Konsep Dasar Kearsipan

Berapa %..?

Betty Ricks menggambarkan komposisi volume arsip suatu organisasi

sebagai berikut:
• 10 % arsip yang akan dilestarikan(statis)
• 25 % arsip dalam kategori aktif
• 30 % arsip memasuki masa inaktif
• 35 % arsip yang musnah
Pengertian Arsip

Undang-Undang No. 43 Tahun 2009

Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media
sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan
diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan,
perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam
pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara

ISO 15489 (Standard for Records Managemenet Policies and Procedures)

Arsip adalah informasi yang diciptakan, diterima, dan dipelihara oleh organisasi
atau perorangan sebagai bukti dan informasi untuk memenuhi kewajiban hokum
atau transaksi kerjanya
Karakteristik Arsip

• Authenticity (Keaslian)
• Proven to be what they purport to be
• Created and sent by the person implied to have sent/created them
• Created/sent at the time claimed
• Integrity (Kelengkapan)
• Must remain complete and unaltered – over time!
• Useability (Kebergunaan)
• Can be located, retrieved, presented and interpreted
• Reliability (Keterpercayaan)
• Contents can be trusted as a full and accurate representation of the transaction to which they
attest
Fungsi Arsip

1. Mendukung Proses Pengambilan Keputusan

2. Menunjang Proses Perencanaan
3. Mendukung Pengawasan
4. Sebagai Alat Pembuktian
5. Sebagai Memori Organisasi
6. Dapat Digunakan untuk Kepentingan Publik dan Ekonomi
Jenis Arsip
Berdasarkan Fungsi dan Kegunaannya
VITAL
(Tidak Tergantikan)

AKTIF
(Penggunaan terus
menerus)
DINAMIS
(RECORD)

INAKTIF
ARSIP (Referensi Saja)

DIKIRIM KE
STATIS ARSIPNAS
(ARCHIEVE) (DISIMPAN PERMANEN)
Jenis Arsip
Berdasarkan Nilainya
1. Arsip Terjaga
Arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa
dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya
2. Arsip Umum
Arsip yang tidak termasuk dalam kategori arsip terjaga

Berdasarkan Keasliannya Berdasarkan Medianya

1. Arsip Asli 1. Arsip Tekstual
2. Arsip Tembusan 2. Arsip Audio-Visual
3. Arsip Salinan 3. Arsip Kartografi dan Kearsitekturan
4. Arsip Petikan 4. Arsip Bentuk Microfilm
5. Arsip Elektronik
Arsip Dinamis
Pengertian dan Tujuan

Arsip dinamis (record) adalah arsip yang digunakan secara langsung

dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu
tertentu karena masih memiliki nilai guna primer

Tujuan pengelolaan arsip dinamis

Untuk menciptakan efesiensi kerja dalam hal penciptaan,
pemeliharaan, dan penemuan kembali informasi untuk menunjang
pengambilan keputusan, pelaksanaan operasional, penyediaan bahan
bukti kebijaksanaan, dan kegiatan organisasi
 Arsip Dinamis

Arsip Aktif Arsip Inaktif

• Frekuensi Jarang
Arsip Vital
penggunaannya tinggi digunakan
• Berada di unit Berada di
pengolah/unit kerja Unit
Kearsipan

Arsip Vital adalah arsip yang

keberadaannya merupakan
persyaratan dasar bagi
kelangsungan operasional
pencipta arsip, tidak dapat
diperbaharui dan tidak
tergantikan apabila rusak atau
hilang.
Arsip Aktif adalah arsip yang
frekuensi penggunaannya
Arsip Inaktif adalah
tinggi dan/atau terus
arsip yang frekuensi
menerus;
penggunaannya telah
menurun
Ciri-ciri Arsip Dinamis

Masih Aktual dan Senantiasa Masih

Bersifat Tertutup
Berlaku Berubah Nilai

Pengelolaan Arsip Dinamis:

1. Andal
2. Sistematis
3. Utuh
4. Menyeluruh
5. Sesuai Norma, Standar, Prosedur, dan Kriteria
Rung Lingkup Pengelolaan
Arsip Dinamis
KEGIATAN
PENCIPTAAN
(1) Pembuatan; (2) Penerimaan

KEGIATAN
PENGGUNAAN Menyajikan atau pemanfaatan arsip bagi kepentingan
organisasi

KEGIATAN
PEMELIHARAAN (1) Pemberkasan Arsip Aktif, (2) Penataan Arsip Inaktif, (3)
Penyimpanan Arsip, (4) Alih Media

KEGIATAN
PENYUSUTAN (1) Pemindahan Arsip Inaktif, (2) Pemusnahan, (3)
Penyerahan Arsip Statis
Tata Naskah Dinas
Pengertian

Surat dan Naskah memiliki pengertian yang sama, yaitu segala

pernyataan tertulis yang digunakan sebagai sarana komunikasi untuk
menyampaikan informasi kepada pihak lain.

