LEMBAR JAWAB TUGAS 3

UNIVERSITAS TERBUKA

Nama : Nurlita Trisnaning Utami

Fakultas : FHISIP
Program Studi : D-IV Kearsipan
Kode/Nama MK : ASIP4402/3 SKS/ OTOMASI DALAM KEARSIPAN
Tugas :3

1. Berikan penjelasan tentang  Pengelola Arsip dan  tanggung jawab masing-masing posisi

Pada Sebagian besar organisasi, baik yang berorientasi keuntungan maupun tidak, sumber daya
manusia menjadi factor yang paling menentukan kberhasilan kinerja dan pencapaian organisasi di aman
mereka berada. Begitu juga di bidang kearsipan. Peran sumber daya manusia kearsipan juga sangat
menentukan keberhasilan kinerja suatu organisasi. Adanya sumber daya manusia kearsipan yang
berkualitas dan handal akan sangat mendukung keberhasilan manajemen kearsipan dalam menjalankan
visi dan misi dalam memberikan layanan optimal kepada masyarakat.

Pada zaman dahulu sumber daya manusia di bidang kearsipan hanya dikenal sebagai petugas pengelola
arsip. Pengelola arsip hanay berkisar dengan kegiatan pencatatan, penyortiran, dan penyimpanan surat.
Selain itu juga dikenal sebagai penjaga Gudang kertas informasi dan cenderung takut akan tantang,
bersikap pasif dan tidak kreatif. Dapat dikatakan bahwa pengelola arsip dianggap sebagai second class
profession sehingga banyak yang tidak bercita cita sebagai pengelola arsip.

Stiga negative tentang tugas pengelola arsip tampaknya menjadi PR Bersama dalam dunia kearsipan,
bagaimana mengubah mindset tentang tugas pengelola arsip yang dulunya hanya berkutat pada kertas
menjadi sesuatu yang menyediakan informasi sehingga dapat dilayangkan kepada public. Seiring
dengan perkembanagn zaman dan teknologi, memaksa pengelola arsip untuk menjawab tantangan ke
depan. Tantangan akan tugas kearsipan yang bersinggungan dengan teknologi. Saat ini banyak arsip
yang sudah bertransformasi ke dalam media elektronik. Hal tersebut membutuhkan peran seorang
pengelola arsip tentang bagaimana mengelola dan menyimpan arsip elektronik. Perlakuanya tentu
sangat berbeda dengan arsip konvensional. Kondisi tersebut dibutuhkan kompetensi pengelola arsip.
Pengelola arsip minimal harus melek teknologi. Usaha yang dilakukan tentunya dengan meningkatkan
kompetensi pengelola arsip seperti pengadaan bimtek, pelatihan yang berkaitan dengan pengembangan
kompetensi SDM Kearsipan.

TUGAS 3 PENGAWASAN KEARSIPAN NURLITA

Sumber daya manusia kearsipan adalah pejabat struktural di bidang kearsipan, arsiparis dan fungsional
umum di bidang kearsipan. Dalam manajemen kearsipan juga dikenal istilah pengelola arsip. Pengelola
arsip merupakan istilah atau pelaku dalam manajemen kearsipan yang mempunyai tugas mengelola
arsip menjadi sebuah informasi yang dapat diakses oleh public. Pengelola arsip yang memiliki
kemandirian dan memiliki latar belakang di bidang kearsipan yang diperoleh melalui Pendidikan
formal dan atau pelatihan disebut dengan istilah arsiparis.

Di Indonesia sendiri, istilah untuk pelaku manajemen arsip terdiri dari pengelola arsip dan arsiparis.

Berikut penjelasannya :

1. Pengelola arsip adalah pihak yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam pengelolaan
kearsipan.Istilah pengelola arsip lebih luas dibandingkan dengan istilah arsiparis. Arsiparis
merupakan bagian dari pengelola arsip

2. Menurut Permenpan No. 48 Tahun 2014 tentang Jabatan Fungsional Arsiparis yang telah diubah
dengan Permenpan & RB No. 13 Tahun 2016, arsiparis dapat dipahami sebagai seorang
pegawai negeri sipil (PNS) yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh
melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai
fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan yang diangkat oleh pejabat
yang berwenang di lingkungan lembaga negara, pemerintahan daerah, pemerintahan desa dan
satuan organisasi perguruan tinggi negeri. Seorang arsiparis harus mampu melaksanakan tugas
dan perannya dengan di instansi atau lembaga manapun sehingga dapat meningkatkan kinerja
dari instansi maupun lembaganya.

