Sharing & Discussion Kearsipan Nasional

Dalam Rangka HUT KORPRI ke-50

Pemberkasan
Arsip Aktif Digital

Fathurrohman, S.Kom, M.Kom 6 Desember 2021

Sharing & Discussion

No Jenis Penghargaan Institusi Tahun
1. 5 Nomine Tenaga Kependidikan Berprestasi IPB 2020
2. 10 Besar Tendik Berprestasi Kategori Arsiparis Kemristekdikti KemristekDikti 2019
3. Juara 1 Tenaga Kependidikan Berprestasi Kategori Arsiparis IPB 2019
Tingkat IPB
4. Satya Lencana Karya Sapta 10 tahun Presiden RI 2012
5. Juara 2 Lomba Web Blog Staff IPB 2012
6. Juara 1 Tenaga Kependidikan Berprestasi Kategori Administrasi IPB 2010
Akademik
7. Juara 1 Tenaga Kependidikan Berprestasi Kategori Administrasi Kemdiknas 2010
Akademik Tingkat Nasional

No Jenis Sertifikasi Institusi Waktu

1. Sertifikasi Pengelolaan Arsip Elektronik (PAE) ANRI 2021
2. Sertifikasi Pengelolaan Arsip Dinamis (PAD) ANRI 2020
3. Sertifikasi Microsoft Certification Office (MS Word) Microsoft 2021
4. Sertifikasi Microsoft Certification Excellence (MS Excel) Microsoft 2010
5. Sertikasi Keahlian Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Kementerian Negara 2007
Kategori Perencanaan
Pembangunan Nasional

No Nama Kegiatan Institusi Waktu

Insight
1. Pelatihan online dengan tema "Manajemen Arsip Digital" 2020
Consultant
2. Bimbingan Konsultasi Pengelolaan Arsip Digital FMIPA IPB 2020
3. Pelatihan Implementasi Sistem Informasi Manajemen Arsip (SIMARSIP) FMIPA IPB 2019
4. Workshop Pengelolaan Kearsipan dalam rangka GNSTA FMIPA IPB 2019
ARSIP
REKAMAN KEGIATAN atau PERISTIWA dalam berbagai bentuk dan media sesuai
dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan
diterima oleh Lembaga Negara, Pemda, Lembaga Pendidikan, Perusahaan, Orpol,
Ormas dan Perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat,
berbangsa, dan bernegara (Pasal 1 UU No. 43/2009).

ARSIP DIGITAL
Arsip digital atau sering dikenal dengan arsip elektronik merupakan suatu arsip
yang telah mengalami perubahan dari bentuk fisik seperti lembaran kertas
menjadi data elektronik, ataupun data yang memang dari awalnya terbuat dari
data digital, dengan metode penyimpanan di dalam media digital seperti flasdisk,
harddisk dan lain – lain.

Sharing & Discussion

Karakteristik Arsip Digital
Perekaman & simbol
yang digunakan
Isi direkam pada suatu
media dan tidak dapat
secara langsung diakses
(dibaca) oleh manusia dipisahkan dari medianya
karena direpresentasikan
oleh simbol (binary digits)
Hubungan antara isi Karakteristik struktur
dan media fisik dan logic
Isi yang terekam pada Struktur fisik tidak dapat
suatu media (seperti langsung terlihat, dan dengan cara melihat entitas
sebuah disket) dapat biasanya tidak diketahui
oleh pengguna awam
Identifikasi arsip
Tidak dapat diidentifikasi
fisiknya, melainkan dari
suatu entitas logik yang
merupakan hasil dan yang
memberikan bukti dari
suatu aktivitas atau
transaksi
Sharing & Discussion
KEUNTUNGAN DALAM AKSES ARSIP DIGITAL

• Penemuan kembali yang efisien

• Kontrol akses
• Akses jarak jauh
• On-line Finding Aid

Sharing & Discussion

Masa Lalu Harapan
 Penciptaan
Penggunaan
Unit Pengolah Arsip Pemeliharaan
(Central File) Aktif
Penyusutan
Pengelolaan
Arsip Dinamis Pencipta Arsip
Penggunaan
(PAD)
Unit Kearsipan Arsip Pemeliharaan
(Record Center) Inaktif
Penyusutan
Organisasi
Kearsipan Pemerintah Pusat
(ANRI)

Provinsi
Akuisisi
(LKD Provinsi)
Arsip Pengolahan
Pengelolaan Lembaga Statis Preservasi
Kabupaten/Daerah
Arsip Statis (PAS) Kearsipan (LKD Kab/Kota) Akses
Perguruan Tinggi Negeri
(LKPTN)