Naskah dinas adalah informasi tertulis sebagai alat komunikasi

kedinasan yang dikeluarkan pejabat berwenang di lingkungan organisasi
Jenis Naskah Dinas

1. Naskah Dinas Arahan

2. Naskah Dinas Korespondensi
3. Naskah Dinas Khusus
4. Laporan
5. Telaah Staf
6. Formulir
7. Naskah Dinas Eektronis
Klasifikasi dan Indeks Arsip
Indeks

(1)
Nama biasa yaitu nama yang tidak termasuk golongan nama keluarga, nama marga
dan nama baptis. Nama seperti ini diindeks sebagaimana nama ini ditulis

Contoh
Prajudia Atmodiloto ………….diindeks P
I II
Indeks

(2)
Nama perorangan, jika memakai nama keluarga, maka yang dijadikan
unit pertama adalah nama keluarganya

Contoh
George R. Terry………….diindeks T
II I
Indeks

(3)
Nama perorangan, jika memakai nama marga sebagai salah satu unit
nama orang tersebut, maka yang dijadikan unit pertama adalah nama
marganya

Contoh
Abdul Haris Nasution………….diindeks N
II III I
Indeks

(4)
Nama perorangan, jika memakai nama baptis, maka yang dijadikan unit
pertama adalah nama aslinya

Contoh
Antonius Sukoco………….diindeks S
II I
Indeks

(5)
Nama perorangan, jika sering disingkat, maka yang dijadikan unit
pertama adalah nama jelasnya

Contoh
A. Siradjudin………….diindeks S
I
Indeks

(6)
Nama wanita, jika diikuti oleh nama suaminya, maka yang dijadikan unit
pertama adalah nama Suaminya

Contoh
Ny. Emi Dimyati………….diindeks D
II I
Indeks

(7)
Nama Perorangan, jika memakai gelar, baik gelar adat, gelar
keagamaan, atau gelar yang berwujud kepangkatan maka yang
dijadikan unit pertama adalah nama orang tersebut bukan gelarnya

Contoh
Raden. Rahmat Suryadiredja………….diindeks R
I II
Indeks

(8)
Nama Instansi Pemerintah yang diutamakan adalah kata pengenal dari
instansi tersebut, sedangkan bentuk organisasi dijadikan sebagai unit
terakhir

Contoh
Lembaga Administrasi Negara………….diindeks A
Departemen Sosial …………………….diindeks S
Indeks

(9)
Pada beberapa instansi Pemerintah atau nama tempat/wilayah yang
diutamakan adalah nama tempat/daerahnya baru kemudian diikuti
oleh bentuk kata tingkat Badannya

Contoh
Kecamatan Astanaanya…………..diindeks A
Kotamadya Bandung .…………….diindeks B
Indeks

(10)
Nama kantor yang sering disingkat dan sangat populer dengan nama
singkatannya tidak perlu dipanjangkan dan diindeks nama singkatannya

Contoh
M.P.R…………..diindeks M
B.R.I.…………….diindeks B
Indeks

(11)
Nama perusahaan, yayasan yang menggunakan nama orang sebagai
salah satu unit dari nama tersebut yang dijadikan unit pertamanya
adalah nama orannya, sesuai dengan aturan indeksnya

Contoh
Rumah Sakit Hasan Sadikin…………..diindeks H
Indeks

(12)
Nama perusahaan, yayasan yang dijadikan unit pertamanya adalah kata
pengenal yang terpenting dari nama perusahaan tersebut

Contoh
Hotel Panghegar…………..diindeks P
Indeks

(13)
Nama organisasi, Badan Sosial dan sejenisnya yang dijadikan unit
pertamanya adalah kata pengenal yang terpenting dari nama
organisasi/badan sosial tersebut

Contoh
Persatuan Wartawan Indonesia…………..diindeks W
Arsip Aktif
Pengertian dan Tujuan

Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan atau
terus menerus.

Betty Ricks menggambarkan komposisi volume arsip suatu organisasi

sebagai berikut:
• 10 % arsip yang akan dilestarikan(statis)
• 25 % arsip dalam kategori aktif
• 30 % arsip memasuki masa inaktif
• 35 % arsip yang musnah
Pengorganisasian Arsip

Ada tiga cara pengorganisasian arsip, yaitu :

a. Sentralisasi
b. Desentralisansi
c. Gabungan atara sentralisasi dan desentralisasi
Sentralisasi Arsip
Sentralisasi arsip adalah penyimpanan arsip yang dipusatkan disatu unit kerja
khusus yang lazim disebut Sentral Arsip

Keuntungan Sentralisasi
 Ruang dan peralatan arsip dapat dihemat
 Petugas dapat berkonsentrasi penuh
 Sistem penyimpanan bisa diseragamkan.

Kerugian Sentralisasi
 Sentralisasi hanya cocok untuk organisasi yang kecil.
 Tidak semua jenis arsip dapat disimpan dengan satu sistem.
 Bila unit kerja memerlukan arsip sulit / lama mendapatkannya
Desentralisasi Arsip
Berarti bahwa semua unit kerja mengelola arsipnya masing-masing.

Keuntungan Desentralisasi
 Pengelolaan arsip dapat disesuaikan dengan kebutuhan bagian masing-masing.
 Keperluan arsip mudah dipenuhi.
 Penanganan arsip mudah dilakukan, karena arsipnya sudah dikenal dengan baik.

