TELAAH INSTRUMEN
PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS

  

Nama : Devi Rosi Lubis, SKM

NIP : 197902052003122003
Unit Kerja : Poltekkes Kemenkes Riau
Instansi : Kementerian Kesehatan

DIKLAT FUNGSIONAL PENGANGKATAN ARSIPARIS

TINGKAT AHLI ANGKATAN III DENGAN METODE
DISTANCE LEARNING 2023
 BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Arsip dinamis merupakan sumber informasi manajemen yang sah untuk

mendukung kegiatan administrasi yang akuntabel dan transparan di lingkungan
pencipta arsip. Umumnya pencipta arsip telah melakukan hampir semua tahapan
pengelolaan arsip dinamis, mulai dari tahap penciptaan, penggunaan dan
pemeliharaan arsip hingga tahap penyusutan arsip. Namun demikian, sering kali
pengelolaan arsip dinamis masih belum berjalan efektif dan efisien,
sehingga keberadaan arsip dinamis sebagai sumber informasi manajemen yang
dapat memfasilitasi good governance dan mendukung mekanisme akuntabilitas
belum sepenuhnya dirasakan. Kondisi ini berimplikasi terhadap persoalan
efektivitas dan efisiensi pengelolaan arsip dinamis, seperti arsip yang tercipta tidak
autentik dan reliabel, arsip tidak memiliki kelompok informasi, penyusutan arsip
tidak berdasarkan prosedur, informasi arsip bocor, dan fisik arsip hilang.

Pejabat atau orang yang bertanggung jawab dalam pengelolaan arsip

dinamis wajib menjaga keautentikan, keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip
yang dikelolanya (Ps. 40 ayat 5 UU 43 Tahun 2009). Hal ini tentunya
membutuhkan dukungan alat/instrumen sehingga pengelolaan arsip dinamis
menjadi efektif dan efisien. Ada empat instrumen pokok dalam pengelolaan arsip
dinamis, yaitu tata naskah dinas, klasifikasi arsip, jadwal retensi arsip, serta sistem
klasifikasi keamanan dan akses arsip.

Telaah Instrumen Pengelolaan Arsip Dinamis disusun dalam rangka

memenuhi tugas “Magang” tanggal 3 Maret 2023 dalam kegiatan Diklat
Pengangkatan Jabatan Fungsional Arsiparis Ahli Angkatan III Tahun 2023.

1
B. Tujuan

Telaah instrumen pengelolaan Arsip Dinamis Poltekkes Kemenkes Riau

bertujuan untuk :

1. Menambah pemahaman tentang teori dan penerapan empat instrumen

Pengelolaan Arsip Dinamis, serta aturan/pedoman yang ada dari ANRI
maupun Kementerian Kesehatan.
2. Mengetahui apakah Poltekkes Kemenkes Riau telah menerapkan
instrumen Pengelolaan Arsip Dinamis.
a. Sejauh apa penerapan instrumen Pengelolaan Arsip Dinamis
di Poltekkes Kemenkes Riau :
b. Kesesuaian pedoman/aturan instrumen Pengelolaan Arsip
Kementerian Kesehatan yang dipedomani Poltekkes Kemenkes Riau
dengan realisasi penerapannya.

2
 BAB II
TELAAH INSTRUMEN PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS
DI LINGKUNGAN POLTEKKES KEMENKES RIAU

A. Profil Poltekkes Kemenkes Riau

Poltekkes Kemenkes Riau sebagai Unit Pelaksana Teknis Direktorat

Jenderal Tenaga Kesehatan Kementerian Kesehatan Republik Indonesia
merupakan satuan kerja pemerintah pusat di Provinsi Riau yang menyelenggarakan
pendidikan vokasi untuk menghasilkan tenaga kesehatan. Poltekkes Kemenkes
Riau mempunyai 2 kampus yaitu Kampus Utama berlokasi di Kota
Pekanbaru dan Kampus di Luar Kampus Utama yang berlokasi di Kec. Rengat
Barat Kabupaten Indragiri Hulu Provinsi Riau. 

Poltekkes Kemenkes Riau menyelenggarakan pendidikan vokasi yang terdiri

dari 3 Jurusan dan 6 Prodi, yaitu: Jurusan Keperawatan terdiri atas Prodi D-III
Keperawatan, Prodi D-III Keperawatan Luar Kampus Utama, dan Prodi D-IV
Keperawatan; Jurusan Kebidanan terdiri atas Prodi D-III Kebidanan dan Prodi D-IV
Kebidanan; serta Jurusan Gizi yang terdiri atas Prodi D-III Gizi.  Selain
penyelenggaraan Pendidikan vokasi, Poltekkes Kemenkes Riau juga mengemban
tugas melaksanakan penelitian, pengabdian kepada masyarakat, dan membina
pendidik, tenaga kependidikan, mahasiswa, dan hubungannya dengan lingkungan,
serta urusan administrasi umum.

