Pengelolaan Arsip Dinamis

PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS
PENCIPTAAN, PENGGUNAAN DAN PEMELIHARAAN ARSIP, DAN

PENYUSUTAN ARSIP
DISAMPAIKAN PADA
BIMBINGAN TEKNIS DAN SERTIFIKASI JABATAN FUNGSIONAL ARSIPARIS
DI ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA (ANRI)
OLEH
DAMARIS BUTARBUTAR,
ARSIPARIS AHLI MADYA
DIREKTORAT SDM KEARSIPAN DAN SERTIFIKAS
DEPUTI BIDANG PEMBINAAN KEARSIPAN I
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
(ANRI)
8 september 2020
BIODATA SINGKAT
 Nama : Damaris Butarbutar, SE

Instansi : Arsip Nasional RI
Jabatan : Arsiparis Madya
Pangkat/ Golongan : Pembina Utama Muda/ IV C
Alamat e-mail : damaris.anri@yahoo.co.id
Telp/HP :021-7805851/081236209013
 Pendidikan : S1 Ekonomi (Manajemen)

 Pengalaman Bekerja
 ANRI (1993 s.d. sekarang)
- Arsiparis (1994 s.d. 1999)
- Plt. Kasi.Penyelenggara Diklat (1998-1999)
- Kasubbag. Protokol (1999-2001)
- Arsiparis pada Dit. Bimvisi Siskar (2001-2007)
- Arsiparis Madya pada Direktorat Kearsipan Pusat (2007-2011)
- Arsiparis Madya pada Dit. Akuisisi (Feb. 2011- Jan. 2015)
- Arsiparis Madya pada Dit. Kearsipan Pusat (Jan. 2015 – Jan. 2016)
- Arsiparis Madya pada Dit. Kearsipan Daerah II (Jan. 2016 – Maret 2018)
- Arsiparis Madya pada Dit. SDMKS (Maret 2018 – skrg.)
DASAR
1. Undang
HUKUM
–Undang Nomor. 43 Tahun
tentang Kearsipan 2009
2. Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1997
tentang Dokumen Perusahaan
2. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun
tentang Pelaksanaan 2012 Undang –
Nomor 43 Tahun 200 tentang Undang
3. Kearsipan
Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik
Indonesia Nomor 9 Tahun Tentang
2018
4. Pedoman
Perka Nomor 37Arsip
Pemeliharaan Tahun 2016 tentang
Dinamis
ANRI
Penyusutan Arsip
5. Peraturan-peraturan terkait
Arsiparis adalah
seseorang yang memiliki

kompetensi di bidang kearsipan yang
diperoleh melalui pendidikan formal
dan/atau pendidikan dan pelatihan
kearsipan serta mempunyai fungsi,
tugas, dan tanggung jawab
melaksanakan kegiatan kearsipan.
Jabatan fungsional Arsiparis 5
 PNS yang diangkat dalam

jabatan fungsional
tertentu yang mempunyai
ruang lingkup fungsi dan
tugas, tanggung jawab,
dan wewenang untuk
melaksanakan kegiatan
kearsipan pada LN,
Pemda, dan PTN.
Korelasi Tujuan Penyelenggaraan Kearsipan dengan Fungsi dan Tugas
Arsiparis
Tujuan Penyelenggaraan Kearsipan Fungsi dan Tugas Arsiparis

a. menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang  Menjaga terciptanya arsip dari kegiatan
dilakukan oleh lembaga negara, pemerintah daerah, yang dilakukan oleh lembaga
lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, pemerintahan
negara daerah, lembaga
organisasi kemasyarakatan, dan perorangan, serta pendidikan perusahaan, orpol, dan ormas
ANRI sebagai penyelenggara kearsipan nasional;  Menjaga ketersediaan arsip yang autentik da
b. menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sbg alat bukti yang sah
terpercaya sebagai alat bukti yang sah;
 Menjaga terwujudnya pengelolaan
c. menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang
andal dan pemanfaatan arsip sesuai dengan ketentuan yang andal, dan pemanfaatan arsip sesua
arsip
peraturan perundang-undangan; ketentuan per UU an
d. menjamin perlindungan kepentingan negara dan  Menjaga keamanan dan keselamatan arsip
hak-hak keperdataan rakyat melalui pengelolaan yang berfungsi untuk menjamin arsip-arsip yan
dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya; berkaitan dengan hak-hak keperdataan rakya
e. mendinamiskan penyelengaraan kearsipan melalui pengelolaan dan pemanfataan arsi
nasional sebagai suatu sistem yang yang autentik dan terpercaya.
komprehensif dan terpadu;  Menjaga keselamatan dan kelestarian
f. menjamin keselamatan dan keamanan arsip arsi bukti pertanggungjawaban dalam
sebagai
sebagai bukti pertanggungjawaban kehidupan bermasyarakat, berbangsa,
kehidupan bermasyarakat, berbangsa,
dalam da bernegara;
dan bernegara;
 Menjaga keselamatan aset nasional
g. menjamin keselamatan aset nasional dalam
bidang ekonomi, sosial, politik, budaya
dalam
bidang ekonomi, sosial, politik, budaya,
pertahanan, serta keamanan sebagai identita
pertahanan, serta keamanan sebagai identitas
dan jati diri bangsa; dan
dan jati diri bangsa;dan
dalam n
pengelolaan dan pemanfaatan arsip dalam pengelolaa
dan pemanfaatan arsip yang autentik
MENGAPA ADA
ARSIP ?
 Adanya organisasi, tugas
dan fungsi, serta kegiatan
• tidak akan
 adanya aktivitas kegiatan tercipta apabila
organisasi/ orang tidak ada
aktivitas/
kegiatan
PROSES TERCIPTANYA ARSIP pada ORGANISASI
Adanya Visi dan Misi
Adanya Fungsi dan Tugas
Adanya RENCANA STRATEGIS (Renstra)
Adanya Kegiatan Tahunan

PROSE
(berdasarkan Fungsi dan
POK/DPA)
Adanya Transaksi pd tiap kegiatan
Maka tercipta ARSIP

ARSIP
FISIK INFORMAS
AUTENTIK & LEGAL
( Utuh, Lengkap)
I
UU No.43/ 2009 Ps. 41 ayat
1
TERPERCAYA
( Struktur, Isi,Konteks)
UU No.43 /2009 Ps.41 ayat
3
(Sumber: Presentasi Prof.Dr.Noerhadi Magetsari pada Seminar Nasional Kearsipan yang diselenggarakan oleh Pengurus Nasional AAI tanggal 10
November 2011 di Jakarta)
APA ITU ARSIP?????
(menurut UU No. 43/2009)
 REKAMAN KEGIATAN atau PERISTIWA dalam berbagai

bentuk dan media sesuai dengan perkembangan
teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan
diterima oleh:
 LN,
 Pemda,
 Lembaga Pendidikan,
 Perusahaan,
 Orpol,
 Ormas dan
 Perseorangan
dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat,
berbangsa,
dan bernegara
Pasal 1UU No. 43 Thn
2009
Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam
berbagai bentuk dan media sesuai dengan
perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang
dibuat dan diterima oleh lembaga negara,
pemerintahan daerah, lembaga pendidikan,
perusahaan, organisasi politik, organisasi
kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan
kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
Bentuk Corak/Tipologi dan Media Arsip
sesuai dengan perkembangan TIK
1. Arsip Tekstual 3. Arsip Kartografik &

Paper Records/Paper Based Kearsitekturan
Records Cartographic &
Conventional Records Architectural Records
Human Readable Records 4. Arsip Bentuk Mikro
Hard Copy Microfilm,
Microfiche, - Computer
Output Microfilm
2. Arsip Audio-Visual
5. Arsip Elektronik
Audio-visual Based Records
Electronic
1. Gambar Records/Electronic
Statik Still Based-Records
Images Computer Records
2. Citra Bergerak Machine Readable
Moving Records
Images
3. Rekaman Suara
Sound
ARSIP TEKSTUAL/KERTAS
Teks Proklamasi
Diketik oleh Sayuti 13

Arsip Gambar Statik (Foto)
Arsip Film
Arsip Video
Jenis Arsip Kertas 17
Arsip Kartografi
Arsip Tekstual
Arsip Rekaman Suara/Audio
Arsip Bentuk Mikro
(microfilm dan microfiche)
ARSIP PETA
Pasal 33 UU No. 43 Thn
2009
Arsip yang tercipta dari kegiatan

lembaga negara dan kegiatan yang
menggunakan sumber dana negara
dinyatakan sebagai arsip milik negara.
MENGAPA ARSIP PENTING?
Informasi
Bukti
Akuntabel
Aset
UU No. 43 Tahun 2009 : Kearsipan
1. STRUKTUR
Bentuk (format fisik) dan susunan (format intelektual) arsip yang diciptakan
dalam media sehingga memungkinkan isi arsip dikomunikasikan.
2. ISI
Data, fakta, atau informasi yang direkam dalam rangka pelaksanaan kegiatan
organisasi ataupun perseorangan.
3. KONTEKS
Lingkungan administrasi dan sistem yang digunakan dalam
penciptaan arsip.
FUNGSI
ARSIP
ARSIP PENCIPTA
DINAMIS ARSIP ARSIP STATIS
arsip yg digunakan secara langsung arsip yg dihasilkan oleh pencipta
dalam kegiatan pencipta arsip & arsip karena memiliki nilai guna
disimpan selama jangka waktu kesejarahan, telah habis retensinya,
tertentu. & berketerangan dipermanenkan
yg telah diverifikasi baik secara
meliputi langsung maupun tidak langsung
ARSIP VITAL oleh ANRI dan/atau lembaga
kearsipan.
ARSIP AKTIF
ARSIP INAKTIF
LEMBAGA KEARSIPAN
Arsip Dinamis
Arsip Vital Arsip Aktif adalah arsip

yang frekuensi Arsip Inaktif adalah
adalah arsip arsip yang frekuensi
keberadaannya
yang penggunaannya tinggi
penggunaannya
dan/atau terus
merupakan telah menurun
menerus;
persyaratan
bagi kelangsungan
dasar
operasional pencipta
arsip, tidak dapat
dan DI UNIT PENGOLAH DI UNIT
diperbaharui
tidak tergantikan CENTRAL FILE KEARSIPAN
apabila rusak atau RECORD CENTER
hilang.
ARSIP INAKTIF
ARSIP AKTIF
Dokumen yang merupakan Arsip
 Memiliki isi yang terkait dengan

pelaksanaan tugas dan fungsi instansi
(kegiatan: tugas utama yang dilaksanakan
oleh kesatuan organisasi sebagai bagian
dari fungsi)
 Dibuat dan diterima instansi
 Memenuhi kriteria autentik, utuh ,dan
terpercaya
PENGELOLAAN
ARSIP
fppt.com
PENGELOLAAN
ARSIP
PENGELOLAAN
ARSIP PENGELOLAAN
DINAMIS ARSIP
STATIS
PENGELOLAAN
ARSIP
DINAMIS
1
PENCIPTAAN
ARSIP
4 PENGELOLAAN 2
ARSIP DINAMIS
PENYUSUTAN PENGGUNAAN
ARSIP Meliputi ARSIP
kegiatan:
3
PEMELIHARAAN
ARSIP
Pasal 29 - 30
Peraturan Pemerintah RI Nomor 28/2012
 Pengelolaan arsip dinamis WAJIB dilakukan oleh pencipta arsip;
 SIAPA Pencipta Arsip ????

 Lembaga Negara, Pemerintah Daerah, Perguruan Tinggi
Negeri, BUMN dan/atau BUMD;
 Perusahaan dan Perguruan Tinggi Swasta yang
kegiatannya dibiayai dengan APBN, APBD dan /atau
Bantuan LN;
 Pihak Ketiga yang diberi pekerjaan berdasarkan perjanjian
kerja dengan LN, Pemda, PTN serta BUMN atau BUMD
sebagai pemberi kerja.
 SIAPA Pelaksananya ??? ARSIPARIS

PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS PENGELOLAAN ARSIP STATIS
LEMBAGA KEARSIPAN
PENCIPTA ARSIP
(Lembaga Negara, Pemerintahan Daerah,
PTN, BUMN, dan B UMD ) Pemerintah (Pusat)
Arsip Nasional R.I.
(Lembaga Kearsipan Nasional)
UNIT UNIT UNIT KEARSIPAN Pemerintah Daerah Provinsi

PENGOLAH PENGOLAH
Arsip Daerah
Provinsi
Sesuai asas Pemerintah Daerah Kab./Kota
Pengorganisasian
Arsip Daerah
Kab./Kota
Perguruan Tinggi Negeri
Arsip
Perguruan Tinggi
ORGANISASI
KEARSIPAN
UNIT PENGOLAH UNIT KEARSIPAN LEMBAGA
KEARSIPANMelestarikan
Menyimpan Arsip Aktif Menyimpan Arsip Inaktif
dan Memanfaatkan Arsip
Statis
Memindahkan Menyerahkan
Arsip Inaktif Arsip Statis
Unit Kerja di TATA USAHA

(KESEKRETARIAT LK/LKD
Lingkungan Lembaga A N)
Negara/Kementerian/
SKPD
PP No. 28 Tahun 2012 : Kearsipan
- Tata Naskah Dinas

- Klasifikasi Arsip
- Sistem Klasifikasi
Keamanan dan Akses Arsip
Pembuatan Regsitrasi – stribusi – Pengendalian

Penciptaan Di
Penerimaan Regsitrasi – stribusi – Pengendalian
Di
Dokumentasi
Sistem Klasifikasi
Keamanan dan
Akses Arsip
K
e
p
e
n
t Klasifikasi Arsip
i
PENGELOLAAN n
Pemberkasan Arsip Aktif Fisik Tertata - Informasi Arsip - Daftar Arsip Aktif
ARSIP g
DINAMIS a
nPenataan Arsip Inaktif Fisik Tertata - Informasi Arsip - Daftar Arsip Inaktif
Pemeliharaan
pPenyimpanan Arsip Terjaga dan
e Umum
m
e
Alih Media Arsip
r Identifikasi - Pelindungan & Pengamanan -
i Program Arsip Vital Penyelamatan & Pemulihan
n
Jadwal Retensi
Arsip (JRA) t
aPemindahan Arsip Inaktif Seleksi – Pembuatan Daftar - Penataan
h
Penyusutan dPemusnahan Arsip Prosedur - Dokumentasi
a
nPenyerahan Arsip Statis Prosedur - Dokumentasi
NSPK
INSTRUMEN/ SISTEM
PENGELOLAAN ARSIP
Pasal 40 ayat (4) dan Pasal 48 ayat (1) UU
Nomor 43 Tahun 2009
Tata Naskah Klasifikasi Jadwal Retensi Sistem

Dinas Arsip Arsip (JRA) Klasifikasi
Keamanan dan
Akses Arsip
Ditetapkan masing-masing Pencipta Arsip berdasarkan

Pedoman yang ditetapkan oleh Kepala ANRI
Khusus JRA setelah mendapatkan persetujuan
Kepala ANRI
KEEMPATNYA HARUS SINERGI DAN TERINTEGRASI

