YAYASAN PEMBINA LEMBAGA PENDIDIKAN PGRI

SMK PGRI 1 SENTOLO

TERAKREDITASI B
Website :smkpgri 1 stl.sch.id Email : smkpgri1sentolo @ yahoo.com
Alamat : Jl. Raya Sentolo Km. 18 Kulon Progo, Yogyakarta  55664
PENILAIAN AKHIR TAHUN
TAHUN PELAJARAN 2018/2019

Mata Pelajaran : Mengelola Sistem Kearsipan

Hari, Tanggal : Jum’at, 17 Mei 2019
Kelas : XI
Kompetensi Keahlian : Administrasi Perkantoran
Alokasi Waktu : 90 menit
I. Jawablah pertanyaan di bawah ini dengan memilih jawaban yang paling tepat !
1. Suatu dokumen atau surat dapat dikatakan sebagi arsip jika ….
a. Disimpan
b. Disimpan dan diatur sesuai dengan sistem tertentu
c. Telah dibaca oleh pihak-pihak yang berkepentingan
d. Didokumentasikan dengan alat tertentu
e. Dikumpulkan
2. Suatu proses kegiatan mulai dari penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pemeliharaan dan
penyimpanan warkat menurut sistem tertentu sehingga mudah ditemukan kembali adalah
pengertian dari .....
a. Arsip d. Kearsipan
b. Surat e. Arsiparis
c. Warkat
3. Manfaat dari adanya sistem penyimpanan arsip adalah....
a. Melatih petugas kearsipan
b. Menambah tugas sekretaris
c. Mengurangi kebutuhan akan arsip
d. Mudah dalam mencari bila sewaktu-waktu diperlukan
e. Pencurian arsip tidak bisa dilakukan
4. Upaya yang dilakukan untuk mengatasi masalah kearsipan di antaranya ….
a. Sistem penyimpanan warkat yang tepat bagi masing-masing organisasi
b. Tidak perlu diadakan penyusutan arsip
c. Setiap pegawai oraganisasi wajib menyimpan arsipnya sendiri
d. Tata cara penyimpanan arsip tidak perlu terlalu diperhatikan
e. Ruang penyimpanan arsip harus disediakan seluas mungkin
5. Problem penyelenggaraan kearsipan pada suatu kantor adalah karena tidak adanya karyawan
yang memiliki kemampuan mengelola arsip dengan baik. Cara untuk mengatasi masalah tersebut
adalah ….
a. Penyusutan arsip secara teratur
b. Sistem penyimpanan warkat yang tepat
c. Penataran karyawan-karyawan kearsipan
d. Menerapkan tata penyimpanan dan pemakaian warkat yang tepat
e. Membangun gudang penyimpanan arsip
6. Fungsi peralatan kearsipan adalah...
a. Sebagai sarana penyimpanan arsip
b. Untuk kegiatan sekretaris
c. Sebagai pajangan didalam ruang kantor
d. Sebagai perindah ruangan
e. Untuk kegiatan manajer

Mengelola Sistem Kearsipan 1

7. Sertifikat rumah merupakan dokumen yang dapat digunakan sebagai bukti dan memiliki kekuatan
hukum karena dokumen tersebut memiliki nilai ….
a. Penerangan d. Historis
b. Perdagangan e. Yuridis
c. Tinggi
8. Penyimpanan arsip yang dilakukan secara mendatar dan saling menumpuk pada rak atau laci
yang tidak terlalu dalam disebut ….
a. Horizontal d. Literer
b. Vertical e. Korporil
c. Lateral
9. Budi merupakan staf personaliapada sebuah organisasi yang mengelola arsip berhubungan
dengan masalah daftar riwayat hidup pegawai, surat-surat lamaran pegawai dan surat-surat
pengangkatan pegawai. Jenis arsip yang dikelola Budi adalah ….
a. Arsip pemasaran d. Arsip pendidikan
b. Arsip keuangan e. Arsip statis
c. Arsip kepegawaian
10. Folder yang mempunyai besi penggantung, dan besi penggantung dipasang pada gawang yang
ada di filing cabinet. Alat kearsipan tersebut adalah ….
a. Hanging folder d. Ordner
b. Snelhecter e. Guide
c. Stopmap folio
11. Arsip yang disusun berdiri atau berderet menyamping di rak-rak. Penempatan arsip seperti itu
disebut ….
a. Horizontal d. Literer
b. Vertical e. Korporil
c. Lateral
12. Lemari arsip terdiri dari beberapa laci disusun secara bertingkat, dimana di dalamnya terdapat
hanging folder, merupakan salah satu peralatan kearsipan yang disebut ….
a. Filling cabinet d. Rotary
b. Ordner e. Snelhecter
c. Hanging folder
13. Perhatikan gambar di bawah ini !
Gambar di samping merupakan peralatan kearsipan yaitu ….
a. Ordner
b. Snelhecter
c. Brief ordner
d. Rotary filing
e. Numerator

14. Berikut ini yang bukan kegunaan dari Lembar Pinjam Arsip adalah ….
a. Bahan bukti adanya peminjaman arsip
b. Bahan ingatan untuk mengetahui kapan arsip tersebut dikembalikan
c. Tanda bahwa arsip sudah dikembalikan
d. Dasar melakukan penilaian arsip
e. Mencegah terjadinya kehilangan arsip
15. Jika ternyata surat yang diterima tidak memakai kepala surat, maka untuk keperluan tindak lanjut
sampul suratnya harus ….
a. Dibuang saja
b. Diarsipkan
c. Disatukan dengan surat
d. Dicatat
e. Diagendakan

Mengelola Sistem Kearsipan 2

16. Di bawah ini yang merupakan ordner adalah ….
a. d.

b. e.

c.

