Pengelolaan Arsip Inaktif

Disampaikan pada
Diklat Fungsional Pengangkatan Arsiparis Tingkat Terampil Angkatan I

Rabu, 13 Juli 2022

 BIODATA PENGAJAR

▰ Nama : Dra Arih Murwati, MAP

▰ NIP : 19660626 199203 2 001
▰ TTL : Yogyakarta, 26 Juni 1966
▰ Pangkat/Gol. Ruang : Pembina Tk. I/IVb
▰ Pendidikan :
S1. FISIPOL UGM, Administrasi Negara
S2. STIA LAN, Manajemen Pemerintahan Daerah
▰ Jabatan :
- Widyaiswara Madya
- Kabid Pengembangan Simpul Jaringan SJIKN
- Kabid Pengumpulan Data SIK
- Kabag Ortala
- Kabid Layanan Jasa Penyimpanan Dan Perawatan Arsip
- Kasubid Layanan Jasa Penyimpanan Dan Perawatan Arsip
- Kasubid Pengembangan Profesi Sdm Kearsipan
- Kasubid Laporan Dan Evaluasi
- Arsiparis
PEMBAHASAN

▰ Pendahuluan
▰ Penyusutan
▰ Pemindahan
▰ Penataan dan Penyimpanan Arsip Inaktif
▰ Pemusnahan
▰ Penyerahan
▰ Praktik
Latar Belakang

Ruangan & Biaya Perkembangan Volume Aset Organisasi

Arsip
▰ Kebutuhan ▰ Jika tidak dilakukan
Ruangan semakin ▰ Meningkat dengan pengelolaan,
penting. pesat pasca pemeliharaan dan
penemuan mesin penyelamatan arsip
▰ Biaya mahal untuk pencetak kertas sejak awal akan
Ruangan. menimbulkan
▰ 70% Arsip adalah hilangnya asset
▰ Pengurangan biaya inaktif. organisasi
penyimpanan “Cost (informasi).
Saving” (ruang, alat,
SDM, dll).
“
Pemerintah tanpa arsip ibarat tentara tanpa senjata,
dokter tanpa obat, petani tanpa benih, tukang tanpa
alat..
Arsip merupakan saksi bisu, tak terpisahkan, handal &
abadi, yang memberikan kesaksian terhadap
keberhasilan, kegagalan, pertumbuhan & kejayaan
bangsa.

R.J. Alfaro J., (Presiden Panama)

Pengertian dan Konsep Dasar

Arsip
Rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk & media sesuai
dengan perkembangan teknologi informasi & komunikasi yang dibuat &
diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan,
perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, &
perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa &
bernegara.

- UU Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan -

 Pengertian dan Konsep Dasar

Arsip Dinamis Arsip Aktif Arsip Inaktif Arsip Statis

Arsip yang Arsip yang Arsip yang Arsip yang dihasilkan oleh
digunakan secara frekuensi frekuensi pencipta arsip karena memiliki
langsung dalam penggunaannya penggunaannya nilai guna kesejarahan, telah habis
kegiatan penciptaan tinggi dan/atau telah menurun. retensinya, dan berketerangan
arsip dan disimpan terus menerus. dipermanenkan yang telah
dalam jangka waktu diverifikasi baik secara langsung
tertentu maupun tidak langsung oleh Arsip
Nasional Republik Indonesia
dan/atau lembaga kearsipan.
 Arsip diciptakan
untuk pelaksanaan
TUPOKSI organisasi
( ARSIP AKTIF )
ARSIP
DINAMIS
Arsip disimpan Sebagian arsip
untuk referensi dan disimpan sebagai
memori organisasi bahan pertanggungjawaban
( ARSIP INAKTIF ) nasional

Sebagian arsip ARSIP STATIS

dimusnahkan
karena sudah
tidak bernilai guna
 VOLUME ARSIP
BERDASARKAN TIPE ARSIP
(Betty R Rick)
40