KLASIFIKASI TATA NASKAH
ARSIP DINAS
36
> Adalah pengaturan Adalah

informasi arsip ke dalam  pengelolaan informasi tertulis
kategori kategori yang yang meliputi pengaturan
jenis, format, penyiapan,
terstruktur secara logis pengamanan, pengabsahan,
dan sistematis distribusi dan penyimpanan
naskah dinas, serta media
berdasarkan fungsi dan yang digunakan dalam
tugas (activity) komunikasi kedinasan
> Pencipta arsip dapat > Pencipta arsip dapat membuat
tata naskah dinas arsip sesuai
membuat klasifikasi arsip dengan kebutuhan
sesuai kebutuhan lingkungannya dengan
lingkungannya dengan mengacu kepada tata naskah
dinas yang dikeluarkan ANRI
mengacu kepada
pedoman klasifikasi
arsip yang dikeluarkan
ANRI
JADWAL RETENSI ARSIP (JRA) SKK
A 37
>
Jadwal retensi arsip yang selanjutnya Adalah kategori kerahasiaan
disingkat JRA adalah daftar yang arsip berdasarkan pada
berisi sekurangkurangnya jangka
waktu penyimpanan atau retensi, tingkat keseriusan dampak
jenis arsip, dan keterangan yang berisi yang ditimbulkan terhadap
rekomendasi tentang penetapan
suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai
kepentingan dan keamanan
kembali, atau dipermanenkan yang negara, publik dan
dipergunakan sebagai pedoman perseorangan
penyusutan dan penyelamatan arsip
> Pencipta arsip dapat membuat
> JRA terdiri atas JRA fasilitatif dan klasifikasi keamanan dan
substantif
> Retensi arsip dalam JRA disusun akses arsip sesuai kebutuhan
berdasarkan Pedoman Retensi Arsip lingkungannya dengan
yang ditetapkan ANRI mengacu kepada pedoman
> Dalam membuat JRA pencipta arsip
harus berkonsultasi dengan ANRI klasifikasi keamanan dan
> Pimpinan pencipta arsip dapat akses arsip yang dikeluarkan
menetapkan JRA setelah mendapat ANRI
persetujuan Kepala ANRI
Peraturan Kepala ANRI (PerKa ANRI) terkait Instrumen
Pengelolaan Arsip Dinamis
Klasifikasi Arsip
• PerKa ANRI No. 19 Th.
2012 tentang Pedoman Sistem Klasifikasi Keamanan
Penyusunan Klasifikasi dan Akses Arsip
Arsip
• PerKa ANRI No. 17 Th.
2011 tentang Pedoman
Tata Naskah Dinas Pembuatan Sistem
• PerKa ANRI No. 2 Th. 2014 Klasifikasi Keamanan dan
tentang Pedoman Tata Naskah Akses Arsip Dinamis
Dinas
Peraturan Kepala ANRI
tentang Pedoman Retensi
Arsip
1. Peraturan Kepala ANRI Nomor 12 Tahun 2009
tentang Jadwal Retensi Arip Fasilitatif
Keuangan
Non dan Non Kepegawaian  PerKa ANRI Substantif
2. Peraturan Bersama Ka.ANRI dengan Ka.BKN
Nomor : 8 tahun 2012 dan 15 tahun 2012 tentang
JRA Kepegawaian PNS dan Pejabat Negara,
sebagaimana telah diubah dengan Perka ANRI
Nomor 22 Tahun 2017 Tentang Pedoman
Retensi Urusan Kepegawaian.
3. Peraturan Kepala ANRI Nomor : 6 tahun 2013
tentang Jadwal Retensi Arsip Keuangan, telah
diubah dengan Peraturan Kepala Arsip
Nasional Republik Indonesia No 4 Tahun 2016
Tentang Perubahan Atas Peraturan Kepala Arsip
Nasional Republik Indonesia Nomor 6 Tahun 2013
Tentang Pedoman Retensi Arsip Keuangan, dll
SISTEMATIKA NSPK TATA NASKAH DINAS
JENIS DAN FORMAT NASKAH
DINAS
NASKA NASKAH
H NASKAH DINAS LAPORA TELAAHA
DINAS N N
KORESPONDEN
DINAS SI KHUSUS STAF
ARAHA SURAT
PERJANJIAN
N
NASKAH : DN – LN
DINAS NOTA DINAS SURAT
KORESPONDEN KUASA
PENGATURAN
SI INTERN :
ND – DISPOSISI BERITA
ACARA
NASKAH
DINAS SURAT
PENETAPAN KETERANGAN
(KEPUTUSAN)
NASKAH DINAS SURAT
NASKAH DINAS KORESPONDEN PENGANTAR
PENUGASAN SI EKSTERN PENGUMUMA
(SPRINT,ST) N
PEMBUATAN NASKAH
DINAS
PENGGUNAAN PENENTUAN
PERSYARATA PENOMORAN KERTAS, BATAS/RUAN
N
NASKAH AMPLOP DAN G TEPI
PEMBUATAN TINTA
DINAS
PENGGUNAAN
NOMOR
HALAMA
TEMBUSA LAMPIRA LOGO/LAMBAN
N G NEGARA
N N
PENGATURAN
PARAF ND PERUBAHAN
DAN
PENGGUNAAN
CAP PENCABUTA
N
PEMBATALA
AUTENTIK (PSL 41 UU No 43 TH 2009)
STRUKT IS KONTE PENCIPT

UR I KS A
 FORMAT DATA, FAKTA LINGKUNGAN ORANG/LEMBA

FISIK , INFORMASI ADMINISTRASI, GA YANG
 FORMAT YANG SISTEM YANG MEMILIKI
KEWENANGAN
INTELEK TEREKAM DIGUNAKAN
TUAL
Contoh Format Penomoran
Surat Dinas:
PENGAMANAN
NASKAH
DINAS
PENENTUA PEMBERIA
N PERLAKUA N NO SERI pembuatan
KATEGOR N NASKAH PENGAMA dan
I DINAS N DAN pengawasan
BERDSR SECURITY
KATEGORI naskah dinas
PRINTING
SANGAT yang
bersifat
RAHASIA rahasia.
PEMBERIAN
RAHASIA KODE DERAJAT
KEWENANGAN
PENANDATANGANAN
 Penggunaan garis kewenangan;
 Garis kewenangan digunakan jika surat dinas
ditandatangani oleh pejabat yang mendapat
pelimpahan dari pejabat yang berwenang.
 Penandatanganan;
 Penandatanganan surat dinas yang menggunakan
garis kewenangan dapat dilaksanakan dengan
menggunakan empat cara.
 Atas Nama (a.n.)
 Untuk Beliau (u.b.)
 Pelaksana Tugas (Plt.)
 Pelaksana Harian (Plh.)
KEWENANGAN PENANDATANGANAN NASKAH DINAS
PENANDATANGANAN
PENANDATANGANAN OLEH PENANDATANGANA

PEJABAT PIMP TERTINGGI
N DAPAT
Naskah dinas antar DILIMPAHKAN
lembaga Naskah dinas yang tidak
yang bersifat bersifat
kebijakan/keputusan/arahan kebijakan/keputusan/arah
(TDK DPT an
KLASIFIKASI ARSIP
APAKAH
KLASIFIKA
SI ITU ?
Definisi
Klasifikasi adalah: Pola

pengaturan arsip secara
berjenjang dari hasil
pelaksanaan fungsi dan tugas
instansi menjadi beberapa
kategori unit informasi
kearsipan
(Perka ANRI No 19 tahun 2012)
CONTOH Klasifikasi fungsi
pengelolaan SUMBERDAYA
MANUSIA
SM. SUMBER DAYA MANUSIA
SM.01 Formasi
SM.02 Pengadaan Pegawai
SM.03 Pembinaan Pegawai
SM.03.01 Diklat/
kursus
SM.03.02 Penilaian Pegawai
SM.03.03 Disiplin Pegawai
SM.03.04 Penghargaan dan
Pemberian jasa
KP. KEPEGAWAIAN
KP. 01. Formasi
KP. 01.01. Inventarisasi Jabatan/Peta
Jabatan
KP. 01.02. Evaluasi
Jabatan KP. 01.03. Usulan
Formasi
KP.02.Penerimaan/Pengadaan Pegawai
KP.02.01. Umum
KP.03. Pengangkatan Pegawai
KP.03.01. Pengangkatan CPNS
KP.03.02. Pengangkatan
22
KLASIFIKASI ARSIP
PEMERINTAH DAERAH
Klasifikasi Arsip Pemerintah Daerah disusun secara
berjenjang dengan mempergunakan prinsip perkembangan
dari umum ke khusus
Pola dasar :
 Perincian pertama
 Perincian kedua
 Perincian ketiga
 Kode angka 100 – 600 kode tugas-fungsi

substantif
 Kode angka 000, 700,800, 900 kode fungsi
fasilitatif
KLASIFIKASI ARSIP
PEMERINTAH DAERAH
PERINCIAN PERTAMA
000 UMUM
100 PEMERINTAHAN
200 POLITIK
300 KEAMANAN DAN KETERTIBAN
400 KESEJAHTERAAN
500 PEREKONOMIAN
600 PEKERJAAN UMUM DAN
KETENAGAAN
700 PENGAWASAN
800 KEPEGAWAIAN
900 KEUANGAN
KLASIFIKASI ARSIP
PEMERINTAH DAERAH
PERINCIAN KEDUA
000 UMUM
010 Urusan Dalam
020 Peralatan
030 Kekayaan Daerah
040 Perpustakaan / Dok / Kears /
Sandi 050 Perencanaan
060 Organisasi /
Ketatalaksanaan 070 Penelitian
080 Konperensi
090 Perjalanan Dinas
KLASIFIKASI ARSIP
PEMERINTAH DAERAH
PERINCIAN KETIGA
000
UMUM
001 Lambang
002 Tanda Kehormatan / Penghargaan
003 Hari Raya /Besar
004 Ucapan
005 Undangan
006 Tanda Jabatan
007 -
008 -
009 -
JENJANG MASALAH
FOLDER
Berkas/surat
TERTIE
R
Sub-sub
masalah
SEKUNDER
Sub-masalah
PRIMER
Pokok masalah
KP.07.0
1 TAHUN
2011
KP.07.01
KP.07
PERAWATAN
KESRA
KESEHATAN
KP
KEPEGAWAIA
N
853
a.n. Ariwibowo, Gunawan
853
CUTI SAKIT
850 - CUTI
800 - KEPEGAWAIAN
PL.03.01
Renovasi Gd. Kantor
Tahun 2012
PL.03.01
GEDUNG KANTOR
PL.03 PEMELIHARAAN
PL PERLENGKAPAN
MANFAAT
KLASIFIKASI
MEMUDAHK
A N MEMUDAHKA MENYATUKA SEBAGAI
N ARSIP DASAR
PENEMUAN N SESUAI
KEMBALI PEMBERKASA FUNGSI, PENYUSU
ARSIP YANG N, AKTIFITAS,
N AN JRA
DISIMPAN PENYIMPANA TRANSAKSI
(RETRIEVAL N ARSIP
)
Klasifikasi arsip dikelompokan
berdasarkan fungsi dan tugas
Fungsi
organisasi
Fungsi Fasilitatif (Fungsi

Fungsi substantif (Fungsi
pendukung), Spt:
pokok, sesuai dengan
Keuangan,Kepeg, Hukum,
Tugas pokok Organisasi)
Tata Usaha,dsb)
KLASIFIKASI
KEAMANAN
DAN AKSES
“ARSIP APA, HAK AKSES SIAPA”
APA KLASIFIKASI AKSES ARSIP
DINAMIS?
adalah pengkategorian
pengaturan ketersediaan arsip
dinamis sebagai hasil dari
kewenangan hukum dan
otoritas legal pencipta arsip
untuk mempermudah
pemanfaatan arsip;
Kegunaan
 Melindungi instansi dari tuntutan

“kebebasan akses”
 Memberikan akses arsip kepada yang
berhak
 Melindungi arsip tertentu dari akses
publik
 Memenuhi ketentuan keterbukaan
Informasi
DAFTAR KLASIFIKASI KEAMANAN DAN AKSES ARSIP DINAMIS
Contoh DAFTAR KLASIFIKASI KEAMANAN DAN

AKSES ARSIP DINAMIS
NO Kode Jenis arsip Klasifikasi Hak akses Dasar Unit
klasifikas keamanan pertimbangan Pengolah
HK.HUKUM
1 HK.01 Produk Hukum Terbuka Publik Tidak Biro Hukum
Ekstern Berdampak
….
2 HK.02 Produk Hukum Terbuka Publik Tidak Biro Hukum
intern Berdampak
….. Berdampak
3 dsb
4
CONTOH KLASIFIKASI DAN KEAMANAN AKSES ARSIP
KP KEPEGAWAIAN
NO Kode Jenis arsip Klasifikasi Kategor Tkt Hak Dasar Unit
klasifik keamanan i Arsip Akses akses pertim Peng
asI Publik bangan olah
I. PENGADAAN PEGAWAI (KP.01)
PENYU SU NAN FORM ASI
1 KP.01.01 Biasa Fasilitatif Terbuka Eselon IV Tidak Biro

a. U sulan dari Unit Kerja
b.Usulan Permintaan Formasi kepada

MenPAN dan RB dan Kepala BKN memiliki Perenca
dampak naan,
c. Persetujuan Menpan dan RB
yang Kepega
d. Penetapan Formasi PNS
menggang waian
e. Penetapan Formasi Khusus
u kinerja dan
Hukum
2 KP.01.02 PENERIMAAN PEGAWAI Biasa Fasilitatif Terbuka Eselon IV Tidak Biro
a. Pengumuman memiliki Perenca
b. Seleksi Administrasi dampak naan,
c. Pemanggilan Peserta Test yang Kepega
d. Pelaksanaan Ujian Tertulis menggang waian
e. Keputusan Hasil Ujian u kinerja dan
f. Wawancara Hukum
g. Penetapan Pengumuman Kelulusan
h. Berkas Lamaran yang Tidak Diterima
3 KP.01.03 PENGANGKATAN CPNS DAN PNS Biasa Fasilitatif Terbuka Eselon IV Tidak Biro
a. Nota Usul dan Kelengkapan Penetapan memiliki Perenca
NIP dampak naan,
b. Usulan pengangkatan CPNS/PNS yang Kepega
c. SK Pengangkatan CPNS dan PNS Kolektif menggang waian
d. SK Pengangkatan CPNS dan PNS u kinerja dan
Perorangan Hukum
4 KP.01.04 PENERIMAAN DAN PENUGASAN NON PNS Biasa Fasilitatif Terbuka Eselon IV Tidak Biro
a. Pengumuman memiliki Perenca
b. Tes Penerimaan Non PNS dampak naan,
JADWAL RETENSI
ARSIP(JRA)
SEBAGAI PEDOMAN PENYUSUTAN ARSIP
Definisi
 Jadwal Retensi Arsip (JRA) adalah daftar yang sekurang-kurangnya

memuat
Jenis/seri arsip,
 Jangka waktu simpan /retensi: aktif,
inaktif
 Penentuan nasib akhir arsip ( Musnah,
Permanen) yang digunakan sebagai
pedoman penyusutan arsip.
FORMAT JRA
NO JENIS ARSIP RETENSI/ JANGKA WAKTU KETERANGAN

PENYIMPANAN
AKTIF INAKTIF
Siapa yang wajib memiliki
JRA
 Pencipta arsip adalah pihak yang mempunyai
kemandirian dan otoritas dalam pelaksanaan
fungsi, tugas, dan tanggungjawab dibidang
pengelolaan arsip dinamis
 Lembaga negara,pemerintahan
daerah,perguruan tinggi negeri ,serta BUMN
dan/atau BUMD wajib memiliki JRA(UU No 43
2009, psl:48; PP No 28 th 2012 psl 53ayat 1)
JRA KEUANGAN
NO JENIS ARSIP RETENSI KETERANGAN
AKTIF INAKTIF
1. Penyampaian RAPBN 2 tahun setelah tahun 3 tahun Permanen
kepada DPR anggaran berakhir
a. Nota Keuangan
Pemerintah
dan
Rancangan UU
RAPBN:
- Nota
Keuangan
- Materi
RAPBN 2 tahun selelah tahun 3 tahun Musnah
anggaran berakhir
b. Pembahasan
RAPBN oleh
DPR
JRA KEPEGAWAIAN PNS
DAN PEJABAT NEGARA
AKTIF INAKTIF
1. Berkas Perseorangan PNS 1 tahun setelah 2 tahun Musnah, kecuali
Pejabat Eselon II, dan
Berhenti/ pensiun setelah hak pejabat lain yang secara
dan individual ditentukan
instansi, dan PNS yang
kewajiban berjasa/terlibat peristiwa
habis berskala nasional.
2. Berkas Perseorangan 1 tahun setelah 2 tahun Permanen

