MANAJEME

KEARSIPAN
N

Adminidtrasi Perkantoran
Kelompok i
 ANGGOTA
KELOMPOK

Sabrina Haziyah Neysa Camelia Lola Diaz

Amalia 21314051411109 Amaral
213140514111117 7 213140514111116
 Manajemen
Kearsipan
MENURUT KAMUS ADMINISTRASI PERKANTORAN OLEH THE
LIANG GIE, ARSIP ADALAH KUMPULAN WARKAT YANG
DISIMPAN SECARA SISTEMATIS, TERENCANA,
KARENAMEMPUNYAI NILAI SUATU KEGUNAANAGAR SETIAP
KALI DIPERLUKAN DAPAT CEPAT DITEMUKAN KEMBALI.
JADI SEBAGAI INTINYA ARSIP ADALAH HIMPUNAN
LEMBARANLEMBARAN TULISAN. CATATAN TERTULIS YANG
DISEBUT WARKAT HARUS MEMPUNYAI 3 (TIGA) SYARAT
YAITU DISIMPAN SECARA BERENCANA DAN TERATUR,
MEMPUNYAI SESUATU KEGUNAAN, DAN DAPAT DITEMUKAN
KEMBALI SECARA TEPAT.

Pengertian manajemen kearsipan

menurut Suraja (2006: 62)
adalah rangkaian aktivitas
mengelola seluruh unsur yang
atau terlibat proses pengurusan
digunakan
arsip.
MENDOKUMENTASIKAN KEBIJAKAN
SERTA TRANSAKSI ORGANISASI DAN
PERUSAHAAN DENGAN AKURAT DAN
LENGKAP.
MENGENDALIKAN KUALITAS SERTA
JUMLAH ARSIP YANG DIHASILKAN
OLEH PERUSAHAAN ATAU
ORGANISASI.
MENJAMIN DAN MENETAPKAN
MEKANISME KONTROL YANG TERKAIT
DENGAN PENCIPTAAN ARSIP DENGAN
TUJUAN MENCEGAH HAL-HAL YANG
TIDAK DIBUTUHKAN DAN
OPERASIONAL PERUSAHAAN DAPAT
BERJALAN DENGAN EFEKTIF DAN
EFISIEN.
Tujuan Manajemen Arsip
atau Kearsipan
Membuat kegiatan,sistem,
proses penciptaan, penggunaan
dan pemeliharaan arsip menjadi
lebih sederhana.
Menjamin preservasi dan
penyusutan arsip sesuai
dengan ketentuan yang
berlaku.
Menjamin pengarahan dan
perhatian yang berkelanjutan
terkait arsip dari awal
penciptaan hingga akhir
penyusutan dan mencegah
 Fungsi Manajemen
Kearsipan
FUNGSI MANAJEMEN KEARSIPAN DAPAT DIBEDAKAN
MENJADI DUA YAITU FUNGSI MANAJEMEN DAN FUNGSI
OPERASIONAL ARSIP.
FUNGSI MANAJEMEN DAPAT DIKATAKAN SEBAGAI
PERENCANAAN, PENGORGANISASIAN, STAFFING,
PENGARAHAN, PERGERAKAN SERTA PENGAWASAN YANG
DIJALANKAN PADA FUNGSI OPERASIONAL ARSIP PADA
PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS TERMASUK ARSIP VITAL
DAN PENGELOLAAN ARSIP STATIS.
FUNGSI PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS DAPAT
TERDIRI KEGIATAN PENCIPTAAN, PENGGUNAAN,
PEMELIHARAAN SERTA PENYUSUTAN ARSIP.
DALAM KEGIATAN PENGELOLAAN ARSIP VITAL DAPAT
TERDIRI DARI IDENTIFIKASI, PERLINDUNGAN,
PENGAMANAN, PENYELAMATAN SERTA PEMULIHAN.
FUNGSI PENGELOLAAN ARSIP STATIS TERDIRI DARI
AKUISISI, PENGELOLAAN, PRESERVASI DAN AKSES.
 Manfaat Arsip

c. Arsip yang disimpan

b. Arsip merupakan pencarian

ingatan
sebagai informasi apabila
atau diperlukan. Dengan demikian kita
memori rujukan historis bisa mengingat atau menemukan
kembali informasiinformasi yang
terekam adalam arsip tersebut

d. Arsip sebgai e. Arsip

bahan pengambil sebagai bukti
keputusan legalitas
 Manfaat Arsip

g. Pihak manajemen dalam

kegiatannya tentunya memerlukan
f. Arsip yang dimiliki berbagai data atau informasi yang
organisasi memiliki akan digunakan sebagai bahan
fungsi pertimbangan dalam
sebagai pendukung pengambilan keputusan. Data dan
legalitas atau bukti- informasi tersebut
bukti apabila dapat ditemukan dalam arsip yang
diperlukan. disimpan dalam berbagai media
elektronik maupun non elektronik.
h. Arsip merekam informasi
masa lalu dan menyediakan
informasi untuk masa yang
akan dating. Sehingga arsip
dapat digunakan sebgai alat
untuk mengetahui
perkembangan sejarah dinamika
kegiatan organisasi.
1. ARSIP BERDASARKAN BENTUK FISIKNYA,
DIBAGI ATAS DUA LEMBARAN, YAITU :
A) ARSIP YANG BERBENTUK
LEMBARAN
B) ARSIP YANG TIDAK BERBENTUK
LEMBARAN

