informasinya tidak dapat dikenali lagi. Di
dalam melakukan pemusnahan arsip terkandung resiko yang berkaitan dengan unsur hukum.
Arsip yang sudah terlanjur dimusnahkan tidak dapat diciptakan atau diadakan lagi. Oleh
karena itu, kegiatan ini menuntut kesungguhan dan ketelitian untuk menghindari terjadinya
kesalahan sekecil apapun. Di dalam melakukan kegiatan pemusnahan arsip, terdapat beberapa
tahap yang tidak boleh diabaikan, yaitu sebagai berikut.
a. Pemeriksaan
Pemeriksaan dilaksanakan untuk mengetahui apakah arsip-arsip tersebut benar-benar
telah habis jangka simpannya atau habis nilai gunanya. Pemeriksaan ini berpedoman kepada
Jadwal Retensi Arsip.
b. Pendaftaran
Arsip-arsip yang telah diperiksa sebagai arsip yang diusulkan musnah, harus dibuat
daftarnya. Dari daftar ini diketahui secara jelas informasi tentang arsip-arsip yang akan
dimusnahkan.
c. Pembentukan panitia pemusnahan
Jika arsip yang akan dimusnahkan memiliki retensi dibawah 10 tahun atau lebih, maka
perlu membentuk panitia pemusnahan. Panitia pemusnahan ini sebaiknya terdiri dari anggota-
anggota yang berasal dari unit pengelola arsip, unit pengamanan, unit hukum dan perundang-
undangan, serta unit-unit lain yang terkait. Jika arsip yang akan dimusnahkan memiliki
retensi di bawah 10 tahun, maka tidak perlu dibuatkan kepanitiaan. Pemusnahan arsip yang
memiliki retensi di bawah 10 tahun cukup dilaksanakan oleh unit yang secara fungsional
bertugas mengelola arsip.
d. Penilaian, persetujuan dan pengesahan
Setiap menyeleksi arsip yang akan dimusnahkan, perlu melakukan penilaian arsip. Hasil
penilaian tersebut menjadi dasar usulan pemusnahan. Pelaksanaan pemusnahan harus
ditetapkan dengan keputusan pimpinan instansi yang bersangkutan sesuai dengan
ketentuan hukum yang berlaku.
e. Pembuatan berita acara
 Berita acara pemusnahan arsip merupakan salah satu dokumen pemusnahan arsip yang
sangat penting. Oleh karena itu, setiap pemusnahan arsip harus dilengkapi dengan Daftar
Pertelaan Arsip (DPA) dan Berita Acara (BA), bahwa pelaksanaan pemusnahan dilakukan
secara sah. Selain itu juga berfungsi sebagai pengganti arsip yang dimusnahkan.

Menurut mulyono kegiatan memusnahkan arsip dilakukan dengan tiga cara, yaitu:
a. Pembakaran
Pemusnahan dengan cara pembakaran lazim dilakukan karena pelaksanaannya mudah.
Namun, pemusnahan arsip dengan cara pembakaran ini akan memakan waktu lama dan
sangat berbahaya kalau pembakaran dalam jumlah banyak.
Oleh karena itu, pemusnahan dengan pembakaran dapat dilakukan jika jumlah arsip yang
akan dimusnahkan tidak banyak. Pembakaran arsip harus dilaksanakan dengan sempurna,
artinya perlu di cek apakah kertas sudah terbakar secara sempurna (sudah jadi abu).
b. Pencacahan
Arsip yang sudah dicacah berujud potongan-potongan kertas yang sama tidak dapat
dikenali lagi indentitas arsip yang bersangkutan. Cara pemusnahan dengan mencacah arsip
dapat dilakukan secara bertahap, artinya tidak harus selesai pada saat itu. Dengan demikian,
pemusnahan dapat dilakukan secara rutin dan tidak perlu waktu khusus. Sebaiknya arsip
dimusnahkan dengan mesin pencacah kertas sehingga tidak ada selembar arsip pun yang
dibuang di tempat sampah masih berujud lembaran yang dapat dikenal identitasnnya.
c. Penghancuran
Pemusnahan dengan cara ini adalah memusnahkan arsip dengan menuangkan bahan
kimia di atas tumpukan arsip. Cara ini agak berbahaya karena bahan kimia yang digunakan
(biasanya soda api) dapat melukai kalau percikannya mengenai badan. Dengan demikian,
apabila penghancuran dilakukan pada tempat tententu misalnya di suatu lubang atau bak,
maka tidak perlu ditunggu sebab arsip pasti akan hancur dengan sendirinya.
5. Langkah-Langkah Penyusunan Arsip Berdasarkan Jadwal Retensi
Langkah-langkah teknik penyusutan arsip berdasarkan jadwal retensinya, di antaranya
sebagai berikut.
a. Prosedur Pemindahan Arsip Inaktif
Merupakan tahapan yang terdiri atas kegiatan:
1) Pemeriksaan arsip
2) Pendaftaran arsip
3) Penataan arsip
 4) Pembuatan berita acara pemindahan arsip
5) Pelaksanaan pemusnahan
b. Prosedur Pemusnahan Arsip
Merupakan tahapan yang terdiri atas kegiatan:
1) Pemeriksaan
2) Pendaftaran
3) Pembentukan panitia pemusnahan
4) Penilaian persetujuan dan pengesahan
5) Pembuatan berita acara
6) Pelaksanaan pemusnahan
c. Prosedur Penyerahan Arsip ke Arsip Nasional
Merupakan tahapan yan terdiri atas kegiatan:
1) Pemeriksaan dan penilaian arsip
2) Pendaftaran
3) Pembuatan berita acara
4) Pelaksanaan penyerahan