Digitalisasi & Autentikasi

Arsip
Wahid Nurfiantara

1
Document version

Tanggal Oleh Versi

12 Maret 2021 Wahid Nurfiantara 1.0
15 Maret 2021 Wahid Nurfiantara 1.1

2
Wahid Nurfiantara
wahid.nurfiantara31@ui.ac.id digiarsip.id

Pengalaman Pekerjaan
Kepala Kantor Arsip Universitas Indonesia, 2020 – sekarang
Perwakilan Manajemen untuk ISO 30301:2019, 2019
Koordinator Layanan & Pengembangan Kantor Arsip UI, 2016 – 2020
Pengembangan Sistem Elektronik Kearsipan Universitas Indonesia, 2012 & 2015

Pendidikan
Ilmu Perpustakaan Universitas Indonesia
Magister Teknologi Informasi Universitas Indonesia

Penghargaan
Finalis Diktendik Award Universitas Indonesia 2017
Juara 3 - Arsiparis Berprestasi Kemenristekdikti 2017

Pengalaman Bidang Kearsipan

LPPI, Pertani, Bank Mandiri, BKD Depok, LPT UI, Brantas Abipraya

3
Agenda
• Definisi
• Dasar kebijakan
• Peran Arsiparis
• Tujuan
• Cakupan & Tanggung Jawab
• Standar & Kriteria
• Penggunaan
• Pemeliharaan
• Penyusutan
• Autentikasi
4
Definisi
Alih Media
Alih Media adalah kegiatan pengalihan
media Arsip dari satu media ke media
lainnya dalam rangka memudahkan
akses Arsip. (Perka 9/2018)
Autentikasi
proses, cara, perbuatan membuktikan
sesuatu secara autentik
Autentik
dapat dipercaya; asli; tulen ; sah
Scanning/Pemindaian
proses, cara, perbuatan memindai (KBBI)
Digitisasi
pengubahan teks, gambar, atau suara ke
bentuk digital sehingga dapat diproses
oleh computer (KBBI)
Digitalisasi
proses pemberian atau pemakaian
sistem digital (KBBI)
5
Ilustrasi
4. Digitalisasi

5. Autentikasi

1. Alih Media

6. Autentik

2. Scanning/Pemindaian;
3. Digitisasi

6
 7

Sumber: sap.com
PP 95/2018
tentang Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE)

8
Layanan Ombudsman
pelayanan kepada masyarakat sering
terkendala karena kurang tertib
administrasi, atau tidak dilakukannya
pencatatan dan aktivitas perekaman
37,91% peristiwa sehingga data konkrit dan
autentik sulit diperoleh.

Arsip tidak ditemukan catatan maupun

fisik, sulit ditemukan, rusak, rentan, hilang.

arsiparis perlu mengembangkan pengetahuan dan informasi

mengenai strategi tata Kelola kearsipan guna meningkatkan
kualitas pelayanan kepada masyarakat.

Apakah Arsiparis sudah dilibatkan dalam proses layanan? atau,

Apakah fungsi kearsipan sudah ada di alur layanan ?

9
 Peran Arsiparis
Keuangan

Kebijakan
Logistik
Organisasi
Fungsi Organisasi

Arsiparis
Manajemen
Personalia
Risiko

Riset &
Legal
Inovasi

10
*Records Continuum Model
Prasangka/anggapan
Tugas &
Cakupan Tanggung Jawab
Semua dokumen ini
perlu didigitisasi Jenis dokumen

Standar &
Kriteria

Pelestarian &
Penyusutan

Akses Keamanan

11
Sumber gambar: photo by denny muller on unsplash
Tujuan Alih Media
Kemudahan Akses (Arsip Dinamis)
• ketersediaan arsip untuk kepentingan akses, arsip dinamis dapat dilakukan alih
media (Pasal 37 ayat (5) PP 28/2012).

Preservasi (Arsip Statis)

• Pelaksanaan preservasi arsip statis melalui reproduksi dilaksanakan dengan
melakukan alih media (Pasal 99 ayat (1) PP 28/2012).
• Arsip yang dialihmediakan tetap disimpan untuk kepentingan pelestarian dan
pelayanan arsip.

