Program Arsip Vital

Muh. Arbi Ramadhan D.

ARSIP VITAL

01
● UNDANG-UNDANG NOMOR 43 TAHUN 2009
TENTANG KEARSIPAN

● PERATURAN PEMERINTAH NOMOR 28 TAHUN 2012

TENTANG PELAKSANAAN UNDANG-UNDANG
DASAR
●
NOMOR 43 TAHUN 2009 TENTANG KEARSIPAN

PERKA ANRI NOMOR 6 TAHUN 2005 TENTANG

HUKUM
PEDOMAN PERLINDUNGAN, PENGAMANAN DAN
PENYELAMATAN DOKUMEN/ARSIP VITAL NEGARA
 Dasar Hukum Arsip Vital
AMANAT
Pasal 56 dalam UU 43/ 2009 menyatakan bahwa pencipta arsip
wajib membuat program arsip vital melalui :
a. identifikasi;
b. pelindungan dan pengamanan; dan
c. penyelamatan dan pemulihan.
 Dasar Hukum Arsip Vital
SANKSI

Pasal 79
Pejabat dan/atau pelaksana yang melanggar ketentuan dikenai sanksi administratif
berupa teguran tertulis. Apabila selama 6 (enam) bulan tidak melakukan perbaikan,
dikenai sanksi administratif berupa penurunan gaji sebesar satu kali kenaikan gaji
berkala untuk paling lama 1 (satu) tahun. Apabila selama 6 (enam) bulan berikutnya
tidak melakukan perbaikan, dikenai sanksi administratif berupa penurunan pangkat
pada pangkat yang setingkat lebih rendah untuk paling lama 1 (satu) tahun.
Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan
persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta
arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila
rusakatau hilang.

Undang-Undang 43/2009

Arsip vital adalah informasi terekam yang

sangat penting dan melekat pada
keberadaan dan kegiatan organisasi yang
di dalamnya mengandung informasi
ARSIP mengenai status hukum, hak dan
kewajiban serta asset (kekayaan) instansi.

VITAL ??? Apabila arsip vital hilang tidak dapat

diganti dan menghambat keberadaan dan
pelaksanaankegiatan instansi.

Perka ANRI 6/2005

 Mengapa Arsip Vital perlu dikelola?

Jika arsip hilang atau rusak maka
organisasi harus mengeluarkan
biaya yang besar dan
membutuhkan waktu yang lama.
Organisasi memerlukan status hukum
dan keberadaan organisasi akan lebih
diakui apabila mampu memperlihatkan
bukti-bukti legalitasnya sehingga dapat
Informasi yang terdapat pada
arsip sering kali menyangkut
rahasia organisasi, yaitu
menyangkut kebijakan maupun
privacy dari orang per orang

—Faktor Ekonomis dipertanggungjawabkan dalam organisasi.

—Faktor Politis
—Faktor Hukum
 Ciri- Ciri Arsip Vital

Harus Ada Demi Fisik dan Informasinya Fisik Arsip Tidak

Kelangsungan Hidup Memerlukan Perlindungan Dapat Tegantikan
Organisasi
dan Pengamanan

Merupakan Aset Memiliki Fungsi Dinamis Diklasifikasikan sebagai

Organisasi Arsip Tingkat/Kelas Satu
 Fungsi Arsip Vital
menyimpan memori aktivitas arsip yang diperlukan dan
yang dilakukan organisasi dipergunakan dalam kaitannya
yang berupa kebijaksanaan dengan hukum dan arsip
dan strategi bagi organisasi tersebut memunjang litigasi.
—Memori Organisasi —Bukti Hukum &
Menunjang Litigasi
informasi yang terkandung
dalam arsip tersebut
mampu melindungi hak-hak
pribadi dan hak-hak yang
lain
—Alat untuk Melindungi
Kepentingan Hak Pribadi & Hak
lainnya
 ARSIP VITAL
dalam Manajemen
Arsip Dinamis
02
 Pengelolaan
Arsip Dinamis
ARSIP AKTIF
Arsip yang frekuensinya tinggi dan atau terus menerus

ARSIP INAKTIF
Arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun

ARSIP VITAL
Arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar
bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat
diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang
 Manajemen Arsip Dinamis
(Michael Ropper)

PENGGUNAAN DAN PEMELIHARAAN

-Pengurusan Surat
-Pemberkasan
-Program Arsip Vital
-Program Perawatan
 Komposisi Arsip
dalam Organisasi
(Betty Ricks)

Dalam pengelolaan arsip dinamis, terdapat

arsip-arsip yang dikategorikan sebagai
arsip vital SEHINGGA mengelola arsip
dinamis tidak cukup hanya menata,
menyimpan dan menemukan Kembali
apabila diperlukan tetapi juga bagaimana
cara mengamankannya.
 Kriteria Arsip Vital
(Perka ANRI No 6 Tahun 2005)
Merupakan prasyarat bagi Sangat dibutuhkan untuk menjamin
keberadaan instansi, karena kelangsungan operasional kegiatan
tidak dapat digantikan dari instansi, karena berisi informasi
aspek administrasi maupun yang digunakan sebagai
legalitasnya rekonstruksi apabila terjadi bencana

