INSTRUMEN PAD:

KLASIFIKASI
ARSIP
JAKARTA,
25 MARET 2022
Curriculum Vitae
Diantyo Nugroho

Pendidikan:
Fakultas Hukum Universitas Indonesia
FIB Universitas Leiden

Riwayat Pekerjaan:
Pusat Jasa Kearsipan 2005-2008
Direktorat Pengolahan 2008-2009
Subbidang Perawatan Arsip 2009-2010
Seksi Penyimpanan Foto 2010-2011
Seksi Layanan Arsip Media Baru 2011-2012
Seksi Layanan Arsip Konvensional 2012-2014
Subbagian Kerja Sama 2014-2018
Subbagian Persuratan & Arsip Aktif 2018-2020
Biro Umum 2020-2022
Direktorat Kearsipan Pusat 2022-Sekarang 2
 Alur Pembelajaran
Pengelolaan Arsip Dinamis (Pengantar)
1 Pengertian, Jenis, Pedoman Penyusunan, Tahapan Penyusunan
Secara Umum, dan Amanat dan Sanksi Terkait Instrumen Pengelolaan
Arsip Dinamis

Penyusunan Klasifikasi Arsip

2
Amanat, Ketentuan Umum, Tata Cara Penyusunan

Praktik Kelompok
3 - Diskusi
- Presentasi

4 Mengerjakan tugas di LMS KRING ANRI

3
Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam
berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan
teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan
diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah,
lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik,
organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam
pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan
bernegara.
(UU No. 43 Thn 2009 tentang Kearsipan)

4
MENGAPA ARSIP PERLU DIKELOLA..?

1. Memungkinkan proses kerja berjalan secara efisien dan efektif

2. Memberikan layanan yang konsisten, efisien, dan akuntabel

3. Memberikan konsistensi, kontinuitas, dan

produktivitas dalam manajemen dan administrasi

4. Memenuhi ketentuan-ketentuan peraturan per-UU-an

5. Melindungi kepentingan organisasi dan hak pegawai,

klien, dan stakeholders saat ini dan akan datang

6. Melindungi dan mendukung litigasi serta manajemen

risiko berkaitan dengan keberadaan dan bahan bukti
kegiatan organisasi

7. Menyelamatkan dan melestarikan memori kolektif organisasi dan bangsa

5
1. PENGANTAR

6
 a. Pengertian Instrumen Pengelolaan Arsip Dinamis

Adalah alat yang dipakai Instrumen

untuk mengerjakan sesuatu
Instrumen
Pengelolaan
Arsip
Adalah proses pengendalian Dinamis
arsip dinamis secara efisien,
Pengelolaan
efektif, dan sistematis
Arsip
meliputi penciptaan, Dinamis
penggunaan dan Adalah alat yang digunakan dalam
pemeliharaan, serta proses pengendalian arsip
penyusutan arsip (Pasal 1 dinamis secara efisien, efektif, dan
Angka 25 UU 43/2009: sistematis meliputi penciptaan,
Kearsipan). penggunaan dan pemeliharaan,
serta penyusutan arsip.
7
 b. Jenis Instrumen Pengelolan Arsip Dinamis
Instrumen dalam Penciptaan Arsip

Pasal 40 (4) UU 43/2009 Tata

Naskah
tentang Kearsipan Dinas

Sistem Instrumen
Instrumen dalam Klasifikasi Instrumen dalam
Pengelolaan Klasifikasi
Penciptaan dan Keamanan
Arsip Arsip Penciptaan dan
dan Akses
Penggunaan Arsip Arsip Dinamis Pemberkasan Arsip

Jadwal
Retensi
Arsip

Instrumen dalam Penyusutan Arsip

8
 c. Pedoman Penyusunan Instrumen Pengelolaan Arsip Dinamis

Sistem
Klasifikasi Keamanan dan
Akses Arsip Dinamis

Klasifikasi Arsip
Perka ANRI 17/2011:
Pedoman Pembuatan
Sistem Klasifikasi Keamanan dan
Jadwal Retensi Akses Arsip Dinamis
Perka ANRI 5/2021:
Pedoman Umum
Arsip
Tata Naskah Dinas
Perka ANRI 19/2012:
Pedoman
Penyusunan
Klasifikasi Arsip
Tata Naskah
Dinas

9
 d. Tahapan Penyusunan Instrumen Pengelolaan Arsip Dinamis
Secara Umum
Penyebarluasan

Dalam bentuk seperti

misalnya sosialisasi, bukan
Pemrakarsa mengundang sekedar sosialisasi namun
unit kerja terkait untuk Pengundangan lebih ke arah pemberdayaan,
menyempurnakan naskah agar menumbuhkan
rancangan yang dihasilkan Kepala unit hukum perubahan perilaku dalam
tim penyusun. Pemrakarsa menyampaikan pelaksanaan pengelolaan
menyampaikan naskah
Pengesahan/ naskah asli arsip. Perlu ditentukan siapa
peraturan kepada unit hukum peraturan yang telah pelaku sosialisasi dan siapa
untuk dilakukan harmonisasi Penetapan
P dibubuhi nomor dan sasaran sosialisasi
dan sinkronisasi. P tanggal penetapan
Penandatangan
P
oleh pimpinan kepada Kementerian
Pembahasan instansi dan Hukum dan Hak
Berdasarkan pemberian nomor Asasi Manusia
perintah oleh untuk diundangkan
peraturan unit hukum dalam Berita Negara
perundang- Republik Indonesia
undangan yang Penyusunan
lebih tinggi
atau Dibentuk tim penyusun,
kewenangan Meliputi pemrakarsa, unit
Pembentukan
Peraturan PerUU Perencanaan hukum, dan unit kerja terkait,
(UU 15/2019) serta mengikutsertakan
instansi pemangku
kepentingan lainnya

10
 e. Amanat dan Sanksi Terkait Instrumen
Pengelolaan Arsip Dinamis
(1) Pejabat, pimpinan instansi dan/atau
pelaksana yang melanggar ketentuan
sebagaimana dimaksud dalam Pasal
40 ayat (4), Pasal 42 ayat (1), dan
Pasal 43 ayat (1), ayat (2), dan ayat
(3) dikenai sanksi administratif berupa
Pasal 80 UU 43/2009: Kearsipan teguran tertulis.
Untuk mendukung
pengelolaan arsip dinamis
(2) Apabila selama 6 (enam) bulan tidak
yang efektif dan efisien melakukan perbaikan, pejabat,
pencipta arsip membuat pimpinan instansi dan/atau pelaksana
tata naskah dinas, sebagaimana dimaksud pada ayat (1)
klasifikasi arsip, jadwal Amanat Sanksi dikenai sanksi administratif berupa
retensi arsip, serta sistem penurunan pangkat pada pangkat
klasifikasi keamanan dan yang setingkat lebih rendah untuk
akses arsip paling lama 1 (satu) tahun.