30 Inaktif
30%

20
Aktif Tak berguna
25% 35%

10 Permanen
10%

0
 Pengertian dan Konsep Dasar

Pencipta Arsip Unit Pengolah Unit Kearsipan Lembaga Kearsipan

Pihak yang Satuan kerja pada Satuan kerja pada Lembaga yang
mempunyai pencipta arsip yang pencipta arsip memiliki fungsi,
kemandirian dan mempunyai tugas yang mempunyai tugas, dan tanggung
otoritas dalam dan tanggung tugas dan jawab di bidang
pelaksanaan fungsi, jawab pengelolaan tanggung jawab pengelolaan arsip
tugas, dan tanggung semua arsip yang dalam statis dan
jawab di bidang berkaitan dengan penyelenggaraan pembinaan
pengelolaan arsip kegiatan kearsipan. kearsipan.
dinamis. penciptaan arsip di
lingkungannya.
 ORGANISASI KEARSIPAN
PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS
LEMBAGA KEARSIPAN
PENCIPTA ARSIP
(Lembaga Negara, Pemerintahan Daerah,
PTN, BUMN, dan BUMD)
UNIT PENGOLAH UNIT KEARSIPAN
UU NOMOR 43 TAHUN 2009
TENTANG KEARSIPAN
PENGELOLAAN ARSIP STATIS
Pemerintah (Pusat)
Arsip Nasional R.I.
(Lembaga Kearsipan Nasional)
Pemerintah Daerah Provinsi
Arsip Daerah Provinsi
Pemerintah Daerah Kab./Kota
Arsip Daerah Kab./Kota
Perguruan Tinggi Negeri
Arsip Perguruan Tinggi
Pengertian dan Konsep Dasar

Jadwal Retensi Arsip (JRA)

Daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu
penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan
yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis
arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan
yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan
penyelamatan arsip.
Pengertian dan Konsep Dasar

NO SERIES / RETENSI AKTIF RETENSI KETERANGAN

DESKRIPSI ARSIP INAKTIF
A. TATA USAHA
1. Risalah Rapim/Rakor/Raker 1 th setelah tahun 4 tahun Permanen
angg
2. Bahan Rapim/Rakor/Raker 1 th setelah tahun 4 tahun Musnah
angg
B. RUMAH TANGGA
1. Bukti kepemilikan aset (sertifikat, IMB, BPKB) Selama belum -
dihapus

2. dst..
2
PENYUSUTAN
Penyusutan Arsip
Penyusutan Arsip

Penyusutan
Penyusutan adalah kegiatan pengurangan jumlah
arsip dengan cara :
❑ pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit
kearsipan,
❑ pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna,
❑ penyerahan arsip statis kepada lembaga
kearsipan.
 Penyusutan Arsip
Tujuan Penyusutan Arsip
1. Memisahkan antara arsip yang tidak bernilai guna dengan arsip yang
bernilai guna
2. Memusnahkan arsip yang tidak bernilai guna
3. Memisahkan arsip inaktif dari arsip aktif
4. Untuk memudahkan penilaian
5. Memisahkan pengelolaan arsip aktif dan arsip inaktif pada unit kerja yang
berbeda (minimal dengan fungsi yang berbeda) dengan kewenangan
pengelolaan yang jelas dan tegas}
6. Memperjelas pengalihan dan pelepasan tanggung jawab pengelolaan
informasi
 Penyusutan Arsip

Manfaat Penyusutan Arsip

1. Secara fisik, arsip menjadi rapi (salah satu syarat penyusutan, arsip harus dalam
keadaan tertata)
2. Dilihat dari informasinya, hanya arsip yang bernilai guna yang disimpan.
3. Penemuan kembali menjadi mudah dan cepat.
4. Biaya pengelolaan arsip menjadi murah.
5. Unit kerja (Unit Pengolah) tidak perlu mengurusi arsip yang tidak secara langsung
digunakan untuk mendukung operasional organisasi sehari-hari.
 Penyusutan Arsip

Verifikasi tidak langsung

▰ 1) Memeriksa arsip sesuai daftar arsip;
▰ 2) Menilai arsip yang memiliki nilai guna primer dan sekunder;
▰ 3) Menetapkan status arsip menjadi: musnah, simpan sebagai arsip inaktif, simpan
permanen untuk diserahkan ke lembaga kearsipan;
▰ 4) Membuat daftar arsip usul musnah, dan daftar arsip inaktif;
▰ 5) Menyampaikan daftar usul musnah ke lembaga kearsipan;
▰ 6) Menyusun daftar arsip statis;
▰ 7) Melakukan akuisisi arsip statis berdasarkan daftar arsip statis yang diserahkan
 Penyusutan Arsip

