MAKALAH

SISTEM KEARSIPAN, PEMELIHARAAN ARSIP

DAN PENYUSUTAN ARSIP

OLEH :
ZULYA ERMAWATI, SH
NIP.19730119199303 2 001

RUMAH SAKIT UMUM DAERAH SOLOK

2016
 DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL

KATA PENGANTAR

DAFTAR ISI

BAB I PENDAHULUAN

A. A.Latar Belakang .....................................................................1

B. B.Rumusan Masalah ................................................................3

C. C.Tujuan...................................................................................3

BAB II PEMBAHASAN

A.Teori kearsipan......................................................................4

B.Sistem Kearsipan..................................................................8

C. Pemeliharaan Arsip..............................................................9

D. Penyusutan Arsip................................................................13

E.Pengelolaankearsipan...........................................................15

F. Korespondensi kearsipan.....................................................16

BAB III PENUTUP

A. Kesimpulan....................................................................................20

B. Saran.............................................................................................20

DAFTAR PUSTAKA

1
 BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Dari semua aset organisasi yang ada, arsip adalah salah satu aset yang
berharga. Arsip merupakan warisan nasional dari generasi ke generasi yang
perlu dipelihara dan dilestarikan. Tingkat keberadaban suatu bangsa dapat dilihat
dari pemeliharaan dan pelestarian terhadap arsipnya tak terkecuali dalam
perusahaan ataupun kantor. Berkaitan dengan hal tersebut arsip perlu dikelola
dengan baik dalam sebuah kerangka sistem yang benar.
Di dalam sistem kegiatan perkantoran ada proses komunikasi organisasi
salah satunya komunikasi melalui tulisan yang terwujud melalui surat-menyurat
(korespondensi). Kegiatan ini sangat penting dalam sebuah organisasi
perkantoran karena korespondensi atau surat-meyurat merupakan rangkaian
aktivitas yang berkenaan dengan pengiriman informasi secara tertulis mulai dari
penyusunan, penulisan sampai dengan pengiriman informasi hingga sampai
kepada pihak yang dituju. Selain itu, proses korespondensi merupakan sarana
untuk mengirim atau memberi informasi tertulis kepada atasan atau pihak lain,
baik sebagai laporan, pemberitahuan, permintaan ataupun pertanyaan. Dalam
penyusunan korespodensi harus memperhatikan berbagai unsur-unsur dalam
pembuatannya yaitu dari segi tulisan dan pemakaian bahasa yang harus benar
dan tepat.
Selain korespondensi yang ada dalam kegiatan kantor, penataan arsip pun
sangat diperlukan dalam suatu organisasi atau kantor. Arsip sebagai salah satu
sumber informasi memiliki fungsi yang sangat penting untuk menunjang proses
kegiatan administrasi. Masalah yang akan timbul nantinya adalah semakin
menumpuknya arsip dari tahun ke tahun secara tidak terkontrol. Agar arsip dapat
berperan sebagaimana fungsinya perlu dikelola dengan baik dan benar, artinya
ditata secara sistematis sehingga jika sewaktu-waktu diperlukan dapat dengan
cepat, tepat dan lengkap disajikan. Dalam pengelolaan arsip, termasuk di
dalamnya adalah upaya memelihara arsip baik dari segi fisik maupun kerusakan.
Sedangkan memelihara dari segi infomasi yaitu tidak terjadinya kebocoran
informasi.
2
 B. Rumusan Masalah
1. Apa yang dimaksud dengan Arsip ?
2. Apa itu sistem kearsipan ?
3. Bagaimana cara pemeliharaan Arsip ?
4. Bagaimana penyusutan Arsip ?
5. Bagaimana cara pengelolaan kearsipan ?
6. Apa itu korespondensi dan bagaimana korespondensi kearsipan ?

C. Tujuan
Tujuan dari penyusunan makalah ini yaitu untuk mengetahui dan memahami
tentang kearsipan,sistem kearsipan,cara pemeliharaan arsip dan penyusutan
arsip