(3) Apabila selama 6 (enam) bulan

Pasal 40 Ayat (4) UU 43/2009: Kearsipan
berikutnya tidak melakukan perbaikan,
pejabat, pimpinan instansi dan/atau
pelaksana sebagaimana dimaksud
pada ayat (2) dikenai sanksi
administratif berupa pembebasan dari
jabatan.

11
2. Penyusunan Klasifikasi

12
 PENGERTIAN

Klasifikasi Arsip:
Pola pengaturan arsip secara berjenjang dari hasil
pelaksanaan fungsi dan tugas instansi menjadi beberapa
kategori unit informasi kearsipan.

Dirancang untuk memudahkan pencipta arsip dalam mengenali jenis-jenis arsip

dengan cara mengelompokkan arsip kedalam unit penemuan berdasarkan
fungsi/kegiatan organisasi.

13
a. Perka ANRI Nomor 19 Tahun 2012 Tentang Pedoman Penyusunan Klasifikasi Arsip

Amanat PP 28 Tahun 2012 Pasal 32 Ayat (1) dan (2)

Penciptaan arsip meliputi kegiatan pembuatan arsip, dan penerimaan arsip, dilaksanakan
berdasarkan tata naskah dinas, klasifikasi arsip, serta sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip.

Pedoman Penyusunan Klasifikasi

Klasifikasi Arsip adalah Arsip merupakan acuan bagi
pola pengaturan arsip pencipta arsip (lembaga negara,
secara berjenjang dari pemerintahan daerah, perguruan
hasil pelaksanaan fungsi tinggi negeri, dan/atau
dan tugas instansi BUMN/BUMD) dalam penyusunan
menjadi beberapa klasifikasi arsip, dengan ruang
kategori unit informasi lingkup:
kearsipan a. Ketentuan Umum
b. Tata Cara Penyusunan
Klasifikasi Arsip

14
 b. Ketentuan Umum

Prinsip Dasar
1. Klasifikasi arsip wajib dimiliki oleh setiap pencipta
arsip;
2. Klasifikasi arsip disusun berdasarkan fungsi dan
tugas pencipta arsip bukan berdasarkan struktur
organisasi
3. Klasifikasi arsip sebagai dasar untuk penomoran
surat, pemberkasan, dan penyusunan JRA.

4.

15
 KLASIFIKASI ARSIP
PRINSIP DASAR

WAJIB DIMILIKI PENCIPTA ARSIP

DISUSUN BERDASARKAN FUNGSI

DAN TUGAS PENCIPTA ARSIP

DASAR UNTUK PENOMORAN SURAT,

PEMBERKASAN DAN PENYUSUNAN JRA

16
 b. Ketentuan Umum

Prinsip Penyusunan Klasifikasi Arsip

1. Penyusunan klasifikasi arsip untuk pencipta arsip di lingkungan
organisasi disusun oleh unit kearsipan (Lembaga Negara ) atau
Lembaga Kearsipan (Pemda dan PTN) dengan mengikutsertakan
perwakilan dari masing-masing unit pengolah setingkat Eselon II
atau biro di lingkungan organisasi tersebut
2. Dalam penyusunan klasifikasi arsip, pencipta arsip dapat
berkonsultasi dengan Arsip Nasional Republik Indonesia atau
lembaga kearsipan daerah sesuai kewenangannya
3. Klasifikasi arsip ditetapkan oleh pimpinan pencipta arsip atau
pejabat yang ditunjuk olehnya

17
 KLASIFIKASI ARSIP
PRINSIP PENYUSUNAN

DISUSUN

UK LKD LKPT Pimpinan BUMN/D

LN PEMDA PTN BUMN/BUMD

PERWAKILAN PERWAKILAN PERWAKILAN PERWAKILAN

DARI UP ES II DARI SKPD SATKER – CA DIVISI/ BIRO

PA berkoordinasi dengan ANRI

18
 b. Ketentuan Umum

Ketentuan Teknis Penyusunan Klasifikasi Arsip

a. Logis, susunan klasifikasi arsip meliputi judul suatu fungsi, kegiatan dan transaksi serta mudah
dimengerti oleh semua pengguna
b. Faktual, penyusunan klasifikasi arsip harus mampu merekonstruksi kejadian yang sebenarnya
yaitu berdasarkan fungsi dan tugas organisasi
c. Perbaikan Berkelanjutan, penyusunan klasifikasi arsip harus mampu beradaptasi terhadap
perubahan struktur organisasi
d. Sistematis, penyusunan klasifikasi arsip harus didasarkan pada susunan yang dimulai dari
fungsi, kegiatan, dan transaksi, baik yang bersifat substantif maupun fasilitatif
e. Akomodatif, penyusunan klasifikasi arsip harus menjamin seluruh fungsi, kegiatan dan transaksi
terakomodasi secara lengkap sesuai dengan fungsi dan tugas pencipta arsip
f. Kronologis, penyusunan klasifikasi arsip harus dilakukan secara berurutan sesuai tahapan
kegiatan.