Berfungsi sebagai bukti Berkaitan dengan kebijakan

kepemilikan kekayaan strategis instansi.
(asset) instansi
Faktor Penyebab
Kerusakan
ARSIP VITAL
03
 Faktor Perusak

Bencana Alam Ulah Manusia

 Faktor Fisika
Debu
Cahaya
ulta violet dari sinar matahari secara
langsung maupun cahaya lampu
dengan daya tinggi yang dapat
merusak arsip menjadi menguning dan
rapuh.
apabila debu menempel pada kertas tentunya
akan menimbulkan reaksi kimia yaitu
meningkatnya kadar keasaman kertas, dan selain
merusak kertas debu juga mampu memudarkan
Suhu & Kelembaban
yang tidak sesuai akan memperlemah daya tahan arsip
untuk disimpan dalam jangka waktu panjang.
Perubahan yang ekstrim dan tidak sesuai dapat membuat
kertas menjadi lembab atau rapuh bahkan menyebabkan
faktor biota berupa jamur.
 Faktor Biota
Silver Fish
melakukan aktifitasnya pada malam hari,
berbentuk ramping, tidak bersayap, abu
abu, makan dari serat atau perekat buku,
hidup di lingkungan gelap, di celah-celah
buku, rak dan almari
Serangga
Seranggga: kecoa, kutu buku, rayap,
kumbang, ngengat yang memakan
kertas atau arsip
Binatang Pengerat
tikus dan cicurut, selain gigitan
kencing hewan ini juga cukup
berbahaya bagi arsip dan manusia.
Hewan ini hidup di tempat yang
cenderung gelap dan lembab atau
daerah yang sering terkena banjir
Jamur (fungi)
Kertas atau buku yang berdebu adalah
tempat yang ideal bagi berkembangnya
mikro organisme ini, apalagi tingkat
kelembaban udara 80% ke atas atau
temperatur di atas 21o C.
 Faktor Kimia
Kertas
Kandungan asam pada kertas akan
mempercepat kerusakan kertas, karena asam
akan mempercepat reaksi hidrolis (reaksi
kimia karena adanya H2O/ kandungan air
yang mengakibatkan putusnya atau Tinta
mengurangi kekuatan rantai polimer serat Tinta merupakan sumber
kertas) yang mengakibatkan susunan kertas terbentuknya asam pada kertas yang
yang terdiri dari senyawa-senyawa kimia berujung pada kerusakan kertas.
terurai. Tinta lama kelamaandapat
memudar.
 PROGRAM
ARSIP VITAL

04
 “Rancangan untuk mengantisipasi arsip dinamis kelas
satu atau arsip vital agar senantiasa aman dari
berbagai musibah dan bencana, dan program disaster
recovery merupakan tindakan-tindakan menyelamatkan
dan memulihkan arsip vital yang rusak karena bencana
atau musibah serta melakukan rekonstruksi arsip vital
pada pasca bencana sehingga organisasi dapat
melaksanakan aktivitasnya kembali.”

—DEFINISI PROGRAM ARSIP VITAL

 Program Arsip Vital
Sebagai suatu metode, menurut Ira Penn, program arsip vital memiliki tujuan yaitu untuk:
1. Menetapkan/menentukan jenis-jenis arsip vital
2. Menetapkan siapa yang harus bertanggung jawab terhadap pengelolaan arsip vital
3. Mengidentifikasi risiko yang potensial apabila tidak tersedia arsip vital
4. Menganalisis dan mengklasifikasikan arsip yang dikategori vital
5. Mendesain metode perlindungan arsip vital yang paling tepat
6. Menyeleksi fasilitas penyimpanan arsip vital yang tepat
7. Mengembangkan prosedut operasional terhadap pengelolaan arsip vital
8. Mengaudit dan melakukan uji coba prosedur program arsip vital
—MEMBENTUK TIM KERJA
1.Pejabat yang mewakili Unit Kearsipan
2.Pejabat yang mewakili Unit Hukum
3.Pejabat yang mewakili Unit Pengawasan
4.Pejabat yang mewakili Pengelola Unit Asset
5.Unit Lain yang potensial menghasilkan Arsip Vital
 Kegiatan dalam Program Arsip Vital
Undang-Undang Nomor 43/2009 Perka ANRI Nomor 6/2005

1. IDENTIFIKASI 2. PERLINDUNGAN & PENGAMANAN

a. Analisis organisasi a. Faktor-faktor pemusnah/perusak arsip vital
b. Pendataan b. Metode perlindungan arsip vital
c. Pengolahan hasil pendataan c. Pengamanan fisik arsip
d. Penentuan arsip vital d. Pengamanan informasi arsip
e. Penyusunan daftar arsip vital e. Penyimpanan
f. Pengamanan informasi : Hak Akses

3. PENYELAMATAN & PEMULIHAN

a. Penyelamatan
b. Pemulihan