Penyusutan Arsip

DASAR HUKUM

1. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan;

2. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang
Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang
Kearsipan;
3. Peraturan Kepala ANRI Nomor 37 Tahun 2016 tentang Pedoman
Penyusutan Arsip.
 UU No. 43 Tahun 2009
(pasal 47 ayat 2)

Penyusutan yang dilaksanakan oleh lembaga

negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi
negeri, serta BUMN dan/atau BUMD
dilaksanakan berdasarkan JRA dengan
memperhatikan kepentingan pencipta arsip serta
kepentingan masyarakat, bangsa dan negara.
 P E N Y U S U TA N A R S I P

“…. kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara

pemindahan Arsip Inaktif dari unit pengolah ke
unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak
memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis
kepada lembaga kearsipan
“
[ PERKA ANRI NO. 37/2016 :Pedoman Penyusutan Arsip ]
RUANG LINGKUP PENYUSUTAN ARSIP
Penyusutan Arsip meliputi kegiatan:
• pemindahan Arsip Inaktif dari Unit Pengolah ke Unit
Kearsipan;
• pemusnahan arsip yang telah habis retensinya dan tidak
memiliki nilai guna dilaksanakan sesuai dengan
ketentuan peraturan perundang-undangan; dan
• penyerahan Arsip Statis oleh Pencipta Arsip kepada
Lembaga Kearsipan.
PP 28/2012. Ps.56
TUJUAN PENYUSUTAN
1. Memisahkan arsip inaktif dari arsip aktif
2. Memisahkan pengelolaan arsip aktif dan arsip inaktif pada unit
kerja yang berbeda dengan kewenangan pengelolaan yang jelas
dan tegas
3. Memperjelas pengalihan dan pelepasan tanggung jawab
pengelolaan informasi
4. Memudahkan penilaian
5. Memisahkan antara arsip yang tidak bernilai guna dengan arsip
yang bernilai guna
6. Memusnahkan arsip yang tidak bernilai guna
7. Menyelamatkan arsip yang bernilai guna permanen
MANFAAT…..
1. Secara fisik, arsip menjadi rapi (salah satu syarat
penyusutan, arsip harus dalam keadaan tertata);
2. Dilihat dari informasinya, hanya arsip yang bernilai guna
yang disimpan;
3. Penemuan kembali menjadi mudah dan cepat;
4. Biaya pengelolaan arsip menjadi murah;
5. Berpindah atau hilangnya informasi dapat diketahui
dengan mudah;
6. Unit kerja (unit pengolah) tidak perlu mengurus arsip yang
tidak secara langsung digunakan untuk mendukung
operasional organisasi sehari-hari.
KETENTUAN UMUM
1. PA dilaksanakan setelah retensi arsip berakhir
2. PA dilaksanakan maksimal 30 hari setelah retensi berakhir
3. Pemusnahan arsip, musnah fisik dan informasi
4. Setiap pelaksanaan PA harus dibuat daftar arsip, berita
acara, dan dokumen lain yang dibutuhkan sebagaimana
tercantum dalam peraturan……………….
PEMINDAHAN ARSIP ……..
Pemindahan Arsip Inaktif dilaksanakan dengan memperhatikan

bentuk dan media arsip.

Pemindahan Arsip Inaktif dilaksanakan melalui kegiatan:

§ penyeleksian Arsip Inaktif;

§ Pembuatan daftar Arsip Inaktif yang akan dipindahkan; dan

penataan Arsip Inaktif yang akan dipindahkan.

[ PERKA ANRI NO. 37/2016 Ps.5 : PEDOMAN PENYUSUTAN ARSIP ]

PEMINDAHAN ARSIP ……..

