KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA RI

KANTOR WILAYAH JAWA BARAT

LEMBAGA PEMASYARAKATAN KELAS I CIREBON
Jalan Kesambi Nomor 38 Kota Cirebon 45134
Telepon : (0231) 204522, Faksimile (0231) 202322
Laman : lapascirebon.kemenkumham.go.id Surel : lp1cirebon@gmail.com

LAPORAN PELAKSANAAN ALIH MEDIA ARSIP

PADA LEMBAGA PEMASYARAKATAN KELAS I CIREBON

A. Pendahuluan
1. Umum
Arsip merupakan rekaman informasi dalam bentuk media apapun, yang
dibuat, diterima dan dipelihara oleh suatu organisasi/lembaga/badan/perorangan
dalam rangka pelaksanaan kegiatan.
Dengan mengacu pada pengertian arsip seperti yang dikemukakan tersebut
diatas, maka dapat dinyatakan bahwa arsip sebagai suatu yang berwujud (entitas)
dalam berbagai bentuk format yang nyata (tangible) untuk dikelola/dipelihara
karena didalamnya mengandung informasi yang memiliki nilai, makna tertentu
yang sangat dibutuhkan dalam pelaksanaan kegiatan suatu organisasi/lembaga
sebagai pencipta arsip, maupun kepentingan diluar pencipta arsip tersebut.
Untuk arsip-arsip yang bernilai guna tinggi karena mengandung informasi
yang sangat diperlukan oleh pencipta arsip seharusnya dapat dilestarikan, dan
apabila kandungan/konten informasinya memiliki nilai guna diluar pencipta arsip,
maka wajib untuk dilestarikan. Dalam rangka menjamin pelestarian arsip yang
memiliki nilai guna tinggi tersebut, maka dapat dilakukan dengan cara alih media
arsip.

2. Maksud dan Tujuan

Maksud dan tujuan dari pelaksanaan alih media arsip ini adalah agar
pelestarian arsip terjamin autentisitas, disamping itu tujuan lainnya adalah dengan
teknologi alih media yang semakin canggih, akses terhadap arsip yang telah dialih
mediakan dapat mudah, cepat dan tepat apabila dilakukan penemuan kembali
(retrieval).

3. Ruang Lingkup
Ruang lingkup alih media arsip meliputi :
1. Persiapan alih media arsip
2. Pelaksanaan alih media arsip
4. Dasar
a) Undang – Undang No. 34 Tahun 2009 tentang Kearsipan ( Lembar Negara
Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembar Negara
Republik Indonesia Nomor 5071);
b) Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang
– undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan ( Lembar Negara
Republik Indonesia Tahun 2012 Nomor 53, Tambahan Lembaran Negara
Republik Indonsia Nomor 5286);
c) Peraturan Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia RI Nomor M.02 –UM.
04.10 Tahun 2007 tanggal 2 April 2007 tentang Jadwal Retensi Arsip
Substantif dan Prosedur Penyusutan Arsip Departemen Hukum dan Hak
Asasi Manusia yang selama ini telah ada yaitu Jadwal Retensi Arsip
Fasilitatif Departemen Kehakiman dan Hak Asasi Manusia RI tahun 2004.
d) Peraturan Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia
Nomor 54 Tahun 2016 tentang Perubahan Atas Peraturan Menteri Hukum
dan Ham No. 35 Tahun 2013 tentang Jadwal Retensi Arsip di Lingkungan
Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia;
e) Peraturan Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia
Nomor 55 Tahun 2016 Tentang Klasifikasi Arsip Kementerian Hukum dan
Hak Asasi Manusia;
f) Peraturan Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia
Nomor 56 Tahun 2016 tentang Sistem Klasaifikasi Keamanan Arsip Dinamis
dan Hak Akses;
g) Peraturan Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia
Nomor 23 Tahun 2017 tentang Tata Kelola Arsip Vital dan Arsip Terjaga di
Lingkungan Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia;
h) Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 14 Tahun 2014
tentang Organisasi dan Tata Kerja Arsip Nasional Republik Indonesia;
i) Peraturan Kepala ANRI Nomor 9 tahun 2018 tentang Pedoman
Pemeliharaan Arsip Dinamis.
B. Kegiatan Yang Dilaksanakan
Pelaksanaan alih media arsip dilakukan secara tertib dan teratur sesuai
ketentuan peraturan perundang-undangan, Oleh karena itu untuk menjamin
pelaksanaan alih media arsip yang tertib dan teratur maka dilakukan langkah-langkah
sebagai berikut :
1. Persiapan
Persiapan pelaksanaan alih media arsip perlu pengkajian meliputi :
a) aspek pedoman kebijakan pelaksanaan alih media arsip;
b) aspek peralatan dan perlengkapan alih media arsip;
c) aspek kelengkapan dan keutuhan arsip yang akan dialihmediakan;
d) aspek tempat penyimpanan arsip yang dialihmediakan;
e) aspek personil pelaksana;
f) aspek legalitas secara administratif;

2. Pelaksanaan
Pelaksanaan alih media arsip dilakukan dengan memperhatikan dan
mempertimbangkan beberapa hal sebagai berikut :
a) Pengalihan dari arsip kertas kedalam dossier berbasis web;
b) Pengalihan dari arsip kertas kedalam media lainnya seperti Flashdisk atau
Hardisk;
c) Pengalihan dari arsip media microfilm kedalam bentuk atau format file digital;
d) Pengalihan arsip elektronik/file elektronik/file digital kedalam media microfilm;
e) Pemeriksaan surat ketetapan Kepala Satker Pengelola Arsip tentang arsip
yang akan dialihmediakan;
f) Pemeriksaan daftar arsip yang akan dialihmediakan;
g) Penggunaan peralatan dan teknologi yang memenuhi standar ketepatan
dan kelengkapan untuk menjamin hasil alih media arsip sesuai naskah aslinya;

C. Hasil Yang Dicapai

1. Arsip Dossier Pegawai sudah berbentuk digital file (pdf) dan di upload ke Dossier
pegawai melalui website simpeg.kemenkumham.go.id Menu DOSSIER dan
terhimpun di Pengelola Arsip Kepegawaian;
2. Arsip yang berupa fotocopy dilegalisasi dengan Legalisir Kepala Bagian Tata Usaha
atau Surat Pernyataan kebenaran Foto Copy dari Kepala Satker;
3. Arsip laporan yang diproses melalui Aplikasi Sumaker terhimpun di Staf
Pengadministrasi Umum berdasarkan folder surat dan atau terhimpun pada Aplikasi
 itu sendiri seperti Aplikasi SIMAN yang menghimpun arsip-arsip Penatausahaan
BMN.

D. Simpulan dan Saran

1. Simpulan
Proses Alihmedia arsip sudah dilaksanakan dengan baik sesuai ketentuan dan
terhimpun di Pengadministrasi Umum maupun pengelola arsip kepegawaian.
2. Saran
Alih media arsip agar dilaksanakan secara terstruktur.

E. Penutup
Demikian laporan pelaksanaan alih media arsip di Lapas Kelas I Cirebon
disampaikan.

Dibuat di : Cirebon
Pada tanggal : 28 Maret 2022
Kalapas,

Yulius Sahruzah
NIP. 196907171993031001
Capture Dossier Pegawai

Capture Arsip Digital