PEMERINTAH KABUPATEN KEPULAUAN MENTAWAI

DINAS KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN

JL. RAYA TUAPEJAT KM.8 DESA SIPORA JAYA KECAMATAN SIPORA UTARA

TELAAHAN STAF

Kepada Yth : PJ. Bupati Kepulauan Mentawai

Dari : Kepala Dinas Kearsipan dan Perpustakaan
Tanggal : Desember 2023
Sifat : Biasa
Perihal : Penerapan Aplikasi SRIKANDI di Lingkungan Kabupaten Kepulauan Mentawai

1. Dasar
1. Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Republik
Indonesia Nomor: 679 Tahun 2020 Tanggal 27 Oktober 2020 Tentang Aplikasi Umum
Bidang Kearsipan Dinamis;
2. Pearturan Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor: 4 Tahun 2021 Tanggal 1 Juli 2021
Tentang Pedomanan Penerapan Sitem Informasi Kearsipan Dinamis dan Terintegrasi.

2. Pokok Persoalan / Permasalahan

1. bahwa dalam rangka pengelolaan arsip dinamis yang efektif dan efisien serta
kemudahan akses arsip bagi publik dan perlindungan terhadap keamanannya serta
mencegah terjadinya penyalahgunaan arsip oleh pihak - pihak yang tidak berhak maka
perlu adanya klasifikasi dan pengaturan terhadap akses arsip dinamis di lingkungan
Pemerintah Kabupaten Kepulauan Mentawai;
2. pada tahun 2022 sampai dengan 24 Agustus 2023 Pemerintah Kabupaten Kepulauan
Mentawai memiliki akun SRIKANDI Layanan. SRIKANDI Layanan merupakan
merupaka Apliksi SRIKANDI untuk uji coba dalam pemakaian Aplikasi SRIKANDI.
3. Terhitung Sejak Mulai tanggal 25 Agustus 2023 Pemerintah Kabupaten Kepulauan
Mentawai telah memiliki Akun Live Aplikasi SRIKANDI, Aplikasi SRIKANDI Live
merupakan Aplikasi SRIKANDI yang dapat secara mudah untuk melakukan pengeriman
dan penerimaan surat-menyurat dari semua Kementrian dan Lembaga yang ada di
Republik Indonesia, dan dapat secara langsung dipantau oleh Admin Tata Usaha
Pemerintah Kabupaten Kepulauan Mentawai.
4. Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Kepulauan Mentawai telah Melakukan
pendampingan ke 17 OPD (Dinas Lingkungan Hidup dan Kebersihan, Dinas
Kependudukan dan Catatan Sipil, Dinas Penanaman Modal Pelayanan Terpadu Satu
Pintu, Dinas Ketahanan Pangan dan Pertanian, Dinas Pekerjaan Umum dan Penataan
Ruang, Dinas Perumahan dan Kawasan Pemungkiman, Satuan Polisi Pamong Praja
dan Pemadan Kebakaran, Badan Penanggulangan Bencana Daerah, Inspektorat,
Rumah Sakit Umum Daerah, Dinas Komunikasi dan Informati, Badan Kepegawaian dan
Pengembangan Sumber Daya Manusia, Badan Perencanaan Pembangunan Daerah,
Dinas Pendidikan dan Kebudayaan, Dinas Sosial Pemberdayaan Perempuan dan
Perlingdungan Anak, Dinas Pemberdayaan Masyarakat dan Desa, Pengendalian
Penduduk dan Keluarga Berencana Dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat
Daerah).
5. Dalam melakukan pendampingan ke 17 OPD yang tersebut diatas terdapat masalah
jaringan Internet yang belum maksimal untuk mengoperasikan aplikasi SRIKANDI.
 6. Pemerintah Kabupaten Kepulauan Mentawai belum memakai Aplikasi SRIKANDI Live.
7. Pemerintah Kabupaten Kepulauan Mentawai adalah termasuk dalam target Provinsi
Sumatera Barat yang memakai Aplikasi SRIKANDI Live tahun 2023.