3
 BAB II

PEMBAHASAN

A. Teori Kearsipan
1. Pengertian arsip dan kearsipan
Secara etimologi kata arsip berasal dari bahasa Yunani (Greek), yaitu
archium yang artinya peti untuk menyimpan sesuatu. Semula pengertian arsip itu
memang menunjukkan tempat atau gedung tempat penyimpanan arsipnya,
tetapi perkembangan terakhir orang lebih cenderung menyebut arsip sebagai
warkat itu sendiri. Schollenberg menggunakan istilah archives sebagai kumpulan
warkat itu sendiri, dan archives instution sebagai gedung arsip atau lembaga
kearsipan.
Kata arsip dalam bahasa Latin disebut felum (bundle) yang artinya tali
atau benang. Dan memang pada zaman dahulu tali atau benang inilah yang
digunakan untuk mengikat kumpulan warkat/surat. Sehingga arsip-arsip itu
mudah digunakan.
Arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur, terencana,
karena mempunyai nilai sesuatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat
cepat ditemukan kembali. Jadi sebagai intinya arsip adalah himpunan
lembaranlembaran tulisan. Catatan tertulis yang disebut warkat harus
mempunyai 3 (tiga) syarat yaitu disimpan secara berencana dan teratur,
mempunyai sesuatu kegunaan, dan dapat ditemukan kembali secara tepat.
Kearsipan berasal dari kata arsip dalam bahasa Inggrisnya file
sedangkan kearsipan disebut filing. File adalah bendanya sedangkan filing
adalah kegiatannya.
Menurut Kamus Administrasi Perkantoran oleh Drs. The Liang Gie :
A.Penyimpanan warkat (filing) merupakan kegiatan menaruh warkat-
warkat dalam suatu tempat penyimpanan secara tertib menurut sistem,
susunan dan tata cara yang telah ditentukan, sehingga pertumbuhan warkat-
warkat itu dapat dikendalikan dan setiap kali diperlukan dapat secara
cepat ditemukan kembali. Lawan dari penyimpanan warkat (filing)
adalah pengambilan warkat (finding).

4
B. Sistem penyimpanan warkat (filing system) adalah rangkaian tata
cara yang teratur menurut suatu pedoman untuk menyusun warkat
warkat sehingga bilamana diperlukan lagi, warkat-warkat itu dapat
ditemukan kembali secara tepat.

2. Jenis – Jenis arsip

Jenis-jenis arsip dapat dibedakan sebagai berikut:
a. Arsip menurut subyek atau isinya dapat dibedakan menjadi 4 yaitu:
1) Arsip kepegawaian, contoh: Daftar riwayat hidup pegawai, surat
lamaran, surat pengangkatan pegawai dan rekaman prestasi.
2) Arsip keuangan, contohnya: laporan keuangan, bukti pembayaran,
daftar gaji, bukti pembelian, dan dan surat perintah bayar
3) Arsip pemasaran, contoh: Surat penawaran, surat pesanan, surat
perjanjian penjualan, daftar pelanggan dan daftar harga.
4) Daftar pendidikan, contohnya: kurikulum, satuan pelajaran, daftar
hadir siswa, raport dan transkip mahasiswa.
b. Arsip menurut bentuk dan wujud fisiknya. Penggolongan arsip
menurut bentuk dan wujudnya, khususnya lebih didasarkan pada
tampilan fisik media yang digunakan dalam merekam informasi.

Menurut bentuk dan wujud fisiknya, arsip dapat dibedakan menjadi:

1) Surat, contohnya: naskah perjanjian/kontrak, akta pendirian

perusahaan, surat keputusan, notulen rapat, berita acara, laporan
dan tabel.

2) Pita rekaman
3) Mikrofilm
4) . Disket
5) Compact disk
6) . Flast disk

5
c. Arsip menurut nilai gunanya. Penggolongan arsip berdasarkan nilai
dan kegunaannya ada 7 macam, yaitu:

1) Arsip bernilai informasi, contoh: pengumuman, pemberitahuan dan

undangan
2) Arsip bernilai administrasi, contohnya: ketentuan–ketentuan
organisasi, surat keputusan, prosedur kerja, dan uraian tugas
pegawai.
3) . Arsip bernilai hukum, contoh: akta pendirian perusahaan, akta
kelahiran, akta perkawinan, surat perjanjian, surat kuasa dan
keputusan pengadilan.
4) Arsip bernilai sejarah, contohnya: laporan tahunan, notulen rapat
, dan gambar foto dan peristiwa

5) Arsip bernilai ilmiah, contoh: hasil penelitian

6) Arsip bernilai keuangan, contoh: kuitansi, bon penjualan, dan

laporan keuangan
7) Arsip bernilai pendidikan, contoh: karya ilmiah para ahli, kurikulum,
satuan pelajaran dan program pelajaran

d. Arsip Menurut Sifat Kepentingannya. Penggolongan arsip menurut

kepentingannya atau urgensinya ada beberapa macam, yaitu:
1) Arsip tak berguna, contohnya surat undangan dan memo
2) Arsip berguna, contohnya: presentasi pegawai, surat permohonan
cuti dan surat pesanan barang

3) Arsip penting, contohnya: surat keputusan, daftar riwayat hidup

pegawai, laporan keuangan, buku kas dan daftar gaji

4) Arsip vital, contohnya: akta pendirian perusahaan, buku induk

pegawai, sertifikat tanah/bangunan dan ijazah

6
e. Arsip Menurut Fungsinya. Penggolongan arsip berdasarkan fungsi
arsip dalam mendukung kegiatan organisasi ini ada dua, yaitu:

1) Arsip dinamis, yaitu arsip yang masih dipergunakan secara langsung

dalam kegiatan kantor sehari-hari
2) Arsip statis, yaitu arsip yang sudah tidak dipergunakan secara
langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.