Pelaksanaan kegiatan pemindahan Arsip

Inaktif dilakukan sesuai dengan prosedur

pemindahan Arsip Inaktif

 PEMINDAHAN ARSIP INAKTIF
PEMINDAHAN ARSIP INAKTIF

BERITA ACARA (ttd KaUP – KaUK-3 )

Daftar Arsip Vital - DAFTAR BERKAS ( DAFTAR ARSIP INAKTIF )
Penyimpanan dibedakan - DAFTAR ISI BERKAS
Duplikasi/Alih Media

UP UK
UNIT PENGOLAH UNIT KEARSIPAN
Central File Record Center * Arsip Dalam Kondisi TERTATA * UK tidak merubah2 tatanan

Paling lambat 10 Okt 2022

( Max. 6 bulan setelah kegiatan selesai /Close File )

MELAPORKAN ARSIP TERCIPTA

KE UNIT KEARSIPAN-3 (UK3) - DAFTAR BERKAS
- DAFTAR ISI BERKAS

( Ps.10 PerANRI.No.9/2018 – PAD )

Per.ANRI 37/2016

*minimal
PEMINDAHAN ARSIP ……..
15
 PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS

PENCIPTA ARSIP
(Lembaga Negara, Pemerintahan Daerah,
PTN, BUMN, dan BUMD)

UNIT UNIT UNIT UNIT

PENGOLAH PENGOLAH PENGOLAH KEARSIPAN
arsip aktif

aktif
i p in
ar s

PINDAH
DISERTAI DAFTAR ARSIP
INAKTIF DAN BERITA
ACARA PEMINDAHAN
 PENOMORAN

POLITEKNIK NEGERI
BANYUWANGI

ARSIP INAKTIF
TAHUN 2018

NO BOKS : 1
NO BERKAS: 1-10
19
PEMELIHARAAN ARSIP
INAKTIF…??

“ (1) ….. menjadi tanggung jawab pimpinan

unit kearsipan pada tiap pencipta arsip;
(2) ….. dilakukan melalui kegiatan penataan
dan penyimpanan arsip inaktif;

“ [ PERATURAN ANRI NO. 9/2018 Ps.6 ]

“
 SDM (Pengelola)

Pengelolaan Arsip
Prasarana dan Sarana Inaktif di RC

Prosedur Penataan
Arsip Inaktif

Pelayanan Peminjaman
Arsip
PENATAAN ARSIP
INAKTIF...
Penataan Arsip Inaktif yang dipindahkan kedalam boks :
1. Menata folder/berkas yang berisi Arsip Inaktif yang akan
dipindahkan yang diurutkan berdasarkan nomor urut daftar
Arsip Inaktif yang dipindahkan;
2. Menyimpan dan memasukkan folder/berkas Arsip Inaktif
kedalam boks arsip;
3. Memberi label boks arsip, dengan keterangan: nomor boks,
nama Unit Pengolah, nomor urut arsip, dan tahun
penciptaan arsip.
 Pemindahan / Penyerahan berprinsip
PROVENANCE & ORIGINAL ORDER
( Asal usul & Aturan Asli )

Instansi/SatKer Pencipta Arsip Aturan penataan saat arsip diciptakan

PENATAAN ARSIP
INAKTIF...
Penataan Arsip Inaktif dilakukan berdasarkan :
• Asas “asal usul” : asas yang dilakukan untuk menjaga arsip
tetap terkelola dalam satu kesatuan Pencipta Arsip
(provenance), tidak dicampur dengan arsip yang berasal dari
Pencipta Arsip lain, sehingga arsip dapat melekat pada
konteks penciptaannya.

• Asas “aturan asli” : asas yang dilakukan untuk menjaga

arsip tetap ditata sesuai dengan pengaturan aslinya (original
order) atau sesuai dengan pengaturan ketika arsip masih
digunakan untuk pelaksanaan kegiatan Pencipta Arsip.
PEMELIHARAAN ARSIP INAKTIF

Penyusunan Daftar Arsip Inaktif pada Unit

kearsipan

Unit kearsipan mengolah daftar arsip inaktif

dengan menambahkan informasi nomor
definitif folder dan boks yang diurutkan
sesuai dengan database daftar arsip inaktif
masing-masing provenance pencipta arsip.
PEMELIHARAAN ARSIP INAKTIF

