TEKNIS DAN TATA CARA

AUTENTIKASI ARSIP SERTA

PELAPORAN

Disampaikan dalam Rapat Teknis Autentikasi Arsip Statis Hasil Alih Media
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur
Kamis, 19 Agustus 2021.
Semangat Pagi!
Saya Oci Hendra Satria, S.Sos
PROFESI : ARSIPARIS DI ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
PENDIDIKAN : S1 KOMUNIKASI UNIVERSITAS INDONESIA

“Saya senang berada disini karena dapat berbagi ilmu

pengetahuan dengan rekan-rekan semua.”

2
“ ARSIP adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam
berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan
teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima
oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga
pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi
kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan
kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

(Undang-Undang No. 43 Tahun 2009)

3
 ARSIP BERDASARKAN UU NO. 43 TAHUN 2009:

▰ ARSIP DINAMIS
▰ ARSIP STATIS

*) Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 Tentang

Kearsipan Pasal 1 Poin 3 s.d. 7

4
 “ arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan
ARSIP DINAMIS pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu
tertentu. “

▰ ARSIP AKTIF
▰ ARSIP INAKTIF
▰ ARSIP VITAL

*) Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 Tentang

Kearsipan Pasal 1 Poin 3 s.d. 7

5
 * Berdasarkan PP No. 28 Tahun 2012
Tentang Juklak UU No. 43 Tahun 2009
Tentang Kearsipan
- Tata Naskah Dinas
- Klasifikasi Arsip
- Sistem Klasifikasi
Keamanan dan Akses Arsip

Pembuatan Regsitrasi – Distribusi – Pengendalian

Penciptaan
Penerimaan Regsitrasi – Distribusi – Pengendalian

Dokumentasi
Sistem Klasifikasi
Keamanan dan
Akses Arsip

Kepentingan pemerintah dan masyarakat

Penggunaan
Alih media

Klasifikasi Arsip

PENGELOLAAN
Pemberkasan Arsip Aktif Fisik Tertata - Informasi Arsip - Daftar Arsip Aktif
ARSIP DINAMIS
Penataan Arsip Inaktif Fisik Tertata - Informasi Arsip - Daftar Arsip Inaktif
Pemeliharaan
Terjaga dan Umum
Penyimpanan Arsip

Alih Media Arsip

Identifikasi - Pelindungan & Pengamanan -
Program Arsip Vital
Penyelamatan & Pemulihan
Jadwal Retensi Arsip
(JRA)
Pemindahan Arsip Inaktif Seleksi – Pembuatan Daftar - Penataan

Penyusutan Pemusnahan Arsip Prosedur - Dokumentasi

6
Penyerahan Arsip Statis Prosedur - Dokumentasi
 Pengelolaan Arsip dan Tantangannya di Era Milenial:
Arsip Berbasis Teknologi Informasi Kearsipan

Undang-Undang No. 11 Tahun 2008 Tentang Informasi

dan Transaksi Elektronik Pasal 1 Ayat (4)
Dokumen elektronik adalah setiap informasi elektronik yang dibuat, diteruskan,
dikirimkan, diterima atau disimpan dalam bentuk analog, digital, elektromagnetik,
optikal atau sejenisnya yang dapat dilihat/ditampilkan, dan/atau didengar melalui
komputer atau sistem elektronik, termasuk tapi tidak terbatas pada tulisan, suara,
gambar, peta, rancangan, foto, electronic data interchange (EDI), surat elektronik,
telegram, teleks, telecopy atau sejenisnya, huruf, tanda, angka, kode akses, simbol,
atau perforasi yang telah diolah yang memiliki arti atau dapat dipahami oleh orang
yang mampu memahaminya.

7
Perka ANRI Nomor 14 Tahun 2012 Tentang Pedoman Penyusunan
Kebijakan Umum Pengelolaan Arsip Elektronik.

Arsip elektronik adalah arsip yang

diciptakan (dibuat atau diterima dan
disimpan) dalam format elektronik.

