BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Sebuah instansi pemerintahan atau swasta dalam melakukan suatu pekerjaan dan
kegiatan pelayanan terhadap masyarakat memerlukan data dan informasi salah satunya adalah
data kearsipan. Data kearsipan sangat diperlukan bagi setiap instansi pemerintah maupun
swasta. Salah satu kunci dari kelancaran organisasi perkantoran terletak pada pengelolaaan
data kearsipan yang sistematis, sederhana, dan efisien.
Pengelolaaan data kearsipan sangat penting agar sewaktu – waktu apabila arsip
diperlukan dapat diketahui persis keberadannya dan dapat dengan mudah serta cepat
ditemukan. Karena arsip merupakan pusat dokumentasi dari suatu kegiatan yang telah
berlangsung dan tempat mencari berbagai keterangan yang diperlukan bagi tindakan atau
putusan yang akan datang dalam suatu instansi. Oleh karena itu, pengelolaan data kearsipan
yang meliputi penyimpanan, pemeliharaan, dan penggunaan arsip merupakan hal yang
mutlak diperlukan. 
Pada awalnya orang mengenal arsip hanya setumpuk kertas yang tidak berharga. Tapi
sekarang arsip merupakan hal yang penting dalam sebuah kantor atau instansi, baik instansi
pemerintah atau instansi swasta. Arsip tidak hanya berupa kertas tetapi juga dapat berupa
film, kaset, slide, video, disket, dan fotokopi yang disimpan serta dipelihara selama
diperlukan jangka waktu tertentu.

1.2 Rumusan Masalah

1. Bagaimana pengertian Kearsipan secara umum serta contoh-contoh kegiatannya?

2. Bagaimana tujuan pengelolaan Kearsipan?
3.   Bagaimana cara dalam memecahkan masalah Kearsipan serta 5 sistem
penyimpanannya?

1.3 Tujuan Masalah

1. Mengetahui pengertian Kearsipan secara umum serta contoh-contoh kegiatannya
2. Mengetahui tujuan pengelolaan Kearsipan
3. Mengetahui cara dalam memecahkan masalah Kearsipan serta 5 sistem
penyimpanannya

1
 BAB II
ISI

2.1 Pengertian Kearsipan

Terdapat beberapa pendapat mengenai pengertian Kearsipan, antara lain sebagai
berikut.
 R. Soebroto saat dimulainya pengumpulan
Menyatakan bahwa yang warkat sampai dengan
dimaksud dengan kearsipan penyingkirannya.
adalah aktivitas, pencatatan,  Drs E. Martono
penyimpanan, penggunaan, Menyatakan bahwa kearsipan
pemeliharaan, penyusutan, dan adalah pengaturan dan
pemusnahan arsip. penyimpanan warkat/record atas
 Kamus Administrasi dasar sistem tertentu serta
Menjelaskan bahwa kearsipan dengan prosedur tertentu yang
adalah segenap rangkaian sistematis sehingga sewaktu-
kegiatan perbuatan waktu diperlukan dapat
penyelenggaraan kearsipan sejak ditemukan kembali dalam waktu
singkat.

Dari pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa Kearsipan adalah suatu kegiatan atau
proses pengaturan, penyimpanan arsip dengan menggunakan sistem tertentu, sehingga
apabila arsip tersebut diperlukan dapat ditemukan kembali secara tepat dalam waktu yang
singkat.

2.1.2  Kegiatan Kearsipan

Menurut Drs E. Karso, kegiatan kearsipan adalah sebagai berikut.
1.   Kegiatan Penciptaan
Merupakan suatu proses pembuataan dan penerimaan arsip yang terdiri dari
pengurusan surat masuk maupun pengurusan surat keluar (mailhandling), baik
menggunakan sistem buku agenda maupun sistem kartu kendali (sistem pola baru).
Untuk surat masuk dimulai dari penerimaan surat, tersebut selesai dan siap untuk
disimpan. Untuk surat keluar dimulai dengan perintah pembuatan surat, pembuatan

2
konsep/pengonsepan, pengetikan sampai surat tersubut dikirim dan tindakannya siap
untuk disimpan.