17. Berikut ini peralatan yang tidak dapat digunakan untuk menyimpan arsip dalam bentuk file digital
adalah …
a. Flashdisk d. Hardisk
b. Memory card e. Folder (map)
c. Compact disk
18. Ketika suatu unit dalam organisasi akan meminjam arsip, maka petugas arsip akan membuatkan
….
a. Kartu kendali d. Sekat/guide
b. Kartu tunjuk silang e. folder
c. Lembar pinjam arsip
19. Jika juru tik menemui pada konsep surat kalimat yang diragukan (kurang jelas), maka tindakan
yang paling tepat dilakukannya adalah ….
a. Membetulkannya sendiri d. Menanyakan kepada konseptor
b. Diketik apa adanya e. Menunda pengetikan
c. Bertanya kepada pegawai lain
20. Berikut ini yang bukan merupakan ciri surat penting adalah ….
a. Jika terlambat diproses, dapat merugikan organisasi/perusahaan
b. Jika hilang, sulit dicari penggantinya
c. Informasi dalam surat tersebut tidak terdapat dalam surat lain
d. Biasanya berupa surat lamaran kerja
e. Memerlukan tindak lanjut
21. Beberapa hal yang tidak perlu diperhatikan dalam membaca surat yang diterima, yaitu ….
a. Ada tidaknya hubungan dengan surat terdahulu
b. Ada tidaknya lampiran
c. Pada isi surat disampaikan ada barang yang dikirim atau tidak
d. Ada tidaknya batas waktu untuk balasan surat
e. Tepat atu tidaknya alamat surat
22. Di bawah ini yang bukan tujuan dari penyortir surat adalah ....
a. mengetahui volume surat yang masuk
b. mempermudah pengawasan
c. mengetahui banyaknya surat yang diterdma
d. mengetahui isi surat
e. mengetahui prioritas penanganannya

Mengelola Sistem Kearsipan 3

23. Berikut ini yang perlu dilakukan dalam menangani surat-surat yang mempunyai lampiran adalah
….
a. Menyatukan lampiran dengan menggunakan penjepit kertas/klip
b. Surat dan lampiran dipisahkan
c. Surat-surat tersebut dicatat dalam buku tersendiri
d. Surat segera diproses, sementara lampirannya langsung disimpan
e. Surat dan lampirannya disampaikan kepada pimpinan dalam keadaan tertutup
24. PT Nakula membalas surat dari PT Sadewa yang menerangkan bahwa direktur utama tidak bisa
mengikuti kegiatan pameran. Surat PT Nakula tersebut bagi PT Sadewa merupakan surat ….
a. Masuk d. Biasa
b. Keluar e. Rahasia
c. Penting
25. Prosedur pengurusan surat dalam sistem buku agenda adalah ....
a. penerimaan–pencatatan–pengerahan–penyortiran–penyampaian–penyimpanan
b. pengiriman–pencatatan–penyortiran–pengarahan–penyampaian–penyimpanan
c. penerimaan–pencatatan–penyortiran–pengarahan–penyampaian–penyimpanan
d. penerimaan–penyortiran–pencatatan–penyampaian–pengarahan–penyimpanan
e. penerimaaan–penyortiran–pencatatan–pengarahan–penyampaian–penyimpanan
26. Menerima surat masuk, mendandatangi surat pengantar, dan membubuhi cap tanggal pada
sampul surat merupakan tugas dari ….
a. Penerima surat d. Satpam
b. Pengarah surat e. Pelaksana surat
c. Kurir
27. Buku yang digunakan untuk penyampaian/pengiriman/pendistribusian surat kepada pihak yang
berada di luar perusahaan atau organisasi adalah buku ….
a. Agenda d. Disposisi
b. Ekspedisi ekstern e. Ekspedisi intern
c. Kartu kendali
28. Ayu dalam mengurus surat sehari-hari, mencatat surat masuk atau surat keluar sekaligus dengan
nomor yang berurutan (campuran) pada tiap-tiap halaman untuk satu halaman. Buku agenda
yang digunakan Ayu adalah ….
a. Berpasangan d. Tunggal
b. Masuk/keluar e. Kembar
c. Verbal
29. Suatu kantor menerima surat pesanan dari perusahaan lain. Maka pengurusan surat tersebut
dapat menggunakan ….
a. Lembar pengantar d. Indeks
b. Lembar disposisi e. Kartu Tunjuk Silang
c. Kartu kendali
30. Buku yang digunakan secara khusus untuk pencatatan surat keluar adalah ....
a. buku verbal d. buku ekspedisi
b. buku arsip e. buku register
c. buku agenda
31. Buku agenda yang diperfunakan untuk mencatat surat masuk dan surat keluar dalam satu buku
disebut buku agenda ....
a. tunggal d. keluar
b. masuk e. masuk/keluar
c. berpasangan
32. Berikut ini yang tidak termuat dalam stempel agenda adalah ....
a. tanggal penerimaan surat d. tanda tangan petugas agenda
b. nomor agenda e. tanda tangan penerima surat
c. tanggal surat diteruskan

