Oleh :
DIYAH KUSWARDANI
(ARSIPARIS MADYA)
DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN PROVINSI JAWA TIMUR
Nama : Dra. Diyah Kuswardani, MM (NINA)
Lahir : Banyumas, 11 Juli 1966
Pangkat/Gol : Pembina Tk. I (IV b)
Jabatan : Arsiparis Ahli Madya
HP : 081-3305-66014
Pengalaman Kerja :
- Arsiparis Arsip Nasional RI (1994-1998)
- Kasubid Diklat ANRIWIL Jatim (1998-2001)
- Kasubid Bina Aparatur Kearsipan Badan Arsip Prov.
(2001-2003)
- Kasubid Penerbitan naskah sumber arsip (2003-2005)
- Kasubid Akuisisi (2005-2009)
- Kasubid. Pemasyarakatan Kearsipan Bapusip (2009-2017)
- Kasi Pembinaan Kearsipan Disperpusip ( 2017 – Maret
2021)
- ARSIPARIS AHLI MADYA (April 2021 – Sekarang)
Status : M + 3
TUJUAN
PENGERTIAN
ARSIP
Arsip Negara adalah arsip yang dhasilkan dari dari kegiatan yang dilakukan
oleh Lembaga Negara, Pemerintah Daerah, Lembaga Pendidikan,
BUMN/BUMD dan pihak-pihak yang melaksanakan kegiatan yang didanai
dari dana negara baik APBN maupun APBD.
RUANG LINGKUP PENGELOLAAN ARSIP NEGARA
(SESUAI UU No. 43/2009 TENTENG KEARSIPAN)
AKUISISI
ARSIP
AKTIF
PENGOL
PENGELOLAAN AHAN
AKSES
ARSIP STATIS
PENGELOLAA
N ARSIP
DINAMIS
ARSIP ARSIP
VITAL PRESERVASI
INAKTIF
IN AKTIFI Disimpan di
UNIT KEARSIPAN
( RECORD CENTER)
ARSIP
KOMDISI TERTIB
ARSIP
Penataan arsip aktif Penataan arsip personal Penataan arsip audio visual
SARANA SIMPAN PENATAAN ARSIP AKTIF
1. FOLDER
Memiliki PUSAT
2. ODNER BERKAS/CF
SEKAT/GUIDE
OUT GUIDE
3. FILING CAB OUT SHEET
-ODNER
CONTOH :
DAFTAR
ARSIP
INAKTIF
PENYIMPANAN ARSIP
IN AKTIF DI PUSAT ARSIP/RECORD CENTER
SARANA PENYIMPANAN ARSIP
VITAL/ASET
LEMARI BESI
BRANGKAS/
DAFTAR ARSIP
VITAL/ASET LEMARI BESI
UNIT KERJA YANG TERLIBAT LANGSUNG DALAM
PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS? (Pergub Jatim No. 7/2016)
UNIT
PENGOLAH
INSTANSI
UNIT
KEARSIPAN
UK II
UK I
UK III
KOMPETENSI JABATAN FUNGSIONAL
ARSIPARIS
1.Pendidikan Profesi
2.Diklat yang di Persyaratkan
3.Pengetahuan dan Pengalaman
PENGGUNAAN
Penggunaan arsip :
Pimp. UP
ARSIP Kegiatannya :
Bertanggungjawab 1. Melakukan Pemberkasan Arsip Aktif
terhadap 2. Penataan Arsip Inaktif
PEMELIHARAAN
ketersediaan, 3. Penyimpanan Arsip dan
ARSIP
pengolahan dan 4. Alih Media Arsip
penyajian arsip
aktif dan inaktif KegiataN Penyusutan dasar : JRA
untuk kepentingan 1. Pemindahan arsip inaktif
pengguna arsip. PENYUSUTAN
ARSIP 2. Pemusnahan arsip