2.    Kegiatan Penyimpanan (Filling) dan Penemuan Kembali (Finding)

a)    Kegiatan penyimpanan (Filling), adalah kegiatan yang dimulai dari
pengecekan tanda pelepas yang ditandai dengan tanda disposisi dep
(deponeren/simpan), pemberian kode-kode penyimpanan sampai penempatan
arsip tersebut disimpan ke dalam folder dan dimasukkan ke dalam Filling
Cabinet.
b)    Kegiatan penemuan kembali (Fiding) adalah kegiatan yang dimulai dari
pemerintah arsip dari pihak lain, mengidentifikasikan masalah sesuai dengan
kode penyimpanan yang terdapat yang terdapat pada daftar klasifikasi,  hingga
menemukan kembali arsip di tempat penyimpanannya sesuai dengan kode
simpannya.

3.    Kegiatan Penyelamatan
Kegiatan penyelamatan yaitu kegiatan kegiatan penyelamatan arsip agar
tidak diketahui oleh yang tidak berhak, rusak atau hal-hal lain yang
menyebabkan hilangnya  nilai guna arsip. Kegiatan tersebut terdiri dari kegiatan
sebagai berikut.
a.    Pengamanan yaitu kegiatan untuk menjaga agar isi atau informasi yang ada
pada arsip itu tidak diketahui oleh orang-orang yang tidak berhak (terutama
untuk arsip yang bersifat rahasia).
b.   Pemeliharan yaitu kegiatan yang menjaga agar benda arsip tersebut tidak
mudah rusak, dengan kata lain kegiatan ini merupakan tindakan mencegah
sebelum terjadi kerusakan arsip (preventif), misalnya selama dalam
pemeliharaan ini benda-benda arsip perlu disemprot dengan obat anti
hama, sebelum disimpan dipersiap kan terlebih dahulu tempat yang aman dari
kerusakan.
c.    Perawatan adalah kegiatan kemampuan memperbaiki arsip yang telah rusak
agar masih dapat dipergunakan kembali, dengan kata lain kegiatan ini
merupakan tindakan setelah terjadi kerusakan pada arsip yang bertalian
(represif), misalnya jika diketahui sesuatu benda arsip dalam keadaan rusak atau
benar-benar rusak, sedangkan arsip tersebut masih diperlukan atau

3
 dipergunakan. Sebagai tindakan represif, arsip tersebut dilaminasi (diberi
lapisan plastik), kemudian dimicrofilmkan. Apabila ada pihak yang
membutuhkan arsip tersebut cukup ditunjukkan microfilmnya saja, sedangkan
arsip aslinya tetap disimpan.

4.     Kegiatan Penyusutan
Kegiatan penyusutan adalah kegiatan mengurangi jumlah arsip yang
disimpan, terutama arsip-arsip yang telah hilang nilai guna arsipnya, sehingga
arsip yang tersimpan memiliki nilai guna tinggi. Kegiatan penyusutan arsip ini
meliputi :
a.    Pemiliharaan atau pemindahan adalah kegiatan penentuan bahwa arsip
tersebut masih sering atau sudah jarang atau bahkan tidak dipergunakan lagi,
kemudian arsip tersebut dipindahkan penyimpanannya ke unit sentral.
b.   Pemusnahan adalah kegiatan menghapuskan secara fisik arsip yang telah
hilang nilai gunanya, dengan harapan agar arsip yang tersimpan hanyalah arsip
yang benar-benar masih dipergunakan.
c.    Penyerahan adalah suatu kegiatan menyerahkan arsip yang memiliki  nilai
guna kebangsaan (arsip statis) ke arsip nasional pusat atau arsip nasional daerah
tingkat I masing-masing provinsi.
Dengan demikian ruang lingkup kegiatan kearsipan tersebut dimulai dari
kegiatan penciptaan, penyimpanan,penemuan kembali, penyelamatan, dan berakhir
dengan penyusutan. Namun demikian sebagai inti dari kegiatan semua itu adalah
kegiatan penyimpanan dan penemuan kembali.

