POLA KLASIFIKASI ARSIP

Minggu 3
Maryani Septiana, S.Sos,.M.Hum.
 • Mahasiswa mampu menjelasan pola klasifikasi arsip
• Mahasiswa mengidentifikasi syarat pola klasifikasi arsip
• Mahasiswa dapat menyebutkan tujuan klasifikasi arsip
• Mahasiswa dapat mengindentifikasi klasifikasi kearsipan dalam
negeri
• Mahasiwa dapat melakukan praktik langkah menentukan
Capaian klasifikasi
Pembelajaran • Mahasiswa mampu dapt menjelaskan indeks dan manfaat indeks
• Mahasiswa mampu mengidentifikasi syarat indeks
• Mahasiswa dapat mempraktikkan kata tangkap yang dpat
dijadikan indeks
• Mahasiswa dapat mempraktikkan lembar tunjuk silang
KEBUTUHAN DAN PENGGUNAAN INFORMASI
PADA ORGANISASI
 Top Management biasanya bersumber dari hal-hal yang berada di luar perusahaan
(eksternal) yang secara langsung maupun tidak langsung mempengaruhi jalannya
bisnis. Contohnya adalah keadaan pasar (market), kecenderungan ekonomi (trend),
gejala-gejala sosial masyarakat, kedatangan para pesaing baru, kebijakan pemerintah,
dan lain sebagainya.
 Midle Management, informasi eksternal maupun internal dibutuhkan untuk
menunjang aktivitas sehari-hari. Contoh informasi dari luar perusahaan yang
dibutuhkan adalah mengenai jenis-jenis bahan mentah atau bahan baku beserta kualitas
dan harganya, teknologi baru penunjang penciptaan produk atau jasa, dan lain
sebagainya. Sedangkan contoh informasi internal yang dibutuhkan adalah seperti stok
barang di gudang, service level kepada pelanggan, dan lain sebagainya.
 Lower Management yang lebih membutuhkan informasi berkaitan dengan internal
perusahaan, seperti utang pelanggan yang telat dibayar, pesanan yang belum dikirim,
ketersediaan sumber daya manusia untuk produksi, dan lain sebagainya
 • (life cycle of archive)
DAUR HIDUP ARSIP Lingkaran hidup arsip dari tahap penciptaan,
penggunaan dan pemeliharaan serta tahap
istirahat atau penyusutan.
a.Tahap Penciptaan, dengan komponennya antara lain :
- Desain Formulir
- Manajemen Formulir
- Tata Persuratan
- Manajemen Pelaporan

b.Tahap Penggunaan dan Pemeliharaan, dengan komponennya antara lain :

- Sistem Penataan Berkas dan Penemuan Kembali
- Manajemen Berkas (file)
- Pengurusan surat
- Program Arsip Vital
- Sistem Analisis
- Pengelolaan Pusat Arsip

c.Tahap Istirahat/Penyusutan dengan kompenennya antara lain :

- Identifikasi dan deskripsi seri berkas
- Pengembangan Jadwal retensi Arsip dan penyusutan arsip
- Penilaian Arsip
- Penyerahan Arsip Statis ke Arsip Nasional RI
 SIKLUS ARSIP DINAMIS
1. Tahap pertama, adalah merupakan tahap penciptaan. Proses ini terjadi tatkala tulisan dituangkan ke dalam bentuk
kertas, atau data dihasilkan dari komputer, informasi diterima pada film,tape atau media lainnya. Pada tahap ini, arsip
dapat berupa surat/naskah yang dibuat oleh instansi/kantor kita, atau yang dibuat oleh instansi lain, yang diterima
oleh kantor kita.
2. Tahap kedua merupakan tahap penggunaan aktif dengan jangkauan waktu beberapa hari dan mungkin sampai
tahunan. Pada tahap ini pemakai sering menggunakan arsip dinamis serta memerlukan akses cepat ke berkas
dinamis. Karena tingkat penggunaannya yang sering, serta butuh akses yang cepat, maka arsip dinamis disimpan di
kantor pada tempat- tempat penyimpanan seperti filing cabinet atau almari arsip. Umumnya arsip dinamis memiliki
siklus hidup aktif sekitar satu sampai dua tahun, namun masih ada juga arsip dinamis yang memiliki siklus aktif
yang lebih panjang.
3. Tahap ketiga adalah tahap inaktif. Tahap ketiga ini terjadi tatkala arsip dinamis sudah jarang atau mungkin tidak
dipakai lagi sehingga menjadi inaktif. Oleh karena itu, arsip itu disimpan dalam tempat penyimpanan seperti unit
kearsipan atau pusat arsip dinamis (record center). Selama masa inaktif ini, arsip dinamis disimpan karena alasan
hukum atau karena kebutuhan rujukan, dan sebagainya.
4. Tahap keempat ialah tahap penyusutan dan Jadwal retensi Arsip (JRA). Penyusutan adalah suatu tindakan yang
diambil berkenaan dengan habisnya “masa simpan” arsip yang telah ditentukan oleh perundang-undangan,
peraturan atau prosedur administratif. Tindakan ini harus dilakukan untuk mengatasi menggunungnya arsip,
sehingga sulit ditemukan kembali (retrieval) dan sulit memeliharanya, sebab karakteristik arsip ialah mengumpul
secara alami (accumulating naturally). Dengan demikian penyusutan arsip diperlukan untuk menghemat
ruangan/tempat, memudahkan penemuan kernbali arsip manakala diperlukan. Sedangkan JRA adalah pedoman
yang digunakan untuk menyusutkan arsip.
 TAHAP PENCIPTAAN
ARSIP

