Kelas B Kelompok 1
Ni Putu Putri Dharma Anjani (1806178721)
Reynaldi Zulvaryan (1806178822)
Octavia Cahya Antika (1806178495)
Naufal Al Daffa (1806178715)
Daffa Rafly Azhari (1806237586)
Bayusakti Langittimur Winarno (1806178671)
UNIVERSITAS INDONESIA
2020
BAB I
PENDAHULUAN
Setiap instansi baik instansi pemerintah maupun swasta memerlukan data dan
informasi, salah satu sumbernya adalah arsip. Arsip merupakan salah satu factor yang
menunjang kelancaran pelaksanaan kegiatan di suatu instansi. Arsip adalah lembaran –
lembaran warkat yang disimpan karena mempunyai nilai kegunaan sejarah, hukum, dan
pertanggungjawaban organisasi (Widjaja, 1993 : 2)
Mengingat pentingnya arsip maka perlu ada pengelolaan arsip, penataan arsip atau
yang bisa disebut juga manajemen kearsipan yang tepat dan efisien sehingga dapat menjamin
ketersediaan informasi secara cepat, tepat, dan berkualitas. Pengelolaan arsip harus
memperhatikan sistem yang paling sesuai dengan keadaan suatu instansi, dengan penataan
arsip yang tepat akan memudahkan dalam penemuan kembali arsip. Meskipun arsip berperan
penting dalam suatu instansi tapi pada saat ini masih banyak pengelolaan arsip yang baik
tidak diperdulikan dengan berbagai alasan. Masih banyak arsip yang ditemui dalam keadaan
tertumpuk didalam gudang maupun disekitar ruang kerja sehingga arsip tersebut rusak dan
sulit untuk ditemukan. Kurangnya kesadaran diri para pegawai akan pentingnya arsip,
kurangnya tenaga ahli dibidang kearsipan serta keterbatasan sarana dan prasarana yang
menjadi buruknya pengelolaan arsip di beberapa instansi pemerintah maupun swasta.
Dari masalah – masalah yang sering terjadi di record center dalam pengelolaan arsip
inaktif, sehingga menjadi alasan makalah ini dibuat dalam mengembangkan inovasi untuk
mengatasi masalah yang ada. Sekaligus menjadi analisa calon para arsiparis muda untuk
mampu menghadapi masalah yang akan dihadapi di dunia kerja.
Adapun maksud dan tujuan dalam penyusunan makalah ini. Makalah ini disusun
untuk memenuhi salah satu tugas dari mata kuliah Praktikum Pengelolaan Arsip Inaktif,
makalah ini juga disusun dengan maksud sebagai penambah informasi yang dikeluarkan
lewat tulisan tulisan yang terdapat pada makalah ini dan berharap penyusun memberikan
informasi dalam makalah ini yang isinya tentang bentuk inovasi apa saja yang sudah ada
dalam pengelolaan arsip inaktif. Semakin banyak mendapatkan informasi semakin banyak
pula ilmu yang didapatkan.Tujuan dari penyusunan makalah ini, supaya penyusun dan
pembaca dapat mengetahui juga memahami mengenai keseluruhan materi tentang arsip
inaktif dan juga unit kearsipan. Selain memberikan informasi, penyusun dan pembaca dapat
memperoleh ilmu pengetahuan baru yang menyangkut bentuk inovasi yang telah ada pada
unit kearsipan (record center) dalam mengelola arsip inaktif.
Masalah yang diangkat pada penulisan laporan ilmiah ini garis besarnya adalah
tentang Inovasi dalam Pengelolaan Arsip Inaktif pada Record Center. Dalam penulisan
laporan ini, ada tiga hal yang akan dibahas, yaitu diantaranya :
Tujuan untuk dijelaskannya kembali tentang pengertian arsip inaktif, adalah untuk
me-refresh pemahaman kita terhadap apa yang dimaksud dengan arsip inaktif, kemudian pada
bagian Pengertian dan Konsep Pusat Arsip/Records Center, akan dijelaskan apa itu Pusat
Arsip/Records Center. Dan yang terakhir adalah tentang Inovasi Dalam Pengelolaan Arsip
Inaktif di Records Center, apa saja inovasi-inovasi yang berkembang pada dunia kearsipan
seiring berjalannya roda kehidupan manusia, dikaitkan dengan teori-teori pendukung oleh
sumber yang valid.