F. Arsip Menurut Tempat/Tingkat Pengolahannya. Penggolongan arsip

berdasarkan tempat atau tingkat pengolahannya dan sekaligus
siapa bertanggung jawab, dapat dibedakan menjadi:

1) Arsip pusat, yaitu arsip yang disimpan secara sentralisasi atau

berada di pusat organisasi yang berkaitan dengan lembaga
pemerintah dan arsip nasional pusat di Jakarta.
2) Arsip unit, yaitu arsip yang berada di unit-unit dalam organisasi yang
berkaitan dengan lembaga pemerintah dan arsip nasional di daerah
ibu kota propinsi.

g. Arsip Menurut Keasliannya. Penggolongan arsip berdasarkan pada

tingkat keaslian dapat dibedakan menjadi:

1) Arsip asli, yaitu dokumen yang langsung terkena hentakan mesin tik
, cetakan printer, tanda tangan, serta legalisasi asli yang merupakan
dokumen utama.
2) Arsip tembusan, yaitu dokumen kedua, ketiga dan seterusnya yang
dalam proses pembuatannya bersama dokumen asli, tetapi
ditujukan pada pihak selain penerimaan dokumen asli.
3) Arsip salinan, yaitu dokumen yang proses pembuatannya tidak
bersama dengan dokumen asli, tetapi memiliki kesesuaian dengan
dokumen asli.

7
 h. Arsip Menurut Kekuatan Hukum. Penggolongan arsip berdasarkan
kekuatan hukum atau legalitas dari sisi hukum dapat dibedakan
menjadi 2 macam:

1) Arsip autentik, yaitu arsip yang di atasnya terdapat tanda tangan asl
dengan tinta (bukan fotokopi atau film) sebagai tanda keabsahan dari
isi arsip bersangkutan. Arsip-arsip autentik dapat digunakan sebagai
bukti hukum yang sah.
2) Arsip tidak autentik, yaitu arsip yang di atasnya tidak terdapat tanda
tangan asli dengan tinta, arsip ini dapat berupa fotokopi, film,
mikrofilm dan hasil print komputer.

B. Sistem Kearsipan
1. Pengertian sistem kearsipan
system kearsipan adalah suatu rangkain kerja yang teratur yang dapat dijadikan
pedoman untuk menyimpan arsip sehingga saat diperlukan arsip tersebut dapat
ditemukan cepat dan tepat.
kearsipan juga dapat didefinikasikan sebagai kegiatan yang meliputi penciptaan
arsip,penyimpanan arsip (filling),penemuan kembali arsip (finding) dan
penyusutan arsip (pengamanan,pemeliharaan,dan pemusnahan) sebagai bagian
dari kegiatan kearsipan,filling mempunyai peranan yang sangat penting.

2. Macam – macam sistem kearsipan

Menurut Atmosudirjo dalam Ig.Wursanto (1991 : 22) Mengatakan bahwa
pada pokoknya sistem kearsipan terdiri dari 2 (dua) bagian yaitu sebagai berikut:
1. Sistem pengatur tertiban atau arangement system
a. Sistem klasifikasi numerial (menurut angka)
b. Sistem klifikasi alfabetis (menurut abjad)
2. Sistem perawat simpanan atau safe keeping system

8
 Pendapat G.R.Terry mengenai macam-macam sistem penyimpanan arsip
seperti yang di kutip oleh Sutarto(1992:173)adalah sebagai berikut:
1. Alphabetical arrangement (susunan abjad)
a. Subjet (pokok soal)
b. Phonetic (suara)

2. Numerical arrangement (susunan nomor)

a. Serial (seri)
b. Coded (kode)
3. Geographical arrangement (susunan wilayah)
4. Choronlogical arrangement (susunan tangal)

Menurut zulkifli amsyah (1992 : 71) menyatakan bahwa:

Pada dasarnya sistem penyimpanan arsip atau sistem kearsipan ada dua(2) jenis
urutan abdjad dan angka. Sistem penyimpanan yang berdasarkan urutan abdjad
adalah sistem nama (seing di sebut sistem abdjad), sistem gaografis, dan sistem
subjek. Sedangkan nama yang berdasrkan urutan angka adalah sistem numeric
(sistem subjek dengan kode no.).
Sedangkan menurut Geoffery Mills dan Oliver Standingford, dalam sutarto (1992:
171) mengemukakan sistem penyimpanan warkat di golongkan menjadi enam (6)
macam sistem utama,yaitu:

a. alphabetical – sistem abjad

b. membuat subjek

c. geographical- sistem wilayah

d. numerical- sistem nomor
e. choronological of them- sistem tanggal

Dari beberapa pendapat para ahli tersebut di atas mengenai macam-macam

kearsipan dapat peneliti simpulkan, pada dasarnya sistem kearsipan ada 5 (lima)
macam yaitu sebagai berikut:

