Mata Pelajaran Kearsipan

SMK NU 01 KENDAL Kelas/ Kompetensi X Otomatisasi Tata

Keahlian Kelola Perkantoran
Hari/ Tanggal Kamis, 5 Desember 2019
SOAL PENILAIAN
Waktu 11.15 – 12.45 WIB
AKHIR SEMESTER
Halaman 1 dari 7 halaman

PETUNJUK UMUM
1. Isikan identitas peserta pada Lembar Jawab Penilaian Akhir Semester Gasal sesuai petunjuk
2. Tersedia waktu 90 menit untuk mengerjakan soal
3. Jumlah soal sebanyak 40 butir pilihan ganda dan 5 butir essay
4. Periksa dan bacalah soal – soal sebelum Anda menjawabnya
5. Laporkan kepada pengawas ujian apabila terdapat lembar soal yang kurang jelas, rusak atau tidak
lengkap
6. Mintalah kertas buram kepada pengawas bila diperlukan
7. Periksalah pekerjaan Anda sebelum diserahkan kepada pengawas
PETUNJUK KHUSUS
A. Pilihlah salah satu jawaban a, b, c, d atau e sebagai jawaban yang paling benar, dan berilah
tanda silang pada lembar jawaban yang telah disediakan!
1. Kumpulan warkat yang disimpan menurut sistem tertentu karena mempunyai nilai kegunaan agar
saat diperlukan cepat dan tepat ditemukan kembali dinamakan ....
A. File
B. Arsip
C. Kotak
D. Warkat
E. Dokumen
2. Arsip yang dapat menggambarkan kejadian yang sebenarnya pada masa lalu adalah arsip yang
mempunyai nilai guna ....
A. Informatif
B. Yuridis
C. Ilmiah
D. Historis
E. Ekonomis
3. Berikut ini yang bukan merupakan salah satu nilai guna arsip adalah ....
A. Nilai guna hukum
B. Nilai guna hiburan
C. Nilai guna keuangan
D. Nilai guna pendidikan
E. Nilai guna administrasi
4. Catatatan-catatan yang berhubungan dengan masalah barang-barang yang akan dijual seperti
jumlah persediaan, harga pokok, harga jual termasuk ke dalam jenis arsip ....
A. Sales record
B. Financial record
C. Inventary record
D. Personal record
E. Production record
5. Arsip mempunyai nilai guna dalam kehidupan sehari-hari. Contoh dari nilai guna inventaris
(inventary record) adalah ....
A. Kartu kredit
B. Struktur organisasi
C. Kondisi fisik barang
D. Piagam penghargaan
E. Undangan pernikahan
6. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam perencanaan dan pelaksanaan
administrasi negara dimana dibedakan menjadi tiga macam yaitu ....
A. Arsip aktif, pasif, inaktif
B. Arsip statis, inaktif, pasif
C. Arsip statis, aktif, semiaktif
D. Arsip dinamis aktif, semiaktif, inaktif