Mengelola Sistem Kearsipan 4

33. Seorang sekretaris harus dapat mengetahui penting tidaknya suatu surat yang masuk. Di bawah
ini bukan merupakan suatu cara untuk mengenali penting tidaknya surat, yaitu ....
a. melihat pengiriman surat d. melihat stempel pos
b. melihat bentuk surat e. melihat alamat pengirim
c. melihat nama pengirim surat
34. Apabila seorang sekretaris/petugas penerima surat dinas yang sifatnya penting, hal yang paling
tepat dilakukan adalah ....
a. segera membuka dan membacanya
b. dibaca kernudian dibalas
c. langsung menyerahkan pada pimpinan
d. bertanya kepada pegawai lain untuk menyampaikan surat
e. menyerahkan kepada bagian yang dituju
35. Berikut ini adalah pemberian cap/stempel perusahan yang benar...
a. di samping kanan menyentuh tanda tangan
b. di samping kiri menyentuh tanda tangan
c. di kanan tanda tangan
d. di sanrping kiri tanda tangan
e. di bawah tanda tangan
36. Kegiatan membagi satu judul/nama/caption atas beberapa unit disebut ....
a. daftar indeks d. mengindeks
b. sub unit e. mengklasifikasi
c. dafar klasifikasi
37. Untuk nama-nama yang didahului singkatan yang belum jelas kepanjangannya seperti M.H. Ainun
Najib dapat diindekskan sebagai berikut ...
a. MH. Ainun NaJib d. Ainun, Najib MH.
b. Najib, Ainun MH. e. Najib, Ainun, M.H
c. H.M. Ainun, Najib
38. Nama di atas jika disimpan menurut sistem abjad kodenya adalah ....
a. An d. Ma
b. Na e. Mh
c. Ai
39. Raja Nainggolan, nama indeks yang tepat untuk sistem kearsioan abjad adalah ….
a. Raja Nainggolan d. Raja, Nainggolan
b. Nainggolan, Raja e. Nainggolan
c. Nainggolan, Raja Nainggolan
40. BCA, diindeks menjadi....
a. Bank, C, A d. Central, Bank, asia
b. Bank, Central, Asia e. B, C, A
c. Bank, Asia, central
41. Perhatikan nama-nama berikut ini !
1) Prof. Dr. Lulung Abdillah
2) Cho Tzu-yu
3) Abdurrahman Al Rasyid
4) Rahman Charis
5) Charles Sinaga
Nama di atas yang memiliki kode abjad yang sama adalah ….
a. 2 dan 5 d. 3 dan 5
b. 1 dan 3 e. 1 dan 5
c. 2 dan 4
42. Perhatikan nama-nama berikut ini !
1) Haji Mukhlas
2) Mahyadi Panggabean

Mengelola Sistem Kearsipan 5

 3) George Bush, Sr
4) I Nyoman Sudarta
5) Najib Putra Setiyawan
Nama-nama di atas jika diindeks dana diurutkan, maka urutan yang benar yaitu ….
a. 4- 1- 2- 5- 3 d. 3- 1- 2- 4- 5
b. 3- 2- 1- 5- 4 e. 3- 1- 2- 5- 4
c. 1- 3- 2- 5- 4
43. Diandra Restu Putri, jika diindeks yang benar yaitu ….
a. Diandra, Restu, Putria d. Putria, Diandra, Restu
b. Restu, Putria, Diandra e. Diandra, Putria, Restu
c. Putria, Restu, Diandra
44. Berikut ini nama yang memiliki kode abjad Ra yang paling tepat adalah ….
a. Raden Ayu Laksmi d. Randi Sinaga
b. CV. Buana Raya e. Johan Radiansyah
c. Aji Ramon Sanchez
45. Dalam menyimpan surat menggunakan sistem abjad, nama orang/perusahaan harus diindeks
terlebih dahulu. Indeks dari nama Drs. Agus Bahtiar Harahap adalah ….
a. Agus Bahtiar Harahap, Drs d. Bahtiar, Harahap, Agus, Drs
b. Harahap, Agus, Bahtiar, Drs e. Bahtiar, Agus, Harahap, Drs
c. Harahap, Bahtiar, Agus, Drs

***Semoga Sukses***

Mengelola Sistem Kearsipan 6