Jadi, seseorang yang berprofesi sebagai arsiparis perlu memiliki sebuah karakter dengan pribadi
yang kuat. Pasalnya, arsiparis merupakan pihak yang mengembang tanggung jawab terkait
pengelolaan kearsipan. Tidak hanya itu, arsiparis sendiri juga harus mampu melaksanakan tugas
dan perannya dengan semangat integritas yang tinggi dan penuh tanggung jawab. Hal ini
dikarenakan arsiparis adalah pihak yang memiliki peran penting dalam melakukan pengelolaan
informasi, penjaga, dan pemelihara warisan budaya nasional guna kepentingan generasi
sekarang dan masa yang akan datang.
3. Peran Arsiparis
Seperti yang sudah dijelaskan pada bagian pengertian arsiparis, seorang arsiparis memiliki
peran sebagai pengelola arsip. Maksud dari pengelola arsip bisa dipahami sebagai seseorang
yang menjaga akuntabilitas dari koleksi yang dimilikinya. Selanjutnya, arsiparis juga memiliki
peran dalam melakukan promosi agar para pengguna menjadi tahu. Kemudian, peran seorang
TUGAS 3 PENGAWASAN KEARSIPAN NURLITA
 arsiparis adalah menciptakan arsip yang otentik sehingga dapat dijadikan sebagai bahan untuk
melakukan pertanggungjawaban dan alat bukti yang sah.
Arsiparis mampu berfungsi sebagai tenaga profesional untuk mengelola pekerjaan
dan kegiatan kearsipan (mulai dari arsip aktif sampai dengan statis). Di indonesia, tenaga
arsiparis baru diakui keberadaannya secara formal oleh pemerintah sebagai jabatan
fungsional pada tahun 1990. Pengakuan tersebut berdasarkan keputusan Menteri Negara
Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 36 Tahun 1990 tentang Angka Kredit bagi
Jabatan Arsiparis. Dengan diterbitkannya keputusan MENPAN Nomor 36 Tahun 1990
tersebut terbuka peluang dan kesempatan bagi para Pegawai Negeri Sipil (PNS) untuk
menduduki Jabatan Fungsional Arsiparis melalui “Inpassing” atau penyesuaian. Akibat
dari kebijakan tersebut, maka di lingkungan departemen atau instasi pemerintah baik
pusat maupun daerah bermunculan para Pegawai Negeri Sipil (PNS) yang diangkat
dalam jabatan fungsional arsiparis. Kondisi demikian menimbulkan dampak
permasalahan dan isu yang berkaitan dengan fungsional arsiparis, khususnya bagi
mereka yang diangkat melalui penyesuaian ( Inpassing ) Pegawai Negeri Sipil.

Dari hasil observasi di tempat saya bekerja yaitu di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan
Kabupaten Purworejo selaku Lembaga Kearsipan Daerah mempunyai jumlah arsiparis 5 orang:
2 (dua) terampil dan 3 (tiga) arsiparis ahli:
1. Arsiparis terampil di Sekretariat :
mempunyai tugas
 melakukan penerimaan dan pencatatan surat masuk dan surat keluar menggunakan
Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD)
 Koordinator Pengelola Arsip
 Melakukan pemberkasan arsip aktif
 Melakukan penataan dan penyimpanan arsip inaktif
 Mengelola arsip menjadi informasi
2. Arsiparis Terampil di Bidang Kearsipan
Mempunyai tugas :
 Melakukan penerimaan dan pencatatan surat masuk dan keluar di Bidang Kearsipan
 Melakukan pemberkasan arsip aktif di Bidang Kearsipan
 Melakukan pengelolaan arsip inaktif
 Mengemas bahan pameran
 Melakukan alih media arsip vital
3. Arsiparis ahli di Bidang Kearsipan
Mempunyai tugas :
 Melakukan pengelolaan arsip statis
 Melakukan akuisisi arsip statis
 Menjadi narasumber dalam bimtek kearsipan

TUGAS 3 PENGAWASAN KEARSIPAN NURLITA

  Menjadi tenaga pengajar dalam pengujian UKK siswa SMK jurusan tata Kelola
perkantoran
 Menulis karya ilmiah di bidang kearsipan
 Membuat inventaris arsip
 Melakukan pengawasan kearsipan

2. Berikan pendapat anda, jika anda adalah pengelola arsip elektronik, sistem keamanan apa
yang anda dapat lakukan untuk mencegah pencurian data. Anda dapat merujuk pada Modul
5.