Pejabat Negara Berhenti/ pensiun setelah hak
dan
kewajiban
habis
JRA FASILITATIF NON KEUANGAN
DAN KEPEGAWAIAN
AKTIF INAKTIF
1. Usulan Program, 1 tahun 3 tahun Musnah
kegiatan dan anggaran
2. UU tentang APBN 2 tahun setelah 3 tahun Permanen

peraturan baru
diterbitkan
3. Kerjasama antar lembaga Selama kerjasama 5 tahun Permanen

berlangsung
Kasus-kasus hukum Setelah memiliki

4. keputusan hukum 2 tahun Dinilai kembali
tetap
PENGELOLAAN ARSIP
DINAMIS
PENGELOLAAN ARSIP
DINAMIS
Pasal 31 PP No. 28 Tahun 2012
PENCIPTAA PENGGUNAAN PEMELIHARA

N ARSIP ARSIP PENYUSUTA
AN ARSIP
PASAL 32-36 DINAMIS N ARSIP
Pasal 40-51 PP
PP 28/2012 Pasal 37-39 Pasal 52-89
PP 28/2012 28/2012 PP 28/2012
PEMBUATAN
ARSIP PIMPINAN UP PEMELIHARAAN
PASAL 33 PP BERTANGGUNGJA ARSIP AKTIF
28/2012 W AB ATAS TANGGUNG JAWAB
PIMPINAN UP
KETERSEDIAAN
PENGOLAHAN,
PENERIMAAN
PENYAJIAN ARSIP PEMELIHARAAN
ARSIP
VITAL DAN ARSIP ARSIP INAKTIF
PASAL 34 PP TANGGUNG JAWAB
AKTIF
28/2012 PIMPINAN UK DILAKUKAN
OLEH PENCIPTA
BERTANGGUNGJAWAB ATAS ARSIP
KETERSEDIAAN PENGOLAHAN, BERDASARKAN
PENYAJIAN ARSIP INAKTIF UNTUK JRA
KEPENTINGAN PENGGUNAAN INTERNAL
DAN PUBLIK
1. PENCIPTAAN Dilaksanakan dengan baik
ARSIP dan benar untuk
rekaman
menjamin kegiatan
dan sebagaiman
PEMBUATA PENERIMAA peristiwa a
N ARSIP N menghasilkan
adanya arsip
sehingga
ARSIP autentik , utuh, terpercaya
yang
sesuai peraturan perundang-
undangan
 Berdasarkan TND, KA,
KKA
 Harus dijaga • Didistribusikan kpd
autentisitasnya pihak yang berhak
berdasarkan TND
(cepat, tepat waktu,
 UP
bertanggungjawab lengkap serta
atas autentisitas arsip aman)
yang diciptakan Registrasi Pengendalian --- > penerimaan
PENCIPTAAN
ARSIP
1. Meliputi kegiatan: Pembuatan Arsip dan Penerimaan
Arsip;
2. Dilaksanakan berdasarkan: Tata Naskah Dinas, Klasifikasi
Arsip, serta Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip;
 Ditetapkan oleh Pimpinan Pencipta Arsip
berdasarkan pedoman yang
ditetapkan oleh Kepala ANRI, meliputi:
1) Perka ANRI Nomor 2/2014 tentang Pedoman Tata
Naskah Dinas;
2) Perka ANRI Nomor 19/2012 tentang
Pedoman Penyusunan Klasifikasi Arsip;
3) Perka ANRI Nomor 17/2011 tentang Pedoman
Pembuatan Sistem Klasifikasi Keamanan dan
Akses Arsip Dinamis;
Pasal 40 ayat 4
Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009,
Agar pengelolaan arsip dinamis efisien dan efektif,

PENCIPTA ARSIP harus menyusun pedoman
 Tata naskah dinas;
 Klasifikasi arsip;
 Jadwal Retensi Arsip;
 Sistem klasifikasi keamanan dan akses
arsip.
Pasal 33
Peraturan Pemerintah RI Nomor
28/2012,
1.1. PEMBUATAN
ARSIP
 Pembuatan arsip harus

diREGISTRASI;
 Sesudah diregistrasi diapakan???
1. Didistribusikan kepada pihak yang
berhak secara: CEPAT, TEPAT, LENGKAP
dan AMAN;
2. Diikuti tindakan PENGENDALIAN
Contoh Format: Daftar Registrasi Arsip (Surat Keluar) di Unit Kearsipan
No Tanggal Nomor Sifat Isi ringkas Dari Kepada Ket

Penerimaan dan Surat
Surat Tanggal
surat
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)
Contoh Format: Daftar Registrasi Arsip (Surat Keluar)

di Unit pengolah/unit kerja
No Tanggal Nomor Sifat Isi ringkas Kepada Ket
Surat Tanggal
surat
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)
Pasal 34
Peraturan Pemerintah RI Nomor
28/2012,
1.2. PENERIMAAN
ARSIP
Penerimaan arsip dianggap setela

sah diterima oleh pihak yang berhak;h
Diregistrasi oleh pihak penerima
Didistribusikan kepada Unit Pengolah diikuti

dengan tindakan pengendalian.
Contoh Format: Daftar Registrasi Arsip (Surat Masuk) di Unit
Kearsipan
No Tanggal Nomor Sifat Isi Dari Kepada Pengolah Ket
Penerimaan dan Surat ringkas
Surat Tanggal
surat
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9)
Contoh Format: Daftar Registrasi Arsip (Surat Masuk) di

Unit pengolah/unit kerja/Unit Kerja
No Tanggal Nomor Sifat Isi ringkas Dari Kepada Ket
Surat Tanggal
surat
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)
 ketersediaan
autentisitas
dan arsip dinamis
menjadi tanggung
awab pencipta arsip
 dilaksanakan
2. PENGGUNAAN ARSIP berdasarkan Klasifikasi
Keamanan dan Akses
Arsip
 dalam rangka
ketersediaan arsip
untuk kepentingan
akses, arsip
dinamis dapat
dilakukan
alih media
PENGGUNAAN
ARSIP
1. Diperuntukkan bagi kepentingan: Pemerintahan dan
Masyarakat;
2. Pimpinan Unit Pengolah bertanggung jawab terhadap :
KETERSEDIAAN, PENGOLAHAN, PENYAJIAN ARSIP VITAL
dan ARSIP AKTIF;
3. Pimpinan Unit Kearsipan bertanggung jawab
terhadap : KETERSEDIAAN, PENGOLAHAN,
PENYAJIAN ARSIP INAKTIF untuk kepentingan
penggunaan internal dan kepentingan publik;
4. Penggunaan arsip dilaksanakan berdasarkan Sistem
Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip.
PENGGUNA YANG BERHAK
 Yang dimaksud dengan “pengguna yang

berhak” adalah setiap orang atau badan
hukum yang memiliki akses terhadap arsip
yang didalamnya terkandung informasi
publik yang tidak dikecualikan
sebagaimana dimaksud dalam undang-
undang yang mengatur tentang
keterbukaan informasi publik.
 Akses arsip adalah ketersediaan arsip

sebagai hasil dari kewenangan hukum dan
otorisasi legal serta keberadaan sarana
bantu untuk mempermudah penemuan
dan pemanfaatan arsip.
SISTEM KLASIFIKASI
KEAMANAN DAN AKSES
ARSIP
Sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip

merupakan aturan pembatasan hak akses
terhadap fisik arsip dan informasinya sebagai
dasar untuk menentukan keterbukaan dan
kerahasiaan arsip dalam rangka melindungi
hak dan kewajiban pencipta arsip dan
pengguna dalam pelayanan arsip.
Klasifikasi keamanan dan akses arsip
ditentukan berdasarkan sifat arsip yang
dapat di akses terdiri atas:
a. arsip yang bersifat terbuka; dan
b. arsip yang bersifat tertutup.
LAYANAN PENGGUNAAN
ARSIP AKTIF
1. Pe rm i nt a an peminjaman;
2. P e n c a t a t a n dalam lembar
peminjaman;
3. Pe n c a r i a n d a n pe ne m ua n kembali;
4. Pemberian arsip k e p a d a pengguna.
LAYANAN PENGGUNAAN ARSIP AKTIF
P ROSEDUR P E M I N J A M A N AR SI P yang meliputi :
1. Ba t a s peminjaman arsip. Apabila p a d a b a t a s w a k t u yang te l a h

d i t e n t u k a n belum mengembalikan arsip maka p e t u g a s wajib
mengecek ke pa d a peminjam. Ji ka t e r n y a t a arsip
masih diperlukan maka pengguna wajib memperpanjang
w a k t u peminjaman;
2. Pe rlu d i b u a t k a n formulir peminjaman sebagai

b a h a n buk t i peminjaman d a n pengembalian.
3. Disediakan o u t indikator, baik b e r u p a o u t guide ma u pun

out
sheet sebagai i nd i c a t or adanya berkas yang dipinjam;
4. Dilakukan p e n c a t a t a n peminjaman arsip u n t u k

me ngeta hui fre kue nsi peminjaman arsip t e r t e n t u ;
5. Ada nya pe m ba t a sa n pengguna arsip.

Pelayanan penggunaan arsip dinamis
Pelaksana : Arsiparis Mahir (di Unit pengolah/unit kerja)
Arsiparis Penyelia (Unit Kearsipan dan PPID)
KOMPONEN URAIAN
Hasil Kerja Laporan Pelayanan Arsip Dinamis

Batasan Kegiatan memberikan pelayanan penggunaan arsip dinamis
dan arsip vital dalam segala bentuk media , dengan cara
menyediakan fisik arsip/bahan kearsipan kepada pengguna
secara cepat dan tepat, baik itu yang dilakukan di unit
pengolah/unit kerja, unit kearsipan, ataupun PPID (Pejabat
Pengelola Informasi dan Dokumen)
Ketentuan (1) Pelayanan arsip dinamis sesuai klasifikasi keamanan dan
Teknis akses arsip;
(2) Optimalisasi pelayanan penggunaan arsip dinamis sampai
dengan proses
pengembalian dan penyimpanan arsip dinamis; dan
(3)Pelayanan arsip dinamis dilakukan di unit pengolah/unit
kerja untuk layanan arsip aktif, unit kearsipan untuk layanan
arsip inaktif, dan di PPID untuk informasi publik.
Contoh Format: Formulir/Buku Layanan Arsip Aktif di
Unit pengolah/unit kerja
Nama Unit pengolah/unit kerja : …..
Jenis Arsip Yang Nomor Berkas/ Nama Pengguna Tanggal Tanggal Keterangan Lain
No Dipinjam Nomor Isi Peminjama Pengembali
Berkas n an
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)
Contoh Format: Formulir/Buku Layanan Arsip In Aktif di Unit Kearsipan

No Jenis Arsip Nomor Nama dan Unit Maksud Tanggal Tanggal Ketera
Yang Dipinjam Berkas/ Kerja dan Peminjama Pengembali ngan
Nomor peminjam/ keperluan n an Lain
Isi pengguna
Berkas
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)
 Contoh Format: Formulir/Buku Layanan
Arsip Dinamis di PPID
No Jenis Arsip Nomor Nama dan Alamat Maksud dan Tanggal Tanggal Klasifikasi
Yang Berkas/ Pengguna Keperluan Peminjaman Pengembalia n Informasi
Dipinjam Nomor Isi (terbuka
Berkas atau
tertutup/
dikecuali
kan)
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)

3. PEMELIHARAAN ARSIP
Dilakukan untuk menjaga :
• Dilakukan melalui
kegiatan :
a. Pemberkasan arsip
aktif
Keautentikan
Keamanan b. Penataan arsip inaktif
Keutuhan
Keselamatan
c. Penyimpanan arsip
d. Alih media arsip
Arsip
:

 Arsip
Arsip Aktif • Umum
Inaktif Kategori • Terjaga
 Arsip Vital
• Arsip Terjaga : UU No
43/2009 pasal 34, 42,
43
Pemeliharaan Arsip
Penataan arsip inaktif

Pemberkasan arsip aktif dan Pemeliharaan
arsip inaktif
• dilakukan terhadap arsip yang dibuat dan • Penataan arsip inaktif dan
diterima Pemeliharaan arsip inaktif -
UK
• berdasarkan klasifikasi arsip
• Alih media arsip --- > Pasal 48, PP
tertatanya fisik arsip dan informasi arsip No.28 Tahun 2012
tersusunnya daftar arsip aktif : daftar “ dalam rangka pemeliharaan
berkas dan isi berkas arsip dinamis dapat dilakukan alih
UP menyampaikan daftar arsip aktif media”
kepada UK
paling lama 6 bulan setelah pelaksanaan
kegiatan (Ps.42 : 7)
DASAR HUKUM
PEMBERKASAN ARSIP
AKTIF
PP 28/2012: Pelaksanaan UU
Pasal 41 43/2009
(1) Pemeliharaan arsip aktif

menjadi tanggung jawab
pimpinan unit pengolah.
(2) Pemeliharaan arsip aktif
dilakukan melalui
kegiatan pemberkasan
dan penyimpanan arsip.
DASAR HUKUM
PEMBERKASAN ARSIP
AKTIF
Pasal 42
PP 28/2012: Pelaksanaan UU
43/2009
(1) Pemberkasan arsip aktif sebagaimana dimaksud dalam Pasal 40 ayat (3)
huruf a, dilakukan terhadap arsip yang dibuat dan diterima.
(2) Pemberkasan arsip aktif sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan
berdasarkan klasifikasi arsip.
(3) Pemberkasan arsip aktif menghasilkan tertatanya fisik dan informasi arsip
serta tersusunnya daftar arsip aktif.
(4)Daftar arsip aktif terdiri atas daftar berkas dan daftar isi berkas.
(5) Daftar berkas sekurang-kurangnya memuat: a. unit pengolah; b. nomor
berkas; c. kode klasifikasi; d. uraian informasi berkas; e. kurun waktu; f.
jumlah; dan g. keterangan.
(6) Daftar isi berkas sekurang-kurangnya memuat: a. nomor berkas; b. nomor
item arsip; c. kode klasifikasi; d. uraian informasi arsip; e. tanggal; f. jumlah;
dan g. keterangan. (7) Unit pengolah menyampaikan daftar arsip aktif
kepada unit kearsipan paling lama 6 (enam) bulan setelah pelaksanaan
kegiatan.
Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia
Nomor 9 Tahun 2018
Tentang Pedoman Pemeliharaan Arsip Dinamis
Pemberkasan adalah penempatan naskah ke dalam

suatu himpunan yang tersusu secara sistematis dan
logis sesuai n kegiatannya
dengan satu berkas konteks
menjadi karena sehingga
memiliki hubungan
informasi, kesamaan jenis atau kesamaan masalah dari
suatu unit kerja
Pasal 29 - 30
Peraturan Pemerintah RI Nomor 28/2012
 Pengelolaan arsip dinamis WAJIB dilakukan oleh pencipta arsip;
 SIAPA Pencipta Arsip ????

 Lembaga Negara, Pemerintah Daerah, Perguruan Tinggi
Negeri, BUMN dan/atau BUMD;
 Perusahaan dan Perguruan Tinggi Swasta yang
kegiatannya dibiayai dengan APBN, APBD dan /atau
Bantuan LN;
 Pihak Ketiga yang diberi pekerjaan berdasarkan perjanjian
kerja dengan LN, Pemda, PTN serta BUMN atau BUMD
sebagai pemberi kerja.
 SIAPA Pelaksananya ??? ARSIPARIS

Terhadap apa pemberkasaan dilakukan???
 Terhadap ARSIP AKTIF dan ARSIP VITAL
a. Arsip Aktif adalah :

1) arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan atau terus
menerus;
2) Informasi yang terekam berkaitan dengan kegiatan organisasi;
3) digunakan untuk mendukung kegiatan organisasi;
4) Disimpan dan dikelola oleh unit asal (unit pencipta arsip).
b. Arsip Vital adalah:

1) arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar
bagi kelangsungan operasional pencipta arsip,
2) tidak dapat diperbaharui, dan
3) tidak tergantikan apabila rusak atau hilang
Dimana dilakukan pemberkasaan ???
 Pemberkasan Arsip Aktif dilakukan Di UNIT PENGOLAH;

 Unit Pengolah adalah:
Satuan Kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas
dan tanggung jawab MENGOLAH SEMUA ARSIP yang
berkaitan dengan kegiatan penciptaan arsip di
lingkungannya.
 Unit Pengolah ?????