Seluruh pelaksanaan Kearsipan di lingkungan Poltekkes Kemenkes Riau

berpedoman pada aturan ataupun pedoman yang ditetapkan Menteri Kesehatan
dan tentunya juga berpedoman pada aturan ANRI. SDM Poltekkes Kemenkes Riau
keadaan Maret 2023 berjumlah 145 orang (PNS dan Non PNS) dengan jumlah
Arsiparis 2 orang (1 Ahli Muda, 1 Ahli Pertama) yang diangkat melalui jalur
Inpassing pada April 2021. Pada sub unit pengolah arsip pengetahuan tentang
pengelolaan arsip masih harus ditingkatkan, dan tidak ada tenaga khusus yang

3
 bertugas mengelola arsip. Poltekkes Kemenkes Riau telah memiliki Record Center
yaitu sebuah ruangan dengan luas ± 2x3 m2.

B. Telaah Tata Naskah Dinas

Tata Naskah Dinas adalah Pengaturan tentang jenis, susunan dan bentuk,
pembuatan, pengamanan, pejabat penandatanganan, dan pengendalian yang
digunakan dalam komunikasi kedinasan. Tata Naskah Dinas diatur dalam
Peraturan ANRI Nomor 5 Tahun 2021 tentang Pedoman Umum Tata Naskah
Dinas. Sedangkan pada lingkup Kementerian Kesehatan Tata Naskah Dinas
diatur dalam Peraturan Menteri Kesehatan RI Nomor 14 Tahun 2017 tentang Tata
Naskah Dinas di Lingkungan Kementerian Kesehatan.

Berdasarkan dokumen surat keluar dan dokumen lainnya yang dihasilkan

di lingkungan Poltekkes Kemenkes Riau Tahun 2022 dan tentunya mencerminkan
tahun-tahun sebelumnya, maka dapat disimpulkan penerapan Tata Naskah Dinas
di lingkungan Poltekkes Kemenkes Riau yang mempedomani Tata Naskah Dinas
Kementerian Kesehatan adalah sbb :

Penerapan Kesimpulan Pemanfaatan TND di

No Jenis TND
Ada Tidak Poltekkes Kemenkes Riau

A Naskah Dinas Arahan

1 Naskah Dinas Pengaturan
a Peraturan   √ Wewenang Eselon I
b Instruksi   √ Wewenang Eselon I
Telah menggunakan SOP sesuai
c SOP √  
format Kemenpan RB
Surat Edaran :
memuat pemberitahuan tentang Wewenang Eselon I/ Pejabat yang
d   √
hal tertentu yang dianggap penting ditunjuk
dan mendesak
Telah sesuai TND Kemenkes : SK
Naskah Dinas Penetapan
2 √   mutasi internal, SK Pimpinan Sub
(Keputusan)
Unit Kerja, SK Pokja, dll
3 Naskah Dinas Penugasan
a Surat Perintah : √ Penunjukan Plt dan Plh yang

4
 Penerapan Kesimpulan Pemanfaatan TND di
No Jenis TND
untuk penunjukan pejabat Poltekkes Kemenkes Riau
dilakukan selama ini menggunakan
pelaksana tugas maupun
format Surat Tugas
pelaksana harian
Surat Tugas :
naskah dinas yang dibuat oleh Telah sesuai TND Kemenkes :
atasan atau pejabat yang Surat Tugas (Surtug) mengikuti
b √
berwenang kepada bawahan atau Diklat, Surtug Pengabdian Kpd
pejabat lain yang diberi tugas, yang Masyarakat, Surtug Penelitian, dll
memuat apa yang harus dilakukan
B Naskah Dinas Korespondensi
Naskah Dinas Korespondensi
1
Internal
Nota Dinas :
naskah dinas intern yang dibuat
oleh pejabat dalam melaksanakan
tugas guna menyampaikan laporan Telah sesuai TND Kemenkes :
pemberitahuan, pernyataan, Nota Dinas penyerahan Laporan
permintaan, atau penyampaian Ketua Jurusan/ Ka. Unit lain ke
a √
kepada pejabat lain yang bersifat Direktur, permintaan Rencana
rutin, berupa catatan ringkas yang Pengembangan SDM dari Direktur
tidak memerlukan penjelasan yang ke Ka. Pusat/Kajur di Poltekkes, dll
panjang, dan dapat langsung
dijawab dengan disposisi oleh
pejabat yang dituju.
Disposisi :
petunjuk tertulis mengenai tidak
lanjut/ tanggapan terhadap surat
Telah sesuai TND Kemenkes :
masuk, ditulis secara jelas pada
b √ disposisi dari Direktur ke Wadir,
lembar disposisi, tidak pada
Kasubag ADUM, dll
suratnya. Ketika disposisikan,
lembar disposisi merupakan satu
kesatuan dengan surat masuk
Naskah Dinas Korespondensi
2
Ekstern
Surat Dinas :
naskah dinas pelaksanaan tugas
pejabat dalam menyampaikan
informasi kedinasan berupa
pemberitahuan, pernyataan,
a √ Telah sesuai TND Kemenkes
permintaan, penyampaian naskah
dinas atau barang, atau hal
kedinasan lainnya kepada pihak
lain di luar Satuan Kerja dan di luar
Kementerian Kesehatan
b Surat Undangan √ Telah sesuai TND Kemenkes
C Naskah Dinas Khusus
1 Surat Perjanjian √ Telah sesuai TND Kemenkes