9
 1. Sistem Abjad
Sistem penyimpanan arsip menurut abjad berarti warkat yang di buat atau yang
di terima oleh lembaga atau instansi tertentu yang di dalamnya memuat nama
orang,nama organisasi, nama wilayah, ataupun juga nama pokok soal di simpan
menurut taat urutan abjad mulai dari huruf A sampai dengan Z. Abjad yang di
pergunakan adalah abjad huruf pertama dari suatu nama setelah nama-nama itu
di indeks menurut aturan atau ketentuan yang berlaku untuk masing-masing
nama. Setelah nama-nama tersebut di indeks barulah di susun menurut susunan
abjad. Peraturan atau filling tersebut merupakan standart peraturan-peraturan
yang di tentukan oleh organisasi, sehingga semua anggota organisasi harus
mengikuti prosedur yang telah di tentukan.
Sistem penyimpanan arsip menurut abjad dapat dilakukan dengan 2 cara:

a. Menurut susunan abjad huruf demi huruf istilah–istilah atau nama–

nama yang terdiri dari 2 ( dua ) kata atau lebih dianggap satu kata.
Misal :

1. Gunung Merapi menjadi Gunungmerapi

2. Sinar harapan menjadi Sinarharapan.

b. Menurut susunan abjad kata demi kata. Dalam susunan abjad kata
demi kata, nama- nama yang terdiri dari 2 ( dua ) kata atau lebih,
ditulis menjadi satu. Masing – masing kata berdiri sendiri. Misal :
1. Jakarta Utara
2. Banjar Negara
2. Sistem subjek
Yang dimaksud dengan subjek ialah judul pokok masalah yang berhubungan
dengan instansi atau organisasi yang bersangkutan. Dalam pelaksanaan
penyimpanan arsip ini, seorang arsiparis harus dapat menentukan lebih dahulu
masalah – masalah apa yang menjadi fokus atau yang dipermasalahkan dalam
surat setiap harinya. Masalah – masalah tersebut dikelompokkan menjadi satu
subjek. Misal: masalah – masalah yang berkenaan dengan keuangan
dikelompokkan menjadi satu masalah pokok ( subjek ) dibawah keuangan, dan
seterusnya. Selanjutnya masalah –masalah itu dijadikan sub subjek dari pokok
10
masalah ( subjek ) misalnya Keuangan :Bonus, Gaji, Hadiah tahun baru,
Lembur, dan seterusnya
3. Sistem Geografis
Adalah suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan pembagian wilayah atau
daerah tertentu. Dalam hal ini pengelompokkannya didasarkan atas satuan
daerah tertentu, seperti pulau, kepulauan, propinsi, kabupaten, dan sebagainya.
Dalam pelaksanaannya, yang harus dilakukan adalah menentukan satuan
daerah kemudian disusun menurut abjad agar mempercepat penemuannya
kembali.
Contoh: berdasarkan Ibukota propinsi: Ambon, Banda Aceh, Bandung,
Banjarmasin, Bengkulu, Denpasar, Dili, dan seterusnya
Sehingga pada tiap – tiap satuan tersebut diatas akan tersusun warkat - warkat
yang bersangkutan dengan nama orang, nama poikosoal yang telah di urutkan
menurut urutan abjad pula agar penemuannya kembali dapat dengan mudah dan
cepat.
4. Sistem Nomor
Dalam sistem penyimpana menurut nomor yang dipergunakan sebagai
pedoman mengatur arsip –arsip adalah urutan angka. Sistem nomor merupakan
sistem penyimpanan dan penyusunan arsip dengan mengunakan urutan angka
sebagai pedoman dalam mengaturnya. Seorang arsiparis harus lebih dahulu
menbuat daftar kelompok masalah-masalah seperti sistem subjek, baru
kemudian di berikan nomor di belakangnya.misalnya:
Kepegawaian 14
Cuti 14,1
Kenaikan pangkat 14,2
Lamaran 14,3
Seorang arsiparis dapat mengembangkan nomor-nomor ini menjadi
pembagian yang lebih ke dalam desimal, seperti 14.1,14.2,14.3, dan
seterusnya.dan menunjukkan nomor dari masing-masing masalah, daftar ini di
sebut dengan kartu indeks, selanjutnya juru arsip memproses menurut nomor-
nomor yang telah di tentukan dalam kartu indeks ini.