Jenis Arsip
Sri Endang R. mengemukakan
bahwa lima jenis arsip,
yaitu sebagai berikut.
2.Jenis arsip berdasarkan
pemiliknya, dibagi atas:
a)Lembaga pemerintahan,
misalnya, arsip nasional
negara (Arsip Nasional
Republik Indonesia) dan
arsipnasional di setiap ibu
kota Daerah Tingkat I (arsip
Nasional Daerah)
b) Instansi
Pemerintah/swasta
 3. JENIS ARSIP BERDASARKAN MASALAHNYA, TERBAGI ATAS:
A
B)) FINANCIAL RECORD,
CATATAN YAITU ARSIP-ARSIP
MENGENAI YANG BERISI CATATAN-
MASALAH KEUANGAN
INVENT
C) ORY RECORD, YAITUMASALAH
DENGAN ARSIP-ARSIP YANG BERHUBUNGAN
INVENTARIS
PERSONAL R
ECORD, YAITU ARSIP-ARSIP YANG BERHUBUNGAN
DENGAN KEPEGAWAIAN

d)sales record, yaitu arsip-arsip yang

berhubungan dengan masalah
penjualan
e)production record, yaitu arsip-arsip
yang berhubungan dengan masalah
produksi
 4. Jenis arsip berdasarkan sifatnya,
dibagi atas:
a)arsip tidak penting, yaitu arsip yang
hanya mempunyai kegunaan
informasi
b)arsip biasa, yaitu yang semula
penting, akhirnya tidak berguna lagi
pada saat arsip yang
diinformasikan berlalu
c)arsip penting, yaitu arsip yang ada
hubungannya dengan masa lalu dan
masa yang akan dating, sehingga
perlu disimpan dalam waktu yang
lama
d)Arsip sangat penting (vital), yaitu
arsip yang dapat dijadikan alat
pengingat selama-lamanya
e)Arsip rahasia, yaitu arsip yang isinya
hanya boleh diketahui oleh orang
tertentu dalam suatu organisasi
 5. JENIS ARSIP BERDASARKAN FUNGSINYA, DIBAGI ATAS DINAMIS DAN STATIS.
A)ARSIP DINAMIS, YAITU ARSIP YANG DIGUNAKAN SECARA LANGSUNG DALAM
PERENCANAAN DAPAT PENYELENGGARA-AN KEHIDUPAN KEBANGSAAN PADA
UMUMNYA, ATAU DALAM PENYELENGGARAAN ADMINISTRASI NEGARA. ARSIP DINAMIS
DIBEDAKAN SEBAGAI BERIKUT.
(A.1 )ARSIP AKTIF, YAITU ARSIP YANG DIPERGUNAKAN SECARA TERUS MENERUS
DALAM KEGIATAN KANTOR,
(A.2) ARSIP SEMI AKTIF, YAITU ARSIP YANG FREKUENSI PENGGUNAANNYA SUDAH
MENURUN, TETAPI KADANG-KADANG MASIH DIPERLUKAN,
(A.3) ARSIP INAKTIF, YAITU ARSIP DINAMIS YANG SUDAH SANGAT JARANG
DIGUNAKAN,

b ) Arsip statis, yaitu arsip yang

tidak digunakan secara langsung
dalam
perencanaan, penyelengga-raan kehidupan
kebangsaan pada umumnya, atau
dipergunakan secara langsung dalam
penyelenggaraan administrasi negara.
 PERALATAN DAN
PERLENGKAPAN KEARSIPAN
Menurut Ignasius
Map
Wursanto
Folde
r
Guide
Filling cabinet
 PERALATAN DAN
PERLENGKAPAN KEARSIPAN
Menurut Ignasius
Almari arsip
Wursanto
Rak
arsip
Rotary
Cardex (card index)
MENDOKUMENTASIKAN KEBIJAKAN
SERTA TRANSAKSI ORGANISASI DAN
PERUSAHAAN DENGAN AKURAT DAN
LENGKAP.
MENGENDALIKAN KUALITAS SERTA
JUMLAH ARSIP YANG DIHASILKAN
OLEH PERUSAHAAN ATAU
ORGANISASI.
MENJAMIN DAN MENETAPKAN
MEKANISME KONTROL YANG TERKAIT
DENGAN PENCIPTAAN ARSIP DENGAN
TUJUAN MENCEGAH HAL-HAL YANG
TIDAK DIBUTUHKAN DAN
OPERASIONAL PERUSAHAAN DAPAT
BERJALAN DENGAN EFEKTIF DAN
EFISIEN.
Tujuan Manajemen Arsip
atau Kearsipan
Membuat kegiatan,sistem,
proses penciptaan, penggunaan
dan pemeliharaan arsip menjadi
lebih sederhana.
Menjamin preservasi dan
penyusutan arsip sesuai
dengan ketentuan yang
berlaku.
Menjamin pengarahan dan
perhatian yang berkelanjutan
terkait arsip dari awal
penciptaan hingga akhir
penyusutan dan mencegah
terjadinya kertas kerja yang
 APAKAH ADA
PERTANYAAN
?