Penyusunan Daftar Arsip Inaktif pada Unit

kearsipan

Pembaharuan Daftar Arsip Inaktif dilakukan

setiap terjadi pemindahan, pemusnahan, dan
penyerahan arsip paling sedikit satu tahun
sekali.
Penyusunan Daftar Arsip Inaktif Minimal

pencipta arsip;
unit pengolah;
nomor arsip;
kode klasifikasi;
uraian informasi arsip/berkas;
kurun waktu;
jumlah; dan tingkat perkembangan
keterangan (media arsip, kondisi, dll)
nomor definitif folder dan boks
lokasi simpan (ruangan dan nomor rak)
jangka simpan dan nasib akhir
kategori arsip.
Penyusunan Daftar Arsip Inaktif Contoh
Penyusunan Daftar Arsip Inaktif

Daftar arsip inaktif digunakan sebagai

sarana penemuan kembali arsip, dan
sarana pengendalian arsip inaktif
Penyimpanan Arsip Inaktif

Penyimpanan arsip inaktif dilakukan

berdasarkan daftar arsip inaktif

Penyimpanan arsip inaktif dilaksanakan

dengan melakukan penataan boks arsip pada
rak secara berurut berdasarkan nomor boks
dan disusun berderet ke samping (vertikal)
yang dimulai dari rak paling atas dan diatur
dari posisi kiri menuju ke kanan
Penyimpanan Arsip Inaktif
 Tempat Penyimpanan

Penyimpanan Penyimpanan Penyimpanan

Arsip Kertas Arsip Peta Arsip Kaset Video

33
 Tempat Penyimpanan

PRESERVASI ARSIP | KBS-2021

Penyimpanan Penyimpanan
Arsip Foto Arsip Mikrofilm

34
PROSEDUR PENATAAN ARSIP INAKTIF YANG BELUM
MEMILIKI DAFTAR ARSIP DI UNIT PENGOLAH

Prosedur penataan arsip inaktif yang belum memiliki Daftar

Arsip meliputi kegiatan:
• Survei
• Pembuatan daftar ikhtisar arsip,
• Pembuatan skema pengaturan arsip,
• Rekonstruksi,
• Pendeskripsian,
• Manuver (pengolahan data dan fisik arsip),
• Penataan arsip dan boks,
• Pembuatan daftar arsip inaktif.
PROSEDUR PENATAAN ARSIP INAKTIF YANG BELUM
MEMILIKI DAFTAR ARSIP DI UNIT PENGOLAH

Rekonstruksi arsip dilakukan untuk mewujudkan kesatuan fisik

dan informasi arsip melalui kegiatan pemilahan arsip dan
pemberkasan arsip. Pemilahan arsip dilakukan dengan cara:
1. Mengelompokkan arsip sesuai dengan prinsip asal-usul
(provenance) pencipta sampai dengan level 2 di struktur
organisasi.
a) Konteks, dilihat dari kepada, tembusan surat.
b) Konten, dilihat dari isi substansi surat.
PROSEDUR PENATAAN ARSIP INAKTIF YANG BELUM
MEMILIKI DAFTAR ARSIP DI UNIT PENGOLAH

2. Pilah antara arsip dan nonarsip (tidak cocok dengan

rekonstruksi )
• Arsip (termasuk arsip duplikasi);
• Non arsip: formulir kosong, majalah, buku pustaka,
map kosong.

3. Arsip yang sudah dipilah diberkaskan sesuai klasifikasi

(kesamaan kegiatan).
Pemberkasan arsip merupakan kegiatan penyusunan
kelompok arsip sesuai dengan skema pengaturan arsip
yang telah ditetapkan. Pemberkasan dapat dilakukan
berdasarkan :
Series, yaitu pengelompokan arsip-arsip yang
memiliki jenis yang sama;
Rubrik, yaitu pengelompokan arsip-arsip
yang memiliki isi permasalahan yang sama;
Dosier, yaitu pengelompokan arsip-arsip yang
memiliki kesamaan urusan/kegiatan
PROSEDUR PENATAAN ARSIP INAKTIF YANG BELUM
MEMILIKI DAFTAR ARSIP DI UNIT PENGOLAH