11
 5. Sistem Tanggal
Sistem ini di gunakan untuk filing bahan-bahan yang di susun menurut urutan
tanggal dari datangnya surat atau bahan-bahan. Surat-surat atau bahan yang
datangnya lebih akhir akan di tempatkan pada tempat yang paling depan, tanpa
melihat masalah atau perihal surat. Selanjutnay arsiparis akan mengelompokan
surat-surat atau bahan-bahan yang di file dalam bulan-bulan setiap tahunya.
Dalam penyimpanan sistem tersebut menpunyai kegunaan tersendiri dan tidak
dapat di katakan bahwa sistem yang satu lebih baik dari sistem yang lain.

C. Pemeliharaan Arsip
1. Pemeliharaan
Pemeliharaan arsip ini di maksudkan untuk menjaga rasip-arsip tersebut
dari segala kerusakan dan kemusnahan. Kemusnahan dan kerusakan arsip
dapat di sebabkan oleh factor sebagai berikut:

a. Factor dari dalam

seperti kertas yang akan kita pakai sangat berpengaruh pada awet atau tidaknya
tulisan dan dalam pengunaan kertas hendaknya di pilih yang baik dan kuat, tinta
pengunaan tinta yang akan di gunakan hendaknya di sesuaikan dengan
kebutuhan dan sebaiknya yang berkualitas, pasta/lem pengunaan perekat harus
di carikan yang baik jangan mengunakan perekat yang di buat dari getah arab
ataupun selulosa tape dan sejenisnya.

b. Factor dari luar

Seperti kelembapan udara yang tidak terkontrol akan menimbulkan jamur
sehingga kertas menjadi lembab dan rusak, udara yang terlampau kering yang
akan merusak kertas, sinar matahari sangat menbahayakan kertas-kertas arsip
untuk itu tidak boleh ada sinar matahari yang jatuh langsung pada karats, debu,
jamur dan sejenisnya, rayap dan gegat yang biasanya terdapat pada dinding-
dinding yang basah. Bukan hanya kertas tersebut yang menjadi lembab, tetapi
juga di rusak oleh gegat dan juga serangga lain.

12
 D. Penyusutan Arsip
1. Penyusutan
Untuk meningkatkan effisiensi dan effektifnya pengelolaan kearsipan setiap
Satuan kerja wajib melakukan upaya penyusutan arsip sebagai berikut :
a. Penyusutan arsip dilaksanakan oleh pencipta arsip.
b. Penyusutan arsip yang dilaksanakan oleh lembaga negara,
pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, serta BUMN dan/atau
BUMD dilaksanakan berdasarkan JRA dengan memperhatikan
kepentingan pencipta arsip serta kepentingan masyarakat, bangsa
dan negara. Ketentuan lebih lanjut mengenai penyusutan arsip diatur
dengan peraturan pemerintah.

Menurut Basir Barthos (1997 : 101) manyatakan bahwasanya

penyusutan adalah kegiatan pengurangan arsip dengan cara sebagai
berikut:

1) Memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan dalam

lingkungan lembaga-lembaga nagara atau badan-badan pemerintah
masing-masing.
2) Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang
berlaku.
3) Menyerahkan arsip statis oleh unit kearsipan kepada arsip nasional.

Tahap – tahap penyusutan arsip :

1. Penilaian Arsip
Sebelum melakukan penyusutan arsip diperlukan penilaian terhadap setiap jenis
arsip yang akan dipindahkan atau dimusnahkan. Hasil penilaian menentukan
berapa lama arsip disimpan dalam arsip aktif dan inaktif, serta menentukan
apakah arsip tersebut akan dimusnahkan atau dikirim untuk menjadi arsip statis.
Ada 4 golongan arsip, yaitu:

13
 a. Arsip vital
Arsip vital ini penting bagi kehidupan bisnis dan tidak dapat diganti kembali
bilamana dimusnahkan. Arsip ini tergolong arsip statis yang bersifat historis
sehingga tidak dapat dipindahkan atau dimusnahkan dan disimpan abadi
selamanya. Misalnya akte pendirian perusahaan, sertifikat bangunan atau tanah,
Izin Mendirikan Bangunan (IMB), dan sebagainya.
b. Arsip penting
Arsip ini melengkapi bisnis rutin dan dapat digantikan dengan biaya yang relatif
tinggi dan lama. Arsip ini disimpan di arsip aktif selama 5 tahun dan di arsip
inaktif selama 25 tahun. Misalnya, bukti – bukti keuangan.
c. Arsip berguna
Arsip ini berguna sementara dan dapat diganti dengan biaya rendah. Arsip ini
disimpan di arsip aktif selama 2 tahun dan disimpan di arsip inaktif selama 25
tahun. Misalnya, surat pesanan, neraca dan laporan tahunan.
d. Arsip tidak berguna
Arsip ini dapat dimusnahkan seusai pakai untuk sementara waktu. Arsip ini
disimpan paling lama selama 3 bulan di arsip aktif. Misalnya, surat undangan
rapat dan pengumuman.
2. Pemindahan arsip aktif menjadi inaktif atau kemedia lain
Seperti telah diuraikan diatas, peralihan arsip aktif menjadi arsip inaktif dapat
dilakukan setelah suatu periode kegiatan tertentu, dimana suatu arsip sudah
tidak atau jarang digunakan tetapi masih harus disimpan. Pemindahan arsip juga
dapat dilakukan melalui tempat penyimpanan atau pemindahan ke media lain,
seperti: micro film, CDROM atau CD- WROM
3. Pemusnahan arsip
Tidak semua arsip aktif yang telah dipindahkan akan disimpan sebagaiarsip
inaktif untuk selamanya. Ada beberapa jenis arsip yang dapat dimusnahkan
setelah jangka waktu tertentu. Tetapi ada pula arsip inaktif yang dialihkan
statusnya menjadi arsip statis karena alasan historis.
4. Pencatatan pemindahan atau pemusnahan
Arsip inaktif kemudian disimpan pada tempat penyimpanan khusus yang
dibedakan dengan arsip aktif, misalnya gudang khusus untuk arsip inaktif.