Kerugian Desentralisasi
 Penyimpanan arsip tersebar
 Kantor harus menyediakan peralatan dan ruangan yang luas.
 Perlunya penataran bagi bagian kearsipan
 Pemusnahan arsip harus dilakukan setiap unit kerja.
Kombinasi Sentralisasi dan
Desenralisasi

Adalah penggabungan antara sentralisasi dan desentralisasi, dimana arsip yang masih
aktif disimpan dibagian masingmasing sedangkan arsip yang sudah statis disimpan pada
pusat kearsipan.
Sistem Pengelolaan Arsip

Sistem Resolusi
Sistem ini berlangsung sekitar tahun 1602 sampai 1800
1. Setiap seri disusun secara kronologis mulai tanggal 1 Januari sampai dengan 31
Desember setiap tahunnya
2. Berganti tahun maka tanggal akan dimulai tanggal 1 januari kembali
3. Banyaknya surat dalam satu bundle tidak harus 1 tahun tergantung kebutuhan
Sistem Pengelolaan Arsip

Sistem Agenda
Sistem ini pertama kali dikembangkan di Inggris. Dikenal juga sebagai system
register. Pelaksanaan prngurusan suratnya menggunakan sarana buku (buku agenda)
untuk pencatatan surat dan buku ekspedisi untuk distribusinya. Di Indonesia system
ini mulai diperkenalkan tahun 1800-an
Karakteristik dasar system ini adalah penyimpanan surat masuk dan keluar tidak
dalam satu berkas atau surat masuk disimpan secara terpisah dengan copy surat
keluarnya
Sistem Pengelolaan Arsip

Sistem Agenda
Prinsip dasar dalam system ini adalah
a. Pengurusan surat masuk
 Surat masuk dicatat dalam buku catatan
 Surat dan buku ekspedisi dibawa ke tujuan dan penerima surat harus
memaraf pada buku ekspedisi
 Hal terpenting untuk dimasukkan ke buku agenda adalah nomor urut
 Nomor urut dalam 1 tahun dimulai dengan nomor 1 periode 1 Januari s.d. 31
Desember
 Tahun berikutnya dimulai dengan nomor 1
Sistem Pengelolaan Arsip

Sistem Agenda
Prinsip dasar dalam system ini adalah
b. Pengurusan surat keluar
 Surat keluar sebagai jawaban atau tanggapan atas isi surat masuk
 Jika surat keluar sudah disetujui, lalu diregstrasi untuk diberi kode atau
nomor surat
 Kode surat diperoleh dari petugas yang memberi nomor surat keluar
Sistem Pengelolaan Arsip

Sistem Verbaal
Pengolaan arsip berdasarkan kesamaan arsip. Berkembang dari tahun 1861 s.d.
1924
a. Kesamaan Jenis: Contoh Surat Keputusan
b. Kesamaan Masalah: Contoh Kenaikan Pangkat
c. Kesamaan Urusan: Contoh Proyek Pengembangan Jembatan
Sistem Pengelolaan Arsip

Sistem Kaulbach
Sistem ini berkembang sekitar tahun 1916 s.d. 1942, yang diperkenalkan oleh D.
Buijze.
Arsip dicatat dan diatur menggunakan kartu Kaulbach. Pengurusan surat masuk dan
keluar dilakukan dengan kartu Kaulbach berdasarkan masalahnya dan
pengelompokkan arsipnya berdasarkan klasifikasi masalah
Klasifikasi masalah menggunakan kode huruf dan angka. Huruf menunjukkan
pokok urusan dan angka menunjukkan urusannya.
Contoh: B2; B adalah pokok urusan, misalnya personalian dan 2 adalah urusannya,
misalnya pemeriksaan pegawai
Sistem Pemberkasan Arsip

Sistem Kaulbach
Sistem ini berkembang sekitar tahun 1916 s.d. 1942, yang diperkenalkan oleh D.
Buijze.
Arsip dicatat dan diatur menggunakan kartu Kaulbach. Pengurusan surat masuk dan
keluar dilakukan dengan kartu Kaulbach berdasarkan masalahnya dan
pengelompokkan arsipnya berdasarkan klasifikasi masalah
Klasifikasi masalah menggunakan kode huruf dan angka. Huruf menunjukkan
pokok urusan dan angka menunjukkan urusannya.
Contoh: B2; B adalah pokok urusan, misalnya personalian dan 2 adalah urusannya,
misalnya pemeriksaan pegawai
Sistem Pengelolaan Arsip

Sistem Tata Naskah (Takah)

Sistem pengelolaan arsip yang dilakukan dengan cara menciptakan, mengolah,
memelihara, mengendalikan, dan menyajikan arsip secara kronologis dalam berkasi
yang sama. Contoh media Takah dan fungsinya adalah
No Media Takah Fungsi
1 Map Takah Untuk memberkaskan dan memproses surat yang mempunyai kriteria
tertentu
2 Buku Indeks Buku klasifikasi arsip informasi yang disusun berdasarkan fungsi organisasi
3 Buku Takah Tempat mencatat tulisan dinas yang sedang diproses
4 Lembar Catatan Untuk mencatat disposisi, pengarahan pimpinan, tanggapa atau saran dari
staf, mecatat penyelaian suatu tulisan dinas
5 Buku Harian Takah Untuk membuat catatan harian untuk semua takah yang dibuka, diedarkan,
dan dikendalikan oleh tata usaha
Sistem Pengelolaan Arsip

