DIKLAT FUNGSIONAL ARSIPARIS AHLI

Nama : Eko Setyo Budi

Absen : 11
Asal instansi : Badan Pusat Statistik
Unit Kerja : Biro Hubungan Masyarakat dan Hukum
Materi : Teori, Filsafat dan Sejarah Kearsipan

1. Arsip sebagai darah organisasi, dia merupakan sumber Informasi yang

mengalir dan dibutuhkan dimana saja. Setujukah anda dengan pernyataan
tersebut ? Jelaskan jawaban anda.

Saya setuju dengan pendapat tersbut dikarenakan dalam setiap kegiatan

yang dilakukan oleh organisasi pemerintahan maupun swasta, selalu memiliki
keterkaitan dengan arsip. Keberadaan arsip dalam sebuah organisasi
memiliki peran yang penting untuk mendukung proses untuk mencapai tujuan
organisasi diantaranya sebagai informasi bagi penentu kebijakan dalam
organisasi untuk mengambil kebutusan dan menyusun berbagai kebijakan
yang diperlukan. Oleh karena itu untuk dapat memberikan informasi yang
akurat, cepat dan komprehensif diperlukan pengelolaan arsip dan system
kerja yang baik dalam sebuah organisasi.

Berdasarkan hal tersebut dapat diambil kesimpulan bahwa arsip memiliki

spectrum luas dalam sebuah organisasi. Arsip dapat bermanfaat untuk untuk
menunjang kinerja organisasi disisi lain arsip juga dapat dimanfaatkan untuk
kepentingan masyarakat seperti bahan untuk penelitian ilmiah. Kegiatan
penelitian untuk mempelajari persoalan-persoalan tertentu tentunya akan
lebih akurat jika didukung dengan bahan bahan berupa arsip yang lengkap
dan berkeseinambungan.

2. Mengapa terjadi banyak media dalam penulisan / perekaman arsip?

Banyaknya media dalam penulisan/ perekaman arsip tidak dapat dilepaskan
dari perkembangan global yang terjadi. Berkembangnya ilmu pengetahuan
dan teknologi mendorong mempengaruhi munculnya berbagai media dalam
 penulisan/ perekaman arsip. Media penulisan/perekaman arsip dari masa ke
masa mengalami perubahan mengikuti perkembangan jaman yang berubah.
Pada masa lalu kita dapat menemukan media penulisan arsip dalam bentuk
prasasti, lembaran daun lontar, lempengan tanah. Namun dimasa saat ini
semakin beragam media penulisan/perekaman arsip seperti kertas, audio
visual atau media digital. Namun demikian arsip dalam bentuk media apapun
pada dasarnya merupakan rekaman informasi dari kegiatan organisasi yang
digunakan sebagai bahan bukti pertanggungjawaban.

3. Jelaskan pengertian provenance / asas asal usul !

Provenance merupakan salah satu prinsip pengelolaan kearsipan yang
berasal dari Perancis. Prinsip ini memiliki makna bahwa suatu arsip harus
disimpan dan dikelola secara hati-hati, dipisah pisah sesuai dengan pencipta
arsip dan tidak dicampur dengan arsip yang diciptakan unit lain, sehingga
konteks penciptaan arsip masih melekat. Biasanya prinsip ini digunakan untuk
mengelolan arsip statis, yakni arsip yang memiliki nilai guna kesejarahan,
telah habis masa retensinya dan dipermanenkan oleh lembaga Arsip Nasional
Republik Indonesia.

4. Jelaskan makna informasi Arsip sebagai nilai primer dan nilai sekunder ?
Suatu arsip memiliki nilai guna primer yakni nilai kegunaan arsip yang
melekat pada kegunaan untuk kepentingan lembaga atau instansi pencipta
atau yang menghasilkan arsip tersebut. Sebagai contohnya arsip yang
memiliki kekuatan hukum atas hak dan kewajiban warga negara dan
pemerintah seperti Peraturan Badan, Perjanjian, Surat Edaran dan
sebagainya.
Sedangkan nilai guna sekunder merupakan nilai yang didasarkan kegunaan
arsip sebagai kepentingan umum di luar instansi pencipta arsip, serta
kegunaannya sebagai bahan bukti pertanggungjawaban kepada masyarakat
atau pertanggungjawaban nasional. Dalam hal ini nilai arsip untuk
kepentingan penelitian dan kesejarahan, tanpa dikaitkan dengan organisasi
penciptannya, misalnya naskah perumusan UUD 1945, naskah perjanjian
linggarjati dan sebagainya
5. Menurut anda, apa makna filsafat kearsipan ?
Filsafat kearsipan menurut saya adalah sebuah pencarian kebenaran
terhadap fungsi dari arsip dinamis dan arsip statis dimana dalam hal ini suatu
arsip harus memiliki keaslian yakni struktur isi dan konteks sesuai dengan
kondisi pertama kali arsip tersebut diciptakan dan diciptakan oleh otoritas
yang berwenang sesuai kewenangan yang termaktub dalam isi arsip tersebut
dalam hal ini misalnya suatu surat yang tidak sesuai dengan format tata
naskah dinas dipertanyakan keasliannya dikarekan meskipun surat tersebut
asli namun formatnya tidak mengacu pada peraturan yang sudah ditetapkan.
Disamping itu filsafat kearsipan juga mencari kesamaan fungsi terhadap
fungsi arsip dinamis dan arsip statis sebagai sumber informasi. Dalam hal ini
fungsi arsip dinamis dan statis sebagai sumber informasi harus memiliki
unsuk keaslian, kelengkapan, kepercayaan dan kebergunaan. Suatu arsip
yang misalnya sebuah asrip yang berbentuk surat dan telah dibubuhi tanda
tangan basah kemudian di fotocopy. Dan hasil fotocopiannya diberikan cap
basah pada kolom tanda tangannya tidak merupakan dokumen asli. Selain itu
filsafat arsip juga mencari kebenaran yang hakiki bahwa arsip menampilkan
fakta dari suatu peristiwa. Sebuah arsip harus berisi rekaman kegiatan yang
pada saat iru terjadi dan tidak mengalami perubahan apapun yang
mendistorsi informasi yang ada didalamnya. Oleh karena itu arsip tersbut
dapat memiliki fungsi yang berkesinambungan.