14
Pemindahan dapat dilakukan melalui tempat penyimpanan atau pemindahan ke
media lain. Kemajuan teknologi memungkinkan dokumen perusahaan yang
dibuat dari kertas dialihkan ke dalam micro film atau media yang lain atau dibuat
secara langsung dalam media elektronik.
Setiap pemindahan yang menyebabkan perubahan pihak penanggungjawab
perlu dilengkapi dengan berita acara. Berita acara memuat daftar subjek arsip
yang akan dipindahkan, indeks arsip yang baru, tanggal pemindahan, lokasi dan
tempat pemindahan yang baru serta bukti tanda terima yang ditandatangani oleh
orang yang menyerahkan arsip dan orang yang menerima arsip sebagai
penanggungjawab arsip.
Cara pemindahan arsip atau pemusnahan arsip dapat dilakukan
berdasarkan :
a. Pemindahan secara terus – menerus
Arsip dipindahkan menjadi inaktif setelah arsip tersebut selesai digunakan.
Pemindahan ini tidak tentu. Pemindahan arsip umumnya dilakukan pada
perusahaan seperti kantor pengacara, pelaksana proyek, kantor arsitek,
konsultan dan sebagainya, dimana seluruh dokumen menjadi inaktif setelah
suatu proyek atau kegiatan selesai.
b. Pemindahan secara periodik
Arsip dipindahkan menjadi inaktif setelah satu periode atau jangka waktu
tertentu. Umumnya dilakukan setiap satu tahun sekali. Misalnya, bukti – bukti
keuangan dipindahkan menjadi inaktif setelah perusahaan melakukan tutp buku
pada akhir periode akutansi.

E. Pengelolaan Kearsipan
Pengelolaan arsip sebenarnya telah dimulai sejak suatu surat (naskah,
warkat) dibuat atau diterima oleh suatu kantor atau organisasi sampai kemudian
ditetapkan untuk disimpan, selanjutnya disusutkan (retensi) dan atau
dimusnahkan. Oleh karena itu, didalam kearsipan terkandung unsur – unsur
kegiatan penerimaan, penyimpanan, temu balik, dan penyusutan arsip. Arsip
disimpan karena mempunyai nilai atau kegunaan tertentu.

15
Oleh karena itu, hal yang perlu diperhatikan dalam hal ini ialah bagaimana
prosedurnya, bagaimana cara penyimpanan yang baik, cepat, dan tepat,
sehingga mudah ditemu – balikkan atau ditemukan kembali sewaktu – waktu
diperlukan, serta langkah – langkah apa yang perlu diikuti/dipedomani dalam
penyimpanan arsip tersebut. Untuk menyelenggarakan penyimpanan arsip
secara aman, awet, efisien dan luwes (fleksibel) perlu ditetapkan asas
penyimpanan yang disesuaikan dengan kebutuhan dan kondisi masing – masing
kantor/instansi yang bersangkutan.
F. Korespondensi kearsipan (surat – menyurat)
1. Pengertian Surat-Menyurat
Surat adalah suatu alat untuk menyampaikan informasi atau pernyataan
secara tertulis yang dibuat oleh seseorang atau penjabat kepada pihak lain baik
atas nama sendiri maupun jabatan dalam organisasi. Isi surat dapat berupa
berita yang berwujud pemberitahuan, pernyataan, pertanyaan, permintaan,
laporan, catatan aktiitas pribadi atau organisasi seperti perjanjian, keputusan,
tanda bukti dan sebagainya.
Menurut pendapat Drs. I.G Wursanto dalam bukunya Teknologi
Perkantoran menyatakan bahwa surat dapat diartikan dengan berbagai
cara, antara lain:

a. Surat merupakan helai kertas dalam bentuk maupun dalam wujud

apa pun yang berisi keterangan-keterangan tertulis untuk
disampaikan kepada pihak lain yang membutuhkannya.
b. Surat adalah media komunikasi secara tertulis untuk disampaikan
kepada pihak lain dalam rangka mendapatkan pengertian dan kerja
sama antara kedua belah pihak.
c. Surat ialah suatu pernyataan bahasa secara tertulis, untuk
menyampaikan suatu informasi atau keterangan dari satu pihak
kepada pihak lain.