Sistem Kearsipan Pola Baru

Diperkenalkan di Indonesia pada tahun 1976. Sistem ini membahas secara
menyeluruh dalam penyelenggaraan kegiatan kearsipan, seperti kegiatan
operasional tata kerja, personil, peralatan dan perlengkapan
a. Saranan pencatatan surat masuk atau keluar yang termasuk surat penting
dilakukan dalam kartu kendali. Untuk surat masuk terdiri atas 4 warna kartu
kendali: Putih, Hijau, Kuning, dan Merah. Untuk surat keluar hanya 3 warna:
Putih, Kuning, dan Merah
b. Pengurusan surat masuk melalu kartu kendali meliputi kegiatan penerimaan,
pengarahan, pencatatan, pengendalian, dan penyimpanan
Metode Penyimpanan
Sistem wilayah/daerah (geographical filing system)
 Dalam sistem ini susunan arsip diatur berdasarkan judul nama atau wilayah atau
daerah. Pada tempat penyimpanannya, sistem wilayah ini harus dibantu dengan
sistem lain seperti sistem abjad atau sistem tanggal.
 Cara ini menghendaki setiap surat yang berasal dari daerah yang sama, disimpan di
tempat yang sama pula.
Sistem tanggal (chronological filing system)
 Dalam sistem ini susunan arsip diatur berdasarkan waktu seperti tahun, bulan dan
tanggal.
 Hal yang dijadikan petunjuk pokok adalah tahun, kemudian bulan dan tanggal. Cara
kronologis yang digunakan dalam filing jika arsip merupakan rangkaian yang
menyangkut suatu masalah yang sama dan berasal dari instansi yang sama pula.
 Perbedaannya hanya didasarkan pada tanggal surat, oleh karena itu indeksnya
mungkin nama instansi atau masalah yang sama namun judulnya adalah tanggal.
Metode Penyimpanan

Sistem abjad (alphabetical filing system)

Sistem abjad adalah suatu sistem penyimpanan dan penemuan kembali berdasarkan
urutan abjad. Dalam sistem ini semua arsip/dokumen diatur berdasarkan abjad nama
orang, organisasi atau kantor.

Sistem pokok soal (subject filing system)

Dalam sistem ini semua naskah atau dokumen disusun dan dikelompokkan
berdasarkan pokok soal/masalah.

Sistem nomor/angka (numerical filing system)

Sistem penyimpanan yang berdasarkan nomor atau angka dan sistem ini sering juga
disebut kode klasifikasi persepuluhan. Pada sistem ini dijadikan kode surat adalah
nomor yang ditetapkan sendiri oleh unit organisasi yang bersangkutan.
Metode Penomoran

Metode penomoran dalam Numerical Filling System

1. Consecutive Numbering Method
Metode yang arsip diberi nomor secara berurutan dari nomor terkecil sampai
tertinggi, missal dimulai dengan 1, 100, 1000, dan seterusnya
2. Nonceonsecutive Numbering Method
Metode yang arsip diberi nomor tidak secara berurutan atau acak
a. Terminal Digit
b. Middle Digit
3. Order Numeric Coding System
Metode yang sering digunakan adalah Kode Block, Desimal, dan Alphanumerik
Metode Penomoran

Contoh Consecutive Numbering Method

800 KEPEGAWAIAN
801 PENGADAAN
811 Lamaran
812 Pengujian Kesehatan
813 Pengangkatan Calon Pegawai
802 MUTASI
821 Pengangkatan
821.1 Pengangkatan Menjadi Pegawai Tetap
821.11 Pengangkatan Menjadi PNS Gol I
821.12 Pengangkatan Menjadi PNS Gol II
Metode Penomoran

Contoh Nonceonsecutive Numbering Method

a. Terminal Digit
Nomor 123456
 Angka 56 Kodel Laci (Dua Digit Dari Belakang)
 Angka 34 Kode Guide ( Dua Digit di Tengah)
 Angka 12 Kode Folder (Dua Digit Pertama)
b. Middle Digit
Nomor 123456
 Angka 34 Kodel Laci (Dua Digit di Tengah)
 Angka 12 Kode Guide (Dua Digit Pertama)
 Angka 56 Kode Folder (Dua Digit Dari Belakang)
Metode Penomoran

Contoh Order Numeric Coding System

Nomor 100-149 Untuk Bagian Pembukuan
Nomor 150-199 Untuk Bagian Pembelian
Nomor 200-249 Untuk Bagian Personalia
Arsip In-Aktif
Pengertian, Fungsi, & Tujuan

Pengertian:
Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.