2.2 Tujuan Pengelolaan Kearsipan

Dalam undang-undang No.7 Tahun 1971 Pasal 3 dinyatakan bahwa tujuan
kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional
tentang perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaaan serta
untuk menyediakan bahan-bahan pertanggungjawaban bagi pemerintah.
Drs. E. Martono menyatakan bahwa  penataan berkas atau kearsipan dapat
dirumuskan sebagai berikut.
         Menyediakan warkat jika diperlukan.
         Menghindari pemborosan waktu dalam pencarian.

4
          Mengumpulkan dan mengelompokkan warkat yang berhubungan satu sama
lain.
         Mengamankan warkat yang penting dari bahaya pencurian dan kebakaran.
         Memanfaatkan tempat penyimpanan dan sarananya.
       Melindungi serta menjaga kerahasiaan informasi yang terkandung di dalam warkat,
khususnya warkat yang karena sifatnya harus dirahasiakan.

Drs. Anhar, dalam bukunya yang berjudul “Pengurusan Surat dan Kearsipan”,
menyatakan bahwa tujuan pengelolaan kearsipan adalah menyimpan warkat sedemikian
rupa sehingga mudah menemukan kembali bila sewaktu-waktu diperlukan.
Dari ketiga pendapat tersebut diatas, dapat disimpulkan bahwa tujuan kearsipan adalah
sebagai berikut.
1.      Memelihara arsip dengan baik.
2.      Menyimpan warkat dengan system yang tepat,sehingga mudah ditemukan kembali
secara cepat dan tepat pula.
3.      Menyediakan tempat penyimpanan yang memadai.
4.      Menjamin keselamatan warkat baik isinya maupun bentuknya.
5.      Memberikan pelayanan peminjaman warkat dengan baik.

2.3 Masalah Pokok dalam Kearsipan dan Pemecahannya

Aktivitas surat menyurat di lingkungan kantor sering terhambat dikarenakan adanya
permasalahan dalam kegiatan/sistem kearsipannya. Adanya hambatan tersebut sedikit
banyak akan menimbulkan dampak negatif terhadap kegiatan kantor tersebut secara
menyeluruh. Masalah-masalah dalam kearsipan adalah sebagai berikut.
1.     Masalah Kearsipan
a.    Drs The Liang Gie mengemukakan bahwa masalah pokok dibidang
kearsipan antara lain sebagai berikut:
1)     Tidak dapat menemukan kembali secara cepat dari bagian arsip sesuatu
surat yang diperlukan oleh pimpinan/satuan organisasi.
2)       Peminjaman atau pemakaian surat oleh pimpinan/satuan organisasi lainnya,
jangka waktunya sangat lama, bahkan kadang-kadang tidak dikembalikan.
3)       Bertambahnya surat-surat kedalam bagian arsip tanpa ada
penyingkirannya, sehingga tempat dan peralatannya tidak lagi mencukupi.

5
 4)      Tata kerja dan peralatan kearsipan yang tidak mengikuti perkembangan
dalam ilmu kearsipan modern, sebagai akibat dari pegawai arsip yang tidak cakap
dan kurangnya bimbingan yang kurang teratur.

b.      Drs. E. Martono mengemukakan bahwa masalah yang sering timbul

dibidang kearsipan adalah sebagai berikut.
1)        Warkat 4)        Tempat penyimpanan
tidak ditemukan kembali warkat selalu sesak dan kurang
karena hilang. tempat.
2)        Warkat ditemukan 5)        Peralatan penyimpanan
setelah lama mencari dan tidak memenuhi syarat.
membongkar seluruh 6)        Pegawai dibidang
tumpukan kertas. penyimpanan warkat kurang
3)        Warkat setiap hari terlatih.
selalu bertambah.

c.       Drs. Mokijat mengemukakan bahwa masalah yang sering dijumpai di

bidang kearsipan adalah sebagai berikut.
1)        Penggunaan sistem penggolongan (klasifikasi) yang salah.
2)        Organisasi yang kurang baik dan perumusan tanggung jawab serta
kekuasaan yang kurang jelas.
3)        Pegawai yang tidak terlatih.
4)        Tidak ada prosedur kearsipan tertentu.
5)        Tidak ada penentuan waktu yang direncanakan untuk penyimpanan dan
menghapuskan warkat-warkat.
6)        Ruang dan perlengkapan tidak sesuai dengan kegiatan.
7)        Kurang adanya pengawasan terhadap warkat-warkat/surat-surat yang
dipinjam atau pengembaliannya.