Arsip yang sudah memberkas dipertahankan sesuai dengan

keutuhannya (tidak berlaku untuk arsip korespondensi yang
tercampur dalam satu ordner) Contoh :
q Arsip korespondensi : pemberkasan sesuai dengan series
atau kegiatan;
q Arsip keuangan : pemberkasan dengan berkas SPM atau
SP2D;
q Arsip personal file: pemberkasan sesuai NIP atau NIK;
q Arsip pengadaan barang dan jasa pemberkasan sesuai nama
proyek atau paket
MEKANISME PENGELOLAAN ARSIP INAKTIF
PEMUSNAHAN ARSIP ……..
- Tanggung jawab pimpinan Pencipta Arsip.
- Pemusnahan arsip dilakukan terhadap arsip:
§ Tidak memiliki nilai guna;
§ Telah habis retensinya dan berketerangan dimusnahkan
berdasarkan JRA;
§ Tidak ada peraturan perundang-undangan yang melarang;
dan tidak berkaitan dengan Penyelesaian proses suatu
perkara.

[ PERKA ANRI NO. 37/2016.Ps.7 : PEDOMAN PENYUSUTAN ARSIP ]

 PEMUSNAHAN ARSIP

• Pemusnahan arsip wajib dilaksanakan sesuai

dengan prosedur yang benar
• Pemusnahan non arsip (formulir kosong, amplop,
undangan) dapat dilaksanakan di masing-masing
unit pengolah
Prosedur pemusnahan arsip :
• Pembentukan Panitia Penilai Arsip;
• Penyeleksian Arsip;
• Pembuatan Daftar Arsip Usul Musnah oleh Arsiparis di Unit
Kearsipan;
• Penilaian oleh Panitia Penilai Arsip;
• Permintaan Persetujuan dari Pimpinan Pencipta Arsip;
• Penetapan Arsip yang akan dimusnahkan;
• Pelaksanaaan Pemusnahan.

[ PERKA ANRI NO. 37/2016. Ps.8 :PEDOMAN PENYUSUTAN ARSIP ]

PANITIA PENILAI ARSIP
- Pembentukan PPA ditentukan oleh pimpinan pencipta arsip;
- Bertugas untuk melakukan penilaian terhadap arsip yang
akan dimusnahkan;
- Panitia penilai arsip berjumlah ganjil;
- PPA sekurang-kurangnya memenuhi unsur :
ü Pimpinan unit kearsipan sebagai ketua merangkap
anggota;
ü Pimpinan unit pengolah yang arsipnya akan dimusnahkan
sebagai anggota
ü Arsiparis (pengelola arsip) sebagai anggota
PANITIA PENILAI ARSIP
- Panitia penilai melakukan penilaian
terhadap daftar arsip usul musnah dengan
melakukan verifikasi secara langsung
terhadap fisik arsip.

- Hasil penilaian dituangkan dalam

pertimbangan tertulis oleh panitia penilai
arsip.
PENYELEKSIAN ARSIP
ü Penyeleksian arsip dilakukan oleh panitia penilai arsip
melalui JRA dengan cara melihat pada kolom retensi inaktif
dan pada kolom keterangan dinyatakan musnah.

ü Dalam hal retensi inaktifnya telah habis atau terlampaui dan

pada kolom keterangan dinyatakan musnah, maka arsip
tersebut dapat dikategorikan sebagai arsip usul musnah.

ü Dalam hal Pencipta Arsip belum memiliki JRA, dalam

melaksanakan pemusnahan arsip mengikuti tahapan
prosedur pemusnahan arsip dan setelah mendapat
persetujuan Kepala ANRI.
PANITIA PENILAI ARSIP
PEMUSNAHAN ARSIP
P E N E TA PA N A R S I P YA N G A K A N
DIMUSNAHKAN
- Ditetapkan oleh pimpinan pencipta arsip setelah
mendapat :
o Pertimbangan tertulis dari PPA;
o Persetujuan tertulis dari Kepala ANRI

- Pelaksanaan pemusnahan arsip menjadi

tanggungjawab unit kearsipan
P E N E TA PA N A R S I P YA N G A K A N
DIMUSNAHKAN
 P E N E TA PA N A R S I P YA N G A K A N
DIMUSNAHKAN
(TELAH MEMILIKI JRA)