Fungsi:
Sebagai referensi atau rujukan saja, sebagai informasi dalam rangka penyusunan atau
pelaksanaan kegiatan organisasi

Tujuan:
1. Pengurangan volume arsip organisasi
2. Pembebasan ruangan dari tumpukan arsip
3. Penciptaan system penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang efektif dan efisien
Prosedur Pengelolaan

Arsip yang telah memasuki masa inaktif dipindahkan dari unit pengolah ke unit
kearsipan, dengan kriteria:
1. Telah melewati masa simpan aktif sesuai JRA
2. Telah dinilai unit pengolah bahwa arsip tersebut sudah memasuki masa inaktif
3. Fisik dan informasinya telah ditata dalam arsif inaktif
4. Fisik dan daftar arsip telah diperiksa oleh unit pengolah dan unit kearsipan
secara bersama-sama
5. Berita acara pemindahan dan daftar arisp yang akan dipindahkan telah
ditandatangani oleh unit pengolah dan unit kearsipan
 Prosedur Pengelolaan
Pemindahan Arsip
Penataan dan a. Menentukan waktu
Pemindahan Arsip Penyimpanan b. Menentukan jenis arsip
Pengelolaa c. Menyiapkan arsip
n d. Menyiapkan ruangan
Pelayanan Arsip Pemusnahan e. Menerima arsip

Penataan dan Penyimpanan

Pelayanan Arsip f. Pemeriksaan
Dapat berupa peminjaman arsip. Kegiatan yang g. Pendeskripsian
mengatur tentang kewenangan penggunaan h. Penyortiran
arsip dan prosedur penggunaannya. Prosedur: a. i. Penataan
permintaan, b. pencarian, c. pengambilan, d. j. Pembuatan daftar arsip
pengendalian, dan d. penyimpanan kembali
Prosedur Pengelolaan
Pemusnahan Arsip
a. Penyeleksian
b. Pelaksanaan Pemusnahan
c. Dokumentasi Pemusnahan
 CONTOH
BERITA ACARA PEMINDAHAN ARSIP
Nomor :.........................

Pada hari ini ................tanggal..............bulan..............tahun.............. yang

bertanda tangan dibawah ini, berdasarkan Jadwal Retensi Arsip dan berdasarkan
penilaian kembali arsip telah melaksanakan pemindahan arsip.........................
sebanyak...................... tercantum dalam Daftar Arsip yang Dipindahkan
sebagaimana terlampir.
Berita acara ini dibuat dalam rangkap 2 (dua) dan PARA PIHAK menerima satu
rangkap yang mempunyai kekuatan hukum sama.
Dibuat di ......(tempat), ..... (tanggal)

PIHAK YANG MEMINDAHKAN PIHAK YANG MENERIMA

Jabatan*) Jabatan*)
ttd ttd

Nama tanpa gelar**) Nama tanpa gelar**)

NIP NIP
 CONTOH DAFTAR ARSIP INAKTIF YANG AKAN
DIPINDAHKAN
DAFTAR ARSIP USUL PINDAH
FASILITATIF TAHUN 2015
DIREKTORAT KEARSIPAN PUSAT

Tingkat Lokasi
No. Kode
URAIAN INFORMASI BERKAS KURUN WAKTU Perkem- Jumlah NO No.
Berkas Klasifikasi
bangan BOKS Folder

HM. HUBUNGAN MASYARAKAT

1 HM.00 Permohonan 12-15/01/2015 Pertinggal 1 berkas 2015 1
Koran/Majalah
2 HM.00 Peringatan Hari Kearsipan 8 Januari - 5 Mei 2015 Pertinggal 1 berkas 2015 2
ke-44
3 HM.02.00 Permohonan Magang/ 6 Mei-7 Desember Asli, Foto 1 berkas 2015 3
Permintaan Data dan 2015 Kopi
Instansi Luar
4 HM.02.01 Jadwal Kegiatan SARBICA 5 Januari 2015 Asli, Foto 1 berkas 2015 4
dan ICA Kopi
5 HM.02.04 Perguruan Tinggi/Sekolah 5 Januari-22 September Asli, Foto 1 berkas 2015 5
(PRAKERIN) 2015 Kopi
Penyimpanan Arisp Inaktif
Prinsip

Murah Harus murah karena fungsi dan frekuensi

penggunaannya sudah menurun

Luas Ruang simpan harus didesain luas

Aman Aman dari berbagai gangguan

Mudah ditemukan kembali ketikan

Mudah di Akses diperlukan
Penyimpanan Arisp Inaktif
Standar Minimal

A. Standar Minimal Gedung Penyimpanan Arsip Inaktif

1. Lokasi
 Jauh dari segala yang dapat membahayakan arsip fisik
 Berada dilingkungan kantor
 Gedung penyimpanan di luar kantor, harus: (a) murah, (b) jauh dari polusi, (c) hindari lokasi
hutan, (d) hindari lokasi rawan banjir, dsb
2. Konstruksi dan Bahan Baku
 Konstruksi gedung tahan cuaca dan tidak mudah terbakar
 Bahan bangunan yang tidak mendatangkan rayap
 Bangunan dapat bertingkat atau tidak
 Apabila bertingkat, tiap-tiap lantai ruang simpan arsip tingginya 260-280 cm
 Apabila tidak bertingkat tinggi ruangan disesuaikan dengan tinggi rak
 Lantai bangunan didesain kuat dan tidak mudah terkelupas
Penyimpanan Arisp Inaktif
Standar Minimal

