ARSIP DAN KEARSIPAN

Bab 9

Celly Afrilaningtyas (1813290024)

Annisa Farah (1813290019)
 A.Pengertian Kearsipan
menurut Para Ahli
1. Menurut R. Soebroto kearsiapan adalah aktivitas
penerimaan, pencatatan, penyimpanan, penggunaan,
pemeliharaan, penyusutan dan pemusnahan arsip

2. Menurut Kamus administrasi, kearsipan adalah segenap

rangkaian kegiatan perbuatan penyelenggaraan
kearsipan sejak saat dimulainya pengumpulan sampai
dengan penyingkirannya

3. Menurut Drs E. Martono, Kearsipan adalah pengaturan

dan penyimpanan warkat /record atas dasar sistem
tertentu serta dengan prosedur tertentu yang sistematis
sehingga sewaktu – waktu diperlukan dapat ditemukan
kembali dalam waktu singkat.

Dari pendapat tersebut diatas dapat disimpulkan bahwa

SISTEM KEARSIPAN
1.       Pengertian sistem kearsipan
system kearsipan adalah suatu rangkain
kerja yang teratur yang dapat dijadikan
pedoman untuk menyimpan arsip
sehingga saat diperlukan arsip tersebut
dapat ditemukan cepat dan tepat.
kearsipan juga dapat didefinikasikan
sebagai kegiatan yang meliputi
penciptaan arsip,penyimpanan arsip
(filling),penemuan kembali arsip (finding)
dan penyusutan arsip
(pengamanan,pemeliharaan,dan
pemusnahan) sebagai bagian dari
 Macam-Macam sistem
Kearsipan
Menurut Atmosudirjo dalam Ig.Wursanto (1991 : 22)
Mengatakan bahwa pada pokoknya sistem kearsipan
terdiri dari 2 (dua) bagian yaitu sebagai berikut:
1.      Sistem pengatur tertiban
a.       Sistem klasifikasi numerial (menurut angka)
b.      Sistem klifikasi alfabetis (menurut abjad)
2.       Sistem perawat simpanan atau safe keeping system
pada dasarnya sistem kearsipan ada 5 (lima)
macam yaitu sebagai berikut:
1.    Sistem Abjad
2. Sistem Subjek
3. Sistem Geografis
4. Sistem nomor
5. Sistem Tanggal
 Kegunaan
kearsipan

• Sumber ingatan bagi organisasi atau

perorangan
• Sumber informasi keterangan
• Bahan penelitaian
• Bahan pengembangan pembangunan
• Bukti tertulis
• Gambaran peristiwa masa lampau
 Jenis-jenis Arsip
• Berdasarkan media
A. Arsip berbasis kertas
B. Asip lihat-dengar
C. Arsip kartografik dan arsitektur
D. Arsip elektronik
• C. Penggolongan Arsip
• Arsipdapat digolongkan menjadi beberapa macam
tergantung pada segi peninjauannya, seperti :
• 1. Penggolongan Arsip menurut
Subjek atau Arsip
isinya :
keuangan
Arsip
kepegawaian
Arsip
pemasaran
Arsip
pendidikan,
2.Pengolongan Arsip menurut
Keseringan Penggunaannya
Menurut keseringan
penggunaannya, arsip dibedakan
menjadi tiga,yaitu:
• Arsip aktif, yaitu arsip yang masih
diperlukan dalam proses
penyelenggaraan kerja;
• Arsip pasif, yaitu arsip yang jarang
digunakan dalam proses
penyelenggaraan kerja, tetapi
kadang-kadang masih diperlukan
dalam proses penyelenggaraan
3. Penggolongan arsip menurut
fungsinya
• Arsip dinamis, yaitu arsip yang masih
dipergunakan secara langsung dalam
kegiatan perkantoran sehari-hari.
Menurut fungsinya arsip dinamis dapat
dibedakan menjadi tiga, yaitu:
– Arsip aktif , yaitu arsip yang masih sering
dipergunakan bagi kelangsungan kerja;
– Arsip semiaktif, yaitu arsip yang frekuensi
penggunaannya sudah mulai menurun;
– Arsip inaktif, yaitu arsip yang jarang
diperggunakan dalam proses pekerjaan sehari-
hari.
• Arsip statis, yaitu arsip yang sudah tidak
4. Penggolongan Arsip menurut
Keasliannya
• Arsip asli;
• Arsip tembusan;
• Arsip salinan;
• Arsip berupa petikan.
• KESIMPULAN
Korespondensi sangat penting dalam sebuah organisasi pe
rkantoran karena korespondensi atau surat-meyurat meru
pakan rangkaian aktivitas yang berkenaan dengan pengiri
man informasi secara tertulis mulai dari penyusunan, penu
lisan sampai dengan pengiriman informasi hingga sampai
kepada pihak yang dituju.
Proses korespondensi merupakan sarana untuk mengirim ata
u memberi informasi tertulis kepada atasan atau pihak lain, b
aik sebagai laporan, pemberitahuan, permintaan ataupun per
tanyaan
.
 Arsip sebagai salah satu sumber informasi memiliki fungsi ya
ng sangat penting untuk menunjang proses kegiatan administ
rasi. Agar arsip dapat berperan sebagaimana fungsinya perlu
dikelola dengan baik dan benar, artinya ditata secara sistem
atis sehingga jika sewaktu-waktu diperlukan dapat dengan ce
pat, tepat dan lengkap disajikan.
SEKIAN DAN
TERIMA KASIH