LEMBAR JAWAB TUGAS 2

UNIVERSITAS TERBUKA

Nama : Nurlita Trisnaning Utami

Fakultas : FHISIP
Program Studi : D-IV Kearsipan
Kode/Nama MK : ASIP 4435/ PRAKTIK KERJA KEARSIPAN
Tugas :2

1. Berdasarkan tayangan  video  di atas langkah-langkah apa saja yang

harus dilakukan  petugas arsip/arsiparis dalam melakukan
pengelolaan arsip inaktif dari central file menuju ke record center,
Buatlah alur kerjanya

Jawab :

A. Langkah Langkah yang harus dilakukan  petugas arsip/arsiparis

dalam melakukan pengelolaan arsip inaktif dari central file menuju
ke record center :

1. Verifikasi arsip inaktif yang akan dipindahkan

2. Melaporkan hasil verifikasi kepada Kepala Bagian Arsip disertai dengan
daftar arsip inaktif yang akan dipindahkan dan berita acara pemindahan
arsip
3. Petugas Arsip/ Arsiparis membawa ke record center
4. Melakukan serah terima arsip dari unit pengolah / central file kepada
petugas record center
5. Selanjutnya arsip disimpan di Ruang Transit
6. Petugas Record center mengambil arsip dari ruang transit ke ruang
pengolahan untuk diolah
7. Petugas record center memberi nomor definif arsip sesuai dengan
database arsip inaktif
8. Petugas record center memastikan penataan arsip telah sesuai dengan
prinsip aturan asli atau original order
9. Petugas record center mengolah informasi arsip inaktif
10. Petugas record center memberi nomor folder sesuai dengan urutan
penomoran yang ada di record center
11. Memasukkan folder ke dalam boks dan memberikan nomor
sementara pada boks
12. Petugas membawa arsip inaktif ke ruang penyimpanan di record
center
13. Petugas record center menentukan lokasi penyimpanan arsip
sesuai dengan prinsip asal usul atau prinsip provenance dan
memberikan nomor definitive boks
14. Petugas record center memberikan label yang terdiri dari lokasi
simpan nomor boks, nomor folder
15. Petugas menyusun daftar arsip inaktif
 B. Alur Kerja Pengelolaan Arsip Inaktif dari Central File ke Record Center

PELAKSANA MUTU BAKU

N Kelengkapan
1 Memberikan persetujuan pemindahan arsip inaktif 1) Arsip inaktif
yang dilengkapi dengan daftar arsip pindah dan berita
2) Daftar arsip pindah
acara pemindahan arsip.
3) Berita acara pemindahan
arsip
Arsip inaktif
dipindahkan tanggung
jawab pengelolaannya
kepada unit kearsipan
dengan disertai daftar
arsip dan berita acara
pemindahan

1) Daftar arsip pindah

2 Menerima pemindahan arsip dari sentral arsip aktif 2) Berita acara
unit pengolah ke sentral arsip inaktif, unit kearsipan. pemindahan arsip
a. Menyiapkan ruang simpan, dan peralatan penataan 3) Arsip Arsip inaktif yang
arsip yaitu boks, label boks, folder, rak arsip. 4) Boks sesuai dengan daftar
arsip pindah dan
b. Memeriksa dan memverifikasi kesesuaian arsip 5) Folder
Berita acara
yang dipindahkan dengan Daftar Arsip Pindah yang 6) Label Boks
pemindahan arsip
dilengkapi dengan Berita Acara Pemindahan Arsip. 7) Jadwal Retensi Arsip

3 Pengaturan fisik arsip, yaitu dilakukan melalui kegiatan

:
1) Melakukan penataan berkas dalam boks.
1) Arsip Arsip aktif tertata
Berkas arsip yang ditata ke dalam boks tetap
2) Boks kedalam boks yang
mempertahankan pengaturan aslinya sesuai
3) Label telah diberikan label
kondisi pengaturan arsip aktif di unit pengolah. 4) Rak Arsip boks
2) Memeriksa kelengkapan fisik dan informasi 5) Daftar arsip pindah
arsip serta kesesuaian dengan daftar arsip.
3) Membuat penomoran boks arsip berdasarkan
nomor urut pada database arsip inaktif di unit
kearsipan
4) Membuat label boks sesuai sebagai identitas
boks arsip yang memuat penomoran boks,
rentang nomor berkas dalam boks, kode unit
pengolah, serta tahun arsip.
4 Penataan dan Penyimpanan arsip inaktif
 1) Membuat skema pengaturan lokasi simpan
(kavling) untuk pengelompokan penyimpanan 1) Skema Boks arsip tertata dan
sesuai provenance unit pengolah setingkat pengaturan lokasi disimpan pada rak arsip
eselon I simpan
2) Boks arsip
2) Menempatkan boks arsip pada rak arsip sesuai
lokasi simpan
3) Menata boks arsip dirak secara urut
berdasarkan nomor boks dan disusun secara
vertikal lateral (vertikal berderet kesamping)
yang dimulai selalu dari posisi kiri paling atas
menuju kekanan.