Dari beberapa pendapat diatas, dapat disimpulkan bahwa masalah pokok atau
masalah-masalah yang ditemukan dalam kegiatan kearsipan adalah sebagai berikut:
·         Penerapan sistem penyimpanan yang kurang cepat.
·         Sarana dan tempat kegiatan kearsipan kurang/tidak memadai.

6
 ·        Pegawai pengelolaan arsip tidak/kurang terlatih dan kurang/tidak adanya
bimbingan dari pimpinan dalam menjalankan tugasnya.
·         Kehilangan arsip sebagai akibat peminjaman yang tidak tertib.
·        Jumlah arsip setiap hari bertambah tanpa diimbangi dengan penyusutan
arsip.
·       Kerusakan arsip yang terjadi karena kurangnya perawatan maupun oleh
kerusakan yang disebabkan oleh hal-hal di luar kemampuan manusia
untuk mencegahnya (force majeure), seperti bencana alam, kerusuhan,
dan sebagainya.

2.4      Cara Pemecahan Masalah dengan 5 Sistem Penyimpanan Arsip

Terdapat 5 (lima) sistem penyimpanan arsip antara lain:
·         Sistem Abjad (Alphabetical)
Adalah sistem penyimpanan arsip dengan memakai metode
penyusunan menurut abjad. Umumnya dipakai untuk arsip yang dasar
penyusunannya dilakukan terhadap nama orang, nama perusahaan/organisasi,
nama tempat, nama benda, dan subjek masalah.
Nama-nama diambil dari nama si pengirim (surat masuk) dan nama
alamat yang dituju (surat keluar).
Cara menemukan dan menentukan ciri/tanda dari suatu dokumen yang akan
dijadikan petunjuk atau tanda pengenal (caption) untuk memudahkan
mengetahui tempat dokumen disimpan.
Adapun kata tangkap dapat berupa :
– Nama orang
– Nama perusahaan / organisasi
– Nama tempat / daerah
– Nama benda / barang
– Istilah subyek atau angka (tergantung sistem pengarsipan yang
dipakai)

Menentukan ciri/tanda dengan cara menentukan urutan unit-unit atau bagian dari
kata tangkap yang akan disusun menurut abjad. Indeks adalah sarana untuk menemukan
kembali dengan cara mengidentifikasi surat tersebut melalui penunjukan suatu tanda
pengenal yang dapat membedakan surat satu dengan surat yang lainnya atau bagian dari

7
suatu nama yang dijadikan tanda pengenal surat. Unit adalah bagian kata dari kata
tangkap yang memiliki pengertian sendiri atau bagian terkecil dari suatu
nama. Sedangkan nama merupakan judul/caption. Jadi setiap judul memiliki bagian
yang disebut unit. Kode adalah suatu tanda atau simbol yang diberikan atau yang
dibubuhkan pada lembaran arsip yang dapat dipakai untuk tanda penyimpanan arsip.
Koding adalah suatu kegiatan memberikan tanda atau simbol pada arsip. Adapun fungsi
dari kode atau simbol adalah menunjukkan isi yang terkandung didalam arsip yang
bersangkutan. Petunjuk silang adalah alat petunjuk dari indeks yang tidak dipakai
kepada indeks yang dipakai atau petunjuk hubungan antara indeks yang dipakai dengan
indeks lain yang dipakai.

Ada dua macam petunjuk silang.

a. Petunjuk silang langsung disimpan.