A. Standar Minimal Gedung Penyimpanan Arsip Inaktif

3. Tata Ruang
 Terbagi atas ruang kerja dan ruang penyimpanan
 Apabila fasilitas proteksi arsip vital dan arsip permanen, ruangan harus didesain khusu yang
tahan api. Suhu ruangan tidak boleh lebih dari 20 derajat celcius dan kelembapan tidak lebih
dari 50%
 Jika perlu ditambahkan ruang cafeteria, toilet, mushola
Penyimpanan Arisp Inaktif
Standar Minimal
B. Standar Ruang Penyimpanan Arsip Inaktif
1. Beban Muatan
 Beban muatan ruang penyimpanan didasarkan pada berat rak dan arsip. Satuan yang dipakai
adalah Meter Linear. 1 Meter Linear arsip rata-rata = 50kg. 1 M3 arsip rata-rata = 600kg, dan
1 M3 arsip = 12 Meter Linear.
 Berat beban arsip dan peralatan rak konvensional rata-rata 1.200 kg per meter persegi
 Berat beban rak Compact Shelfing/Roll O’pact = 2.400 kg per meter persegi
 Apabila ruang arsip seluas 10 meter persegi penuh dengan rak konvensional dan arsip, berat
bebannya mencapai 1.200 kg x 10 = 12.000 kg. Konstruksi lantai harus bias menahan beban
12.000 kg
2. Kapasitas Ruang Simpan
 Rata-rata setiap 200 meter persegi ruang simpan arsip dengan ketinggian 260 cm dapat
menyimpan 1.000 meter lari arsip dengan rak konvensional
 Rata-rata setiap 200 meter persegi ruang simpan arsip dengan ketinggian 260 cm dapat
menyimpan 1.000 meter lari arsip dengan rak yang pada (compact shelfing, roll o’pact, mobile
stack, rak bergerak)
Penyimpanan Arisp Inaktif
Standar Minimal
B. Standar Ruang Penyimpanan Arsip Inaktif
3. Suhu dan Kelembapan
 Pemeriksaan secara periodic menggunakan alat higrometer
 Menjaga sirkulasi udara berjalan lancer
 Menjaga suhu udara tidak lebih 27 derajat celcius dan kelembapan tidak lebih dari 60%
4. Cahaya dan Penerangan
 Sinar matahari tidak boleh langsung mengenai arsip
 Jika cahaya tetap masuk, pakai tirai penghalang cahaya matahari
5. Rayap
 Bangunan tidak menggunakan kayu
 Lantai bangunan dianjurkan untuk disuntik dengan DDT, gammexane hingga kedalaman 50
cm
 Jika cahaya tetap masuk, pakai tirai penghalang cahaya matahari
Penyimpanan Arisp Inaktif
Standar Minimal
B. Standar Ruang Penyimpanan Arsip Inaktif
6. Rak
 Ruang penyimpanan arsip inaktif dengan ketinggian atap 260 – 280 cm dapat menggunakan
rak dengan ketinggian 200-220 cm
 Jarak antara rak dan tembok 70 – 80 cm
 Jarak antara baris rak yang satu dengan yang lain 100 – 110 cm
 Rak berbahan metal
7. Boks
 Digunakan boks arisp kecil ukuran (37 x 9 x 27 cm) dan ukuran besar (37 x 19 x 27 cm)
 Hindari boks berbahan plastic, karena menyebabkan lembap
 Jika cahaya tetap masuk, pakai tirai penghalang cahaya matahari
Penyimpanan Arisp Inaktif
Standar Minimal
B. Standar Keamanan dan Keselamatan
1. Keamanan Arsip
 Alat pemadam kebakaran: fire alarm system dan fire fight system, tabung pemadam, smoke
detector
 Hydrant dalam gedung dan luar gedung
 Identifikasi terhadap petugas yang berwenang memasuki ruang simpan dilaksakanan secara
ketat
 Setiap petugas yang masuk perlu tanda pengenal
 Prosedur penggunan dan penggandaan arsip
 Pelatihan bagi petugas
2. Keselamatan Lingkungan dan Kesehatan
 Sebaiknya pemusnahan arsip tidak dibakar
 Pelaksanaan fumigasi harus memperhatikan ketentuan yang berlaku
Penataan Arisp Inaktif

Langkah-Langkah
1. Pemeriksaan
2. Pendeskripsian
3. Penataan Arsip dalam Boks
4. Penomoran Boks
5. Penataan Boks dalam Rak Arsip
6. Penyusunan Daftar Arsip Inaktif
Penyusunan order
 RETRIEVAL
( Penemuan Kembali )
Menurut Agus Sugiarto dan Teguh wahyono (2005:100), untuk mengetahui
seberapa jauh efektivitas manajemen dalam mengelola arsip secara
menyeluruh dapat dihitung dengan rumus sebagai berikut :

