HAND OUT

PERTEMUAN 2

Topik : Kearsipan

Kompetensi Dasar :
3.1 Memahami arsip dan kearsipan
4.1 Melakukan pengelompokkan arsip dan kearsipan

Indikator :
3.1.1 Menguraikan arsip dan kearsipan
3.1.2 Mengemukakan arsip dan kearsipan
4.1.1 Memilih arsip dan kearsipan
4.1.2 Menganalisis arsip dan kearsipan

Tujuan :
1. Setelah melakukan pengamatan peserta didik diharapkan dapat menguraikan dan mengemukakan
arsip dan kearsipan
2. Dengan melakukan diskusi peserta didik diharapkan dapat memilih dan menganalisis arsip dan
kearsipan

Materi :

Pengertian Kearsipan
1. Pengertian kearsipan – Kearsipan secara etimologi berasal dari kata ‘arsip’ yang berasal dari
bahasa Yunani yaitu archium, artinya peti untuk menyimpan sesuatu. Kearsipan dalam bahasa
inggris berrati filing. File adalah bendanya, sedangkan filing adalah kegiatannya.
Kearsipan dapat diartikan sebagai suatu proses kegiatan pengaturan arsip mulai dari penciptaan,
penerimaan, pencatatan, penyimpanan dan penemuan kembali
2. Menurut Kamus Administrasi
Pengertian kearsipan adalah semua rangkaian kegiatan penyelenggaraan kearsipan sejak saat
dimulainya pengumpulan warkat sampai penyingkiran.
3. Pengertian kearsipan menurut Drs. The Liang Gie adalah sebagai berikut.
a. Penyimpanan warkat (filing) merupakan kegiatan menaruh warkat-warkat dalam suatu tempat
penyimpanan secara tertib menurut sistem, susunan dan tata cara yang telah ditentukan,
sehingga pertumbuhan warkat-warkat itu dapat dikendalikan dan setiap kali diperlukan dapat
secara cepat ditemukan kembali. Lawan dari penyimpanan warkat (filing) adalah pengambilan
warkat (finding).
b. Sistem penyimpanan warkat (filing system) adalah rangkaian tata cara yang teratur menurut
suatu pedoman untuk menyusun warkat-warkat sehingga bilamana diperlukan lagi, warkat-
warkat itu dapat ditemukan kembali secara tepat.

Kegiatan Kearsipan
Dari pengertian kearsipan di atas maka kegiatan kearsipan meliputi:
1. Penciptaan Arsip
 Siklus hidup arsip dimulai dari kegiatan penciptaan warkat (records creation), yaitu penulisan surat,
memo, formulir, laporan, gambar, rekaman, dan lain-lain. Tahap ini disebut juga tahap dari
korespondensi management.
2. Pendistribusian Arsip
Pendistribusian warkat merupakan kegiatan kedua setelah penciptaan warkat. Pendistribusai
warkat adalah rangkaian kegiatan-kegiatan penyampaian atau penerimaan, pengarahan,
pencatatan, pengendalian, dan penyimpanan warkat yang masih tergolong aktif
3. Penyimpanan arsip
4. Pencarian/penemuan kembali arsip
5. Penggunaan atau Pengolahan Arsip
Melayani peminjaman arsip melalui bon peminjaman arsip atau out slip
Contoh :

6. Pemeliharaan dan pengamanan arsip

Pemeliharaan arsip secara fisik dilakukan dengan cara :