Dari pengertian tersebut terdapat dua pihak yang terlibat dengan surat, yaitu
pengirim dan penerima. Apabila terjadi hubungan terus-menerus dan
berkesinambungan antara dua pihak yaitu pengirim dan penerima dengan saling
berkiriman surat, maka terjadilah surat-menyurat atau koresponden.
16
 Secara sederhana surat menyurat dapat diartikan sebagai suatu kegiatan
pengendalian arus berita tertulis yang timbul dari adanya sutau pencatatan,
laporan atau keputusan yang memungkinkan terjadinya permintaan,
pemberitahuan, dan sebagainya.

2. Tujuan Dan Fungsi Surat-Menyurat

a. Tujuan Surat Menyurat
Setiap orang atau lembaga yang melakukan kegiatan penulisan surat tentu
mempunyai suatu tujuan, di mana tujuan yang satu dengan yang lainnya
mungkin berbeda. Apakah untuk mencari informasi, memberi informasi,
memesan barang, memberi perintah, atau hanya memberikan jasa-jasa yang
menarik. Namun, pada intinya terdapat tiga tujuan menulis surat, yaitu sebagai
berikut :

1. Memberitahu atau menyampaikan informasi, penjelasan kepada

pihak lain
2. Menerima atau mendapatkan informasi, penjelasan kepada pihak
lain
3. Memperlancar arus informasi, sehingga informasi yang diterima jelas
dan tidak salah pengertian.

Agar tujuan penulisan surat dapat tercapai, maka penulis surat harus
menguasai pengetahuan dan keterampilan surat-menyturat. Penulisan surat
yang kurang baik akan mempengaruhi arus informasi, sehingga dapat terjadi
salah pengertian dan tujuan penulisan surat pun tidak akan tercapai.
Syarat-syarat yang perlu diperhatikan oleh penulis surat agar dapat
menulis surat dengan baik adalah :
a. Memahami prosedur surat-menyurat
b. Memahami segala permasalahan yang akan ditulis
c. Memahami teknik penulisan surat yang baik
d. Memahami penggunaan tata bahasa dalam surat-menyurat
e. Memahami posisi penulis dan penerima surat

17
 3. Fungsi Surat Menyurat
Dalam ruang lingkup surat sebagai dokumen kantor, surat berfungsi
sebagai berikut :
a. Tanda bukti tertulis otentik
surat dapat digunakan untuk pembuktian apabila terjadi perselisihan
antar kantor-kantor atau pejabat-pejabat yang mengadakan hubungan
korespondensi. Contoh: surat perjanjian, surat kuasa, dan
sebagainya.
b. Pedoman
Surat digunakan sebagai pedoman untuk melakukan sesuatu atau
bertindak. Misalnya surat perintah, surat instruksi, surat keputusan,
dan sebagainya.
c. Alat pengingat atau berfikir
Surat dapat digunakan untuk mengetahui hal-hal yang telah
terlupakan atau telah lama. Misalnya surat-surat yang diarsipkan.
d. Duta atau wakil dari penulis, pejabat atau organisasi pengirim surat.
Surat sebagai wakil organisasi dianggap sebagai mentalitas jiwa dan
kondisi intern dari organisasi yang bersangkutan.
4. Penggolongan Surat
Jenis-jenis surat dapat digolongkan menurut wujud, pemakaian,
banyaknya sasaran yang dituju, isinyam sifatnya dan proses penyelesaiannya.
Untuk itu penggolongan surat dapat dibedakan berdasarkan :
a. Menurut wujud surat
1. Surat biasa atau bersampul, adalah surat yang ditulis di atas kertas
yang biasanya dimasukkan ke dalam sampul yang akan dikirimkan.
2. Memo dan nota, adalah surat yang dipakai secara intern dalam suatu
organisasi. Memo dan note dipergunakan untukmeminta atau
memberi informasi serta petunjuk antar pejabat kantor.

4. Kartu pos, adalah benda pos berbetuk kartu berukuran 10×15 cm

atau 15×20 cm yang dipakai apabila isi surat itu singkat dan tidak
rahasia.