Arsip elektronik merupakan arsip yang tercipta secara digital atau born to digital dan arsip hasil alih
media. Agar arsip elektronik tetap terjaga keamanan baik fisik maupun informaisnya arsip harus diolah
dan dipelihara dengan baik. Terutama arsip elektronik yang rentan terkena virus, diretas dan rentan
dimanipulasi. Oleh karena itu arsip elektronik harus dipelihara. Pemeliharaan arsip elektronik adalah
kegiatan untuk menjaga keautentikan, keutuhan, keamanan, dan keselamatan Arsip Tujuan dari
pemeliharaan arsip itu sendiri yaitu untuk menjamin keamanan dari penyimpanan arsip itu sendiri.
Selain itu juga untuk antisipasi terhadap keusangan teknologi dan pemeliharaan terhadap sistem
elektronik sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

 Berikut merupakan Langkah Langkah untuk memelihara arsip elektronik : 

1. Menggunakan software asli (bukan bajakan).

Aplikasi atau software bajakan rentan virus malware yang dapat mencuri dan merusak data. Hindari
menggunakan software bajakan untuk penyimpanan arsip mu karena akan berpotensi besar untuk
kehilangan data penting didalamnya.
2. Melakukan Back up data secara berkala
Back up data merupakan proses penyalinan data yang kita simpan atau duplikasi dan menyimpan
duplikasi data tersebut di area penyimpanan yang aman dengan lokasi yang berbeda dari lokasi
penyimpanan dokumen aslinya, hal ini dilakukan agar apabila terjadi kerusakan atau kehilangan data
pada data asli maka kita akan dengan mudah merecovery data yang hilang tersebut.
3. Melakukan proses Scanning virus
Sebelum memasukan perangkat tranfer data pada perangkat yang akan digunakan misalkan pada
flashdisk, hardisk eksternal dan lain – lain. jika memang perangkat mediasi transfer data tersebut positif
terdapat virus sebaiknya koneksi transfer data jangan dilakukan dahulu karena virus tersebut akan
dengan mudah masuk kedalam sistem kita dan merusak atau menduplikasi semua data yang ada.

4. Untuk akses log in terhadap aplikasi database, juga diberikan hanya kepada pihak yang
berwenang mengakses,

TUGAS 3 PENGAWASAN KEARSIPAN NURLITA

Dalam hal ini administrator system atau specialist system ditunjuk untuk mengemban tanggung jawab
melakukan pengelolaan data. Agar pemberian kewenangan dapat dilakukan dengan jelas, maka
diperlukan adanya daftar kewenangan akses aplikasi secara rinci menu aplikasi apa saja yang dapat
digunakan oleh setiap pengguna berdasarkan levelnya.

5. Kewenangan akses pada aplikasi pun perlu disesuaikan berdasarkan level dari setiap
pihak yang ditunjuk,

Misalnya ada pihak dengan kewenangan hanya untuk melihat output data sementara petugas lainnya
hanya bisa melakukan proses rekonsiliasi data. Semua diberikan kewenangan secara terbatas sesuai
kebutuhan aktivitasnya.

6. Proses pemeliharaan database harus memperhatikan adanya segregation of duty, metode

ini mengharuskan database diproses oleh beberapa pihak,

Seperti adanya inputer dan pihak dengan level approval. Tujuannya adalah untuk memastikan serta
memantau kebenaran dan kelengkapan proses pemeliharaan data, jika ada proses yang tidak benar
maka akan dapat dicegah pada saat proses approval.

7. Menggunakan metode pendukung lainnya dapat berupa: Enkripsi. Merupakan metode

untuk membatasi data agar hanya dapat dibaca dengan menggunakan kode tertentu.

8. Melakukan control dan pengawasan system kearsipan secara berkala

Menurut Perka ANRI Nomor 6 Tahun 2021, Metode dalam keamanan Pengelolaan Arsip elektronik
sebagaimana dimaksud dalam Pasal 41 ayat (3) antara lain:
a. membatasi akses Arsip Elektronik dalam rangka menjaga integritas Arsip Elektronik serta mencegah
manipulasi/perubahan dan kerusakan Arsip Elektronik;
b. membangun keamanan sistem jaringan, seperti firewall untuk melindungi sistem dari pihak yang
tidak berhak;
c. menginstall perangkat lunak untuk memfilter dan secara rutin melakukan update untuk melindungi
sistem dari spam, DOS, malicious code maupun virus;
d. menerapkan Public Key Infrastructure, teknologi untuk enkripsi Arsip Elektronik yang menjamin
keamanan transmisi Arsip Elektronik ke pihak lain;
e. mengunci Arsip Elektronik dengan mode “read-only”;
f. menerapkan teknologi Tanda Tangan Elektronik yang berfungsi untuk autentikasi;
g. menyimpan Arsip Elektronik secara offline dan membangun sistem backup dan pemulihan bencana;
dan
h. membangun dan menerapkan audit sistem secara berkala.
Sumber:

BMP ASIP 4425 MODUL 5

TUGAS 3 PENGAWASAN KEARSIPAN NURLITA
Perka ANRI Nomor 6 Tahun 2021 Tentang Pengelolaan Arsip Elektronik

TUGAS 3 PENGAWASAN KEARSIPAN NURLITA