Pemusnahan arsip di lingkungan perguruan

tinggi negeri yang memiliki retensi di bawah
10 (sepuluh) tahun di lingkungan perguruan
tinggi negeri setelah mendapat:
Øpertimbangan tertulis dari panitia penilai
arsip;
Øpersetujuan tertulis dari rektor atau sebutan
lain yang sejenis.
 P E N E TA PA N A R S I P YA N G A K A N
DIMUSNAHKAN
(TELAH MEMILIKI JRA)

Pemusnahan arsip di lingkungan perguruan

tinggi negeri yang memiliki retensi sekurang-
kurangnya 10 (sepuluh) tahun ditetapkan oleh
rektor atau sebutan lain yang sejenis, setelah
mendapat :
§pertimbangan tertulis dari panitia penilai
arsip;
§persetujuan tertulis dari Kepala ANRI.
 PEMUSNAHAN ARSIP
Pelaksanaan pemusnahan arsip bagi PTN
yang belum memiliki/tanpa JRA, harus
mendapat persetujuan dari Kepala ANRI
tanpa membedakan retensinya.
 PEMUSNAHAN ARSIP
Ketentuan mengenai pemusnahan arsip
berlaku secara mutatis mutandis bagi
perusahaan atau perguruan tinggi swasta
yang kegiatannya dibiayai dengan
anggaran negara dan/atau bantuan luar
negeri.
 PEMUSNAHAN ARSIP

*minimal
Cacah USUL MUSNAH
Kimia
Pulping - DAFTAR ARSIP USUL MUSNAH

UNIT KEARSIPAN Penilaian/Verifikasi

Record Center Uji Petik

Unit Kearsipan
Unit Pengolah
Bagian Hukum
Auditor/Pengawas
UK-1

PERSETUJUAN

Pimpinan UK
UK-2 PEMUSNAHAN

Pimpinan UP
Arsiparis

DAFTAR ARSIP PENILAIAN –

Persyaratan :
SELEKSI PENETAPAN PEMUSNAHAN
USUL MUSNAH PERSETUJUAN
a. tidak memiliki nilai guna;
b. telah habis retensinya dan berketerangan dimusnahkan berdasarkan JRA;
c. tidak ada peraturan perundang-undangan yang melarang; dan
d. tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu perkara.

( Perka.ANRI 37/2016 : Penyusutan Arsip )

ARSIP YANG TERCIPTA DALAM PELAKSANAAN
PEMUSNAHAN ARSIP

1. Surat persetujuan dari pimpinan pencipta arsip;

2. Surat persetujuan dari Kepala ANRI;
3. Keputusan pimpinan pencipta arsip tentang penetapan pelaksanaan
pemusnahan arsip;
4. Berita Acara pemusnahan arsip;
5. Daftar arsip yang dimusnahkan.
6. Keputusan pembentukan panitia pemusnahan arsip;
7. Notulen rapat panitia pemusnahan arsip (penilaian);
8. Surat pertimbangan dari panitia penilai arsip kepada pimpinan pencipta
arsip (arsip yang diusulkan musnah dan telah memenuhi syarat untuk
dimusnahkan
o Wajib disimpan oleh pencipta arsip;
o Diperlakukan sebagai arsip vital;
o BA dan daftar arsip yang dimusnahkan ditembuskan kepada Kepala
ANRI
…. HARUS DIPERHATIKAN DALAM PEMUSNAHAN ARSIP

• Dilakukan secara total sehingga fisik dan informasi arsip

musnah dan tidak dapat dikenali;
• Disaksikan oleh sekurang-kurangnya 2 (dua) pejabat dari
unit kerja bidang hukum dan/atau unit kerja pengawasan
dari lingkungan Pencipta Arsip yang bersangkutan; dan
• Disertai penandatanganan berita acara yang memuat daftar
arsip yang dimusnahkan.
…. HARUS DIPERHATIKAN DALAM PEMUSNAHAN ARSIP

• Pelaksanaan pemusnahan arsip dilakukan dengan

membuat Berita Acara Pemusnahan beserta Daftar Arsip
Usul Musnah yang dibuat rangkap 2 (dua);
• Berita acara tersebut ditandatangani oleh pimpinan Unit
Kearsipan, pimpinan Unit Pengolah yang arsipnya akan
dimusnahkan, dan disaksikan sekurang-kurangnya dari unit
kerja bidang hukum dan unit kerja bidang pengawasan.
 Undang-Undang
No. 43 Tahun 2009

