ARSIP DAN KEARSIPAN

• Kelompok II
• Fajar anugrah
• Jhoni Heriyanto
• Wendi Dwi Tianto
A.Pengertian Arsip dan Kearsipan
• Kearsipan merupakan salah satu macam
pekerjaan kantor atau pekerjaan tata usaha yang
banyak dilakukan setiap badan usaha, baik badan
usaha (instansi) pemerintah maupun badan
usaha swasta. Kearsipan menyangkut
pekerjaan yang berhubungan dengan
penyimpanan warkat atau surat-surat dan
dokumen-dokumen kantor lainnya.
Kegiatan yang berhubungan penyimpanan
warkat, surat-surat, dan dokumen-dokumen
inilah yang selanjutnya disebut “kearsipan”.
• Pengertian Arsip menurut Istilah Bahasa
Dilihat dari segi asal katanya, istilah arsip berasal dari bahasa
Yunani “archivum” artinya tempat untuk menyimpan. Sering pula
kata tersebut ditulis “archion” yang berarti balai kota (tempat untuk
menyimpan dokumen-dokumen) tentang masalah pemerintahan.
• Pengertian Arsip menurut Kamus/Ensiklopedia
Menurut Kamus Bahasa Indonesia (Purwadarminta,1976) arsip
adalah simpanan surat-surat penting. Menurut pengertian tersebut,
tidak semua surat dikatakan arsip. Surat dapat dikatakan arsip
apabila memenuhi persyaratan sbb:
1.Surat tersebut mempunyai kepentingan (bagi lembaga, organisasi,
instansi, perorangan), baik untuk masa kini maupun untuk masa
yang akan datang.
2. Surat tersebut, karena masih mempunyai nilai kepentingan harus
disimpan dengan mempergunakan suatu sistem tertentu sehingga
dengan mudah dan cepat ditemukan apabila sewaktu-waktu
diperlukan kembali.
• B. Ruang Lingkup Kegiatan Kearsipan
• Sering kita melihat orang-orang sedang berkumpul atau antri
didepan loket-loket untuk urusan pembayaran listrik, rumah
sakit, bank, kantor perdagangan, kantor walikota, dan tempat-
tempat yang berhubungan dengan pelayanan masyarakat lainnya,
semua ingin memperoleh pelayanan yang cepat sehingga petugas
harus melayani dengan sabar dan teratur.
• Dapat dikatakan bahwa dimana ada kegiatan manusia, disitu akan
terdapat arsip. Hal ini terjadi karena manusia selalu memerlukan
catatan atau rekaman dari setiap kegiatan yang dilakukan sebagai
alat bantu untuk mengingat, baik untuk keperluan administrasi,
hukum maupun untuk kepentingan pembuktian yang otetik dan
dsb. Dengan adanya arsip akan timbul pekerjaan kearsipan, baik
dengan peralatan yang sederhana maupun dengan peralatan yang
canggih atau teknologi tinggi seperti komputer.
• C. Penggolongan Arsip
• Arsipdapat digolongkan menjadi beberapa macam tergantung
pada segi peninjauannya, seperti :

• 1. Penggolongan Arsip menurut Subjek atau

isinya : Arsip keungan

Arsip kepegawaian

Arsip pemasaran

Arsip pendidikan,
2.Penggolongan Arsip menurut Bentuk atau
Wujudnya
Menurut wujudnya arsip dibagi menjadi empat:

Surat
Pita rekaman
Piringan hitam

Mikro filem
3.Penggolongan Arsip menurut Nilai atau
Kegunaannya
• Arsip mempunyai nilai informasi, yaitu arsip yang mempunyai
nilai sebagai bahan informasi atau pemberitahuaan,
• Arsip yang mempuyai nilai kegunaan administrasi ,yaitu arsip
yang dapat dipergunakan dalam proses penyelenggaraan kerja
dalam usaha mencapai tujuan organisasi,
• Arsip yang mempunyai nilai kegunaan hukum
• Arsip yang mempunyai nilai kegunaan sejarah
• Arsip yang mempunyai nilai kegunaan ilmiah,
• Arsip yan mempunyai nilai keuangan, Arsip yang
mempunyai nilai keuangan,
• Arsip yang mempunyai nilai pendidikan
• Arsip yang mempunyai nilai dokumentasi
4. Penggolongan Arsip menurut Sifat
Kepentingannya
• Arsip nonesinsial
• Arsip yang diperlukan
• Arsip penting (important archives )
• Arsip vital ( vital archives )
5.Pengolongan Arsip menurut Keseringan
Penggunaannya
Menurut keseringan penggunaannya, arsip
dibedakan menjadi tiga,yaitu:
• Arsip aktif, yaitu arsip yang masih diperlukan
dalam proses penyelenggaraan kerja;
• Arsip pasif, yaitu arsip yang jarang digunakan
dalam proses penyelenggaraan kerja, tetapi
kadang-kadang masih diperlukan dalam proses
penyelenggaraan pekerjaan;
• Arsip abadi, yaitu arsip yang perlu disimpan
selama-lamanya.
6. Penggolongan arsip menurut fungsinya
• Arsip dinamis, yaitu arsip yang masih dipergunakan
secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.
Menurut fungsinya arsip dinamis dapat dibedkan
menjadi tiga, yaitu:
– Arsip aktif , yaitu arsip yang masih sering dipergunakan bagi
kelangsungan kerja;
– Arsip semiaktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya
sudah mulai menurun;
– Arsip inaktif, yaitu arsip yang jarang diperggunakan dalam
proses pekerjaan sehari-hari.
• Arsip statis, yaitu arsip yang sudah tidak
dipergguanakan secara langsung dalam kegiatan
perkantoran sehari-hari.
7. Penggolongan Arsip menurut Tingkat
Penyimpan dan Pemeliharaannya
Menurut tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya
arsip pemerintah dibedakan menjadi empat.
• Arsip nasional di Ibukota Republik Indonesia, sebagai
inti organisasi lembaga kearsipan nasional yang
selanjutnya disebut Arsip Nasional Pusat.
• Arsip nasional di tiap-tiap daerah ibu kota tingkat I,
termasuk daerah-daerah yang setingkat dengan daerah
tingkat I,( Daerah Istimewa Yogyakarta,Daerah Khusus
ibu kota Jakarta ) yang selanjutnya disebut Arsip
Nasional Daerah.
• Arsip sentral, yaitu arsip yang disimpan di pusat arsip
atau arsip yang dipusatkan penyimpanannya. Arsip
sentral juga disebut arsip makro, atau arsip umum,
karena merupakan gabungan atau kumpulan dari
beberapa arsip unit.
• Arsip unit, yaitu arsip yang disimpan di setiap bagian
atau unit dalam suatu organisasi. Arsip unit disebut juga
arsip mikro, atau arsip khusus, karna hanya khusus
menyimpan arsip yang ada di unit yang bersangkutan.
8. Penggolongan Arsip menurut Keasliannya
• Arsip asli;
• Arsip tembusan;
• Arsip salinan;
• Arsip berupa petikan.
• KESIMPULAN
• Ilmu Kearsipan pada dasarnya merupakan cabang ilmu
dokumentasi yang khusus mempelajari masalah arsip,
dan manajemen kearsipan adalah proses kerjasama
dalam pengurusan arsip yang meliputi catatan
pencatatan, pengendalian, penyimpanan, pemeliharaan,
pengawasan, pemindahan, dan pemusnahan.
• Kearsipan mempunyai peranan sebagai pusat ingatan,
sumber informasi, dan sebagai alat pengawasan yang
diperlukan oleh setiap organisasi atau kantor dalam
rangka kegiatan perencanaan, pengorganisasian,
pengembangan, perumusan kebijakan, pengambilan
keputusan, pembuatan laporan, pertanggungjawaban,
penilaian, dan pengendalian setepat-tepatnya.
SEKIAN DAN
TERIMA KASIH
• Ardian kelompok 6
• Kapan sebuah dokumen dapat dikatakan arsip
• Pembantu menjawab pertanyaan
• Anastasia pedhu
• Andhika yanuar
• Pengertian dari arsip nonesensial
• Marisa kelompok 5
• Surat apa saja yang tidak termasuk dalam arsip
• Siti suarna kelompok 1
• Bagaimana pandangan anda tentang ruang
lingkup arsip dan kearsipan dan bagaimana cara
penggunaan arsip, apakah ada batas-batas cara
penyimpanan arsip jika ada coba sebutkan dan
jelaskan
• Leonardus lile hayon kelompok 8
• Apakah ada perbedaan dan persamaan antara file
dan arsip
• Pembantu penjelasan
• Ihyan bogem triblee
• Andika yanuar
• Pembantu penjelasan
• Mardiana tasmin
• Mhicael taju
• Adakah macam-macam arsip, kalau ada coba
sebutkan jelaskan