Adalah petunjuk silang yang – Menetapkan caption atau
menunjukkan tentang seseorang judul surat.
yang memiliki lebih dari satu nama – Mengindeks tanda
atau satu dokumen yang berisi lebih pengenal sesuai peraturan.
dari satu masalah. – Membuat petunjuk
b. Petunjuk silang tak langsung silang.
Adalah petunjuk silang yang dipakai – Memberi kode surat.
untuk menunjukkan hubungan antara – Menyortir yaitu
satu masalah dengan masalah memilah-milah atau
lainnya yang saling menjelaskan atau mengelompokkan arsip menjadi satu
saling membantu. kelompok menurut kode yang ada
Prosedur yang harus dilaksanakan pada arsip.
untuk mengarsipkan surat adalah : – Menyusun menurut
– Membaca surat atau susunan abjad.
dokumen dengan teliti dan seksama. – Menyimpan arsip yaitu
– Periksa apakah surat sudah mendapatkan arsip pada suatu
disertai dengan tanda siap untuk tempat atau alat penyimpanan.

8
Perlengkapan yang diperlukan untuk mengarsip sistem abjad sebagai berikut.
– Filling cabinet adalah lemari arsip untuk menempatkan folder dan guide.
Yaitu untuk menyimpan dokumen, surat-surat kantor. Umumnya mempunyai beberapa
laci.
– Folder adalah tempat untuk menyimpan dokumen atau menempatkan arsip,
berbentuk segi empat, berlipat dua seperti map tetapi tanpa daun penutup.
–  Guide (petunjuk) merupakan petunjuk dan pemisah antar folder-folder.
Bentuk dari guide adalah segi empat dan berukuran sama dengan folder serta terbuat
dari karton tebal.

·         Sistem Masalah (Subject)

Adalah cara penyimpanan dan penemuan kembali surat berpedoman pada
perihal surat atau pokok isi surat.
Yang perlu dipersiapkan untuk sistem perihal/masalah adalah sebagai berikut.
1. Daftar Indeks adalah daftar yang memuat seluruh kegiatan/masalah/hal-hal yang
dilakukan di seluruh kantor dimana sistem ini diterapkan.
Masalah-masalah tersebut kemudian diuraikan lagi. Masalah-masalah pokok tersebut
dalam pembagian utama, sedangkan uraian masalahnya disebut dalam pembagian
pembantu, apabila uraian masalah masih dibagi lagi menjadi masalah yang lebih kecil,
disebut sub pembagian pembantu.

2. Perlengkapan menyimpan surat berikut.

– Filling Cabinet – Membaca surat untuk mengetahui
– Guide isi surat
– Folder – Memberi kode surat
– Kartu Kendali – Mencatat surat dalam kartu kendali
3. Pemberian kode surat. 5. Menyimpan kartu kendali.
4. Penyimpanan surat dengan cara

·        Sistem Nomor (Numeric)

Di dalam sistem nomor ada 4 macam yaitu sebagai berikut.
1. Sistem nomor menurut Dewey (Sistem Desimal / Klasifikasi)

9
Sistem ini menetapkan kode surat berdasarkan nomor yang ditetapkan untuk surat yang
bersangkutan.
Yang diperlukan dalam sistem ini adalah :

a. Perlengkapan yang diperlukan – Folder

adalah b. Daftar klasifikasi nomor
– Filling cabinet c. Kartu kendali
– Guide

Dalam klasifikasi, nomor adalah daftar yang memuat semua kegiatan/masalah yang
terdapat dalam kantor. Setiap masalah diberi nomor tertentu.
Dalam daftar ini terdapat tiga pembagian yaitu :
– Sebagai pedoman untuk
– Pembagian utama mempersiapkan dan
memuat kegiatan masalah menyusun tempat
pokok dari kantor penyimpanan surat uraian
– Pembagian pembantu guide, folder, dan surat
memuat uraian masalah dalam filling cabinet
yang terdapat pada – Dalam setiap laci filling
pembagian utama cabinet diperlukan 10 guide
– Pembagian kecil memuat – Dibelakang setiap guide
uraian masalah yang ditempatkan 10 folder
terdapat pada pembagian – Surat yang terbaru dalam
pembantu. setiap folder ditempatkan
– Sebagai pedoman paling depan
pemberian kode surat

