SOAL KEARSIPAN

PILIHAN GANDA

BAB 1

1. Dalam B.Inggris arsip berasal dari kata . . .

a. Archief d. Arsip

b. Archives e. Archea

c. Greek

2. Merupakan kumpulan warkat, mempunyai nilai guna, disimpan menurut sistem tertentu,
merupakan . . . arsip.

a. Syarat d. Nilai guna

b. Peranan e. Fungsi

c. Pengertian

3. Yang termasuk peranan dan fungsi arsip adalah . . .

a. Mempunyai nilai guna

b. Merupakan kumpulan warkat

c. Sebagai pusat informasi

d. Memberikan kekeuatan

e. Sebagai bahan bukti

4. Contoh arsip dinamis, kecuali . . .

a. Tata tertib sekolah

b. Visi-Misi sekolah

c. Jadwal ruang

d. Kemajuan kelas

e. Daftar siswa yang sudah lulus

5. Contoh nilai guna arsip menurut ensiklopedia administrasi adalah . . .

a. Legal value
b. Documentary value

c. Nilai guna kebuktian

d. Guna informatoris

e. Nilai guna informasional

6. Contoh arsip ditinjau dari isinya, kecuali . . .

a. Financial record

b. Vital record

c. Inventory record

d. Personnel record

e. Sales record

7. Arsip yang masih dipergunakan terus menerus bagi kelangsungan pekerjaan dilingkungan unit
pengolahan suatu organisasi, meruakan pengertian dari . . .

a. Arsip aktif

b. Arsip inaktif/pasif

c. Arsip statis

d. Arsip sekunder

e. Arsip Primer

BAB 2

8. Aktivitas penerimaan, pencatatan, penyimpanan, penggunaan, pemeliharaan, penyusutan dan

pemusnahan arsip, merupakan pengertian kearsipan menurut . . .

a. Drs E. Martono

b. Kamus Administrasi

c. R. Soebroto

d. Drs E. Karso

e. The Liang Gie

9. Yang bukan termasuk kegiatan kearsipan menurut Drs E. Karso adalah . . .

a. Kegiatan penciptaan

b. Kegiatan penyimpanan

c. Kegiatan penyelamatan

d. Kegiatan Penyusutan

e. Kegiatan pengolahan

10. Menurut Drs E. Martono, tujuan penataan berkas/kearsipan dapat dirumuskan sebagai berikut,
kecuali . . .

a. Menyediakan warkat jika diperlukan

b. Menghindari pembatasan waktu dalam pencarian

c. Mengumpulkan dan mengelompokkan warkat yang berhubungan satu sama lain

d. Memanfaatkan tempat penyimpanan dari sarananya

e. Menjamin keselamatan warkat baik isinya maupun bentuknya

11. Tidak dapat menemukan kembali secara cepat dari bagian arsip suatu surat yang diperlukan oleh
pimpinan/ satuan organisasi, merupakan masalah kearsipan menurut . . .

a. Drs The Liang Gie

b. Drs E. Martono

c. Drs Moekijat

d. Drs E. Karso

e. R. Soebroto

12. Yang termasuk masalah kearsipan menurut Drs Moekijat adalah . . .

a. Pegawai yang tidak terlatih

b. Warkat tidak dapat ditemukan karena hilang

c. Warkat setiap hari selalu bertambah

d. Peralatan penyimpanan tidak memenuhi syarat

e. Penerapan sistem penyimpanan yang kurang tepat

13. Berikut ini yang bukan termasuk cara pemecahan masalah kearsipan adalah . . .
a. Menggunakan sistem penyimpanan yang tepat dengan sifat kegiatan kantor

b. Menyediakan tempat dan sarana perlengkapan arsip yang memadai

c. Mengikuti perkembangna arsip dengan baik

d. Memelihara arsip dengan baik

e. Mengadakan penyusutan secara teratur

14. Berikut ini sistem penyimpanan arsip yang baik, kecuali . . .

a. Sistem abjad

b. Sistem masalah

c. Sistem isi arsip

d. Sistem nomor

e. Sistem tanggal

BAB 4

15. Arsip pusat disebut juga . . .

a. Arsip unit kerja

b. Arsip aktif

c. Arsip pasif

d. Arsip unit sentral

e. Arsip unit desentral

16. Pedoman dalam penyelenggaraan kegiatan pengurusan surat/aktif yang disesuaikan dengan
kedudukan unit kerja dalam suatu kantor/organisasi merupakan . . . kearsipan