Soal PAS Kearsipan Kelas X OTKP 1

 E. Arsip dinamis aktif, semiaktif, pasif
7. Terdapat banyak faktor untuk menunjang sistem penyimpanan arsip salah satunya dalah faktor
penempatan arsip yang berarti ....
A. Arsip yang dipilih dan ditetapkan harus mudah
B. Arsip harus terhindar dari segala gangguan dan kerusakan
C. Sistem harus memberikan kemungkinan adanya perubahan-perubahan
D. Diletakkan ditempat yang rahasia supaya susah dijangkau oleh setiap unit
E. Diletakkan ditempat yang strategis supaya mudah dijangkau oleh setiap unit
8. Suatu aktivitas pengaturan dan penyusunan warkat mulai dari pengumpulannya sampai dengan
penyingkirannya/penyusutannya, termasuk menjalin hubungan kerja antara petugas dengan unit-
unit tugas dalam bidang kearsipan dinamakan....
A. Organisasi
B. Fungsi kerasipan
C. Tujuan kearsipan
D. Organisasi kearsipan
E. Administrasi kearsipan
9. Arsip nasional yang berkedudukan di Ibukota Negara RI sebagai inti dari organisasi kearsipan
dikenal dengan nama ....
A. Arsip Daerah
B. Arsip Ibu Kota
C. Lembaga Arsip Negara
D. Lembaga Arsip Nasional
E. Arsip Nasional Republik Indonesia
10. Penyelenggaraan kearsipan yang disebarkan di setiap unit salah satu ciri asas ....
A. Gabungan
B. Demokrasi
C. Liberalisasi
D. Sentralisasi
E. Desentralisasi
11. Tidak cocok untuk kantor yang sudah kompleks masalahnya adalah kekurangan dari penggunaan
asas .....
A. Gabungan
B. Demokrasi
C. Liberalisasi
D. Sentralisasi
E. Desentralisasi
12. Menjadi petugas arsip perlu memenuhi beberapa syarat, salah satunya adalah syarat kepribadian.
Yang termasuk kedalam syarat kepribadian petugas arsip adalah ....
A. Mengetahui tentang korespondensi
B. Jujur dan dapat menyimpan rahasia
C. Minimal memiliki ijasah D III kearsipan
D. Terampil memilih dan menyeleksi warkat
E. Terampil mengetik berbagai kartu/formulir
13. Di bawah ini yang termasuk syarat penunjang sebagai seorang petugas arsip adalah ....
A. Sehat jasmani rohani
B. Loyalitas yang tinggi
C. Sabar, ramah, periang
D. Dapat mengetik 10 jari
E. Terampil dalam tugasnya
14. Alat yang berfungsi untuk menyimpan arsip inaktif dimana mempunyai penjepit di tengahnya
dinamakan ....
A. Stepler
B. Brief ordner
C. Map gantung
D. Stopmap folio
E. Map snelhecter
15. Perhatikan gambar peralatan arsip berikut ini!

Soal PAS Kearsipan Kelas X OTKP 2

 Alat arsip diatas berfungsi sebagai ....
A. Menyimpan arsip atau surat
B. Sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip
C. Menuliskan kode atau indeks arsip yang ada di dalamnya
D. Menyimpan arsip berbentuk kartu atau lembaran yang berukuran kecil
E. Menyimpan arsip yang selanjutnya akan dimasukkan ke dalam kotak arsip
16. Alat sortir adalah salah satu peralatan arsip yang berfungsi sebagai ....
A. Alat pemisah guide
B. Lemari penyimpanan arsip
C. Alat penyimpanan arsip vital
D. Alat untuk memberi nomor surat
E. Menyaring dan memisahkan surat masuk
17. Lembar pinjam arsip (out slip) dibuat rangkap. Lembar pinjam arsip (out slip) yang diberikan
kepada peminjam arsip sebagai bukti peminjaman adalah lembar ke- ....
A. Lembar ke-1
B. Lembar ke-2
C. Lembar ke-3
D. Lembar ke-4
E. Lembar ke-5
18. Alat arsip yang terbuat dari karton yang sangat tebal sehingga cukup kuat jika diletakkan secara
lateral pada lemari arsip atau rak arsip dimana dapat memuat 500 lembar arsip/surat adalah ....
A. Box
B. Ordner
C. Stepler
D. Filling cabinet
E. Hanging folder
19. Lembar pinjam arsip (out slip) mempunyai beberapa kegunaan salah satunya adalah ....
A. Mencegah penyusutan arsip
B. Melindungi arsip yang penting
C. Sebagai bahan bukti pembayaran
D. Sebagai bahan bukti pengembalian
E. Mencegah terjadinya kehilangan arsip
20. Buku agenda yang digunakan untuk mencatat surat masuk di halaman sebelah kiri dan surat keluar
disediakan buku sendiri-sendiri adalah buku agenda ....
A. Kembar
B. Tunggal
C. Campuran
D. Gabungan
E. Berpasangan
21. Suatu tanda (biasanya paraf) dari petugas yang bertanggung jawab meneliti surat keluar yang baru
diketik sebelum ditandatangani pimpinan dinamakan ....
A. Disposisi
B. Bubuh
C. Taklik
D. Ceklist
E. Verbal
22. Perhatikan gambar dibawah ini!

Gambar di atas contoh dari buku agenda ....

A. Kembar
B. Tunggal
C. Campuran
D. Gabungan
E. Berpasangan
23. Kartu kendali adalah lembaran kertas berukuran 15 x 10 cm untuk mencatat sampai menemukan
kembali arsip. Di bawah ini contoh form kartu kendali adalah ....

Soal PAS Kearsipan Kelas X OTKP 3

 A.