Nilai Guna Arsip

1. Nilaiguna primer
a. Administratif, adalah value arsip untuk mendukung pelaksanaan administrasi.
b. Keuangan, adalah value arsip untuk mempertanggung-jawabkan transaksi maupun policy keuangan.
c. Legal, adalah value arsip untuk melindungi hak dan kewajiban, dapat dijadikan bukti di pengadilan.
d. Ilmiah dan teknologi, adalah value arsip tentang hasil penelitian murni dan terapan.
2. Nilaiguna sekunder
a. Evidential, adalah value arsip tentang bukti atau fakta keberadaan organisasi.
b. Informasional, adalah value arsip tentang orang, benda, peristiwa dan lain-lain, yang tidak
berhubungan dengan tupoksi organisasi
c. Intrinsik, adalah arsip yang memiliki keunikan maupun kelangkaan yang melekat pada isi,struktur,
konteks, dan karakter arsip seperti usia arsip, isi, pemakaian kata-kata, seputar penciptanya, tanda
tangan, cap/stempel yang melekat.
2.1
PEMINDAHAN
 Pemindahan Arsip

Pemindahan Arsip Inaktif dilaksanakan dengan memperhatikan bentuk

dan media arsip.
Pemindahan Arsip Inaktif dilaksanakan melalui kegiatan:
1. penyeleksian Arsip Inaktif;
2. penataan Arsip Inaktif yang akan dipindahkan; dan
3. pembuatan daftar Arsip Inaktif yang akan dipindahkan.
 Pemindahan Arsip

PENYELEKSIAN ARSIP INAKTIF

▰ Penyeleksian Arsip Inaktif dilakukan melalui JRA dengan cara melihat
pada kolom retensi aktif.

▰ Dalam hal retensi aktifnya telah habis atau terlampaui, maka arsip
tersebut telah memasuki masa inaktif atau frekuensi penggunaan arsip
yang telah menurun (ditandai dengan penggunaan kurang dari 5 (lima)
kali dalam setahun).
 Pemindahan Arsip

PENATAAN ARSIP INAKTIF

▰ Penataan Arsip Inaktif dilakukan berdasarkan asas asal usul (provenance) dan asas
aturan asli (original order).
▰ Penataan Arsip Inaktif yang dipindahkan kedalam boks, dengan rincian kegiatan:
a. menata folder/berkas yang berisi Arsip Inaktif yang akan dipindahkan yang
diurutkan berdasarkan nomor urut daftar Arsip Inaktif yang dipindahkan;
b. menyimpan dan memasukkan folder/berkas Arsip Inaktif kedalam boks arsip;
c. memberi label boks arsip, dengan keterangan: nomor boks, nama Unit Pengolah,
nomor urut arsip, dan tahun penciptaan arsip.
▰ Penataan Arsip Inaktif dan pembuatan daftar Arsip Inaktif menjadi tanggung jawab
Kepala Unit Pengolah /Unit Kerja.
 Pemindahan Arsip

PEMBUATAN DAFTAR ARSIP INAKTIF

▰ Pencipta Arsip menyusun daftar Arsip Inaktif yang dipindahkan dan ditandatangani oleh
pimpinan Unit Pengolah/Unit Kerja selaku yang memindahkan arsip dan Unit Kearsipan di
lingkungan Pencipta Arsip selaku penerima arsip atau pejabat yang diberi kewenangan.
▰ Daftar Arsip Inaktif sekurang-kurangnya memuat:
a. Pencipta Arsip; e. uraian informasi arsip;
b. Unit Pengolah; f. kurun waktu;
c. nomor arsip; g. jumlah; dan
d. kode klasifikasi;. h. keterangan.
Pemindahan Arsip
 Pemindahan Arsip

Berita Acara Pemindahan

▰ Berita Acara Pemindahan Arsip sekurang-kurangnya
memuat : waktu pelaksanaan, tempat, jenis arsip yang
dipindahkan, jumlah arsip, pelaksana dan penandatangan
oleh pimpinan Unit Pengolah dan/atau Unit Kearsipan.
Pemindahan Arsip
 Pemindahan Arsip Inaktif dilaksanakan
dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan.

Pemindahan Arsip Inaktif di lingkungan Lembaga Negara:

✓ Dilaksanakan dari unit pengolah ke unit kearsipan sesuai jenjang unit kearsipan yang ada di
lingkungan Lembaga negara bersangkutan.

Pemindahan arsip inaktif di lingkungan pemerintah daerah provinsi:

✓ Retensi < 10 tahun dilakukan dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan SKPD (OPD) di
lingkungan pemerintah daerah provinsi.
✓ Retensi => 10 tahun dilakukan dari Pencipta Arsip di lingkungan SKPD (OPD) ke Lembaga
Kearsipan Daerah Provinsi.