5 Penyusunan daftar arsip inaktif

a. Membuat daftar arsip inaktif berdasarkan 1) Daftar arsip pindah Draft daftar arsip inaktif
daftar arsip yang dipindahkan dari unit
2) Skema pengaturan lokasi
pengolah.
simpan arsip
b. Mengolah daftar arsip inaktif dengan
3) Database arsip inaktif
menambahkan informasi nomor boks dan
serta informasi lokasi simpan.
c. Menggabungkan daftar arsip inaktif pada
database arsip inaktif per provenance unit
pengolah
d. Melakukan pembaruan database daftar arsip
inaktif keseluruhan (updating daftar arsip
inaktif) secara rutin setiap ada pemindahan,
pemusnahan dan penyerahan arsip.

3. Memberikan persetujuan rancangan daftar arsip Draft daftar arsip inaktif Daftar arsip inaktif
inaktif
4. a. Mengolah informasi arsip menjadi daftar Daftar arsip inaktif 1) Daftar informasi
informasi publik tematik sebagai bahan layanan tematis
informasi

publik kepada PPID maupun kebutuhan internal 2) Daftar arsip dinamis

secara rutin. Sekurang-kurangnya memuat judul, 3) Sarana layanan
pencipta arsip, uraian hasil pengolahan dan peminjaman
kurun waktu. arsip
a. Menyampaikan daftar arsip dinamis secara
berkala kepada Jaringan Informasi Kearsipan
Nasional.
b. Membuat formulir peminjaman arsip sebagai
sarana peminjaman arsip di sentral arsip aktif.
c. Memastikan keutuhan arsip yang disimpan
secara berkala sesuai dengan daftar arsip inaktif.
d. Memelihara keamanan, keselamatan
dan kebersihan arsip, sarana dan
prasarana
penyimpanan arsip inaktif (boks arsip,
rak penyimpanan, ruangan, alat
keselamatan, dll)
Buatlah daftar  arsip inaktif, unsur-unsur apa saja yang ada dalam daftar arsip inaktif, acuan apa yang digunakan dalam menyusun
daftar arsip inaktif

Daftar Arsip inaktif sekurang kurangnya memuat unsur Penyusunan Daftar Arsip Inaktif pada Unit kearsipan
a. Unit Kearsipan membuat daftar arsip inaktif berdasarkan daftar arsip yang dipindahkan dari unit pengolah.
b. Unit kearsipan mengolah daftar arsip inaktif dengan menambahkan informasi nomor definitif folder dan boks yang diurutkan
sesuai dengan database daftar arsip inaktif masing-masing provenance pencipta arsip.
c. Pembaharuan Daftar Arsip Inaktif dilakukan setiap terjadi pemindahan, pemusnahan, dan penyerahan arsip paling sedikit satu
tahun sekali.
d. Penyusunan daftar arsip inaktif memuat informasi tentang:
a. pencipta arsip;
b. unit pengolah;
c. nomor arsip;
d. kode klasifikasi;
e. uraian informasi arsip/berkas;
f. kurun waktu;
g. jumlah; dan
h. tingkat perkembangan
i. keterangan (media arsip, kondisi, dll)
j. nomor definitif folder dan boks
k. lokasi simpan (ruangan dan nomor rak)
l. jangka simpan dan nasib akhir
m. kategori arsip.

DAFTAR ARSIP INAKTIF

Kop Surat
(1)
Jang
Nomor
ka
Kode Jen Kur Tingkat Definiti Loka Kateg
N Juml K Simp
Klasifikas is un Perkembanga f si ori
o. ah e an
i Ar Wak n Folder Simp Arsi
t dan
sip tu dan an p
Na
Boks
sib
Ak
hir
(2 ( ( ( ( (7) ( ( (10) (11) (
) 3 4 5 6 8 9 1
) ) ) ) ) ) 2
)