8
 Hierarki Arsip Elektronik

Arsip
Elektronik

Arsip Digital Arsip Analog

Reborn Arsip audio

Born digital
digital visual

9
Dokumen-dokumen yang diciptakan Arsip-arsip yang berada dalam
menggunakan aplikasi perkantoran: lingkungan online atau berbasis web:
• Dokumen pengolah kata • Arsip-arsip dari transaksi secara
online
• Dokumen spreadsheet
• Dokumen presentasi
Arsip-arsip yang diciptakan dalam Pesan-pesan elektronik dari sistem-sistem
sistem informasi : komunikasi:
• Database • Email
• Geospatial data system • Arsip dalam sosial media
• Human resources system • WhatsApp
• Financial system • Telegram
• Workflow system • SMS

10
Digitization is the process of converting hard-copy, or other non-
digital, records into a digital format

Digitisasi adalah proses konversi hard copy, atau rekaman non-

digital lainnya menjadi format digital

- ISO/TR 13028:2010(E) -

11
 DAUR HIDUP ARSIP ELEKTRONIK

Penciptaan

Penyimpanan
dan
Penyusutan
Penemuan
Kembali

Distribusi Manipulasi

12
 Pengelolaan
arsip elektronik

Membuat arsip Menentukan Menyimpan Mengamankan Melestarikan Menyediakan Memusnahkan

Disposisi
elektronik retensi arsip arsip elektronik arsip elektronik arsip elektronik akses arsip elektronik

Strategi
penghapusan
preservasi

Metode
overwriting
preservasi

Implementasi
penghancuran
preservasi

PENGELOLAAN ARSIP ELEKTRONIK 13

14
Amanat PP No. 28 Tahun 2012 Tentang Pelaksanaan
UU No. 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan

1. Untuk mendukung terwujudnya pengelolaan arsip, pencipta

arsip dan lembaga kearsipan dapat melakukan alih media dan
autentikasi arsip yang dikelolanya (Pasal 104 )

2. Arsip statis hasil alih media diautentikasi oleh pimpinan lembaga

kearsipan (Pasal 99)

15
 PERANRI NOMOR 2 TAHUN 2021 TENTANG ALIH MEDIA ARSIP STATIS
DENGAN METODE KONVERSI

TUJUAN KONVERSI ARSIP STATIS

Kebutuhan Akses

Pelestarian dan Pelayanan Arsip

Statis

Keutuhan Informasi Arsip Statis

Kemudahan dalam Pengelolaan

16
 PERANRI NOMOR 2 TAHUN 2021 TENTANG ALIH MEDIA ARSIP STATIS
PERANRI NOMOR 2 TAHUN 2021DENGAN METODE KONVERSI

Prapelaksanaan Konversi

Pelaksanaan Konversi
TAHAPAN KONVERSI
Pascakonversi

17
PRAPELAKSANAAN KONVERSI

18
 PELAKSANAAN KONVERSI

Pelaksanaan Konversi harus menjamin keautentikan arsip

hasil konversi dan memenuhi karateristik arsip digital
BERITA ACARA ARSIP STATIS YANG
DIKONVERSI:
DAFTAR ARSIP STATIS YANG
DIKONVERSI: 1. Waktu Pelaksanaan
2. Tempat Pelaksanaan
1. Pencipta Arsip 3. Jenis Arsip
2. Nomor Urut 4. Jumlah Arsip
3. Jenis Arsip 5. Keterangan Arsip yang dialihmediakan
4. Jumlah Arsip 6. Keterangan Proses alih Media yang
5. Kurun Waktu dilakukan
6. Keterangan 7. Pelaksana
8. Penandatanganan Pimpinan Lembaga
19
 TAHAP PASCAKONVERSI

Pascakonversi

20
enis Arsip yang dapat di konversi

21
22
 AUTENTIKASI ARSIP ALIH MEDIA PERLUKAH ?