Sharing & Discussion

Arsip Dinamis adalah Arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan Pencipta
Arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu (Pasal 1 UU 43/2009).
Arsip Dinamis meliputi : Arsip Aktif, Arsip Inaktif dan Arsip Vital
Pengelolaan Arsip Dinamis (PAD) adalah proses pengendalian arsip dinamis secara
efisien, efektif, dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan,
serta penyusutan arsip (Pasal 1 UU 43/2009).
Pengelolaan arsip dinamis dilaksanakan untuk menjamin ketersediaan arsip dalam
penyelenggaraan kegiatan sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah
berdasarkan suatu sistem andal; sistematis; utuh; menyeluruh; dan sesuai dengan
norma, standar, prosedur, dan kriteria (Pasal 40 UU 43/2009).
Arsip Aktif adalah Arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus
menerus.

Arsip Inaktif adalah Arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai menurun.

Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi
kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak
tergantikan apabila rusak atau hilang

Sharing & Discussion

 Pengelolaan Arsip Dinamis (PAD) :
Penciptaan Penggunaan
•Registrasi •Penyediaan
•Distribusi •Pemanfaatan
•Pengendalian

Pemeliharaan Penyusutan

•Pemberkasan Arsip Aktif •Pemindahan Arsip Inaktif

•Penataan Arsip Inaktif •Pemusnahan Arsip
•Penyimpanan Arsip •Penyerahan Arsip Statis
•Alih Media Arsip
•Program Arsip Vital

Sharing & Discussion

 1. PENCIPTAAN ARSIP
A. Pembuatan Arsip
➢Pembuatan arsip harus di REGISTRASI;
➢Didistribusikan kepada pihak yang berhak secara: CEPAT, TEPAT,
LENGKAP dan AMAN;
➢Diikuti tindakan PENGENDALIAN

DAFTAR REGISTRASI ARSIP (SURAT KELUAR)

(Di Unit Pengolah/Unit Kerja)

NO Tanggal Nomor dan Sifat Surat Isi Ringkas Kepada KET

Pengiriman Tanggal Surat
Surat
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)

Sharing & Discussion

B. Penerimaan Arsip

DAFTAR REGISTRASI ARSIP (SURAT MASUK)

(Di Unit Pengolah/Unit Kerja)

No Tgl Nomor Sifat Isi ringkas Dari Kepada KET

Penerimaan dan Surat
surat Tanggal
Surat

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)

Inspiring Innovation with Integrity Sharing & Discussion

 2. PENGGUNAAN

1. Diperuntukkan bagi kepentingan: Pemerintahan dan

Masyarakat;
2. Pimpinan Unit Pengolah bertanggung jawab terhadap :
KETERSEDIAAN, PENGOLAHAN, PENYAJIAN ARSIP VITAL
dan ARSIP AKTIF;
3. Pimpinan Unit Kearsipan bertanggung jawab terhadap :
KETERSEDIAAN, PENGOLAHAN, PENYAJIAN ARSIP
INAKTIF untuk kepentingan penggunaan internal dan
kepentingan publik;
4. Penggunaan arsip dilaksanakan berdasarkan Sistem
Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip.

Sharing & Discussion

3. PEMELIHARAAN ARSIP
Pemeliharaan Arsip Dinamis adalah kegiatan menjaga keutuhan, keamanan, dan
keselamatan Arsip baik fisik maupun informasinya yang meliputi kegiatan pemberkasan,
penyimpanan Arsip Aktif, penataan dan penyimpanan Arsip Inaktif, dan Alih Media
Arsip (Pasal 1 ayat 1, Perka ANRI no. 9/2018).

Pemberkasan adalah penempatan naskah ke dalam suatu himpunan yang

tersusun secara sistematis dan logis sesuai dengan konteks kegiatannya
sehingga menjadi satu berkas karena memiliki hubungan informasi, kesamaan
jenis atau kesamaan masalah dari suatu unit kerja. (Pasal 1 ayat 12).

Alih Media adalah kegiatan pengalihan media Arsip dari

satu media ke media lainnya dalam rangka memudahkan
akses Arsip

Sharing & Discussion

Pemeliharaan arsip aktif dilsanakan melalui kegiatan: PEMBERKASAN dan
PENYIMPANAN ARSIP terhadap arsip yang DIBUAT dan yang DITERIMA
Pemberkasan Arsip Aktif, dilakukan terhadap Arsip yang dibuat dan diterima
berdasarkan klasifikasi Arsip yang berlaku
Pemberkasan dilaksanakan melalui prosedur pemeriksaan, penentuan
indeks, penentuan kode, tunjuk silang (apabila ada), pelabelan dan
penyusunan daftar Arsip Aktif.
menghasilkan tertatanya fisik arsip,
informasi Arsip serta tersusunnya daftar
Arsip Aktif