- Bagian Keuangan
- Bagian Kepegawaian
- Bagian Perlengkapan
- Bagian Kerjasama
- Bagian Tata Usaha dan Rumah Tangga
PERBEDAAN
ARSIP AKTIF ARSIP INAKTIF
1. Penyimpanan dilaksanakan 1. Dilaksanakana di UNIT

di tiap UNIT PENGOLAH KEARSIPAN pada
Kementerian dan Unit
Kearsipan pada Unit
2. Pemberkasan dilaksanakan Utama.
sesuai materi arsip 2. Prinsip penataan original
(alfabetis, numerik, subjek, order dan provenance
geografis)
3. Instrumen yang
digunakan : pola klasifikasi 3. Instrumen yang
dan indeks digunakan : daftar arsip
inaktif
4. Peralatan : folder,
sekat/guide, filing cabinet. 4. Peralatan : boks arsip,
SISTIM PEMBERKASAN
(FILING SYSTEM MODEL)
Subyek Alfabetis Numerik Geografi Kronologis

SISTEM PEMBERKASAN/ PENATAAN BERKAS
Jenis Sistem Pemberkasan

1.Sistem Abjad
2.Sistem Nomor
3.Sistem Abjad & Angka
4.Sistem Geografis
5.Sistem Subyek
6.Sistem Kronologis
SISTEM PEMBERKASAN
BERDASARKAN
ABJAD (ALPHABETIS)
SISTEM PEMBERKASAN ARSIP
BERDASARKAN ALPHABETIS
ADALAH PENYIMPANAN ARSIP AKTIF YANG DIDASARKAN

PADA URUTAN ABJAD, MULAI DARI A – Z DARI KATA
TANGKAP NAMA, BAIK NAMA ORANG MAUPUN NAMA
BADAN/ORGANISASI.
PENENTUAN
INDEKS
 Adalah kegiatan menentukan kata tangkap dari arsip
yang akan disimpan di dalam filing kabinet.
 Dapat berupa : nama orang, nama
badan/lembaga, nama tempat/wilayah yang akan
dipakai sebagai identitas penyimpanan arsip;
 Untuk nama orang :dapat berupa nama yang
sebenarnya atau mengikuti aturan
mengindeks
Contoh cara mengindeks :
1. Indeks untuk nama yang memiliki nama

marga - Damaris Butarbutar diindeks menjadi Butarbutar, Damaris
- Krihanta Singarimbun diindeks menjadi
Singarimbun, Krihant
- Rani Sahetapi diindeks menjadi Sahetapi, Rani a
- Rafi Mangindaan diindeks menjadi
Mangindaan, Rafi
2. Indeks untuk nama apabila tidak mempunyai

marga :- Muhammad Imam diindeks menjadi : Imam,
Muhammad
- A. Hadi Abubakar diindeks menjadi : Abubakar, A. Hadi
- Rifda Lutfianingtyas diindeks menjadi Lutfianingtyas, Is
Rifda ma
- Nadifa Isma Ningyas diindeks menjadi : Ningyas,
Nadifa
- Suwarno diindeks menjadi : Suwarno
3. Indeks untuk nama orang yang majemuk :

- Hasan Husin diindeks menjadi :Hasan Husin
- Amir Hamzah diindeks menjadi : Amir
Hamzah
4. Indeks untuk nama orang yang mempunyai
gelar : - Prof.Dr. Mr. Mohammad Bakri diindeks menjadi Bakri , Mohammad (Prof. Dr.
- Ny. S. Muhammad Bakri diindeks menjadi : Bakri, S. MuMr)
hammad (Ny)
- Raden Mas Subagio Muljono diindeks menjadi : Muljono, Subagio (Raden
Mas)
5. Indeks untuk nama orangcina :

- LiemSwie King diindeks menjadi : Liem, Swie
King
- Tan GuanPo diindeks menjadi : Tan, Guan Po
- Robert Liem diindeks menjadi : Liem, Robert
(Robert adalah nama baptis)
6. Nama orang asing diindeks berdasarkan nama keluarga:

- Maria van Basten diindeks menjadi Van Basten,
Maria
- Albert van Beethoven diindeks menjadi : Van Beethoven,
Albert
7. Indeks untuk nama organisasi yang menggunakan nama :

- PerkumpulanSepak Bola Jayakarta diindeks menjadi : Jayakarta ,(Perkumpulan Sepak Bola)
- Wisma Sejahtera Kartika diindeks menjadi : Kartika, (Wisma Sejahtera)
8. Badan menggunakan nama orang :

Rumah Sakit Dr. Cipto Mangunkusumo menjadi: Mangunkusumo, Cipto
(Dr) Rmh Sakit
- Rumah Sakit Fatmawati menjadi : Fatmawati, rumah Sakit
9. Organisasi yang menggunakan bahasa asing yang

umum :
- Bakri Corporation menjadi : Bakri Corporation
10. Badan/organisasi yang sudah biasa dikenal :

- PT Bank Mandiri menjadi : Bank Mandiri (PT)
11. Badan/organisasi yang disingkat dan berlaku resmi :

- Arsip Nasional Republik Indonesia menjadi : ANRI
- Lembaga Administrasi Negara menjadi LAN
- Sekretariat Negara menjadi Setneg
12. Nama Tempat atau wilayah diindeks sesuai nama

aslinya :
- Jakarta
TebSelatan
et Baratme
mennjajaddii::Jakarta
Tebet Barat
Selatan
- Pasar Minggu menjadi : Pasar Minggu
- Cilandak menjadi : Cilandak
 3. Pemberian
Kode
 Dapat dilakukan dengan memberikan kodewarna pada label untuk membedakan berkas
yang satu dengan yang
lainnya.
 4. Tunjuk Silang : LEMBARAN
TUNJUK
SILANG
Nama orang/organisasi : INUL
Identitas DARATISTA
:
L I HA T
Nama :
/indeks NUROHIMAH
NUROHIMAH
LIHAT :
INUL
DARATISTA
(TUNJUK SILANG
PERMANEN)
TUNJUK SILANG
INUL DARATISTA
LEMBARAN
I
NUROHIMA
Terjadi perubahan nama, H
maka salah satu menjadi
indeks yang lain
menjadi tunjuk silang
Formulir Tunjuk Silang

5. Penyortiran/pengelompokkan
Yaitu mengelompokkan arsip BERDASARKAN kesamaan abjad, apabila diberi kodewarna maka
dikelompokkan sesuai dengan kesamaan warnanya.
6. Pelabelan
Memberikan label pada tab guide atau folder
7. Penempatan arsip
yaitu kegiatan menempatkan arsip pada folder dan menatanyake dalam rak arsip/filing
kabinet
ASANTI
ARDILA
ABDULAH
(INDEKS : NAMA
ORANG)
BUDIMAN
BUDI
BENI
(INDEKS : NAMA
ORANG)
CINTIA
BUDI
ABDULAH
A-C
(INDEKS : NAMA
ORANG)
SISTEM PEMBERKASAN
BERDASARKAN NOMOR
(NUMERIK)
SISTEM
PEMBERKASAN
NUMERIK
CARA PENYIMPANAN ARSIP DINAMIS

AKTIF DENGAN MENGGUNAKAN
NOMOR ATAU ANGKA SEBAGAI KODE
DARI LOKASI, NAMA ORANG ATAU
IDENTITAS LAIN
DASAR PENATAAN NOMOR/NUMERIK 121
1. Penomoran berurut (consecutive numbering method) si

al
is
2. Penomoran tidak berurut (non consecutive numbering as
i
S
E
method) K
ea
rs
ip
an
SISTEM PEMBERKASAN
BERDASARKAN SUBYEK
(ALPHANUMERIK)
Bagaimana Pemberkasan dilaksanakan????
 Instrumen yang digunakan berupa: KLASIFIKASI

ARSIP.
 Kegunaannya:
a) Mengelompokkan arsip yang masalahnya
sama dalam satu berkas;
b) Mengatur penyimpanan arsip secara logis
dan sistematis (disusun scr berjenjang)
c) Sarana untuk pemberkasan dan
penemuan kembali arsip aktif;
KEGUNAAN KLASIFIKASI (lanjutan…..)
d) berfungsi untuk mengenali masalah yang

dikandung arsip;
e) Sebagai tanda pengenal urusan atau masalah

dalam bentuk angka, huruf atau keduanya.
f) disusun secara berjenjang dengan prinsip

perkembangan dari umum ke khusus. Terdiri dari
pokok masalah, sub masalah dan sub sub masalah.
CONTOH
KLASIFIKASI ARSIP di
ANRI
Kode klasifikasi di ANRI berupa gabungan antara HURUF dan
ANGKA :
• Subyek primer menggunakan abjad (huruf);
• Subyek sekunder dan subyek tersier menggunakan gabunganHuruf dan angka.
Contoh : KP. KEPEGAWAIAN Subyek Primer (pokok
masalah)
KP. 02. Penerimaan/Pengadaan
pegawai Subyek Sekunder (sub masalah)
KP.02.01. Umum Subyek tersier (sub
sub masalah)
KLASIFIKASI ARSIP
(Lanjutan….)
Conto
h:
HK. Subyek Primer
HUKUM (pokok
masalah)
HK. 01. Peraturan Perundang-undangan
Subyek sekunder (sub masalah)
HK. 02. Subyek sekunder (sub masala
Pidana h)
Subyek sekunder
HK. 03.
(sub
Perdata
masalah)
KODE/SKEMA KLASIFIKASI
(Lanjutan….)
Contoh
:
OT. ORGANISASI dan Subyek Primer
KETATALAKSANAAN (pokok
masalah)
OT.O2. Ketatalaksanaan Subyek sekunder (sub
masalah)
OT. 02.01. Penyusunan Prosedur Kerja Sub tersier
sub masalah) yek (sub
OT. O2.02. Pembakuan Standar Sarana
Kerja Subyek tersier (sub sub masalah)
KP. KEPEGAWAIAN
KP. 01. Formasi
KP. 01.01. Inventarisasi Jabatan/Peta
Jabatan
KP. 01.02. Evaluasi
Jabatan KP. 01.03. Usulan
Formasi
KP.02.Penerimaan/Pengadaan Pegawai
KP.02.01. Umum
KP.03. Pengangkatan Pegawai
KP.03.01. Pengangkatan CPNS
KP.03.02. Pengangkatan
22
Contoh
Berkas Penyelenggaraan Sertifikasi
 Surat Pemberitahuan Pelaksanaan

Sertifikasi;
 Jadwal Pelaksanaan;
 Pendaftaran Peserta;
 Seleksi Administrasi;
 Berkas Portofolio;
 Pemanggilan Peserta;
 Pelaksanaan Bintek;
 Pelaksanaan Ujian Tertulis;
 Sertifikat.
Contoh
Berkas Pengadaan Perlengkapan Kantor
 SK Panitia Lelang;
 Pengumuman Lelang;
 Penawaran Lelang;
 SK Pemenang Lelang;
 SPK Kontrak/Perjanjian;
 Berita Acara Serah Terima
Barang.
BAGAIMANA PROSEDUR PEMBERKASAN ????
1. Pemeriksaan/Inspecting
- tanda siap file
- kelengkapan
- kondisi fisik
Surat-surat yang akan di berkas kan (atau disimpan dalam filling
cabinet) sudah mendapat Disposisi Simpan
Jika ada surat2 yang terkait digabungkan menjadi satu berkas,
lalu
beri klip. Setiap berkas beri nomor urut
2. Penentuan indeks
Indeks/kata tangkap dapat berupa :
subyek, lokasi, nama orang, nama
organisasi, tahun, atau identitas lainnya.
Ketentuan mengindeks :
- singkat, jelas, mudah diingat
- berorientasi pada kebutuhan
pemakai
- harus dapat dikelompokkan dalam
pola klasifikasi
PROSEDUR PEMBERKASAN
(lanjutan)
3. Penentuan kode, berupa penggabungan
antara huruf dan angka (lihat skema
klasifikasi);
 pokok masalah, sub masalah dan sub sub

masalah diberi kode sesuai pola
klasifikasi;
 Tuliskan pada sekat I untuk Pokok masalah,

Sekat II untuk Sub Masalah, dan sekat III
untuk Sub sub masalah.
Jika indeksnya berupa :
Angka  angka urut, tanggal, tahun
KP. Kepegawaian.........Primer
KP.00. Analisa Kebutuhan......Sekunder
indeks : 2018, 2019, 2020

dst
KP. 00
202
0
KP. 00
2019
KP. 00
2018
KP. 00
ANALISA
KEBUTUHAN
KP.
KEPEGAWAIA
N
(INDEKS : ANGKA – TAHUN)

 Jika Indeks
berupa : Nama
Organisasi
KP. Kepegawaian.........Primer
KP. 03. Mutasi.......Sekunder
KP.03.05. Tenaga Perbantuan ......Tersier
indeks: BIG, LAN, LIPI, KEMENDAGRI,

dst
KP. 03.05
LIPI
KP. 03.05
LAN
KP. 03.05
BIG
KP. 03.05
TENAGA
PERBANTUAN
KP. 03
MUTAS
I
K
P
.
K
E
P
(INDEKS
E : NAMA
G
ORGANISASI)
o Jika indeksnya berupa :
Nama wilayah/geografi
KP.
Kepegawaian.........Prim
er
KP. 02.
Indeks: Bandung, Jakarta,
Pengangkatan.......S
Semarang
ekunder
KP. 02
SEMARANG
KP. 02
JAKART
A
KP. 02
BANDUNG
KP. 02
PENGANGKATA
N
KP.
KEPEGAWAIA
N
(INDEKS : wilayah/geografi
o Jika indeksnya berupa :
Masalah/Subyek
KP.
Kepegawaian.......Prim
er
KP.06. Kesejahteraan .......Sekunder
KP. 06.01. Cuti......Tersier
Indeks: Besar, Bersalin, CLTN
KP. 06.01
DILUAR
TANGGUNGAN
NEGARA
KP. 06.01
BERSALIN
KP. 06.01
BESAR
KP. 06.01
CUTI
KP. 06
KESEJAHTERAAN
KP.
KEPEGAWAIA
N
(INDEKS : MASALAH)
o Indeks berupa : Nama Orang
KP. Kepegawaian ...... Primer

KP. 06.
Kesejahteraan......Sekunder
KP. 06.01. Cuti........Tersier
Aminah, Chatarina, Dewiyani.....indeks
KP. 06.01
HAMIL - DEWIYANI
KP. 06.01
HAMIL - CHATARINA
KP. 06.01
HAMIL - AMINAH
KP. 06.01
CUTI
KP. 06
KESEJAHTERAAN
KP.
KEPEGAWAIAN
(INDEKS : NAMA
ORANG)
4. Pembuatan Tunjuk silang
Jenis:
1. Lembaran
Digunakan untuk menggantikan arsip
yang disimpan di tempat lain.
2. Guide/ Folder
Digunakan untuk menghubungan antara
berkas yang satu dengan berkas lainnya karna
saling berhubungan atau saling melengkapi.
• JIKA SATU SURAT MEMPUNYAI 2
(DUA) MASALAH ATAU LEBIH
• JIKA PERUBAHAN NAMA,

ORANG, TEMPAT
ADA ATAU ORGANISASI
BAIK
• JIKA SURAT MEMPUNYAI LAMPIRAN

YANG BUKAN MERUPAKAN SURAT
SEPERTI , FOTO, BUKU, DLL.
CONTOH
FORMULIR TUNJUK
SILANG
Indeks : Kode: HM.03.01. Tanggal : 20 Mei
Kunjungan Dinas 2020 No :
HM/V/2020
Lihat : folder RT.01.01
Indeks : Kode : Tanggal : 20 Mei

Konsumsi rapat RT.01.01. 2020 No : RT/
Ruang rapat/ V/2020
konsumsi
TUNJUK SILANG HM.
LEMBARAN Kunjunga
03.01
Dina
n
A s
RT.
Satu surat memiliki dua atau
lebih permasalahan, maka salah Ruang rapat/
01.01
satu menjadi indeks yang lain
Konsumsi
menjadi tunjuk silang
Formulir Tunjuk Silang