Pemindahan arsip inaktif di lingkungan pemerintah daerah kabupaten/kota:

✓ Retensi < 10 tahun dilakukan dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan SKPD (OPD) di
lingkungan pemerintah daerah kabupaten/kota.
✓ Retensi => 10 tahun dilakukan dari Pencipta Arsip di lingkungan SKPD (OPD) ke Lembaga
Kearsipan Daerah Kabupaten/Kota.

Pemindahan arsip inaktif di lingkungan perguruan tinggi:

2.1.1
PENGELOLAAN ARSIP INAKTIF
 TUJUAN PENGELOLAAN ARSIP INAKTIF

✓ Mampu menyediakan arsip yang benar, pada waktu yang tepat, untuk orang
yang berhak
✓ Pengurangan volume arsip organisasi
✓ Penciptaan sistem penyimpanan dan penemuan arsip secara mudah
✓ Pengamanan arsip organisasi
✓ Mengelola arsip sebagai pusat rujukan dan referensi

RECORD CENTER
 SASARAN DICIPTAKAN PUSAT ARSIP/RECORD CENTER

Mengurangi biaya simpan : Ruang simpan, peralatan, SDM

Menjamin kelancaran proses penyusutan

(pindah, musnah, serah)

Pembebasan ruang kerja dari tumpukan arsip

Penciptaan sistem penyimpanan dan penemuan kembali yang efektif dan

efisien

Pengamanan dan penyelamatan arsip organisasi

 PRINSIP DASAR PENYIMPANAN ARSIP INAKTIF

MURAH

LUAS

AMAN
MUDAH
DIAKSES
 STANDAR MINIMAL GEDUNG PENYIMPANAN ARSIP INAKTIF

KONSTRUKSI
BAHAN BAKU

STANDAR
LOKASI TATA RUANG
GEDUNG
 JENIS RECORD CENTER

Onsite (Lokasi di dalam kantor)

1. Berdasarkan Lokasi

Offsite (Lokasi di luar kantor)

Pertimbangan dalam memilih lokasi di luar:

✓ Faktor Biaya
✓ Faktor jalan masuk (Mudah dijangkau untuk pengiriman dan penggunaan)
✓ Transportasi arsip dan pegawai
✓ Keselamatan dan Keamanan (diperoleh melalui kewenangan pegawai,
bebas dr pencurian dan gangguan kerusakan baik dari binatang, api, air,
panas, polusi dll)
 Pengelolaan Arsip Inaktif

JENIS RECORD CENTER

Milik Sendiri
2. Berdasarkan Kepemilikan Self Service
Komersial
Full Service
Pertimbangan dalam memilih Record Center Komersial
✓ Lokasi
✓ Keamanan
✓ Kenyamanan
✓ Konstruksi Bangunan
✓ Fasilitas yang ditawarkan
✓ Tingkat Profesionalisme
Pengelolaan Arsip Inaktif

JENIS RECORD CENTER

Tipe Minimal
3. Berdasarkan Tipe Pengelolaan

Tipe Standar

Standar Penyimpanan Fisik Arsip : Kepka ANRI Nomor 12 Tahun 2000

 Konstruksi dan Bahan Baku

✓ Konstruksi dibuat dapat bertahan dari cuaca dan tidak mudah terbakar.

✓ Menggunakan bahan bangunan yang tidak mendatangkan rayap

maupun binatang perusak lainnya.

✓ Bangunan dapat bertingkat maupun tidak bertingkat:

✓ Apabila bertingkat tingginya 260-280
✓ Apabila tidak bertingkat tinggi ruangan disesuikan dengan tinggi rak
yang digunakan.

✓ Lantai bangunan di desain kuat dan tidak mudah terkelupas.

 TATA RUANG

RECORD CENTER

1. Ruang Kerja
2. Ruang Penyimpanan
1
PENDAHULUAN
Standar Ruang Penyimpanan Arsip Inaktif
Beban Muatan
Berat Rak
(Rak Konvensional) 1.200 Kg Per M2, (Roll O-Pack) 2.400 Kg Per M2
Berat Arsip
(1 ML = 35-80Kg, Rata2 50Kg, 1 Meter Kubik (M3) = 400-800Kg, Rata2 600Kg)
(1 Meter Kubik = 12 Meter Linier)
Kapasitas Ruang Simpan
Ruangan dengan 200 M2 dgn Ketinggian 260 cm.
Rak Konvensional dapat menyimpan 1.000 meter larik arsip.
Roll O-Pack dapat menyimpan 1.800 meter larik arsip.
Suhu dan Kelembaban
Suhu < 27ºC Kelembaban < 60% arsip bentuk khusus Suhu < 20ºC Kelembaban < 50%

Sinar Matahari tidak boleh langsung mengenai arsip.