a. Pengertian

b. Asas

c. Tugas-tugas

d. Syarat

e. Fungsi

17. Yang termasuk asas kearsipan adalah . . .

a. Arsip gabungan

b. Arsip aktif

c. Arsip pasif

d. Arsip primer

e. Arsip sekunder

18. Penyelenggaraan kearsipan dipusatkan pada suatu bagian organisasi, yakni semua warkat disimpan
dalam suatu tempat dan dikelola oleh suatu unit tersendiri, merupakan pengertian dari . . .

a. Asas sentralisasi

b. Asas desentralisasi

c. Asas gabungan

d. Asas primer

e. Asas sekunder

19. Yang bukan termasuk keuntungan penggunaan asas sentralisasi adalah . . .

a. Adanya keseragaman prosedur dan perlengkapan arsip

b. Pengembangan pegawai ahlil dalam wawasan

c. Penyelenggaraan dan pengawasan lebih efektif

d. Pegawai arsip tidak memiliki pengetahuan bagian lain

e. Penghematan biaya

20. Loyal berarti . . .

a. Tekun

b. Teliti

c. Jujur

d. Kreatif

e. Setia

SOAL SISTEM KEARSIPAN

1. Dalam bahasa Jerman, arsip yang berarti warkat disebut ....

a. Felum

b. Archivalen

c. Archief

d. Archieve

e. File

2. Di bawah ini yang merupakan contoh dari arsip yang bernilai keuangan adalah....

a. cek

b. data penjualan

c. ATM

d. daftar absensi

e. curriculum vitae

3. Filing cabinet pada umumnya digunakan untuk menyimpan arsip yang bersifat ....

a. aktif

b. inaktif
c. pasif

d. vital

e. rahasia

4. Map arsip yang dilengkapi dengan daun penutup disebut ....

a. stopmap folio

b. folder

c. hanging folder

d. snelhecter

e. ordner

5. Rak sortir dipersiapkan untuk ... rak.

a. 25

b. 26

c. 27

d. 28

e. 29
6. Folder yang diberi kode A – Z dipersiapkan minimal ... folder.

a. 22

b. 23

c. 24

d. 25

e. 26

7. Berikut yang bukan prosedur penyimpanan arsip sistem abjad adalah ....

a. Penampungan

b. Penelitian

c. Penandatanganan

d. Pengindeksan

e. Pengkodean

8. Kegiatan menempatkan berkas dalam tempat penyimpanan disebut kegiatan ....

a. Pengkodean

b. Penampungan
c. Penelitian

d. Penyimpanan

e. Penyortiran

9. Berikut ini yang termasuk langkah kerja menyimpan arsip sistem abjad adalah ....

a. Mengisi buku

b. Menentapkan indeks dan kodenya

c. Surat diteliti kemudian dikirim

d. Menetapkan jumlah indeks

e. Menandatangani

10. Setelah arsip diberi kode dan disortir lalu disimpan pada ....

a. Laci

b. Almari

c. Filling Cabinet

d. Ruangan

e. Tas
11. Dibawah ini yang bukan langkah-langkah penemuan kembali arsip pada sistem abjad adalah ....

a. Meneliti arsip yang diminta atau yang akan dicari dan ditemukan kodenya

b. Menuju tempat penyimpanan

c. Mengambil arsip yang diminta

d. Mengisi buku kas kecil

e. Mengisi bon peminjam

12. Sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip atau dokumen yang berdasarkan kepada isi dari
dokumen yang disimpan, merupakan pengertian dari ....

a. Sistem Klasifikasi

b. Sistem Subjek atau Pokok

c. Sistem Kronologi

d. Sistem Wilayah

e. Sistem Nama

13. Pola klasifikasi dalam daftar klasifikasi disusun secara ....

a. Vertikal

b. Horizontal

c. Berjenjang

d. Diagonal

e. Vertikal berjenjang
14. Berikut ini yang bukan cara menggunakan klasifikasi adalah ....