12
Cakupan & Tanggung Jawab Alih Media Arsip
• Menentukan cakupan proses bisnis yang dilakukan alih media
• Contoh: Layanan Permintaan Arsip, Layanan Surat Keterangan Penelitian
Mahasiswa.
• Siapa yang bertugas terhadap proses tersebut
• Contoh: Arsiparis, Mailroom, Kepala Unit Arsip, Administrator Sistem
Pengelolaan Arsip Elektronik, Kepala Lembaga Kearsipan, Kepala Unit IT,
Kepala Unit Data Manajemen, dsb.
• Menentukan Jenis dokumen yang dilakukan alih media
• Contoh: Formulir Permohonan Arsip, dsb.

13
Standar & Kriteria Alih Media Arsip
• Menentukan standar format & kriteria kualitas alih media
• Menentukan standar metadata arsip hasil alih media
• Menentukan konvensi penamaan file hasil alih media

14
Standar metadata arsip
• ISAD(G), ISAAR(CPF), ISDIAH, ISDF, RiC
• Dublin Core, MODS, METS, RAD
• IPTC
• Geospatial metadata
• Health Record Metadata

15
konvensi penamaan file
Karena nama file merupakan identifier utama pada Pengelolaan Arsip Elektronik:
• Version number (e.g., version 1 [v1, vers1])
• Date of creation (e.g., February 24, 2001 [022401, 02_24_01])
• Name of creator (e.g., Rupert B. Smith [RBSmith, RBS])
• Description of content (e.g., media kit [medkit, mk])
• Name of intended audience (e.g., general public [pub])
• Name of group associated with the record (e.g., Committee ABC [CommABC])
• Release date (e.g., released on June 11, 2001 at 8:00 a.m. central time [61101_0800CT])
• Publication date (e.g., published on December 24, 2003 [pub122403])
• Project number (e.g., project number 739 [PN739])
• Department number (e.g., Department 140 [Dept140])
• Records series (e.g., SeriesX)

16
 Standar image Format
FORMAT NAME CHARACTERISTICS
BMP Windows bitmap Uncompressed format

TIFF Tagged Image File Format Lossless: Document scanning and

imaging format. Flexible: LZW, CCITT,
RLE
PNG Portable Network Graphics Lossless: improve and replace GIF.
Based on the DEFLATE algorithm.
JPEG Joint Photographic Experts Lossy: big compression ratio, good for
Group photographic images
JPEG 2000 Joint Photographic Experts Lossy: eventual replacement for JPEG
Group 2000
Sumber: Comparison of different image compression formats ECE 533 Project Report Paula Aguilera 17
Example Lossless

18
Example Lossy

19
 Standar Format

Sumber: TECHNICAL GUIDELINES FOR DIGITISATION PROJECTS Welcome Trust 20

 Standar Format

Sumber: Digitizing Archival Material Guidelines from G.S.O., Box 459, Grand Central Station, New York, NY 10163 21
22
Control of metadata related to
long-term preservation.

◉ DROID - Digital Record Object IDentification

◉ FPR - Format Policy Registry
◉ PRONOM - is an on-line information system about
data file formats and their supporting software
products

23
Penggunaan Arsip hasil Alih Media
• akses diberikan berdasarkan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses
Arsip Dinamis;
• penggunaan harus terdokumentasi;
• penggunaan arsip elektronik wajib menjaga keutuhan arsip
elektronik; dan
• Pengendalian arsip alih media dengan memberikan tanda air pada
hasil unduhnya.

24
Pemeliharaan arsip hasil alih media
Antisipasi keusangan teknologi
1. lisensi perangkat lunak;
2. biaya pemulihan dan akses terhadap format yang telah usang; dan
3. estimasi umur media perekaman yang digunakan.

25
Pemeliharaan arsip hasil alih media -lanjutan
Pelestarian arsip elektronik dilakukan dengan
1. pengujian terhadap perangkat lunak maupun perangkat keras yang
akan digunakan;
2. penggunaan format non-proprietary atau opensource;
3. Menjaga kualitas metadata;
4. setiap proses pelestarian didokumentasikan dengan baik; dan
5. hasil pelestarian harus melewati autentikasi untuk menjamin keutuhan
arsip elektronik.

