OM

TKB Administrasi Kearsipan

. C
A L
1. Apabila tanggung jawab inventaris rekod inaktif beserta kontrol temu balik dipegang oleh

O
penyewa, maka jasa dan fasilitas yang diberikan pusat rekod inaktif komersial dapat dikatakan

S
N
sebagai jasa....

A
a. berstruktur

I H
b. ing griya

T
c. layanan paripurna

LA
d. swalayan

Jawaban: A
Jasa berstruktur artinya penyewa bertanggung jawab atas inventaris rekod inaktif beserta
kontrol temu baliknya.

2. Pendekatan dalam pengelolaan arsip yang dilakukan dengan prinsip pengolahan arsip sehingga
dapat disusun dalam unit-unit informasi secara rinci untuk kepentingan publik, merupakan
pendekatan....
a. efisiensi

O M
.C
b. penyelamatan

L
c. pelestarian

A
d. pemusnahan

Jawaban: C

N SO
A
Pendekatan pelestarian adalah Pengelolaan arsip dengan prinsip pengolahan arsip sehingga

H
dapat disusun dalam unit-unit informasi secara rinci untuk kepentingan publik.

T I
LA
3. Hambatan yang terjadi dalam penyempurnaan peraturan perundang-undangan di bidang
kearsipan, salah satu diantaranya adalah hambatan dalam hal sinkronisasi substansi materi
dengan rancangan undang-undang lain yang saling berkaitan. Pernyataan tersebut merupakan
hambatan dari aspek....
a. teknis-profesional
b. sumber daya manusia
c. legal-teknis
d. legal-prosedural

Jawaban: A
O M

.C
Hambatan yang terjadi dalam hal sinkronisasi substansi materi dengan rancangan undang-

L
A
undang lain merupakan hambatan dari aspek teknis-profesional.

yang telah memberikan....

N SO
4. Schellenberg mengembangkan landasan teoritis mengenai penilaian arsip (record appraisal)

H A
a. legitimasi yang jelas kepada profesi kearsipan dalam penyusutan arsip

I
b. pengetahuan kepada publik mengenai penyusutan arsip

T
LA
c. fungsi yang jelas bagi petugas administrasi di instansi untuk penyusutan arsip
d. hak kepada pejabat di suatu instansi untuk melakukan penyusutan

Jawaban: A
Schellenberg mengembangkan landasan teoritis mengenai penilaian arsip (record appraisal)
yang telah memberikan legitimasi yang jelas kepada profesi kearsipan dalam penyusutan
arsip.
 O M
5. Dalam proses penyusutan arsip, volume arsip yang diserahkan ke suatu lembaga kearsipan

.C
adalah arsip yang mempunyai kriteria....
a. tidak bernilai guna dan tidak operasional

A L
SO
b. bernilai guna dan masih operasional
c. bernilai guna dan sudah tidak operasional

N
d. tidak bernilai guna dan masih operasional

H A
I
Jawaban: C

T
LA
Dalam proses penyusutan arsip, volume arsip yang diserahkan ke suatu lembaga kearsipan
adalah arsip yang mempunyai kriteria bernilai guna dan sudah tidak operasional.

6. Pada saat ini, Arsip Nasional RI adalah sebuah lembaga yang berada di bawah koordinasi....
a. Presiden
b. Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara
c. Menteri Sekretaris Negara
d. Menteri Pendidikan Nasional

M
Jawaban: B

O
Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) adalah sebuah lembaga yang berada di bawah

.C
koordinasi Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara.

A L
SO
7. Penggunaan format yang dapat digunakan untuk menyajikan materi surat edaran dalam bentuk
rincian prosedur merupakan format....

N
a. play script
b. outline

H A
I
c. indeks numerik

T
d. history life

Jawaban: A
LA
Format Play Script adalah format untuk menyajikan materi surat edaran dalam bentuk rincian
prosedur.

8. Perubahan seringkali terjadi. Begitu pula di dalam perkembangan pendekatan metodologi

kearsipan, perlu ada perubahan dari pendekatan klasifikasi ilmiah ke klasifikasi....

M
a. kelanjutan proses

O
b. fungsi/urusan

.C
c. penilaian makro

L
d. daur hidup

A
SO
Jawaban: B

N
Dalam perkembangan pendekatan metodologi kearsipan, perlu ada perubahan dari pendekatan

A
klasifikasi ilmiah ke klasifikasi fungsi/urusan.

T I H
9. Teori penilaian arsip yang mengacu pada isi informasi (subject content) dalam arsip dan lebih

LA
berorientasi pada manajemen arsip konvensional disebut sebagai teori....
a. asal usul
b. penilaian macro
c. pengawasan arsip
d. daur hidup
 Jawaban: D
O M
.C
Teori Daur Hidup adalah teori penilaian arsip yang mengacu pada isi informasi (subject

L
content) dalam arsip dan lebih berorientasi pada manajemen arsip konvensional.

A
SO
10. Formulir kepegawaian, penjualan dan pengeluaran merupakan formulir....