PIDANA
PENYERAHAN ARSIP STATIS

Penyerahan Arsip Statis oleh Pencipta Arsip kepada

Lembaga Kearsipan dilakukan terhadap arsip yang :
• memiliki nilai guna kesejarahan;
• telah habis retensinya; dan/atau
• berketerangan dipermanenkan sesuai JRA Pencipta
Arsip.
PROSEDUR PENYERAHAN ARSIP STATIS
Prosedur penyerahan Arsip Statis dilaksanakan sebagai berikut:
• penyeleksian dan pembuatan daftar arsip usul serah oleh Arsiparis di unit
kearsipan;
• penilaian oleh panitia penilai arsip terhadap arsip usul serah;
• pemberitahuan akan menyerahkan Arsip Statis oleh pimpinan Pencipta
• Arsip kepada kepala Lembaga Kearsipan sesuai wilayah kewenangannya
disertai dengan pernyataan dari pimpinan Pencipta Arsip bahwa arsip yang
diserahkan autentik, terpercaya, utuh, dan dapat digunakan; dan
• verifikasi dan persetujuan dari kepala Lembaga Kearsipan sesuai wilayah
kewenangannya.
• penetapan arsip yang akan diserahkan oleh pimpinan Pencipta Arsip; dan
• pelaksanaaan serah terima Arsip Statis oleh pimpinan Pencipta Arsip
kepada kepala Lembaga Kearsipan dengan disertai berita acara dan daftar
arsip yang akan diserahkan.
PENYELEKSIAN ARSIP STATIS
Penyeleksian Arsip Statis dilakukan melalui JRA
dengan cara melihat pada kolom retensi inaktif dan
pada kolom keterangan yang dinyatakan permanen.

Dalam hal retensi inaktifnya telah habis atau

terlampaui dan pada kolom keterangan dinyatakan
permanen, maka arsip tersebut telah memasuki masa
arsip usul serah.

Hasil penyeleksian arsip dituangkan dalam daftar

arsip usul serah.
PENYERAHAN ARSIP STATIS
ARSIP STATIS YANG DISERAHKAN

q Arsip yang autentik, terpercaya, utuh dan dapat digunakan;

q Dilaksanakan berdasarkan pertimbangan :
ü Nilai informasi arsip;
ü Keamanan dan keselamatan arsip statis;
ü Aksesibilitas arsip statis;
ü Kearifan lokal.
P E R S YA R ATA N P E N Y E R A H A N A R S I P
S TAT I S

o Menyampaikan surat permohonan penyerahan Arsip

Statis dari pimpinan Pencipta Arsip kepada Kepala
Lembaga Kearsipan sesuai wilayah kewenangannya
disertai dengan pernyataan dari pimpinan Pencipta
Arsip bahwa arsip yang diserahkan autentik,
terpercaya, utuh, dan dapat digunakan.
o Menyampaikan daftar arsip usul serah; dan
o Menyampaikan surat pertimbangan oleh panitia
penilai arsip.
V E R I F I K A S I A R S I P S TAT I S

Kepala Lembaga Kearsipan sesuai wilayah

kewenangannya melakukan verifikasi daftar arsip
usul serah berdasarkan permohonan penyerahan
Arsip Statis dari Pencipta Arsip.
Kepala Lembaga Kearsipan sesuai wilayah
kewenangannya dapat memberikan rekomendasi
atas hasil verifikasi daftar arsip usul serah terhadap
arsip yang diterima atau ditolak kepada Pencipta
Arsip.
Kepala Lembaga Kearsipan sesuai wilayah
kewenangannya memberikan persetujuan atas
daftar arsip usul serah dari Pencipta Arsip
 PENYERAHAN ARSIP STATIS

PENYERAHAN ARSIP STATIS

BERITA ACARA (ttd Rektor – Ka LKPT )