6. Metode pelestarian bisa berupa migrasi, konversi, emulsi, enkapsulasi

26
Penyusutan arsip hasil alih media
• Arsip yang dialihmediakan tetap disimpan untuk kepentingan
hukum berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan
(Pasal 49 ayat (4) PP 28/2012).
• Jadwal Retensi Arsip berlaku baik untuk arsip konvensional
maupun arsip elektronik

27
Tata Cara Autentikasi Arsip Alih Media
• Pelaksanaan:
• Autentikasi
• Berita Acara Alih Media
• Daftar Arsip Alih Media
• Alih media arsip diautentikasi oleh pimpinan di lingkungan pencipta arsip dengan
memberikan tanda tertentu yang dilekatkan, terasosiasi atau terkait dengan arsip hasil
alih media (Pasal 49 ayat (5) PP 28/2012)
• Arsip hasil alih media dan hasil cetaknya merupakan alat bukti yang sah sesuai dengan
ketentuan peraturan perundang-undangan (Pasal 49 ayat (10) PP 28/2012).
• Arsip statis hasil alih media diautentikasi oleh pimpinan lembaga kearsipan (Pasal 99
ayat (4) PP 28/2012).
• Kepala lembaga kearsipan menetapkan autentisitas arsip statis sebagaimana dimaksud
pada ayat (1) dengan membuat surat pernyataan (Pasal 106 ayat (3) PP 28/2012).

28
Penilaian Autentikasi (Perka 20/2011)
• Tolok Ukur Perkiraan Autentistas Arsip Elektronik
• Identitas Arsip
• integritas arsip.
• Verifikasi Autentisitas Arsip Elektronik
• Penilaian dilakukan oleh Lembaga Kearsipan

Integritas arsip dapat tetap terjaga dan
dibuktikan meskipun arsip tersebut
tidak harus persis sama seperti ketika
pertama kali diciptakan.
Adapun, hal-hal yang dapat
mempengaruhi integritas arsip di
lingkungan elektronik adalah
kerapuhan media elektronik,
keusangan teknologi, dan kekhususan
sistem.
Arsip elektronik pada dasarnya dianggap
lengkap dan tidak rusak jika pesan yang
dimaksudkan untuk dikomunikasikan dalam
rangka mencapai tujuannya tidak berubah. Ini
berarti bahwa integritas fisik, seperti jumlah
bit strings yang sebenarnya, mungkin dapat
dikompromikan asalkan artikulasi konten dan
setiap anotasi serta elemen format tata naskah
yang diperlukan tetap sama.
29
Contoh bit strings & jumlahnya
text binary
ombudsman 01101111 01101101 01100010 01110101
01100100 01110011 01101101 01100001
01101110
hash algoritma value
sha256 44990c65cd20d85975756757bf9925a3a0457821911f430e80969dd2e00e
b635

Hash dapat digunakan untuk mengecek integritas file

30
Analisis Autentikasi (Perka 20/2011)
Analisis autentikasi arsip elektronik dilakukan pada beberapa hal berikut:
• Format
• Presentasi (terlihat); teks, gambar, suara, tata letak, font, warna, hyperlinks
• Tanda tangan elektronik
• Cap-waktu digital
• Tanda khusus; tanda air, simbol khusus, kode identitas, dsb
• Intrinsik (keseuaian dengan konteks arsip)
• Anotasi
• Media
• Konteks Administrasi, Provenansial, Prosedural, Dokumenter, dan Teknologi (Perangkat keras,
lunak)
• Data (struktur & format file)
• Model Sistem (hubungan entitas, diagram alur sistem)
• Administrasi sistem
31
Kesimpulan
• Alih Media dapat dilakukan untuk tujuan kemudahan akses arsip
dinamis dan pelestarian arsip statis
• Digitisasi perlu dilakukan dengan strategi
• Bentuk digital adalah bentuk yang “rapuh”
• Retensi arsip digital berlaku sama dengan retensi arsip konvensional
• Setiap proses alih media harus menjamin integritas (keutuhan) arsip
• Autentikasi harus dilakukan secara berkala untuk menjamin arsip
tetap dapat diakses selama diperlukan

32
@ui_kantorarsip

Kantor Arsip Universitas Indonesia

@arsipUI

arsip.ui.ac.id

arsip@ui.ac.id

33