Rasio kecermatan = Jumlah arsip yang tidak ditemukan x 100

Jumlah arsip yang ditemukan

Untuk sistem penyimpanan yang sempurna, rasio kecermatan tidak

lebih dari 0,5%.
Angka yang mencapai 3% lebih, mengindikasikan bahwa pengelolaan
arsip tidak baik, sehingga sistemnya harus diperbaiki lagi.
Standar ISO 15489 menyebutkan bahwa waktu yang dibutuhkan
dalam mencari arsip maksimum 15 menit.
Jika lebih dari waktu tersebut, pengelolaan arsip dianggap belum
balk.
Contoh penyusunan boks
Jenis Arsip Vital
Contoh
1. Naskah Dinas Arahan (Pera turan dan Keputusan Menteri dan pejabat Eselon I yang autentik/asli (tanda tangan
basah) mulai dari konsep pembahasan hingga penetapan dan masih berlaku;
2. Personal file
3. Risalah rapat/pengarahan Menteri/Pimpinan;
4. MoU dan perjanjian kerjasama yang strategis baik dalam maupun luar negeri yang masih berlaku;
5. Arsip-arsip yang berkaitan dengan Aset /Barang Milik Negara (Sertifikat Hak Milik, BPKB);
6. Kontrak pekerjaan fisik dan Gambar/As Build Drawing dan dokumen lain yang menyertainya;
7. Arsip Hak Kekayaan Intelektual/Hak Paten yang masih berlaku;
8. Hasil-hasil Penelitian yang belum dan sudah dipublikasi;
9. Laporan Neraca Keuangan Pemerintah/Kementerian;
10. Arsip pembangunan bidang Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat di wilayah perbatasan;
11. Arsip-arsip yang masih digunakan secara langsung dalam operasional pelaksanaan tugas dan fungsi Kementerian
lainnya; dan
Penyusutan dan Penilaian Arsip
Pengertian Penyusutan

• Penyusutan merupakan proses mengkaji aktifitas organisasi untuk menentukan

rekod apa yang harus disimpan dan berapa lama rekod harus disimpan untuk
memenuhi kebutuhan organisasi, persyaratan akuntabilitas dan harapan
masyarakat (Australia Standar AS 4390–1996 dalam Kennedy dan  Schauder).

• Penyusutan arsip menurut PP no. 34 tahun 1979 dan UU no. 43 tahun 2009
adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif
dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai
guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan.
Pengertian
• Dapat disimpulkan bahwa penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan
(volume) arsip atas dasar nilai guna dan retensi arsip dengan melalui
pemindahan, pemusnahan maupun penyerahan arsip.

• Nilai Guna Arsip: nilai arsip berdasarkan kegunaanya bagi pengguna arsip
• Retensi Arsip : penentuan jangka waktu simpan suatu arsip, berdasarkan pada
nilai guna yang terkandung di dalamnya.
Cara Penyusutan
Penyusutan arsip di instansi ada 2 cara, yakni:
(1). mengacu pada Jadwal Retensi Arsip yang telah ditetapkan oleh organisasi,
(2) mengacu pada Surat Edaran nomor 1 tahun 1981 yang dikeluarkan oleh ANRI,
bagi instansi yang belum memiliki Jadwal Retensi Arsip.
( Keputusan ANRI No. 9 tahun 2000)
Berdasarkan nonjadwal retensi
Tujuan penyusutan Arsip
Tujuan penyusutan arsip dapat dilihat dari 2 segi :
1. Dari segi administrasi, tujuan penyusutan adalah :
- Menghindari pencampuradukan arsip aktif dan inaktif
- Menghemat biaya
- Menghemat tempat
- Untuk memantapkan pemeliharaan arsip yang bernilai permanen dan penting
- Memudahkan mencari kembali arsip
- Memudahkan pengiriman ke arsip nasional
Tujuan Penyusutan Arsip
2. Segi Ilmiah.
Dari segi ilmiah tujuan penyusutan arsip adalah akan membantu para ilmuwan
mengadakan penelitian, terutama arsip-arsip yang sudah mencapai masa statis.
Tujuan Penyusutan Arsip
Secara umum tujuan penyusutan antara lain
1) Efisiensi dan efektifitas pengelolaan arsip --- Penghematan
2) Menjamin Ketersediaan Arsip yang Benar-Benar Bernilai Guna ---
Pendayagunaan
3) Menjamin Keselamatan Bahan Pertanggungjawaban Sosial --- Pengawasan &
Penyelamatan bahan bukti
4) Memenuhi persyaratan hukum
Penyusutan Arsip
Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip dengan (PP 34/1979 Pasal 2)
1. Memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan dalam
lingkungan lembaga-lembaga Negara atau Badan-badan Pemerintah masing-
masing.
2. Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
3. Menyerahkan arsip statis oleh unit kearsipan kepada Arsip Nasional.
Pengertian Penilaian
• Penilaian menurut Maher merupakan proses penilaian arsip dalam memilih arsip mana yang akan
di simpan dan dimusnahkan. Inti dari penilaian adalah keputusan untuk menilai dokumen.
• Ada 2 pendekatan dalam menilai arsip :
(1) Macro-appraisal merupakan pendekatan top-down yakni menilai rekod pada level organisasi-
pemerintah, bisnis, departemen atau unit dibandingkan pada file individu dokumen level.
Pendekatan strateginya dengan menganalisis fungsi organisasi dan mengidentifikasi rekod yang
mendukung fungsi organisasi akan disimpan, sedangkan rekod yang tidak mempunyai fungsi
organisasi akan musnah (Williams).
 .
(2) Analisis dasar rekod (record-based analysis): pendekatan bottom-up, penilaian berdasarkan kriteria nilai
guna rekod. Konsep ini didasari pemikiran dari Theodore R. Schellenberg