a. Ruang tempat penyimpanan harus tetap kering (tidak lembab atau terlalu lembab). Ruang
harus cukup retang (sinar matahari harus dapat masuk ke ruang penyimpanan). Ruang
penyimpanan harus mempunyai penghawaan (ventilasi) yang memadai. Ruang penyimpanan
harus dijaga dari serangan api, serangga pemakan kertas, dan percikan air.
b. Penggunaan racun serangga. Diharapkan setiap enam bulan ruang tempat penyimpanan
disemprot DDT atau yang sejenis. Penyemprotan harus dilakukan dengan hati-hati agar tidak
terkena langsung pada kertas arsip. Penyemprotan ditujukan ke lantai, dinding, dan rongga
ruangan. Kapur barus juga dapat digunakan untuk mencegah serangan serangga dan kutu
buku, yang dapat diletakkan disela-sela arsip.
c. Tindakan preventif (pencegahan) yaitu melarang petugas atau siapapun membawa makanan
ke ruang tempat kearsipan. Larangan merokok diruang arsip bagi petugas kearsipan atau
orang lain. Dipasang tabung pemadam kebakaran.
d. Memperhatikan kondisi arsip. Menjaga kondisi arsip tetap prima dengan cara membersihan
arsip dengan kemucing maupun denga peralatan modern, mengeringkan arsip yang basah
dengan kipas angin.
 Pengamanan arsip
Keamanan arsip termasuk aman informasi yang terkandung di dalamnya tidak boleh diketahui
orang yang tidak berhak, perlu diamankan. Langkah pengamanan adalah dengan penertiban
kegiatan peminjaman arsip. Perlu bukti pinjaman apabila arsip dipinjam / keluar dari ruang
kearsipan. Melarang orang yang tidak berkepentingan masuk pada ruang tempat penyimpanan
arsip.
7. Penyusutan atau penurangan arsip
a. Memindahkan arsip inaktif dari unit pengelola ke unit kearsipan di lingkungan suatu
instansi/lembaga/kantor/organisasi.
b. Penyerahan arsip
Tata cara penyerahan arsip dilaksanakan sebagai berikut:
 Arsip-arsip inaktif dari unit kearsipan instansi/lembaga/kantor/organisasi diserahkan pada
kantor arsip daerah sesuai dengan fungsi kantor arsip daerah, yaitu menyimpan dan
menata arsip yang retensinya 10 tahun atau lebih, arsip permanen, dan arsip yang
akan/perlu dinilai kembali statusnya.
 Penyerahan arsip statis dari kantor arsip daerah kepada kantor arsip nasional Republik
Indonesia.
c. Pemusnahan arsip yang sudah tidak bernilai guna
Pelaksanaan pemusnahan arsip dapat dilakukan secara terpusat di kantor arsip daerah atau
dilakukan oleh masing-masing instansi/lembaga/kantor/organisasi, yaitu untuk arsip inaktif
yang retensinya di bawah 10 tahun
Untuk memusnahkan arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna dapat dilakukan dengan Cara:
 Pembakaran
Cara pemusnahan dengan pembakaran dapat dilakukan apabila jumlah arsip yang
dimusnahkan tidak banyak. Pembakaran harus dilakukan dengan sempurna (sudah
jadi abu)
 Pencacahan
Arsip yang sudah dicacah berujud potongan-potongan kertas yang sama sekali tidak
dapat dikenal lagi identitas arsip yang bersangkutan. Cara pemusnahan dengan
mencacah arsip dapat dilakukan secara bertahap, tidak harus selesai pada saat itu.
 Penghancuran
Pemusnahan dengan cara ini adalah memusnahkan arsip dengan menuangkan
bahan kimia yang digunakan (biasanya soda api) di atas tumpukan arsip.

ASAS ASAS KEARSIPAN

1. Asas sentralisasi
Asas Sentralisasi adalah penyelenggaraan/penanganan arsip dilakukan dengan cara di pusatkan
ke satu unit yang khusus menangani tentang arsip.

Keuntungan asas Sentralisasi:

a. Pengawasan akan lebih efektif dan efisien.
b. Penghematan dalam biaya, alat maupun sarana lainnya.

Sedangkan kelemahan dari asas sentralisasi adalah :

a. Jika dalam waktu bersamaan tiap unit membutuhkan arsip akan kesulitan terpenuhi dalam
waktu cepat.
 b. Prosedur di pusat belum tentu sama dengan yang ada di masing-masing unit.