• Alih media arsip diautentikasi oleh pimpinan di lingkungan pencipta arsip

dengan memberikan tanda tertentu yang dilekatkan, terasosiasi atau
terkait dengan arsip hasil alih media (Pasal 49 ayat (5) PP 28 Tahun 2012)
• Autentikasi terhadap arsip hasil alih media arsip statis dilakukan dengan
memberikan tanda tertentu yang dilekatkan, terasosiasi atau terkait
dengan arsip hasil alih media (Pasal 106 ayat (2) PP 28 Tahun 2012)
• Dalam rangka menjamin autensitas arsip elektronik, lembaga kearsipan
harus melaksanakan autentikasi arsip elektronik berdasarkan Perka ANRI
Nomor 20 Tahun 2011 Tentang Pedoman Autentikasi Arsip Elektronik.

23
1. Metadata: adalah data yang menjelaskan konteks, konten, dan struktur arsip serta
pengelolaannya dari waktu ke waktu.
(Perka ANRI Nomor 15 Tahun 2012)
Informasi terstruktur yang mendeskripsikan, menjelaskan, menemukan, atau setidaknya
menjadikan suatu informasi mudah untuk ditemukan kembali, digunakan, atau dikelola
a. Teknis : berkaitan dengan proses penciptaan file digital (dibuat oleh system)
b. Deskriptif: yang menjelaskan sumber untuk tujuan pencarian dan
pengidentifikasian (dibuat sendiri).

Konteks Metadata: Konteks Dokumenter Arsip, Konteks Prosedural Arsip, Konteks

Teknologi Arsip, Konteks Provenensial, dan Konteks Yuridis-Administratif.
(Perka ANRI Nomor 20 Tahun 2011)

2. Time stamp : adalah waktu yang tercatat komputer di mana terjadi suatu transaksi
yang valid. 24
 BUKTI PENDUKUNG SESUAI
TOLOK UKUR

1. Pernyataan tentang Atribut Arsip dan

Keterkaitan dengan Arsip
2. Hak Akses (Access Previlege)
3. Prosedur Pelindungan dari Kehilangan dan
Kerusakan Arsip.
4. Prosedur Pelindungan Terhadap Media dan
Teknologi
5. Pembuatan Dokumentasi
6. Autentikasi Arsip
7. Identifikasi Arsip yang Sah
8. Pemindahan dan Penyerahan Dokumentasi
yang Relevan
25
Sumber: PERKA ANRI Nomor 20 Tahun 2011 Ttg Pedoman Autentikasi Arsip Elektronik.
1. Tandatangan Digital/Elektronik
adalah skema matematika untuk memverifikasi keaslian pesan atau
dokumen digital (Wikipedia diunduh 5 September 2020)

2. Teknik Steganografi
Teknik atau seni menyembunyikan pesan rahasia “hiding message”
atau tulisan rahasia “covered writing” sehingga keberadaan pesan
tidak terdeteksi orang lain kecuali pengirim dan penerima pesan
tersebut.
26
 PENGGUNAAN DIGITAL WATERMARK (TANDA AIR DIGITAL)

Digital Watermark adalah tanda berupa gambar

dan/atau tulisan tembus pandang pada hasil digitalisasi
yang dibuat bersamaan saat diproduksi sebagai bagian
dari fungsi pengamanan fisik dan informasi arsip.
(PERKAA ANRI NO. 28 TAHUN 2014)

27
SUMBER: WWW.ANRI.SIKN.GO.ID
 TEKNIK STEGANOGRAFI
Algoritma
Ragam Teknik Steganografi: Capacity, Security & Robustness

-
-
-
-
-
Metode end of file
Metode Least Significant Bit (LSB)
Algorithms & Transformation
Redundant Pattern Encoding
Spread Spectrum Methods
}
Hash function
adalah algoritma yang digunakan untuk
menghasilkan fingerprint atau sidik jari dari
suatu string biner.
Hash Value