BAB II
PEMBAHASAN
Arsip dinamis (records) terdiri dari arsip aktif dan arsip inaktif. Manajemen arsip aktif
sebagaimana telah dibahas dalam mata kuliah tersendiri menekankan pada pengelolaan
berkas yang masih dipergunakan dalam penyelesaian pekerjaan. Sedangkan manajemen arsip
inaktif menekankan pengelolaan arsip untuk kepentingan referensi, bukti hukum atau alasan
lain. Sering kita temukan kondisi keberadaan arsip di suatu unit kerja dalam suatu instansi
masih terdapat arsip baik yang digunakan dalam proses penyelesaian pekerjaan maupun arsip
yang sudah jarang atau bahkan tidak lagi digunakan untuk kepentingan penyelesaian
pekerjaan. Kondisi ini pada umumnya disebabkan karena satu sisi unit kerja memiliki
kekuatiran yang berlebihan karena tidak ingin kehilangan satu dokumen pun dari seluruh
arsip yang tersimpan sebagai antisipasi unit kerja untuk selalu dapat menyediakan arsip
apabila sewaktu-waktu dibutuhkan oleh pimpinan instansi. Di sisi lain pengelola arsip masih
sering kurang memahami fungsi arsip bagi kepentingan penyelesaian pekerjaan suatu unit
kerja atau bagi kepentingan referensi kegiatan instansi. Untuk kepentingan terakhir ini
merupakan fungsi arsip dinamis yang sudah menjadi arsip inaktif.
Pusat arsip adalah suatu gedung dan/atau fasilitas yang dirancang dan dibangun secara
khusus untuk menyimpan dan memberikan layanan arsip inaktif bagi kepentingan manajemen
instansi atau perusahaan dengan cara cepat, tepat dan biaya yang murah.
Pusat arsip merupakan fungsi layanan yang harus menyediakan bahan referensi,
bahan pengambilan keputusan maupun bukti hukum bagi kepentingan manajemen instansi
atau perusahaan. Berdasarkan fungsi ini ada tiga kondisi atau tipe pusat arsip menurut Ira A
Penn (1992:198), yaitu tipe minimal storage (pusat arsip minimal), standard inventory control
storage (pusat arsip dengan pengendalian inventaris standar), dan full reference storage (pusat
arsip layanan referensi penuh).
1. Minimal Storage
Tipe Pusat Arsip ini, juga dikenal sebagai suatu tempat penyimpanan sementara,
digunakan secara sederhana untuk menyimpan materi arsip yang sedang menunggu
penilaian atau pemusnahan. Pelayanan sedikit atau tidak dilakukan sama sekali selain
hanya untuk memperoleh file dan naskah yang diperlukan untuk
pengecekan/konsultasi. Pusat arsip tidak memiliki daftar atau indeks materi selain dari
arsip yang asli diperoleh dari ketika arsip aktif. Bok umumnya hanya ditandai dengan
petunjuk isi dan tanggal penilaian atau penyusutan. Arsip ini biasanya dicatat oleh
petugas pusat arsip karena diperoleh dari petugas unit kerja yang memiliki arsip.
Pusat arsip penyimpanan sementara merupakan bagian integral unit organisasi
penciptanya di bawah pengendalian unit arsip departemen
2. Standard Inventory Control Storage
Tipe Pusat Arsip ini merupakan penyimpanan yang dilakukan dengan cara tradisional
dalam manajemen pusat arsip. Tujuan utamanya adalah mempertanggungjawabkan
penyimpanan arsip setiap waktu. Prosedur pengendalian inventaris dilakukan secara
manual, otomasi atau gabungan. Meskipun demikian tidak ada satu pun cara yang
terbaik, selain prosedurnya yang sederhana dan harus mencapai tujuan.
3. Pusat Arsip Layanan Referensi Penuh
Pusat arsip tipe ini banyak dilakukan oleh biro jasa komersial yang menyediakan jasa
penyimpanan dan layanan secara menyeluruh kepada pelanggan. Sejumlah negara
khususnya Canada dan Amerika mengoperasikan pusat arsip pemerintah dengan
menyediakan layanan yang sangat tinggi pada tipe ini. Persyaratan detail harus
dipenuhi sebelum pusat arsip menerima arsip untuk disimpan, termasuk penggunaan
formulir pengiriman, penerimaan dan jadwal informasi dokumen (kompilasi daftar
dan indeks), penggunaan bok arsip yang standar, dan mengacu pada jadwal
pengendalian arsip.