a. Dikumpulkan masalah yang tidak menonjol

b. Memahami perintian pertama, kedua, dan ketiga

c. Tiap kode merupakan bagian dan sub ordinal dari kode diatasnya

d. Memahami masalah yang terkandung dari sudut pandaang nama masalah

e. Memilih masalah yang paling menonjol dan dikaitkan dengan tugas dan fungsi pemilik arsip

15. Surat sebelum disimpaan dicatat dalam ....

a. Buku tulis

b. Buku agenda

c. Buku klaper

d. Buku simpan

e. Kertas

16. Pada sistem subjek yang dijadikan sebagai pedoman untuk mempersiapkan tempat penyimpanan
warkat adalah ....

a. Daftar klasifikasi

b. Indeks

c. Rak sortir
d. Subjek surat

e. Kartu indeks

17. Pada filling sistem subjek diperlukan folder untuk tempat penyimpan warkat sebanyak ....

a. Sejumlah sub-sub masalah yang ada

b. Kelompok masalah

c. Pembagian utama dalam daftar klasifikasi

d. Kebutuhan

e. Pembagian indeks

18. Proses menentukan kata tangkap (caption) dari suatu surat atau dokumen untuk kepentingan
penyimpanan disebut ....

a. Mengkode

b. Menyortir

c. Mengindeks

d. Menyimpan

e. Memeriksa

19. Perhatikan langkah-langkah berikut :

i. Mengindeks arsip yang akan dipinjam

ii. Menuju tempat penyimpanan

iii. Kenali arsip yang diminta atau yang diperlukan

 iv. Telusuri dengan menggunankan kartu indeks

v. Menempatkan out slip di tempat arsip yang diambil

vi. Mengisi bon peminjam

vii. Menyerahkan arsip kepada yang memerlukan

Adapun langkah-langkah yang benar dalam menemukan kembali arsip yang disimpan pada sistem subjek
ialah ....

a. i – ii – iii – iv – v – vi – vii

b. ii – iv – iii – i – vi – v – vii

c. iii – i – iv – ii – v – vi – vii

d. iii – i – iv – ii – vi – v – vii

e. iii – iv – ii – i – v – vi – vii

20. Untuk mengindeks nama keluarga, suku dan marga seperti Aga Bekti Pratama dapat diindeks
menjadi ....

a. Pratama Aga Bekti

b. Pratama Bekti Aga

c. Aga Pratama Bekti

d. Bekti Aga Pratama

e. Bekti Pratama Aga

21. Kegiatan menyusun kode menurut urutan Abjad dari nama atau judul yang sudah diindeks
disebut ....

a. Unit

b. Mengkode

c. Mengabjad

d. Caption

e. Mengindeks

22. Penyimpanan warkat menurut sistem abjad memerlukan folder paling sedikit jumlahnya adalah ....

a. 22

b. 23

c. 24

d. 25

e. 26

23. Tanggal surat pada buku Agenda surat masuk diisi ....
a. Tanggal surat masuk

b. Tanggal surat keluar

c. Tanggal suraat ditandatangani

d. Tanggal surat dikode

e. Tanggal surat dikirim

24. Mudah mencari kembali warkat bila perihalnya sudah diketahui adalah keuntungan menggunakan
filling sistem ....

a. Abjad

b. Subjek

c. Wilayah

d. Tanggal

e. Nomor

25. Apabila akan menyimpan arsip menggunakan sistem subjek maka harus membuat daftar terlebih
dahulu ....

a. Pemisahan

b. Masalah

c. Pengelompokan

d. Subjek
e. Klasifikasi

26. Surat lamaran pekerjaan dan curriculum vitae merupakan contoh dari arsip…

a. financial record

b. inventory record

c. personal record

d. sales record

e. production record

27. Yang merupakan tujuan kearsipan adalah…

a. agar tenteram

b. agar mudah mendapatkan kembali arsip saat dibutuhkan dengan cepat dan tepat

c. untuk menjaga kelestarian kantor

d. agar arsip terus bertambah

e. untuk menjaga kerahasiaan Negara

28. Arsip disusun secara berdiri atau berderet menyamping di rak-rek. Penempatan arsip seperti ini
disebut.…

a. horizontal

b. vertikal

c. lateral

d. literer

e. korporil

29. Lemari arsip yang terdiri dari beberapa laci disusun secara bertingkat, dimana di dalam laci terdapat
deretan hanging folder, merupakan salah satu peralatan kearsipan yang disebut…

