Sovia Rosalin,A.Md.,S.Kom.,S.AP.,M.

AB
1. Mengetahui dan memahami dasar manajemen kearsipan
2. Mengetahui dan memahami dasar hukum penyelenggaraan
kearsipan
3. Mengetahui dan memahami alur pengelolaan arsip
KENYATAAN LAPANGAN
 Arsip Kacau dan ruang kerja penuh dengan arsip
Perbedaan Arsip Aktif dan Inaktif tidak jelas
Arsip dicari Jika Ada Masalah
Tidak Memiliki Jadwal Retensi Arsip
Tidak adanya SOP pengelolaan Arsip
Sarana dan Prasarana yang kurang mendukung
Pimpinan yang kurang peduli terhadap keberadaan arsip
Kurangnya pengawasan dalam pengelolaan arsip
Informasi tidak aman
Tidak ada tenaga khusus yang menangani arsip
Arsip disimpan sesuai kepentingan petugas masing-masing
TEMU KEMBALI ARSIP MEMBUTUHKAN WAKTU YANG LAMA
 ARSIP AKTIF ARSIP INAKTIF ARSIP STATIS
central file record centre depot
[unit pengolah/unit kerja] [unit kearsipan] [lembaga kearsipan]

“KENYATAAN” SEHARUSNYA
PERGURUAN TINGGI NEGERI
UNIVERSITAS BRAWIJAYA
KEUNTUNGAN
Jika Arsip Tertata Baik

Perencanaan 1 2 Pengambilan Keputusan

Perlindungan Data Bahan

dan Informasi 3 4 Pertanggungjawaban

Pelindungan Aset Dukungan

dan Kekayaan Intelektual 5 6 Pelayanan Publik

Identitas dan Pelindungan

Memori Kolektif 7 8 Eksistensi Bangsa

9
Alat Bukti Hukum
PERUSAHAAN
• Kegiatan operasional
• Memiliki arsip
• Data dan informasi
• Dibutuhkan pada masa
kini dan masa datang
 -ARSIP-
merupakan REKAMAN KEGIATAN atau PERISTIWA dalam
berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi
informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga
negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan,
organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan
dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan
bernegara

Sumber: UU No. 43 Tahun 2009

 Dokumen
Elektronik
adalah setiap Informasi Elektronik yang
dibuat, diteruskan, dikirimkan, diterima,
atau disimpan dalam bentuk analog,
digital, elektromagnetik, optikal, atau
sejenisnya, yang dapat dilihat, ditampilkan,
dan/atau didengar melalui Komputer atau
Sistem Elektronik, termasuk tetapi tidak
terbatas pada tulisan, suara, gambar, peta,
rancangan, foto atau sejenisnya, huruf,
tanda, angka, kode akses, simbol atau
perforasi yang memiliki makna atau arti
atau dapat dipahami oleh orang yang
mampu memahaminya.

Sumber: UU No. 11 Tahun 2008

 Arsip
Setiap catatan tertulis baik dalam bentuk
gambar ataupun bagan yang memuat
keterangan-keterangan mengenai subyek
(pokok persoalan) ataupun peristiwa yang
dibuat orang untuk membantu daya ingatan
orang (itu) pula.
Record (dokumen)
• Informasi yang diciptakan, diterima, dan dikelola sebagai bukti
maupun informasi yang oleh organisasi atau perseorangan
digunakan untuk memenuhi kewajiban hukum atau transaksi
bisnis
Sukoco, 2007
Dokumen mempunyai
awal dan akhir yang
dapat berupa teks,
data, peta digital,
spreadsheet,
database, gambar, dan
data suara.
•
 Aktif
Arsip Dinamis
(Record/Dokumen)
Arsip Inaktif
Arsip Statis
(Archive)
• Memiliki arti
• Memiliki kegunaan
• Disimpan secara teratur
• arsip sebagai identitas dan jati diri
bangsa, sebagai memori, acuan, dan
bahan pertanggungjawaban dalam
kehidupan bermasyarakat, berbangsa,
dan bernegara harus dikelola dan
diselamatkan oleh negara
 Arsip memiliki 6 fungsi
Administrative value

