ARSIP NASIONAL

REPUBLIK INDONESIA

PEMERINTAH KABUPATEN MAGETAN

DINAS KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN

PENGELOLAAN ARSIP BERBASIS TIK

Sarangan, 15 Maret 2018

 BIODATA

Nama : Ainin Budi Hartanto, SH

NIP : 19830402 200312 1 008
Email : ainello24@gmail.com
HP : +62 857 3646 2424
Jabatan : Arsiparis Ahli Pertama
Alamat : Ds. Kuwon RT 02/01 Karas Magetan
Unit Kerja : Bidang Pembinaan dan Pengelolaan Kearsipan
Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten
Magetan
MATERI

Pengantar Kearsipan
Pengelolaan Arsip Berbasis TIK
Pengelolaan Fisik Arsip
 PENGERTIAN ARSIP

Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai

bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi
informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga
negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan,
organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan
dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan
bernegara.

Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan

 KOMPONEN PENGELOLAAN ARSIP

Pembenahan dan penataan fisik arsip sesuai dengan sistem

yang ditetapkan dan peraturan perundang-undangan yang
berlaku;

Sistem pengelolaan arsip (Standar Operasional Prosedur)

yang mencakup sejak penciptaan sampai dengan
penyusutan arsip (termasuk klasifikasi dan jadwal retensi
arsip);
 KOMPONEN PENGELOLAAN ARSIP

Pembangunan pusat penyimpanan arsip sesuai standar

pengelolaan dan pengamanan yang berlaku;

Pembangunan aplikasi pengelolaan arsip secara elektronik

untuk memudahkan penerimaan, penggunaan, pemeliharaan
dan penyusutan serta penemuan kembali arsip;

Sumber Daya Manusia Kearsipan yang profesional dan amanah.

 TUJUAN PENGELOLAAN ARSIP

Meningkatkan kinerja Instansi melalui ketersediaan informasi

(arsip) secara cepat dan tepat;

Meningkatkan pengamanan arsip melalui penataan prosedur

dan program arsip vital;

Memberikan jaminan kepastian hukum dalam hubungan para

pihak terkait dengan fungsi arsip sebagai alat bukti hukum;
 TUJUAN PENGELOLAAN ARSIP

Meningkatkan efisiensi pengelolaan melalui penyusutan yang

teratur berdasarkan Jadwal Retensi Arsip;

Menyelamatkan arsip statis untuk bahan bukti

pertanggungjawaban nasional;
 RUANG LINGKUP PENGELOLAAN ARSIP
PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS
PENCIPTA ARSIP:
a. lembaga negara;
b. pemerintahan daerah;
c. perguruan tinggi negeri;
d. BUMN dan/atau BUMD.
melakukan
a. penciptaan arsip;
b. penggunaan & pemeliharaan
arsip;
c. penyusutan arsip.
untuk
menjamin ketersediaan arsip dalam
penyelenggaraan kegiatan sebagai
bahan akuntabilitas kinerja & alat
bukti yang sah.
PENGELOLAAN ARSIP STATIS
LEMBAGA KEARSIPAN:
a. ANRI;
b. arsip daerah provinsi;
c. arsip daerah kabupaten/kota;
d. arsip perguruan tinggi negeri.
melakukan
a. akuisisi arsip statis
b. pengolahan arsip statis;
c. preservasi arsip statis;
d. akses arsip statis.
untuk
menjamin keselamatan arsip sebagai
pertanggungjawaban nasional bagi
kehidupan bermasyarakat, berbangsa,
& bernegara.
PENGELOLAAN ARSIP (PP 28 – 2012)
PENGELOLAAN ARSIP (PP 28 – 2012)
PENGELOLAAN ARSIP (PP 28 – 2012)
PENGELOLAAN ARSIP BERBASIS TIK
 TREND LAYANAN KEARSIPAN

1) Deskripsi arsip lebih rinci dan lengkap serta dilakukan

hingga tingkat ITEM ARSIP
Pengguna akan lebih cepat dan tepat dalam mencari dan
memilih arsip sesuai kebutuhannya.

Deskripsi hanya pada tingkat Deskripsi sampai

suatu agregasi, misalnya pada tingkat individual,
seri/berkas arsip dan dengan yakni item arsip dan dengan
elemen data terbatas. Elemen data lebih lengkap/banyak.
 TREND LAYANAN KEARSIPAN

2) “Penggabungan” pangkalan data di antara pengelola arsip/lembaga kearsipan

Pengguna akan lebih dapat menemukan relasi suatu arsip dengan arsip lainnya secara
lebih luas dan ini berarti konteks arsip dapat “terbaca” secara lebih tepat dan
lengkap/luas yang pada akhirnya menjadikan arsip menjadi lebih kaya “isi”nya.

