PANDUAN SIMULASI

TATA NASKAH DINAS DAN PEMBERKASAN ARSIP

Tahap Praktik Tata Naskah Dinas

1. Peserta di bagi dalam kelompok, dengan jumlah peserta masing-masing kelompok sebanyak
5 peserta. Dengan asumsi jumlah peserta tiap kelas sebanyak 40 orang, maka akan didapatkan
sebanyak 8 kelompok
2. Fasilitator menyiapkan alat dan bahan untuk kegiatan praktik, dengan rincian sebagai berikut:
a. Pedoman
i. Tata Naskah Dinas
ii. Pola Klasifikasi
iii. SKKAA
b. Sarana Praktik
i. Surat Dinas (contoh Surat Tugas dan Undangan yang telah di scan)
ii. Kertas *
3. Dari tayangan surat yang telah di scan, peserta di minta untuk menemukan ketidaksesuaian
dari surat tersebut dengan mengacu pada Pedoman Tata Naskah Dinas
4. Peserta diminta untuk memaparkan hasil diskusi kelompok dengan menyampaikan hasil
perbaikan surat tersebut
5. Fasilitator menyimpulkan hasil diskusi dari seluruh kelompok

Tahap Praktik Pemberkasan Arsip Aktif

1. Peserta di bagi dalam kelompok, dengan jumlah peserta masing-masing kelompok sebanyak
5 peserta. Dengan asumsi jumlah peserta tiap kelas sebanyak 40 orang, maka akan didapatkan
sebanyak 8 kelompok (kelompok yang sama dengan kelompok Praktik Tata Naskah Dinas)
2. Fasilitator menyiapkan alat dan bahan untuk kegiatan praktik, dengan rincian sebagai berikut:
a. Pedoman
i. Tata Naskah Dinas
ii. Pola Klasifikasi
iii. SKKAA
iv. Pedoman Penataan Berkas Arsip Aktif
b. Sarana pemberkasan arsip aktif
i. Sekat Primer, Sekunder dan Tersier
ii. Folder
iii. Pensil dan Penghapus *
iv. Label *
v. Box (sebagai pengganti filing cabinet) *
vi. Form Daftar Arsip Aktif (Daftar Berkas dan Daftar Isi Berkas)
c. Alat Pendukung Lain (tidak dibagikan)
i. Pedoman JRA
ii. Out Indicator dan Out Sheet
d. Surat yang akan diberkaskan
3. Tahap pemberkasan
a. Fasilitator meminta peserta untuk membaca dan mencermati surat yang telah
dibagikan, untuk selanjutnya diberikan indeks
b. Setelah diberikan indeks, peserta memberikan kode klasifikasi sesuai dengan pokok
masalah dari masing-masing surat berdasarkan Pedoman Pola Klasifikasi Arsip
 c. Kode Klasifikasi dan indeks yang telah ditentukan, ditulis di belakang surat pada
bagian pojok kiri bawah secara horizontal
d. Surat dikelompokkan berdasarkan masalah, sub masalah, dan sub-sub masalah yang
sama
e. Penulisan kode klasifikasi dan indeks pada tab folder
f. Memasukan surat pada folder yang sesuai dengan indeks dan kode klasifikasinya
g. Pada sekat Primer dituliskan Pokok Masalah, pada sekat Sekunder dituliskan Sub
Masalah dan pada sekat Tersier dituliskan Sub Sub Masalah
h. Sekat diurutkan sesuai dengan Abjad dari Pokok Masalah pada box arsip sesuai
dengan pola klasifikasi
i. Pembuatan daftar isi berkas dan daftar berkas
4. Tahap Presentasi
Masing-masing kelompok diharapkan dapat mempresentasikan hasil kerja kelompoknya (bila
waktu memungkinkan)
5. Fasilitator menyimpulkan hasil diskusi dari seluruh kelompok

Catatan:
*) disiapkan oleh panitia lokal
Master akan diberikan oleh fasilitator