19
c. Tata Cara Penyusunan Klasifikasi Arsip

Penyusunan Penggunaan
Teknis
Persiapan Draf Klasifikasi Kode
Penulisan
Arsip Klasifikasi

20
 Tata Cara Penyusunan Klasifikasi Arsip
(Persiapan)

1. Pembentukan Tim Penyusun Klasifikasi Arsip

• Pimpinan unit kearsipan sebagai ketua tim

• Perwakilan dari unit pengolah sebagai anggota tim

• Arsiparis di lingkungan organisasi sebagai anggota tim

21
 TATA CARA PENYUSUNAN TIM KA

PIMPINAN UK KETUA
LEMBAGA NEGARA PERWAKILAN UP
( ES II)
Anggota
PERWAKILAN
ARSIPARIS

PEMDA PIMPINAN LKD KETUA BUMN/D

KETUA
PERWAKILAN SKPD
ARSIPARIS Anggota PIMPINAN UK

PERWAKILAN UP
PTN PIMPINAN LKPT KETUA
Anggota
PERWAKILAN SATKER
Anggota
PERWAKILAN CA

22
 Tata Cara Penyusunan Klasifikasi Arsip
(Persiapan)

2. Pengumpulan dan Pengolahan Data

• Data yang diperlukan: uraian fungsi dan tugas, serta struktur organisasi

• Melakukan wawancara dengan menggunakan pedoman wawancara

• Mengumpulkan data mengenai: jenis kegiatan, jenis transaksi, arsip yang tercipta dari
pelaksanaan tugas dan fungsi unit pengolah

• Pengolahan data:
1) Mengidentifikasi data untuk pengkatagorian kelas arsip, terdiri dari: primer (pokok masalah),
sekunder (sub masalah), dan tersier (sub-sub masalah)

2) Memeriksa semua jenis kegiatan, transaksi, dan arsip-arsip yang tercipta dari pelaksanaan
tugas dan fungsi unit pengolah telah terakomodasi pada kegiatan identifikasi data secara
lengkap.

23
 PENYUSUNAN KLASIFIKASI ARSIP

PENGUMPULAN
DATA PENGOLAHAN DATA

LITERATUR WAWANCARA
ANALISIS FUNGSI

ANALISIS KEGIATAN

TUGAS DAN FUNGSI ANALISIS TRANSAKSI

JENIS ARSIP

PELAKSANAAN KEGIATAN KEARSIPAN

24
 PENGUMPULAN DATA

DATA YANG DIPERLUKAN

URAIAN FUNGSI DAN STRUKTUR

TUGAS
ORGANISASI

MENGENAI

1. JENIS – JENIS KEGIATAN

2. JENIS JENIS TRANSAKSI
3. ARSIP YANG TERCIPTA DARI PELAKSANAAN FUNGSI DAN
TUGAS UP

25
 FORMULIR WAWANCARA
IDENTITAS INFORMAN

1 Nama Informan

2 Jabatan

3 Pangkat/Golongan

4 Jenis Kelamin

5 Tingkat Pendidikan

6 Nama Istansi /Unit Kerja

7 Alamat

26
 DAFTAR PERTANYAAN
IDENTITAS ORGANISASI

A. TUGAS POKOK DAN FUNGSI

1 Apakah Tugas Pokok Instansi/Unit Kerja Saudara?

2 Apakah Fungsi Instansi/Unit Kerja Saudara

B. PROSES BISNIS/KEGIATAN UNIT KERJA /UNIT PENGOLAH

C. KETERKAITAN HUBUNGAN KEGIATAN ANTARA UNIT KERJA/UNIT PENGOLAH SATU DENGAN LAINNYA
5
6
IDENTIFIKASI ARSIP
7 Jelaskan jenis – jenis arsip yang tercipta dari setiap kegiatan
PENGGUNAAN KODE KLASIFIKASI
8 Apakah Kode Klasifikasi yang digunakan di instansi Saudara

27
 PENGOLAHAN DATA

LEMBAGA

FUNGSI SERI ARSIP

KEGIATAN BERKAS ARSIP

“menghasilkan”
TRANSAKSI/ ITEM ARSIP
TINDAKAN
Sistem Penataan Arsip

28
 PENGOLAHAN DATA

MENGIDENTIFIKASI DATA UNTUK PENGKATEGORIAN

KELAS ARSIP

PRIMER MENGECEK SEMUA JENIS KEGIATAN,

TRANSAKSI DAN JENIS ARSIP YANG
SEKUNDER TERCIPTA DARI PELAKSANAAN FUNGSI
DAN TUGAS UP TELAH TERAKOMODASI
TERSIER
PADA KEGIATAN IDENTIFIKASI DATA
SECARA LENGKAP
ANALISIS

FUNGSI

KEGIATAN DRAF KA

TRANSAKSI

29
 Tata Cara Penyusunan Klasifikasi Arsip
(Penyusunan Draf Klasifikasi Arsip)

1. Analisis Fungsi
a. Fungsi Fasilitatif, contoh: Kepegawaian, dll (Menghasilkan Produk Administrasi atau Penunjang)
b. Fungsi Substantif, contoh: Akuntansi, dll (Kegiatan Pelaksanaan Tugas Pencipta Arsip yang Membedakan antara Pencipta
Arsip yang satu dengan yang lain)

2. Analisis Kegiatan
a. Level kegiatan pada fungsi kepegawaian meliputi kegiatan: Formasi pegawai, Pengadaan pegawai, Pembinaan pegawai
b. Level kegiatan pada fungsi akutansi meliputi kegiatan: Akuntansi keuangan, Akuntansi manajemen, Monitoring dan
rekonsiliasi

3. Analisis Transaksi
a. Level transaksi pada kegiatan formasi pegawai meliputi transaksi: Usulan dari unit kerja, Usulan formasi kepada Men-PAN,
Persetujuan Men-PAN
b. Level transaksi pada kegiatan akuntansi keuangan meliputi transaksi: Kode Akun, Buku Besar, Jurnal

4. Skema Klasifikasi, adalah merupakan master plan suatu struktur arsip, berfungsi untuk memudahkan penataan berkas secara
hierarki dan tidak
tumpang tindih
1. Fungsi/F1 (pokok masalah/primer) Kepegawaian
1.1. Kegiatan/K1 (sub masalah/sekunder) Formasi Pegawai
1.1.1 Transaksi/T1 (sub-sub masalah/tersier) Usulan dari unit kerja, Usulan formasi kpd Men-PAN, Persetujuan Men-PAN