2. Asas desentralisasi
Asas Desentralisasi adalah cara penanganan arsip dengan disebarkan/dideledasikan/ditimpahkan
ke masing-masing unit yang ada dalam organisasi.
Keuntungan asas Desentralisasi:
a. Tiap unit yang ada dalam organisasi bebas menerapkan sistem kearsipan yang diinginkan.
b. Pengawasan arsip tiap-tiap unit lebih mudah.

Sedangkan kelemahan dari asas ini adalah :

a. Pimpinan unit sedikit kehilangan waktu karena untuk menangani arsip.
b. Tidak dapat menghemat tenaga, alat maupun sarana lain untuk menyimpan arsip.
3. Asas gabungan
Asas Gabungan adalah penyelenggaraan kearsipan dengan memadukan kebaikan asas
sentralisasi dengan kebaikan asas desentralisasi.

Kelebihan pengelolaan arsip yang menggunakan asas gabungan, yaitu sebagai berikut :
a. Keseragaman prosedur dan tata kerja.
b. Proses kerja lancar, karena arsip aktif berada di unit pengolah.
c. Efisiensi kerja di unit pengolah, karena adanya pemisahan antara arsip aktif dan inaktif.
d. Lebih mudah dalam pengendalian dan pembinaannya.
e. Karyawan di unit kerja dapat bertambah.

Sistem Kearsipan:
1. System abjad (alphabetic system)
Pada sistem penyimpanan arsip ini merupakan salah satu sistem penataan berkas yang
menggunakan metode penyusunan berdasarkan abjad secara berurutan dari A sampai dengan Z
dengan berpedoman pada peraturan mengindeks.
2. System masalah (subject system)
Sistem subjek merupakan suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan masalah dimana surat-
surat dikelompokkan kedalam daftar indeks untuk ditentukan masalah-masalah yang pada
umumnya terjadi. Ada 2 macam sistem subjek, yaitu sistem subjek murni (berdasarkan urutan
abjad) dan sistem subjek bernotasi (berdasarkan notasi atau kode tertentu)
3. System tanggal (chronologi system)
Sistem penyimpanan arsip ini merupakan salah satu sistem penataan berkas berdasarkan
urutan tanggal, bulan dan tahun yang mana pada umumnya tanggal dijadikan pedoman
termasuk diperhatikan dari datangnya surat.  Kemudian arsip atau file disusun berdasarkan
waktu dengan frekuensi tertentu, misalnya harian, mingguan, atau bulanan bahkan per
tahun berdasarkan keperluan. Persiapan penataan arsip berdasarkan tanggal
a. Menentukan pembagian tanggal, bulan dan tahun.
b. Menyiapkan peralatan arsip
4. System wilayah (geographic system)
Sistem penyimpanan arsip wilayah atau geografis adalah suatu sistem penyimpanan arsip
berdasarkan pembagian wilayah atau daerah yang menjadi alamat suatu surat. Surat disimpan
dan ditemukan kembali menurut kelompok atau tempat penyimpanan berdasarkan geografi /
wilayah / kota dari surat berasal dan tujuan surat dikirim. Dalam penyimpanannya menurut sistem
 ini harus dibantu dengan sistem abjad atau sistem tanggal. Sama halnya dengan subjek atau
nomor, susunan guide dan foldernya diatur menurut tingkatan tempat. Sebagai contoh adalah :
Indonesia (Negara) Sumatera (Provinsi) Liot (Kabupaten) Muaraenim (Ibukota Kabupaten
5. System nomer (numberic system)
Sistem penyimpanan arsip ini merupakan sistem penyimpanan warkat yang berdasarkan
kode nomor sebagai pengganti dari nama orang atau badan, yang disebut juga inderect
filing system (karena penentuan nomor yang akan digunakan memerlukan pengelompokan
masalahnya terlebih dahulu). Persiapan penataan arsip berdasarkan nomor
a. Menyusun pola klasifikasi arsip.
b. Menyiapkan peralatan arsip.