Daftar Berkas Daftar Isi Berkas

 Output Pemberkasan Arsip Aktif

1 Daftar Berkas 2 Daftar Isi Berkas

Daftar berkas paling
Daftar isi berkas paling sedikit memuat
sedikit memuat informasi
informasi tentang:
tentang:
a. nomor berkas;
a. unit pengolah;
b. nomor item Arsip;
b. nomor berkas;
c. kode klasifikasi;
c. kode klasifikasi;
d. uraian informasi Arsip;
d. uraian informasi
e. tanggal;
berkas;
f. jumlah;
e. kurun waktu;
g. keterangan
f. jumlah;
g. keterangan
Perka ANRI No. 9 tahun 2018 , Pasal 9

Sharing & Discussion

 CONTOH DAFTAR BERKAS

NO NO Kode Uraian Informasi Berkas Kurun Jumlah KET. Klasifikasi

(1) Berkas Klasifikasi (4) Waktu (6) Keamanan
(2) dan Indeks (5) dan Akses
(3) (7)

10 10 KM.00.01 Cuti Mahasiswa FMIPA 2020 1 folder Terbatas

CutiMhs- 2020
2020

11. 11 HK.07.00. Kegiatan Kerjasama 2020 1 Folder Terbatas

Kerjasama Dalam Negeri Tahun 2020
2020

Sharing & Discussion

 CONTOH DAFTAR ISI BERKAS

No Nomor No. Item Kode Uraian Informasi Tanggal Jumlah KET.

Berkas Arsip Klasifikasi Arsip Klasifikasi
Keamanan dan
Akses
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)
1. 10 1. KM.00.01. Surat Permohonan Cuti a.n. Sri 28 Agustus 2 lembar Terbatas
Lestari (G141090011) 2020

2. Surat Pengantar Ketua 2 September 2 lembar

Departemen Statistika tentang 2020
Permohonan Cuti a.n. Sri Lestari
(G141090011)

Surat Penetapan Cuti a.n. Sri 10

3 Lestari (G141090011) Semester 1 lembar
Ganjil 2020/2021 September
2020

Sharing & Discussion

 01 Menyatukan informasi arsip

02
Memudahkan temu balik arsip (cepat, tepat,
lengkap, aman)

03 Menjamin arsip tersimpan dengan aman dan

Tujuan terpelihara
Pemberkasan

04 Memudahkan pelaksanaan penyusutan arsip

19
19
Sharing & Discussion
 KLASIFIKASI ARSIP
Contoh : TM. PENERIMAAN MAHASISWA
TM.00. Penerimaan Mahasiswa Baru (PMB)
TM.00.00. Daya Tampung Mahasiswa
20
TM.00.01. Petunjuk PMB
Subyek Primer (pokok masalah)
Subyek Sekunder (pokok sub masalah)
Subyek Tersier (pokok sub sub masalah)
Subyek Tersier (pokok sub sub masalah)
20
Sharing & Discussion
GUIDE/SEKAT dan FOLDER
FOLDER

TERTIER

SEKUNDER

PRIMER

Sharing & Discussion

 KP. 06.01
DILUAR
TANGGUNGAN
NEGARA

KP. 06.01
BERSALIN

KP. 06.01
BESAR

KP. 06.01
CUTI

KP. 06
KESEJAHTERAAN

KP.
KEPEGAWAIAN

Sharing & Discussion

 PEMBERKASAN ARSIP ELEKTRONIK
Dalam Pemberkasan arsip elektronik, yang diberkaskan adalah
informasi arsip elektroniknya, bukan medianya. Bahwa media
simpan arsip elektronik juga memerlukan teknik penyimpanan
tersendiri, itu persoalan lain. Oleh sebab itu yang pertama harus
dilakukan dalam penyimpanan arsip elektronik adalah membuat
struktur penyimpanan file, bukan struktur penyimpanan media
rekamnya.

Sharing & Discussion

KETENTUAN FUNGSIONAL DALAM PROSES ELEKTRONIK KEARSIPAN

1. Aplikasi yang dibuat mampu mengelola seluruh arsip apapun media

penyimpanan-nya dan karakteristik lainnya.
2. Aplikasi yang dibuat mampu menerapkan prosedur-prosedur
pengelolaan arsip
3. Semua arsip yang telah tercatat dalam Aplikasi Pengelolaan Arsip
Dinamis harus diberkaskan berdasarkan Klasifikasi Arsip.