30
1. ANALISIS FUNGSI

Dalam proses penyusunan klasifikasi diperlukan analisis fungsi secara konstruktif

dan sistemik untuk menghindari kerancuan dan tumpang tindih antara FUNGSI
dengan KEGIATAN dan TRANSAKSI

a. melakukan analisis fungsi untuk memberi bobot bagi setiap pokok masalah

b. Melakukan penilaian terhadap ketepatan penjabaran masing – masing fungsi

apakah telah tepat dan sesuai dengan tujuan organisasi

c. memastikan semua fungsi harus dijalankan sudah tertampung dan terdaftar

d. menganalisis dan menguji bahwa masing – masing fungsi tidak bermakna ganda
dan tumpang tindih dengan fungsi yang lain

FUNGSI PA FASILITATIF SUBSTANTIF

31
 FUNGSI PA SUBSTANTIF

FASILITATIF
Kegiatan pelaksanaan tugas PA yang
Kegiatan yang menghasilkan produk membedakan antara PA yang satu
administrasi atau penunjang dari tugas yang dengan yang lain
dilakukan di kesekretariatan LN
Fungsi dilaksanakan oleh Dirjen, Kedeputian,
1 Badan, Pusat, dan unit kerja tertentu sampai
ke tingkat unit kerja yang paling rendah
❑ Kepegawaian
❑ Kehumasan
❑ Pelengkapan PEMDA
2 Fungsi dilaksanakan oleh Dinas, Badan.
❑ Keuangan Lembaga, dan unit kerja sampai ke
tingkat unit kerja yang paling rendah

4 3
BUMN/D
Fungsi dilaksanakan oleh direksi, divisi,
sampai ke tingkat unit kerja yang paling
rendah
PTN
Fungsi dilaksanakan oleh rektor, pusat pelayanan ITK,
arsip universitas, lab penelitian dan pengujian terpadu,
pusat pengembangan pendidikan, satuan keamanan dan
keselamatan kampus, kantor administrasi fakultas

32
1 KEMENTERIAN HUKUM DAN HAM
1. AHU SUBSTANTIF
2. Peraturan Per UU an 1
3. Pemasyarakatan LN
4. Keimigrasian Fungsi dilaksanakan oleh Dirjen, Kedeputian,
Badan, Pusat, dan unit kerja tertentu sampai
5. HKI
ke tingkat unit kerja yang paling rendah
6. HAM
7. Pembinaan Hukum Nasional
8. SDM Hukum dan HAM PEMDA
1. Perhubungan 2 Fungsi dilaksanakan oleh Dinas, Badan.
Lembaga, dan unit kerja sampai ke
2 2. Bina Marga dan SDA
3. Lingkungan Hidup tingkat unit kerja yang paling rendah
4. Masyarakat dan Keluarga
5. Pemadam Kebakaran 3 PTN
6. Kebersihan dan Pertamanan Fungsi dilaksanakan oleh rektor, pusat pelayanan ITK,
7. Tata Ruang dan Pemukiman arsip universitas, lab penelitian dan pengujian terpadu,
8. dst pusat pengembangan pendidikan, satuan keamanan dan
BUMN/D
keselamatan kampus, kantor administrasi fakultas
Fungsi dilaksanakan oleh direksi, divisi, sampai ke tingkat
4 unit kerja yang paling rendah
4 3
1. Pendidikan dan Pengajaran
PELINDO
2. Kemahasiswaan
1. Pengembangan Bisnis
3. Penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat
2. Pelayanan Jasa
3. Teknik Pelabuhan

33
 2. ANALISIS KEGIATAN

Dalam proses penyusunan klasifikasi diperlukan analisis fungsi secara konstruktif

dan sistemik untuk menghindari kerancuan dan tumpang tindih antara KEGIATAN
dengan FUNGSI dan TRANSAKSI

a. melakukan analisis kegiatan untuk memberi bobot bagi setiap sub pokok masalah

b. Melakukan penilaian terhadap ketepatan penjabaran masing – masing kegiatan

apakah telah tepat dan sesuai dengan fungsi organisasi

c. memastikan semua kegiatan dalam menjalankan fungsi sudah tertampung dan

terdaftar
d. menganalisis dan menguji bahwa masing – masing kegiatan tidak bermakna ganda
dan tumpang tindih dengan kegiatan yang lain

LEVEL KEGIATAN FASILITATIF SUBSTANTIF

34
 FASILITATIF

FUNGSI KEPEGAWAIAN
- Formasi Pegawai
- Pegadaan Pegawai level Kegiatan
- Pembinaan Pegawai
1 - Administrasi Pegawai

FUNGSI KEUANGAN
- RAPBN
level Kegiatan
- Penyusunan APBN
2 - Pelaksanaan APBN

FUNGSI PERLENGKAPAN
- Perencanaan Pengadaan
level Kegiatan
- Pelaksanaan Pengadaan
- Distribusi
3 - Inventaris

35
 1. PERIZINAN KEIMIGRASIAN
1 2. IZIN TINGGAL SUBSTANTIF
3. PENGENDALIAN KEIMIGRASIAN
4. PENGAWASAN DAN PENINDAKAN 1
KEIMIGRASIAN LN
5. INTELEJEN KEIMIGRASIAN LEVEL KEGIATAN FUNGSI KEIMIGRASIAN
6. KERJASAMA KEIMIGRASIAN
7. INFORMASI KEIMIGRASIAN
8. DOKUMEN KEIMIGRASIAN LEVEL KEGIATAN FUNGSI PEMDA 2
2 PERWAKILAN LN
Fungsi MASYARAKAT DAN KESEJAHTERAAN
- Pemberdayaan Perempuan dan
PTN 3
Perlindungan Anak LEVEL KEGIATAN PADA URUSAN PENDIDIKAN TINGGI
- Penyusunan Data Gender dan Anak
- Pelaksanaan Pengarusutamaan Gender

- FUNGSI PENDIDIKAN DAN PENGAJARAN 3

- Penerimaan Mahasiswa Baru
BUMN/D
- Registrasi Mahasiswa
LEVEL KEGIATAN PADA URUSAN PELABUHAN
4 - Perkuliahan
Fungsi PENGEMBANGAN BISNIS
- Pemasaran FUNGSI KEMAHASISWAAN
- Kerjasama 4 - Kesejahteraan dan Fasilitas Mahasiswa
- Pentarifan - Organisasi Mahasiswa
- Bina Pelanggan - Berkas Perseorangan Mahasiswa