Cara penyimpanan surat :

– Surat dibaca lebih dahulu kartu kendali

untuk mengetahui – Mencatat surat pada kartu
permasalahannya indeks
– Memberi kode surat – Menyimpan surat
– Mencatat surat ke dalam – Penyusunan surat dalam

10
 folder setiap surat yang urutan paling depan
baru selalu ditempatkan di – Menyimpan kartu kendali

2. Sistem Nomor menurut Terminal Digit

Di dalam sistem ini kode penyimpanan dan kode penemuan kembali surat
memakai sistem penyimpanan menurut teminal digit yaitu sistem penyimpanan
berdasarkan pada nomor urut dalam buku arsip.
Dalam sistem ini yang perlu dipersiapkan adalah :

– Perlengkapan untuk tempat penyimpanan surat yang terdiri atas filling cabinet
10 laci, guide (setiap laci 10 guide), dan folder (setiap guide 10 folder)

– Kartu kendali; yang digunakan dalam sistem ini sama dengan kartu kendali
yang digunakan dalam sistem lain. Yang berbeda disini adalah mengindeks
nomor kode untuk keperluan penyimpanan dan penemuan kembali surat.

– Cara mengindeks nomor kode sebagai berikut.

a. Dua angka dari belakang sebagai unit 1, yaitu menunjukkan nomor laci dan
nomor guide
b. Satu angka setelah unit 1 sebagai unit 2 yaitu menunjukkan nomor folder
c. Sisa seluruh angka sesudah unit 2 sebagai unit 3 yaitu menunjukkan surat yang
ke sekian dalam folder
– Cara penyimpanan surat; surat dengan nomor kode 55317, berarti surat tersebut
disimpan dalam laci 10-19, di belakang guide 17, di dalam folder nomor 3, surat
yang ke 55.

3. Sistem Nomor Middle Digit di tengah, sedangkan dua

Sistem ini merupakan angka yang berada di
kombinasi dari Sistem Nomor depannya menunjukkan kode
Decimal Dewey dan Sistem map, kemudian dua angka
Nomor Terminal Digit. Yang yang berada dibelakangnya
dijadikan kode laci dan guide menunjukkan urutan surat
adalah dua angka yang berada yang ke sekian didalam map.

11
Dalam sistem ini kode angka (Phonetic System)
harus berjumlah enam, Sistem Soundex adalah
sehingga terdapat dua angka di sistem penyimpanan warkat
tengah, dua angka di depan berdasarkan pengelompokan
dan dua angka di belakang. nama dan tulisannya atau
Seandainya angka kode kurang bunyi pengucapannya hampir
dari enam maka harus bersamaan. Dalam sistem ini
ditambahkan angka nol di nama-nama diganti dengan
depannya sampai berjumlah kode (notasi) yang terdiri dari
enam angkla. Cara 1 huruf dan 3 angka.
penyimpanannya sama dengan Susunan penyimpanannya
Sistem Nomor Terminal Digit. adalah menurut abjad yang
diikuti urutan nomor.
4. Sistem nomor Soundex

·         Sistem Tanggal (Chronologic).

Adalah sistem penyimpanan surat yang didasarkan kepada tanggal
surat diterima (untuk surat masuk) dan tanggal surat dikirim (untuk surat
keluar).
Yang diperlukan untuk sistem ini adalah :

–Perlengkapan yang
diperlukan seperti filling – Susunan guide dan folder
cabinet, di depan laci dalam filling cabinet
dicantumkan judul “tahun”, a. Laci menggambarkan
guide sebanyak 12 buah, tahun
masing-masing untuk satu b. Guide menggambarkan
bulan, folder, dan kartu bulan
kendali. c. Folder menggambarkan
tanggal
–Pembagian sistem tanggal
a. Pembagian utama – Penyimpanan surat,
menggambarkan tahun langkah-langkah dalam
(judul laci) penyimpanan surat
b. Pembagian pembantu a. Menetapkan kode surat
menggambarkan bulan sebelum disimpan
(judul guide) b. Mencatat surat pada kartu
c. Pembagian kecil kendali
menggambarkan tanggal c. Menyimpan surat.
(judul folder)