5
 Penerapan Kesimpulan Pemanfaatan TND di
No Jenis TND
2 Surat Kuasa √ Poltekkes
Belum Kemenkes Riau
pernah digunakan
3 Berita Acara √ Telah sesuai TND Kemenkes
Surat Keterangan :
naskah berisi informasi mengenai
4 hal, peristiwa atau tentang √ Telah sesuai TND Kemenkes
seseorang untuk kepentingan
kedinasan
Surat Pengantar :
naskah untuk mengantar/
5 √ Telah sesuai TND Kemenkes
menyampaikan barang atau
naskah
Pengumuman :
naskah yang memuat
pemberitahuan tentang suatu hal
6 yang ditujukan kepada semua √ Telah sesuai TND Kemenkes
pejabat/ pegawai/ perseorangan/
lembaga baik di dalam maupun di
luar Kementerian Kesehatan
Laporan :
Naskah yang memuat
D pemberitahuan tentang √ Telah sesuai TND Kemenkes
pelaksanaan suatu kegiatan/
kejadian
Telaahan Staf :
bentuk uraian yang disampaikan
oleh pejabat atau staf yang
memuat analisis singkat dan jelas
E √ Telah sesuai TND Kemenkes
mengenai suatu persoalan dengan
memberikan jalan
keluar/pemecahan yang
disarankan
Sertifikat :
surat penghargaan atau surat
keterangan tertulis yang tercetak
dan dikeluarkan oleh instansi dan
F ditandatangani oleh pejabat yang √ Telah sesuai TND Kemenkes
berwenang sebagai bukti telah
mengikuti suatu kegiatan atau telah
memenuhi standar/prosedur/syarat
yang ditetapkan

6
C. Telaah Klasifikasi Arsip

Klasifikasi Arsip adalah Pengelompokan Arsip menurut urusan atau

masalah secara logis, kronologis dan sistematis Berdasarkan fungsi dan kegiatan
organisasi pencipta untuk memudahkan penemuan Kembali. Menurut Keputusan
Kepala ANRI nomor 19 tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Klasifikasi
Arsip, Klasifikasi arsip adalah pola pengaturan arsip secara berjenjang dari hasil
pelaksanaan fungsi dan tugas instansi menjadi beberapa kategori unit informasi
kearsipan” 

Klasifikasi Arsip yang digunakan Poltekkes Kemenkes Riau sampai

dengan tahun 2022 adalah Kepmenkes RI Nomor HK.02.02/Menkes/377/2016
tentang tentang Pola Klasifikasi Arsip dan Kode Unit Pengolah di Lingkungan
Kementerian Kesehatan. Pada tanggal 30 Desember 2022 Kemenkes telah
menetapkan kode klasifikasi baru melalui Kepmenkes RI Nomor HK.
01.07/Menkes/2015/2022 tentang Kode Klasifikasi Arsip Dan Kode Unit Pengolah
di Lingkungan Kementerian Kesehatan.

Masih banyak kesalahan dalam pemberian kode klasifikasi di tahap

penciptaan arsip ataupun unit pengolah, sehingga butuh waktu yang lebih panjang
bagi Arsiparis yang membantu membuat daftar usul serah arsip Inaktif dari Central
File ke Record Center. Hal ini terjadi karena masih kurangnya perhatian pencipta
arsip untuk membaca Pedoman Pola Klasifikasi Arsip di lingkungan Kemenkes.