Standar Ruang Penyimpanan Arsip Inaktif
Rak
✓ Ruang penyimpanan dengan ketinggian 260-280 cm dipergunakan Rak Arsip setinggi 200-220
cm.
✓ Jarak antara Rak dan Tembok 70 – 80 cm
✓ Jarak antara baris rak yang satu dengan lainnya 100 – 110 cm
✓ Rak dijamin aman, mudah diakses dan terlindung dari hama
Keamanan dan Keselamatan
Keamanan Arsip
Pencegahan dan penanggulangan Bahaya Kebakaran:
✓ Fire Alarm
✓ Smoke detection
✓ Hydrant
✓ APAR
✓ dll
Pencegahan dari kehilangan arsip:
✓ Hanya petugas yang berwenang yang dapat memasuki ruang simpan arsip.
✓ Prosedur penggunaan dan penggandaan arsip.
Pencegahan dan Penanggulangan Bahaya Serangga:
✓ Pemeliharaan arsip dengan menggunakan kapur barus
✓ Tidak membawa makanan dan minuman serta merokok ke dalam ruang penyimpanan arsip.
Keselamatan lingkungan dan kesehatan
Pelaksanaan pemusnahan arsip tidak dibakar
Pelaksanaan fumigasi harus memperhatikan ketentuan teknis fumigasi
 PRINSIP DASAR PENYIMPANAN FISIK ARSIP

PENGAMANAN
(Pemeliharaan,
Penanganan Arsip,
Kemudahan Akses)

KONDISI
LINGKUNGAN
(Lokasi, Kontrol GEDUNG PROTEKSI
Lingkungan,
Perlindungan)
Kondisi Lingkungan
Lokasi:
✓ Jauh dari lokasi berbahaya (penyimpanan bahan kimia, dapur, unit AC, kamar mandi,
basement, dan yang bukan diperuntukkan sbg tempat penyimpanan arsip).
✓ Mudah terjangkau, transportasi lancar. Jalan masuk terkontrol dan terhindar dari unsur-
unsur yang mengganggu kemanan arsip.
Kontrol Lingkungan:
✓ Sesuai retensi (jangka simpan) arsip.
✓ Suhu dijaga tidak lebih dr 27ºC dan kelembaban lebih dari 60%.
✓ Menghindari pencahayaan langsung terhadap arsip.
✓ Bersih dari kontaminasi industri atau gas.
✓ Sirkulasi udara bebas dan segar.
✓ Media magnetic harus dilindungi dari medan magnet.
Perlindungan:
✓ Program yg menjamin arsip tidak hilang dan ditangani secara baik.
✓ Pemasangan heat/smoke detection, fire alarm, extinguisher, sprinkler system.
Pengamanan
Pemeliharaan:
✓ Terdapat program pemeliharaan arsip dan lokasi penyimpanan arsip, serta pengawasan
penyimpanan arsip.
✓ Perbaikan ruang penyimpanan arsip.
✓ Perbaikan arsip yang rusak.
Penanganan Arsip:
✓ Mengawasi pencarian dan penggunaan arsip.
✓ Hati-hati untuk mengurangi kerusakan.
Kemudahan Akses:
✓ Penyimpanan harus mudah diidentifikasi, mudah diketahui lokasinya, dan mudah
ditemukan kembali.
✓ Terdapat daftar lokasi penyimpanan arsip.

Proteksi
✓ Peralatan dan tempat penyimpanan arsip menjamin arsip aman, mudah terjangkau dan
terlindung dari bahaya.
✓ Peralatan dan tempat penyimpanan dijaga kebersihannya.
Ketentuan Minimal Penyimpanan Arsip (Records Center)
Ketentuan Minimal Penyimpanan Arsip (Records Center) lanjutan
Pengelolaan Arsi Inaktif

P
E
R 1 Tidak mudah terbakar
A
L
Peralatan harus efisien
A 2
T sesuai media arsip
A
N
Rak Arsip
 Lemari Peta

Horizontal Vertikal
Penataan dan Penyimpanan Arsip Inaktif

Penataan Arsip Inaktif menganut asas asal-usul (Provenance) dan asas aturan
asli (Original Order)

▰ Penataan arsip inaktif pada unit kearsipan dilaksanakan melalui prosedur:

▰ a. pengaturan fisik arsip,
▰ b. pengolahan informasi arsip; dan
▰ c. penyusunan daftar arsip inaktif.

