PENGELOLAAN ARSIP

DINAMIS
ARSIP KEUANGAN
Nama : Susanti, S. Sos, M. Hum
Tempat/Tgl Lahir : Jakarta, 30 November
Pendidikan : Pascasarjana
Pangkat/Gol.Ruang : Pembina, IV/a
Instansi : Arsip Nasional RI
Jabatan : Arsiparis Madya

Riwayat Pendidikan :

 S1 Komunikasi Universitas Diponegoro 1995-1999

 S2 Sejarah Universitas Diponegoro, 2010-2012

Riwayat Pekerjaan :

 CPNS, 2001-2002
 Protokol, 2002-2004
 Publikasi dan Dokumentasi, 2005-2008
 Akuisisi LN/BP, 2009-2010
 Sejarah Lisan, 2011-2012
 Penerbitan Naskah Sumber Arsip dan Pameran, 2013-2014
 Direktorat Kearsipan Pusat, 2015

Diklat Kearsipan yang pernah diikuti :

 Diklat Kehumasan
 Diklat Publikasi
 Diklat Kearsipan
 Diklat Akuisisi
 Diklat Oral History
 Diklat Manajemen Arsip Statis
 Diklat Manajemen Arsip Dinamis
 Diklat Tekhnik membuat tulisan
 Diklat Record Management
 Diklat Akreditasi Kearsipan
 Diklat Pengawasan Kearsipan
2
 DASAR HUKUM
PENGERTIAN DOKUMEN PERUSAHAAN

Undang – Undang Nomor 8 Tahun 1997 tentang Dokumen

Perusahaan :

Dokumen perusahaan adalah data, catatan, dan atau

keterangan yang dibuat dan atau diterima oleh perusahaan
dalam rangka pelaksanaan kegiatannya, baik tertulis di atas
kertas atau sarana lain maupun terekam dalam bentuk corak
apapun yang dapat dilihat, dibaca, atau didengar.
PENGERTIAN ARSIP

Undang – Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan :

Rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan

media sesuai dengan perkembangan teknologi dan informasi
yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah
daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik,
organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam
pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan
 TEKSTUAL
Paper Records/Paper Based
Arsip Records
Elektronik,Electr Conventional Records
onic Human Readable Records
Records/Electroni
c,Based- Hard Copy AUDIO VISUAL
Records,Computer (1.Gambar Statik/Still
Corak/Tipologi Images,
Records
Machine Readable dan Media Arsip 2.Citra Bergerak/Moving
RecordS sesuai dengan Images,
perkembangan 3.Rekaman Suara/Sound
teknologi Recording)
Arsip Bentuk Informasi dan
Mikro, Microfilm, Komunikasi
Microfiche, Arsip Kartografik &
Computer Output Kearsitekturan/Cartograp
Microfilm hic & Architectural
Records
 ARSIP

FISIK INFORMASI
AUTENTIK & LEGAL
TERPECAYA
( Utuh, Lengkap)
UU No.43/ 2009 Ps. 41 ayat 1 ( Struktur,
Isi,Konteks)
UU No.43 /2009 Ps.41
ayat 3

(Sumber: Presentasi Prof.Dr.Noerhadi Magetsari pada Seminar Nasional Kearsipan yang diselenggarakan oleh Pengurus
Nasional AAI tanggal 10 November 2011 di Jakarta)
Pasal 33 UU No. 43 Thn 2009

Arsip yang tercipta dari kegiatan

lembaga negara dan kegiatan yang
menggunakan sumber dana negara
dinyatakan sebagai arsip milik
negara.
Kewajiban Pencipta Arsip
Jadwal Retensi
Pasal 40 ayat (4) dan Arsip
Pasal 48 ayat (1) UU No. (JRA)
43 Tahun 2009

Tata Naskah Tertib

Arsip Klasifikasi Arsip
Dinas

Sistem
Klasifikasi
Keamanan
dan Akses
 PROSES PENGELOLAAN ARSIP
Arsip diciptakan DI INDONESIA
untuk pelaksanaan
TUPOKSI organisasi
( ARSIP AKTIF )

ARSIP
ARSIP DINAMIS

Arsip disimpan Sebagian arsip

untuk referensi dan disimpan sebagai
memori organisasi bahan pertanggungjawaban
( ARSIP INAKTIF ) nasional

Sebagian arsip ARSIP

ARSIP STATIS
STATIS
dimusnahkan
karena sudah
tidak bernilai guna
 Arsip Dinamis

Arsip Aktif Arsip Inaktif

• Frekuensi Jarang
Arsip Vital
penggunaannya digunakan
tinggi Berada di
• Berada di unit Unit
pengolah/unit kerja Kearsipan