PROSEDUR PEMBERKASAN
(lanjutan)
5. Penyortiran, yaitu mengelompokkan berkas

berdasrkan pokok masalah, sub masalah, dan
sub sub masalah sesuai dengan rinciannya.
6. Pembuatan label (labeling)
7. Penempatan dalam
folder dan Penyimpanan
pada filing cabinet.
Proses Penataan
Berkas/ Arsip
Aktif
Klasifikasi
Proses
Kode
Indeks
Folder disimpan Simpan surat dalam

di filing cabinet folder dalam
berdasarkan bentuk berkas (file)
urutan
klasifikasi arsip
Pengurusan Surat menjadi Arsip
Cap penerimaan di
belakang surat
MASUK
Pengarahan: Kualitas informasi,
DIBUKA pengolah dan keterkaitan dengan
arsip lain.
(Kecuali
KELUAR surat
rahasia dan
DISTRIBUSI ke UNIT KERJA
pribadi)
CATA
T
PROSES
Surat simpan
Keluar Pusat
berkas
Pemberkasan
Disposisi Simpan/ file
Digabungkan dengan surat lain yang terkait
LD (jika ada)
masuk
OT.00.01
STRUKTUR
folder
KLASIFIKASI ARSIP
PL.03.02 Pengadaan Perlengkapan Kantor
indeks
Pengadaan
ditempel
Perlengkapan Kantor
Kode
Folder
PL.03.02
8. Pembuatan daftar
berkas dan daftar isi
berkas.
DAFTAR ARSIP AKTIF
DAFTAR BERKAS DAFTAR ISI BERKAS

DAFTAR
BERKAS
UNIT NOMOR KODE URAIAN KURUN JUMLAH KET
PENGOLAH KLASIFIKASI INFORMASI
BERKAS BERKAS WAKT
U
DAFTAR ISI BERKAS

NO. NO. ITEM KODE URAIAN TGL JUMLAH
BERKAS ARSIP KLASIFIKASI INFORMASI KET
BERKAS
Pasal 42 ayat 5, PP 28 Tahun 2012 ttg Pelaksanaan

UU No 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
CONTOH : DAFTAR ARSIP AKTIF TAHUN …..
DAFTAR BERKAS ARSIP AKTIF
Kementerian Kesehatan
Satuan Kerja:
Nama Pimpinan Central File
Jabatan Pimpinan Central File
NO KODE IND KURUNWAKTU TINGKAT JML SIFAT ARSIP LOKASI KETERANGAN

BER KLASI EKS PERKEMB ITEM
KAS FIKASI BER ANGAN SURAT
ARSIP KAS (Asli, tembusan, No filing Cabinet No Laci Jumlah Folder B Terbatas Rahasia San
salinan, i gat
pertinggal, a raha
copy) sia
s
Catatan:
Belum ada uraian informasi berkas
CONTOH DAFTAR BERKAS
UNIT PENGOLAH : BAGIAN
PERLENGKAPAN
NO KODE URAIAN KURU JUMLAH KET

BERKA KLASIFIK INFORMASI N
S ASI BERKAS WAKT
dan INDEKS U (5) (6)
(1) (2) (3)
(4)
1 PL.03.02 Berkas Pengadaan 2020 2 folder lengkap
Perlengkapan
Pengadaan
Kantor : Meja kerja
Perlengkap
an Kantor
DAFTAR ISI BERKAS
UNIT PENGOLAH : Bagian
Perlengkapan
NO KODE NO URAIAN INFORMASI ARSIP TANGGAL JUMLAH KET
BERKAS
KLASIFIKASI ITEM
(1) DAN ARSIP (4)
INDEKS (3) (5) (6) (7)
(2)
1. PL.03.02 1. SK Panitia Lelang 28 Jan.2020 1 lembar
Pengadaan 2. 30 Jan 2020 1 lembar
Pengumuman Lelang
Perleng
kapan 3. Penawaran Lelang 26 Feb 2020 1 lembar
Kantor
10 Maret
4. SK Pemenang Lelang 2020 2 lembar
20 Maret
5. SPK Kontrak/Perjanjian 2020 4 lembar
24 April
6.. Berita Acara Serah Terima 2020 4 lembar
Barang beserta lampiran
LAYANAN PEMINJAMAN
ARSIP AKTIF
LAYANAN ARSIP 168
OUT INDIKATOR
PERMINTAAN
(lisan, telepon,
tertulis) O
PENCARIAN
U
1. Langsung ke arsip T
2. Melalui daftar
PENGENDALIAN
1. Masa peminjaman
2. Lokasi, pengguna
PENCATATA
N
PENEMPATAN KEMBALI
PENGANTARAN
1.Out indikator diambil /
2.Arsip ditempatkan PENGAMBILAN
BUKU PEMINJAMAN ARSIP
NAMA PARAF / PARAF /

NO. KODE ISI RINGKAS JUMLAH PEMINJAM DAN TGL PINJAM TGL
KLASIFIKASI UNIT KERJA KEMBALI
Sarana Peminjaman Arsip
Aktif
A. Out Indicator : sebagai alat untuk mengganti
arsip yang dipinjam
 Out Guide/Out Folder untuk mengganti
arsip yg dipinjam satu folder
Out Sheet : mengganti arsip yang diambil/
dipinjam,
diletakkan di dalam folder dimana arsip itu
diambil
B. Buku Peminjaman Arsip/ Formulir
OUT GUIDE
No Indeks Peminjam Paraf No Indeks Peminja Paraf
O U T S HE E T
No Indeks Peminjam Paraf No Indeks Peminjam Paraf

Contoh Format: Formulir/Buku Layanan Arsip Aktif di Unit pengolah/unit kerja
Jenis Arsip Yang Nomor Berkas/ Nama Pengguna Tanggal Tanggal Keterang
No Dipinjam Nomor Isi Berkas Peminjama Pengembalia n an Lain
n
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)
Contoh Format: Formulir/Buku Layanan Arsip In Aktif di Unit Kearsipan
No Jenis Arsip Yang Nomor Nama dan Unit Maksud dan Tanggal Tanggal Keterangan
Dipinjam Berkas/ Kerja peminjam/ keperluan Peminjaman Pengembali Lain
Nomor Isi pengguna an
Berkas
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)
Contoh Format: Formulir/Buku Layanan Arsip Dinamis di PPID
No Jenis Nomor Berkas/ Nama dan Maksud Tanggal Tanggal Klasifikasi

Arsip Nomor Isi Alamat dan Peminjaman Pengembalian Informasi
Yang Berkas Pengguna Keperluan (terbuka atau
Dipinjam tertutup/dikec
ualikan)
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)

PENYIMPANA
N ARSIP
AKTI INAKT STATI
F IF S
• CENTRA • RECORD • DEP
L FILE S O
CENTRE
ARSIP
AKTIF
Penataan dan Penyimpanan
Arsip Inaktif
 Penataan dan penyimpanan Arsip Inaktif dilakukan
berdasarkan prinsip asal-usul (principle of provenance)
dan prinsip aturan asli (principle of original order).
 Penataan dan penyimpanan Arsip Inaktif sebagaimana

dimaksud pada ayat (1) dilakukan untuk menjaga Arsip
dapat melekat pada konteks Penciptaannya, tetap
terkelola dalam satu Pencipta Arsip (provenance), dan
tidak dicampur dengan Arsip yang berasal dari Pencipta
Arsip lain.
Penataan dan penyimpanan arsip inaktif
Kegiatan pengaturan fisik arsip inaktif dalam rangka penyusutan, saat
persiapan di unit pengolah/unit kerja dan/atau unit kearsipan, ke dalam
suatu tempat/ruang sesuai prinsip penataan aturan asli dan/atau asal usul
sehingga arsip inaktif di unit kearsipan dapat terkelola dengan baik, efektif
dan efisien
(1) Penataan dan penyimpanan arsip inaktif sesuai prinsip aturan asli (untuk
arsip teratur) dan asal usul (untuk arsip tidak teratur);
(2) Penataan dan penyimpanan arsip untuk arsip teratur diberlakukan
terhadap arsip yang masih dapat dikenali pencipta arsipnya sehingga
pengaturannya berdasarkan klasifikasi arsip yang berlaku; dan
(3) Penataan dan penyimpanan arsip untuk arsip tidak teratur
diberlakukan terhadap arsip yang sudah tidak dapat dikenali pencipta
arsipnya sehingga perlu dilakukan pembenahan yang pengaturannya
sesuai penyusunan skema klasifikasi arsip.
Penataan dan
Penyimpanan Arsip Inaktif
 Penataan Arsip Inaktif dilaksanakan melalui
kegiatan:
 a. pengaturan fisik Arsip;
 b. pengolahan informasi Arsip; dan
 c. penyusunan daftar Arsip Inaktif.
PENGELOLAAN
PEMINDAHAN ARSIP
ARSIP INAKTIF
INAKTIF
adalah pengelolaan arsip inaktif
di pusat arsip dengan
menggunakan sistem pengelolaan Pusat Arsip (Records Center)
yang tepat untuk mencapai adalah tempat dan fasilitas yang
tujuan dan memenuhi prinsip didesain khusus untuk menyimpan
pengelolaan arsip arsip inaktif
MURAH ACCESCIBL
E
biaya operasional kecil memberi dapat ditemukan kembali
manfaat yang besar bagi jika dibutuhkan secara
organisasi cepat dan tepat
Fisik dan TERJAMIN

informasinya KEAMANA
N
PENATAAN
ARSIP
INAKTIF
PENATAAN + PENYIMPANAN ARSIP
(DILAKUKAN OLEH UNIT
KEARSIPAN)
a. Penerimaan dan verifikasi
 Melakukan verifikasi apakah
arsip telah
inaktif;
 Memcocokkan antara daftar
dengan arsip
yang
dipindah;
 Meneliti kelengkapan arsip;
PENATAAN
ARSIP
INAKTIF
b. Penataan arsip dalam boks
 Memberikan nomor definitif terhadap daftar arsip dan
fisik arsip hasil pemindahan dari unit pengolah;
 Memasukkan berkas arsip ke dalam boks sesuai urutan
nomor definitif;
 Mengisi boks tidak boleh terlalu penuh
 Susunan di dalam boks secara kronologis (no kecil
berada
di urutan belakang).
c. Penataan boks arsip ke rak penyimpanan;
d. Pembuatan Label pada boks arsip;
e. Pembuatan daftar arsip inaktif

 Pembuatan daftar arsip inaktif disusun secara kronologis
perkelompok berkas;
Contoh Format: Daftar Arsip Inaktif (Di Record Center)
Nama Unit pengolah/unit kerja : …………………………
No Nomor Kode Uraian informasi Kurun Jumlah Keterangan

Arsip/Berkas Klasifikasi Arsip waktu Nomor
Boks
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)

Contoh Format: Daftar Arsip Inaktif Yang Dipindahkan
No Kode Nomor Uraian informasi Arsip Kurun Jumlah Tingkat Keteran

Klasifikasi Arsip/Berkas waktu Perkembangan gan
Nomor
Boks
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (6)

penyimpanan
arsip inaktif
Direktorat
……
INDEKS
ARSIP
INAKT
IF
ARSIP INAKTIF
Sarana (Roll O Pack)

RECORD CENTER :
PENGELOLAAN ARSIP
INAKTIF
Sarana Penyimpanan Arsip Gambar Sarana Penyimpanan Arsip Gambar

Pembangunan Gedung Sarana Monitoring Penyimpanan Arsip
Pembangunan Gedung dan Pengkinian Data Arsip (Jaringan
Wifi)
Sarana Pengamanan Arsip Sarana Pengamanan Arsip (APAR) Sarana Peminjaman Arsip
(Security Access) (
PENGELOLAAN ARSIP VITAL
Apakah arsip vital itu?
DEFINISI ARSIP VITAL
Arsip yang keberadaannya merupakan

persyaratan dasar bagi kelangsungan
operasional pencipta arsip, tidak dapat
diperbarui, dan tidak tergantikan apabila
rusak atau hilang (UU 43 Tahun 2009).
Jenis-jenis arsip vital
1
• Arsip yg berisi kebijakan strategis pimpinan;
• Arsip yg merupakan bukti kepemilikan
2
aset/barang milik organisasi
3 • Arsip terkait peninjauan status hukum
4 • Arsip terkait transaksi keuangan
5
• Arsip terkait hak dan kewajiban pemegang
saham dan pekerja
6 • Arsip terkait ijin operasional kegiatan organisasi

CONTOH ARSIP VITAL
Arsip ASET
Arsip PERSONAL Arsip SOTK

LOGO FILE
19
STAR 3
T
SIKLUS KEHIDUPAN ARSIP VITAL

PERSONAL
END
ARSIP VITAL DALAM KONTEKS
ARSIP AKTIF
sering digunakan
IDENTIFIKASI
ARSIP ARSIP INAKTIF
DINAMIS jarang digunakan
PELINDUNGAN
ARSIP VITAL DAN
sangat PENGAMANAN
penting ARSIP VITAL
PENYELAMATAN
DAN PEMULIHAN
ARSIP VITAL
PROGRAM ARSIP VITAL
Tindakan dan prosedur yang sistematis dan terencana

yang bertujuan untuk memberikan perlindungan dan
menyelamatkan arsip vital pencipta arsip pada saat
darurat atau setelah terjadi musibah
(PP 28 Tahun 2012).
UU 43 Pasal 56 menyatakan :
(1) Lembaga negara, pemerintahan daerah,perguruan tinggi
negeri, serta BUMN dan/atau BUMD wajib membuat
program arsip vital.
(2) Program arsip vital sebagaimana dimaksud pada ayat

(1) dilaksanakan melalui kegiatan:
a. identifikasi;
b. pelindungan dan pengamanan; dan
c. penyelamatan dan pemulihan.
(3)Ketentuan lebih lanjut mengenai program arsip vital

sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan ayat (2) diatur
dengan peraturan kepala ANRI.
PROGRAM ARSIP VITAL
( UU No. 43 Th. 2009 Psl. 1 Angka 4 & Psl.