Penataan arsip inaktif dan pembuatan daftar arsip inaktif menjadi

tanggungjawab kepala unit kearsipan
 Penataan dan Penyimpanan Arsip Inaktif

LANGKAH-LANGKAH PENATAAN DAN PENYIMPANAN ARSIP INAKTIF

1. Penyiapan ruang simpan di Record Center

• Ketersediaan Ruangan

• Disarankan untuk tidak mencampur arsip dari unit pengolah yang

berbeda, pada penataannya antar unit pengolah diberi sekat atau
pembatas
 Penataan dan Penyimpanan Arsip Inaktif

2. Penerimaan arsip

• Cek Berita Acara Pemindahan

• Cek Daftar Arsip Inaktif yang dipindahkan
• Uji Petik

3. Pemeriksaan Arsip
• Cek Arsip yang dipindahkan apakah benar sudah masuk ke retensi inaktif
• Cek kelengkapan berkas
• Identifikasi Arsip
 Penataan dan Penyimpanan Arsip Inaktif

4. Pendeskripsian

• Berdasarkan Series/Jenis Arsip

• Pengolahan Informasi yang bertujuan menciptakan tunjuk silang arsip inaktif
antar unit pengolah

5. Penataan Boks
• Penataan Boks pada rak
• Labeling (Unit Pengolah, Nomor Boks, Nomor Folder, Lokasi Simpan)
Labeling
 Penataan dan Penyimpanan Arsip Inaktif

6. Penyusunan Daftar Arsip Inaktif

• Daftar arsip inaktif sekurang-kurangnya memuat:
1. Pencipta arsip;
2. Unit pengolah;
2. Nomor arsip;
3. Kode Klasifikasi;
4. Uraian informasi arsip;
5. Kurun waktu;
6. Jumlah;

• Dilengkapi dengan kode penyimpanan (lokasi ruang simpan, lokasi rak, lokasi
shelf/kolom, nomor boks)
 DAFTAR ARSIP INAKTIF

NAMA INSTANSI :
NAMA UNIT PENGOLAH :
ALAMAT :
No No Arsip Kode Uraian Kurun Tingkat Lokasi Jumlah Keterangan
Urut Klasifikasi Informasi Waktu Perkembangan Simpan
Berkas
 PENGGUNAAN/PELAYANAN ARSIP

• Penggunaan arsip dinamis (inaktif) adalah kegiatan pemanfaatan dan penyediaan

arsip inaktif bagi kepentingan pengguna arsip yang berhak.

• Penggunaan arsip dinamis (inaktif) dilakukan untuk memenuhi kepentingan dalam

kegiatan perencanaan, pengambilan keputusan, layanan kepentingan publik,
perlindungan hak, atau penyelesaian sengketa.

• Penggunaan arsip dinamis (inaktif) dilaksanakan berdasarkan sistem klasifikasi

keamanan dan akses arsip (dibahas lebih lanjut dalam materi Layanan Arsip dan
PPID).
Yang dimaksud dengan “pengguna yang berhak” adalah setiap orang atau badan hukum
yang memiliki akses terhadap arsip yang didalamnya terkandung informasi publik yang
tidak dikecualikan sebagaimana dimaksud dalam undang-undang yang mengatur tentang
keterbukaan informasi publik.
Penataan dan Penyimpanan Arsip Inaktif

Prosedur layanan arsip inaktif meliputi:

1. Permintaan Arsip (Formulir, Buku Peminjaman)
2. Pencarian Arsip (Daftar Arsip Inaktif)
3. Pengambilan Arsip (Out Indicator)
4. Pengendalian (Jangka waktu peminjaman)
5. Penyimpanan kembali (Penandaan pada sarana peminjaman)
Formulir Peminjaman
Dibuat rangkap 2 = Peminjam, disimpan di tickler file / sarana pengendalian

Judul berkas : Jumlah : Tgl. Kembali :

Media : Tingkat Perkembangan :

Tgl. Perpanjangan :
Nama peminjam/Unit Kerja : Tgl. Permintaan :

Diambil oleh : Tgl. Ambil :

Paraf

Pengambil Pengguna
 OUT Indikator

Out Guide : Jika arsip yang dipinjam 1 Folder (1 map)

Out Sheet : Jika arsip yang dipinjam lembaran
65