UNIT : BIDANG KEARSIPAN

PENGOLAH
TAHUN : 2017-2019
No. Nomor Kode Jenis Arsip Kurun Waktu Jumlah Tingkat Klasifikasi Keterangan
Arsip Klasifikasi Perkembangan Keamanan Nomor
 dan Akses Boks
Arsip
1 1 035 Forum OPD Januari- Desember 1 berkas asli Biasa/ 1
2017 Terbuka
2 2 003.3 HUT Januari- Desember 1 berkas asli Biasa/ 1
2017 Terbuka
3 3 032.22 Arsiparis Januari- Desember 1 berkas asli Biasa/ 1
2017 Terbuka
4 4 035 Rapat Januari- Desember 1 berkas asli Biasa/ 1
2017 Terbuka
5 5 035 Kearsipan Januari- Desember 1 berkas asli Biasa/ 1
2017 Terbuka
6 6 035 Lomba Tertib Arsip Desa Tk. Januari- Desember 1 berkas asli Biasa/ 1
Provinsi Jawa Tengah 2017 Terbuka
7 7 035 Lomba TAD Tahun 2017 Januari- Desember 1 berkas asli Biasa/ 1
2017 Terbuka
8 8 035 Lomba Tertib Arsip Kecamatan Januari- Desember 1 berkas asli Biasa/ 1
2017 Terbuka
9 9 035 Lomba Tertib Arsip Antar UPT Januari- Desember 1 berkas asli Biasa/ 1
Dikpora 2017 Terbuka
10 10 035 Rapat Koordinasi Pengawasan Januari- Desember 1 berkas asli Biasa/ 1
2017 Terbuka
11 11 035 Lomba Bidang Kearsipan Januari- Desember 1 berkas asli Biasa/ 1
2017 Terbuka
12 12 035 Sosialisasi Kearsipan Januari- Desember 1 berkas asli Biasa/ 1
2017 Terbuka
13 13 035 Diklat Kearsipan Januari- Desember 1 berkas asli Biasa/ 1
2017 Terbuka
14 14 035.24 Pembenahan Arsip Januari- Desember 1 berkas asli Biasa/ 1
2017 Terbuka
15 15 035.315 Pemusnahan Arsip Dindukcapil Januari- Desember 1 berkas asli Biasa/ 1
2017 Terbuka
16 16 035 Standar Operasional Prosedur Januari- Desember 1 berkas asli Biasa/ 1
2017 Terbuka
17 17 035 Laporan Triwulan Januari- Desember 1 berkas asli Biasa/ 1
2017 Terbuka
18 18 035 Penelitian Januari- Desember 1 berkas asli Biasa/ 1
2017 Terbuka
19 19 035 Studi Banding Januari- Desember 1 berkas asli Biasa/ 1
2017 Terbuka
20 20 035 Pengelola Arsip UPT Dikpora Januari- Desember 1 berkas asli Biasa/ 1
2017 Terbuka
21 21 035 Pengadaan Barang dan Jasa Januari- Desember 1 berkas asli Biasa/ 1
2017 Terbuka
22 22 035 SIKD Januari- Desember 1 berkas asli Biasa/ 1
2017 Terbuka
23 23 035 Biodata Pengolah Arsip OPD Januari- Desember 1 berkas asli Biasa/ 1
2017 Terbuka
24 24 035 Biodata Pengolah Arsip SMPN Januari- Desember 1 berkas asli Biasa/ 1
2017 Terbuka
25 25 035 Biodata pengolah Arsip Januari- Desember 1 berkas asli Biasa/ 1
Kecamatan 2017 Terbuka
26 26 051.11 P3D Januari- Desember 1 berkas asli Biasa/ 1
2017 Terbuka
27 27 072 Bupati Tilik Desa Januari- Desember 1 berkas asli Biasa/ 1
2017 Terbuka
28 28 160,18 Penyusunan Perbup SKKAD Januari- Desember 1 berkas asli Biasa/ 1
2017 Terbuka
29 29 464,1 Penghargaan Pahalwan Januari- Desember 1 berkas asli Biasa/ 1
2017 Terbuka
30 30 035.312 Permohonan Narasumber Januari- Desember 1 berkas asli Biasa/ 1
2017 Terbuka
31 31 035.2 Bimtek Januari- Desember 1 berkas asli Biasa/ 1
2017 Terbuka
32 32 035.2 Lomba Pengelola Arsip 2017 Januari- Desember 1 berkas asli Biasa/ 1
2017 Terbuka
33 33 035 Rakor Kearsipan Januari 2018 1 berkas asli Biasa/ 2
Terbuka
34 34 035 Lomba Tertib Arsip Desa Tk. Januari- April 2018 1 berkas asli Biasa/ 2
Provinsi Terbuka
35 35 035 Arsiparis Januari- Agustus 1 berkas asli Biasa/ 2
2018 Terbuka
36 36 035 Lonba Tertib Arsip Desa Tk. Januari- Agustus 1 berkas asli Biasa/ 2
Kabupaten 2018 Terbuka
37 37 035 Kunjungan Kerja Januari- November 1 berkas asli Biasa/ 2
2018 Terbuka
38 38 035 SINOVIK Februari 2018 1 berkas asli Biasa/ 2
Terbuka
39 39 035 Aplikasi Arsip Statis Februari 2018 1 berkas asli Biasa/ 2
Terbuka
40 40 035 Pelayanan Publik Februari- Maret 2018 1 berkas asli Biasa/ 2
Terbuka
41 41 035 Lomba Pengelola Arsip April- Mei 2018 1 berkas asli Biasa/ 2
Terbuka
42 42 035 Pemusnahan Arsip Mei- Desember 2018 1 berkas asli Biasa/ 2
Terbuka
43 43 035 SIKD Juli 2018 1 berkas asli Biasa/ 2
Terbuka
44 44 035 Bimbingan Teknis Agustus- September 1 berkas asli Biasa/ 2
2018 Terbuka