N
a. indeks numerik
b. indeks subjek

H A
I
c. internal

T
LA
d. eksternal

Jawaban: C
Formulir kepegawaian, penjualan dan pengeluaran merupakan formulir internal, dimana
formulir ini adalah formulir yang digunakan dalam sebuah instansi yang penggunaannya
terstruktur.

11. Bagan klasifikasi yang digunakan di perpustakaan tidak dapat diterapkan untuk manajemen
rekod. Hal ini dikarenakan....

M
a. manajemen rekod menggunakan pendekatan subjek

O
b. membuat skema berdasarkan aktivitas instansi

.C
c. manajemen rekod menggunakan pendekatan fungsi atau organisatoris

L
d. perpustakaan menggunakan pendekatan fungsi organisasi

A
SO
Jawaban: C

N
Bagan klasifikasi yang digunakan di perpustakaan tidak dapat diterapkan untuk manajemen

A
rekod. Hal ini dikarenakan manajemen rekod menggunakan pendekatan fungsi atau

H
I
organisatoris

T
LA
12. Dalam pemberkasan rekod yang diketahui sebagai unit terkecil adalah....
a. dokumen
b. berkas
c. seri
d. subseri

Jawaban: A

M
Dalam pemberkasan rekod yang diketahui sebagai unit terkecil adalah pemberkasan rekod.

.C O
13. Penggunaan sistem penyimpanan kronologis memiliki beberapa keuntungan, diantaranya

L
adalah....
a. cocok untuk klasifikasi menyeluruh
A
SO
b. transfer rekod inaktif mudah dilakukan

N
c. surat masuk akan terpisah dari surat keluar

A
d. cocok untuk keperluan badan korporasi

Jawaban: A
T I H
LA
Keuntungan dari penggunaan sistem penyimpanan kronologi adalah cocok untuk klasifikasi
menyeluruh.
 O M
14. Diperlukan sebuah aktivitas untuk menentukan bagian segmen pemberkasan sebuah rekod

.C
yang akan dijajarkan menurut sistem tertentu. Aktivitas ini disebut....
a. pemilahan

A L
SO
b. pengklasifikasian
c. pemberkasan

N
d. pengindeksan

H A
I
Jawaban: D

T
LA
Aktivitas pengindeksan merupakan proses menentukan dan menerapkan istilah atau kode ke
rekod sehingga dapat ditemu balik.

15. Kegiatan instansi yang ditransmisikan secara elektronik melalui sambungan komputer dalam
proses dokumentasi disebut...
a. file transfer protocol
b. document type definition
c. optical character recognition
d. electronic data interchange

Jawaban: D
O M
.C
Electronic data interchange adalah proses dokumentasi kegiatan instansi yang ditransmisikan
secara elektronik.

A L
SO
16. Suatu sistem penyandian yang berguna untuk menentukan lokasi masing-masing dokumen

N
atau berkas berupa sebuah alamat disebut sistem...
a. tesaurus

H A
I
b. faset
c. notasi
T
LA
d. pengindeksan

Jawaban: C
Sistem notasi merupakan sistem penyandian untuk menentukan lokasi dokumen.

17. Sebuah metode penyelamatan rekod yang dilakukan dengan cara materi kertas dibekukan lalu
dikeringkan dalam ruang panas disebut....

M
a. deasidifikasi

O
b. vacuum freeze drying

.C
c. vacuum drying

L
d. freezing

A
SO
Jawaban: B

N
Vacuum Freeze Drying adalah proses penyelamatan materi, dimana materi kertas dibekukan

A
kemudian dikeringkan dalam ruang panas.

T I H
18. Manajemen keamana rekod juga mempertimbangkan seberapa sensitif dan berharganya

LA
sebuah informasi. Jika sebagian besar rekod berisi informasi berharga dan sensitif, maka
pendekatan yang digunakan dalam perencanaan program manajemen keamanan rekod adalah
pendekatan....
a. error alarm
b. assessment risiko
 c. removable
O M
.C
d. nonremovable

A L
SO
Jawaban: B
Assessment risiko adalah pendekatan dalam manajemen pengamanan rekod, bila sebagian

N
besar rekod berisi informasi berharga dan sensitif.

H A
I
19. Apabila rencana alat penyimpan rekod yang akan dibeli cocok dengan alat yang telah ada

T
LA
sebelumnya, maka prinsip pembelian peralatan yang digunakan disebut...
a. kesetaraan
b. efisiensi
c. kualitas
d. ekonomi

Jawaban: A
Prinsip kesetaraan adalah prinsip pembelian peralatan penyimpanan rekod sesuai dengan alat
yang telah ada sebelumnya.

O M
20. Berkas yang berupa rekaman gaji, kuitansi yang disimpan di brankas merupakan rekod....

.C
a. berkas
b. bermanfaat

A L
SO
c. tidak penting
d. penting

Jawaban: D
A N

I H
Rekod penting adalah rekod yang diperlukan untuk kelangsungan hidup instansi.