36
 3. ANALISIS TRANSAKSI

Dalam proses penyusunan klasifikasi diperlukan analisis fungsi secara konstruktif

dan sistemik untuk menghindari kerancuan dan tumpang tindih antara TRANSAKSI
dengan FUNGSI dan KEGIATAN

a. melakukan analisis transaksi untuk memberi bobot bagi setiap sub sub pokok
masalah

b. Melakukan penilaian terhadap ketepatan penjabaran masing – masing transaksi

apakah telah tepat dan sesuai dengan tujuan organisasi

c. memastikan semua transaksi harus dijalankan sudah tertampung dan terdaftar

d. menganalisis dan menguji bahwa masing – masing transaksi tidak bermakna ganda
dan tumpang tindih dengan transaksi yang lain

37
 FASILITATIF

FUNGSI KEPEGAWAIAN
- Formasi Pegawai
- Pegadaan Pegawai
- Pembinaan Pegawai
- Administrasi Pegawai

level Transaksi FORMASI PEGAWAI

- Usulan UK
- Usulan Formasi ke
Menpan RB
- Persetujuan /Penetapan
Formasi
level Transaksi PEMBINAAN PEGAWAI
- Penilaian Prestasi Kerja
- Sasaran Kinerja Pegawai
- Pembinaan Mental
- Disiplin Pegawai

38
 LEMBAGA NEGARA SUBSTANTIF

1. PERIZINAN KEIMIGRASIAN
IZIN TINGGAL
2. IZIN TINGGAL
3. PENGENDALIAN KEIMIGRASIAN
4. PENGAWASAN DAN PENINDAKAN - Izin Tinggal Kunjungan
KEIMIGRASIAN - Izin Tinggal Terbatas
5. INTELEJEN KEIMIGRASIAN - Izin Tinggal Tetap
6. KERJASAMA KEIMIGRASIAN
7. INFORMASI KEIMIGRASIAN
- Alih Status (Konversi)
8. DOKUMEN KEIMIGRASIAN - Penelaahan Status
PERWAKILAN LN Keimigrasian
PEMDA
Fungsi MASYARAKAT DAN KESEJAHTERAAN - Fasilitasi Pendampingan
- Pemberdayaan Perempuan dan Pemulihan Fisik Korban
Perlindungan Anak
Kekerasan
- Penyusunan Data Gender dan Anak
- Pelaksanaan Pengarusutamaan Gender - Fasilitasi Pendampingan Hukum
Korban Kekerasan
- Penyediaan Sarana Penunjang
Rumah Aman

39
 BUMN/D SUBSTANTIF

Fungsi PENGEMBANGAN BISNIS PENTARIFAN

- Pemasaran
- Kerjasama - Layanan Jasa Kapal
- Pentarifan - Layanan Jasa Barang
- Bina Pelanggan - Layanan Penumpang dan Pass
- Layanan Peti Kemas
- Layanan Bongkar Muat
- Layanan Ro-Ro
PERGURUAN TINGGI

FUNGSI KEMAHASISWAAN
- Kesejahteraan dan Fasilitas Mahasiswa
- Organisasi Mahasiswa
- Berkas Perseorangan Mahasiswa
- Bea Siswa
- Keringanan SPP
- Fasilitas Kemahasiswaan

40
 SKEMA KLASIFIKASI

TUJUAN

Memudahkan penjabaran uraian fungsi dan tugas secara logis, faktual, perbaikan
berkelanjutan, sistematis, akomodatif dan kronologis

Skema Klasifikasi merupakan master plan suatu struktur arsip, berfungsi untuk
memudahkan penataan berkas secara hirarkis dan tidak tumpang tindih.

41
SKEMA KLASIFIKASI

Menggambarkan tahapan pelaksanaan kegiatan yaitu tahap , persiapan,

pelaksanaan dan evaluasi

Susunan Skema Klasifikasi dalam bentuk berjenjang dari pokok masalah – sub masalah
– sub sub masalah
Jumlah jenjang maksimal 3 , yaitu :

FUNGSI -- > Pokok Masalah (Primer)

KEGIATAN -- > Sub Masalah ( Sekunder)
TRANSAKSI -- > Sub Sub Masalah ( Tersier)

Pada skema klasifikasi tertera :

▪ Nama atau Judul fungsi,
▪ Nama kegiatan
▪ Nama transaksi kegiatan

Nama fungsi : judul pertama dan bersifat umum (jenjang 1)

Nama kegiatan : sekunder atau jenjang ke 2 dari fungsi
Nama transaksi : tersier (jenjang 3 )

42
 SKEMA KLASIFIKASI

Jenjang atau hirarki fungsi tidak selalu utuh

Dapat saja nama Fungsi, langung Transaksi (Sekunder)

Kegiatan yang dilakukan hanya berupa naskah transaksi (items)

Tergantung pada :
▪ Struktur
▪ Substansi
▪ Jenis Arsip

KA sebagai pedoman pengelolaan arsip sebaiknya utuh dan rinci

43
SKEMA KLASIFIKASI

1 FUNGSI/ F-1 POKOK MASALAH/PRIMER

1.1 KEGIATAN / K- 1 SUB MASALAH / SEKUNDER

1.1.1 TRANSAKSI / T-1 SUB SUB MASALAH / TERSIER

1.1.2 TRANSAKSI / T-2

SUB SUB MASALAH / TERSIER

2 FUNGSI/ F-2 POKOK MASALAH

2.1 KEGIATAN / K- 2 SUB MASALAH / SEKUNDER

2.1.1. TRANSAKSI / T-1 SUB SUB MASALAH / TERSIER

2.2 KEGIATAN / K-2 SUB MASALAH / SEKUNDER

44
FUNGSI LEMBAGA HUKUM DAN HAM

1 FUNGSI/ F-1 KEPEGAWAIAN

1.1 KEGIATAN / K- 1 FORMASI PEGAWAI

1.1.1 TRANSAKSI / T-1 USULAN DARI UNIT KERJA

1.1.2 TRANSAKSI / T-2 USULAN FORMASI DARI MENPAN

2 FUNGSI/ F-2 KEUANGAN

2.1 KEGIATAN / K- 2 PELAKSANAAN APBN

2.1.1. TRANSAKSI / T-1 PENDAPATAN

2.1.2. TRANSAKSI/T-2 BELANJA

45
 CONTOH LEVEL FUNGSI, KEGIATAN DAN TRANSAKSI

FUNGSI KEGIATAN

❑ KEPEGAWAIAN - Formasi Pegawai

❑ KEHUMASAN - Pegadaan Pegawai
❑ PELENGKAPAN - Pembinaan Pegawai
❑ KEUANGAN - Administrasi Pegawai