D. Telaah Jadwal Retensi Arsip

Pedoman Jadwal Retensi Arsip yang berlaku di lingkup Kementerian

Kesehatan dan tentunya menjadi dasar retensi Arsip Poltekkes Kemenkes Riau
diatur dalam Kepmenkess RI Nomor HK.01.07/Menkes//175/2018 tentang Jadwal
Retensi Arsip di Lingkungan Kementerian Kesehatan.

Kondisinya Poltekkes Kemenkes Riau baru memiliki 2 orang Arsiparis (1 Ahli

Muda, 1 Ahli Pertama) yang diangkat melalui jalur Inpassing pada April 2021, dan

7
keduanya masih dalam tahap belajar mengelola arsip Dinamis. Pada sub unit
pengolah arsip pengetahuan tentang pengelolaan arsip masih harus ditingkatkan,
dan tidak ada tenaga khusus yang bertugas mengelola arsip. Sebagian besar arsip
masih berada di masing-masing unit pengolah dan belum dibuatkan daftar arsip.
Hingga saat ini Maret 2023 Poltekkes Kemenkes Riau belum pernah melakukan
Penyusutan Arsip. Saat ini dua orang Arsiparis Poltekkes Kemenkes Riau sedang
berusaha semampunya merencanakan Penyusutan Arsip dengan cara menyusun
daftar arsip pemindahan dari Central File ke Record Center dan daftar arsip
penyusutan dibantu siswa SMA/SMK yang kebetulan bertugas magang di Poltekkes
Kemenkes Riau. Harapannya di tahun 2023 dapat dilaksanakan setidaknya satu
kali Penyusutan Arsip.

E. Telaah Sistem Klasifikasi dan Keamanan Akses Arsip

Sistem Klasifikasi dan Keamanan Akses Arsip di lingkungan Kementerian

Kesehatan diatur dalam Permenkes RI Nomor 77 Tahun 2016 tentang Sistem
Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis di Lingkungan Kementerian
Kesehatan.

Saat ini Poltekkes Kemenkes Riau telah menggunakan Aplikasi Srikandi,

sehingga otomatis hanya yang berhak dapat mempunyai akses terhadap Naskah
Dinas masuk ataupun yang dihasilkan Poltekkes Kemenkes Riau. Sebelum
menggunakan Srikandi, Poltekkes Kemenkes Riau menggunakan Aplikasi TNDE
Kementerian Kesehatan sebagai sarana komunikasi Kedinasan Internal, namun
untuk eksternal masih dikirimkan secara manual/ melalui jasa ekspedisi.

Namun arsip Poltekkes Kemenkes Riau terkait dokumen pendukung

assessment WBK WBBM, dokumen persiapan assessment akreditasi, dokumen
pendukung SAKIP/LAKIP, dokumen persiapan BLU, dan masih cukup banyak lagi
dokumen lain biasanya disimpan ke dalam google drive yang dibuat oleh masing-
masing unit pengolah yang tingkat kemanan aksesnya masih belum
diperhitungkan. Dalam hal tersebut dapat diketahui bahwa sebagian arsip

8
Poltekkes Kemenkes Riau yang sifatnya penting belum mengindahkan Sistem
Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis Kementerian Kesehatan.

9
 BAB III
PENUTUP

A. Kesimpulan

Poltekkes Kemenkes Riau telah mengelola Arsip Dinamis menggunakan

empat instrumen (Tata Naskah Dinas, pedoman/aturan klasifikasi arsip,
jadwal retensi arsip, serta sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip) yang
ditetapkan Kementerian Kesehatan. Hanya penerapan Jadwal Retensi Arsip dan
sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip masih belum dilakukan sepenuhnya.
Kondisi kurangnya pemahaman dan perhatian unit pengolah, pengelola, serta
pejabat penangung jawab arsip, serta jumlah Arsiparis (pegawai yang khusus
mengelola Arsip) berjumlah sedikit yaitu 2 orang.

B. Saran

Pimpinan tertinggi dan Pejabat penanggungjawab pengelolaan kearsipan

di lingkungan Poltekkes Kemenkes Riau mestinya menyadari bahwa pengelolaan
arsip dinamis yang efektif, efisien, dan sistematis tidak bisa diwujudkan dengan
upaya pengelola arsip, namun juga membutuhkan komitmen bersama. Untuk itu
tampaknya sosialisasi ulang dari Kementerian Kesehatan dan juga ANRI perlu
dilakukan kepada pihak terkait.

10