Pada jenisnya pusat arsip dibedakan menjadi dua, yaitu pusat arsip yang dikelola
sendiri dan pusat arsip yang dikelola oleh jasa penyimpanan arsip inaktif. Pusat arsip yang
dikelola sendiri adalah apabila suatu instansi atau perusahaan membuat pusat arsip baik
memanfaatkan tempat (ruangan) yang tersedia di lingkungan kantor (on-site strorage)
maupun membangun secara terpisah di luar kantor (off-site storage) untuk menyimpan arsip
inaktifnya.. Sedangkan pusat arsip yang dikelola jasa komersial adalah apabila suatu
perusahaan memiliki gedung dan/atau fasilitas penyimpanan, pengamanan dan layanan arsip
inaktif untuk memberikan jasa penyimpanan dan layanan arsip inaktif bagi perusahaan atau
instansi lain.
Pada sub-bab ini akan membahas tentang pengembangan inovasi dalam pengelolaan
arsip inaktif di Record Center, dalam hal tersebut kita ketahui bahwa sulit sekali mengetahui
atau mengembangkan inovasi yang kita punya pada kearsipan, karena dalam bidang
kearsipan kita tidak bisa banyak memberi masukan, dan saat ini kearsipan lebih mengarah
dan mempunyai aturan tersendiri sehingga ketika kita ingin mengembangakan suatu inovasi
akan menjadi sulit dan kemungkinan untuk menggunakan inovasi kita hanya sedikit. Tetapi
dalam hal tersebut tidak ada salahnya untuk mencoba mengembangkan suatu hal pada bidang
kearsipan.
Pengembangan inovasi dalam pengelolaan arsip inaktif bisa dalam bentuk berbagai
hal kita akan membahas hal tersebut satu-persatu sebagai berikut :
PENUTUP
3.1 Kesimpulan
Kesimpulan dari hasil pembahasan ini sebagai berikut: dalam records center
mempunyai layanan yang harus menyediakan bahan referensi, bahan pengambilan keputusan
maupun bukti hukum bagi kepentingan manajemen instansi atau perusahaan yaitu tipe
minimal storage (pusat arsip minimal), standard inventory control storage (pusat arsip dengan
pengendalian inventaris standar), dan full reference storage (pusat arsip layanan referensi
penuh) dan memberikan kemudahan penggunaan dan kebermanfaatan dalam melakukan
pengelolaan arsip inaktif
Secara umum bahwa perlu adanya pemikiran ulang terhadap fungsi dan peranan
organisasi kearsipan yang terdiri atas unit kearsipan pusat dan lembaga kearsipan.
pengembangan inovasi dalam pengelolaan arsip inaktif bisa mengenai Pengetahuan Lintas
Generasi Teknologi Pada Unit Kearsipan, Pengembangan inovasi dalam bidang Sistem
Informasi, Mendukung Budaya Inovasi Terbaru Mengenai Kearsipan di Unit Kearsipan
Khususnya Pada Arsip Inaktif, dan Membuat Peralatan dan Tempat Penyimpanan Arsip
Inaktif
Pemanfaatan sistem informasi kearsipan bagi pengelola arsip dalam pengelolaan arsip
inaktif karena telah mampu mempercepat dan mempermudah pekerjaan, meningkatkan
kinerja yang menjadikan produktivitas pekerjaan membaik. Dengan bantuan sistem informasi
kearsipan Kemudahan penggunaan sistem informasi kearsipan meliputi kemudahan dalam
memahami dan mempelajari sistem informasi kearsipan, kemudahan pengendalian, sistem
informasi kearsipan yang sederhana, jelas, mudah dipahami, fleksibel, dan mudah untuk
dapat menguasai sistem tersebut secara cepat
D., B. A. (2009, Desember 7). Manajemen Arsip Inaktif. Diambil kembali dari The Time:
http://baiq-afma-a-d.blog.ugm.ac.id/tag/arsip-inaktif/
Theimer, K. (2014, Juni 1). Management Innovative Practices for Archives and Special
Collections. Diambil kembali dari Rowman and Littlefield:
https://rowman.com/ISBN/9780810890954/Management-Innovative-Practices-for-
Archives-and-Special-Collections