3. Pembahasan / Analisis
1. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai
dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima
oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan,
organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan dalam pelaksanaan
kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.
2. Arsip Dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta
arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
3. Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus.
4. Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
5. Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi
kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbaharui, dan tidak
tergantikan apabila rusak atau hilang.
6. Arsip terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan
kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan keamanan, dan
keselamatannya.
7. Pencipta Arsip adalah pihak yang mempunyai kemandirian dan otoritas dalam
pelaksanaan fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip dinamis.
8. Penggunaan arsip adalah kegiatan pemanfaatan dan penyediaan arsip bagi
kepentingan pengguna arsip yang berhak.
9. Pengguna Internal adalah setiap orang atau unit kerja yang menggunakan arsip dan
berasal dari lingkungan Pemerintah Kabupaten Kepulauan Mentawai.
10. Klasifikasi adalah proses identifikasi kategori-kategori kegiatan dan arsip dinamis yang
dihasilkan dan mengelompokannya.
11. Akses arsip adalah ketersediaan arsip sebagai hasil dari kewenangan hukum dan
otorisasi legal serta keberadaan sarana bantu untuk mempermudah penemuan dan
pemafaatan arsip.
12. Klasifikasi Keamanan Arsip Dinamis adalah pengkategorian/ penggolongan arsip
dinamis berdasarkan pada tingkat keseriusan dampak yang ditimbulkan terhadap
kepentingan dan keamanan negara, publik dan perorangan.
13. Klasifikasi Akses Arsip Dinamis adalah pengkategorian pengaturan ketersediaan arsip
dinamis sebagai hasil dari kewenangan hukum dan otoritas legal pencipta arsip untuk
mempermudah pemanfaatan arsip.
14. Pengamanan Arsip Dinamis adalah program perlindungan terhadap fisik dan informasi
arsip dinamis berdasarkan klasifikasi keamanan yang ditetapkan sebelumnya.
15. Tingkat klasifikasi keamanan arsip dinamis adalah pengelompokkan arsip dalam
tingkatan tertentu berdasarkan dampak yang ditimbulkan apabila informasi yang
terdapat di dalamnya diketahui oleh pihak yang tidak berhak.
16. Biasa/Terbuka adalah klasifikasi informasi dari arsip yang memiliki informasi yang
apabila diketahui oleh publik tidak merugikan siapapun.
17. Terbatas adalah klasifikasi informasi dari arsip yang memiliki informasi yang apabila
diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapat mengakibatkan terganggunya
pelaksanaan tugas dan fungsi lembaga pemerintahan.
 18. Rahasia adalah klasifikasi informasi dari arsip yang apabila diketahui oleh pihak yang
tidak berhak dapat mengakibatkan terganggunya fungsi penyelenggaraan negara,
sumber daya nasional dan/atau ketertiban umum.
19. Aplikasi SRIKANDI merupa Aplikasi yang bekerjasama dengan 3 (tiga) Lembaga:
Kementerian Komunikasi dan Informatika, Kemenpan RB dan ANRI.
20. Aplikasi SRIKANDI dapat mempermudah dan mempersingkat Pemerintah Kabupaten
Kepulauan Mentawai dalam pengiriman dan penerimaan dokumen surat menyurat.
21. Aplikasi SRIKANDI dapat menyimpan sistem informasi kearsipan Dinamis dan
Terintgrasi.
22. Aplikasi SRIKANDI dapat mengurangi pengeluaran anggaran APBD Pemerintah
Kabupaten Kepulauan Mentawai untuk ATK (alat tulis kantor) Organisasi Perangkat
Daerah.
23. Aplikasi SRIKANDI sudah memakai sistem otomatis (tata naskah dinas) Kemendagri.