Arsip Vital adalah

arsip yang Arsip Aktif adalah arsip
keberadaannya yang frekuensi
Arsip Inaktif
merupakan penggunaannya tinggi
adalah arsip yang
persyaratan dasar dan/atau terus
frekuensi
bagi kelangsungan menerus;
penggunaannya
operasional pencipta telah menurun
arsip, tidak dapat
diperbaharui dan
tidak tergantikan
apabila rusak atau
hilang.
 PENGELOLAAN
ARSIP KEUANGAN
 TUJUAN PENGELOLAAN ARSIP AKTIF

temu balik arsip

- cepat
- tepat
- lengkap
- aman
Memudahkan pelaksanaan penyusutan
arsipmenyatukan informasi arsip
PENATAAN ARSIP AKTIF
 GUIDE ATAU SEKAT

FOLDER

TERSIER

SEKUNDER

PRIMER
PRIMER
 PK.02.09
JRA Kementerian
Luar Negeri

PK.02.09
JRA Kementerian
Dalam Negeri

PK.02.09
Jadwal Retensi Arsip
HK. PK
HUKUM PK.02
Pembinaan Kearsipan Bimbingan,
Konsultasi, Supervisi
dan Implementasi
Sistem Kearsipan
 Bagian keuangan

Struktur Organisasi bagian Keuangan

1. Sub Bagian Perbendaharaan;
2. Sub Bagian Pembukuan;
3. Sub Bagian Verifikasi;
4. Sub Bagian Akuntansi dan Pelaporan.
 PEMERIKSAAN KEUANGAN

Pemeriksaan keuangan oleh BPK pada

umumnya dilakukan berdasarkan nomor
SPM kode panggil SPM

Penataan keuangan pada umumnya

dilakukan berdasarkan kode panggil SPM
 PENGELOLAAN ARSIP KEUANGAN

1. Arsip Keuangan pada umumnya memiliki

volume arsip yang banyak;
2. Subbag Perbendaharaan hanya menyimpan
arsip kegiatan di unit tersebut;
3. Subbag Verifikasi memberkaskan dan menyimpan
arsip yang terkait dengan pembayaran kepada pihak
ketiga seperti : honor, ls hotel, pembelian atk,
pembelian konsumsi;
4. Subbag Pembukuan memberkaskan dan menyimpan
arsip yang terkait dengan perjalanan dinas
PEMBERKASAN ARSIP KEUANGAN

Pemberkasan Arsip Keuangan dilakukan berdasarkan :

1. Kode klasifikasi;
2. Pengeluaran anggaran (mekanisme pembayaran GU dan
LS);
3. Per eselon II, selaku penanggungjawab kegiatan.
 OUT INDIKATOR
NO NAMA JENIS KODE TANGGAL TANGGAL PARAF PARAF
PEMINJAM ARSIP ARSIP PINJAM KEMBALI PEMINJAM KEMBALI

Sosialisasi SE Kearsipan 21
 DAFTAR BERKAS

DAFTAR YANG MEMUAT 
INFORMASI  ARSIP DALAM 
SATU KESATUAN 
MASALAH/URUSAN
 DAFTAR BERKAS

DAFTAR ARSIP AKTIF TAHUN .....

DAFTAR BERKAS

Pencipta Arsip (K/L) :

Unit Kerja/Unit Pengolah :

Nama Pimpinan Unit Kerja/Unit Pengolah :

Jabatan Pimpinan Unit Kerja/Unit Pengolah :

Alamat Unit Kerja/Unit Pengolah :

Lokasi Keterangan

NO KODE TINGKAT
URAIAN INFORMASI BERKAS KURUN WAKTU JUMLAH
BERKAS KLASIFIKASI PERKEMBANGAN No. Filing No. Sangat
No. Laci Biasa Terbatas Rahasia
Cabinet Folder Terbatas

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13
 DAFTAR ISI BERKAS

DAFTAR YANG MEMUAT 
INFORMASI SETIAP 
SATUAN TEKS/ITEM 
DARI BERKAS
 DAFTAR ISI BERKAS

DAFTAR ARSIP AKTIF TAHUN .........

DAFTAR ISI BERKAS

Pencipta Arsip (K/L)

:
Unit Kerja/Unit Pengolah
:
Nama Pimpinan Unit Kerja/Unit Pengolah
:
Jabatan Pimpinan Unit Kerja/Unit Pengolah
:
Alamat Unit Kerja/Unit Pengolah
:

Lokasi Keterangan
Tingkat
No. Item
NO No. Berkas Kode Klasifikasi Uraian Informasi Tanggal Perkembanga Jumlah
Arsip No. Filing No. Sangat
n No. Laci Biasa Terbatas Rahasia
Cabinet Folder Terbatas

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16
 PUSAT ARSIP
PEMINDAHAN ARSIP
(RECORDS CENTER) DI
INAKTIF DI UP
UK
 5
arsip
 SARANA PENYIMPANAN
ARSIP IN AKTIF -STATIS

always clean

Sarana Penyimpanan (Roll O Pack ) Sarana Penyimpanan (Roll O Pack) Sarana Penyimpanan (Rak Arsip)
TERIMA KASIH