LEMBAR JAWAB TUGAS 4

UNIVERSITAS TERBUKA

Nama : Nurlita Trisnaning Utami

Fakultas : FHISIP
Program Studi : D-IV Kearsipan
Kode/Nama MK : ASIP 4435.02/ PRAKTIK KERJA LAPANGAN
Tugas :4

1. Bagaimana pendapat Saudara , apakah  pemberkasan arsip penting

dilakukan dalam pengelolaan arsip ?
Jawab :

Kegiatan Pemberkasan Arsip adalah penempatan naskah ke dalam

suatu himpunan yang tersusun secara sistematis dan logis sesuai
dengan konteks kegiatannya sehingga menjadi satu berkas karena
memiliki hubungan informasi, kesamaan jenis atau kesamaan masalah
dari suatu unit kerja.Filing system merupakan teknik dalam pengelolaan
berbagai arsip yang kita terima. Filing system berfungsi untuk
mengelompokkan arsip supaya mudah untuk temu kembalinya (finding
aids).
Jadi dapat disimpulkan bahwa pemberkasan arsip sangat penting dalam
pengelolaan arsip karena mempermudah dalam penyusutan arsip.
Pemberkasan arsip merupakan tahap awal dalam pengelolaan arsip.
Apabila suatu organisasi sudah melaksanakan pemberkasan arsip
berdasarkan system dan kaidah kearsipan maka perjalanan arsip dari
arsip itu aktif sampai pada tahap inaktif akan memudahkan organisasi.
Ketika arsip aktif telah habis retensi aktifnya maka arsip dapat
disusutkan dengan dipindahkan ke record center / unit kearsipan arsip
sesuai dengan prinsip original order / aturan asli dimana arsip ditata
berdasarkan pada masa aktifnya.

2. Berdasarkan materi  tayangan  video  di atas langkah-langkah apa saja

yang harus dilakukan  petugas arsip/arsiparis dalam melakukan
pemberkasan arsip, Buatlah alur kerjanya

Jawab :
1. Membaca isi surat, untuk menentukan isi ringkas
2. Pemeriksaan (Inspecting), adalah kegiatan memeriksa arsip yang akan
disimpan.Bebeapa hal yang harus dicermati adalah:

1) Apakah sudah ada diposisi simpan

2) Apakah lampiran-lampiran (jika ada) sudah lengkap
3) Apakah akan disatukan dengan suratnya (jika ada surat) atau
dipisahkan karena bentuk fisiknya menghastuskan demikian.

3. Penentuan Indeks subjek , kode klasifikasi arsip (KKA), dan tahun1)

Arsip disusun berdasarkan Subjek,

1) Menentukan indeks subjek nya

2) Menentukan Kode Klasifikasi nya
3) Arsip disusun berdasarkan Tahun

4. Pengindeksan (Indexing), adalah kegiatan menetapkan kata tangkap dari

arsip yang akan disimpan. Penentuan kata tangkap ini tergantung cara
pemberkasan yang digunakan. Pada sistem alfabetis kata tangkapnya
adalah nama (orang, badan usaha, instansi dsb.). Kata tangkap pada
sistem numerik adalah kode angka, kata tangkap pada organisasi yang
sudah memiliki klasifikasi arsip adalah kode klasifikasi. Tata cara dalam
penentuan indeks antara lain:
1)Indeks harus singkat, jelas mewakli isi arsip
2)Indeks harus mengandung makna tunggal, tidak ganda
3)Kata yang digunakan harus sudah lazim
4)Fleksibel untuk perkembangan selanjutnya
5) Indeks harus kata benda atau yang dibendakan
5. Pengkodean (Coding), adalah kegatan pemberian tanda atau kode yang
mewakili arsip yang akan menunjukkan pada tempat yang paling pas
dalam fle. Dengan kode tersebut petugas dapat mensortir atau
menempatkan arsip sesuai kelompoknya.
6. Pembuatan tunjuk silang (Cross reference). Tunjuk silang dipergunakan
apabila:
1) Ada arsip yang mempunyai kesamaan masalah atau lebih
2) Apabila ada pergantian nama (orang, organisasi atau perusahaan,
nama tempat dsb.)
 4) Jika ada surat yang lampirannya bukan merupakan surat, seperti:
disket, buku dsb.
7. Pembuatan Label (labeling)
8. Penyusunan Daftar Arsip Aktif.
No KEGIATAN Pelaksana MUTU BAKU

Arsiparis / Pimpinan   Kelengkapan Output Keterangan

Petugas Unit
Pengelola Arsip Pengolah

1 Membuat perencanaan     1. Arsip, 2. Penataan  

pemberkasan yang meliputi : Label, 3. Sekat
 
Folder, 4. dalam filing
  a. mempersiapkan peralatan
Sekat, 5. kabinet
pemberkasan yaitu :
Formulir
Tunjuk
  1) Menyiapkan folder yang
silang, 6.
akan digunakan untuk
filing kabinet,
  penempatan arsip yang 7. Out
diberkaskan. indicator

  2) Menyiapkan sekat (guide)

yang terdiri dari

  sekat primer, sekat sekunder

dan sekat tersier.
  3) Menyiapkan pelabelan
sekat, memberikan

  identitas pada sekat sesuai

klasifikasi arsip

  yaitu masalah pada sekat

primer, sub masalah

  pada sekat sekunder dan

sub-sub masalah pada

  sekat tersier.