56
IDENTIFIKASI PERLINDUNGAN PERLINDUNGAN DAN
ARSIP VITAL
PENGAMANAN
 Alih Media dalam bentuk Softcopy (Scanning)

 Duplikasi dan Dispersal PEMELIHARAAN
ARSIP VITAL
Disimpan dalam Filing Cabinet dan Ruang
MENJADI
Tahan Api
TANGGUNG JAWAB
PIMPINAN UP
IDENTIFIKASI ARSIP VITAL
1 2 3
• Arsip Vital
Analisis Organisasi
• Analisis
Pendataan Arsip
Pengolahan Data
•Arsip
• Fasilitatif Hukum
Penting
• Analisis
Risiko
•Arsip • Penentu
•Substantif Berguna an
Arsip
•Arsip Tidak Vital
Penting • Pembuatan
Daftar Arsip
Vital
Bagaimana mengidentifikasi arsip vital?
1. 1.Analisis Organisasi
Analisis (Fungsi) Organisasi
Analisis organisasi dilakukan untuk

Analisis organisasi dilakukan untuk menentukan unit-unit kerja
menentukan
unit-unit kerja yang memiliki
yang memiliki potensi menciptakan arsip vital. Analisis
potensi
organisasi dilakukan melaluivital.
menciptakan Analisis
pendekatan analisis fungsi dan
arsip
dilakukan melalui
analisis substansi pendekatan analisis fungsi
informasi. organisas
dan
analisis substansi informasi. Misi (tujuan) organisasii
Misi Fungsi
organisasi, Fungsi,
Kegiata
Kegiatan, Bukti
n
1. Analisis (Fungsi) Organisasi
Analisis organisasi dilakukan melalui
pendekatan analisis fungsi dan analisis
substansi informasi:
a. Memahami
organisasi struktur,
dilakukan melalui tugas
pendekatan pokok
analisis dan
fungsi dan
fungsi informasi.
analisis substansi organisasi
Misi (tujuan) organisasi
b. Mengidentifkasi fungsi substansi dan
Fungsi
fungsi fasilitatif Kegiata
n
1. Analisis (Fungsi) Organisasi
c. Mengidentifikasi unit kerja yang
melaksanakan tugas dan fungsi yang
menghasilkan arsip sesuai dengan
organisasikriteria
dilakukanarsip
melaluivital
pendekatan analisis fungsi dan
d. Mengidentifikasi
analisis substansi informasi. informasi
arsip yang Misi
substansi (tujuan)pada
tercipta organisasiunit-
kerja potensial
Fungsi sebagai pencipta unit
arsip vital Kegiata
e. Membuat daftar yang berisi arsip vital
dan unit kerja n pencipta.
2.
Pendataan
Pendataan atau survei merupakan teknik
pengumpulan data tentang arsip vital.
Arsip Vital Arsip Berguna
Arsip Penting Arsip Tidak

Berguna
2. Pendataan
Pendataan atau survei merupakan teknik pengumpulan data
3. Pengolahan Hasil Pendataan
tentang arsip vital.
Hasil pendataan arsip vital dari unit kerja
dilakukan pengolahan oleh suatu
tim
yang Arsip Vital agar memperoleh
kepastian
dimaksudkan hasil identifikasi
bahwa Arsip kriteria
memenuhi Berguna yang telah ditetapkan.
Pengolahan dilakukan berdasarkan
kriteria arsip vital dengan disertai analisis
hukum dan analisis resiko.
Arsip
a. Analisis Hukum
1) Apakah arsip tersebut secara legal mengandung
hak dan kewajiban atas kepemilikan
negara/warga negara?
2) Apakah hilangnya arsip tersebut dapat
menimbulkan tuntutan hukum terhadap
individu atau organisasi?
3) Apakah arsip yang mengandung hak-hak hukum
individu/organisasi seandainya hilang
duplikasinya harus dikeluarkan dengan
pernyataan di bawah sumpah?
b. Analisis Resiko
Analisis resiko dilakukan terhadap arsip yang tercipta
pada organisasi atau unit kerja yang dianggap vital
melalui cara penafsiran kemungkinan kerugian yang
akan ditimbulkan.
Berapa lama waktu Berapa banyak

yg dibutuhkan utk kesempatan
merekonstruksi? yg hilang?
Berapa lama waktu tidak Berapa besar

produktif? kerugian?
4.Penentuan Arsip Vital
Penentuan arsip vital merupakan proses
lanjutan dari kegiatan pengolahan data.
Sebelum melakukan penentuan arsip
vital terlebih dahulu dilakukan pengujian
terhadap kesesuaian antara kriteria arsip
vital dengan hasil analisis organisasi dan
analisis pendataan, sehingga dapat
ditentukan jenis arsip vital di instansi
yang bersangkutan secara pasti.
5. Penyusunan Daftar Arsip Vital
Setelah penentuan arsip vital, langkah
selanjutnya adalah menyusun daftar arsip
vital yang berisi informasi tentang
arsip vital yang ada pada organisasi ke
dalam bentuk formulir yang memiliki
kolom- kolom Sebagai Berikut :
a. Nomor : Diisi dengan nomor urut arsip vital
b. Jenis Arsip: Diisi dengan jenis arsip vital yang telah ditata
c. Unit Kerja: Diisi dengan nama unit kerja asal arsip vital
d. Kurun Waktu: Diisi dengan tahun arsip vital tercipta
e. Media: Diisi dengan jenis media rekam arsip vital
f. Jumlah : Diisi dengan banyaknya arsip vital
g. Jangka Simpan: Diisi dengan batas waktu sebagai arsip vital
h.Metode Penyimpanan: Diisi dengan metode perlindungan
sesuai dengan kebutuhan masing-masing media rekam yang
digunakan
i. Lokasi Simpan: Diisi dengan tempat arsip tersebut
disimpan
j. Keterangan: Diisi dengan informasi spesifik yang belum/
Identifikasi arsip vital
Pelaksana : Arsiparis Penyelia
KOMPONEN URAIAN
Hasil Kerja Laporan Identifikasi Arsip Vital
Kegiatan mengidentifikasi dan mengelola arsip vital/aset

Batasan organisasi di lingkungan pencipta arsip, dengan cara
melakukan identifikasi dan penilaian untuk menetapkan
arsip sebagai arsip vital.
Ketentuan (1) Pengelolaan arsip vital berdasarkan program arsip vital;
Teknis (2) Penentuan kategori arsip vital dengan menggunakan
analisis biaya dan analisis risiko.
Identifikasi Arsip Vital
Contoh Format : Laporan Identifikasi Pengelolaan Arsip Vital
LAPORAN IDENTIFIKASI PENGELOLAAN ARSIP

VITAL
A. Pendahuluan
1. Latar Belakang
2. Dasar Pelaksanaan
3.Maksud dan Tujuan
4.Ruang Lingkup
B. Pelaksanaan
1. Waktu dan Tempat
2. Pelaksana
3. Metode Identifikasi
dan Penilaian
C. Hasil Identifikasi dan
Penilaian
1. Dasar/Pertimbangan
2. Objek Arsip yang
Dinilai
D. Rekomendasi
Pengelolaan Arsip Vital
KOMPONEN URAIAN
Hasil Kerja Daftar Arsip Vital
Batasan Kegiatan mengelola arsip vital/aset organisasi di lingkungan
pencipta arsip, dengan cara melakukan pendataan,
penyimpanan dan pemeliharaan arsip vital ke dalam suatu
Daftar Arsip Vital.
Ketentuan (1) Pengelolaan arsip vital berdasarkan program arsip vital;
Teknis (2)Identifikasi arsip vital dengan menggunakan analisis biaya
dan analisis
risiko.
Norma 15 menit/nomor, maksimal 10 nomor/hari
Waktu
Manfaat Daftar digunakan untuk melakukan pemeliharaan dan
pelindungan arsip vital di lingkungan pencipta arsip.
Contoh Format: Daftar Arsip Vital
Nama Pencipta Arsip: ……………………….
No Asal Kode Jenis/ Nomor Retensi Lokasi Metode

Arsip/ Unit Klasifi Series Arsip Arsip Arsip Simpan Pelindungan
Kerja k asi
Vital
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)

Contoh Formulir: PENDATAAN/SURVEI ARSIP
VITAL
Instansi : PT Bank Mandiri

Unit Kerja : Bagian Logistik
Jenis/Seri Arsip : Gambar Bangunan
Media Simpan : Kertas
Sarana Temu Kembali : Agenda
Volume : 2 Box
Periode/Kurun Waktu : 1992-1995
Jangka Simpan : selama gedung masih ada
Tingkat Keaslian : Asli
Sifat Kerahasiaan : Penting
Lokasi Simpan : Bagian Logistik
Sarana Simpan : Lemari tahan api
Kondisi Arsip : Baik
Nama : Anggi
Waktu Pendataan : 25 April 2018
Klasifikasi Arsip Dinamis
Saran
Tingkat Definisi Contoh
penyimpanan
Tingkat 1 - Arsip dinamis Inventarisasi, Gedung dan
(vital) yang sertifikat hak lemari tahan api
informasinya milik, perjanjian
esensiil bagi kontrak, hasil
kelanjutan penemuan,
organisasi. penelitian
- Tidak dapat
diganti dengan
arsip lainnya,
Saran
penyimpanan
Tingkat 2 - Arsip dinamis Tagihan, lemari besi
(penting) yang kenaikan jabat-
diperlukan an, daftar gaji
untuk kelang-
sungan
hidup
organisasi.
- Arsip ini dapat
diganti atau
direproduksi
namun
memerlukan
biaya serta
waktu.
Saran
penyimpanan
Tingkat 3 - Arsip dinamis yang Daftar Filing cabinet
(bernilai diperlukan untuk rekanan,
guna) kelangsungan daftar
operasional peserta
organs. diklat, daftar
- Arsip ini tidak penjualan
esensiil, karena atau
datanya dapat pem- belian
diperoleh dari
sumber lainnya,
jika hilang dapat
menyebabkan
aktivitas terganggu
Saran
penyimpanan
Tingkat 4 - Arsip dinamis yang Perkenalan Filing cabinet
(tidak tidak memiliki nilai produk,
penting) informasi yang pengumum
esensiil untuk an, brosur
operasional dan katalog,
organisasi, undangan
- jika hilang tidak rapat rutin
mengganggu
operasional or-
ganisasi, nantinya
dapat
dimusnahkan
PELINDUNGAN
DAN PENGAMANAN
ARSIP VITAL
FAKTOR PERUSAK ARSIP VITAL
APA YANG ANDA LAKUKAN UNTUK
MENCEGAH HANCURNYA ARSIP VITAL YANG
ANDA MILIKI?
METODE PELINDUNGAN ARSIP
VITAL
 Duplikasi Arsip dan

Dispersal
 Penggunaan Peralatan
Khusus
MENCIPTAKAN DUPLIKAT ARSIP
MENYIMPAN HASIL PENDUPLIKASIANNYA

SECARA TERPISAH/DISPERSAL
ALIH MEDIA
KERTAS
CD / DVD ROM
LEMARI TAHAN API
KEDAP
AIR MINIMAL 4 JAM
DAYA TAHAN
KEBAKARAN
BEBAS MAGNETIK
SESUAI DENGAN VOLUME
ARSIP YANG DICIPTAKAN
CONTOH BENTUK LEMARI BESI
Lemari besi tahan api

PENGAMANAN FISIK
DAN ISI ARSIP VITAL
 Fisik
Arsip :
 Isi
Arsip :
Penggunaan sistem keamanan ruang
penyimpanan arsip: pengaturan akses,
pengaturan ruang simpan, penggunaan sistem
alarm untuk pencegahan bahaya pencurian,
sabotase, penyadapan, dll
Penggunaan bangunan kedap air atau

menempatkan arsip pada tingkat
Pengamanan ketinggian yang bebas banjir;
Fisik Penggunaan struktur bangunan

tahan gempa dan lokasi yang tidak
rawan gempa, angin topan, dan
badai;
Penggunaan stuktur bangunan dan

ruangan tahan api serta dilengkapi
dengan peralatan alarm dan alat
pemadam kebakaran dan lain- lain.
Mengatur akses petugas
kearsipan secara rinci atas
basis tanggal atau jam
Menjamin bahwa
arsip hanya dapat
diketahui oleh Menyusun
petugas yang Pengamanan prosedur tetap
berhak dan Isi secara rinci dan
penggunaan hak itu Arsip detail
terkontrol dengan
baik.
Memberi kode rahasia pada arsip

dan spesifikasi orang- orang
tertentu yang punya hak akses
PENYIMPANAN ARSIP VITAL
Lokasi penyimpanan arsip vital dapat dilakukan baik secara on site

ataupun off site.
1. Penyimpanan on site, adalah penyimpanan arsip vital yang
ditempatkan pada ruangantertentu dalam satu gedung atau
perkantoran dalam lingkungan lembaga pencipta arsip;
2. Penyimpanan off site, adalah penyimpanan arsip vital yang

ditempatkan di luar lingkungan gedung perkantoran
lembaga pencipta arsip.
Penyelamatan dan
Pemulihan Arsip
Vital
Langkah-langkah Sebagai Berikut:
A. Penyelamatan :
1. Evakuasi
2. Identifikasi jenis Arsip yg rusak
Langkah-langkah Sebagai Berikut:
B. Pemulihan/ Recovery
1. Stabilisasi dan Perlindungan Arsip Vital

yang dievakuasi;
2. Penilaian tingkat kerusakan & tindakan
yang diperlukan
3. Pelaksanaan penyelamatan: bencana
besar, bencana kecil
C. Prosedur Pelaksanaan
Arsip yg terkena banjir hrs diselamatkan dengan:
1. Pengepakan
2. Pembersihan
3. Pembekuan:- 40 derajat
4. Pengeringan dng vacuum / jangan dijemur
5. Penggantian Arsip yg ada salinannya
6. Membuat Back-up utk Arsip yg sdh diselamatkan
7. Memusnahkan yg rusak parah & buat berita Acaranya
D. Prosedur Penyimpanan kembali
Arsip yg kering dan bersih disimpan kembali dng langkah
sebagai berikut:
1. Bersihkan ruangan
2. Tempatkan peralatan
3. Tempatkan Arsip
4. Arsip Vital bentuk elektronik , diformat ulang utk
duplikasi
5. Evaluasi
ALIH MEDIA
ARSIP
PERMASALAHAN PENCIPTA ARSIP
VOLUME ARSIP YANG

TERUS BERTAMBAH
PRASARANA DAN
SARANA TERBATAS
PENYUSUTAN
ALIH MEDIA
( PP 28 Tahun 2012, Pasal 52 – 90)
UU No. 43 Th. 2009 Psl. 49
Penyusuta
n Arsip
 dilaksanakan berdasarkan JRA dengan
memperhatikan kepentingan
pencipta arsip serta kepentingan
masyarakat, bangsa dan negara.
Pemindahan arsip Pemusnahan Penyerahan arsip

inaktif arsip statis
dari unit pengolah yang telah habis retensi oleh pencipta arsip
ke unit kearsipan & yang tidak memiliki kepada lembaga
nilaiguna, dilaksanakan kearsipan/ ANRI
sesuai dengan ketentuan
peraturan perUUan
PENGERTIAN
PENYUSUTAN
Penyusutan arsip adalah  Penyusutan adalah
kegiatan pengurangan jumlah
arsip dengan cara Pengurangan Arsip dengan
pemindahan arsip inaktif dari Cara memindahkan arsip dari
unit pengolah ke unit unit pengolah ke unit
kearsipan, pemusnahan arsip kearsipan, memusnahkan arsip
yang tidak memiliki nilai yang telah habis retensinya
guna, dan penyerahan arsip dan tidak bernilai guna,
statis kepada lembaga menyerahkan arsip statis ke LK
kearsipan.
 ( pasal 56 PP 28 Th 2012 )
(Pasal 1 angka 23 UU No 43 Tahun
2009 tentang Kearsipan)
 Pasal 47, lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi

negeri, serta BUMN dan/atau BUMD wajib memiliki JRA
 JRA ditetapkan oleh pimpinan lembaga negara, pemerintahan daerah,
perguruan tinggi negeri, serta BUMN dan/atau BUMD.
Penyusutan Arsip:
UU No 43 Tahun 2009 Psl 1 ayat
23
KEGIATAN PENGURANGAN JUMLAH ARSIP

DENGAN CARA :
1. PEMINDAHAN ARSIP INAKTIF DARI UNIT
PENGOLAH KE UNIT KEARSIPAN;
2. PEMUSNAHAN ARSIP YANG TIDAK MEMILIKI
NILAI GUNA, DAN
3. PENYERAHAN ARSIP STATIS KEPADA
LEMBAGA KEARSIPAN.
Penyusutan Arsip:
UU No 43 /2009 Pasal 47 – 48
 DILAKSANAKAN OLEH PENCIPTA ARSIP,
BERDASARKAN JRA DENGAN MEMPERHATIKAN
KEPENTINGAN PENCIPTA ARSIP SERTA
KEPENTINGAN MASYARAKAT, BANGSA DAN
NEGARA.
 WAJIB MEMILIKI JRA
 JRA DITETAPKAN OLEH PIMPINAN LEMBAGA
NEGARA, PEMERINTAHAN DAERAH,
PERGURUAN TINGGI NEGERI, SERTA BUMN
DAN/ATAU BUMD.
JADWALRETENSI ARSIP(JRA )
KEGUNAAN
JRA
• Sbg alat kontrol unt mengetahui kelas, bobot informasi
dan nilai guna arsip sejak arsip diciptakan;
• Sbg dasar unt mengidentifikasi dan menyeleksi arsip

vital, penting dan tidak penting;
• Sebagai alat bantu untuk penyusutan arsip.