45 45 035 Arsip Vital Nov-18 1 berkas asli Biasa/ 2
Terbuka
46 46 035 Kuesioner Januari- Desember 1 berkas asli Biasa/ 2
2018 Terbuka
47 47 035 Pengadaan Januari- Juli 2018 1 berkas asli Biasa/ 2
Terbuka
48 48 035 Pameran Khazanah Arsip Januari- November 1 berkas asli Biasa/ 2
2018 Terbuka
49 49 035 Pengelolaan Depot Arsip Juli- November 2018 1 berkas asli Biasa/ 2
Terbuka
50 50 035 Wisata Arsip Mei - September 2018 1 berkas asli Biasa/ 2
Terbuka
51 51 035 Peminjaman Arsip Januari- November 1 berkas asli Biasa/ 2
2018 Terbuka
52 52 035 DPA Januari- Desember 1 berkas asli Biasa/ 2
2018 Terbuka
53 53 035 Layanan Januari- Oktober 1 berkas asli Biasa/ 2
2018 Terbuka
54 54 035 Tindak Lanjut Inspektorat Januari- Desember 1 berkas asli Biasa/ 3
2019 Terbuka
55 55 035 Pembenahan Arsip Januari- Desember 1 berkas asli Biasa/ 3
2019 Terbuka
56 56 035 JRA Substantif Januari- Desember 1 berkas asli Biasa/ 3
2019 Terbuka
57 57 035 Masyarakat Berprestasi Januari- Desember 1 berkas asli Biasa/ 3
2019 Terbuka
58 58 035 Narasumber Kearsipan Januari- Desember 1 berkas asli Biasa/ 3
2019 Terbuka
59 59 035 Bimbingan Dan Konsultasi Januari- Desember 1 berkas asli Biasa/ 3
2019 Terbuka
60 60 035 Arsiparis Januari- Desember 1 berkas asli Biasa/ 3
2019 Terbuka
61 61 035 DUPNK Januari- Desember 1 berkas asli Biasa/ 3
2019 Terbuka
62 62 035 SIKD Januari- Desember 1 berkas asli Biasa/ 3
2019 Terbuka
63 63 035 Laporan Triwulan Januari- Desember 1 berkas asli Biasa/ 3
2019 Terbuka
64 64 035 Rakornas Kearsipan Januari- Desember 1 berkas asli Biasa/ 3
2019 Terbuka
65 65 035 Naskah Sumber Arsip Januari- Desember 1 berkas asli Biasa/ 3
2019 Terbuka
66 66 035 Peraturan Daerah Januari- Desember 1 berkas asli Biasa/ 3
2019 Terbuka
67 67 035 Perbup JRA Substantif Januari- Desember 1 berkas asli Biasa/ 3
2019 Terbuka
68 68 035 Pemusnahan Arsip Januari- Desember 1 berkas asli Biasa/ 3
2019 Terbuka
69 69 035 Pembinaan Kearsipan Januari- Desember 1 berkas asli Biasa/ 3
2019 Terbuka
70 70 035 Pengawasan Eksternal Januari- Desember 1 berkas asli Biasa/ 3
2019 Terbuka
71 71 035 Audit Kearsipan Januari- Desember 1 berkas asli Biasa/ 3
2019 Terbuka
72 72 035 Kuesioner Bimbingan Januari- Desember 1 berkas asli Biasa/ 3
2019 Terbuka
73 73 035 Study Banding Januari- Desember 1 berkas asli Biasa/ 3
2019 Terbuka
74 74 035 Kearsipan Januari- Desember 1 berkas asli Biasa/ 3
2019 Terbuka
75 75 035 Keuangan Januari- Desember 1 berkas asli Biasa/ 3
2019 Terbuka
76 76 035 Pengelola Arsip Januari- Desember 1 berkas asli Biasa/ 3
2019 Terbuka
77 77 035 Lomba Pengelola Arsip Januari- Desember 1 berkas asli Biasa/ 3
2019 Terbuka
78 78 035 Evaluasi Pengelolaan Arsip Juli 2019 1 berkas asli Biasa/ 4
Terbuka
79 79 035 Pendataan Dan Penataan Arsip Januari- Oktober 1 berkas asli Biasa/ 4
2019 Terbuka
80 80 035 Peminjaman Arsip November- Desember 1 berkas asli Biasa/ 4
2019 Terbuka
81 81 035 Restorasi Arsip Apr-19 1 berkas asli Biasa/ 4
Terbuka
82 82 035 Akuisisi Arsip Januari- Desember 1 berkas asli Biasa/ 4
2019 Terbuka
83 83 035 Kearsipan Februari- Juni 2019 1 berkas asli Biasa/ 4
Terbuka
84 84 035 Magang PKL Oktober- Desember 1 berkas asli Biasa/ 4
2019 Terbuka
85 85 035 Pengadaan Sarana Dan Agustus- Desember 1 berkas asli Biasa/ 5
Prasarana Kearsipan 2019 Terbuka
86 86 035 Pameran Khazanah Arsip Januari- November 1 berkas asli Biasa/ 5
2019 Terbuka
87 87 035 Pengelolaan Depot Arsip Januari- Agustus 1 berkas asli Biasa/ 5
2019 Terbuka
88 88 035 Wisata Arsip Mei- Oktober 2019 1 berkas asli Biasa/ 5
Terbuka
89 89 035 Peminjaman Arsip Oktober 2019 1 berkas asli Biasa/ 5
Terbuka
90 90 035 SIKD Juli 2019 1 berkas asli Biasa/ 5
Terbuka
91 91 035 Pengawasan Nov-19 1 berkas asli Biasa/ 5
Terbuka
92 92 035 Penelitian Nov-19 1 berkas asli Biasa/ 5
Terbuka
93 93 035 Reformasi Birokrasi Mei 2019 1 berkas asli Biasa/ 5
Terbuka
94 94 035 HUT Agustus 2019 1 berkas asli Biasa/ 5
Terbuka