B.

C.

D.

E.

24. Prosedur pengurusan surat masuk dalam sistem buku agenda adalah ....
A. Penerimaan – penyortiran – pencatatan – penyampaian – pengarahan – penyimpanan
B. Penerimaan – penyortiran – pencatatan – pengarahan – penyampaian – penyimpanan
C. Penerimaan – penyortiran – pegagendaan – pendisposisian – penyaluran – penyimpanan
D. Penerimaan – penyortiran – pegagendaan – pendisposisian – penyimpanan – penyaluran
E. Penerimaan – penyortiran – pendisposisian – pengagendaan - penyaluran – penyimpanan
25. Dalam prosedur pengurusan surat masuk, setelah surat dicatat dalam buku agenda terdapat alur
selanjutnya adalah meminta disposisi. Yang termasuk ciri disposisi adalah ....
A. Suatu tanda biasanya paraf dari petugas yang telah tercetak
B. Lembaran kertas surat dengan kepala surat yang telah tercetak
C. Buku yang dipergunakan untuk mencatat surat keluar dan masuk
D. Cap segi empat yang dibubuhkan pada surat masuk setelah dicatat
E. Perintah pimpinan secara singkat yang berkaitan dengan penyelesaian isi surat
26. Sebelum membuat surat, perlu adanya pembuatan konsep surat yang dilakukan oleh ....
A. Pimpinan
B. Arsiparis
C. Agendaris
D. Kepala Bagian
E. Kepala Tata Usaha
27. Kertas yang biasa dipakai oleh juru tik untuk dijadikan sebagai tindasan/arsip adalah kertas ....
A. A4

Soal PAS Kearsipan Kelas X OTKP 4

 B. HVS
C. Folio
D. Bufallo
E. Doorslag
28. Perhatikan bagan prosedur penanganan surat keluar sistem buku agenda berikut ini!

Berdasarkan bagan di atas, kolom yang rumpang seharusnya berisi ....

A. Perintah pembuatan konsep, penilaian, penelitian, pengiriman
B. Perintah pembuatan konsep, penyimpanan, pengiriman, evaluasi
C. Perintah pembuatan konsep, penelitian, pengiriman, penyimpanan
D. Perintah pembuatan konsep, penelitian, pengiriman, penggandaaan
E. Perintah pembuatan konsep, penggandaan surat, pengiriman, penyimpanan
29. Dalam dunia perkantoran, terdapat sebutan-sebutan khusus untuk para pegawai berdasarkan jenis
pekerjaan yang mereka lakukan. Seorang pegawai yang bertugas menyimpan arsip dikenal dengan
sebutan ....
A. Arsiparis
B. Agendaris
C. Ekspeditor
D. Pimpinan
E. Pengarah
30. Kegiatan membagi satu judul/nama/caption atas beberapa unit termasuk kedalam keguiatan ....
A. Sub unit
B. Mengindeks
C. Daftar indeks
D. Mengklasifikasi
E. Daftar klasifikasi
31. Dalam pengelolaan arsip kode penyimpanan dan penemuan kembali dari Kharisma Wedding
Organizer adalah ....
A. Kh
B. We
C. Or
D. Kw
E. Wo
32. Perhatikan daftar nama berikut!
(1) Emir Tarim Akarsa
(2) Nur Afifah Nugraheni
(3) Nurjanah Tis’a Agusta
(4) Muhammad Fahrurrozi
Apabila nama-nama di atas diberi indeks dan dirutkan sesuai abjad, urutan yang tepat adalah ....
A. (1) – (3) –(4) – (2)
B. (1) – (2) – (3) – (4)
C. (2) – (1) – (4) – (3)
D. (3) – (1) – (4) – (2)
E. (3) – (4) – (2) – (1)
33. Perhatikan tabel berikut ini!
Indeks
Nama Kode
Unit 1 Unit 2 Unit 3
John Frank Smith-Jones ....(A).... ....(B).... ....(C).... ....(D)....