JADWAL RETENSI ARSIP
FASILITATIF SUBSTANTI
F
Pemindahan arsip
inaktif
PEMINDAHAN ARSIP INAKTIF
• Arsip Inaktif yang

UNIT KEARSIPAN • Menyimpan dan
telah diseleksi Menata Arsip
berdasarkan JRA • Melakukan Inaktif yang telah
• Daftar Arsip verifikasi terhadap dipindahkan
Inaktif Daftar dan Arsip • Menyimpan Daftar
• Berita Acara Inaktif yang akan Arsip Inaktif
Pemindahan Arsip dipindahkan • Menyimpan Berita
Inaktif • Menandatangani Acara Serah Terima
Berita Acara Arsip Inaktif
UNIT Pemindahan Arsip
Inaktif
PENGOLAH DEPO ARSIP DI
UNIT KEARSIPAN
PENANGGUNG
JAWAB ARSIP PENANGGUNG JAWAB ARSIP AKTIF
AKTIF
PROSEDUR PEMINDAHAN
ARSIP INAKTIF....(1)
KEGIATAN DI UNIT PENGOLAH

a. Menyeleksi arsip yang sudah memasuki masa inaktif
berdasarkan JRA + frekuensi penggunaan. Biasanya dilakukan
secara periodik
b. Pembuatan Daftar arsip inaktif yang akan dipindahkan dan
meminta persetujuan atasan unt pemindahan;
c. Penataan arsip inaktif ke dalam boks
 Memasukkan arsip yang akan dipindah ke dalam boks;
 Memberi label pada boks yang telah diisi arsip;
 Menyiapkan B.A pemindahan arsip inaktif dilengkapi dg
daftar.
CONTOH JADWAL RETENSI ARSIP
NO. JENIS DOKUMEN/ARSIP RETENSI ATAUJANGKA KETERANGAN

UR WAKTU SIMPAN
UT
AKTIF INAKTIF
7. Administrasi Pegawai 2 Tahun 3 Tahun Musnah, kec SK

a. Surat Perintah Dinas/Surat Tugas; masuk PF
b. Cuti Besar 1 Tahun stlh 1 Tahun Masuk PF

SK ditetapkan
c. Cuti Sakit, Cuti Bersalin, Cuti Tahunan 1 Tahun stlh 1 Tahun Musnah
pelaksanaan
d. Dokumentasi Identitas Pegawai 1 Tahun stlh 1 Tahun Musnah

 Karpeg/KPE/Karis/Karsu identitas
 Keanggotaan organisasi profesi ditetapkan
 Laporan Pajak Penghasilan Pribadi
CONTOH DAFTAR BERKAS
UNIT PENGOLAH : BAGIAN KEPEGAWAIAN
NO KODE URAIAN KURU JUMLAH KET

BERKA KLASIFIK INFORMASI N
S ASI BERKAS WAKT
dan INDEKS U (5) (6)
(1) (2) (3)
(4)
1 KP.07.01 Berkas cuti 2017 4 folder lengkap
tahunan Pegawai
Cuti Tahunan
Pegawai
DAFTAR ISI BERKAS
UNIT PENGOLAH : Bagian
Kepegawaian
NO KODE NO URAIAN INFORMASI ARSIP TANGGAL JUMLAH KET
BERKAS
KLASIFIKASI ITEM
(1) DAN ARSIP (4)
INDEKS (3) (5) (6) (7)
(2)
1. KP.07.01 1. Permohonan Cuti Pegawai 28 Jan.2017 1 lembar
Berkas Cuti a.n. Damaris Butarbutar
Tahunan Pegawai
2. Surat Ijin Cuti 30 Jan 2017 1 lembar
Tahun 2017
Teknik pemindahan Arsip
UP UK
JRA
PENYELEKSIAN CF RC
JR
PENDAFTARAN A
PENATAAN FISIK
PELAKSANAAN
DAFTAR ARSIP  Daftar arsip inaktif

 BA Pemindahan Arsip Inaktif
BERITA ACARA
Contoh Penyusutan Arsip
(pemindahan arsip in aktif )
UP UK
JRA
 Daftar arsip
inaktif
BA
Pemindahan
Arsip Inaktif
Contoh Format: Daftar Arsip Inaktif Yang Dipindahkan
No Kode Nomor Uraian informasi Arsip Kurun Jumlah Tingkat Keterangan

Klasifikasi Arsip/ waktu Perkembangan Nomor Boks
Berkas
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (6)

Pemusnahan
arsip
Pemusnahan arsip menjadi
tanggung jawab pimpinan
pencipta arsip.
PROSEDUR PEMUSNAHAN
(DILAKUKAN OLEH UNIT KEARSIPAN)

DILAKUKAN TERHADAP ARSIP YANG:
 TIDAK MEMILIKI NILAI GUNA;
 TELAH HABIS RETENSINYA DAN
BERKETERANGAN DIMUSNAHKAN
BERDASARKAN JRA;
 TIDAK ADA PERATURAN PERUNDANG-
UNDANGAN YANG MELARANG;
 TIDAK BERKAITAN DENGAN PENYELESAIAN
PROSES SUATU PERKARA
PROSEDUR PEMUSNAHAN
 WAJIB DILAKSANAKAN SESUAI DENGAN PROSEDUR

YANG BENAR.;
 MERUPAKAN TANGGUNG JAWAB PIMPINAN PENCIPTA
ARSIP YANG BERSANGKUTAN;
 PASAL 86 UU 43/2009 : SETIAP ORANG YANG DENGAN
SENGAJA MEMUSNAHKAN ARSIP DI LUAR PROSEDUR
YANG BENAR DAPAT DIPIDANA DENGAN PIDANA
PENJARA PALING LAMA 10 (SEPULUH) TAHUN DAN
DENDA PALING BANYAK RP.500.000.000,- (LIMA
RATUS JUTA RUPIAH)
PEMUSNAHAN ARSIP
Syarat Prosedur Arsip yang Tercipta
(Pasal 65 dari PP. 28/2012) (Pasal 66 dari PP. 28/2012) (Pasal 78 dari PP.
28/2012)
1. Tidak bernilaiguna 1. Panita penilai arsip keputusan pembentukan panitia pemusnahan

arsip;
2. JRA keterangan musnah 2. Seleksi arsip notulen rapat panitia pemusnahan arsip pada
saat melakukan penilaian;
3. Tidak ada peraturan UU yang 3. Pembuatan Daftar arsip usul 1. usulan dari panitia =>pimpinan pencipta=>
melarang musnah=>arsiparis daftar arsip usul musnah;
4. Tidak tersangkut suatu perkara 4. Penilaian=>panitia penilai keputusan pimpinan pencipta arsip
=>pelaksanaan
5. Persetujuan pimpinan pencipta Persetujuan pimpinan pencipta arsip;
arsip
6. Penetapan arsip musnah 1. Persetujuan dari Ka ANRI, bagi arsip yang
retensinya sekurang kurangnya 10 Tahun;
2. Pertimbangan dari Tim penilai
3. Penetapan pemusnahan arsip oleh
Pimpinan Lembaga;
4. Berita acara pemusnahan arsip
5. Daftar arsip yang dimusnahkan
PELAKSANAAN
PEMUSNAHAN ARSIP
INAKTIF
 DILAKUKAN SECARA TOTAL SEHINGGA FISIK
DAN INFORMASI ARSIP MUSNAH DAN TIDAK
DAPAT DIKENALI;
 DISAKSIKAN OLEH SEKURANG-KURANGNYA 2
(DUA) PEJABAT DARI UNIT HUKUM
DAN/ATAU PENGAWASAN DARI
LINGKUNGAN PENCIPTA ARSIP YANG
BERSANGKUTAN; DAN
 DISERTAI PENANDATANGANAN BERITA
ACARA YANG MEMUAT DAFTAR ARSIP
YANG DIMUSNAHKAN.
PANITIA PENILAI
1. DITETAPKAN OLEH PIMPINAN PENCIPTA ARSIP

2. BERTUGAS UNTUK MELAKUKAN PENILAIAN ARSIP
YANG AKAN DIMUSNAHKAN.
3. PANITIA PENILAI ARSIP SEKURANG-KURANGNYA
MEMENUHI UNSUR:
A. PIMPINAN UNIT KEARSIPAN SEBAGAI
KETUA MERANGKAP ANGGOTA;
B.PIMPINAN UNIT PENGOLAH YANG ARSIPNYA
AKAN DIMUSNAHKAN SEBAGAI ANGGOTA;
DAN
C. ARSIPARIS SEBAGAI ANGGOTA.
Pasal 78, PP No 28 Th 2012
ARSIP YANG TERCIPTA DALAM PELAKSANAAN

PEMUSNAHAN ARSIP WAJIB DISIMPAN OLEH
PENCIPTA ARSIP.
(3) ARSIP SEBAGAIMANA DIMAKSUD PADA

AYAT
(2) DIPERLAKUKAN SEBAGAI ARSIP VITAL.
(4) BERITA ACARA DAN DAFTAR ARSIP YANG

DIMUSNAHKAN DITEMBUSKAN KEPADA
KEPALA ANRI.
Pemusnahan Arsip (PP 28/2012 PASAL 68-
76)
Pemusnahan Arsip
Lingkup Persetujuan Tanggung Jawab
< 10 thn ≥ 10 thn <10 thn ≥10 thn
Nasional Ka. ANRI Ka. ANRI Unit Kearsipan Unit
(lembaga (masing2) Kearsipan
negara)
(masing2)
Provinsi Gubernur Ka. ANRI Unit kearsipan LKD Provinsi
(Pemda SKPD Provinsi
provinsi)
Kab/Kota Bupati/ Ka. ANRI Unit Kearsipan LKD
(Pemda Walikota SKPD Kab/Kota Kab/Kota
Kab/Kota)
Perguruan Rektor Ka. ANRI Unit kearsipan LK PT
Tinggi (sejenisnya) (rektorat,fak,jur
)
BUMN/BUMD Pimpinan Ka. ANRI Unit Kearsipan Unit
BUMN/BUMD BUMN/BUMD Kearsipan
PROSEDURPEMUSNAHAN
ARSIP
Pembentukan
Panitia
JRA
Penyeleksian
Penilai Arsip
Sesuai(PPA)
dengan Perka ANRI Nomor
37 Tahun 2016 tentang Pedoman
Penyusutan Arsip
Berpedoman pada Jadwal Retensi
Arsip
 Pemusnahan menggunakan Pembuatan daftar arsip usul musnah
Mesin cacah / dilebur / dibakar
sampai fisik dan informasi tidak
dikenali lagi
 Penyerahan Arsip Statis ke ANRI
Penilaian oleh PPA
Pelaksanaan Pemusnahan
1. Keputusan pembentukan PPA
2. Notulen Rapat PPA
3. Surat Pertimbangan PPA
4. Surat Persetujuan Pimp Pencipta Arsip
5. Keputusan Pimp PA ttg Pelaksanaan PA Penetapan Pimpinan Pencipta Arsip
6. Berita acara
7. Daftar arsip
8. Dilaksanakan secara total
9. Disaksikan min.2 pejabat
bidang hukum/ pengawasan Persetujuan Kepala ANRI
SIMPAN SEBAGAI ARSIP VITAL

Contoh Format: Daftar Arsip Inaktif Usul Musnah
Nama Pencipta Arsip : …………………………
No Jenis/Seri Arsip Tingkat Kurun Jumlah Keterangan

Perkembangan Waktu Nasib akhir
(1) (2) (3) (4) (5) (6)
Contoh Format: Daftar Arsi p Inaktif Usul Musnah yang Din ilai
Nama Pencipta Arsip : ……
……………………
Contoh Format: Daftar Arsip Inaktif Usul Musnah yang Dinilai
Catatan: Nomor arsip yang telah

dinilai
Contoh Format:
Daftar Arsip yang Dimusnahkan

No Jenis/Seri Arsip Tingkat Kurun Waktu Jumlah Keterangan
Perkembangan Nasib akhir
(1) (2) (3) (4) (5) (6)

Contoh Format: Berita Acara Pemusnahan Arsip
B E R I TA A C A R A
PEMUSNAHAN ARSIP
P a d a hari … … . . t a n g g a l … … bertempat di … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … , k a mi y a n g
b e r t a n d a t a n g a n d i b a w a h ini,
Nam a : …………………………
Jabatan : ………………………...
Selaku Ketua Tim P emu s n a h an Arsip di lingkungan … … … … … … … . .
Menerangkan ba h wa telah dilakukan p emu s n a ha n arsip di lingkungan … … … … … sesuai a ma na t U U

N o m o r 4 3 Ta h u n 2 0 0 9 t e n t a n g K e a r s i p a n d a n P e r a t u r a n P e m e r i n t a h N o m o r 2 8 Ta h u n 2 0 1 2 t e n t a n g P e l a k s a n a a n
U U N N o m o r 4 3 Ta h u n 2 0 0 9 , s e b a g a i m a n a d a f t a r a r s i p y a n g d i m u s n a h k a n t e r l a m p i r d e n g a n c a r a … … …
Ketua Tim P e mu s n a h a n Arsip Saksi I : … … ttd … … … .
Ttd
( Nama ) S a k s i II : … … ttd … … …
.
Penyerahan Arsip
Statis
Pasal 79 PP Nomor 28 Tahun 2012
Penyerahan arsip statis oleh pencipta arsip
kepada lembaga kearsipan
DILAKUKAN TERHADAP ARSIP YANG:

A. MEMILIKI NILAI GUNA KESEJARAHAN;
B. TELAH HABIS RETENSINYA; DAN/ATAU
C. BERKETERANGAN DIPERMANENKAN SESUAI JRA
PENCIPTA ARSIP.
WAJIB DILAKSANAKAN OLEH LEMBAGA NEGARA,

PEMERINTAHAN DAERAH, PERGURUAN TINGGI
NEGERI, BUMN, BUMD, DAN PERUSAHAAN
SWASTA.
PENYERAHAN ARSIP STATIS
Syarat Prosedur Arsip yang Tercipta
(Pasal 79 dan 80 dari PP. (Pasal 81 dari PP. 28 (Pasal 81 dari PP. 28 Tahun
28 Tahun 2012)
Tahun 2012) 2012)
1. memiliki nilai guna 1. Panita penilai arsip keputusan pembentukan panitia penyerahan
kesejarahan arsip;
2. JRA keterangan Permanen 2. Seleksi arsip 1. Notulen rapat panitia penyerahan arsip
Pembuatan Daftar arsip usul pada saat melakukan penilaian;
musnah=>arsiparis 2. Surat pertimbangan dari tim penilai
3. Telah habis masa simpan 3. Pemberitahuan kepada 1. Surat pertimbangan dari tim penilai;
inaktifnya; Lembaga Kearsipan 2. Usulan dari panitia =>pimpinan pencipta;
akan menyerahkan arsip; 3. Daftar arsip usul serah;
4. Terhadap arsip yang autentik, 4. Verifikasi oleh Lembaga Daftar arsip usul serah
terpercaya, utuh dan dapat Kearsipan
dipergunakan
5. Penetapan arsip yang akan Persetujuan pimpinan pencipta arsip;
diserahkan oleh pimpinan
pencipta arsip.
6. Pelaksanaan Penyerahan 1. Persetujuan dari Ka ANRI;
arsip 2. Pertimbangan dari Tim penilai
3. Penetapan penyerahan arsip oleh Pimpinan
Prosedur:
(pada Pemerintah daerah)
 PENYELEKSIAN DAN PEMBUATAN DAFTAR ARSIP USUL