Administrasi

Pembuktian

Hukum Nilai Guna Nilai Guna Nilai Guna

Primer Sekunder
Arsip
Informasional

Keuangan
 KRITERIA PENILAIAN
A. Nilai guna Primer (Primary values) : Arsip yang penilaiannya didasarkan
pada kegunaan dan kepentingan instansi pencipta arsip. Dasar penilaian
tidak saja kegunaan dan kepentingan dalam menunjang pelaksanaan kegiatan
organisasi yang sedang berlangsung dan kepentingan masa yang akan datang.
B. Nilai guna Sekunder (Secondary values) : Arsip yang penilaiannya
didasarkan pada kepentingan organisasi lain atau kepentingan umum sebagai
bahan bukti pertanggungjawaban nasional.
 NILAI GUNA PRIMER
1. Nilai guna administrasi
2. Nilai guna keuangan/fiskal
3. Nilai guna hukum
4. Nilai guna ilmiah dan teknologi
 NILAI GUNA SEKUNDER
A. Nilai guna kebuktian
B. Nilai guna informasional
Alat Penilaian Arsip
Survey arsip
Jadwal retensi arsip
Appraisal check list
Jadwal Retensi Arsip

• Jadwal Retensi Arsip menurut UU No. 43 tahun 2009, adalah daftar yang berisi sekurang-
kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi
rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau
dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.
• Manfaat Jadwal Retensi Arsip menurut Ira dkk adalah: (1) Pengurangan rekod, menghemat waktu
dalam penelusuran informasi rekod, (2) Meghindari masalah hukum, (3) Melakukan efisiensi
dalam menetapkan rekod yang sangat penting, (4) Menghemat tempat, dengan memindahkan
rekod yang tidak digunakan saat ini, (5) Mengidentifikasi rekod yang memiliki nilai permanen.
JRA
Pengertian Jadwal Retensi
Retensi Arsip adalah daftar yang memuat sekurang-kurangnya jenis arsip beserta
jangka waktu penyimpanannya sesuai dengan nilai kegunaan dan dipakai sebagai
pedoman penyusutan arsip.

Pengertian JRA (Jadwal Retensi Arsip)

Jadwal Retensi Arsip (JRA) merupakan alat yang amat penting dalam manajemen
kearsipan, karena dapat memberi sumbangan nyata pada upaya peningkatan
efisiensi operasional instansi dan member proteksi terhadap arsip yang karena
memuat informasi bernilai guna tinggi agar dapat dilestarikan.
Tahap Penyusunan JRA

• Inventarisasi arsip;
• Menilai kegunaan arsip; (Penetuan jangka simpan)
• Penyusunan Draf Jadwal Retensi
Contoh Bentuk Jadwal Retensi Arsip
Departemen Agama
Sub Bidang Pendidikan dan Pengajaran
Diambil dari Buku JRA di Lingkungan Departemen Agama

No Jenis Arsip Retensi Penetapan

Aktif Inaktif
1 Program Kegiatan pendidikan dan Pengajaran 1 tahun 1 tahun Permanen

2 Perumusan Kurikulum (GBPP) 1 tahun 1 tahun Permanen

3 Pengembangan Penyempurnaan Kurikulum 1 tahun 2 tahun Permanen

4 Beasiswa Dalam Negeri/Luar Negeri 1 tahun 3 tahun Musnah

5 Bantuan Tenaga Edukatif Luar Negeri 1 tahun 3 tahun Musnah

6 Bantuan Sarana Edukatif Luar Negeri 1 tahun 3 tahun Permanen (Barang

tidak bergerak)
7 Bantuan Sarana kepada Lembaga Pendidikan 1 tahun 3 tahun Musnah
Agama Swasta
Contoh Jadwal retensi Arsip
RETENSI
KODE DESKRIPSI SERIES REKOD NILAI GUNA KETERANGAN
AKTIF INAKTIF
  KEU 01.00 PENDAFTARAN
MAHASISWA/REGISTRASI
Dokumen yang berhubungan dengan
registrasi (pendaftaran mahasiswa Administrasi 1 tahun setelah
1 tahun Musnah
baru dan pendaftaran ulang bagi Keuangan mahasiswa lulus
mahasiswa lama), mulai dari surat
permohonan, pelaksanaan sampai
pelaporannya.
KEU 01.01 BIAYA KULIAH
Dokumen yang berkaitan dengan slip
pembayaran uang sumbangan pembinaan
pendidikan (SPP)/biaya operasional
pendidikan (BOP), dana kesejahteraan 1 tahun setelah
Keuangan 1 tahun Musnah
dan fasilitas mahasiswa (DKFM), dana mahasiswa lulus
peningkatan kualitas pendidikan (DPKP),
keringanan biaya kuliah, penundaan
pembayaran dan kembalian uang kuliah
mahasiswa.
KEU 01.02 BIAYA WISUDA
Dokumen yang berkaitan dengan slip 1 tahun setelah
Keuangan 1 tahun Musnah
bukti pembayaran wisuda. wisuda