- Usulan UK
- Usulan Formasi ke
Menpan RB TRANSAKSI
- Persetujuan /Penetapan
Formasi

46
 TABEL SEMENTARA

FUNGSI KEGIATAN TRANSAKSI

FASILITATIF KEPEGAWAIAN Formasi Pegawai - Usulan UK

- Usulan Formasi ke
Menpan RB
- Persetujuan
/Penetapan Formasi

47
 TABEL FUNGSI – KEGIATAN – TRANSAKSI

NO FUNGSI KEGIATAN TRANSAKSI

1 KEPEGAWAIAN FORMASI PEGAWAI USULAN DARI UK

USULAN FORMASI KEPADA MENPAN RB

PERSETUJUAN MENPAN

PENGADAAN PEGAWAI PROSES PENERIMAAN PEGAWAI

PENETAPAN PENGUMUMAN KELULUSAN

NOTA USUL /KELENGKAPAN NIP

PEMBINAAN PEGAWAI DIKLAT/KURSUS/TUGAS BELAJAR

DISIPLIN PEGAWAI

PENGHARGAAN TANDA JASA

48
SKEMA KLASIFIKASI

1 FUNGSI/ F-1 POKOK MASALAH/PRIMER

1.1 KEGIATAN / K- 1 SUB MASALAH / SEKUNDER

1.1.1 TRANSAKSI / T-1 SUB SUB MASALAH / TERSIER

1.1.2 TRANSAKSI / T-2

SUB SUB MASALAH / TERSIER

2 FUNGSI/ F-2 POKOK MASALAH

2.1 KEGIATAN / K- 2 SUB MASALAH / SEKUNDER

2.1.1. TRANSAKSI / T-1 SUB SUB MASALAH / TERSIER

2.2 KEGIATAN / K-2 SUB MASALAH / SEKUNDER

49
FUNGSI LEMBAGA HUKUM DAN HAM

1 FUNGSI/ F-1 KEIMIGRASIAN

1.1 KEGIATAN / K- 1 IZIN TINGGAL

1.1.1 TRANSAKSI / T-1 IZIN TINGGAL KUNJUNGAN

1.1.2 TRANSAKSI / T-2 IZIN TINGGAL TERBATAS

2 FUNGSI/ F-2 PEMASYARAKATAN

2.1 KEGIATAN / K- 2 LAPAS/RUTAN/BAPAS

2.1.1. TRANSAKSI / T-1 TAHANAN

2.1.2. TRANSAKSI/T-2 NARAPIDANA

50
 CONTOH LEVEL FUNGSI, KEGIATAN DAN TRANSAKSI

FUNGSI
KEMENTERIAN HUKUM DAN HAM
1. AHU
KEGIATAN
2. Peraturan Per UU an
3. Pemasyarakatan 1. PERIZINAN KEIMIGRASIAN
4. Keimigrasian 2. IZIN TINGGAL
5. HKI 3. PENGENDALIAN KEIMIGRASIAN
6. HAM 4. PENGAWASAN DAN PENINDAKAN
7. Pembinaan Hukum Nasional KEIMIGRASIAN
8. SDM Hukum dan HAM 5. INTELEJEN KEIMIGRASIAN
6. KERJASAMA KEIMIGRASIAN
- Izin Tinggal Kunjungan 7. INFORMASI KEIMIGRASIAN
- Izin Tinggal Terbatas 8. DOKUMEN KEIMIGRASIAN
- Izin Tinggal Tetap PERWAKILAN LN
- Alih Status (Konversi)
- Penelaahan Status
Keimigrasian TRANSAKSI

51
 TABEL SEMENTARA

FUNGSI KEGIATAN TRANSAKSI

SUBSTANTIF KEIMIGRASIAN Izin Tinggal - Izin Tinggal

Kunjungan
- Izin Tinggal Terbatas
- Izin Tinggal Tetap
- Alih Status (Konversi)
- Penelaahan Status
Keimigrasian