18
 5. Warkat pos, adalah surat yang wujudnya berupa gabungan sampul
dan kertas surat. Warkat pos digunakan apabila isi surat lebih
panjang dari kartu pos. Isinya hanya boleh dibaca oleh orang yang
berhak yaitu yang tercantum pada alamat surat.
6. Telegram, adalah surat yang ditulis pada blanko telegram yang berisi
pokok-pokok singkat permasalahan.

Surat tanda bukti, adalah surat berbentuk formulir yang dipakai sebagai tanda
bukti keabsaha aktivita antara dua pihak, misalnya kuitansi, faktur, tanda terima,
kartu identitas, dan sebagainya.
b. Menurut sifat isinya
1. Surat pribadi, adalah surat yang dibuat seseorang yang isinya
menyangkut kepentingan pribadi.
2. Surat dinas, adalah surat yang dibuat dan dikeluarkan oleh suatu
lembaga baik pemerintah maupun swasta dan di tandatangani oleh
pejabat atau yang mewakilinya.
c. Menurut keamanan isinya
1. Surat biasa, yaitu surat yang tidak akan menimbulkan akibat buruk
atau merugikan organisasi yang bersangkutan jika isinya diketahui
atau dibaca orang lain.
2. Surat rahasia, yaitu surat yang isinya tidakboleh diketahui oleh
orang lain karena akan menimbulkan kerugian bagi organisasi atau
pejabat yang bersangkutan.
3. Surat sangat rahaisa, yaitu surat yang berisi masalah yang sangat
penting dan hanya boleh dibaca atau diketahui isinya oleh orang
tertentu yang berhak menyelesaikan atau mengambil keputusan.

19
 d. Menurut proses penyelesaiannya
Pengiriman surat menghendaki agar surat yang dikirimnya segera memperoleh
tanggapan sesuai dengan kepentingan surat. Berdasarkan proses
penyelesaiannya, surat digolongkan menjadi tiga macam, yaitu :

1. Surat biasa adalah surat yang tidak memerlukan tanggapan atau

penyelesaian secepatnya, tetapi dapat diselesaikan menurut urutan
surat yang diterima.
2. Surat segera adalah surat yang isinya memerlukan tanggapan atau
penyelesaian dengan segera lebih cepat dari surat biasa.
3. Surat sangat segera adalah surat yang isinya memerlukan
tanggapan penyelesaian yang secepatnya, harus dilakukan atau
diselesaikan pada kesempatan pertama atau prioritas utama.

e. Menurut kegiatan
1. Surat intern, adalah surat yang ditujukan untuk lingkungan suatu
organisasi atau instansi sendiri
2. Surat ekstern, adalah surat yang ditujukan keluar lingkungan
organisasi atau instansi.

f. Menurut sasaran yang dituju

1. Surat biasa, adalah surat yang ditujukan kepada seseorang atau
organisasi tertentu.
2. Surat edaran, adalah surat yang ditujukan kepada orang atau
organsiasi yang jumlahnya tidak terbatas.

19
 BAB III
PENUTUP

A. Kesimpulan
Korespondensi sangat penting dalam sebuah organisasi perkantoran karena
korespondensi atau surat-meyurat merupakan rangkaian aktivitas yang
berkenaan dengan pengiriman informasi secara tertulis mulai dari penyusunan,
penulisan sampai dengan pengiriman informasi hingga sampai kepada pihak
yang dituju.
Proses korespondensi merupakan sarana untuk mengirim atau memberi
informasi tertulis kepada atasan atau pihak lain, baik sebagai laporan,
pemberitahuan, permintaan ataupun pertanyaan.
Arsip sebagai salah satu sumber informasi memiliki fungsi yang sangat
penting untuk menunjang proses kegiatan administrasi. Agar arsip dapat
berperan sebagaimana fungsinya perlu dikelola dengan baik dan benar, artinya
ditata secara sistematis sehingga jika sewaktu-waktu diperlukan dapat dengan
cepat, tepat dan lengkap disajikan.

B. Saran
1. Untuk memperlancar kegiatan korespondensi perlu adanya pembagian
tugas antara petugas pembuat dan petugas pengagendaan.
2. Perlu adanya penambahan fasilitas kearsipan sehingga pengelolaan dan
penyimpanan arsip dapat berjalan lebih baik
3. Perlunya meningkatkan pemeliharaan di gudang arsip in-aktif

20
 DAFTAR PUSTAKA

http://www.scribd.com/doc/46063825/Sistem-Penyimpanan-Arsip-Aktif#download

http://abidzare.wordpress.com/2009/06/23/5-sistem-pengarsipan/

download.portalgaruda.org/article.php?article=24668&val=1516

www.slideshare.net/.../modul-12-dan-13-peny-arsip-dan-pemeliharaan

https://dwilestariyuniawati.wordpress.com/...5/manajemen-perkantoran

library.unej.ac.id/.../en.../detailnonmodal;...KORESPONDENSI

yuliansah,S.Pd.,M.Pd//manajemen kearsipan