Legal Value Bukti

Nilai yang
yang
Untuk
Alat untuk
Fiscal Value Alat bukti
berkaitan
berhubungan
kepentingan
mengambil
dengan
Educational Value
dengan
hukum
Pendidikan
Penelitian
keputusan
Research Value sejarah
Keuangan
Documentary Value
• keprofesionalan; • kepastian hukum;
• keresponsifan; • keautentikan dan
keterpercayaan;
• keantisipatifan; • keutuhan;
• kepartisipatifan; • asal usul (principle of
provenance);
• akuntabilitas;
• aturan asli (principle of
• kemanfaatan; original order);
• Aksesibilitas; • keamanan dan
keselamatan;
• kepentingan umum.
 PENGUNAAN DAN
PENCIPTAAN PENYUSUTAN
PEMELIHARAAN

PENCIPTAAN PENGGUNAAN DAN PENYUSUTAN

Design Formulir PEMELIHARAAN JRA
Tata Naskah Dinas Sistem Penataan Berkas Penilaian
Penggunaan media Pengurusan Surat Pemindahan
Kode klasifikasi Klasifikasi Arsip Pemusnahan
Penyerahan Arsip Statis
• Undang-Undang Nomor • Peraturan Menteri Ristek Dikti Peraturan Kepala Arsip
43 Tahun 2009 Tentang No 78 Tahun 2017 tentang Nasional Republik Indonesia
Kearsipan Penyelenggaraan Kearsipan Nomor 24 Tahun 2011
• PP No 28 Tahun 2012 • Permenristekdikti No. 23
Tahun 2018 tentang Klasifikasi
Tentang Penyelenggaraan
tentang Penyelenggaraan Kearsipan di Lingkungan
Arsip, JRA dan SKKAAD
Kearsipan Perguruan Tinggi

1. Peraturan Rektor Universitas Brawijaya tahun 2019 tentang Penyelenggaraan Kearsipan di

lingkungan Universitas Brawijaya
2. Peraturan Rektor Universitas Brawijaya tahun 2019 tentang JRA
3. Peraturan Rektor Universitas Brawijaya tahun 2019 tentang KLASIFIKASI ARSIP
4. Peraturan Rektor Universitas Brawijaya tahun 2019 tentang Sistem Klasifikasi Keamaman
Akses Arsip Dinamis
 PERGURUAN TINGGI NEGERI
UNIVERSITAS BRAWIJAYA
02.SUMBER DAYA
KEARSIPAN
 SDM
01.PENGELOLAAN
 Prasarana dan
ARSIP
Sarana PENGELOLAAN
DINAMIS
ARSIP
 Penciptaan
STATIS
 Penggunaan
 Pemeliharaan 02. PENYIMPANAN
 Penyusutan
01.PEMBERKASAN

PENYELAMATAN
SISTEM PENYELAMATAN ARSIP
KEARSIPAN ARSIP STATIS
INTERNAL AKTIF INTERNAL

oleh LKPT berdasarkan JRA berketerangan

disesuaikan dengan DIPA, DPA atau permanen atau memiliki nilai guna
sebutan lain kesejarahan
Proses pengendalian arsip dinamis secara
efisien, efektif, dan sistematis meliputi
penciptaan, penggunaan dan
pemeliharaan, serta penyusutan arsip.

Sumber : UU No.43 Tahun 2009

 Standar Meta Data
Surat Masuk dan Tesaurus
NSPK Pengkategorian Registrasi
Mail Tracking
Surat Keluar MEMBUAT Distribusi
NASKAH DINAS

Unit Kerja Unit Kerja

Pusat Berkas
JADWAL RETENSI ARSIP Pusat Berkas Arsip Aktif
Musnah pindah Filing Sistem dan
Skema Klasifikasi
Arsip Inaktif
Pusat Arsip UK 1/LKPT File Tracking
ANRI
Serah / Arsip statis

ANRI
• RESUME PP NO 28 TAHUN 2012
• Jawablah pertanyaan di Bab 1 Buku
Manajemen Arsip Dinamis Karya Sovia
Rosalin
 PEOPLE FORGET
ARCHIVE REMEMBER