3. Penyerahan arsip statis
Tugas lain atau tugas-tugas yang
ada hubungannya denganKearsipan
a. Peran serta dalam kegiatan ilmiah;
b. Kajian, telaah/analisis kearsipan
c. Menemukan dan mengembangkan
teknologi tepat guna bidang kearsipan; Kegiatan unit kerja tetapi
tidak ada dalam SKP yang
d. Menjadi anggota organisasi profesi arsiparis;
telah ditetapkan
e. Anggota tim penilai kinerja arsiparis;
Kegiatan yang bersumber
f. Memperoleh penghargaan/tanda jasa; dari kreativitas, ide,
g. Gelar kesarjanaan lainnya yg sederajat;
gagasan, inovasi Arsiparis
yang bersifat
h. Mengajar/melatih; pengembangan profesi
Kearsipan yang
i. Membuat materi penyuluhan, bintek dan
sosialisasi
bermanfaat bagi unit kerja,
j. Menulis karya ilmiah organisasi atau negara
PERKA ANRI NO. 5 TAHUN 2017
PERKA ANRI NO. 4 TAHUN 2017 TENTANG PEDOMAN PENILAIAN PRESTASI
TENTANG PELAKSANAAN TUGAS KERJA JFA
JABATAN
BAGAIMANA ARSIPARIS
MENILAIKAN KINERJANYA?
Penilaian kinerja dilakukan oleh PEJABAT PENILAI KINERJA (Atasan
Langsung Arsiparis)
Di verifikasi oleh Tim Penilai Kinerja Instansi (Tim Penilai di Dispusip Prov.
(Arsiparis Terampil s/d Arsiparis Muda) atau pada Tim Penilaian Kinerja
Instansi Pembina (Arsip Nasional RI untuk Arsiparis Madya s/d Utama).
Penilaian Kinerja dilakukan terhadap :
1. SKP (Tugas Pokok + Tugas Tambahan) dengan memberi NILAI
KUALITAS terhadap kualitas hasil kerja Arsiparis sesuai SKHK.
2. Nilai Perilaku Arsiparis
PENILAIAN KINERJA ARSIPARIS
PEJABAT PENILAI TIM PENILAI KINERJA
(Atasan Langsung) (Tim Penilai Kinerja di Disperpusip)
Ketentuan Norma
Teknis Waktu
Manfaat
• NORMA
WAKTU • 10 menit/nomor arsip
• MANFAAT • Daftar dpt digunakan sebagai sarana penemuan kembali arsip aktif di UP
•
• FORMAT • (1) Daftar Berkas sekurang-kurangnya memuat informasi: unit pengolah,
kode klasifikasi, uraian informasi berkas, kurun waktu, jumlah, dan
keterangan klasifikasi keamanan dan akses arsip; (2) Daftar Isi Berkas
sekurang-kurangnya memuat informasi: nomor berkas, nomor item arsip,
kode klasifikasi, uraian informasi arsip, tanggal, jumlah, dan keterangan
klasifikasi keamanan dan akses arsip; dan/atau (3) Daftar Arsip Aktif
sekurang-kurangnya memuat metada: unit pengolah, kode klasifikasi,
nomor berkas, uraian informasi berkas, uraian informasi arsip, tanggal,
• jumlah, dan keterangan klasifikasi keamanan dan akses arsip.