- DAFTAR BERKAS
- DAFTAR ISI BERKAS

Serah
terima
arsip
statis

UNIT KEARSIPAN
Record Center

UK-1 Perka.ANRI 37/2016 : Penyusutan Arsip

UK-2

Panitia

DAFTAR ARSIP VERIFIKASI - PENETAPAN SERAH TERIMA

SELEKSI
USUL SERAH PERSETUJUAN
75
 ARSIP YANG TERCIPTA DALAM PELAKSANAAN
PENYERAHAN ARSIP STATIS (WAJIB DISIMPAN DAN
DIPERLAKUKAN SEBAGAI ARSIP VITAL OLEH PENCIPTA ARSIP)
• Keputusan pembentukan panitia penilai arsip;
• Notulen rapat panitia penilai arsip (penilaian);
• Surat pertimbangan dari panitian penilai arsip kepada pimpinan
pencipta arsip (arsip yang diusulkan serah dan telah memenuhi
syarat untuk diserahkan
• Surat persetujuan dari kepala lembaga kearsipan;
• Surat pernyataan dari pimpinan pencipta arsip (autentik,
terpercaya, utuh dan dapat digunakan);
• Keputusan pimpinan pencipta arsip tentang penetapan
pelaksanaan penyerahan arsip statis;
• Berita Acara penyerahan arsip statis;
• Daftar arsip statis yang diserahkan.
aktif Inaktif
“Time Line”

1 Jan 2023 – ….
*) PROGRAM
ARSIP VITAL
- Kebijakan
- Rekomendasi
- SK Permanen
Paling Lambat 1 Feb 2026 – dst
10 Okt 2022
LAPOR
DAFTAR - Kebijakan
10 Apr 2021 – 31 Des 2023 - Rekomendasi
(Close File)
1 Jan 2023 – 1 Jan 2026 - SK Permanen

ANRI

Penerimaan ARSIP STATIS

1 Feb 2026

Pembuatan

UNIT PENGOLAH UNIT KEARSIPAN

Central File Record Center
PEMUSNAHAN
 ARSIP STATIS
PERGURUAN TINGGI

• Arsip yang memiliki nilaiguna kesejarahan dalam berbagai bentuk

dan media yang dihasilkan dari kegiatan di lingkungan Perguruan
Tinggi;
• Bukti keberadaan sebuah Perguruan Tinggi (struktur organisasi dan
tata kerja, pengangkatan Rektor/Pembantu Rektor, pengangkatan
dekan/pembantu dekan, pedoman ketatalaksanaan,
pendirian/perubahan Prodi);
• Bukti Kinerja Perguruan Tinggi (kebijakan yang bersifat mengatur,
rencana strategis, neraca dan laporan keuangan tahunan, MOU)
(Perka ANRI 29/2011 Pedoman Penelusuran Arsip Statis di
Lingkungan Pencipta Arsip)
 PENGELOLAAN
ARSIP STATIS

Pengelolaan arsip statis adalah proses

pengendalian arsip statis secara efisien,
efektif, dan sistematis meliputi akuisisi,
pengolahan, preservasi, akses dan layanan
arsip statis dalam suatu sistem kearsipan
nasional.
 AKUISISI
ARSIP STATIS
 AKUISISI
ARSIP STATIS

Strategi Akuisisi
• Setiap arsip statis yang akan diakuisisi merupakan
tanggung jawab lembaga kearsipan dan pencipta
arsip. Informasi arsip statis yang diakuisisi tersebut
merupakan hasil tahapan kegiatan akuisisi arsip
statis mulai dari sejak pendataan, penataan,
penilaian, dan penyerahan arsip statis.

Perka ANRI No. 31 Tahun 2011 tentang Tata Cara Akuisisi Arsip Statis
ARSIP STATIS
AUTENTIK
Peraturan Pemerintah
No.28/2012

Penyerahan Arsip
STATIS
Peraturan Pemerintah No.28/2012

Pasal 49 à Autentikasi pada arsip dinamis

 Peraturan Pemerintah No.28/2012
A ??
AN
AIM
“
B AG

85
 Peraturan Pemerintah No.28/2012

86
TERIMA KASIH
Semoga Bermanfaat