Nama : Dinda Nabila Marwah

Kelas : XII OTKP 2

OTK KEPEGAWAIAN

A. Kartu Indeks

Kartu indeks adalah kartu yang berisi suatu riwayat arsip/warkat yang disimpan, gunanya
sebagai alat bantu untuk menemukan arsip. Kartu indeks dapat dibuat dengan ukuran 12.5 cm x
7.5 cm. Kartu indeks mencatat informasi tentang judul/nama surat, nomor surat, hal surat,
tanggal surat, kode surat, dan kode kartu indeks.

Kartu indeks digunakan apabila arsip yang disimpan menggunakan sistem penyimpanan subjek,
tanggal, wilayah, dan nomor. Kartu indeks tidak digunakan jika sistem penyimpanan
menggunakan abjad. Hal ini disebabkan kartu indeks dibuat untuk membantu menemukan
arsip apabila si petugas atau si penyimpan lupa tentang judul/caption surat yang dipinjam.
Seseorang lebih mudah mengingat nama orang/perusahaan. Oleh karena itu, kartu indeks ini
disimpan berdasarkan nama orang/perusahaan sehingga susunannya diurutkan secara alfabet.

B. Kartu Tunjuk Silang

Kartu ini dapat digunakan untuk membantu menemukan arsip selain kartu indeks. Kartu tunjuk
silang adalah suatu petunjuk yang terdapat pada tempat penyimpanan yang berfungsi untuk
menunjukan tempat dari suatu dokumen/arsip yang dicari pada tempat yang ditunjukan. Kartu
tunjuk silang dapat dibuat dengan ukuran 12.5 cm X 7.5 cm.

C. Lembar Pinjam Arsip (Outslip)

Lembar pinjam arsip adalah lembaran/ formulir yang digunakan untuk mencatat setiap
peminjaman arsip. Lembar ini digunakan untuk mencatat setiap peminjaman arsip. Adapun
kegunaan dari lembar peminjan arsip.

Lembar pinjam arsip dibuat rangkap 3, antara lain sebagai berikut:

a. Lembar 1 untuk ditempatkan pada tempat penyimpanan arsip yang dipinjam.

b. Lembar 2 untuk peminjam arsip sebagai bukti peminjaman

c. Lembar 3 untuk petugas arsip (arsiparis) yang disimpan pada tickler file sebagai bahan
ingatan.