Merupakan tahap dimana arsip mulai diciptakan

organisasi dalam melaksnakan fungsinya. Arsip
mengandung data dan informasi bagi organisasi.
Jenis arisp yang diciptakan berupa surat, pita
film, rekaman suara dan lain-lain
 TAHAP PENGGUNAAN DAN
PEMELIHARAAN

• Arsip yang sudah ada atau yang sudah

diciptakan, kemudian digunakan dan di pelihara
dengan benar dan sebaik-baiknya. Arsip aktif
digunakan untuk sebagai bahan untuk
mengambil keputusan, penetapan kebijakan,
perencanaan, pengendalian, pengawasan dan lain-
lainnya. Agar arsip dapat berfungsi dengan baik
maka pada tahap ini harus ditata secara logis dan
sistematis.
 TAHAP PENGGUNAAN DAN
PEMELIHARAAN

Secara keseluruhan unsur yang terkandung pada tahap

Pada tahap ini arsip mulai digunkan sebagai berkas
kerja. Data dan informasi yang terkandung
didalamnya digunakan untuk memperlancar roda
organisasi dalam melaksanakan tugas dan
fungsinya. Untuk dapat dipergunakan arsip
sebaiknya harus diorganisir, disimpan secara
sistematis sesuai dengan jenis dan tipe yang ada.
Penyimpanan dilakukan untuk memelihara arsip
tidak hilang dan rusak karena beberapa faktor.
penggunaan dan pemeliharaan yang meliputi yakni:
1) Sistem penataan berkas dan penemuan kembali
2) Manajemen berkas (file management)
3) Penelusuran surat (mail handling)
4) Program arsip vital
5) Sistem analisis
6) Pengelolaan pusat arsip (record center)
 TAHAP
PENYUSUTAN
• Setelah arsip digunakan dan dipelihara,
selanjutnya adalah tahap penyusutan dimana
arsip yang nilainya sudah menurun di susutkan.
Dalam tahap penyusutan arsip ada tiga proses
penyusutan yang pertama adalah pemindahan
arsip dari unit kerja masing-masing ke unit
pusat kearsipan, kedua pemusnahan arsip
 TAHAP PENYIMPANAN

• Tahap ini khusus digunakan untuk arsip yang

mempunyai nilai guna
 Klasifikasi Arsip
Pasal 40 ayat (4) Undang-Undang Nomor 43
tahun 2009 tentang Kearsipan dan Pasal 32 ayat
(2) Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012
tentang Pelaksanaan Undang-Undang Tahun
2009 yang menyatakan bahwa untuk mendukung
pengelolaan arsip dinamis yang efektif dan
efisien, pencipta arsip membuat tata naskah
dinas, klasifikasi arsip, jadwal retensi arsip, serta
sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip
Klasifikasi arsip yang disusun harus
berdasarkan fungsi dan tugas
pencipta arsip, sehingga dalam
melakukan pemberkasan,
penyimpanan, dan penemuan
kembali arsip serta penyusutannya
berjalan sesuai dengan mekanisme
pengelolaan arsip yang efektif dan
efisien (Peraturan Kepala ANRI
No.19 Tahun 2012 tentang Pedoman
Penyusunan Klasifikasi).
 Prihatmi Wuryatmini dalam Muhidin dan Winata (2016) kegunaan
pengklasifikasian arsip yaitu:

• Pedoman baku untuk penataan arsip yang didasarkan pada sistem pemberkasan
subjek; 
• Kebutuhan informasi, arsip dari kegiatan yang sama masalahnya akan
mengelompokkan dalam satu berkas;
• Mengatur penyimpanan arsip secara logis dan sistematis;
• Mendukung secara langsung dalam penyusutan arsip; 
• Sarana pengendalian dan membantu dalam mempercepat penemuan kembali arsip.  
 Tujuan Klasifikasi Arsip

Tujuan adanya klasifikasi arsip adalah pengelolaan arsip dari tahapan penciptaan sampai
penyusutan berjalan selaras dan seirama.