NILAI KUALITAS TUGAS TAMBAHAN
Melakukan kegiatan PAD, PAS, 50 50 100 100 150 150 150 200 200
pembinaan kearsipan dan
pengolahan dan penyajian arsip
menjadi informasi
PERHITUNGAN ANGKA KREDIT KUMULATIF
ARSIPARIS
AK KUMULATIF
20 50 100 50 100 150 200
AK MINIMAL PER
TAHUN
5 12,5 25 12,5 25 37,5 50
SANGAT
BAIK
150% 7,5 18,75 37,5 18,75 37,5 56,25 75
BAIK
125% 6,25 15,625 31,25 15,625 31,25 46,875 62,5
CUKUP
100% 5 12,5 25 12,5 25 37,5 50
KURANG
75% 3,75 9,375 18,75 9,375 18,75 28,125 37,5
SANGAT
KURANG
50% 2,5 6,25 12,5 6,25 12,5 18,75 25
NILAI PAK TIAP TAHUN
NILAI PAK
BUKTI KERJA ARSIPARIS
Untuk mendukung kualitas hasil kerja maka Arsiparis yang melaksanakan kegiatan kearsipan wajib
mengumpulkan kelengkapan bahan Penilaian Kinerja sesuai bukti kerja Arsiparis.
Bukti Kerja Arsiparis meliputi :
- Bukti Kerja Arsiparis
- SKP Awal Tahun
- Bukti fisik dari setiap kegiatan kearsipan sesuai SKHK;
- Dasar Penugasan untuk melakukan kegiatan kearsipan,
dapat berupa Surat Keputusan (SK), Surat Tugas, Keg. Mandiri, dll.
- Daftar Usul Penetapan Nilai Kinerja (DUPNK)
- Surat Pernyataan Melakukan Kegiatan Kearsipan (Tugas Pokok dan Tugas
Tambahan)
SURAT PERNYATAAN MELAKUKAN KEGIATAN
POKOK/TAMBAHAN
CONTOH FORM
DUPAK
/DUPNK
Syarat Kenaikan Jabatan Arsiparis Kenaikan Pangkat Arsiparis
dipertimbangkan
4 Verifikasi dan menilai salinan autentik arsip terjaga Daftar salinan autentikasi
8 Menyusun daftar deskripsi arsip statis atau inventaris arsip statis Daftar diskripsi
1 Peran serta dalam kegiatan Ilmiah Bidang Kearsipan (Seminar, Dialog Sertifikat
Kearsipan, Diskusi Ilmiah, Workshop, dll)
2 Melakukan kajian, telaahan/analisis kearsipan Laporan
3 Menemukan teknologi tepat guna (inovasi) bidang kearsipan Laporan
4 Mengajar/melatih / bimbingan di bidang kearsipan Laporan
5 Menjadi Anggotaa Organisasi Profesi Kearsipan Sertifikat keanggotaan
6 Menjadi Anggota Tim Penilai Kinerja Jabfung Arsiparis Laporan
7 Memperoleh penghargaan/tanda jasa kehormatan atau lainnya Sertifikat penghargaan
8 Memperoleh gelar kesarjanaan lainnya yg sederajat Ijasah kesarjanaan
9 Menulis karya tulis ilmiah bidang kearsipan Laporan
10 Melakukan penyusunan materi penyuluhan/bimtek/modul kearsipan. Bahan
11. Melaksanakan tugas lain yg berkaitan dengan tugas pokok jabatannya Laporan
KESIMPULAN
SKP merupakan salah satu cara menilai kinerja Arsiparis yg memadukan antara
hasil kerja Arsiparis dengan tercapainya tujuan unit kerja
Standar Kualitas Hasil Kerja Arsiparis merupakan pedoman kerja Arsiparis pada
setiap kategori jenjang jabatannya untuk mendapatkan pengakuan kompetensi
Arsiparis sesuai peraturan perundang-undangan dan kaidah-kaidah kearsipan;
Komponen Standar Kualitas Hasil Kerja Arsiparis merupakan acuan yang harus
dilengkapi oleh Arsiparis sehingga memenuhi kepatuhan terhadap prosedur
kerja yang telah ditetapkan;
Dengan terpenuhinya Standar Kualitas Hasil Kerja Arsiparis & Penilaian
Kinerja yang optimal akan mempertegas fungsi, tugas dan kewenangan
Arsiparis
Wassalaamu'alaikum
Wr. Wb.
Terima kasih
Semoga
Bermanfaat