Relasi/konteks cenderung hanya

tunggal-vertikal, terbatas pada lembaga
pencipta, pengelola, dan kurun waktu
tertentu.

Relasi/konteks jamak dan

lebih luas lingkupnya.
 TREND LAYANAN KEARSIPAN

3) Layanan dilakukan secara ELEKTRONIK-ONLINE

Pengguna akan lebih mudah, tepat, cepat, dan murah dalam menggunakan arsip.

Pengguna

Pencipta Arsip/Lembaga Kearsipan

Pengguna

Pengguna dapat mencari, membaca, memesan,

Pengguna harus datang
membayar, dan menerima arsip secara online
langsung ke layanan onsite
(Internet).
serta mencari dan membaca arsip
secara manual.
 PENGGUNAAN KOMPUTER

Kecepatan
Ketepatan
Daya tampung data yang besar
Andal, terutama untuk proses yang berulang-ulang
 KEUNTUNGAN DALAM PENYIMPANAN

Perpindahan dari repositori fisik ke repositori

virtual

Dari gedung ke server

Perpindahan dari media penyimpanan kertas ke

media penyimpanan yang tidak stabil (Disket, USB
flash, hard disk, optical disc, CD, DVD, dll.)
 KEUNTUNGAN DALAM AKSES

Penemuan kembali yang efisien

Kontrol akses

Akses jarak jauh

On-line Finding Aid

PENGARUH TIK TERHADAP KEARSIPAN

Teknologi
Kearsipan Informasi &
Komunikasi

Otomasi Pengelolaan Arsip

Arsip Elektronik

PENGELOLAAN ARSIP BERBASIS TIK

 MODEL PENGELOLAAN ARSIP
BERBASIS TIK

PROSES KEGIATAN
dilakukan secara

MANUAL &
MANUAL ELEKTRONIK ELEKTRONIK

menghasilkan

SISTEM
ARSIP PENGELOLAAN
NON-ELEKTRONIK ARSIP HIBRIDA ARSIP ELEKTRONIK
(berbasis TIK)

SISTEM SISTEM
PENGELOLAAN PENGELOLAAN
ARSIP MANUAL ARSIP ELEKTRONIK
 SASARAN PENGELOLAAN ARSIP
BERBASIS TIK

Terkelolanya arsip secara efektif dan efisien;

Tersedianya akses arsip secara cepat, tepat, mudah dan

murah;

Terwujudnya khasanah arsip statis penyelenggaraan negara

yang lengkap, otentik dan reliabel;
 SASARAN PENGELOLAAN ARSIP
BERBASIS TIK

Terwujudnya penyelenggaraan kearsipan yang sesuai dengan

standar kearsipan (nasional dan internasional);

Terwujudnya pelayanan publik dan meningkatnya apresiasi

masyarakat terhadap manfaat dan pentingnya arsip baik
sebagai dukungan bagi manajemen, bukti akuntabilitas dan
sumber informasi.
 MANFAAT PENGELOLAAN ARSIP
BERBASIS TIK

Penanganan arsip dinamis dan arsip statis dapat dikelola dari

awal perencanaan/pembuatan naskah/dokumen;

Memenuhi tuntutan pimpinan akan kecepatan dan ketepatan

proses kerja;

Memudahkan aksesibilitas dan menjamin akuntabilitas;

Menuju paperless society dan menghemat ruangan/sarana

prasarana (dari gedung ke server);
 MANFAAT PENGELOLAAN ARSIP
BERBASIS TIK

Meningkatkan pelayanan publik;

Menempatkan arsiparis secara proporsional dalam kegiatan

pemerintahan dan pembangunan;

Mendukung pembangunan information society dan dengan

demikian bidang spesialis informasi (information specialist),
termasuk arsiparis di dalamnya, akan berkembang;