  4) Menyiapkan filing cabinet,

menyiapkan filing

  cabinet yang akan menjadi

tempat penyimpanan

  arsip. Didalam filing cabinet

ditempatkan sekat

  primer, sekat sekunder dan

 tersier secara

  berurutan.

  5) Menyiapkan formulir
tunjuk silang. Tunjuk

  silang digunakan jika berkas

arsip berkaitan

  dengan berkas arsip yang

lain namun berbeda

  tempat penyimpanan karena

berbeda fisik

  arsipnya dan tidak bisa

disatukan karena ada

  perbedaan istilah yang

mempunyai subyek

  sama.
  6) Menyiapkan formulir out
indicator, sebagai alat

  penanda ketika ada arsip

yang sedang dipinjam

2 Melakukan pemberkasan       1. Arsip, 2. Arsip  

arsip aktif, dengan langkah- Klasifikasi diberkaskan
langkah sebagai berikut. Arsip, 3. ke dalam
Tunjuk folder
Silang , 4. secara utuh
Folder 5. dan
Filing cabinet kronologis,
daftar arsip
aktif

  a. Menerima dokumen/arsip  
dan membaca tanda

  perintah “file”atau  
“simpan”yang diberikan oleh

  Kepala Dinas  
  b. Memeriksa ketepatan  
substansi berdasar pada hal

  atau masalah arsip yang  

akan diberkaskan serta

  memeriksa kelengkapan  
arsip.

  c. Meregistrasi arsip kedalam  

format yang sesuai

  dengan daftar arsip aktif.  

  d. Menyortir dan  
memisahkan jika terdapat
non arsip

  dan duplikasi yang  

berlebihan.

  e. Memasukan arsip ke  
dalam folder dan disusun
  secara berurut sesuai  
kronologis waktu, dimulai

  dengan arsip tertua berada  

paling belakang.

  f. Menuliskan judul berkas  

(indeks) yang berisi kata

  tangkap dan kode klasifikasi  

berkas pada kertas

  label dan melekatkannya  

pada tab folder.

  g. Membuat dan mengisi  

formulir tunjuk silang
apabila

  diperlukan  

  h. Membuat daftar arsip aktif  

yang meliputi daftar
  berkas dan daftar isi berkas  

  i. Memastikan kelengkapan  
berkas arsip sesuai

  dengan daftar identifikasi  

arsip yang akan tercipta

  j. Menyempurnakan daftar  
arsip aktif dan melakukan

  pembaruan data jika  

terdapat penambahan arsip

  1) Arsip  

  2) Daftar identifikasi  

  arsip yang akan  

  tercipta  

  3) Folder  

  4) Label  
  5) Tunjuk silang,  

  6) Klasifikasi arsip  

  7) Daftar arsip aktif  

  1) Arsip diberkaskan  

  kedalam folder secara  

  utuh dan kronologis  

  2) Draf daftar arsip aktif  

3 Menata berkas arsip dan Tertatanya

menyimpannya kedalam arsip yang
filing telah
diberkaskan
ke dalam
filing
kabinet
  cabinet sesuai dengan daftar
arsip aktif

  a. Menata sekat pada filing

cabinet secara berurutan

  dimulai dari sekat primer,  

sekat sekunder dan sekat

  tersier.  

  b. Menyimpan berkas arsip  

kedalam filing cabinet dan

  menempatkannya dibelakang  
sekat sesuai dengan

  klasifikasi arsip yang  

dicantumkan pada tabel
folder.

4 Memberikan persetujuan   Daftar Arsip    

rancangan daftar arsip aktif Inaktif,
  yang meliputi daftar berkas Formulir
dan daftar isi berkas Peminjaman
   
Arsip
 

5 a. Menyampaikan daftar
arsip aktif secara berkala

  setiap 6 (enam) bulan sekali

kepada unit kearsipan.

  b. Membuat formulir
peminjaman arsip sebagai
sarana

  peminjaman arsip di sentral

arsip aktif.

  c. Memastikan keutuhan
arsip yang disimpan secara

  berkala sesuai dengan daftar

arsip aktif.
Sumber :
https://jdih.anri.go.id/peraturan/PERKA%20PEMELIHARAAN%20ARSIP%20DINAMIS%20(PENGUNDANGAN).pdf