Soal PAS Kearsipan Kelas X OTKP 5

 Sesuai dengan tata cara mengindeks nama orang asing, maka untuk mengisi bagian yang rumpang
di atas adalah ....
A. Jones, John, Frank Smith, kode Jo
B. Frank, Smith-Jones, John, kode Fr
C. John, Frank, Smith-Jones, kode Jo
D. Smith-Jones, John, Frank, kode Sm
E. Smith-Jones, Frank, John, kode Sm
34. Nama Metty & Shopie Salon jika diindeks unit pertamanya adalah ....
A. Salon
B. Metty
C. Shopie
D. Shopie Salon
E. Metty & Shopie
35. Perhatikan daftar nama berikut!
(1) PT Nanstarindo Group
(2) Kharisma Weding Organizer
(3) Toko Roti Selera
(4) Julia Volkova
(5) Kim Ji-Soo
Apabila nama-nama di atas diberi indeks dan dirutkan sesuai abjad, urutan yang tepat adalah ....
A. (2) – (4) – (1) – (5) – (3)
B. (2) – (5) – (1) – (3) – (4)
C. (5) – (1) – (4) – (2) – (3)
D. (4) – (3) – (1) – (5) – (2)
E. (5) – (4) – (3) – (2) – (1)
36. PT Adi Jaya menerapkan kronologis filling system dalam penyimpanan arsipnya. Dalam ruang
arsip PT Adi Jaya terdapat 5 laci dengan ketentuan: laci pertama 2015, ke-dua 2016, ke-tiga 2017,
ke-empat 2018, dan ke-lima 2019. Jika terdapat surat tertanggal 18 September 2018, maka surat
tersebut akan disimpan di dalam ....
A. Laci ke-4, guide ke-9, folder ke-18
B. Laci ke-4, guide ke-18, folder ke-9
C. Laci ke-9, guide ke-2018, folder ke-9
D. Laci ke-2018, guide ke-4, folder ke-18
E. Laci ke-2018, guide ke-9, folder ke-18
37. Perhatikan tabel di bawah ini!

Karena volume arsip tidak terlalu besar, maka untuk penyimpanan memerlukan ....
A. 3 filing cabinet, masing-masing terdiri dari 4 laci
B. 1 filing cabinet terdiri dari 3 laci
C. 1 laci filing cabinet dengan 3 guide
D. 1 laci filing cabinet dengan 6 guide
E. 1 laci filing cabinet dengan 16 guide
38. Sistem penyimpanan arsip yang cocok digunakan pada perusahaan yang mempunyai kantor
cabang di daerah-daerah tertentu adalah sistem ....
A. Abjad
B. Nomor
C. Tanggal
D. Masalah
E. Wilayah

Soal PAS Kearsipan Kelas X OTKP 6

 39. Suatu sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan nomor urut dalam buku arsip
dimana diawali dari 0000, 0001, 0002, dan seterusnya yang membutuhkan 10 laci dinamakn
sistem ....
A. Sistem nomor
B. Sistem dewey
C. Sistem subjek
D. Sistem tanggal
E. Sistem terminal digit
40. Dalam sistem penyimpanan arsip menurut sistem dewey (desimal), jika kode suratnya adalah
875,6 maka surat disimpan pada laci berkode ....
A. 800
B. 870
C. 875
D. 50 – 59
E. 56

B. Jawablah pertanyaan di bawah ini dengan urut dan jelas!

1. Keberhasilan proses penyimpanan arsip dipengaruhi oleh peralatan arsip yang tersedia di dalam
kantor tersebut. Tentukan 3 contoh peralatan arsip beserta fungsinya!
2. Dalam prosedur penanganan surat keluar sistem buku agenda terdapat beberapa langkah salah
satunya adalah persetujuan konsep. Analisislah alasan persetujuan konsep perlu dilakukan dalam
penanganan surat keluar sistem buku agenda!
3. Pada dasarnya sistem kartu kendali melaksanakan pengurusan dan pengendalian surat masuk atau
keluar yang terbagi dalam 5 kegiatan. Tentukan 5 kegiatan tersebut!
4. Tentukan nomor dan urutan dari laci, guide, folder dari kode-kode di bawah ini dalam sistem
terminal digit!
Kode Laci Guide Folder Surat ke-
Surat Nomor Ke- Nomor Ke- Nomor Ke-
2503
0709
2019
5. Indekslah nama-nama berikut ini dengan runtut:
a. ISI
b. Depdiknas
c. Toko Besi Mulia
d. Oscar De La Hoya
e. Haidar El Tsaqif Afiyan Putra

Soal PAS Kearsipan Kelas X OTKP 7