Manajemen pengawasan akan lebih mudah, cepat dan lebih

akuntabel menuju good governance.
 DAMPAK TIK TERHADAP
MANAJEMEN ARSIP

Komunikasi/ Penciptaan
Diseminasi

Penilaian
Preservasi

Cara
Pemindahan/ Penyimpanan
Transfer

Media
Akses Penyimpanan
 PENGELOLAAN ARSIP AKTIF UNIT PENGOLAH

Penyimpanan
Arsip Konvensional
Caraka / Pos
(masuk)
en
dokum
/
rat
san su ktronik
u
gur on-ele
Pen n
Re
g ist
ras
i
komunikasi
Pe &
ng kedinasan
gu
Digitasi na elektronik
an
Ar
sip
Aplikasi
Registrasi Kearsipan
&
asi
g i st r p
Penyimpanan Re Arsi
n
Peng naa
Arsip Elektronik
Bagian Tata Usaha urusa
ns ggu
Instansi / Lembaga non- urat / do
elekt k
Pen
ronik umen

Caraka / Pos
(keluar)
UNIT PENGOLAH
 PENGELOLAAN ARSIP INAKTIF

penggunaan manual

Penyimpanan Arsip
Non-elektronik

pe
nc Unit Pengolah
a
ad rian
m. &
lay
an
an PENYERAHAN

PEMINDAHAN Aplikasi ARSIP STATIS

ARSIP INAKTIF
Kearsipan PEMUSNAHAN
ARSIP
r onik aan
kt un
Unit Pengolah ele engg
p
kontrol
Digitalisasi untuk
preservasi/
akses

Unit Pengolah
UNIT KEARSIPAN
LEMBAGA PENCIPTA ARSIP
 PENGELOLAAN ARSIP STATIS

penggunaan manual

Penyimpanan Arsip
Statis Non-elektronik

pen
c
ar PENGGUNA
adm ian &
. la
ya n
an
SISTEM
PENYERAHAN Aplikasi JIKN
ARSIP STATIS Kearsipan

na an
g gu
UNIT KEARSIPAN pen
nik
LEMBAGA PENCIPTA kontrol k tro
Digitasi untuk ele
ARSIP preservasi dan
akses

PENGGUNA

UNIT KERJA LEMBAGA KEARSIPAN STATIS

Pengumpulan; Penyimpanan;
Perawatan; Penyelamatan; Penggunaan
DAFTAR ARSIP
PERANGKAT KERAS PENGELOLAAN ARSIP
BERBASIS TIK
 PERANGKAT KERAS

Komputer

Kabel Jaringan
berfungsi sebagai media penghubung antara komputer
dengan komputer atau komputer dengan perangkat jaringan
lainnya;

Network Interface Card (NIC)

berfungsi sebagai penghubung antar komputer dengan
sebuah jaringan;
 PERANGKAT KERAS

Konektor
kabel-kabel jaringan dapat terhubung dengan network
adapter atau NIC;

Switch / Hub
untuk menyatukan kabel-kabel network dari tiap workstation,
server atau perangkat lain;

Modem
berfungsi mengubah sinyal Analog menjadi sinyal Digital.
 CONTOH PERANGKAT KERAS

Network Interface Card (NIC) Hub / Router

Modem Kabel Jaringan & Konektor

 SCANNER / PEMINDAI

Flatbed

Automatic Document Feeder

(ADF)

Flatbed with ADF

 FORMAT HASIL ALIH MEDIA

PDF (Portable Document Format)

Format PDF mempertahankan layout asli dokumen, pengguna
dapat mengedit dokumen menggunakan perangkat lunak
yang tepat;

JPEG (Joint Photographic Experts Group)

Menggunakan teknik kompresi yang menyebabkan kualitas
gambar turun sehingga format gambar ini tidak terlalu baik
untuk digunakan menyimpan gambar pajangan atau artistik;
 FORMAT HASIL ALIH MEDIA

TIFF (Tagged Image File Format)

Digunakan untuk kebutuhan pencetakan dengan kualitas
gambar yang sangat tinggi sehingga ukuran berkas untuk
format ini biasanya sangat besar, karena dalam file ini gambar
tidak dikompresi
PENGELOLAAN ARSIP FISIK
 TAHAPAN PENATAAN ARSIP

Identifikasi arsip;

Pembuatan skema arsip;

Pemilahan arsip dan non arsip;

Pendeskripsian;
 TAHAPAN PENATAAN ARSIP

Entri data;

Olah data;

Manuver fisik arsip;

Reboksing dan labeling;

Pembuatan daftar arsip.

KEGIATAN PENATAAN ARSIP
HASIL PENATAAN ARSIP
KEGIATAN ALIH MEDIA ARSIP