4. Kesimpulan Pembahasan / Analisis

1. Aplikasi SRIKANDI adalah Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi yang
diciptakan karena sesuai aturan dari peraturan Presiden No 95. Tahun 2018 mengenai
Sistem Pemerintah Berbasis Elektronik (SPBE).
2. SRIKANDI bertujuan untuk melakukan inovasi perihal kearsipan sehingga
mempermudah dalam membuat naskah dan proses pengiriman keluar, menerima serta
menjadwalkan naskah yang telah diterima sehingga dapat mendisposisikan naskah
yang diterima.
3. Selain itu juga, proses penandatanganan draft untuk pemberia nomor sebelum proses
pengiriman naskah keluar. Dan proses pengklasifikasian naskah diterima dan keluar
akan diarsipkan sesuai ketentuan yang berlaku. Dan fitur-fitur yang akan
mempermudah pegawai di antara lainnya sebagai berikut. Terdapat beragam fitur yang
akan mempermudah dalam proses pembuatan hingga keluarnya arsip, fitur-fitur ini
bertujuan untuk mempermudah pegawai dalam melakukan job desk-nya serta proses
pengelompokan arsip dan pemusnahan arsip. Berikut beberapa fitur dari aplikasi
SRIKANDI.
a. Proses Pembuatan Naskah
Dalam arsip yang telah selesai memang akan memiliki proses yang cukup rumit,
maka dari itu SRIKANDI akan membantu anda untuk membuat arsip lalu dilakukan
pengiriman. Dan juga ada proses penerimaan naskah arsip secara elektronik antar
instansi pemerintah.
b. Verifikasi Naskah
Sebelum naskah dikirim memang memerlukan adanya proses review dari yang
memiliki tanggung jawab atau proses verifikasi draft yang telah dibuat, yang
bertujuan supaya naskah tetap utuh, otentik dan dipercaya oleh penerima. Dan juga
ada proses penandatangan secara elektronik. Mungkin bagi anda yang sebagai
pegawai dinas sering melakukan pengarsipan data membutuhkan ketelitian, karena
banyaknya data yang ada perlunya mencantumkan data ke arsip secara teliti.
c. Klasifikasi dan Pemusnahan Arsip
Setelah masuk dan keluarnya naskah maka akan adanya proses klasifikasi yang
sesuai dengan ketentuan berlaku. Nah, selain itu juga ada proses pemusnahan arsip
yang sudah tidak dipakai kembali.
 d. Manfaat Aplikasi SRIKANDI
Dengan aplikasi SRIKANDI ini arsip yang dibuat dan dikelola dalam SPBE akan
lebih optimal, dalam melindungi kepentingan hak keperdataan masyarakat dan
dengan SRIKANDI diharapkan dapat mewujudkan tata kelola pemerintahan yang
bersih, efektif, dan transparan. Dengan begitu, SRIKANDI dapat menjadikan
pelayanan publik lebih berkualitas dan terpercaya.
e. Proses Pembuatan Aplikasi SRIKANDI
1. Aplikasi SRIKANDI merupakan kolaborasi antar instansi pemerintahan seperti
Arsip Nasional Republik Indonesia atau ANRI Kementerian KOMINFO, BSSN,
dan Kementerian PANRB
2. Instansi ANRI sebagai pemilik proses bisnis bertugas dalam melakukan
sosialisasi dan Bimtek, dan juga menyusunan roadmap. Dalam tahap proses
development aplikasi, KOMINFO memiliki tugas untuk melakukan perbaikan
aplikasi, mengembangkan aplikasi sesuai dengan proses bisnis dan menyiapkan
serta melakukan monitoring dari sisi infrastruktur.

5. Saran dan tindak Lanjut

Agar Pemerintah Kabupaten Kepulauan Mentawai memiliki sistem Kearsipan Dinamis yang
terintegrasi dan juga menerapkan Aplikasi secara Nasional, maka penerapan Aplikasi
SRIKANDI diharapkan dapat terlaksana terhitung mulai dari tanggal 01 Januari 2024
melalui Surat Edaran Bupati Kepulauan Mentawai terlampir

Kepala Dinas

Zulfikar,S.Pi,M.Si
NIP. 197402112000031004