Sedangkan menurut Muhidin dan Winata (2016) tujuan dari dilakukannya klasifikasi arsip
adalah untuk menjamin pengelolaan arsip aktif secara efektif dan efisien.
 Ketentuan Teknik Penyusunan Klasifikasi
Arsip (Perka ANRI No.19 Tahun 2012
tentang Pedoman Penyusunan Klasifikasi)

• Logis : Susunan klasifikasi arsip meliputi judul suatu fungsi, kegiatan dan transaksi serta mudah dimengerti
oleh semua pengguna
• Faktual : Penyusunan klasifikasi arsip harus mampu merekonstruksi kejadian yang sebenarnya yaitu
berdasarkan fungsi dan tugas organisasi
• Perbaikan Kelanjutan : Penyusunan klasifikasi arsip harus mampu beradaptasi terhadap perubahan struktur
organisasi.
• Sistematis : Penyusunan klasifikasi arsip harus didasarkan pada susunan yang dimulai dari fungsi, kegiatan,
dan transaksi, baik yang bersifat substantif maupun fasilitatif.
• Akomodatif : Penyusunan klasifikasi arsip harus menjamin seluruh fungsi, kegiatan dan transaksi
terakomodasi secara lengkap sesuai dengan fungsi dan tugas pencipta arsip.
• Kronologis : Penyusunan klasifikasi arsip harus dilakukan secara berurutan sesuai tahapan kegiatan.
 Penyusunan Skema Klasifikasi
Arsip

• Skema klasifikasi harus menggambarkan tahapan pelaksanaan kegiatan, yaitu

dari proses perencanaan, persiapan, pelaksanaan dan evaluasi
• Susunan skema klasifikasi dalam bentuk berjenjang, yang dijabarkan dari pokok
masalah[primer), sub masalah (sekunder) dan sub-sub masalah (tersier)
• Pada skema klasifikasi tertera nama atau judul fungsi, nama kegiatan, dan nama
transaksi kegiatan. Nama fungsi merupakan judul pertama dan bersifat umum,
nama kegiatan merupakan sekunder, nama transaksi jenjang ketiga
• Jenjang atau hierarki fungsi tidak selalu utuh, dapat saja nama fungsi langsung
nama transaksi artinya nama kegiatan yang dilakukan hanya berupa transaksi
 TEORI/SISTEM KLASIFIKASI

 Dewey Decimal Classification (D.D.C) adalah klasifikasi yang diciptakan oleh Dewey
(Melvile Louis Kesseth Dewey) yang dirumuskan melalui pores desimal dengan
menentukan symbol 0-9 yang dapat diperinci lagi pada dasr yang sama hampir tidak
terbatas, prestasi Dewey lainnya adalah menciptakan “indeks Relatif” sebagai jawaban
pemecahan materi yang berbeda beda yang terdapat dalam tabel.
 Universal Decimal Classification (U.D.C) adalah klasifikasi yang diciptakan oleh Poul
Otlet dan Henri La Fotein,merupakan perluasan dari DDC yang kemudian mendapt
dukungan dari Internationak Comperence Bibliografhies.
 Library of Congress Clasification (L.C.C) yang didirikan tahun 1800 ialah didasrkan
pada ukuran menurut folio, kwrto, oktova dan sebagainya dibagi menurut nomor
masukanya. Metode ini kemudian diperbaiki yaitu karya karaya diklasir dalam kategori
18 subjek berdasarkan Sistem Variasi Barcon d’alembert yang dipakai oleh Benjamin
Franklin pada Library Company of Philadelphia.
 DASAR DASAR PEMBUATAN BAGAN/POLA
KLASIFIKASI

Pengklasifikasian kearsipan aspek yang harus dipertimbangkan adalah unsur unsur:

 Unsur Fungsi, yaitu fungsi fungsi atau tindakan tindakan (action) dari urusan
urusan yang menciptakan arsip yang bersangkutan.
 Unsur Struktur Organisasi, yaitu unit unit atau bagian bagian dadri organisasi yang
menghasilakan arsip arsip tentang kegiatan kegiatan urusannya.
 Unsur masalah/ persoalan (subjek matter) yakni masalah yang merupakan urusan
atau kepentingan yang terkandung didalam arsip arsip yang bersangkutan.
 REFERENSI
• UU NO.43 Tahun 2009 Tentang Arsip, Kearsipan dan Manajemen Kearsipan
• PERATURAN PRESIDEN No.61 TH 1961 TENTANG POKOK – POKOK KEARSIPAN
• Sedarmayanti, Tata Kearsipan dengan Memanfaaatkan Teknologi Modern. Mandar Maju. 2015
• ANRI. Arsip Nasional Republik Indonesia