a. filing cabinet
b. ordner

c. hanging folder

d. rotary

e. snelhecter

30. Alat yang berfungsi untuk melubangi kertas disebut…

a. perforator

b. Stapler

c. ordner

d. numerator

e. staples

31. Ada 5 macam sistem pengarsipan, kecuali……

a. Sistem Abjad (Alphabetical Filling System)

b. Sistem Perihal (Pokok Isi Surat)

c. Sistem Nomor

d. Kartu indeks

e. Sistem Tanggal

32. Yang dimaksud dengan Sistem Geografis / Wilayah adalah….

a. suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan pembagian wilayah atau daerah yang menjadi alamat
suatu surat

b. sistem penyimpanan warkat berdasarkan pengelompokan nama dan tulisannya atau bunyi
pengucapannya hampir bersamaan
c. sistem penyimpanan arsip dengan memakai metode penyusunan menurut abjad. Umumnya dipakai
untuk arsip yang dasar penyusunannya dilakukan terhadap nama orang, nama perusahaan / organisasi,
nama tempat, nama benda dan subjek masalah.

d. sistem penyimpanan surat yang didasarkan kepada tanggal surat diterima (untuk surat masuk) dan
tanggal surat dikirim (untuk surat keluar)

e. Sistem yang di dasarkan pada buku agenda

33. Yang tidak termasuk peralatan kearsipan/arsip adalah…..

a.Filling cabinet

b.Rotary

c.Kulkas

d.Lemari arsip

e.Perforator

34. Yang dimaksud dengan Guide adalah….

a.Lemari tanpa pintu tempat menyimpan arsip yang disusun secara lateral (menyamping).

b. Merupakan lembaran kertas tebal atau karton yang digunakan sebagai penunjuk atau sekat/pemisah
dalam penyimpanan arsip.

c. Semacam filing cabinet tetapi penyimpanan arsip delakukan secara berputar.

d. Map besar dengan ukuran punggung sekitar 5 cm yang di dalamnya terdapat besi penjepit.

e. Semua salah

35. Guide terdiri dari 2 bagian, yaitu…..

a. Tab Guide& Badan Guide

b. Guide pertama&Guide kedua

c.Guide kecil&Guide sedang

d.Guide Sedang
e.Semua Benar

36. Ada tiga istilah penting yang berkaitan dengan penyimpanan arsip, ketiga istilah tersebut adalah
pengarsipan horizontal, pengarsipan vertikal, pengarsipan lateral.Yang dimaksud dengan pengarsipan
lateral adalah….

a. yaitu penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan secara mendatar (horizontal), dimana arsip atau
dokumen saling bertumpuk pada rak atau laci yang tidak terlalu dalam.

b. yaitu penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan secara tegak lurus (vertikal)
dimana arsip disusun berderet kebelakang.

c. sarana yang digunakan pada bidang kearsipan, kualitas peralatan arsip yang baik secara tidak langsung
akan memperlama umur suatu arsip

d. yaitu penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan secara berdiri (lateral) dimana
arsip disusun berderet menyamping

e. penempatan arsip dengan stopmap folio

37. Kotak digunakan untuk menyimpan arsip yang bersifat…

a. aktif

b. inaktif

c. statis

d. pasif

e. vital

38. Alat semacam filing cabinet yang digerakkan dengan cara diputar adalah…

a. rotary

b. ordner

c. perforator

d. numerator

e. staples
39. Untuk mencegah terjadinya kehilangan arsip akibat peminjaman yang tidak tertib, maka dapat
digunakan…

a. kartu indeks

b. kartu tunjuk silang

c. out slip

d. buku arsip

e. ticler file

40. Lembar pinjam arsip dibuat tiga rangkap. Lembar pinjam arsip ke-2 akan disimpan…

a. oleh arsiparis

b. oleh sekretaris

c. oleh peminjam

d. pada tempat penyimpanan arsip yang dipinjam

e. ticler file