Primer
Sekunder
Tersier
Nama Berkas

Sharing & Discussion

 KP. 06.01
DILUAR
TANGGUNGAN
NEGARA

KP. 06.01
BERSALIN

KP. 06.01
BESAR

KP. 06.01
CUTI

KP. 06
KESEJAHTERAAN

KP.
KEPEGAWAIAN

Primer
Sekunder
Tersier
Nama Berkas
Sharing & Discussion
 Pengelolaan Arsip Dinamis (PAD) :
Sistem Informasi Kearsipan
Penciptaan

Penggunaan
• Registrasi
• Distribusi
• Pengendalian • Penyediaan
• Pemanfaatan
Pemeliharaan Penyusutan

• Pemberkasan Arsip Aktif

• Pemindahan Arsip
• Penataan Arsip Inaktif
• Pemusnahan Arsip
• Penyimpanan Arsip
• Penyerahan Arsip Statis
• Alih Media Arsip
• Program Arsip Vital

27
Sharing & Discussion
MEMBUAT BERKAS

Sharing & Discussion

 PENCIPTAAN ARSIP
PENERIMAAN ARSIP

Sharing & Discussion

 PENCIPTAAN ARSIP (Pembuatan)
No Surat Keluar

Sharing & Discussion

PEMBUATAN ARSIP

Sharing & Discussion

 Studi Kasus (Pemberkasan Arsip Cuti Mahasiswa)

Usulan Cuti Mhs

Usulan Cuti a.n
Herman (2 lbr)
Tgl : 1/5/20

Surat Cuti Mhs Surat

Ket Cuti a.n Herman
(1 lbr)
Tgl : 4/5/20

Output

9-11 Sharing & Discussion

 Output :
1. Daftar Berkas :
No No Berkas Kode Klasifikasi dan Uraian Informasi Kurun Jumlah Ket SKKA
Indeks Berkas Waktu
1 001 KM.00.01 Cuti Mahasiswa 2020 1 folder terbatas
Cuti Mahasiswa 2020 2020

2. Daftar isi Berkas:

No No Berkas No Item Kode Uraian Informasi Arsip Tanggal Jum Ket SKKA
Arsip Klasifikasi lah
1 001 1 KM.00.01 Usulan Cuti a.n Herman 01/05/2020 2 lbr Terbatas
2 001 2 KM.00.01 Surat Ket Cuti a.n Herman 04/05/2020 1 lbr Terbatas

3. Pemberkasan Soft File:

Primer
Sekunder
Tersier
Nama Berkas
20-31
10-11 Sharing & Discussion
Laporan Daftar Arsip Aktif

Sharing & Discussion

 PENYUSUTAN ARSIP
Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara :
1. Pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan,
2. Pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan
3. Penyerahan arsip statis kepada lembaga Kearsipan
(Pasal 1 UU No, 43/2009).

Sharing & Discussion

 PENYUSUTAN ARSIP
1. Pemindahan Arsip InAktif Urutan Kegiatan :
1. Menyeleksi arsip yang sudah memasuki masa inaktif
2. Pembuatan Daftar arsip inaktif
3. Penataan arsip inaktif ke dalam boks

Urutan Kegiatan (bantuan aplikasi kearsipan):

1. Pembuatan Daftar arsip inaktif
2. Mengambil arsip yang sudah memasuki masa inaktif
3. Mencatat No Boks dan Lokasi arsip inaktif

Sharing & Discussion

 PENYUSUTAN ARSIP
1. Pemindahan Arsip InAktif

Sharing & Discussion

 PENYUSUTAN ARSIP
2. Pemusnahan Arsip
Pemusnahan arsip dilakukan terhadap arsip yang:
a. tidak memiliki nilai guna;
b. telah habis retensinya dan berketerangan dimusnahkan berdasarkan JRA;
c. tidak ada peraturan perundang-undangan yang melarang; dan
d. tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu perkara (Pasal 51 UU 43/2009)

Proses yang dilakukan dalam SIMARSIP :

1. Dilakukan seleksi terhadap arsip inatkif
2. Berstatus keterangan Musnah berdasarkan JRA berlaku
3. Telah habis retensi inaktif

Sharing & Discussion

 PENYUSUTAN ARSIP
2. Pemusnahan Arsip

Sharing & Discussion

 PENYUSUTAN ARSIP
3. Penyerahan Arsip Statis
Arsip statis adalah arsip yang:
a. memiliki nilai guna kesejarahan;
b. telah habis retensinya dan berketerangan dipermanenkan berdasarkan JRA;
(Pasal 53 Ayat 7 UU 43/2009)

Proses yang dilakukan dalam SIMARSIP :

1. Dilakukan seleksi terhadap arsip inatkif
2. Berstatus keterangan Permanen berdasarkan JRA berlaku
3. Telah habis retensi inaktif

Sharing & Discussion

 PENYUSUTAN ARSIP
3. Penyerahan Arsip Statis

Sharing & Discussion

TERIMA KASIH

FATHURROHMAN
fathurrohman@apps.ipb.ac.id

@ricipranata