Mengetahui,
Kepala Unit Kearsipan

SRI LESTARININGSIH, S.H., M.M.

Pembina Tk. I/ IVb
NIP. 19670317 199403 2 01
Acuan yang digunakan dalam menyusun daftar arsip inaktif :

1. Dasar Hukum :

Setiap pencipta arsip baik pemerintah maupun swasta mempunyai

regulasi penyusunan daftar arsip inaktif tersendiri sesuai dengan
kondisi kearsipan di lingkungannya, termasuk acuan atau pedoman
yang dipakai dalam Menyusun daftar arsip inaktif. Sebagai contoh di
Kabupaten Purworejo menggunakan acuan Pedoman Peraturan Bupati
Purworejo Nomor 46 Tahun 2015 Tentang Pengelolaan Arsip Dinamis

2. Penyusunan Daftar Arsip Inaktif pada Unit kearsipan

a. Unit Kearsipan membuat daftar arsip inaktif berdasarkan daftar

arsip yang dipindahkan dari unit pengolah.
b. Unit kearsipan mengolah daftar arsip inaktif dengan
menambahkan informasi nomor definitif folder dan boks yang
diurutkan sesuai dengan database daftar arsip inaktif masing-
masing provenance pencipta arsip.
c. Pembaharuan Daftar Arsip Inaktif dilakukan setiap terjadi
pemindahan, pemusnahan, dan penyerahan arsip paling sedikit
satu tahun sekali.
d. Penyusunan daftar arsip inaktif memuat informasi tentang:

Sumber :
https://jdih.anri.go.id/peraturan/PERKA%20PEMELIHARAAN
%20ARSIP%20DINAMIS%20(PENGUNDANGAN).pdf
https://jdihn.go.id/files/460/PENGELOLAAN%20ARSIP
%20DINAMIS_794693.pdf