934af40ef27a1d2b1af5a82f5b92c888
28
29
 ALIH MEDIA ARSIP DINAMIS

PENGGUNAAN ARSIP DINAMIS

PEMELIHARAAN ARSIP DINAMIS

“ Dalam rangka ketersediaan arsip

“ Dalam rangka pemeliharaan untuk kepentingan akses, arsip
arsip dinamis dapat dilakukan alih
dinamis dapat dilakukan alih
media”
media.
(Pasal 48 PP No. 28 /2012)
(pasal 37, ayat (5) PP No. 28/2012)
30
Kami menyebutnya sebagai

DAUR HIDUP ARSIP

31
 PELAKSANAAN ALIH MEDIA ARSIP DINAMIS
PELAKSANAAN
(ditetapkan oleh
BENTUK DAN MEDIA Pimpinan Pencipta Arsip)

Berita Acara Alih Media

KEBIJAKAN ALIH MEDIA Arsip Dinamis (UP/UK)
AUTENTIKASI
ARSIP
ALIH MEDIA
KONDISI ARSIP Daftar arsip dinamis
DAN NILAI INFORMASI yg dialihmediakan

ARSIP YG DIALIHMEDIAKAN
TETAP DISIMPAN UNTUK Arsip Hasil Alih Media dan hasil
KEPENTINGAN HUKUM DIAUTENTIKASI PIMPINAN Cetaknya merupakan alat bukti
DI LINGKUNGAN PA yang sah sesuai UU
 KEBIJAKAN ALIH MEDIA ALIH MEDIA ARSIP DINAMIS

1. Metode ( pengkopian,
konversi, migrasi); “Keterangan Proses Alih
2. prasarana dan sarana; serta Media Yang dilakukan”
3. penentuan pelaksana alih adalah keseluruhan proses
media alih media yang dimulai
dari kebijakan alih media,
pengoperasian alih media
Berita Acara Alih Media sampai dengan keterangan
Arsip Dinamis bahwa alih media telah
Memuat (-) dilakukan sesuai dengan
a. Waktu pelaksanaan aslinya, keterangan
b. Tempat pelaksanaan
c. Jenis media
tersebut diberikan oleh Ahli
d. Jumlah arsip baik dari lingkungan
e. Keterangan proses alih media yang dilakukan internal dan/atau eksternal
f. Pelaksana
g. Penandatangan oleh pimpinan UP/UK
(Pasal 49 ayat (7) PP No. 28 Tahun 2012) Daftar Arsip Yang 23
Dialihmediakan
Daftar Arsip yang dialihmediakan sekurang-kurangnya memuat:
a. Unit Pengolah (arsip dinamis);
Pencipta arsip (arsip statis);
b. nomor urut;
c. jenis arsip;
d. jumlah arsip;
e. kurun waktu; dan
f. keterangan.

(Pasal 49 ayat (8) dan pasal 100 ayat (3) PP No.28 Tahun 2012)

34
35
Contoh Berita Acara & Daftar
Arsip Alih Media
36
Contoh Berita Acara & Daftar
Alih Media Arsip Statis
37
 DOKUMEN ADMINISTRATIF ALIH MEDIA
• SK Pembentukan Tim Penilai Alih Media
Arsip;
• Daftar Arsip Usul Alih Media Arsip;
• Berita Acara Legalisasi Alih Media Arsip;
• Daftar Arsip yang di Alih Media
(Sumber: PP No. 28 Tahun 2012 & PP No. 88 Tahun 1999)

38
 CATATAN TAMBAHAN

Autentikasi dibutuhkan dengan memperhatikan 2 (dua)

kondisi, alih media dan adanya keraguan pada sebuah arsip.
Guna melakukan autentikasi dibutuhkan sebuah mekanisme
pengujian autentisitas untuk mengetahui sebuah arsip
autentik atau tidak.

Suatu dokumen/arsip elektronik (hasil digitalisasi) dapat

memenuhi syarat autentik dan terpercaya jika dilakukan
dengan membangun infrastruktur penyimpanan (repository)
yang aman didukung oleh layanan terpercaya (trustservice).
Autentisitas harus didukung bukti yang kuat, yakni teknologi
yang handal serta prosedur administrasi yang handal.

39
40
THANKS!
Any questions?
You can find me at
@oci.hendra@gmail.com

41