MODUL TATA CARA

PENGGUNAAN APLIKASI E-ARSIP

KEMENKUMHAM

1
 TIM PENYUSUN MODUL TATA CARA PENGGUNAAN APLIKASI E ARSIP

1. Penanggung Jawab : Team Biro Umum

2. Penulis : Team Biro Umum
3. Editor : Team Biro Umum

4. Kreatif dan Desain Grafis : Team Biro Umum

i
 DAFTAR ISI

Tim Penyusun...........................................................................................................................................i

Daftar Isi .................................................................................................................................................. ii

Kata Pengantar.........................................................................................................................................iii
1. Tipe Pengguna Akun dan Hak Akses E-Arsip ....................................................................................1
2. Cara Mengakses E-arsip ...................................................................................................................3
3. Tampilan Beranda Akun Pengguna/User E-arsip ...............................................................................4
4. Pengaturan Profil Data Pribadi...........................................................................................................6
5. Perubahan Kata Sandi .......................................................................................................................8
6. Tata Cara Menginput Arsip Vital .......................................................................................................9
7. Tata Cara Menginput Arsip Permanen ..............................................................................................10

ii
 KATA PENGANTAR

Puji dan Syukur kami ucapkan kepada Tuhan yang Maha Esa karena atas Rahmat-Nya,
Modul Tata Cara Penggunaan E-arsip telah tersusun dengan baik. Berdasarkan Keputusan Menteri
Hukum dan HAM Tentang Target Kinerja Kemenkumham Tahun 2023, Aplikasi E-arsip ditetapkan
sebagai aplikasi Kearsipan yang digunakan sebagai media alihmedia arsip Vital dan Permanen
dilingkungan Kementerian Hukum dan HAM.
E-arsip sebagai salah satu bentuk pelaksanaan Peraturan Presiden Nomor 95 Tahun 2018
tentang Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE), diharapkan dapat mewujudkan
sinergitas antara Unit Kerja dilingkungan Kementerian Hukum dan HAM dalam rangka
penyelenggaraan kearsipan dalam bidang pengembangan dan optimalisasi tata kelola kearsipan
dinamis. Layanan aplikasi E-arsip dapat memberikan kemudahan untuk :
❖ Menginput data arsip Vital dilingkungan Kemenkumham
❖ Sebagai salah satu penyelamatan Arsip Vital dan permanen
❖ Pelaksanaan tata Kelola arsip yang efisien dan efektif;
❖ Mempercepat pencarian arsip sebagai layanan informasi dilingkungan Kemenkumham
E-arsip dapat juga digunakan sebagai media dalam mendukung pelaksanaan tata Kelola
kearsipan yang baik dan terintegrasi serta mendukung pelaksanaan SIKN dan JIKN pada
pelaksanaan Tata Kelola arsip yang berpotensi statis dilingkungan Kemenkumham.
Modul Tata Cara Penggunaan Aplikasi E-arsip ini, diharapkan dapat memudahkan untuk
mempelajari dan menggunakan aplikasi E-arsip.

Jakarta, Mei 2023

iii
 TIPE PENGGUNA AKUN DAN HAK AKSES E-ARSIP

1. Admin Utama.
Posisi Admin Utama dalam aplikasi E-arsip berada di Biro Umum Sekretariat Jenderal selaku
Pembina kearsipan Kemenkumham. Salah satu fungsi admin utama adalah membantu unit
kerja Kementerian Hukum dan HAM dalam Memberikan username dan password, memantau
pelaksanan alihmedia serta membantu jika terjadi kendala pada penggunaan aplikasi e-arsip
sehingga pelaksanaan penggunaan aplikasi dapat berjalan dengan baik.

2. Admin Unit Kerja

Admin Instansi berada pada Unit Kearsipan Unit Utama, Kantor Wilayah dan UPT Adapun
tugas Admin Unit Kerja adalah sebagai berikut:
• Menginput data arsip Vital dilingkungan Unit Kerja;
• Menginput data arsip Permanen dilingkungan Unit Kerja;
• Mensosialisasikan pendataan arsip vital pada Unit Pengolah;
• Memenuhi Target penginputan data arsip alihmedia yang sudah ditetapkan.

4
 CARA MENGKASES SRIKANDI

1. Ketik alamat website www.e-arsip.kemenkumham,go.id

2. Masukkan Nama Pengguna pada kolom Masuk ke akun Anda, lalu Klik Berikutnya.
3. Masukkan Kata Sandi Anda, lalu klik Masuk.

5
 TAMPILAN DASHBOARD APLIKASI E ARSIP

Keterangan Menu di Beranda pada Akun Pengguna

1. Penyimpanan Arsip Vital dan Permanen

Menu yang berisi Daftar penginputan arsip Vital dan permanen dilingkungan Unit Kerja
Kemenkumham

2. Rekap Penyimpanan
Menu yang berisi Daftar arsip yang sudah dikelola untuk pelaksanaan arsip arsip Vital dan
permanen dilingkungan Unit Kerja Kemenkumham

6
7
Menu Penginputan Data
1. Kolom Tambah digunakan untuk menambah file arsip Vital yang dapat digunakan untuk
mendata arsip vital pada unit kerja Kemenkumham, dalam penginputan kita akan disuruh
mengisi data-data informasi dari arsip yang akan di input;
2. Daftar Dokumen adalah arsip-asrip Vital yang sudah Berhasil dilakukan pada Penginputan
data Arsip Vital
3. Kolom Kode klasifikasi di isi dengan cara melihat kode klasifikasi dan jenis arsip pada surat
atau dokumen yang akan dilakukan penginputan data;

4. Nomor Arsip adalah Nomor Urut arsip yang dihitung dari banyaknya Berkas / dokumen yang
di input pada aplikasi e arsip pada unit kerja;
5. Retensi arsip adalah masa simpan arsip yang bisa dilihat pada permenkumham nomor
54 Tahun 2016

6. Lokasi Simpan adalah menu atau kolom informasi arsip vital di simpan dalam media Filling
cabinet, lemari besi dan lemari kayu;
7. Metode Perlindungan adalah menu yang digunakan sebagai bahan informasi apakah arsip
vital tersebut sudah dilakukan penyelamatan dengan sistem pilihan duplikasi, vaulting dan
dispersal;
8. Upload Data adalah menu untuk memasukkan data pada aplikasi e arsip

8
 Menu Rekap Data
1. Kolom Rekap Data adalah kolom yang menampilkan data-data arsip vital alihmedia yang
sudah di data dapat menu ini dapat difungsikan sebagai layanan informasi arsip vital di
lingkungan Unit Kerja Kementerian Hukum dan HAM;
2. Menu Print adalah menu yang dapat digunakan untuk mencetak hasil dari penginputan data yang
telah dilakukan pada aplikasi e arsip yang dapat di atur pada jenis klasifikasi dan tahun penciptaan;

3. Menu Pdf adalah menu untuk menarik data arsip dalam bentuk pdf terhadap daftar arsip yang sudah
di input pada aplikasi e arsip;

4. Menu Excel adalah menu untuk menarik data arsip dalam bentuk Excel terhadap daftar arsip yang
sudah di input pada aplikasi e arsip;

9
 PANDUAN INI SEMOGA DAPAT MENJADI ACUAN UNIT KERJA
KEMENKUHAM UNTUK PRAKTEK PENGGUNAAN APLIKASI E ARSIP

DATA AKAN DIUPDATE TERUS

SEKIAN DAN TERIMA KASIH

10