SERAH
 OLEH ARSIPARIS DI UNIT KEARSIPAN;
PENILAIAN OLEH PANITIA PENILAI ARSIP TERHADAP ARSIP USUL
SERAH;
 PEMBERITAHUAN AKAN MENYERAHKAN ARSIP STATIS
PIMPINAN PENCIPTA ARSIP
OLEH KEPADA LEMBAG
KEARSIPA SESUAI KEPALA WILAYAH A
N
DENGAN PERNYATAAN KEWENANGANNYA
DARI PIMPINAN PENCIPTA ARSIP DISERTA
BAHWA
ARSIP YANG DISERAHKAN AUTENTIK, TERPERCAYA, UTUH, I DAN
DAPAT DIGUNAKAN;
 VERIFIKASI DAN PERSETUJUAN DARI KEPALA LEMBAGA KEARSIPAN
SESUAI WILAYAH KEWENANGANNYA;
 PENETAPAN ARSIP YANG AKAN DISERAHKAN OLEH PIMPINAN
PENCIPTA ARSIP; DAN
Prosedur:
di Kementrian/Lembaga
 LEMBAGA NEGARA TINGKAT PUSAT WAJIB MENYERAHKAN ARSIP
STATIS KEPADA ANRI;.
 MENJADI TANGGUNG JAWAB UNIT KEARSIPAN DI
LEMBAGA
 NEGARA TINGKAT PUSAT;
DLAKSANAKAN OLEH PIMPINAN LEMBAGA NEGARA
 TINGKAT
LEMBAGAPUSAT
NEGARA TINGKAT PUSAT DI DAERAH
MENYERAHKAN
WAJIB ARSIP STATIS KEPADA ANRI SEPANJANG INSTANSI
INDUKNYA TDK MENENTUKAN LAIN;
 JIKA DI DAERAH BELUM ADA DEPOT PENYIMPANAN ARSIP ANRI
MAKA DAPAT DISERAHKAN KEPADA LEMBAGA KEARSIPAN
DAERAH PROVINSI SEPANJANG INSTANSI INDUK TIDAK
MENENTUKAN LAIN.
Prosedur penyerahan arsip statis
dilaksanakan sebagai berikut:
a. penyeleksian dan pembuatan d. verifikasi dan persetujuan

daftar arsip usul serah oleh dari kepala lembaga
arsiparis di unit kearsipan; kearsipan sesuai wilayah
b. penilaian oleh panitia penilai kewenangannya
arsip terhadap arsip usul
serah;
e. penetapan arsip yang
akan diserahkan oleh
c. pemberitahuan akan pimpinan pencipta arsip;
menyerahkan arsip statis oleh dan
pimpinan pencipta arsip
kepada kepala lembaga f. pelaksanaaan serah
kearsipan sesuai terima arsip statis
wilayah kewenangannya oleh pimpinan pencipta
disertai dengan pernyataan dari arsip kepada kepala
pimpinan pencipta arsip lembaga kearsipan dengan
bahwa arsip yang
diserahkan autentik, disertai berita acara dan
terpercaya, utuh, dan dapat daftar arsip yang akan
digunakan; diserahkan.
PROSEDURPENYERAHAN ARSIP
Pembuatan Daftar Arsip

Penyeleksia Usul Serah Penilaian PPA
n
Verifikasi ANRI Pemberitahuan
Pelaksanaan Penetapan Pimpinan PA
JR
A
Daftar Arsip dan BA

Contoh Format: Daftar Arsip Statis Usul Serah yang Dinilai
No Jenis/Seri Arsip Tingkat Kurun Jumlah Ket. Nasib akhir/

Perkembanga Waktu Alasan
n pertimbangan
(1) (2) (3) (4) (5) (6)
1.
2.
3.
Catatan: Nomor arsip yang telah

dinilai
Contoh Format: Laporan/Proceding Penilaian Arsip Statis yang Diusulkan Serah
LAPORAN PROCEDING PENILAIAN ARSIP STATIS YANG DIUSULKAN SERAH
A.Pendahuluan
1. Latar Belakang
2. Dasar Pelaksanaan
3. Maksud dan Tujuan
4. Ruang Lingkup
B.Pelaksanaan
5. Waktu dan Tempat
6. Pelaksana
7.Metode C.Hasil
pelaksanaan
8. Analisis
penilaian
9. Hasil verifikasi
dan
pertimbangan
pemusnahan
D. Rekomendasi
E. Penutup
Lampiran: Daftar
Arsip Statis Usul
Serah yang telah
dinilai
Melaksanakan
KOMPONEN penyerahan arsip statis URAIAN
Hasil Kerja Daftar Arsip Statis Yang Diserahkan
Pelaksana : Arsiparis Ahli
Batasan
Pertama
Kegiatan menyerahkan arsip statis yang memiliki nilai kesejarahan melalui penyusunan daftar arsip statis yang telah dinyataka n serah oleh
Tim Pemusnahan/Penilaian di lingkungan pencipta arsip setelah mendapat persetujuan dari Kepala ANRI atau Kepala lembaga Kears ipan
sesuai dengan kewenangannya.
Ketentuan Teknis (1) Telah dibentuk Tim Pemusnahan/Penilaian Arsip dilingkungan pencipta
arsip;
(2) Berkas arsip telah memenuhi retensi arsip untuk diserahkan, memiliki nilaiguna sekunder; dan
(3) Pelaksanaan penyerahan arsip statis menjadi tanggung jawab unit
kearsipan di lingkungan pencipta arsip dan/atau lembaga
kearsipan.
Norma Waktu 15 menit/nomor, maksimal 20 nomor/hari
Manfaat Daftar Arsip Statis yang diserahkan digunakan sebagai sarana kontrol/pengendali sekaligus bukti telah dilakukan kegiatan penyusutan.
Format Sekurang-kurangnya sesuai contoh.

Volume (1) Jumlah kegiatan dan daftar dalam setahun sesuai SKP;
(2) Pelaksanaan dapat diusulkan setiap semester.
Bukti Kerja (1) Fotokopi Daftar Arsip yang diserahkan dan telah mendapat persetujuan dan ditandatangani Pimpinan Pencipta Arsip;
(2) Fotokopi Berita Acara Penyerahan Arsip Statis; dan
(3) Surat Perintah, kegiatan dilaksanakan oleh kelompok (maksimal
2 orang) dalam jenjang jabatan yang sama.
Nilai Kualitas
100 Hasil kerja sempurna sesuai ketentuan teknis dan format, serta sudah dimanfaatkan oleh unit kerja ataupun organisasi.
90 Hasil kerja memenuhi ketentuan teknis dan format, namun belum dimanfaatkan oleh unit kerja ataupun organisasi.
75 Hasil kerja memenuhi ketentuan teknis, namun dalam daftar tidak dilengkapi dengan berita acara penyerahan arsip statis.
60 Hasil kerja meskipun didukung bukti kerja, masih ditemukan kesalahan besar, yaitu daftar tidak mencantumkan keterangan nasib akhir
musnah (kolom 6).
50 Hasil kerja tidak didukung oleh bukti kerja sehingga tidak memenuhi standar kualitas.
Contoh Format: Daftar Arsip Statis yang Diserahkan
Nama Pencipta Arsip

:………………………
No Jenis/Seri Arsip Tingkat Kurun Jumlah Keterangan

Perkembangan Waktu Nasib akhir
(1) (2) (3) (4) (5) (6)
Contoh Format: Berita Acara Penyerahan Arsip Statis
B E R I T A A C A R A
P E N Y E R A H A N A R S I P S T A T I S
P a d a hari … … . . t a n g g a l … … b e r t e m p a t di … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … , k a m i y a n g
b e r t a n d a t a n g a n d i b a w a h ini,
N a m a : … … … … … … … … … …
J a b a t a n : … … … … … … … … … . . .
S e l a k u P i h a k P e r t a m a
N a m a : … … … … … … … … … …
J a b a t a n : … … … … … … … … … …
S e l a k u P i h a k K e d u a
M e n e r a n g k a n b a h w a P i h a k P e r r t a m a t elah m e n y e r a h k a n arsi p statis di l i n g k u n g a n … … … … … … … …

k e p a d a P i h a k K e d u a s e s u a i a m a n a t U U N o m o r 4 3 T a h u n 2 0 0 9 t e n t a n g K e a r s i p a n d a n P e r a t u r a n P e m e r i n t a h N o m o r
2 8 T a h u n 2 0 1 2 t e n t a n g P e l a k s a n a a n U U N N o m o r 4 3 T a h u n 2 0 0 9 , berikut daftar arsi p statis y a n g d i s e r a h k a n
terlampir, u n t u k d a p a t d i g u n a k a n b a g i k e p e n t i n g a n m a s y a r a k a t d a n p e m e r i n t a h a n .
P i h a k P e r t a m a , P i h a k K e d u a
Y a n g M e n y e r a h k a n Y a n g M e n e r i m a ,
T td T td
( N a m a ) ( N a m a )
SEKIAN
MATERI
PENGE
LOLAA
N
ARSIP
PENUTUP
ARSIP dilambangkan sebagai Dewa
JanuS Dewa permulaan & akhir.
Arsip memiliki dua muka, yang oleh International Council on Archives (ICA)
dilambangkan sebagai Dewa Janus, Dewa Bangsa Yunani yang bermuka dua di depan
dan di belakang.
Dalam konteks penyelenggaraan kearsipan di Indonesia
• Muka depan
Dewa Janus dapat
Muka belakang dilambangkan
sebagai pengelolaan sebagai
arsip statis pengelolaan
arsip dinamis
Muka Belakang  Muka depan

• bercirikan reliabilitas Dewa Janus
bercirikan
(keterpercayaan).
autentisitas
(keaslian)
PESAN
TOKOH
“Apabila dokumen-dokumen negara
terserak pada berbagai tempat tanpa
adanja suatu mekanisme jang wadjar,
jang dapat menundjukkan adanja
dokumen-dokumen tersebut, apabila “...di sisi lain, mari kita sungguh pahami,
berbagai dokumen negara hilang atau untuk apa sesungguhnya kita harus
dimusnahkan semata-mata karena pandai memelihara dan menggunakan
tidak disadari nilai-nilai dokumen- atau men- dayagunakan arsip
dokumen tersebut oleh sementara ini ? Pertama, kita
pedjabat, maka pemerintah tentu ingin kebenaran sejarah selalu tegak.
akan menanggung akibat dari pada Itu Puncak dari tanggung jawab moral kita. Para
ahli sejarah, semua, saya kira memiliki tanggung
hilangnja informasi, jang dapat jawab moral untuk betul-betul menceritakan
menjulitkan pemerintah dalam usaha- tentang kebenaran, menceritakan dalam arti
usahannya memberi pelajanan mendokumen-tasikan menjadi bagian utuh dalam
kepada rakjat.” kehidupan sebuah bangsa. Yang kedua, kita
juga ingin, baik masa kini maupun masa depan,
studi, kajian, penelitian, penulisan, baik itu
sejarah maupun untuk kepentingan akademitas
yang lainnya, itu juga merujuk kepada sumber-
Soeharto, sumber yang benar, arsip, buku, dokumen,
apapun...”
Presiden Republik Indonesia
27 Maret 1968 - 21 Mei 1998 [Dr. H. Susilo Bambang Yudhoyono,
Presiden Republik Indonesia
) pada Peresmian Diorama Sejarah Perjalanan
Bangsa,
bertempat di Arsip Nasional RI, 31 Agustus
2009]
PESAN TOKOH
"Dari semua aset negara yang
“Dunia tanpa arsip akan ada, arsip adalah aset yang
menjadi dunia tanpa paling berharga. Ia merupakan
ingatan, tanpa kebudayaan, warisan nasional dari generasi
ke generasi yang perlu
tanpa hak- hak yang sah, dipelihara dan dilestarikan.
tanpa pengertian akan akar Tingkat keberadaban suatu
sejarah dan ilmu serta bangsa dapat dilihat dari
pemeliharaan dan pelestarian
tanpa identitas kolektif” terhadap arsipnya."
(Liv Mykland, 1992)
Sir Arthur G. Doughty

Tokoh Kearsipan Kanada, 1924
Pesan UU No.43 Tahun 2009
(Pasal 33 UU No. 43 Thn 2009 Pasal 83

ttg Kearsipan) Setiap orang yang
 Arsip yang tercipta dari kegiatan dengan
sengaja tidak
lembaga negara dan kegiatan yang menjaga keutuhan,
menggunakan sumber dana negara keamanan danarsip negara
keselamatan
dinyatakan sebagai arsip milik negara. yang (3) dengan
dipidana untuk
pidanterjaga
(Pasal 78 sampai dengan pasal 87) kepentingan
sebagaimana dimaksud
negara
dalam Pasal 42 ayat a
 Sanksi Administratif dan Sanksi penjara paling lama 1 (satu)
Pidana tahun atau denda paling
banyak Rp25.000.000,00 (dua
puluh lima juta rupiah).
Pasal 86
Setiap orang yang dengan sengaja memusnahkan arsip di luar
prosedur yang benar sebagaimana dimaksud dalam pasal 51 ayat
(2) dipidana dengan pidana penjara paling lama 10 (sepuluh) tahun dan
denda paling banyak Rp.500.000.000,- ( lima ratus juta rupiah)

Pengelolaan Arsip Dinamis

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Pengelolaan Arsip Dinamis

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS

PENCIPTAAN, PENGGUNAAN DAN PEMELIHARAAN ARSIP, DAN

 Nama : Damaris Butarbutar, SE

 Pendidikan : S1 Ekonomi (Manajemen)

seseorang yang memiliki

 PNS yang diangkat dalam

Tujuan Penyelenggaraan Kearsipan Fungsi dan Tugas Arsiparis

Adanya Visi dan Misi

Adanya Fungsi dan Tugas

Adanya RENCANA STRATEGIS (Renstra)

Adanya Kegiatan Tahunan

Adanya Transaksi pd tiap kegiatan

Maka tercipta ARSIP

 REKAMAN KEGIATAN atau PERISTIWA dalam berbagai

1. Arsip Tekstual 3. Arsip Kartografik &

Diketik oleh Sayuti 13

Arsip yang tercipta dari kegiatan

Arsip Vital Arsip Aktif adalah arsip

 Memiliki isi yang terkait dengan

 Pengelolaan arsip dinamis WAJIB dilakukan oleh pencipta arsip;

 SIAPA Pencipta Arsip ????

 SIAPA Pelaksananya ??? ARSIPARIS

UNIT UNIT UNIT KEARSIPAN Pemerintah Daerah Provinsi

Unit Kerja di TATA USAHA

- Tata Naskah Dinas

Pembuatan Regsitrasi – stribusi – Pengendalian

Tata Naskah Klasifikasi Jadwal Retensi Sistem

Ditetapkan masing-masing Pencipta Arsip berdasarkan

KEEMPATNYA HARUS SINERGI DAN TERINTEGRASI

> Adalah pengaturan Adalah

STRUKT IS KONTE PENCIPT

 FORMAT DATA, FAKTA LINGKUNGAN ORANG/LEMBA

PENANDATANGANAN OLEH PENANDATANGANA

Klasifikasi adalah: Pola

 Kode angka 100 – 600 kode tugas-fungsi

Fungsi Fasilitatif (Fungsi

 Melindungi instansi dari tuntutan

Contoh DAFTAR KLASIFIKASI KEAMANAN DAN

1 KP.01.01 Biasa Fasilitatif Terbuka Eselon IV Tidak Biro

b.Usulan Permintaan Formasi kepada

 Jadwal Retensi Arsip (JRA) adalah daftar yang sekurang-kurangnya

NO JENIS ARSIP RETENSI/ JANGKA WAKTU KETERANGAN

2. Berkas Perseorangan 1 tahun setelah 2 tahun Permanen

2. UU tentang APBN 2 tahun setelah 3 tahun Permanen

3. Kerjasama antar lembaga Selama kerjasama 5 tahun Permanen

Kasus-kasus hukum Setelah memiliki

PENCIPTAA PENGGUNAAN PEMELIHARA

Agar pengelolaan arsip dinamis efisien dan efektif,

 Pembuatan arsip harus

No Tanggal Nomor Sifat Isi ringkas Dari Kepada Ket

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)

Contoh Format: Daftar Registrasi Arsip (Surat Keluar)

Penerimaan arsip dianggap setela

Diregistrasi oleh pihak penerima

Didistribusikan kepada Unit Pengolah diikuti

Contoh Format: Daftar Registrasi Arsip (Surat Masuk) di

 Yang dimaksud dengan “pengguna yang

 Akses arsip adalah ketersediaan arsip

Sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip

P ROSEDUR P E M I N J A M A N AR SI P yang meliputi :

1. Ba t a s peminjaman arsip. Apabila p a d a b a t a s w a k t u yang te l a h

2. Pe rlu d i b u a t k a n formulir peminjaman sebagai

3. Disediakan o u t indikator, baik b e r u p a o u t guide ma u pun