12
·         Sistem Wilayah (Geographic).
Adalah suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan pembagian
wilayah atau daerah yang menjadi alamat suatu surat.
Surat disimpan dan diketemukan kembali menurut kelompok atau tempat
penyimpanan berdasarkan geografi / wilayah / kota dari surat berasal dan
tujuan surat dikirim.
Dalam hubungan ini surat masuk dan surat keluar disimpan dan ditempatkan
dalam folder yang sama, tidak dipisah-pisahkan. Dalam penyimpanannya
menurut sistem ini harus dibantu dengan sistem abjad atau sistem tanggal.

Yang perlu dipersiapkan dalam menerapkan sistem ini sebagai berikut.

– Perlengkapan yang b. Membaca surat

diperlukan dalam c. Memberi kode surat
menerapkan sistem ini d. Mencatat surat pada
kartu kendali
adalah filling cabinet,
e. Menggolongkan surat
guide, folder, dan kartu menurut wilayahnya
kendali. masing-masing
f. Menyimpan surat
– Penyimpanan surat g. Menyimpan kartu
melalui prosedur kendali
a. Melihat tanda pembebas
dalam surat, yaitu tanda – Penemuan kembali
yang menyatakan bahwa Cara menemukan kembali
surat tersebut telah selesai adalah sama seperti sistem-
diproses dan boleh sistem lainnya.
disimpan.

13
 BAB III
PENUTUP

3.1 Kesimpulan
Dapat disimpulkan dalam makalah ini bahwa pengertian kearsipan, kegiatan
kearsipan, tujuan pengelolaan arsip, masalah kearsipan, dan cara pemecahan masalah
kearsipan wajib diketahui oleh orang yang bekerja di kearsipan karena dapat membantu saat
bekerja.

3.2 Saran
Apabila terdapat kesalahan di dalam makalah ini mohon kritik dan sarannya agar
makalah ini bisa jadi sempurna dan baik. Agar kita bisa lebih memahami tentang sistem
kearsipan.

14
 DAFTAR PUSTAKA

Amsyah, Zulkifli. 1995. Manajemen Kearsipan. Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama.

Anhar. 1980. Pengurusan Surat dan Kearsipan. Jakarta: Depdikbud.
Atmosudirdjo, Prajudi. 1972. Dasar-Dasar Office Management, Cetakan ke-3. Jakarta: TB
Rahma Solo.
Bartos, Basir. 2003. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Bumi Aksara.
DPR RI. 1971. Undang-undang Nomor 7/1971 Tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok
Kearsipan. Jakarta: Dewan Perwakilan Rakyat RI.
_________. 1974. Keppres No. 26/1974 Tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan.
Jakarta: Dewan Perwakilan Rakyat RI.
_________. 1979. Peraturan Pemerintah no. 34/1979 Tentang Penyusutan Arsip. Jakarta:
Dewan Perwakilan Rakyat.
_________. 1990. Keputusan Menpan No. 36/1990 Tentang Arsiparis. Jakarta. Karso. 1982.
Kearsipan I & II, Cetakan ke-2. Purwokerto.
Lay Wahyu, dkk. 1995. Kearsipan, Cetakan Pertama. Bandung: Angkasa.
Martono. E. 1982. Record Manajemen dan Filling dalam Praktek Perkantoran Modern,
Petakan Pertama. Jakarta: Karya Utama.
The Liang Gie. Kamus Administrasi Perkantoran, Edisi ke-3. Yogyakarta: Liberty.
Widjaja, AW. 1993. Administrasi Kearsipan Suatu Pengantar, Edisi Revisi. Jakarta: PT Raja
Grafindo.

15
16