52
 TABEL FUNGSI – KEGIATAN – TRANSAKSI

NO FUNGSI KEGIATAN TRANSAKSI

1 KEIMIGRASIAN PERIZINAN KEIMIGRASIAN DOKUMEN PEJALANAN RI

PAS LINTAS BATAS

FASILITAS KEIMIGRASIAN

PERSETUJUAN VISA

IZIN TINGGAL IZIN TINGGAL KUNJUNGAN

IZIN TINGGAL TERBATAS

IZIN TINGGAL TETAP

PENGENDALIAN IMIGRASI PEMANTAUAN, PENYIDIKAN

DEPORTASI DAN PENOLAKAN TANDA MASUK

PENCEGAHAN DAN PENANGKALAN

53
FUNGSI LEMBAGA PELINDO

1 FUNGSI/ F-1 HUBUNGAN INVESTOR

1.1 KEGIATAN / K- 1 INFORMASI INVESTOR

2.1 KEGIATAN / K- 2 GOOD CORPORATE GOVERNANCE

(GCG)
2.1.1. TRANSAKSI / T-2 PENGENDALIAN GRATIFIKASI

2.1.2 TRANSAKSI / T-1 PENILAIAN GCG

54
 TABEL FUNGSI – KEGIATAN – TRANSAKSI

NO FUNGSI KEGIATAN TRANSAKSI

1 HUBUNGAN INVESTOR INFORMASI INVESTOR

GOOD CORPORATE GOVERNANCE PENGENDALIAN GRATIFIKASI

(GCG)
PENILAIAN GCG

55
 DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN DRAF KA

MULAI

PEMBENTUKAN TIM PENYUSUNAN KLASIFIKASI ARSIP

PENGUMPULAN DATA

PPENGOLAHAN DATA

ANALISIS FUNGSI
TIDAK SESUAI DENGAN URAIAN
ANALISIS KEGIATAN FUNGSI

ANALISIS TRANSAKSI

SESUAI DENGAN
TUGAS FUNGSI
YA
MENYUSUN DATA KLASIFIKASI
ARSIP

56
 DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN DRAF KA

MENYUSUN DATA KLASIFIKASI

ARSIP

BERKONSULTASI DENGAN ANRI SETELAH TERSUSUNYA DRAF KA

DRAF YANG SDH DIKONSULTASIKAN DIBAHAS DI INTERNAL

UNTUK PENYE,PURNAAN

DRAF FINAL – PENETAPAN PIMPINAN PA

SURAT PENETAPAN

SELESAI

57
 DRAF KA

KONSULTASI DENGAN ARSIP NASIONAL RI

PENYEMPURNAAN

PENETAPAN OLEH
PIMPINAN PA

SK PENETAPAN

IMPLEMENTASI

58
 Tata Cara Penyusunan Klasifikasi Arsip
(Penggunaan Kode Klasifikasi)
1. Sistem pengkodean secara fleksibel sesuai keinginan atau kebutuhan pencipta arsip. Dasar
pengkodean yaitu menggunakan angka (numeric), huruf (alfabetis) dan kombinasi huruf dan angka
(alphanumeric)

2. Jumlah jenis kode huruf dan digit disesuaikan dengan kebutuhan:

Contoh untuk huruf:
a. 2 huruf (KP, KU)
b. 3 huruf (KEU, KEP, LOG)
Contoh untuk digit:
a. 2 digit (01, 02, ….) atau (10, 20, …)
b. 3 digit (001, 002, …) atau (100, 200, …)

3. Unsur-unsur minimal yang harus ada pada kode klasifikasi yaitu:

a. Kode Fungsi
b. Kode Kegiatan
c. Kode Transaksi

4. Penggunaan kode klasifikasi mempertimbangan kemudahan penerapan untuk pengurusan surat

(surat masuk dan surat keluar), pemberkasan arsip, penemuan kembali arsip dan pemanfaatannya
sebagai sarana penyusutan arsip

59
 KODE
⬡ SARANA MENGENAL MASALAH PRIMER,
SEKUNDER DAN TERTIER

⬡ SARANA PENGHUBUNG MASALAH DALAM

KLASIFIKASI ARSIP

⬡ MENGATUR SUSUNAN DAN URUTAN BERKAS

DALAM PENYIMPANAN ARSIP.

⬡ UNSUR KODE
∙ ANGKA ; ABJAD ; GABUNGAN ABJAD DAN ANGKA
60
 PENCIPTA ARSIP DAPAT MEMILIH SISTEM PENGKODEAN SECARA
FLEKSIBEL SESUAI DENGAN KEBUTUHAN DAN KONDISI PA

DASAR PENGKODEAN

ANGKA HURUF KOMBINASI HURUF DAN

ANGKA

100 (Kepegawaian) KP – Kepegawaian KP 00 Penerimaan Pegawai

900 ( Keuangan) KU – Keuangan
KU 01 Pengelolaan
Perbendaharaan

61
 JUMLAH KODE HURUF DAN DIGIT DISESUAIKAN
DENGAN KEBUTUHAN

UNSUR MINIMAL YANG HARUS

HURUF DIGIT
ADA

2 3 2 3
KP KEP 01 001 ❑ KODE FUNGSI
KU KEU 10 200 ❑ KODE KEGIATAN
❑ KODE TRANSAKSI

PENGGUNAAN KODE KLASIFIKASI HARUS MEMPERTIMBANGKAN KEMUDAHAN UNTUK :

1. PENGURUSAN SURAT
2. PEMBERKASAN ARSIP
3. PENEMUAN KEMBALI ARSIP
4. PEMANFAATANNYA SEBAGAI PENYUSUTAN ARSIP

62
 Tata Cara Penyusunan Klasifikasi Arsip
(Teknis Penulisan)

a. Unsur kelengkapan klasifikasi arsip minimal harus memuat: nomor urut, kode klasifikasi, judul pokok masalah,
sub masalah dan sub-sub masalah.

b. Judul pada pokok masalah berupa kode huruf atau angka, sebagai contoh: KP untuk Kepegawaian, 100 untuk
Pemerintahan

c. Judul pada sub masalah berupa kode angka yang dituangkan dalam 1 digit, 2 digit yang sesuai dengan
kebutuhan pencipta arsip. Sebagai contoh: Untuk 1 digit: KP.1 untuk kegiatan formasi Kepegawaian, Untuk 2
digit: KP.01 untuk Kegiatan formasi Kepegawaian

d. Judul pada sub-sub masalah berupa kode angka yang dituangkan dalam 1 digit, 2 digit atau 3 digit yang sesuai
dengan kebutuhan pencipta arsip. Sebagai contoh: Untuk 1 digit: KP.1.1 untuk kegiatan formasi dengan
transaksi penerimaan pegawai, Untuk 2 digit: KP.01.01 untuk Kegiatan formasi dengan transaksi penerimaan
pegawai

63
Contoh-1 : KLASIFIKASI ARSIP
⬡ KP – KEPEGAWAIAN
10 PENERIMAAN PEGAWAI
20 PENGANGKATAN PEGAWAI
30 PROMOSI
01 KENAIKAN PANGKAT/GOLONGAN
02 PENGANGKATAN DALAM JABATAN
03 KENAIKAN GAJI
40 MUTASI
01 PEMINDAHAN/ALIH TUGAS
02 TENAGA PERBANTUAN

64
Contoh – 3 : KLASIFIKASI ARSIP SUBTANTIF
PP PENDIDIKAN DAN PENGAJARAN
10 PENERIMAAN MAHASISWA BARU
01 PELAKSANAAN
02 SELEKSI
20 REGISTRASI
01 KONFIRMASI MAHASISWA BARU
02 RPM/KRS
03 CUTI TAHUNAN
30 KURIKULUM
01 SILABUS
02 SATUAN ACARA PERKULIAHAN
03 SATUAN ACARA PRAKTIKUM