T
LA
21. Suatu metode pelestarian rekod yang dilakukan dengan cara menutup panas-panas baru
kemudian ditutup dalam bungkus kedap suara disebut....
a. laminasi
b. reparasi
c. pengapsulan
d. deasidifikasi

M
Jawaban: A

O
Laminasi adalah metode pelestarian materi kearsipan dengan cara menutup panas-panas.

L .C
22. Apakah anda pernah melihat kumpulan boks yang tergantung pada sebuah rel? Hal tersebut

A
merupakan salah satu sistem penjajaran rak yang memanfaatkan boks yang khusus dirancang

SO
tergantung pada rel dan disebut....

N
a. vertical filing cabinet

A
b. open shelf files

I H
c. unit box lateral file

T
d. micro record file

Jawaban: C
LA
Unit box lateral file adalah sistem penjajaran rak yang menggunakan boks yang khusus
dirancang tergantung pada rel.
 O M
23. Rekod yang dijadikan satu semasa periode aktifnya karena persamaan fungsi antara lain...

.C
a. kumpulan buku kas
b. kumpulan foto

A L
SO
c. berkas yang disusun menurut abjad judul berkas
d. kumpulan makalah tentang subjek yang sama

Jawaban: A
A N

I H
Kumpulan buku kas adalah seri rekod karena persamaan fungsi.

T
LA
24. Sebuah metode pemusnahan dokumen rahasia yang dianggap ekonomis, bersih, nyaman dan
tidak terulangkan disebut....
a. pembuburan
b. pembakaran
c. pemusnahan kimiawi
d. pencacahan

Jawaban: A

M
Metode pembuburan adalah metode pemusnahan dokumen dengan cara dicampur air kemudian

O
dicacah lalu dialirkan melalui saringan.

25. Nilai Administratif merupakan nilai....

L .C
A
SO
a. Nilai yang diberikan kepada pemberi rekod
b. Nilai yang dimiliki rekod terhadap instansi pencipta rekod dalam melakukan kegiatannya

N
c. Nilai penuh pada kegiatan administratif

A
d. Nilai sementara pada sebuah rekod

H
Jawaban: B
T I
LA
Nilai administratif adalah Nilai yang dimiliki rekod terhadap instansi pencipta rekod dalam
melakukan kegiatannya.

26. Sebuah dokumen yang dapat bercerita dengan cara sejarah mengenai bagaimana kemajuan
dan perkembangan suatu negara dan rakyatnya sejak awal, dapat memanfaatkan sebuah sistem
klasifikasi arsip, dimana sistem tersebut dimaksudkan agar arsip dapat tertata sedemikian rupa.
Sistem klasifikasi tersebut disebut....

M
a. masalah

O
b. sejarah

.C
c. geokronologis

L
d. administratif

A
SO
Jawaban: B

N
Sistem klasifikasi sejarah dimaksudkan agar arsip ditata sedemikian rupa sehingga dokumen

A
dapat bercerita dengan cara sejarah mengenai bagaimana kemajuan dan perkembangan suatu

I H
negara dan rakyatnya sejak awal.

T
LA
27. Cara menambah koleksi arsip yang dilakukan dengan cara penerimaan materi kearsipan
melalui sumbangan, transfer, pembelian atau pinjaman merupakan aktivitas....
a. finding aids
b. akuisisi
c. konservasi
d. preservasi
 Jawaban: B
O M
.C
Aktivitas Akuisisi adalah aktivitas yang dilakukan untuk menambah koleksi arsip yang

L
dilakukan dengan cara menerima materi kearsipan melalui sumbangan, transfer, pembelian

A
SO
atau pinjaman.

N
28. Sebuah prinsip pelestarian arsip yang apabila rekod yang dilestarikan semula dijajarkan

A
berdasarkan klasifikasi subjek kemudian pada lembaga penerima arsip dijajarkan berdasarkan

H
I
klasifikasi subjek disebut dengan prinsip....

T
LA
a. provenans
b. in house archives
c. original order
d. akuisisi

Jawaban: C
Prinsip original order adalah prinsip original order.

29. Aktivitas yang dilakukan oleh depo arsip untuk memperoleh kontrol fisik, administratif, legal

M
dan intelektual atas materi arsip yang baru diperoleh adalah....

O
a. deskripsi

.C
b. penerimaan
c. jasa rujukan

A L
SO
d. penataan

N
Jawaban: B

A
Aktivitas Penerimaan adalah Aktivitas yang dilakukan oleh depo arsip untuk memperoleh

H
I
kontrol fisik, administratif, legal dan intelektual atas materi arsip yang baru diperoleh.

T
LA
30. Sebuah prinsip yang mempertahankan susunan rekod dari sebuah sumber, dimana susunannya
seperti ketika masih aktif, maka prinsip yang digunakan dalam proses penataan arsip adalah....
a. provenans
b. arus kontrol
c. deskripsi kolektif
d. original order

M
Jawaban: D

O
Prinsip original order adalah Sebuah prinsip yang mempertahankan susunan rekod dari sebuah

.C
sumber, dimana susunannya seperti ketika masih aktif.

A L
N SO
H A
T I
LA