65
 Nomor
Dokumen :

KLASIFIKASI ARSIP SK. Direksi :

PT PELABUHAN INDONESIA III (PERSERO) Tgl. Berlaku :

Edisi/Revisi :

KODE
INDEKS JENIS/SERIES ARSIP
KLASIFIKASI
KP KEPEGAWAIAN
KP 01 Strategi dan Kesisteman SDM
KP 01.01 Kebijakan Dokumen - dokumen yang berkaitan dengan kebijakan
manajemen SDM (MSDM)
- Kebijakan dan Prosedur MSDM
- Kebijakan seleksi dan Penerimaan
- Strategi Pencapaian Perencanaan SDM
KP 01.02Budaya Organisasi
a. Organisasi Manajemen Perubahan Dokumen - dokumen yang berkaitan dengan
penunjukan/perubahan struktur kelompok manajemen
perubahan
b. Program Perubahan Kultur Dokumen - dokumen yang berkaitan dengan pelaksanaan
program budaya perusahaan (surat menyurat, catatan dinas,
,notulen rapat, materi, dll)
c. Monitoring Dokumen - dokumen yang berkaitan dengan pelaksanaan
monitoring program budaya perusahaan ( surat menyurat,
catatan dinas,notulen rapat, materi , laporan monitoring)
KP 02 Penerimaan Pegawai
KP 02.01Formasi Pegawai Dokumen- dokumen yang berkaitan dengan kegiatan
perencanaan dan penentuan kebutuhan pegawai
KP 02.02Penerimaan Pegawai Dokumen- dokumen yang berkaitan dengan kegiatan
penerimaan pegawai seperti pengumuman, lamaran, seleksi,
test (tertulis/kesehatan)
a) Pengumuman
b) Rekapitulasi Lamaran Pegawai
c) Seleksi Administrasi
d) Pemanggilan Peserta Test
e) Pelaksanaan Ujian Tertulis
f) Keputusan Hasil Ujian

66
 Tata Cara Penyusunan Klasifikasi Arsip
(Teknis Penulisan)

a. Penggunaan penulisan kode huruf pada pokok masalah:

1). Jika satu kata fungsi, menggunakan huruf pertama pada awalan dan huruf pertama pada kata dasar.
Contohnya: KePegawaian disingkat menjadi KP, KeUangan disingkat menjadi KU.
2). Jika dua kata fungsi, menggunakan huruf pertama pada kata dasar pertama dan kata dasar kedua.
Contohnya: PenDidikan dan PeLatihan disingkat menjadi DL, Organisasi dan Tata Laksana disingkat
menjadi OT, Kehumasan (Hubungan dan Masyarakat) disingkat menjadi HM
b. Jika kode klasifikasi dalam bentuk huruf memiliki kesamaan antara satu pokok masalah dengan pokok
masalah yang lain, maka dipergunakan konsonan pertama dan kedua pada kata dasar.
Sebagai contoh; PR, dapat diartikan sebagai pokok masalah Perencanaan atau pokok masalah Perumahan.
Apabila pokok masalah PeRencanaan menggunakan kode PR, maka untuk pokok masalah PeRuMahan
dapat menggunakan kode RM.
b. Judul fungsi diberi kode (angka atau huruf kapital) dan singkatan sesuai fungsi yang bersangkutan.
c. Redaksi penulisan klasifikasi. Contoh untuk redaksional dalam penulisan uraian klasifikasi: Naskah-naskah
yang berkaitan tentang…. , Dokumen-dokumen tentang…

67
 Tujuan Penggunaan KA
pada Pencipta Arsip
⬡ Acuan bagi Unit Kerja dalam rangka
pengelolaan arsip dinamis
⬡ KA menjadi tanda pengenal urusan sesai dengan
fungsi dan tugas Unit Kerja sebagai dasar
pemberkasan dan penataan arsip

68
 CARA PENGGUNAAN KLASIFIKASI

⬡ Cara memahami masalah tersebut adalah berdasarkan isi informasi arsip/naskah

yang tercipta dari fungsi dan kegiatan organisasi dan tidak berdasar struktur
organisasi;
⬡ Untuk dapat mengklasifikasi surat dengan kode yang setepat-tepatnya haruslah
dipahami benar masalah yang dikandungnya dengan cara membaca secara cermat
keseluruhan isi surat. Kekeliruan yang sering terjadi ”hal” surat yang dicantumkan
di bagian kiri atas surat, tidak selalu mencerminkan isi surat.
⬡ Beberapa surat dimungkinkan mengandung lebih dari satu masalah, untuk itu
harus berhati-hati memilih masalah yang akan ditentukan menjadi pokok masalah,
dan haruslah dipilih yang paling sesuai. Namun apabila tidak dapat dilakukan
pemilihan yang paling sesuai, maka dapat dipergunakan sarana tunjuk silang.

69
 PEMBERIAN KODE KLASIFIKASI

Setiap surat yang akan diberkaskan diberi

INDEKS dan KODE KLASIFIKASI terlebih dahulu

70
 GUIDE ATAU SEKAT

FOLDER

TERTIER

SEKUNDER

PRIMER

71
 Indeks berkas

Sub-sub
Masalah

Sub-Masalah

Pokok Masalah

72
 Budiyanto

Abdullah, Wahab

KP.02 KP.02.00 KENAIKAN

PANGKAT
PROMOSI
KP
KEPEGAWIAN

73
 PROSES PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS

2
PENCIPTAAN
Kode Klasifikasi Arsip - Klasifikasi Keamanan
1
Tata Naskah Dinas
Surat Masuk
Pengkategorian Registrasi
Pelacakan Surat
Surat Keluar
Distribusi

PENGGUNAAN DAN Unit Kerja Unit Kerja Pemberkasan dan

PEMELIHARAAN Klasifikasi Keamanan
Arsip Aktif

3 Musnah pindah
PENYUSUTAN JRA

Serah
Arsip Inaktif
Unit Kearsipan Pelacakan Berkas
4
Arsip statis Sistem
Klasifikasi
Lembaga Kearsipan Keamanan dan Publik
Akses Arsip
74
 DISKUSI
KELOMPOK